1.5 Yliopiston muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista

Transkriptio

1 SIBELIUS-AKATEMIAN TALOUSSÄÄNTÖ Sibelius-Akatemia Hallitus

2 SISÄLLYSLUETTELO KLIKATTAESSA SIVUNUMEROA NÄKYMÄ SIIRTYY AO. SIVULLE. SIIRRY SIVUILTA TAKAISIN SIS. LUETTELOON KLIKKAAMALLA ALAREUNAN NUOLTA 1 YLEISTÄ Taloussäännön antaminen Taloussäännön soveltamisala Taloushallinnon keskeiset säädökset ja määräykset Taloussäännössä tarkoitettu yksikkö Yliopiston muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista Taloussäännön edellyttämät päätökset Sisäinen valvonta Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta Sisäisen valvonnan kohdentaminen Sisäisen valvonnan yleiset menettelyt Sisäisen tarkastuksen ohjeistus Kirjanpidon ja palkanmaksun yleisvalvonta Irtaimen omaisuuden tarkastus TILIVIRASTON TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO Tiliviraston taloushallinto-organisaatio Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät Maksupisteiden ja tilintekijöiden perustamisesta päättäminen Taloushallinnon tietoturvallisuuden yleiset määräykset TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA Toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä ja suunnitteluasiakirjat Suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Yksiköiden suunnitteluasiakirjat Yliopiston suunnitteluasiakirjat Toiminta- ja taloussuunnitelma Lisätalousarvioehdotus Ehdotus arviomäärärahan ylittämisestä Talousarvion tilijaottelu Tulossopimukset Yliopiston sisäinen talouden ohjaus Yliopiston sisäiset tulossopimukset Määrärahojen jakaminen Määrärahojen käyttösuunnitelma Toiminnan ja talouden seuranta MAKSULIIKE Konsernitilin piiriin kuuluvat tulo- ja menotilit Muut pankkitilit Suoraveloitukset Kassatoiminnot Kassat ja alakassat Kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaava Lippukassat Maksukortit Maksuvälineiden hyväksyminen Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen MENOJEN KÄSITTELY Menopäätösten tekijät ja menopäätös Yleiset hankintaperiaatteet Numero- ja asiatarkastus Menon hyväksyminen...

3 5.5 Menon hyväksyjät Menon maksaminen Maksumääräykset Ennakkomaksujen yleiset menettelysäännöt Eri menolajeihin liittyvät erillismenettelyt Matkamenot Matkamääräys Matkaennakko Matkavakuutus Matkalasku Matkustus- ja majoituspalvelut Muulle kuin omalle henkilöstölle maksettavat matkakorvaukset Ulkopuolisten rahoittamat virkamatkat Oman auton käyttölupa Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Henkilöstökulukorvaukset Palkkamenot Työterveyshuollon menot TULOJEN KÄSITTELY Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Yleistä Tulojen laskutus Tulojen tarkastus- ja hyväksymismenettelyt Tulojen valvonta ja erääntyneiden saatavien perintä Hyvityslasku Tileistä poistaminen Ulkopuolinen rahoitus Yleiset menettelytavat Maksullisen toiminnan tulot Yhteisrahoitteisen toiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta Yhteisrahoitteisen toiminnan rahoitus toisilta valtion virastoilta ja laitoksilta EU-rahoitus Sponsorointi Lahjoitus- ja testamenttivarojen vastaanottaminen Eri rahoitusmuotoja koskevat vastuut KIRJANPITO JA MUU LASKENTATOIMI Tiliviraston kirjanpitokokonaisuus Tietojen toimittaminen keskuskirjanpitoon Osakirjanpitojen valvonta Kirjanpidon tilit Kirjanpitokirjat Kirjanpidon tosite Korjaustositteen laadinta ja hyväksyminen Tositteiden numerointi ja säilyttäminen Maksutietojen siirto pankkiin Maksutietojen siirto pankista yliopistolle Valtuuksien seuranta Korkokustannus Muu laskentatoimi Muun laskentatoimen kokonaisuus Sisäinen kirjanpito Sisäinen laskenta Muu tietotuotanto Laskentatiedon tuottamis- ja kehittämisvastuu Kirjanpidon ja muun laskentatoimen laadukkuuden varmistaminen TILINPÄÄTÖS Yleistä tilinpäätöksestä... 22

4 8.2 Tilinpäätöslaskelmat, laskelmien liitteet ja tase-erittelyt Oikeat ja riittävät tiedot tilinpäätöksessä Toimintakertomus Taseeseen sisällytetyt rahastot Arvonkorotukset OMAISUUDEN HALLINTA Omaisuuden hallintaan liittyvät yleiset määräykset Omaisuuskirjanpito Arvopaperirekisteri Poistosuunnitelma Rahoitusomaisuuden säilyttäminen Omaisuuden inventointi Omaisuuden poisto, myynti tai luovutus Muut omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset Virka-autot Matkapuhelimet Muut henkilöstön käyttöön luovutetut koneet ja laitteet Opiskelijoiden käyttöön luovutetut arvosoittimet Muut opiskelijoiden käyttöön luovutetut koneet ja laitteet Omaisuuden vakuuttaminen Vuokraus ja leasing Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT Koko yliopistoa koskevien tietojärjestelmien hankkiminen ja käyttöönotosta päättäminen Maksuliike- ja kirjanpitojärjestelmä ja siihen tietoa tuottavat muut järjestelmät Henkilöstöhallinto- ja palkanlaskentajärjestelmät TOIMENPITEET HAVAITTAESSA TALOUDENHOIDOSSA VIRHEITÄ TAI VÄÄRINKÄYTÖKSIÄ Havainnon tekijän vastuu ja ilmoittamisvelvollisuus Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin Väärinkäytöksen ilmoittaminen valtiontalouden tarkastusvirastolle Rikoksista ilmoittaminen EU-varojen hallinnoinnissa havaituista virheistä ja väärinkäytöksistä ilmoittaminen Ehkäisevät jatkotoimenpiteet MUUT MÄÄRÄYKSET Voimaantulo Taloussäännön toimittaminen tiedoksi LIITE 1 LAKEJA, OHJEITA, LINKKEJÄ LIITE 2 MENOJEN JA TULOJEN TARKASTUKSEN JA HYVÄKSYNNÄN RAJOITUKSET...30

5 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 1 YLEISTÄ 1.1 Taloussäännön antaminen Tämä Sibelius-Akatemian taloussääntö on annettu valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 26 :n perusteella. Sibelius-Akatemiasta käytetään jäljempänä nimitystä yliopisto. 1.2 Taloussäännön soveltamisala Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelussa ja seurannassa, maksuliikkeessä, menojen ja tulojen käsittelyssä, kirjanpidossa ja muussa laskentatoimessa, tilinpäätöksessä, omaisuuden hallinnassa sekä taloushallinnon tietojärjestelmien ja niiden turvallisuuden hallinnassa noudatetaan tätä taloussääntöä. Taloussäännössä määrätään myös toimenpiteistä, joihin tulee ryhtyä taloudenhoidossa havaittujen virheiden ja väärinkäytösten johdosta. Taloussääntöä noudatetaan soveltuvin osin myös yliopiston lahjoitus- ja testamenttivarojen hoidossa. 1.3 Taloushallinnon keskeiset säädökset ja määräykset Yliopiston taloushallinnossa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa (i) valtion talousarviosta annettua lakia (423/88) (ii) valtion talousarviosta annettua asetusta (1243/92) (iii) valtion maksuperustelakia (150/92), valtion maksuperusteasetusta (211/92) (iv) lakia julkisista hankinnoista (1505/92) (v) asetusta valtion hankinnoista (1416/93) (vi) valtion talousarvion yleisiä soveltamismääräyksiä (TM 9509) (vii) muita valtion taloudenhoitoa koskevia valtiovarainministeriön ja valtiokonttorin määräyksiä 1.4 Taloussäännössä tarkoitettu yksikkö Taloussäännössä yksiköllä tarkoitetaan osastoja, DocMus-yksikköä, koulutuskeskusta, kirjastoa, palveluyksikköä, rehtoria, vararehtoreita ja hallintojohtajaa. 1.5 Yliopiston muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista Yliopiston taloudenhoitoon liittyvissä asioissa noudatetaan taloussäännön lisäksi seuraavia sääntöjä ja päätöksiä: (i) hallintojohtosääntö (ii) lahjoitus- ja testamenttivarojen johtosääntö (iii) rehtorin delegointipäätös

6 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 (iv) (v) palveluyksikön johtajan delegointipäätös arkistointisääntö Hallintojohtaja antaa ohjeita taloussäännön tarkemmasta soveltamisesta. 1.6 Taloussäännön edellyttämät päätökset Taloussäännön edellyttämissä päätöksissä noudatetaan hallintojohtosäännön esittelyä koskevaa 39 :ää. 1.7 Sisäinen valvonta Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta Sisäinen valvonta on yliopiston itsensä toteuttama valvonnan kokonaisuus. Sisäinen valvonta on johdon väline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi tavoitteiden saavuttamisesta ja toimintatapojen oikeellisuudesta. Sisäistä valvontaa toteutetaan päivittäisessä toiminnassa ja taloudenhoidossa valvomalla, että yliopistossa toimitaan säädösten ja ohjeiden mukaisesti sekä sisäisessä tarkastustoiminnassa. Rehtorilla ja hallintojohtajalla on vastuu sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Onnistunut sisäinen valvonta edistää organisaation joustavuutta ja mahdollistaa tuloksekkaan toiminnan päätösvallan delegoinnin kautta, kun delegoija huolehtii sisäisen valvonnan mekanismien olemassaolosta ja valvoo niiden toimimista. Yliopiston johto ja muut, jotka ovat vastuussa toiminnan tavoitteiden saavuttamisesta ja määrärahojen käytöstä, ovat vastuussa myös näihin toimintoihin liittyvistä valvontaprosesseista. Valvonta määritellään dynaamiseksi, integroiduksi toimintoketjuksi, jota hallitus, johto ja muu henkilöstö toteuttavat. Valvontaprosessin on tarkoitus tuottaa kohtuullinen varmuus seuraavien tavoitteiden toteuttamisesta (vrt. TaA 69 ): (i) (ii) (iii) (iv) lakien, määräysten ja sisäisten toimintaperiaatteiden noudattaminen toiminnan ja talouden tuloksellisuus hallinnassa olevien voimavarojen turvaaminen ulkoisen ohjauksen ja sisäisen johtamisen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot yliopiston taloudesta ja toiminnasta Kunkin yksikön johtajan tulee toiminnan järjestelyissä ja johtamisessa ottaa huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat ja mahdollisten epäkohtien ilmetessä huolehtia tarkastusten suorittamisesta. Hallintojohtaja vastaa toimintakertomuksen sisäistä valvontaa koskevasta selostuksesta Sisäisen valvonnan kohdentaminen Sisäisen valvonnan kohdentamisessa käytetään apuna sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastuksen tuottamaa tietoa. Valvonnassa painotetaan niitä toimintoja, joissa taloudelliset riskit ovat suurimpia Sisäisen valvonnan yleiset menettelyt Sisäisen valvonnan varmistamiseksi noudatetaan seuraavia yleisiä menettelyjä:

7 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 (i) (ii) (iii) (iv) (v) Toiminnan ja talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Toiminnan tavoitteet määritellään toiminta- ja taloussuunnittelun yhteydessä ja yksiköiden suunnitteluasiakirjoissa. Toiminnan tavoitteet muunnetaan soveltuvin osin toimialan tai henkilökohtaisiksi tavoitteiksi, joista sovitaan yksikön sisäisissä tulos- tai henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa Taloushallinnosta tiedottaminen Taloushallinnon säädökset, määräykset ja ohjeet on koottu sähköiseen talousohjekansioon, jonka ylläpitämisestä vastaa taloushallinnon toimialavastaava. Taloushallinnon prosesseja, menettelyjä, ohjeita ja niihin tulevia muutoksia koskevasta tiedottamisesta vastaa taloushallinnon toimialavastaava. Henkilöstö- ja palkkahallinnon tiedottamisesta vastaa henkilöstöhallinnon toimialavastaava.yksiköissä tiedottamisesta vastaa yksikön johtaja. Taloushallinnollisen osaamisen kehittäminen Yliopiston taloushallinnosta vastuussa olevaa ja sitä hoitavaa henkilöstöä koulutetaan erityisesti taloushallinnon ja tietotekniikan osalta. Uudelle henkilöstölle järjestetään perehdyttämistä. Riskien tunnistaminen ja poikkeamiin reagointi Toimintaan kohdistuvia riskejä arvioidaan osana toiminnan kehittämistä. Riskianalyysin pohjalta suoritetaan ehkäiseviä toimenpiteitä. Sisäisen valvonnan seurantatiedon ja sisäisen laskennan raporttien pohjalta tunnistetaan poikkeamat ja reagoidaan niihin. Toimialavastaavat vastaavat siitä, että yksiköllä on käytettävissään sisäisen valvonnan edellyttämät raportit. Hallintojohtaja sekä yksikön johtaja vastaa siitä, että riskien ja poikkeamien pohjalta ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin. Hallitukselle ja johdolle raportointi osana sisäistä valvontaa Hallitukselle raportoidaan puolivuosittain yliopiston taloudellisesta tilanteesta. Rehtorille ja hallintojohtajalle raportoidaan neljännesvuosittain ja johtoryhmälle tarvittaessa yksiköiden taloudesta Sisäisen tarkastuksen ohjeistus Sisäisestä tarkastuksesta annetaan erilliset ohjeet sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä Kirjanpidon ja palkanmaksun yleisvalvonta Kirjanpidon yleisvalvonnasta vastaa kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaava. Henkilöstö- ja palkkausasioiden yleisvalvonnasta vastaa henkilöstöhallinnon toimialavastaava Irtaimen omaisuuden tarkastus Hallintojohtaja antaa määräykset ja valvoo irtaimen omaisuuden tarkastamista. 2 TILIVIRASTON TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO 2.1 Tiliviraston taloushallinto-organisaatio

8 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 Yliopistolle kuuluvat taloushallinnon tehtävät hoitaa ja niiden kehittämisestä vastaa palveluyksikön taloushallinnon toimiala, ellei tässä taloussäännössä, hallintojohtosäännössä tai rehtorin tai palveluyksikön johtajan delegointipäätöksissä joidenkin tehtävien osalta ole toisin määrätty. Taloushallinnon toimiala ja palkkahallintoon kuuluvilta osin henkilöstöhallinnon toimiala ohjaa, koordinoi ja kouluttaa yksiköitä niille kuuluvien talous- ja palkkahallinnon tehtävien hoidossa. Taloushallinnon toimialavastaava valvoo, että taloushallinnon tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti ja henkilöstöhallinnon toimialavastaava valvoo, että palkkahallinnon tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti. Kunkin yksikön johtajan tehtävänä on vastata yksikön taloudesta tämän taloussäännön ja muiden taloutta ohjaavien sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti yksikölle myönnettyjen määrärahojen puitteissa. 2.2 Muut tiliviraston vastuulla olevat taloudenhoidon tehtävät Tiliviraston hoidossa olevien Sibelius-Akatemian lahjoitus- ja testamenttivarojen sijoituspolitiikasta päättää hallitus, varojen sijoittamisesta päättää rehtori ja maksuliikkeestä ja kirjanpidosta vastaa taloushallinnon toimialavastaava. Palveluyksikön johtajan päätöksellä voidaan kirjanpito antaa ulkopuolisen yrityksen hoidettavaksi. 2.3 Maksupisteiden ja tilintekijöiden perustamisesta päättäminen Yliopistolla on yksi maksupiste. Maksupisteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää hallintojohtaja. Yliopiston tilintekijöistä päättää taloushallinnon toimialavastaava. Tilintekijälle voidaan antaa vain valtiolle kuuluvien maksujen perimiseen liittyviä tehtäviä. 2.4 Taloushallinnon tietoturvallisuuden yleiset määräykset Taloushallinnon toimialavastaavan tehtävänä on ylläpitää taloushallinnon järjestelmien tietojärjestelmäkuvaukset ja toimeenpanna tietojärjestelmiin liittyvät turvallisuustoimenpiteet noudattaen hyvää tietoturvallisuustapaa. Tietohallinnon ja teknologian palveluiden toimialavastaavan tehtävänä on seurata tietoturvallisuutta tietojärjestelmissä ja raportoida tietoturvallisuudesta ja siihen kohdistuvista häiriöistä. Lisäksi tietohallinnon ja teknologian palveluiden toimialavastaavan tehtävänä on soveltaa ja toteuttaa viraston tietoturvallisuuskäytäntöä omaa erikoisasiantuntemustaan hyödyntäen, vastata tietoturvallisuustoimenpiteiden huomioon ottamisesta, noudattaa hyvää tietoturvallisuustapaa ja raportoida tietoturvallisuudesta. Talous- ja henkilöstöhallinnon toimialavastaavat vastaavat taloushallinnon järjestelmien tietosisällön oikeellisuudesta ja ajan tasalla pitämisestä. Taloushallinnon tietojärjestelmien käyttäjien tehtävänä on tuntea tietoturvallisuudesta annetut ohjeet ja noudattaa niitä sekä raportoida havaitsemistaan ongelmista, uhkista ja ohjeiden vastaisista menettelyistä. Taloushallinnon järjestelmien ja niihin liittyvien laitteiden teknisestä turvallisuudesta, varmistuksista ja varajärjestelyistä vastaa osaltaan järjestelmän atk-palvelun toimittaja ja yliopiston itsensä hallittavissa

9 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 olevasta osuudesta yliopiston tietohallinnon ja teknologian palveluiden toimialavastaava. Järjestelmien tietoturvallisuudesta määrätään tarkemmin luvussa 10. Taloushallinnon tietojärjestelmät. 3 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 3.1 Toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä ja suunnitteluasiakirjat Suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Yliopistossa on toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä sekä seuranta- ja raportointijärjestelmä, jotka tukevat yliopiston toiminnan ja talouden tulosohjausta sekä yksiköiden tulosjohtamista. Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelujärjestelmä koostuu seuraavista osa-alueista: usean vuoden kattava strateginen toiminnan ja talouden suunnittelu, vuotuinen suunnittelu sekä suunnitelmien ja tulostavoitteiden toteutumisen seuranta. Toiminta- ja taloussuunnittelujärjestelmän sekä seuranta- ja raportointijärjestelmän kehittämisestä vastaa hallintojohtaja Yksiköiden suunnitteluasiakirjat Yksikön taloussuunnitteluun liittyviä asiakirjoja ovat rehtorin antamien tulossopimusohjeiden perusteella laaditut seuraavaa toimintavuotta koskevat tulossopimusehdotukset, rehtorin ja yksikön johtajan allekirjoittamat tulossopimukset, tulossopimusten pohjalta laaditut toimintasuunnitelmat ja näiden mukaiset yksikön johtajan hyväksymät määrärahojen käyttösuunnitelmat Yliopiston suunnitteluasiakirjat Yliopiston taloussuunnitteluun liittyviä suunnitteluasiakirjoja ovat toiminta- ja taloussuunnitelma, opetusministeriön ja yliopiston välinen tulossopimus, hallituksen päätös määrärahojen jakamisen suuntaviivoista, rehtorin määrärahojen jakopäätökset, rehtorin päättämät tulospalkkioiden jakoperusteet ja tulospalkkiopäätökset, tulossopimusohjeet ja rehtorin ja yksiköiden väliset tulossopimukset. 3.2 Toiminta- ja taloussuunnitelma Yliopisto laatii toiminta- ja taloussuunnitelman, jonka hallitus hyväksyy. Hyväksytty toiminta- ja taloussuunnitelma toimitetaan opetusministeriöön. 3.3 Lisätalousarvioehdotus Ehdotuksen lisätalousarvioehdotukseksi valmistelee taloushallinnon toimialavastaava. Yliopiston hallitus hyväksyy ehdotuksen. 3.4 Ehdotus arviomäärärahan ylittämisestä Yliopiston ehdotuksen arviomäärärahan ylittämisestä opetusministeriölle tekee rehtori. 3.5 Talousarvion tilijaottelu Esityksen yliopiston talousarvion tilijaotteluksi ja tilijaottelun muutokseksi laatii kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaava ja ne hyväksyy taloushallinnon toimialavastaava.

10 Sibelius-Akatemian taloussääntö / Tulossopimukset Yliopisto sopii kolmen vuoden välein opetusministeriön kanssa tulossopimuksen, jossa sovitaan kauden tavoitteista ja perusresurssien tasosta. Vuosittain sovitaan tarkemmista voimavaroista ja hankkeista. Neuvottelun tuloksena syntyvät asiakirjat allekirjoittavat yliopiston puolesta rehtori ja hallintojohtaja. 3.7 Yliopiston sisäinen talouden ohjaus Yliopiston sisäiset tulossopimukset Vuosittain käytävissä sisäisissä tulosneuvotteluissa rehtori sopii yksiköiden kanssa lähivuosien toiminnan tavoitteet ja käytettävissä olevat resurssit. Neuvottelun tuloksena laaditaan yksikkökohtaiset tulossopimukset, jotka allekirjoittavat rehtori ja yksikön johtaja. Rehtori voi siirtää osan tulosneuvotteluista käytäväksi vararehtorin johdolla Määrärahojen jakaminen Hallitus päättää määrärahojen jakamisen suuntaviivat. (YL 11 ). Rehtori jakaa hallintojohtajan esittelystä yksiköille valtion talousarviossa yliopistolle osoitetut määrärahat (Hallintojohtosääntö 8 ) perusrahoituksena ja erillispäätöksillä myönnettävinä määrärahoina. Määrärahojen jakopäätökset kirjataan taloushallinnon toimialalla yliopiston kirjanpidon suunnitelmatiedoiksi ja yksiköiden käyttösuunnitelmat budjetointitiedoiksi Määrärahojen käyttösuunnitelma Yksikön johtaja jakaa yksikön määrärahat ja vastaa yksikön määrärahojen käyttösuunnitelman laatimisesta sille myönnettyjen varojen puitteissa. Budjeteissa yksiköt kohdentavat saamansa määrärahat edelleen toiminnoille tai projekteille (Hallintojohtosääntö 12 ja 22 ) sellaisessa taloushallinnon toimialavastaavan osoittamassa muodossa, että suunnitelmat voidaan siirtää laskentajärjestelmään käyttösuunnitelmiksi Toiminnan ja talouden seuranta Yksikön johtaja vastaa siitä, että yksikön toiminnasta laaditaan vuosittain toimintakertomus, jolla seurataan toimintasuunnitelman ja tulossopimuksen toteutumista. Yksiköiden toimintakertomuksia käytetään laadittaessa yliopiston toimintakertomusta, jota käsitellään tarkemmin luvussa 8. Tilinpäätös. Taloushallinnon toimialavastaava vastaa yliopiston toimintakertomuksen talousosuuden laadinnasta valtion talousarvioasetuksen mukaisesti. Hallintojohtaja vastaa toimintakertomuksesta muilta osin. Toimintakertomuksen hyväksyy tilinpäätöksen yhteydessä yliopiston hallitus. Yksikön johtaja vastaa siitä, että (i) yksikön käyttöön osoitettuja määrärahoja ei ylitetä (ii) määrärahoja käytetään laillisesti ja tarkoituksenmukaisesti (iii) tuloarviot mahdollisuuksien mukaan toteutuvat ja (iv) määrärahan käyttösuunnitelmia noudatetaan tarkoituksenmukaisella tavalla Taloushallinnon toimialavastaava vastaa määrärahojen yleisseurannasta ja siitä, ettei yliopistotasolla määrärahoja ylitetä ja laatii yliopistotasoisia yhteenvetoraportteja. Hallitus käsittelee vuosittain taloushallinnon toimialavastaavan laatiman raportin yliopiston rahoitustilanteesta ajalta sekä tilinpäätöksen yhteydessä.

11 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 4 MAKSULIIKE 4.1 Konsernitilin piiriin kuuluvat tulo- ja menotilit Yliopiston pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää hallintojohtaja. Pankkitilien avaamisessa noudatetaan valtiokonttorin määräyksiä. Kaikki yliopiston varat tulee ohjata kohdissa 4.1 tai 4.2 mainituille pankkitileille. Yliopiston pankkitileistä, maksumääräyksen antajista ja maksuaineiston lähettäjistä pidetään luetteloa taloushallinnon toimialalla. Pankkien kanssa tehtävät tiedonsiirto- ym. sopimukset allekirjoittaa taloushallinnon toimialavastaava. Hallintojohtaja määrää pankkitilien käyttäjät siten, että käyttövaltuudet annetaan kahdelle henkilölle yhdessä ja toisen tulee aina olla maksumääräyksen antamiseen oikeutettu tilinkäyttäjä. Valtuutetuista henkilöistä ja valtuutusajoista pidetään luetteloa taloushallinnon toimialalla. Kate- ja tyhjennyssiirtojen valvonnasta vastaa kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaava. 4.2 Muut pankkitilit Muiden pankkitilien avaamisessa ja lopettamisessa noudatetaan valtiokonttorin määräysten lisäksi valtiovarainministeriön päätöksiä sekä opetusministeriön ohjeita ja niiden avaamiseen tarvittavien lupien hakemisesta valtiovarainministeriöstä päättää hallintojohtaja. Sibelius-Akatemian lahjoitus- ja testamenttivarojen pankkitilien avaamisesta ja tilien käyttäjistä päättää hallintojohtaja. 4.3 Suoraveloitukset Hallintojohtaja voi tarvittaessa antaa pankille valtuuden palkkojen ja pankkipalvelumaksujen suoraveloitukseen yliopiston maksuliikemenotililtä. Kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaava valvoo, että suoraveloitetut maksut täsmäävät pankkitilin veloitusten kanssa. 4.4 Kassatoiminnot Kassat ja alakassat Kassat vastaanottavat maksuja ja suorittavat vähäisiä, kiireellisiä menoja, joita ei voida suorittaa pankin välityksellä. Yliopistolla on yksi pääkassa, joka on taloushallinnon toimialalla. Alakassan toiminnasta vastaa sen yksikön johtaja, jossa kassa toimii. Alakassojen perustamisesta päättää taloushallinnon toimialavastaava yksikön johtajaa kuultuaan. Lippukassat ovat alakassoja, joita koskevia lisämääräyksiä on kohdassa Kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaava (i) määrää kassojen vastuulliset kassanhoitajat (ii) pitää luetteloa käytössä olevista kassoista ja niiden vastuullisista kassanhoitajista (iii) antaa määräykset pohjakassojen suuruudesta sekä kassoissa pidettävien varojen enimmäismääristä ja kassojen aukioloajoista (iv) valvoo kassakirjan pitämistä ja tilityksiä

12 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 Vastaanotettaessa maksuja kassaan on maksusta laadittava maksupäivää osoittavalla merkinnällä varustettu ja ennakolta juoksevasti numeroitu kuitti, josta maksajalle annetaan oma kappaleensa. Kuitissa on mainittava maksun suorittaja, maksun aihe, suoritettu määrä sekä arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Kassanhoitaja vahvistaa kuitin. Kassaholvin, -kaapin tai -lippaan koodin tulee olla kassanhoidosta vastaavan henkilön tiedossa tai avaimen hänen hallussaan. Koodi tai vara-avain säilytetään sinetöidyssä kirjekuoressa turvallisessa paikassa ja se voidaan ottaa käyttöön vain todistajien läsnä ollessa. Koodin tai lukituksen vaihtamisesta päättää taloushallinnon toimialavastaava. Alakassojen enimmäismäärän ylittävät käteisvarat on tilitettävä tulotilille tai pääkassaan viipymättä. Tilityksen yhteydessä on toimitettava numeroidut ja allekirjoitetut kuitit taloushallinnon toimialavastaavan pääkassanhoitajaksi määräämälle. Yliopiston yksikkö voi ottaa käyttöönsä kassapäätejärjestelmän, jonka tulee olla yhteydessä yliopiston maksuliiketulotiliin. Alakassojen liittämisestä kassapäätejärjestelmään päättää taloushallinnon toimialavastaava. Kirjaston käytössä olevalla kassajärjestelmällä otetaan vastaan kirjaston toimintaan liittyviä maksuja. Kassa tyhjennetään päivittäin kassakaappiin. Kassakoneen korttimaksutilitys ja käteistilitystositteet toimitetaan pääkirjanpitäjälle kerran kuussa. Taloushallinnon toimialavastaava vastaa siitä, että yliopiston pääkassa tarkastetaan edeltäpäin ilmoittamatta vähintään kerran vuodessa. Kassan tarkastus, jossa kassanhoitajan tulee olla saapuvilla, käsittää kaikki kassanhoitajan hallussa olevat varat. Alakassat tarkastaa kerran vuodessa kirjanpidosta ja maksuliikkeestä vastaavan määräämä. Kassa on tarkastettava aina, kun kassanhoitaja vaihtuu pysyvästi. Tarkastuksesta on täytettävä päivätty ja allekirjoitettu kassan luovutus/vastaanotto -lomake. Tarkastuksesta on laadittava kertomus, jos tarkastaja katsoo siihen olevan syytä. Kertomuksen käsittelee hallintojohtaja, joka ratkaisee, antaako kertomus aihetta muihin toimenpiteisiin Lippukassat Lipunmyyjät ottavat vastaan maksusuorituksia tilaisuuksien yhteydessä. Konserttien ja muiden tilaisuuksien lippukassat toimivat järjestävän yksikön vastuulla. Lippukassasta ei voi suorittaa maksuja. Vastuullinen kassanhoitaja antaa lippukassasta kuittausta vastaan vaihtorahaa lippujen myyjälle ja huolehtii tilityksistä pääkassaan tai pankkiin. Pääsylippuina saa käyttää ainoastaan numeroituja, vastuullisen kassanhoitajan luovuttamia lippunippuja, joista on pidettävä kirjaa. Tästä kirjanpidosta käytetään nimitystä lippukassaraportti. Raportin allekirjoittavat sekä lippukassan vastuuhoitaja että lipunmyyjä jokaisen järjestetyn tilaisuuden osalta erikseen. Pääkassanhoitaja täsmäyttää lippukassan tilityksen lippukassaraporttiin ja kirjaa päivämyynnin. 4.5 Maksukortit Yliopistolla voi olla käytössään maksukortteja yliopiston menojen maksamista varten. Hallintojohtaja hyväksyy maksukorttisopimukset ja valvoo korttien käyttöä.

13 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 Maksukortin haltija allekirjoittaa maksukortin käyttöön liittyvän sitoumuksen, jossa hän sitoutuu noudattamaan kortin myöntäjän ja yliopiston ehtoja. Maksukorttilaskut hyväksytään kuten matkamääräykset (kohta ). Maksukorttisopimuksista pidetään luetteloa taloushallinnon toimialalla. 4.6 Maksuvälineiden hyväksyminen Rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan käteisen lisäksi maksukortti ja sekki. Maksukorttisuoritus voidaan ottaa vastaan tarkistamatta kortinhaltijan henkilöllisyyttä silloin, kun pankkikorttitakuu kattaa suorituksen. Tätä suurempien suoritusten osalta maksajan henkilöllisyys on tarkistettava. Jos suoritus on yli 150 euroa, tulee varmentaa kate. Maksukortin voimassaolo tulee tarkistaa. Sekki voidaan ottaa vastaan, jos asianomaisen pankin kanssa sovitaan katteen varaamisesta. Ilman katteen varaamista sekki voidaan ottaa vastaan siitä määrästä, josta pankit ovat yleisesti sitoutuneet vastaamaan. Sekit on esitettävä lunastettaviksi viipymättä. Luottokorttimaksujen vastaanottamiseen tulee saada taloushallinnon toimialavastaavan lupa. 4.7 Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Maksunsaajarekisteri on osa maksuliike- ja kirjanpitojärjestelmää. Maksunsaaja perustetaan järjestelmään menolaskun perusteella. Maksunsaajan perustajan, laskun tallentajan eli osto- tai henkilöreskontran hoitajan ja vähintään toisen maksatusaineiston lähettäjistä on oltava aina eri henkilöitä. Laskun tallentaja ei saa koskaan olla lähettäjänä. 5 MENOJEN KÄSITTELY 5.1 Menopäätösten tekijät ja menopäätös Ennen menopäätöksen tekemistä tai muulla tavoin sitoutumista menon maksamiseen on menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä valtuuden ja määrärahan riittävyys varmistettava. Jos asiassa tarvitaan erityinen hyväksyminen, lupa tai lausunto, on menopäätöksen tekijän varmistettava, että sellainen on saatu. Menopäätöksen tekee yksikön johtaja hallintojohtosäännön, rehtorin tai palveluyksikön johtajan delegointipäätöksen mukaisesti rehtorin yksikölle myöntämien määrärahojen puitteissa. Menopäätöksestä on käytävä ilmi menon suuruus. Tuntiopettajien vahvistettu tuntisuunnitelma rinnastetaan menopäätökseen. Sen tekee yksikön johtaja hallintojohtajan määräämän esittelijän esityksestä. Palveluja ostettaessa on tarkistettava, onko palvelun myyjä merkitty ennakkoperintärekisteriin. Uusien toimittajien ennakkoperintärekisteröintiä koskevat tiedot toimitetaan taloushallinnon toimialalle, jossa ne säilytetään. Tilausta tai sopimusta tehtäessä on sovittava maksuehdoista ja laskutuksesta. Maksut on suoritettava valtiolle edullisimmalla tavalla ottaen huomioon kassa- ja muut alennukset sekä eräpäivä. 5.2 Yleiset hankintaperiaatteet Hankintapäätös tehdään yliopistolle edullisimmalla tavalla ja siinä noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia ja valtion hankinnoista annettua asetusta sekä muita hankintoja koskevia määräyksiä ja ohjeita. Hankinnat perustuvat tarjouskilpailuihin ja kirjallisiin tilauksiin. Suullisista tilauksista tai sopimuksista on pyydettävä tilausvahvistus tai laadittava välittömästi kirjallinen selvitys määrärahan seurantaa sekä laskun tarkastamista ja hyväksymistä varten. Hankinta voidaan tehdä ilman tarjouskilpailua

14 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 mikäli hankinnalla on vähäinen arvo tai erityiset syyt sitä edellyttävät (esim. tehty sopimus jonkin toimittajan kanssa tai ostot Hanselilta). Kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tulee noudattaa EU-direktiivin mukaista hankintamenettelyä. Kynnysarvot vahvistetaan vuosittain. Omaisuutta voidaan hankkia vuokraamalla ainoastaan, jos vuokrauksen edullisuus ostoon verrattuna voidaan osoittaa laskelmalla. Laskelmasta vastaa menopäätöksen tekijä. 5.3 Numero- ja asiatarkastus Ennen kuin menotosite esitetään hyväksyttäväksi, se on numero- ja asiasisällöltään tarkastettava. Yksikön johtaja päättää numero- ja asiatarkastuksen suorittavista henkilöistä, jotka voivat olla myös palveluyksikön osaston yhteyshenkilöiksi asettamia virkamiehiä. Henkilökohtaisia menoja (matkoja koskevat laskut, matkapuhelinlaskut, maksukorttilaskut) koskevat laskut asiatarkastaa ao. henkilö itse. Numero- ja asiatarkastuksen voi suorittaa sama henkilö. Numero- ja asiatarkastajien on merkittävä menotositteeseen päivämäärä ja allekirjoituksensa. Numerotarkastuksessa on todettava, että (i) menotositteen maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset ovat oikein (ii) merkityt alennukset on otettu huomioon (iii) menotosite täyttää tositteelle asetettavat muotovaatimukset. Asiatarkastuksessa on todettava, että (i) numerotarkastus on suoritettu, menoa vastaava tavara tai palvelus on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana (ii) laskelma, lasku tai muu tositteena oleva asiakirja on yliopistoa sitovan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen Kalusto- ja laitehankintojen osalta on lisäksi varmistettava, että käyttöomaisuusrekisteriviennin edellyttämä esinekortti on täytetty. Menotositteiden asiatarkastuksen suorittaa hankinnan toteuttamisesta tai asian hoitamisesta vastaava henkilö. 5.4 Menon hyväksyminen Menotosite on hyväksyttävä ennen menon maksamista. Menotositteen hyväksyjän on varmistuttava siitä, että (i) hankintaan käytettävällä talousarviotilillä on varoja yksikön käytettävissä (ii) meno on laillisen menoperusteen ja laillisesti syntyneen päätöksen mukainen (iii) tosite on asianmukaisesti tarkastettu Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava. Hyväksyttäessä menotositteeseen tulee olla merkittynä tiliöinti, joka osoittaa, mille seurannan kohteille meno kirjataan. 5.5 Menon hyväksyjät Yksikön käyttöön jaettuja määrärahoja koskevat menot hyväksyy asianomaisen yksikön johtaja. Yksikön johtajan henkilökohtaisia menoja koskevat laskut (matkalaskut, matkapuhelinlaskut, maksukorttilaskut) hyväksyy hallintojohtaja, hallintojohtajan ja vararehtorin henkilökohtaiset menot hyväksyy rehtori ja rehtorin henkilökohtaiset menot hyväksyy hallintojohtaja. Rehtorin ja palveluyksikön johtajan delegointipäätöksissä annetaan tarkempia määräyksiä määrärahojen käyttöoikeuksista.

15 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 Menojen hyväksyjiä koskevat määräykset annetaan kirjallisesti ja ne säilytetään taloushallinnon toimialalla. Määräyksistä tulee ilmetä, mitä menoja kukin henkilö on oikeutettu hyväksymään ja niissä tulee olla hyväksyjän allekirjoitusnäyte. Asiatarkastajan ja menon hyväksyjän sekä menon hyväksyjän ja maksumääräyksen antajan on oltava eri henkilöitä. 5.6 Menon maksaminen Maksu voidaan suorittaa vain laskun tai muun maksuasiakirjan perusteella. Laskun on oltava alkuperäinen ja osoitettu yliopistolle. Jos maksu poikkeuksellisesti suoritetaan laskujäljennöstä käyttäen, on tositteeseen merkittävä, miksi alkuperäistä maksuasiakirjaa ei ole voitu käyttää. Merkintä on päivättävä ja allekirjoitettava. Samalla on varmistettava, ettei laskua ole jo aiemmin maksettu. Menot maksetaan pääsääntöisesti maksuliikkeen menotililtä tilisiirtoa käyttäen. Tilinkäyttöön oikeutetut virkamiehet voivat nostaa varoja käteiskassaan maksujen suorittamista varten tai antaa maksunsaajalle tililtä nostoon oikeuttavan valtakirjan vain silloin, kun tilisiirto ei ole mahdollinen tai tarkoituksenmukainen. Toisen allekirjoittajan tulee aina olla maksumääräyksen antamiseen oikeutettu. Lähetettäessä maksutietoja linjasiirtona tulee toisen siirrossa tarvittavan salasanan käyttäjän aina olla maksumääräyksen antaja. Linjasiirtona lähetettävien maksutietojen maksumääräys on maksuluettelo, jonka maksumääräyksen antaja allekirjoittaa. Kassamaksujen osalta maksumääräys merkitään kassatositteeseen. 5.7 Maksumääräykset Maksumääräyksen voi antaa henkilö, jolla on yliopiston pankkitilin käyttövaltuus tai hallintojohtajan antama erillinen määräys. Taloushallinnon toimialavastaava pitää luetteloa maksumääräyksen antajista. Maksu voidaan suorittaa vain maksumääräyksen nojalla. Maksumääräyksestä tehdään päivätty ja allekirjoitettu merkintä tositteeseen ja erilliseen maksuluetteloon. Maksumääräyksen antajan tehtävänä on varmistaa, että (i) maksuasiakirjassa on vaadittavat hyväksymis- ja tilimerkinnät (ii) yliopiston määrärahat riittävät menon maksamiseen (iii) maksuluettelon loppusummat ovat oikeat (iv) maksu suoritetaan oikeille maksunsaajille valtiolle edullisimmalla tavalla ottaen huomioon eräpäivä ja muut maksuehdot Maksumääräystä ei saa antaa, ellei menoa ole asianmukaisesti hyväksytty. Maksumääräyksen antajan tulee olla eri henkilö kuin menon hyväksyjä. 5.8 Ennakkomaksujen yleiset menettelysäännöt Poikkeustapauksissa voidaan yliopiston kannalta kiireellinen ja välttämätön meno maksaa ennakkona. Matkaennakon maksamisesta päättää yksikön johtaja, hankintaennakon maksamisesta taloushallinnon toimialavastaava ja palkkaennakon maksamisesta henkilöstöhallinnon toimialavastaava. Hankintoihin liittyvien ennakkomaksujen yhteydessä vaaditaan vakuus. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai yliopiston nimiin tehty talletus. Takaukseen

16 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 liittyvät alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä kassaholvissa, -kaapissa tai muussa turvallisessa paikassa. Hankinnan suorittavan yksikön on valvottava vakuuden voimassaolo ja palauttaminen. 5.9 Eri menolajeihin liittyvät erillismenettelyt Matkamenot Matkamääräys Virkamatka on matka, jonka virkamies tai työntekijä tekee yksikön johtajan kirjallisen määräyksen perusteella virka- tai työpaikan ulkopuolelle virka- tai työtehtävän suorittamista varten. Virkamiesten ja työntekijöiden osalta sovelletaan valtion matkustusohjesääntöä. Opetushenkilökunnalle maksettavissa matkakorvauksissa noudatetaan valtioneuvoston päätöstä korkeakoulujen tuntiopettajien ja dosenttien matkakustannusten korvaamisesta. Matkamääräys, jonka tulee yksikön johtajan vaatiessa sisältää arvio matkasta aiheutuvista menoista, on toimitettava taloushallinnon toimialalle hyvissä ajoin ennen matkan alkua. Matkamääräykset annetaan seuraavasti: (i) rehtorin matkamääräyksen antaa hallintojohtaja (ii) hallintojohtajan ja vararehtorin matkamääräyksen antaa rehtori (iii) muun yksikön johtajan matkamääräyksen antaa hallintojohtaja (iv) toimialavastaavien matkamääräykset antaa palveluyksikön johtaja (v) muiden palveluyksikön virkamiesten matkamääräykset antaa palveluyksikön johtajan määräämä palveluyksikön delegointipäätöksen mukaisesti (vi) muiden yksiköiden virkamiesten matkamääräykset antaa yksikön johtaja Matkaennakko Matkaennakkoa voidaan maksaa vain esimiehen hyväksymän kirjallisen matkamääräyksen perusteella. Ennakkoa maksetaan enintään niin paljon kuin virkamatkasta siitä laaditun suunnitelman mukaan arvioidaan aiheutuvan menoja. Matkaennakot maksetaan pääsääntöisesti pankkitilille Matkavakuutus Yliopiston henkilöstölle kuuluu lakisääteisesti tapaturmavakuutus. Lisäksi voidaan tarvittaessa ottaa henkilökunnan virkamatkoille ja opiskelijoiden yliopiston järjestämille kiertueille tai vastaaville matkavakuutus Matkalasku Matkalasku on esitettävä yliopistolle viipymättä ja viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Matkalaskuun tulee liittää ne tositteet, joiden perusteella matkustaja laskuttaa matkaan liittyviä menoja. Myös käytetyt matkaliput tulee liittää liitteiksi siitä huolimatta, että niistä mahdollisesti tulee eri lasku. Liikaa saatu matkaennakko on palautettava välittömästi, kun matkalasku on hyväksytty. Taloushallinnon toimialavastaava voi hakemuksesta myöntää luvan myöhästyneenä esitetyn matkalaskun maksamiseen. Taloushallinnon toimialavastaavan määräämän matkalaskujen käsittelijän on tavanomaisen numerotarkastuksen lisäksi tarkastettava, että matkalaskulla maksettavat korvaukset ovat matkustussäännön mukaisia. Asiatarkastuksessa on todettava, että työ- tai virkamatka on asianmukaisesti suoritettu. Matkalaskut hyväksyy yksikön johtaja. Rehtorin, vararehtorin ja hallintojohtajan ja yksikön johtajan matkalaskut hyväksytään kuten matkamääräykset

17 Sibelius-Akatemian taloussääntö / Matkustus- ja majoituspalvelut Matkustus- ja majoituspalvelut tulee hankkia valtiolle edullisimmalla tavalla. Palvelujen hankinnassa pyritään käyttämään valtion kanssa sopimuksen tehneiden yritysten palveluja tai näitä edullisempia muiden yritysten palveluja Muulle kuin omalle henkilöstölle maksettavat matkakorvaukset Muulle kuin omalle henkilöstölle maksettavien matkakorvausten suhteen noudatetaan Valtion matkustussääntöä soveltuvin osin. Myös opiskelijoille voidaan myöntää matkakorvauksia yliopiston toimintaan liittyvistä matkoista yksikön johtajan päätöksellä Ulkopuolisten rahoittamat virkamatkat Pääperiaatteena on, että yliopisto itse kustantaa omat matkansa. Tästä voidaan poiketa ainoastaan hallintojohtajan luvalla. Ulkopuolisten rahoittamiin virkamatkoihin ei saa liittyä mitään, mikä voisi heikentää luottamusta yliopistoon tai sen virkamieheen. Ulkopuolisen tahon matkatarjousta käsiteltäessä noudatetaan VM:n ohjeessa (VM:n ohje 10/2001) esitettyjä menettelytapoja. Ulkopuolisen maksamaa virkamatkaa varten on aina oltava kirjallinen matkamääräys, jossa matka hyväksytään virkamatkaksi Oman auton käyttölupa Hallintojohtaja myöntää jatkuvan oman auton käyttöluvan. Jatkuva oman auton käyttölupa edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä. Tilapäisluonteisesta oman auton käytöstä ei edellytetä ajopäiväkirjan pitoa. Matkalaskusta tulee tällöin ilmetä riittävällä tarkkuudella ne tiedot, joita kilometrikorvauksen suorittaminen edellyttää Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Valtion varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi yliopiston tehtäväalueella toimiville. Muuta kuin yliopiston toimintamenomäärärahaa saadaan käyttää edustusluonteisiin tarkoituksiin vain, jos määrärahan käyttöperusteet sen nimenomaisesti sallivat tai määrärahan käyttötarkoitus muutoin edellyttää edustustilaisuuksien järjestämistä. Yliopiston omalle henkilökunnalle kohtuullista tarjoilua voidaan järjestää yliopiston järjestämissä tilaisuuksissa edustus- ja virkistysohjeen mukaisesti. Virkistystilaisuuksiin voidaan käyttää enintään yliopiston määrittelemä euromäärä henkilöä kohden. Edustusmenot hyväksytään kuten matkalaskut. Yksikön johtajan tulee valvoa, että yksikön edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksiin käytetyt menot pysyvät ohjeiden mukaisina Henkilöstökulukorvaukset Oman tietokoneen ja tietoliikennemenojen korvauksesta on tehtävä etukäteen kirjallinen sopimus yksikön johtajan ja työntekijän välillä. Oman puhelimen käytön korvauksen edellytyksenä on lisäksi yksityiskohtaisen puheluerittelyn liittäminen laskuun. Laskut tarkastetaan ja hyväksytään kuten matkalaskut Palkkamenot Palkanlaskennan kokonaisuudesta vastaa henkilöstöhallinnon toimialavastaava. Palkansaajan on ilmoitettava palkanlaskentaa varten perustiedot, niissä tapahtuvat muutokset sekä muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät laskentaa suorittavalle virkamiehelle. Palkkauspäätöksen hyväksyjä vastaa siitä, että (i) menon maksuperuste on laillinen

18 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 (ii) (iii) tiliöinti, jolle meno kirjataan on oikea rahoitus on riittävä Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku tai esiintymissopimus, joka sisältää saajan perustietojen lisäksi tiedot työn suoritusajasta ja maksuperusteesta. Palkkiolaskujen, esiintymissopimusten ja apurahojen tarkastamisessa ja hyväksymisessä noudatetaan, mitä menolaskujen käsittelystä on säädetty. Palkkaluetteloiden numerotarkastuksen ja palkkamenojen asiallisen tarkastuksen kaikkien palkansaajien osalta suorittaa henkilöstöhallinnon toimialavastaavan määräämä. Palkkaluettelon hyväksyy ennen palkkojen maksua henkilöstöhallinnon toimialavastaava. Palkat, palkkiot ja apurahat maksetaan pankkisiirron välityksellä saajan ilmoittamaan rahalaitokseen. Vuosi-ilmoitukset, ennakonpidätysten, sosiaaliturvamaksujen, lähdeverojen, eläkemaksujen, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksujen, työttömyysvakuutusmaksujen, ulosottojen ja ammattiliittojen jäsenmaksujen tilitykset allekirjoittaa henkilöstöhallinnon toimialavastaava Työterveyshuollon menot Henkilöstöhallinnon toimialavastaava vastaa siitä, että kaikki terveystietoja käsittelevät antavat vaitiolositoumuksen. Työterveyshuollon laskujen tarkastajat ja hyväksyjät määrää henkilöstöhallinnon toimialavastaava. Henkilöstöhallinnon toimiala vastaa työterveyshuollon laskujen liitteiden säilyttämisestä siten, että tietosuoja- ja tietoturvallisuusvelvoitteita noudatetaan. 6 TULOJEN KÄSITTELY 6.1 Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Yleistä Tulot peritään maksuliikkeen tulotilille tai kassaan. Tuloja koskevien sopimusten allekirjoittajista ja päätösten tekijöistä määrätään rehtorin ja palveluyksikön johtajan delegointipäätöksissä Tulojen laskutus Syntynyt saaminen on viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti laskutettava. Laskua ei kuitenkaan ole tarpeen käyttää, jos kyseessä on käteissuoritus kuittia vastaan kassaan tai jos peritään määräaikoina toistuvia tuloja, jotka on sovittu tai säädetty vaatimatta maksettaviksi tai jos maksu perustuu erityiseen sitoumukseen tai päätökseen, josta ilmenevät maksuvelvollisuus ja maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot. Laskussa tai muussa velkomisasiakirjassa on mainittava ainakin maksaja, maksun aihe, maksettava euromäärä, maksun vastaanottaja, eräpäivä ja pankkitilin numero, viivästyskorko sekä arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Maksuehdoista on määrätty valtion maksuperusteasetuksessa. Laskutus tapahtuu euroissa.

19 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 Myyntilaskut laaditaan taloushallinnon toimialalla, kirjastossa, koulutuskeskuksessa tai muussa taloushallinnon toimialavastaavan valtuuttamassa yksikössä laskuttavan yksikön antaman laskutusmääräyksen perusteella. Laskutusmääräys tiliöidään ja laskuttava yksikkö tarkastaa ja hyväksyy laskutuksen oikeellisuuden. Yksikön johtaja vastaa laskutusmääräysten antamisesta ja hyväksyy tuloja koskevat laskut laskutusmääräyksessä Tulojen tarkastus- ja hyväksymismenettelyt Saadun maksusuorituksen kirjaamiskelpoisuus on varmistettava tarkastamalla, että suoritus on velkomisasiakirjan mukainen. Saadun maksusuorituksen tarkastuksen ja hyväksymisen suorittaa taloushallinnon toimialavastaavan määräämät. Koulutuskeskuksella on oma maksuliiketulotili, jolloin tarkastuksen ja hyväksymisen suorittaa yksikön johtaja. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä on tositteeseen tai suorituksia koskevaan yhteenvetoon tehtävä päivätty ja allekirjoitettu merkintä Tulojen valvonta ja erääntyneiden saatavien perintä Tulojen valvonnan on perustuttava saatavareskontran tietoihin. Saatavien perintä ja valvonta on järjestettävä niin, että kaikki saatavat tulevat viipymättä ja asianmukaisesti perityiksi. Saatavia hoitaa taloushallinnon toimialan lisäksi koulutuskeskus, joilla on oma maksuliiketulotili. Erääntyvien myyntisaatavien raportti tulostetaan myyntireskontrasta vähintään kuukausittain maksusuoritusten valvontaa varten. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, on velallista, ellei asiasta ole toisin säädetty tai määrätty, ensin kirjeitse kehotettava maksamaan velkansa määräajassa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu määräajassa, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Perinnästä vastaa taloushallinnon toimialavastaavan määräämä ja omalta osaltaan koulutuskeskus. Saatavien perintä voidaan taloushallinnon toimialavastaavan päätöksestä antaa sopimuksella perintätoimiston tehtäväksi. Palkkasaatavien perinnästä vastaa henkilöstöhallinnon toimiala Hyvityslasku Mikäli laskussa on ilmeinen asia- tai laskuvirhe tai tavara on palautettu, on kirjoitettava hyvityslasku ja tarvittaessa uusi lasku. Hyvityslaskussa on mainittava hyvittämisen peruste ja se, mitä laskua hyvitys koskee. Hyvityslasku tarkastetaan ja hyväksytään kuten tuloja koskeva lasku Tileistä poistaminen Saatavien poistamisessa noudatetaan voimassaolevia valtion talousarvion yleisiä soveltamismääräyksiä. Päätökset saatavien poistamisesta tekee taloushallinnon toimialavastaava kuultuaan yksikön johtajaa. Saatavat poistetaan käyttäen sen yksikön, jonka saatavista on kysymys, määrärahaa. Valtion saamisen perimisestä luopuminen saa tapahtua vasta sen jälkeen, kun on luotettavasti selvitetty, ettei saamista velallisen todetun varattomuuden tai muun siihen verrattavan syyn takia voida saada perityksi. Vähäiset saatavat jätetään kirjanpidosta ja maksuliikenteestä vastaavan päätöksestä perimättä sen mukaisesti kuin niistä on erikseen säädetty. 6.2 Ulkopuolinen rahoitus Yleiset menettelytavat Yliopistolle myönnettyjen ulkopuolisten rahoituserien käsittelyssä noudatetaan valtiokonttorin antamia määräyksiä. Valtion budjettitalouden ulkopuolisilta tahoilta saadut nettobudjetoidut toiminta-avustukset ja

20 Sibelius-Akatemian taloussääntö / 31 muut vastaavat erät sekä sponsorirahoitus kirjataan pääsääntöisesti tuotoiksi asianomaisille liikekirjanpidon tileille. Valtiontalouden ulkopuolisilta rahoittajaosapuolilta tai Suomen Akatemialta saaduilla varoilla on maksettava myös ostolaskujen arvonlisäverot. Sellaiset valtiontalouden ulkopuoliset tuotot, jotka eivät sisälly yliopistolle nettobudjetoituihin määrärahoihin, käsitellään Valtiontalouden tarkastusviraston ohjeiden mukaisesti. Varojen vastaanottamisesta on yksikön tehtävä kirjallinen sopimus, joka rekisteröidään ja arkistoidaan kirjaamon lisäksi sopimuksen tehneessä yksikössä. Sopimukset säilytetään yliopiston arkistosäännön mukaisesti Maksullisen toiminnan tulot Yliopiston keskeisiä tulolähteitä ovat konserttien myynti, konserttien pääsymaksut sekä julkaisujen myynti ja tilojen vuokraaminen. Maksullisen toiminnan suoritteiden hinnoittelussa on noudatettava valtion maksuperustelakia ja -asetusta sekä opetusministeriön määräyksiä. Maksullisen toiminnan sopimuksenteko- ja hyväksymismenettelystä määrätään hallintojohtosäännössä ja sen nojalla annetuissa erityisvaltuutuksissa, joiden mukaisesti yksikön johtaja tai hänen valtuuttamansa vastaa myös yksikön maksullisen palvelutoiminnan hinnoittelulaskelmasta. Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuutta ja hintatuen käyttöä seurataan talousarviolain 15 :n mukaisella kustannusvastaavuuslaskelmalla. Ulkomaisia asiakkaita laskutettaessa laskutusmääräyksen antaja vastaa siitä, että asiakkaan VAT-tunnus on oikea. Taloushallinnon toimialavastaava vastaa tarvittaessa yhteisömyynnin yhteenvetoilmoituksen laatimisesta. Taloushallinnon toimialavastaava vahvistaa myyntihinnat palvelun tuottavan yksikön tekemän hinnoittelulaskelman ja siihen perustuvan yksikön esityksen perusteella. Koulutuskeskuksen myyntihinnat hyväksyy koulutuskeskuksen johtaja Yhteisrahoitteisen toiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta Yhteisrahoitteista toimintaa, jossa on kysymys kustannusten jakamisesta, saa harjoittaa vain, kun seuraavat tunnusmerkit täyttyvät: (i) (ii) (iii) (iv) yhteisrahoitteinen hanke on yliopiston tehtävien mukainen ja hankkeen sisällön kontrolli on yliopistolla. hankkeesta saatava hyöty on vähintään käytetyn määrärahan ja/tai muiden voimavarojen käytön suuruinen hankkeen tulos on ensisijaisesti yliopiston suorite ja se on yliopiston käytettävissä eikä ulkopuolisen rahoittajan omistuksessa hankkeessa ei ole selkeää vastaanottajaa tai tilaajaa Hankkeesta tehdään kirjallinen sopimus, jossa osapuolten oikeudet ja velvollisuudet määritellään. Valtuudet sopimuksen solmimiseen määritellään rehtorin delegointipäätöksessä. Yhteisrahoitteisen toiminnan suoritteiden hinnoittelussa on noudatettava valtion maksuperustelakia ja - asetusta sekä opetusministeriön määräyksiä. Yhteisrahoitteisen toiminnan sopimuksenteko- ja hyväksymismenettelystä määrätään hallintojohtosäännössä ja sen nojalla annetuissa erityisvaltuutuksissa,