Sisäisen valvonnan ohje

Transkriptio

1 RANNIKKO-POHJANMAAN SOSIAALI- JA PERUSTERVEYDENHUOLLON KUNTAYHTYMÄ KUST-ÖSTERBOTTENS SAMKOMMUN FÖR SOCIAL- OCH PRIMÄRHÄLSOVÅRD Sisäisen valvonnan ohje Rannikko-Pohjanmaan kuntayhtymä 0

2 SISÄLLYS 1. Sisäisen valvonnan määritelmä 2 2. Sisäisen valvonnan toteuttaminen 3 3. Laskentatoimi ja rahaliikenne 4 4. Kuntayhtymän talous 6 1

3 1. SISÄISEN VALVONNAN MÄÄRITELMÄ Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kunnan tai kuntayhtymän sisäisiä toimintatapoja, joiden avulla varmistetaan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus. Sisäinen valvonta on yksi kunnan tai kuntayhtymän johtamisen työkalu, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista, toiminnan eri prosesseja sekä riskejä. Ulkoisestä valvonnasta vastaa yhtymävaltuuston valitsema tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Muusta ulkoisesta valvonnasta vastaavat valtion eri viranomaiset (esimerkiksi aluehallintovirasto), EU:n viranomaiset sekä kansalaiset muutoksenhakujärjestelmien, oikaisun ja kunnallisvalituksen kautta. Rannikko-Pohjanmaan kuntayhtymässä sisäisen valvonnan operatiivinen vastuu on yhtymähallituksella ja kuntayhtymän johtajalla. Sisäisessä valvonnassa seurataan erityisesti seuraavia asioita: Päätösten ja sopimusten huolellinen valmistelu Päätösten oikea käsittely ja toimeenpano Sopimusten valvonta Taloudellisten ja henkisten voimavarojen asianmukainen ja riittävän tehokas käyttö Henkilöstö toimii hyvän hallintotavan mukaisesti Sisäinen valvonta voidaan jakaa sisäiseen tarkkailuun, sisäiseen tarkastukseen sekä seurantaan: Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa kuntayhtymän toimintaan liittyvien vaiheiden ja erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Aluevastaavat esimiehet vastaavat johtamansa toiminnan sisäisestä tarkkailusta. Sisäinen tarkkailu auttaa varmistamaan, että tehtävät hoidetaan oikeassa ajassa, hyväksytyllä tavalla ja voimavarat huomioiden. Sisäinen tarkastus on aktiivista ja julkista toimintaa, jossa lähtökohtana tietoisuus tarkastuksen kohteena olemisesta. Sisäinen tarkastus tapahtuu johdon alaisuudessa. Seuranta tarkoittaa luottamushenkilöiden ja toimielinten suorittamaa sisäistä valvontaa, jossa toimielin seuraa ja vertaa asetettuja tavoitteita ja päätöksiä suhteessa tuloksiin. Kuntayhtymän sisäisen valvonnan perustana ovat erilaiset alueelliset suunnitelmat, strategiat ja kuntayhtymän taloussuunnitelma. Kuntayhtymän toimintaa ohjaavat asiakirjat, kuten talousarvio, perussopimus ja muut asiakirjat luovat pohjan kuntayhtmän sisäiselle valvonnalle. 2

4 2. SISÄISEN VALVONNAN TOTEUTUMINEN Sisäisen valvonnan vastuutahot Yhtymähallitus hyväksyy kuntayhtymän sisäisen valvonnan järjestämisestä laaditun ohjeistuksen. Yhtymähallitus valvoo toiminnan ja talouden kehittymistä. Viranhaltijapäätökset saatetaan yhtymähallituksen tiedoksi puolivuosittain. Kuntayhtymän johtaja toteuttaa sisäistä valvontaa niin, että hänellä on koko ajan tuntuma kuntayhtymän tilasta sekä asetetuista päämääristä. Johtaja käy läpi alaisiaan koskevia päätöksiä vuosittain. Toiminta-alueen esimies, johtava lääkäri ja johtava sosiaalijohtaja ovat vastuussa johtamansa yksikön sisäisestä tarkkailusta. Kuntayhtymän johtajan ja esimiesten perustehtävänä on seurata vastuualueensa toimintaa ja siinä tapahtuvia muutoksia, ja ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin, mikäli sääntöjen vastaista tai epätaloudellista toimintaa havaitaan. Toisaalta myös kuntayhtymän henkilöstön tulee viipymättä raportoida lähimmälle esimiehelleen kuntayhtymän toimintaa, laillisuutta tai varallisuuden asianmukaista hoitamista uhkaavista asioista. 3

5 3. LASKENTATOIMI JA RAHALIIKENNE Kuntayhtymän nimissä tapahtuvan maksuliikenteen täytyy sisältyä kuntayhtymän kirjanpitoon. Kirjapidon tuottamaa informaatiota tulee käyttää sisäisen valvonnan tukena. Kuntayhtymän maksuvalmius- ja lainatilanteesta on raportoitava erikseen. Kuntayhtymän taloussuunnittelija/talousjohtaja on vastuussa ajan tasalla olevasta maksuvalmiussuunnitelmasta. Kuntayhtymän taloussuunnittelija on vastuussa kuntayhtymän taloushallinnon sisäisestä ohjeistuksesta. Taloussuunnittelija huolehtii siitä, että kuntayhtymän kirjanpito ja sisäinen laskenta tapahtuu hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Kirjanpidon aineistoa käytetään sisäisen valvonnan tukena. Kuntayhtymän hallintosäännössä tulee määrätä laskujen hyväksyjät. Laskujen hyväksyjien on varmistettava, että tosite on muodollisesti oikein ja että hankinta vastaa tositteen tilimerkintää. Ennen maksun suorittamista menotositteessa tulee olla asian tarkastus sekä hyväksyntä. Laskun hyväksyjän on myös huolehdittava, että laskut käsitellään mahdollisimman nopeasti. Kuntayhtymän palkanlaskenta hoidetaan keskitetysti tai hankitaan yksityiseltä palvelutuottajalta. Keskushallinto Kuntayhtymän keskushallinnon sisäinen tarkastus on järjestetty niin, että kuntayhtymään saapuvat laskut tarkastetaan hallintosihteerin, toimistosihteerin tai taloussuunnittelijan toimesta ja johtaja hyväksyy ne. Siinä tapauksessa kun laskut koskevat johtajan toimia, laskut tarkastetaan hallintosihteerin tai taloussuunnittelijan toimesta ja yhtymähallituksen puheenjohtaja hyväksyy laskut. Johtajan alaisuudessa anotut matkalaskut ja päivärahat hyväksyy johtaja. Yhtymähallituksen puheenjohtaja hyväksyy johtajan matkalaskut ja päivärahat. Johtaja hyväksyy yhtymähallituksen puheenjohtajan matkalaskut sekä päivärahat. Maaseutuhallinto Yksikköön saapuvat laskut tarkastetaan maaseutusihteerin toimesta. Maaseutupäällikkö hyväksyy hänen alaisuudessaan anotut matkalaskut ja päivärahat. Maaseutupäällikön toimia koskevat laskut hyväksyy kuntayhtymän johtaja. Sihteeri ja apulaismaaseutupäällikkö tarkastavat yksikköön saapuvat laskut. Maaseutupäällikön poissa ollessa apulaismaaseutupäällikkö hyväksyy maaseutuhallinnon henkilöstön matkalaskut ja päivärahat. Maaseutupäälliköllä on vastuu yksikön taloudesta ja sen seurannasta. Psykososiaalinen yksikkö Psykososiaalisen yksikön johtava psykiatri hyväksyy hänen alaisuudessaan hyväksytyt matkalaskut ja päivärahat. Johtavan psykiatrin viran ollessa täyttämättä hyväksyy kuntayhtymän johtaja johtavan psykiatrin alaisuudessa hyväksytyt matkalaskut ja päivärahat. Johtava psykologi hyväksyy hänen alaisuudessa anotut matkalaskut ja päivärahat. Kuntayhtymän johtaja (tai johtava lääkäri johtajan poissa ollessa) hyväksyy johtavan psykiatrin toimia koskevat 4

6 matkalaskut ja päivärahat. Johtava psykologi hyväksyy psykologien matkalasku ja päivät ja osastonhoitaja hyväksyy sairaanhoitajien matkalaskut ja päivärahat. Yksikköön saapuvat laskut tarkastetaan johtavan psykologin, osastonhoitajan tai osastosihteerin toimesta. Psykososiaalisen yksikön johtoryhmällä on vastuu yksikön talouden seurannasta ja johtava psykiatri vastuussa yksikön taloudesta. 5

7 4. KUNTAYHTYMÄN TALOUS (Hallintosääntö ) Talousarvion täytäntöönpano Yhtymävaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Yhtymähallitus hyväksyy talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Talousarviomuutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä yhtymävaltuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutosten vaikutus määrärahoihin. Pysyvien vastaavien osto ja myynti Kiinteän omaisuuden ostoa tai myyntiä koskevan yhtymävaltuuston päätöksen tekemiseen vaaditaan, että päätöstä kannattaa vähintään 3/4 yhtymävaltuuston yhteenlasketusta äänimäärästä. Muiden pysyvien vastaavien ostosta ja myynnistä päättää yhtymähallitus yhtymävaltuuston hyväksymillä perusteilla. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä yhtymähallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy yhtymävaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Yhtymävaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Yhtymähallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. Rahatoimen hoitaminen Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä yhtymävaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää yhtymähallitus. Yhtymähallitus voi siirtää lainan ottamista ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Riskienhallinta Yhtymähallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kuntayhtymän omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. 6