Project -ammattilaisemme esittelyssä: Ilkka Suvanto

Transkriptio

1

2 Project -ammattilaisemme esittelyssä: Ilkka Suvanto Senior Consultant, Microsoft Certified Trainer, MCP, MCITP, MCTS Ilkka Suvanto on Helsingin vanhempi konsultti, vastuualueenaan Project & Portfolio Management -ratkaisut ja toteutukset. Ilkka on toiminut yli kymmenen vuoden ajan Microsoft-pohjaisten projektinhallintaratkaisujen parissa ja pitkään myös projektipäällikkönä IT-projekteissa. Ilkka on Microsoft Certified Trainer ja vetänyt vuosien varrella satoja koulutuksia ja työpajoja projektinhallinnasta ja Microsoft Project-ratkaisuista. Vapaa-aikana Ilkan tavoittaa todennäköisimmin purjehtimasta tai laadukkaiden espressokoneiden ääreltä. Tavoitat Ilkan sähköpostilla ja Skype for Business-pikaviestimellä osoitteesta

3 Palvelut ja osaaminen Koulutus Sertifioinnit Konsultointi

4

5 Projektinhallinta Resurssinhallinta Työnhallinta Salkunhallinta Yhteiskäyttö Tehokas raportointi Aikataulutus Työmäärät Kustannukset Työkuorma Käytettävyys Työajanseuranta Projektin edistyminen Hankkeet Projektikokonaisuudet Salkkuanalyysit Projektin sivustot Dokumenttien jako Tiedottaminen Riskienhallinta Kalenterit ja sähköpostit Projektin tilanneraportti Salkun tilanneraportti Resursoinnin tilanne

6 Projektin työkalut pilvessä Project - Projektin aikataulu - Karkealla tasolla (päävaiheet, tehtävät ja välitavoitteet) - Tuntikirjaukset ja edistymisen seuranta - Resurssienhallinta - Projektisalkkunäkyvyys Planner - Nakkilista - Ryhmittely - Aihealueittain - Vastuuhenkilön mukaan - Työn tilan mukaan - Voidaan myös tehdä korvamerkkejä (värikoodaus) Projektin sivusto - Aikatauluyhteenveto ja tilanne (aikajana) - Muutospyynnöt - Riskilista - Takuuajan tarkistuslista ja takuutyöt - Maksuerätaulukko Groups - Projektin kirjeenvaihto - Jää arkistoon (saatavilla myös kesken projektin mukaan tulleille) - Oma sähköpostiosoite automaattisesti - Projektin dokumentit - Projektin sosiaalinen media - Työkirja (OneNote) - Kalenteri (näkyy myös Outlookissa)

7 O365 palvelut Yleinen keskustelu CRM Online Asiakkuudet Project Online Projektit OneDrive for Business Henkilökohtaiset tiedostot Työryhmien keskusteluryhmät Intranetin asiasivut HAKU Tiimien sivustot Raportointi Yammer Uutisryhmät Koontipalvelut Delve SharePoint Dokumentinhallinnan erikoistapaukset (sopimusarkisto) PowerBI Intrasivujen syötteet CRMtyöryhmätilat Projektityöryhmätilat Groups (Documents, Calendar, , Planner) Muut työryhmätilat

8 Onnistuneen käyttöönoton elementit Mietitään TARVE Pilkotaan TARVE ja otetaan käyttöön osissa Asetetaan käyttöönotolle selkeät mittarit ja aikatavoite, joiden toteutumista voidaan seurata Luodaan raportteja ja näkymiä, joita käytetään päätöksenteon tukena Tarjotaan eri rooleille työkalut juuri heidän tarpeisiin Täsmäkoulutetaan käyttäjät ja tarjotaan hyvä ohjeistus Käytön tuki ja nopea reagointi ongelmiin Ratkaisulla pitää olla selkeä omistaja, joka huolehtii että järjestelmä vastaa tarvetta

9 Asiakkaiden huomioita ja kommentteja käyttöönotosta Tärkeä huomioida kypsyys, kuinka valmiita ihmiset ovat vastaanottamaan uusia tapoja Motivaatio käyttöön laskee, jos tietoja ei hyödynnetä tai ne otetaan muista järjestelmistä Excel on helpoin ja joustavin, mutta ei jalkauta prosesseja ja toimintatapoja Ohjelmalla pitää olla omistaja, kuten PMO tms. Kaikkea ei voi kerralla ottaa käyttöön, pitää vaiheistaa Käyttö laajenee itsestään, kun huomataan mahdollisuudet

10 Tyypillinen käyttöönottoprojekti 1. Project Online-ympäristö perustetaan käyttöönottoprojektin alkaessa, ja palvelua käytetään koko määrittely- ja käyttöönottoprosessin ajan oppimisen välineenä 2. Järjestetään työpajoja, joissa käydään läpi organisaation tarpeet ja toteutetaan ympäristöön tarvittavia muutoksia 3. Lopullinen ympäristö muotoutuu ja kehittyy koko projektin ajan 4. Koulutusmateriaalit ja käyttötapauskuvaukset luodaan vastaamaan syntynyttä ympäristöä 5. Loppukäyttäjäkoulutukset pidetään projektipäälliköille, projekti-ryhmän jäsenille sekä esimiehille 6. Käyttöönottovaiheessa pidetään tukityöpajoja ja asetetaan selkeät aikataulutavoitteet 7. Ympäristön käyttöä seurataan ja sille asetettuja tavoitteita mitataan ja seurataan

11 Project Online opas 3. painos Sisällys Office 365 ja pilvipalvelut Käyttöönotto ja lisenssit Project Online Projektisalkku Projektin aikataulutus ja tehtävien hallinta Resurssien hallinta Projektityöskentely Edistymisen seuranta ja tuntikirjaus Raportointi Työnkulut Appsit ja muokattavuus

12 DEMO

13 Helsinki Projektipäivillä Helsinki ständi Puhujina Ilkka Suvanto ja Mikko Salo Arvomme kaikkien yhteystietonsa jättäneiden kesken Garmin Vivoactive GPS älykellon ja kaksi yllätyspalkintoa Tarjoamme kaikista syksyn 2016 Project koulutuksistamme - 15 % alennuksen koodilla Project2016 Tule tervehtimään meitä ständillemme!

14 Osallistu arvontaan ja voita Garmin Vivoactive GPS älykello! Arvomme kaikkien yhteystietonsa jättäneiden kesken Garmin Vivoactive GPS älykellon ja kaksi yllätyspalkintoa. Garmin vivoactive GPS-älykello kannustaa aktiiviseen elämäntapaan: pelaa kovemmin, työskentele järkevämmin, elä paremmin. Erittäin ohuessa ja kevyessä GPS-älykellossa on värillinen kosketusnäyttö. Se sisältää juoksu-, pyöräily-, golf-, uinti- ja aktiivisuuden seurantasovellukset, joista näet tiedot myös silloin kun puhelin ei ole lähettyvillä. Vivoactiven ominaisuuksiin kuuluvat värinähälytys puheluille, tekstiviesteille ja muille ilmoituksille, langaton synkronointi Garmin Connect Mobileen ja jopa kolmen viikon akun kesto. Kellon voi räätälöidä omien mieltymystensä mukaisesti hankkimalla siihen maksuttomia kellotauluja, sovelluksia ja widgetejä Connect IQ storesta.

15 Asiakkaitamme

16 Helsinki onsight.fi Ota yhteyttä!