Sähköiset kokouskäytännöt onnistumiset ja kompastuskivet

Transkriptio

1 Sähköiset kokouskäytännöt onnistumiset ja kompastuskivet Kuntamarkkinat hallinnon erityisasiantuntija Paula Harju hallintoasiantuntija Laura Lyly

2 Taustaa Vantaalla sähköiseen, paperittomaan kokouskäytäntöön siirryttiin valtuustokauden alussa Kaupunginvaltuusto ja -hallitus heti tammikuussa 2009 Lautakunnat ja osittain myös niiden jaostot alkuvuodesta 2010 Luottamushenkilöille jaettiin 3G-yhteydellä varustetut kannettavat tietokoneet, luotiin kaikille yhtenäiset vantaa.fi sähköpostit sekä tunnukset luottamushenkilöiden extranettiin (oma, suljettu verkkoympäristö, vrt. intranet) Tällä hetkellä koneet on 204 luottamushenkilöllä Extranet-tunnukset ja sähköpostit lähes kaikilla valtuuston nimeämillä luottamushenkilöillä Paperisista esityslistoista luovuttiin kertaheitolla kokonaan Samalla valtuuston ja hallituksen kokouksissa siirryttiin käyttämään myös erillistä sähköistä äänestysjärjestelmää 2

3 Muutoksen onnistumisen mahdollistajat Johdon tuki muutokselle Idea lähti kaupunginhallituksen nimeämästä toimikunnasta Tavoitteena innovatiiviset ja kestävän kehityksen mukaiset toimintatavat, ei säästötoimet Lempeän ehdoton suhtautuminen Esityslistoja ei tulostettu, mutta tukea annettiin niin paljon kuin sitä tarvittiin Kuva: Sakari Manninen 3

4 Käytännöt (1/2) Jokaisella toimielimellä on oma sivunsa extranetissä Sivujen käyttöoikeuksia on mahdollisuus myös rajata esimerkiksi salassa pidettäviä materiaaleja varten Kokousten esityslistat julkaistaan extranetissä Kokouskutsu lähetetään sähköpostilla vantaa.fisähköpostiosoitteisiin Sisältää kokouksen ajankohdan ja paikan ja tiedon siitä, että esityslista on julkaistu extranetissä Liitteenä on kokouksen asialuettelo Extranetissä julkaistaan myös kokouksen esittelyaineistot Extranetistä pääsee myös kaupungin diaariin, viranhaltijapäätöksiin, johtosääntöihin, puhelinluetteloon, jne. Luottamushenkilöillä on sama helpdesk teknisissä asioissa kuin kaupungin työntekijöillä 4

5 Käytännöt (2/2) Kokouksissa käytössä on Boschin äänestysjärjestelmä Valtuutetuilla ja varavaltuutetuilla on kaikilla omat henkilökohtaiset tunnistautumiskorttinsa järjestelmään Järjestelmän avulla saadaan hoidettua Nimenhuuto Puheenvuoropyynnöt Äänestys Äänestysjärjestelmän kautta saadaan tietoja myös Vantaa-kanavalla näytettäviin kokouslähetyksiin Äänestysjärjestelmää ei ole integroitu luottamushenkilöiden extranettiin Kuva: Sakari Manninen 5

6 6

7 7

8 Kaupunginhallituksen jäsenten palautteita extranetistä Kaupunginhallituksen jäseniltä kysyttiin syksyllä 2014 mm. extranetin käytöstä ja saatiin seuraavanlaisia vastauksia: Kaupunginhallituksen jäsenet käyttävät extranettiä paljon joko päivittäin tai useamman kerran viikossa Extranetistä luetaan pääsääntöisesti esityslistoja ja pöytäkirjoja. Lisäksi luetaan esittelyaineistoja, viranhaltijapäätöksiä, tausta- ja tilastotietoja, johtosääntöjä, lautakuntien aineistoja sekä katsotaan kokousaikatauluja Kaupunginhallituksen jäsenet olivat lähes yksimielisesti sitä mieltä, että luottamushenkilöiden extranetistä saa päätöksenteon kannalta oleellisen tiedon Yhteystietoja (sekä viranhaltijoiden että luottamushenkilöiden), toimielinten kokoonpanotietoja sekä viranhaltijapäätöksiä kaivattiin paremmin esille 8

9 Valmistelijoiden / sihteereiden kokemuksia Tekninen tuki erittäin tärkeää On myös hyvä olla ns. suunnitelma B, vaikkei sitä koskaan jouduttaisikaan käyttämään Siirtyminen paperittomuuteen vaikuttaa laajasti myös työprosesseihin ja tuotoksiin Ajankäyttö tehostuu ja aikataulut nopeutuvat Toisaalta syntyy painetta toimia välittömästi Kaivataan vuorovaikutteisuutta, extranetin ja äänestysjärjestelmän integrointia sekä toimivampaa tekniikkaa Valituksia tulee yllättävän vähän, suurin ongelma luottamushenkilöiden osalta on salasanojen unohtuminen Sähköinen kokouskäytäntö on ollut jo pitkään osa arkipäivää - Ei mitään haikailua paperiaikaan 9

10 Miten jatkossa? Kaupunginhallituksen jäsenille on nyt jaettu kannettavien tietokoneiden lisäksi tabletit testikäyttöön Kerätään kokemuksia toimivuudesta ja käytettävyydestä Tavoitteena on siirtyminen pdf-muotoisesta esityslistasta uudenlaiseen, toimivampaan muotoon Asioiden linkittyminen paremmin toisiinsa (esim. linkit edellisiin päätöksiin ja oheismateriaaleihin) Vuorovaikutteisuus kokoustilanteissa Nyt toimitaan sähköpostilla ja se on aika vanhanaikaista Benchmarkkaus Toiveissa on yhteistyö oppilaitosten kanssa järjestelmän kehittämisessä 10

11 Kiitos mielenkiinnosta ja hyvää syksyä! Kuva: Sakari Manninen Paula Harju, puh , Laura Lyly, puh , 11

12