MIKSI SÄHKÖISIÄ KOKOUKSIA JA PÄÄTÖKSENTEKOA?

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "MIKSI SÄHKÖISIÄ KOKOUKSIA JA PÄÄTÖKSENTEKOA?"

Teija Rantanen
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 MIKSI SÄHKÖISIÄ KOKOUKSIA JA PÄÄTÖKSENTEKOA?

2 SÄHKÖISTEN PALVELUJEN ERI MUODOT 1. Etäpalvelut. Uusien palvelumallien avulla asiakas voi saada palvelua etänä, esim. kotoaan, kun erilaisia asiantuntijapalveluita voidaan tarjota paikkariippumattomasti verkon kautta. 2. Verkkoasiointi. Palveluiden saatavuutta voidaan lisätä täydentämällä palveluverkostoa paikkariippumattomilla verkkoasioinnin palveluilla. Palveluaikoja voidaan laajentaa toteuttamalla aikariippumattomuutta itsepalveluasioinnin keinoin. 3. Verkko-osallistuminen. Osallisuus ja kuntalaisen aktiivinen vuorovaikutus voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti ja vaikuttavasti, kun asiakaspalvelumallia yhtenäistetään läpi toimialojen. Opetustoimessa digitaalisilla sisällöillä, oppimisympäristöillä ja sähköisillä vuorovaikutuksen ratkaisuilla voidaan tukea monipuolisesti oppimista. 4. Verkkoneuvonta. Neuvonnalla voidaan välttää turhia käyntejä ja asiakasportaali auttaa ja ohjaa kuntalaista hakemisessa ja asioiden vireillepanossa. 5. Automatisoidut prosessit. Palveluiden sähköistäminen mahdollistaa palveluiden ja palveluihin liittyvien prosessin osien automatisoinnin. Tästä esimerkkejä ovat automaattiset hälytykset, ilmoitukset ja tietojen automaattinen välittyminen asiakkaiden ja eri viranomaisten välillä. 2

3 SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN HYÖDYT KUNTALAISEN NÄKÖKULMASTA Sähköiset palvelut tarkoittavat sujuvampaa, nopeampaa ja yksilöllisempää palvelua. Vähemmän matkustamista, jonottamista ja odottamista. Aikariippumattomuus Palvelu voidaan tuottaa ja asiakas voi asioida ajasta riippumattomasti esimerkiksi virka-ajan ulkopuolella Paikkariippumattomuus Palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle paikasta riippumattomasti Kustannusten aleneminen Palvelun saaminen ei edellytä matkustamista vaan se voidaan toimittaa suoraan asiakkaan kotiin. Matkustamiseen liittyvät kustannukset poistuvat tai vähenevät Nopeampi saatavuus Palvelutarpeen ilmetessä palvelu on nopeasti saatavilla. Nopeampi palvelu Varsinainen palvelutapahtuma voidaan tuottaa asukkaalle nopeammin Sujuvampi vuorovaikutus Palvelu sisältää ja mahdollistaa laajemman tai tiheämmän vuorovaikutuksen palveluntuottajan ja asiakkaan välillä Vaivattomuus: Helpompi löytää ja asioida Mahdollistaa asiakasta löytämään tarkoituksenmukaisen palvelukanavan helposti ja nopeasti 3

4 SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN HYÖDYT KUNNAN NÄKÖKULMASTA Sähköiset palvelut mahdollistavat kustannusten vähentämisen samalla kun palvelujen laatutasoa nostetaan Päällekkäisten tehtävien väheneminen Palvelun saaminen ei edellytä matkustamista vaan se voidaan toimittaa suoraan asiakkaan kotiin. Matkustamiseen liittyvät kustannukset poistuvat tai vähenevät Palvelujen tasapuolisuuden turvaaminen Palvelu voidaan tuottaa ja asiakas voi asioida ajasta riippumattomasti esimerkiksi virka-ajan ulkopuolella Paikkariippumattomuus Palvelu voidaan tuottaa asiakkaalle paikasta riippumattomasti Parantunut tiedonkulku Palvelutarpeen ilmetessä palvelu on nopeasti saatavilla. Prosessivirheiden väheneminen Varsinainen palvelutapahtuma voidaan tuottaa asukkaalle nopeammin Vähentynyt tilantarve Palvelu sisältää ja mahdollistaa laajemman tai tiheämmän vuorovaikutuksen palveluntuottajan ja asiakkaan välillä. Rutiinitehtävien väheneminen Mahdollistaa asiakasta löytämään tarkoituksenmukaisen palvelukanavan helposti ja nopeasti 4

HYÖTYJEN MUODOSTUMINEN Prosessi vanhassa toimitilassa Uusi Prosessi Vanhan prosessin kustannukset VIRANOMAINEN ASIAKAS MUUTOKSET 2 4 Tietojen tarkistus 3 1 Vastaanotto Ilmoittautuminen Siirtyminen

5 HYÖTYJEN MUODOSTUMINEN Prosessi vanhassa toimitilassa Uusi Prosessi Vanhan prosessin kustannukset VIRANOMAINEN ASIAKAS MUUTOKSET 2 4 Tietojen tarkistus 3 1 Vastaanotto Ilmoittautuminen Siirtyminen odotustilaan Ilmoittautuminen poistuu Yhteinen odotustila Laboratorio samassa rakennuksessa Hallinto Asiakas MIINUS X % 5 Konsultaatio 6 Siirtyminen laboratorioon (toinen rakennus) Yhteiset näytteenottotilat Uuden prosessin kustannukset 7 Nöytteenotto 8 Ajanvaraus (siirtyminen ja odotus) Asiakas saa suoraan uuden ajan vastaanotolla Hallinto Asiakas 5

6 MISTÄ SÄHKÖISESSÄ KOKOUKSESSA ON KYSE? Sähköinen kokous on kokousmateriaalien tuottamiseen, jakeluun ja kokoustyöskentelyyn tarkoitettu palvelu. Sähköisessä kokouskäytännössä kokousasiakirjat ja niiden liitteet joko luodaan suoraan järjestelmään, tai julkaistaan sinne organisaation käytössä olevasta asianhallintajärjestelmästä. Luottamushenkilöt pääsevät palveluun verkon kautta omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan ajasta ja paikasta riippumatta. Kokousasiakirjat näkyvät palvelussa kokonaisina esityslistoina, pöytäkirjoina tai asioittain pykälä kerrallaan. Kokousasioihin voi tehdä omia kommentteja ja lisäksi niiden sisällöstä on mahdollista keskustella suoraan järjestelmässä sähköisesti toimielimen muiden jäsenten kanssa. Tarvittaessa samalla välineellä voidaan kokouksessa toteuttaa myös sähköinen äänestys. Sähköinen kokous mahdollistaa myös etäosallistumisen joka vähentää matkakustannuksia merkittävästi.

7 MISTÄ SÄHKÖISEN KOKOUKSEN HYÖDYT MUODOSTUVAT? Sähköisen kokouksen tuomat säästöt riippuvat keskeisesti neljästä tekijästä: 1. Paperiasiakirjojen määrästä 2. Osallistujien määrästä 3. Kokousten frekvenssistä 4. Hyödynnetäänkö etäosallistumista (ja kuinka pitkä kokousmatka olisi) Tyypillisesti jo yksinään kokousasiakirjojen sähköistymisen tuoman säästön myötä investoinnin takaisinmaksuaika jää alle vuoteen.

8 CASE ESPOO 8

9 SÄHKÖISEN KOKOUKSEN HYÖDYT 1. Paperiasiakirjojen vähentämisen kustannussäästöt Esimerkki keskikokoisesta kunnasta Yhden kokouksen esityslistakulut 400 Kustannukset vuodessa Kustannukset kunnan tasolla (10x) Työn helpottuminen ja parantunut tiedonkulku Esityslistat ja aineistot välittömästi palvelun avulla toimielimen jäsenille Valmistellut muutos-ja vastaehdotukset, pöytäkirjan laatiminen ja julkaisu kuntalaisille sekä tiedotusvälineille entistä nopeammin 3. Etäosallistumisen kustannussäästöt Esimerkki lautakunnan kokouksesta Jäseniä yhteensä 10 kpl Keskimääräinen matka 50 km Etäosallistujia 50 % Kokouksia vuodessa 10 kpl Matkakulujen säästö Matka-ajan säästö Säästö yhteensä / lautakunta Esityslistakulujen ja matkakulujen yhteenlaskettu säästö vuodessa yhdeltä lautakunnalta keskikokoisessa kunnassa on yli (esitetyin oletuksin)

10 SÄHKÖISEN KOKOUKSEN TULEVAISUUS ONKO SÄHKÖINEN KOKOUS VÄLIVAIHE MATKALLA UUDENLAISTA SÄHKÖISTÄ OSALLISTUMISTA JA PÄÄTÖKSENTEKOA?

Samankaltaiset tiedostot

SÄHKÖISTEN KUNTAPALVELUIDEN KUSTANNUSHYÖTYANALYYSI 2014. - Tietoa päätöksenteon tueksi -

SÄHKÖISTEN KUNTAPALVELUIDEN KUSTANNUSHYÖTYANALYYSI 2014 - Tietoa päätöksenteon tueksi - SISÄLLYS 1 Johdanto.. 3 2 Julkishallinnon sähköiset palvelut esimerkkejä mahdollisuuksista 7 3 Kustannus-hyötyjen