Sähköisen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus

Transkriptio

1 Sähköisen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus Jari Kallela JUHTAi JulkICT

2 prosessikartta 2

3 Kunnat Skenaario I KDK-PAS-palvelun laajennus Metatiedot metatiedot Valtion viranomaiset Muokattava reititys Pysyvästi Määräajan KDK-PAS säilytys STIII tason 3

4 Skenaario II kaikki arkistoitava Kunnat ja valtion viranomaiset Metatiedot metatiedot reititys Pysyvästi Muokattava STIII säilytys Säilytys KDK-PAS säilytys STIII tason Määräajan 4

5 Skenaario III rikastava ja muokattavan n Kunnat ja valtion viranomaiset Metatiedot metatiedot reititys Pysyvästi Pilvitallennus STIII säilytys Säilytys KDK-PAS säilytys Muokattava STIII tason Määräajan 5

6 Keskeisiä periaatteita Arkistonmuodostajan rooli ja vastuu ennallaan: pääsy palvelussa olevaan on yhä arkistonmuodostajan kautta Arkistolaitoksen roolin muutos: mahdollisuus tarjota palvelua myös määräajan lle lle -palvelun käyttö on pääosin vapaaehtoista, pysyvästi lle lle käyttövelvollisuus -palvelu rahoitetaan budjettivaroin pysyvästi n n osalta -palvelu on maksullista määräajan n n osalta 6

7 Jatko-toimet -työryhmän jälkeen 2016 KDK-PASin kehittäminen (valtion pysyvästi säilytettävien hallinnollisissa prosesseissa syntyvien asiakirjallisten jen osalta) jen vastaanotto ja tallentaminen sekä manuaalinen jen käyttöön toimittaminen metatietojen hallinta hyödyntäjän palvelut (löydettävyys, käyttövaltuutukset, käyttökopio) Laaditaan markkinaselvitys, josta käy ilmi sähköisen arkistoinnin laajuus julkisessa hallinnossa, kypsyysaste eri organisaatioissa sekä kustannukset ja hyödyt. Selvitetään sähköisen arkistoinnin ja säilyttämisen tietoturvavaatimuksia Lisäselvitysten perusteella päätetään palvelun rahoituksesta, vastuutahoista, suunnittelusta ja toteutuksesta 2017 aikana. JUHTAn alaisuuteen perustetaan asianhallinnan ja arkistoinnin työryhmä, Pilotoidaan KDK-PASin palveluja sopivalla kunta-lla. 7

8 KDK-PASin kehittäminen VAPA-palvelun asiakirjallisten SÄHKE2- jen säilyttäminen KDK-PASissa normaalina KDK-PASin toiminnallisuutena Mahdollisuus ottaa vastaan uusia pysyvästi säilytettäviä SÄHKE2-muotoisia asiakirjallisia ja KDK-PASissa, paketointi uutena toiminnallisuutena Mahdollisuus löytää ja ottaa hyödynnettäväksi KDK-PASissa olevia ja pidemmällä aikavälillä esim. AHAA-yhteensopivuuden kautta KDK-PASin PAS-ratkaisun auditointi STIII - ja varten Kehitystyö linkitetään KDK:n ja ATT:n olemassaoleviin ohjausrakenteisiin 8

9 Kuvio 3. Taulukko 1. Sähköisen arkistoinnin markkinaselvityksen tuloksia Siirrettävää sähköisesti ä a yhteensä Heti Gt Gt 2018 Gt Gt 2019 Gt Gt 2020 Gt Gt Myöhemmin Gt Gt Yhteensä Gt Asenne :aa kohtaan positiivinen, paljon odotuksia (kuvio 3), väliaikaisia investointeja suunnitteilla, ellei tule jo 2017 aikana. Valmius jen siirtoon puutteellinen, KA:n suosittamassa formaatissa alle puolet. Tietopalvelukyvykkyyttä koskevat vaatimukset jen määrän vaikuttavat kasvuun Metatiedot kirjavia tai puuttuvat kokonaan. Digitoidusta sta tyypillisesti puuttuvat. Keskeinen riski käyttöönotolle :n maksullisuus (vuosimaksut, jen muunnokset) Sähköisen säilyttämisen tila julkishallinnossa kirjava. Vähän dedikoituja säilytysratkaisuja, t pääosin operatiivisissa järjestelmissä. Digitointia lähinnä teknisessä toimessa. :aan ja arvioidaan kumuloituvan (Gt:a) hitaasti (taulukko 1) BC haastava.

10 Jari Kallela neuvotteleva virkamies Puh (vaihde) Lisätieto: Valtiovarainministeriön viestintä Mediapalvelunumero (arkisin 8 16)