Taulukkolaskenta PERUSMATERIAALI

Transkriptio

1 Taulukkolaskenta PERUSMATERIAALI Microsoft Excel 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright

2 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 4 EXCELIN KÄYNNISTÄMINEN... 4 UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ... 5 OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON)... 6 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET... 6 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR)... 7 PIKAVALIKOIMA (MINI TOOLBAR)... 7 PIKANÄPPÄIMET... 8 PIKAVALIKOT JA PIKAVALIKOIMA HIIREN OIKEA PAINIKE... 8 REAALIAIKAINEN ESIKATSELU... 8 EXCELIN PERUSTEET... 9 EXCEL-IKKUNAN PERUSOSIA JA NIMITYKSIÄ... 9 EXCEL-TYÖKIRJA JA LASKENTATAULUKOT Laskentataulukoiden lisääminen, poistaminen ja uudelleennimeäminen Laskentataulukoiden siirtäminen ja kopioiminen TAULUKON OSAT: SARAKE, RIVI JA SOLU TAULUKOSSA LIIKKUMINEN JA TIETOJEN SYÖTTÄMINEN SARAKELEVEYDEN JA RIVIKORKEUDEN MUUTTAMINEN TAULUKON JA SEN OSIEN VALITSEMINEN AKTIIVISEN SOLUN VALITSEMINEN SOLUALUEEN VALITSEMINEN KOKO SARAKKEEN/RIVIN VALITSEMINEN USEAMMAN ERILLISEN ALUEEN VALITSEMINEN KOKO TAULUKON VALITSEMINEN TIETOJEN POISTAMINEN, SIIRTÄMINEN JA KOPIOIMINEN SOLUJEN TYHJENTÄMINEN RIVIEN JA SARAKKEIDEN POISTAMINEN TYHJÄN RIVIN TAI SARAKKEEN LISÄÄMINEN SOLUALUEEN SIIRTÄMINEEN SOLUALUEEN KOPIOIMINEN KOPIOIMINEN TÄYTTÖKAHVALLA SARJAT JA LUETTELOT TÄYTTÖKAHVALLA TAULUKON MUOTOILU JA SOLUN LUKULUOKKA TAULUKON MUOTOILU TYYLIEN AVULLA Taulukkotyylit Solutyylit MUUT MUOTOILUTYÖKALUT Reunaviivat Solun taustan ja fontin väri MUOTOILUJEN KOPIOINTI MUOTOILUSIVELTIMELLÄ SOLUJEN YHDISTÄMINEN SOLUN LUKUMUOTOILUT (SOLUN LUKULUOKKA) Lukumuotoilun vaihtaminen... 22

3 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 KAAVAT JA SOLUVIITTAUKSET SUMMA-PAINIKKEEN KÄYTTÄMINEN PAINIKKEEN MUUT PERUSFUNKTIOT KAAVAT JA LASKENTAOPERAATTORIT Kaavan teko hiirellä osoittamalla SOLUVIITTAUKSET Suhteellinen viittaus Suora viittaus (absoluuttinen viittaus) Sekaviittaukset Viittaaminen toiseen taulukkoon Viittaaminen toiseen työkirjaan VIRHEILMOITUKSET FUNKTIOT FUNKTION LISÄÄMINEN TAVALLISIMPIA FUNKTIOTA KESKIARVO, LASKE, MIN ja MAKS KAAVIOT, TUNNISTEET JA KUVAT KAAVION LUOMINEN Ympyräkaaviot Pylväskaaviot Viivakaaviot KAAVION LISÄÄMINEN Kaavion sijainnin vaihtaminen YLÄ- JA ALATUNNISTEEN LISÄÄMINEN TAULUKKOON KUVAN LISÄÄMINEN TAULUKKOON TIEDONHALLINTA EXCELILLÄ TAULUKON LUOMINEN (ENT. LUETTELO) LAJITTELEMINEN SUODATTAMINEN... 38

4 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Excel-työkirja ja laskentataulukot Excelillä tehtyä työtiedostoa kutsutaan työkirjaksi (workbook) ja se voi sisältää useita laskentataulukoita (sheet) ja kaavioita omina välilehtinään. Esimerkissä Kirjanpito niminen työkirja sisältää 4 välilehteä kolme laskentataulukkoa ja yhden kaavion: TYÖKIRJA Kirjanpito2008.xlsx Menokaavio Maalisku2008 Helmiku2008 Tammikuu2008 LASKENTATAULUKOT Laskentataulukoiden lisääminen, poistaminen ja uudelleennimeäminen Laskentataulukkojen hallintaan liittyvät toimet on kätevää tehdä napsauttamalla halutun taulukkovälilehden päällä hiiren oikealla. Apuvalikosta voi poistaa valitun taulukon tai nimetä sen uudelleen. Excel 2007:ssa on pikapainike uuden laskentataulukon lisäämiseksi Laskentataulukoiden siirtäminen ja kopioiminen Apuvalikosta löytyvä Siirrä tai kopioi on kätevä toiminto, kun halutaan kopioida taulukko (usein uuden pohjaksi) tai siirtää taulukko kokonaan toiseen työkirjaan:

5 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttäminen Voit liikkua laskentataulukon solujen välillä näppäimistöllä tai hiirellä. Hiirellä liikkuessa riittää, että napsautat soluun, johon haluat syöttää tietoja ja kirjoitat siihen haluamasi arvon. Kun syötät soluun tietoa, kaavariville ilmestyvät tiedon hyväksymis- ja hylkäämispainikkeet: Peruuta (hylkää) ESC Hyväksy ENTER Peruuttaminen (ESC) hylkää soluun tällä muokkauskerralla tehdyt muutokset kätevää, kun huomaa esim. sotkeneensa oikean arvon tai toimivan laskukaavan. ENTER hyväksyy ja siirtyy riviä alaspäin. Samoin myös SARKAIN hyväksyy, mutta siirtyy samalla sarakkeen oikealle. Jos solussa on jo arvo, suoraan kirjoittamisen aloittaminen poistaa vanhan arvon. Jos haluat muokata vanhaa arvoa, napsauta haluamassasi solussa kaavariville tai käytä kätevää pikanäppäintä F2. Arvo syötetään suoraan soluun. Jos solussa halutaan tehdä laskutoimituksia tai käyttää funktioita ja viittauksia, tietojen syöttäminen aloitetaan =-merkillä. Kaavojen syöttämisestä tarkemmin sivulta 23 alkaen. Tietojen syöttäminen näppäimistöllä on usein nopeampaa: Taulukossa liikkuminen näppäimistöllä Näppäinkomento Sarkain Vaihto + Sarkain Enter Ctrl + Enter Nuolinäppäin CTRL + Nuolinäppäin F2 ESC Home Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Toiminta Seuraava solu oikealle Edellinen solu vasemmalle Alapuolella olevaan soluun Syötä sama arvo kaikkiin valittuihin soluihin Solu nuolen osoittamaan suuntaan Seuraava tietoja sisältävä solu nuolen suuntaan Siirry muokkaamaan valitussa solussa jo olevaa tietoa Hylkää syötetty tieto (vanha tieto jää voimaan) Rivin alkuun Taulukon alkuun Taulukon loppuun Seuraavaan taulukkoon työkirjassa Edelliseen taulukkoon työkirjassa

6 Taulukkolaskenta Microsoft Excel / Muut muotoilutyökalut Edellä kuvatut valmiit taulukko- ja solutyylit ovat helppo ja nopea tie taulukon muotoilemiseen. Kun lopputulosta halutaan täydentää, voidaan käyttää jo edellisistä versioista tuttuja muotoilutyökaluja, jotka löytyvät Aloitus-välilehdeltä tai solun pikavalikoimasta. Reunaviiva Solun taustaväri Fontin väri Kaikkien muotoilujen tekemiseen toimii sama perussääntö: 1. Ensin valitse haluamasi solu tai solut 2. Sitten tee muotoilu haluamallasi työkalulla Avaa Muotoile solut -valintaikkuna, josta löytyvät kaikki mahdolliset muotoilut Reunaviivat Valitse ensin haluamasi solut ja sitten Reunaviivat-painikkeen nuolen kautta avautuvasta valikosta tälle alueelle sopiva reunaviiva:

7 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Viittaaminen toiseen taulukkoon Viittaaminen toiseen taulukkoon onnistuu helposti hiirellä osoittamalla: 1. Aloita kaava kirjoittamalla =-merkki 2. Kun haluat arvon toisesta taulukosta, napsauta haluamasi taulukkovälilehden päältä: 3. Tee viittaus haluamaasi soluun normaalisti hiirellä osoittamalla 4. Halutessasi jatka kaavaa operaattoreilla tai valitse uusi arvo haluamastasi taulukosta 5. Hyväksy kaava painamalla Enter, jolloin palaat lähtötaulukkoon Soluun B1 on haettu taulukosta Tammikuu08 solun C7 arvo. Toiseen taulukkoon viittaaminen näkyy kaavassa siis taulukon nimenä ja huutomerkkinä viittauksen edessä. Viittaaminen toiseen työkirjaan Voit tehdä soluviittauksia myös kokonaan toiseen työkirjaan. Usein onkin kätevää pitää esimerkiksi yrityksen hinnasto yhdessä työkirjassa, jolloin hintojen muutoksia ei tarvitse tehdä kuin yhteen paikkaan. Kun hinnaston sisältävä työkirja on auki, voit tehdä viittauksen siihen siirtymällä työkirjaan tehtäväpalkista ja osoittamalla haluamaasi solua tavalliseen tapaan. Työkirja tulee kaavaan taulukon eteen hakasuluissa. Jos työkirjan tai taulukon nimessä on välilyöntejä, ne merkitään kaavaan heittomerkkien sisään. Alla taulukossa esimerkkejä merkintätavoista: Viittaaminen toiseen taulukkoon Tuotehinnasto!B3 Taul2!F8 Poistotuotteet!A1:B8 Tuotteet ja hinnasto!c6 Solu B3 taulukossa Tuotehinnasto Solu F8 taulukossa Taul2 Solualue A1:stä B8:aan taulukossa Poistotuotteet Solu C6 taulukossa Tuotteet ja hinnasto Viittaaminen toiseen työkirjaan [Kirjanpito2008.xlsx]Taul1!$A$2 Solu A2 taulukossa Taul1 työkirjasta Kirjanpito2008.xlsx '[Budjetin seuranta elokuu 2008.xlsx]Taul1'!$B$1 Solu B1 taulukossa Taul1 työkirjasta Budjetin seuranta elokuu 2008.xlsx

8 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Funktiot Funktio on Excelissä valmiina oleva laskukaava. Funktio suorittaa laskutoimituksen annettujen arvojen eli argumenttien perusteella ja palauttaa yhden tuloksen: ARGUMENTTI 1 ARGUMENTTI 2 ARGUMENTTI 3 FUNKTIO TULOS ARGUMENTTI 4 Argumentteja voi olla 0-30 kpl funktiosta riippuen. Argumentit voivat olla mm. soluviittauksia, lukuja, tekstiä tai toisia funktioita. SUMMA-funktiolle on annettu yksi argumentti, solualue D2:sta D4:ään. Saadaan tulos 442,40 Myös funktion sisältämä kaavaa alkaa =-merkillä. Funktion argumentit lisätään sulkujen sisään välittömästi funktion nimen jälkeen. Jos argumentteja on useita, ne erotetaan toisistaan puolipisteellä (huomaa, että kaksoispistettä taas käytetään merkitsemään solualuetta). Funktion lisääminen 1. Valitse yksi solu, johon haluat funktion ja samalla sen tuloksen 2. Napsauta kaavarivin Lisää funktio -painiketta (tai samaa painiketta Kaavatvälilehden alusta):

9 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Kaaviot, tunnisteet ja kuvat Kaavion luominen Taulukossa oleva numerotieto herää eloon, kun siitä piirretään havainnollinen graafinen esitys Excelin ohjatulla kaavion luomisella.. Tärkeää on valita dataan ja tilanteeseen sopiva kaaviotyyppi. Ympyräkaaviot Ympyräkaavio soveltuu yksinkertaiseen tilanteeseen, jossa on tarkoitus esittää, miten tietty yksi kokonaisuus (100%) jakautuu osiin. Ympyräkaavion yksi sektori vastaa kysymykseen, kuinka suuren osan tämä tekijä muodostaa kokonaisuudesta. Sektoreita suositellaan olevan enintään 6 kpl ja ne tulisi järjestää kello 12:sta alkaen myötäpäivään suurimmasta pienimpään (Excel ei lajittele tietoja automaattisesti suuruusjärjestykseen, vaan an tämä pitää itse tehdä taulukkoon). Pylväskaaviot Pylväskaavio on yleinen kaaviotyyppi, jolla kuvataan määrää: Kuinka paljon? Pylväskaaviossa voidaan samalla kertaa kuvata useita eri luokkia tai ryhmiä. Pylväskaavioita on useita eri alatyyppejä, jotka jakautuva pystypylväisiin ja vaakapylväisiin. Pystypylväskaaviossa pylvään korkeus kertoo yleensä määrän ja vaaka-akselilla (luokkakuvaamassa akselilla) on jokin tasavälinen ja jatkuva-arvoinen yksikkö ryhmää/luokkaa. Pystypylväskaaviossa voidaan helposti kuvata useampien asioiden suuruutta samassa kaaviossa ja myös vertailla arvoja eri luokkien välillä. Vaakasuuntaisella luokka-akselilla akselilla olisi hyvä olla tasaisesti jatkuva yksikkö. Vaakapylväskaaviot soveltuvat hyvin tilanteisiin, jossa luokka-akselin akselin asteikko ei ole jatkuva eikä järjestävä.

10 Taulukkolaskenta Microsoft Excel /38 Lajitteleminen Taulukon lajitteleminen on helppoa: 1. Valitse yksi solu sarakkeesta, jonka mukaan haluat tiedot lajitella. 2. Napsauta Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -painiketta ja valitse joko nouseva lajittelu (A>Ö) tai laskeva lajittelu (Ö>A) : Suodattaminen Mukautettu lajittelu -valinnalla voit käyttää useampaa lajitteluperustetta, esim. ensisijaisesti sukunimen mukaan ja toissijaisesti (sama sukunimi) etunimen mukaan. Jos alue on muotoiltu taulukoksi (sivulla 37), löydät lajittelun ja suodattamisen napsauttamalla pikasuodatus-painikkeita otsikkojen oikeasta reunasta. Tällöin aukea valikko: Napsauta pikasuodatuspainiketta haluamasi sarakkeen oikeassa reunassa Pikasuodatus-painikeessa näkyy nyt suodatuksen merkki. Voit lopettaa suodatuksen tämän sarakkeen perusteella napsauttamalla painiketta ja valitsemalla Valitse kaikki. Pikasuodatuksen painikkeet saa näkyviin myös napsauttamalla käyttöön Aloita-välilehdeltä Lajittele ja suodata -painikkeesta Suodata-toiminnon käyttöön. Tiedot-välikehden Lajittele ja suodata ryhmästä löydät myös em. lajittelu ja suodatus -työkalut. Tyhjennäpainike poistaa kerralla kaikki suodatukset: Jätä ruksatuiksi vain ne vaihtoehdot, jotka haluat jättää näkyviin ja hyväksy napsauttamalla OK. Tekstisuodattimet/numerosuodattimet - kohdasta voit muotoilla monipuolisempia suodatusehtoja.