2. Paina hiiren oikeaa näppäintä, pääset valikkoon. Valitse Lisää, tyhjä sarake ilmestyy aktivoidun sarakkeen eteen

Transkriptio

1 Sivu 1 / 8 24 TIETOJEN SUODATTAMINEN JA LAJITTELU EXCELISSÄ Kun olet tehnyt raporttihaun, saat todennäköisesti paljon tietoa Excel-listalle. Tässä ohjeessa on esitelty joitain keinoja, joilla Excelissä olevia tietoja voi käsitellä. Ohjeet on tehty Excel 2010-pohjalta, vanhemmissa tai uudemmissa versioissa toiminnot voivat olla eri paikoissa. SARAKKEEN LEVENTÄMINEN Kun sarakkeessa on enemmän tietoa, kuin mitä näkyy, voi sarakkeen leventää kätevästi tuplaklikkaamalla hiirellä sarakkeiden välistä viivaa kirjainrivillä: = SARAKKEEN LEIKKAUS JA KOPIOINTI TOISEEN PAIKKAAN Voit muuttaa sarakkeiden järjestystä 1. Paina hiirellä kirjaimen kohdalta sarake aktiiviseksi siitä kohdasta, jonka eteen haluat siirtää toisen sarakkeen 2. Paina hiiren oikeaa näppäintä, pääset valikkoon. Valitse Lisää, tyhjä sarake ilmestyy aktivoidun sarakkeen eteen 3. Aktivoi hiirellä kirjainta painamalla sarake, jonka haluat siirtää. Huom! Varmista että leikkaat aina koko sarakkeen sisällön. 4. Valitse hiiren oikealla painamalla Leikkaa

2 Sivu 2 / 8 5. Aktivoi hiirellä aiemmin luomasi tyhjä sarake, paina aktivoidusta kirjaimesta hiiren oikealla näppäimellä ja valitse Liitä (eli kansiokuva) 6. Sarake, jossa tiedot olivat, on nyt tyhjä, joten sen voi poistaa aktivoimalla sarake, painamalla hiiren oikealla valikon esiin ja valitsemalla Poista Mikäli et ole leventänyt sarakkeita niiden sisällön mukaan, tiedot ovat osittain peitossa. Valitsemalla yksittäisen solun, näet sen sisällön Excelin funktiorivillä: = (tieto on sarakkeessa J) = TAULUKOINTI JA SUODATUS Tässä ohjeessa neuvotaan yksi tapa suodattaa ja lajitella Excelin tietoja. On olemassa myös muita tapoja. Tämä ohje aloittaa siitä, että Excel-raportti muotoillaan taulukoksi:

3 Sivu 3 / 8 1. Valitse mikä tahansa tietoa sisältävä solu 2. Paina pohjaan näppäinyhdistelmä Ctrl+A (koko taulukko, jossa on tietoja, aktivoituu jos taulukossa on tyhjiä sarakkeita aktivointi pysähtyy siihen) 3. Valitse yläpalkin välilehdeltä Aloitus, kohta Muotoile taulukoksi ja valitse taulukkomalli Ruksita Taulukossa on otsikot ja paina OK 4. Taulukkomuotoilussa saat kullekin sarakeotsikolle suodatin nuolet sarakkeen nimen oikealle puolelle

4 Sivu 4 / 8 TAULUKON TIETOJEN SUODATUS Voit valita, mitä tietoja taulukosta näytetään valitsemalla suodatinnuolen alta. Tässä esimerkissä on valittu Postitoimipaikan suodatinnuoli. - Jos otetaan ruksi pois esimerkiksi kohdasta HELSINKI, ja painetaan OK, päivittyy taulukkoon näkyviin ainoastaan ne rivit, joissa EI OLE postitoimipaikkana HELSINKI - Jos painetaan (Valitse kaikki) kohdalta ruksi pois, lähtevät kaikki valinnat pois - Sen jälkeen voi valita listalta yhden tai useamman, jolloin taulukkoon päivittyvät näkyviin vain ne rivit, joissa on ne postitoimipaikat, jotka olet listalta ruksittanut. Kun sarakkeessa on suodatus päällä, tulee suodatinnuolen viereen suppilon muotoinen musta merkki: Voit luoda suodatuksia samanaikaisesti eri sarakkeisiin. Silloin voit hakea tietoja esimerkiksi valitsemalla pelkästään Henkilöjäsenet ja pelkästään Vantaalla asuvat taulukkoon:

5 Sivu 5 / 8 TAULUKON SUODATUKSEN POISTAMINEN Kun olet tehnyt suodatuksia taulukkoon, voit poistaa suodatuksen joko sarake kerrallaan valitsemalla suodatinnuolen alta Poista suodatin kohteesta Postitoimipaikka: tai valitsemalla ensin taulukosta yhden minkä tahansa solun ja sitten yläpalkin välilehdeltä Aloitus, kohta Lajittele ja suodata ja sen alta Tyhjennä. Tämä vaihtoehto tyhjentää kaikki suodatukset kaikista sarakkeista taulukosta samalla kertaa ja palauttaa taulukon alkuperäiseen muotoonsa: TIETOJEN LAJITTELEMINEN AAKKOSJÄRJESTYKSEEN ERI SARAKKEIDEN TIETOJEN MUKAAN Valitsemalla minkä tahansa sarakkeen suodatinnuolen, voit lajitella koko taulukon tiedot aakkosjärjestykseen tämän sarakkeen tietojen mukaisesti. Esimerkiksi valitsemalla jäsenlajin alta lajittele A-Ö, koko taulukko päivittyy niin, että listalla ovat ensin ne, joiden jäsenlaji alkaa aakkosissa ensimmäisellä kirjaimella. Kun sarakkeessa on aakkosjärjestyksen mukainen suodatus, päivittyy suodatusnuolen viereen pieni nuoli: Aakkosjärjestyksessä olevan lajittelun saa pois valitsemalla ensin sukunimen aakkos-lajitteluperusteeksi ja sen jälkeen valitsemalla ylävalikosta Lajittele ja suodata ja Tyhjennä (ks. edellinen ohjekohta). TIETOJEN ANALYSOINTI JA PIVOTOINNIN ALKEET Joskus jäsenlistaukset voivat olla pitkiä ja listauksesta olisi hyvä saada tietoja, esimerkiksi kuinka moni jäsenistä asuu tietyllä paikkakunnalla. Tällaisen yksittäisen tiedon voi saada esiin

6 Sivu 6 / 8 1. Lajittelemalla ko. sarakkeen tiedot aakkosjärjestykseen 2. Maalaamalla hiirellä kaikki tiedot 3. Katsomalla määrän Excel-ikkunan oikeasta alareunasta Tiedon saat myös klikkaamalla kyseisen sarakkeen aktiiviseksi, jolloin alareunaan tulee tieto samalla tapaa kuin ylhäällä näkyvässä kuvassa, mutta tällöin täytyy muistaa, että summa sisältää myös otsikkorivin! =

7 Sivu 7 / 8 PIVOTOINTI-ESIMERKKI: ERI PAIKKAKUNNILLA ASUVAT JÄSENET Yksi tapa saada aineistosta helposti tietoja on pivotointi. Tässä ohjeessa on ohjeistettu kuinka saada tieto siitä, kuinka moni Excel-raporttiin listatuista jäsenistä asuu eri paikkakunnilla. Tätä ohjetta voi soveltaa muihin tietoihin ja lisää oppii kokeilemalla. Toimiaksesi tämän ohjeen mukaisesti tarvitset jäsenistöstä sellaisen raportin, jossa on saraketietoina ainakin asiakasnumero tai jäsennumero sekä postitoimipaikka (tai kunta) tiedot. 1. Valitse taulukosta jokin aktiivinen solu ja paina näppäinyhdistelmä Ctrl+A 2. Sen jälkeen valitse yläpalkista Lisää välilehdeltä Pivot-taulukko ja paina seuraavassa ponnahdusikkunassa OK 3. Excel luo uuden välilehden Exceliin:

8 Sivu 8 / 8 4. Valitse sivun oikeasta yläreunasta ruksittamalla Postitoimipaikka, tieto ilmestyy Pivot-taulukkoon riviotsikkotiedoksi (voit halutessasi vetämällä viedä tiedon oikeassa alareunassa sarakeotsikkotiedoksi, jos haluat mieluummin leveän kuin korkean taulukon) = 5. Paina hiirellä keskeltä tekstiä Henkilön asiakasnumero ja hiiren nappia pohjassa pitämällä raahaa kohta oikean alareunan taulukkoon kohtaan Arvot 6. Ohjelma laskee automaattisesti kuinka monta jäsentä raportista löytyy kutakin paikkakuntaa kohden: Samalla ohjeistuksella voit tutkia esimerkiksi kuinka monta miestä/naista/tyttöä/poikaa tai eri jäsenlajilla merkittyä henkilöä aineistossa