Excel 2010 KJK. Microsoft Excel 2010 EDISTYNYT KÄYTTÖ. Kari J Keinonen KJK. Kari J Keinonen 1

Transkriptio

1 Microsoft Excel 2010 EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen Kari J Keinonen 1

2 Käyttöoikeustiedot Ornanet Koulutuksen e-kirjat Apu- ja harjoitustiedostot Excel 2010 Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (orgnaisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E- kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN Olemme tuottaneet seuraavia e-kirjoja tietojenkäsittelystä sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista - Käytön perusteet Windows 7 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Project 2007 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1 tai 9.0) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauttamalla tätä linkkiä! Löydät Office 2010 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Excel-2010-ab-s-aputiedostot -kansiosta. Kari J Keinonen 2

3 Sisällysluettelo Excel 2010 Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat...2 Apu- ja harjoitustiedostot...2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 8 Mikä on Excel?...9 Mitä on taulukkolaskenta?...9 Taulukkolaskennan perusperiaate Taulukkolaskenta kuvana Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Ohjelman lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot Valintanauha ja välilehdet Valintaikkunat Valikoimat Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview) Pikavalikko ja pikavalikoima Näkymät Normaali (Normal) -näkymä Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä Sivun asetukset (Page Setup) -valintaikkuna Ylä- ja alatunniste Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä Tiedoston käsitteleminen Uusi työkirja Tiedoston avaaminen Avaa aiemmin luotu työkirja mallina Avaa ja korjaa tiedosto Tiedostojen välillä liikkuminen Tiedoston sulkeminen Tulostus Määritä tulostusalue Alueen valitseminen taulukosta Koko taulukon valitseminen Koko työkirjan valitseminen Esikatselu (Preview) Tulostus (Print) Sivun asetukset (Page Setup) Tallennus (Save) Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon Työkirjan (tiedoston) jakaminen Kari J Keinonen 3

4 Keskeiset perusteet Solu Työarkilla liikkuminen ja solun valinta Soluosoite Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa Solun sisällön poistaminen tai korvaaminen Alue ja sen valinta Koko työarkki Erillisten alueiden valinta Rivi Sarake Rivi- ja sarakeotsikoiden kiinnittäminen Rivien ja sarakkeiden piilottaminen Alueiden nimeäminen Aluenimien käyttäminen Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus Solun ja alueen sisällön muotoileminen Teemat (Themes) Solutyylit Kirjasimen muotoilu Lukujen esitysmuodon muotoileminen Solun ja alueen tasaus Muotoilusivellin kopioi muotoiluja Sisennyksen tekeminen soluun Muotoilun poistaminen Ehdollinen muotoilu Kumoa - Tee uudelleen toiminnot Kumoa (Undo) Tee uudelleen (Redo) Toista (Repeat) Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot Leikepöytä Kopiointi (Copy) Kaavojen tuottaminen kopioimalla Kopiointi laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä Leikkaaminen (Cut) Tiedon siirtäminen laskentataulukoiden ja työkirjojen välillä Liittäminen eli sijoittaminen (Paste) Arvojen kääntäminen taulukossa Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella Arvosarjojen tuottaminen Oman luettelon luominen Etsi - Korvaa toiminnot Etsi (Find) Korvaa (Replace) Valinta (Select) Tekstitiedosto Exceliin Kaavat Kaavojen kirjoittaminen Kari J Keinonen 4

5 Funktiot Lisäfunktioiden asentaminen Funktioiden käyttäminen Funktion kirjoittaminen Funktion lisääminen ohjatusti Tärkeimmät funktiot Matemaattiset ja trigonometriset funktiot Päivämäärä- ja aikafunktiot Tilastofunktiot Loogiset funktiot Tekstifunktiot Hakufunktiot Taloudelliset funktiot Tietokantafunktiot Huolellisuus ja tarkistaminen Ajatteleminen on tärkeintä Jatka ajattelemista Virheentarkistamisen työkalut Esitysgrafiikka Kuvan lisääminen Valokuvan käsittely Piirretyt kuvat SmartArt-grafiikkaobjektit Luvuista kaavioita Pylväskaavion luominen Pylväskaavion muokkaaminen Kaavion sijainti Ympyräkaavion luominen Kaavion arvot kahdella kuvaajalla Oman kuvan käyttäminen pylväissä Kaavio toisessa työkirjassa Taulukko-toiminto, tietokanta Miksi tietokantoja tehdään? Excel tietokannat Miten tietokantoja luodaan? Taulukon perustaminen Tiedon syöttäminen taulukkoon Taulukon muotoileminen Tiedon poistaminen taulukosta Taulukon pikasuodatus Taulukon lajitteleminen Tietueduplikaattien poistaminen Kyselyt, raportit ja poiminta Erikoissuodatus Otsikkorivin tulostaminen joka sivulle Kari J Keinonen 5

6 Malli Mikä tällainen malli on? Miksi malli? Missä mallia käytetään? Laskentamallin luominen Mallin tallentaminen Tallennus malliksi Mallin käyttäminen Uusi työkirja mallia käyttäen Mallin muuttaminen Syöttölomake Mikä on syöttölomake? Lomakeobjektit Lomakeobjektien käyttäminen Hyperlinkki Suojaustoimet Työkirjan avaaminen Työkirjan rakenne Taulukon suojaus Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta Makrot Suojausasetukset Nauhoitetut makrot Makron nauhoittaminen Makrojen suorittaminen Funktion ohjelmoiminen Aliohjelman ohjelmoiminen Tavoitteen haku ja ratkaisija Tavoitteen haku (Goal Seek) Ratkaisin (Solver) Skenaariot (Scenarios) Pivot-taulukko Pivot-taulukon luominen Pivot-taulukon muokkaaminen Pivot-taulukon päivittäminen Pivot-taulukon suodattaminen PDF-muunnos Mikä on PDF-tiedosto? PDF-tiedoston tuottaminen PDF-tiedostoksi tulostaminen PDF-tiedostoksi julkaiseminen Usean työarkin käsittely Taulukkovälilehdet Taulukkovälilehtien käsittely Laskentaa useassa työarkissa Kari J Keinonen 6

7 Meta- ja tunnistetiedot Kommentointi Oikoluku Asetukset Asetuksiin vaikuttaminen Ohjelmistotason asetukset Ohjelman oletusasetukset Tiedostoasetukset Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen Excelin asetukset Valintanauhan mukauttaminen Pikatyökalurivin mukauttaminen Oletustallennusmuodon muuttaminen Tilapalkin mukauttaminen Automaattinen korjaus Näytön zoomaaminen Tiedostoasetusten mukauttaminen Asiakirjojen yhteiskäyttö Eri tiedostomuotojen avaaminen Eri tiedostomuotoon tallentaminen Linkitys Solun linkitys toiseen Työarkkien välinen linkitys Excel tiedostojen linkitys Excel tietojen linkittäminen Wordiin Ohje-toiminto Hakemisto Kari J Keinonen 7

8 Johdanto!!!! Kädessäsi on Excel-koulutuksen opintomateriaali. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä e-kirjaa. Kirja on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta ja itseopiskelua. Punaisella huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Kun opiskelet Excelin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Tämä e-kirja on tehty "kulumaan" käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen että opit Excelin perusteet (sivu 10) ja saat kunnollisen kokonaiskuvan (lisätietoa sivulla 11) ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja joista vähitellen luot taulukkolaskennassa oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Kari J Keinonen 8