Taulukkolaskennan perusmateriaali

Transkriptio

1 Taulukkolaskennan perusmateriaali Tietokoneen käyttäjän A-kurssi 4. moduuli ( Microsoft Excel (XP/2002 ja 2003 Fin) Materiaaliversio 1.2 (päivitetty ) Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright

2 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 2/40 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 4 EXCELIN KÄYNNISTÄMINEN JA OHJELMAIKKUNAN OSAT... 4 EXCELIN KÄYNNISTÄMINEN...4 EXCEL-OHJELMAIKKUNAN OSAT Otsikkorivi Valikkorivi Työkalurivit Kaavarivi Nimiruutu Tehtäväruutu Zoomaus ja vierityspalkit Taulukkovälilehdet...9 TAULUKON OSAT: SARAKE, RIVI JA SOLU...9 TAULUKOSSA LIIKKUMINEN JA TIETOJEN SYÖTTÄMINEN SARAKELEVEYDEN JA RIVIKORKEUDEN MUUTTAMINEN...11 TAULUKON JA SEN OSIEN VALITSEMINEN AKTIIVISEN SOLUN VALITSEMINEN...11 SOLUALUEEN VALITSEMINEN...11 KOKO SARAKKEEN/RIVIN VALITSEMINEN...11 USEAMMAN ERILLISEN ALUEEN VALITSEMINEN...12 KOKO TAULUKON VALITSEMINEN...12 TIETOJEN POISTAMINEN, SIIRTÄMINEN JA KOPIOIMINEN SOLUJEN TYHJENTÄMINEN...12 RIVIEN JA SARAKKEIDEN POISTAMINEN...12 TYHJÄN RIVIN/SARAKKEEN LISÄÄMINEN VÄLIIN...13 SOLUALUEEN SIIRTÄMINEEN...13 SOLUALUEEN KOPIOIMINEN...13 KOPIOIMINEN TÄYTTÖKAHVALLA...14 SARJAT TÄYTTÖKAHVALLA...14 TAULUKON MUOTOILU JA SOLUN LUKULUOKKA TAULUKON MUOTOILU...15 REUNAVIIVAT...15 TÄYTTÖVÄRI JA FONTIN VÄRI...16 SOLUJEN YHDISTÄMINEN...16 MUOTOILUSIVELTIMEN KÄYTTÖ...17 MONIPUOLISEMMAT SOLUMUOTOILUT...17 SOLUN LUKULUOKKA...18 KAAVAT JA SOLUVIITTAUKSET SUMMA-PAINIKKEEN KÄYTTÄMINEN...19 KAAVAT JA LASKENTAOPERAATTORIT...20 VIITTAUKSIEN KÄYTTÄMINEN KAAVOISSA...21 Suhteellinen viittaus...21 Suora viittaus...21 Sekaviittaus...21

3 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 3/40 Kaavat hiirellä osoittamalla...22 Kaavat kirjoittamalla...22 Viittaaminen toiseen taulukkoon...22 Viittaaminen toiseen työkirjaan...23 VIRHEILMOITUKSET...23 FUNKTIOT FUNKTION LISÄÄMINEN...24 YLEISIMPIÄ FUNKTIOITA JA ESIMERKKEJÄ...25 Matemaattiset funktiot...25 Tilastofunktiot...26 Rahoitusfunktiot...27 Loogiset funktiot ja vertailuoperaattorit...28 Hakufunktiot...29 Tekstifunktiot...30 Kalenterifunktiot...30 Erikoisfunktiot...30 KAAVIOT, TUNNISTEET JA KUVAT KAAVION LUOMINEN...31 YLÄ- JA ALATUNNISTEEN LISÄÄMINEN TAULUKKOON...32 KUVAN LISÄÄMINEN TAULUKKOON...33 LUETTELOT MITÄ OVAT EXCEL-LUETTELOT?...34 TIETOJEN LAJITTELU...34 TIETOJEN SUODATUS...35 HYÖDYLLISIÄ TAULUKKOLASKENTATOIMINTOJA TULOSTUSALUEEN MÄÄRITTÄMINEN...37 SOLUALUEEN NIMEÄMINEN...37 TAVOITTEEN HAKU -TOIMINTO...38 KELPOISUUSTARKISTUSTEN MÄÄRITTÄMINEN...39 Luettelo kelpoisuusehtona (luetteloruutu)...39

4 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 4/40 Materiaalin versiosoveltuvuus ja kieli Materiaalin kuvat ovat suomenkielisen Microsoft Excelin versiosta XP/2002. Materiaalin ohjeet on testattu toimiviksi myös versiossa Englanninkielisen Office-paketin käyttöliittymän saa halutessaan vaihdettua kokonaisuudessaan suomenkieliseksi apuohjelmalla, joka löytyy HSE:n luokista: Start Programs Microsoft Office Microsoft Office Tools Microsoft Office 2003 Language Settings Uusi kieli tulee käyttöön, kun Office-sovellukset seuraavan kerran käynnistetään. Excelin käynnistäminen ja ohjelmaikkunan osat Excelin käynnistäminen Saat käynnistettyä Excel-taulukkolaskentaohjelman 1. Käynnistä-valikosta Saat uuden tyhjän työkirjan laskentataulukoineen. 2. Kaksoisnapsauttamalla Excel-työkirjaa esim. Resurssienhallinnassa, jolloin Excel käynnistyy ja avaa suoraan valitsemasi työkirjan. (Joihinkin koneisiin on työpöydälle lisätty myös pikakuvakkeet Exceliin ja muihin Officesovelluksiin.)

5 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 5/40 Excel-ohjelmaikkunan osat 1. OTSIKKORIVI 6. TEHTÄVÄRUUTU 2. VALIKKORIVI 4. KAAVARIVI 3. TYÖKALURIVIT 5. NIMIRUUTU 7. VIERITYSPALKKI 8. TYÖKIRJAN ERI TAULUKOT

6 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 6/40 1. Otsikkorivi Ikkunan otsikkorivillä näet avoinna olevan työkirjan tiedostonimen (kirjanpito2006.xls) ja käytössä olevan ohjelman (Microsoft Excel). Oikean reunan ikkunan ohjauspainikkeilla voit lisäksi: 1. Pienentää Excel-ikkunan tehtäväpalkkiin. Ohjelma jää käyntiin. 2. Suurentaa ikkunan tai palauttaa pienempään kokoon. Painike vaihtuu tilanteen mukaan joko suurentamispainikkeeksi tai palautuspainikkeeksi. 3. Sulkea Excel-ikkunan eli samalla koko ohjelman 2. Valikkorivi Valikkoriviltä löydät eri valikoihin jaoteltuina kaikki Excelin toiminnot. Tiedosto-valikosta löydät tärkeimmät työkirjan avaamiseen, tallentamiseen ja tulostamiseen liittyvät toiminnot. Muokkaa-valikosta löydät mm. leikepöydän käyttöön liittyvät toiminnot eli esimerkiksi kopioimisen ja liittämisen. Näytä-valikosta voit mm. määrätä näkymän ja sen, mitkä elementit näkyvät Excel-ikkunassa voit näyttää/piilottaa esimerkiksi työkalurivejä. Valikoista löytyvä toiminto ilmoitetaan materiaalissa seuraavasti: Lisää Kuva Tiedostosta. (Näin valitsemalla löytyy Excelin toiminto, jolla lisätään taulukkoon kuva jostakin valmiista kuvatiedostosta.) Valikkorivin lopussa on samat kolme ikkunanhallintapainiketta kuin otsikkorivilläkin. Näillä voi tehdä samat ikkunanhallintatoimet kullekin työkirjalle Excel-ohjelman sisällä. Esimerkiksi valikkorivin ruksilla (alempi) voit sulkea tietyn työkirjan, mutta ei koko Excel-ohjelmaa. 3. Työkalurivit Työkaluriveillä on pikapainikkeina useimmin tarvittavia toimintoja. Työkalurivit voi mukauttaa vastaamaan omia tarpeitaan, joten ne eivät välttämättä ole kaikilla koneilla samat tai samassa järjestyksessä. Useimmiten oletuksena näkyvillä on kuitenkin vakiotyökalurivi ja muotoilutyökalurivi. Jos et muista, mitä työkalu tekee, voit viedä hiiren työkalun päälle, ja saat työkaluvihjeen keltaiseen pieneen laatikkoon.

7 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 7/40 Vakiotyökalurivi Työkalurivin asetukset Ohje Zoomaa Piirto Kaavion luominen Lajittelel laskevasti Lajittele nousevasti Summa Lisää hyperlinkki Tee uudelleen Kumoa Muotoilusivellin Liitä / Liitä määräten Kopioi Leikkaa Kieliasun tarkistus Esikatselu Tulosta Etsi Tallanna Avaa Uusi työkirja Vakiotyökaluriville koottu Excelin eniten käytettyjä toimintoja, monista materiaalissa lisää myöhemmin. Muotoilutyökalurivi Työkalurivin asetukset Fontin väri Täyttöväri (solun tausta) Reunat Suurenna sisennystä Pienennä sisennystä Vähennä desimaaleja Lisää desimaaleja Erotinnuoto Prosenttimuoto Valuutta Yhdistä ja keskitä Tasaa oikeat reunat Keskitä Tasaa vasemmat reunat Alleviivaus Kursiovointi Lihavointi Fonttikoko Fontti Nimen mukaan muotoilutyökaluriviltä löytyvät tärkeimmät solukohtaiset muotoilut. Muotoilu onnistuu valitsemalla ensin halutut solut (ks. sivu 12) ja klikkaamalla sitten haluttua muotoilutyökalua. Joskus tilan säästämiseksi työkalurivit on määritetty näkymään vain yhdellä rivillä, jolloin näkyvillä saattaa olla vähemmän painikkeita. Työkalurivit saa kahdelle riville valitsemalla viimeisestä painikkeesta Työkalurivin asetukset valinnan Näytä painikkeet kahdella rivillä:

8 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 8/40 4. Kaavarivi Kaavarivillä näet solussa olevan tiedon. Lisää kaavarivin käytöstä mm. kohdassa Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttäminen (s. 10). 5. Nimiruutu Kaavarivin nimiruudussa näet aktiivisen solun osoitteen tai solualueen nimen. 6. Tehtäväruutu Oikeassa reunassa oleva Tehtäväruutu ilmestyy automaattisesti, kun joku siihen liittyvä toiminto suoritetaan. Tehtäväruutuja on eri tarkoituksiin: Uusi työkirja, Leikepöytä, Etsi ja Lisää ClipArt. Kuvan osoittamasta kolmiosta voit vaihtaa näytettävän tehtäväruudun ja sen viereisestä ruksista saat tehtäväruudun kokonaan suljettua. Tehtäväruutua ei kannata turhaan pitää näkyvillä haaskamassa näyttöalaa. Tehtäväruudun saa tarvittaessa itse komennettua esiin: Näytä Tehtäväruutu. 7. Zoomaus ja vierityspalkit Työtilan voi lähentää/loitontaa sopivalle etäisyydelle vakiotyökalurivin zoomaus-työkalulla prosentteina luonnollisesta koosta:

9 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 9/40 Huomaa, että vaikka esimerkiksi suurennettaessa zoomauksen prosenttilukemaa fontti ja muut elementit tulevat näytöllä isommiksi, niiden todellinen koko ei kuitenkaan muutu miksikään. Zoomaus siis vaikuttaa vain siihen, kuinka läheltä tai kaukaa työkirjaa näytöllä tarkastellaan. Jos taulukon sisältö ei mahdu kerralla näytölle, näkyviin tulevat vierityspalkit, joilla voit selata taulukkoa pysty- ja vaakasuunnassa. Vierityspalkin vahvennettu alue kertoo näkyvän osuuden pituuden ja sen sijainnin työkirjassa. 8. Taulukkovälilehdet Kun aloitat uuden Excel-työkirjan, se sisältää valmiina kolme tyhjää laskentataulukkoa. Voit vaihtaa näiden välillä napsauttamalla haluamaasi välilehteä vasemmassa alareunassa: Kuvan pienillä nuolipainikkeilla voit myös vaihtaa ensimmäiseen, edelliseen, seuraavaan ja viimeiseen taulukkoon. Taulukon osat: sarake, rivi ja solu Excel-taulukko muodostuu vaakasuuntaisesta rivistä ja 256 pystysuuntaisesta sarakkeesta. Sarakkeet on nimetty kirjaimin A-X (ja siitä eteenpäin AA, AB, AC jne). Rivit on numeroitu numeroilla Taulukon pienin yksikkö, yksi solu, voidaan siis ilmoittaa kertomalla sarake ja rivi: Kuvassa sarakkeessa B ja rivillä 4 olevaan soluun B4 on syötetty luku 533.

10 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 10/40 Taulukossa liikkuminen ja tietojen syöttäminen Voit liikkua laskentataulukon solujen välillä näppäimistöllä tai hiirellä. Hiirellä liikkuessa riittää, että napsautat soluun, johon haluat syöttää tietoja ja kirjoitat siihen haluamasi arvon. Kun syötät soluun tietoa, kaavariville ilmestyvät tiedon hyväksymis- ja hylkäämispainikkeet: Jos solussa on jo arvo, suoraan kirjoittamisen aloittaminen poistaa vanhan arvon. Jos haluat muokata vanhaa arvoa, napsauta haluamassasi solussa kaavariville. Arvo syötetään suoraan soluun. Jos solussa halutaan tehdä laskutoimituksia tai käyttää funktioita ja viittauksia, tietojen syöttäminen aloitetaan =-merkillä. Kaavojen syöttämisestä tarkemmin sivulta 19 alkaen. Tietojen syöttäminen näppäimistöllä on usein nopeampaa: Taulukossa liikkuminen näppäimistöllä Näppäinkomento Sarkain Vaihto + Sarkain Enter Ctrl + Enter Nuolinäppäin Toiminta Seuraava solu oikealle Edellinen solu vasemmalle Alapuolella olevaan soluun Syötä sama arvo kaikkiin valittuihin soluihin Solu nuolen osoittamaan suuntaan CTRL + Nuolinäppäin Seuraava tietoja sisältävä solu nuolen suuntaan F2 ESC Home Ctrl + Home Ctrl + End Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Siirry muokkaamaan valitussa solussa jo olevaa tietoa Hylkää syötetty tieto (vanha tieto jää voimaan) Rivin alkuun Taulukon alkuun Taulukon loppuun Seuraavaan taulukkoon työkirjassa Edelliseen taulukkoon työkirjassa NäppäimistölläENTER jasarkain siis vastaavat siis soluun syötetyn tiedon hyväksymistä, ESC hylkää soluun syötetyn tiedon.

11 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 11/40 Sarakeleveyden ja rivikorkeuden muuttaminen Voit muuttaa sarakkeiden leveyttä vetämällä hiirellä saraketunnusten välistä: Rivikorkeuden muuttaminen onnistuu vastaavalla tavalla rivinumeroiden välistä vetämällä. Tuplaklikkaus halutun saraketunnuksen kohdalla lähellä väliviivaa sovittaa sarakkeen leveyden automaattisesti sisällölle sopivaksi: Usean sarakkeen muuttaminen tasalevyiseksi onnistuu valitsemalla halutut sarakkeetctrlnäppäimellä ja vetämällä jokin valituista haluttuun leveyteen. Sama toimii rivikorkeuden määrittämisessä. Taulukon ja sen osien valitseminen Tietyn solualueen valitsemista tarvitaan monessa asiassa: solujen muotoilemisessa, solujen tyhjentämisessä, rivien/sarakkeiden lisäämisessä ja soluviittauksien osoittamisessa. Aktiivisen solun valitseminen Yhden solun valitseminen onnistuu napsauttamalla hiirellä haluttua solua tai siirtymällä siihen näppäimistöllä. Tämän aktiivisen solun osoite näkyy samalla myös nimiruudussa. Solualueen valitseminen Voit valita useamman vierekkäisen solun eli yhtenäisen solualueen vetämällä hiirellä niiden yli. Näppäimistöllä sama onnistuu liikkumalla taulukossavaihto-näppäin pohjassa. Koko sarakkeen/rivin valitseminen Voit valita koko sarakkeen napsauttamalla hiirellä haluamasi sarakkeen saraketunnuksen päällä. Kokonaisen rivin valitseminen onnistuu vastaavasti napsauttamalla rivinumeron päällä:

12 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 12/40 Useamman erillisen alueen valitseminen Voit valita useamman erillisen alueen pitämälläctrl-näppäintä pohjassa aluevalintojen aikana. Aikaisemmin tehty aluevalinta ei häviä, voit yhdistellä kaikkia edellisiä valintatapoja. Koko taulukon valitseminen Koko taulukon valitseminen onnistuu näppäinkomennollactrl +A tai napsauttamalla hiirellä tyhjää neliötä taulukon vasemmassa kulmassa: Tietojen poistaminen, siirtäminen ja kopioiminen Solujen tyhjentäminen Voit tyhjentää haluamasi solut valitsemalla ne ja painamalladelete. Tällöin tyhjentyvät vain solujen arvot, muotoilut (esim. lihavoinnit ja reunaviivat) jäävät kuitenkin tyhjennettyihin soluihin. Valitse haluamasi solut ja Muokkaa Tyhjennä Kaikki, jos haluat tyhjentää sekä sisällön että muotoilut. Rivien ja sarakkeiden poistaminen Voit poistaa kokonaisen rivin taulukosta valitsemalla halutun rivin ja rivinumeron päällä hiiren oikealla apuvalikosta Poista (tai Muokkaa Poista): Rivi poistuu ja sen jälkeen tulevat rivit siirtyvät yhden ylemmäs, joten tyhjää riviä ei jää väliin.

13 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 13/40 Sarakkeen poistaminen onnistuu samalla tavalla valitsemalla haluttu sarake ja sarakeotsikon päällä hiiren oikealla apuvalikosta Poista (tai Muokkaa Poista). Usean rivin/sarakkeen poistaminen onnistuu valitsemalla ensin useampi kohde ja sitten Poista. Tyhjän rivin/sarakkeen lisääminen väliin Tyhjän rivin lisääminen onnistuu valitsemalla ensin rivi, jonka yläpuolella haluat uuden sarakkeen ja sen päällä apuvalikosta hiiren oikealla Lisää: Kuvassa lisätään rivin 15 yläpuolelle uutta tyhjää riviä. Tyhjän sarakkeen lisääminen onnistuu vastaavasti valitsemalla ensin sarake, jonka vasemmalle puolelle haluat uuden sarakkeen ja sen päällä apuvalikosta hiiren oikealla Lisää. Solualueen siirtämineen Voit siirtää solualueen uuteen paikkaan leikepöydän avulla seuraavasti: 1. Valitse solualue, jonka haluat siirtää 2. Valitse Muokkaa Leikkaa (CTRL + X) 3. Napsauta soluun, johon haluat solut siirtää (uuden alueen vasen yläkulma) 4. Valitse Muokkaa Liitä (CTRL + V) Solut siirtyvät uuteen paikkaan vanhan alueen vasemman yläkulman solu on 3. kohdassa valitsemassasi solussa. Voit siirtää valitsemasi solualueen myös hiirellä vetämällä, kun tartut alueen reunasta kiinni hiiren osoittimen ollessa neljäsuuntainen nuoli. Solualueen kopioiminen Myös solualueen kopioimisessa voit käyttää hyväksi leikepöytää:

14 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 14/40 1. Valitse solualue, jonka haluat kopioida 2. Valitse Muokkaa Kopioi (CTRL + C) 3. Napsauta soluun, johon haluat solut kopioida (uuden alueen vasen yläkulma) 4. Valitse Muokkaa Liitä (CTRL + V) Solut kopioituvat uuteen paikkaan lähdealueen vasemman yläkulman solu on 3. kohdassa valitsemassasi solussa. Voit kopioida valitsemasi solualueen myös hiirellä vetämällä, kun tartut alueen reunasta kiinni hiiren osoittimen ollessa neljäsuuntainen nuoli ja painat samallactrl-näppäintä. Kopioiminen täyttökahvalla Valitun solun tai solualueen oikeassa alakulmassa oleva täyttökahva on käyttökelpoinen apuväline, kun halutaan monistaa samaa arvoa tai kaavaa viereisiin soluihin. Voit valita haluamasi solun, vetää sen täyttökahvasta haluamaasi suuntaan ja täyttää niin monta solua samalla arvolla tai kaavalla kuin haluat. Jos kaavassa on käytetty suhteellisia viittauksia (ks. sivu 21), soluosoitteet kopioituvat oikein samassa suhteessa. Sarjat täyttökahvalla Täyttökahvaa on mahdollista käyttää myös säännönmukaisten sarjojen tekemiseen automaattisesti. Esimerkiksi voit kirjoittaa ensimmäiseen soluun Ma ja vetää solun täyttökahvasta viikonpäiviä (Ti, Ke, To, Pe, La, Su) niin pitkälle kuin haluat. Sama toimii myös muilla päivämäärämerkinnöillä. Lukusarjoissa voit esimerkiksi kirjoittaa kaksi ensimmäistä lukua sarjasta, valita nämä solut ja vetää täyttökahvasta sarjaa eteenpäin. Esimerkissä tehdään sarja parittomista luvuista välillä 1 17: Kirjoitetaan kaksi ensimmäistä lukua soluihin A1 ja B1, valitaan molemmat solut ja vedetään täyttökahvasta haluttuun suuntaan niin pitkälle kuin halutaan sarjaa täyttää, työkaluvihje kertoo viimeisen arvon.

15 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 15/40 Taulukon muotoilu ja solun lukuluokka Taulukon muotoilu Taulukon ulkoasuun ja samalla selkeyteen voidaan vaikuttaa monella keinolla: fontin valinnalla, fonttikoolla, korostuksilla, väreillä ja reunaviivoilla. Taulukon muotoilu onnistuu valitsemalla muotoiltavat solut ja sen jälkeen muotoilutyökaluriviltä haluttu toiminto. Tavallisimmat muotoilutyökalut (fontti, fonttikoko, lihavointi, kursivointi, alleviivaukset ja tasaukset) on esitelty sivulla 7. Seuraavassa tarkastelemme vielä tarkemmin reunaviivojen, täyttövärin ja fontin värin käyttöä. Reunaviivat Reunaviivojen käytössä on hyvä huomioida, että uudessa taulukossa ei ole lainkaan reunaviivoja. Solujen harmaana näkyvät reunat eivät näy tulostuksessa, vaan ovat vain käyttäjän apuna. Jos reunat halutaan taulukkoon oikeasti näkymään, täytyy valita haluttu alue ja siihen sopiva reunaviivan muoto reunatyökalulla sen alanuolesta napsauttamalla: Yllä olevassa kuvassa valitaan käyttöön Kaikki reunat, joka piirtää valitun alueen soluihin näkymään kaikki reunat. Jos reunat halutaan poistaa, valitaan vaihtoehdoista ensimmäinen vaihtoehto Ei reunaviivaa. Kuvassa on näkyvillä tyypillisimmät reunaviivatyypit: reunaviiva voidaan esimerkiksi valita valitun alueen ulkoreunalle tai vain valitun alueen tiettyyn reunaan. Myös paksunnetut viivat ja kaksoisviivat kuuluvat perusvalikoimaan. Esikatselu (Tiedosto Esikatselu) näyttää selvimmin käytetyt reunaviivat ja paljastaa mahdolliset puuttuvat viivat ennen tulostusta.

16 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 16/40 Täyttöväri ja fontin väri Täyttövärin eli solujen taustavärin vaihtaminen onnistuu muiden muotoilujen tapaan: ensin valitaan halutut solut ja sen jälkeen täyttövärityökalun alanuolen kautta haluttu väri: Täyttövärin poistaminen onnistuu samalla työkalulla vaihtamalla täytöksi Ei täyttöä. Fontin värin vaihtaminen onnistuu vastaavasti omalla painikkeellaan: Huomaa, että täyttövärin ja fontin värin voi vaihtaa samaksi, jolloin tekstiä ei erota! Fontin värin voi palauttaa normaalitilaan (mustaksi) valitsemalla samalla työkalulla Automaattinen. Solujen yhdistäminen Solujen yhdistämistä tarvitaan esimerkiksi silloin, kun halutaan keskittää otsikko suhteessa tehtyyn taulukkoon. Valitse ensin solualue, johon haluat tekstin keskittää ja napsauta sitten Yhdistä ja keskitä -painiketta:

17 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 17/40 Kuvassa valittiin solualue C1:F1 ja napsautettiin Yhdistä ja keskitä -painiketta, jolloin solut yhdistyivät yhdeksi soluksi ja teksti Hinnasto keskitettiin siihen. Voit purkaa yhdistetyt solut erillisiksi valitsemalla yhdistetyn solun ja napsauttamalla uudelleen Yhdistä ja keskitä -painiketta. Muotoilusiveltimen käyttö Muotoilusivellin on kätevä työkalu, joka nopeuttaa toistuvia rutiinimuotoiluja huomattavasti. Jos olet jo kerran muotoillut jonkun solun tai solualueen mieleiseksi, voit kopioida niiden muotoilut kerralla haluamaasi kohtaan. Muotoilun kopioiminen yhteen paikkaan: 1. Valitse napsauttamalla lähdesolu, jossa on haluamasi muotoilu (fontti, väri, reunaviivat, lukumuoto yms.) 2. Napsauta Muotoilusivellin-painiketta vakiotyökalurivillä: 3. Napsauta solu tai vedä solualue, johon haluat muotoilut kopioida. Kaikki lähdesolun muotoilut siirtyvät valitsemaasi soluun/solualueeseen välittömästi ja voit jatkaa normaalia työskentelyä. Useamman alueen muotoilu samalla kertaa muotoilusiveltimellä: 1. Valitse napsauttamalla lähdesolu, jossa on haluamasi muotoilu (fontti, väri, reunaviivat, lukumuoto yms.) 2. Kaksoisnapsauta Muotoilusivellin-painiketta vakiotyökalurivillä: 3. Muotoilusivellin jää pysyvästi käyttöön. Nyt voit valita useita soluja tai solualueita, joihin haluat muotoilut kopioida. 4. Napsauta kerran Muotoilusivellin-painiketta, kun haluat lopettaa muotoilujen kopioimisen: Monipuolisemmat solumuotoilut Saat näkyviin kaikki mahdolliset solumuotoilut valitsemalla haluamasi solun/solualueen ja komentamalla Muotoile Solut tai hiiren oikealla apuvalikosta valitun solun päällä Muotoile solut Muotoile solut -valintaikkuna on jaettu useaan välilehteen, joista löydät monipuolisia toimintoja solun ulkomuodon ja lukuluokan muokkaamiseen:

18 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 18/40 Tasaus-välilehdellä on useita vaihtoehtoja, joita ei voi tehdä muotoilutyökaluriviltä, mm. tekstin pystysuora tasaus, tekstin rivitys ja suunta. Solun lukuluokka Valitsemalla halutut solut ja Muotoile Solut tai hiiren oikealla apuvalikosta valittujen päällä Muotoile solut voit Luku-välilehdellä muuttaa solun lukuluokan parhaiten tilanteeseen sopivaksi: rahamäärille Valuutta, päivämäärille Päivämäärä, lukuarvoille Luku, prosenteille Prosentti jne. Excel osaa monissa tapauksissa muuttaa lukumuodon oikeaksi automaattisesti. Esim. syötettäessä soluun arvo Excel muuttaa solun lukuluokaksi automaattisesti Päivämäärä. Samoin syöte 5% muuttaa solun lukuluokaksi Prosentti. Kun lukuluokka on valittu Muotoile solut -valintaikkunassa, voidaan Luku-välilehdellä vielä antaa lisämäärityksiä. Esimerkiksi Valuutalle on valittavissa desimaalien määrä ja symboli:

19 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 19/40 Huomaa, että vaikka luku näkyisi solumuotoilujen tuloksena taulukossa pyöristettynä tai muuna erikoismuotoiluna, laskennassa käytetään aina solun varsinaista arvoa, jonka näet kaavarivillä: Kuvassa solussa A1 näkyy taulukossa 3,1, mutta kaavarivillä on solussa oleva tarkka arvo 3, Soluun A1 on siis muotoiltu lukuluokaksi Luku ja määritelty arvo näkymään yhden desimaalin tarkkuudella. Laskennassa käytetään silti aina solun tarkkaa arvoa. Kaavat ja soluviittaukset Summa-painikkeen käyttäminen Yleisin Excelissä suoritettu laskukaava on SUMMA-funktion käyttäminen Summapainikkeella. Summa-painiketta voi käyttää kahdella tavalla: Jos valitset yhden solun ja napsautat Summa-painiketta, Excel ehdottaa summan laskemista yläpuolella tai vasemmalla puolella olevista soluista: Korjaa tarvittaessa katkoviivalla merkitty alue, josta summa lasketaan, jos Excel ei ole arvannut tarkoittamaasi aluetta. Voit muuttaa summa-aluetta vetämällä hiirellä sen reunoista, lopuksi hyväksy kaava painamallaenter. Toinen tapa käyttää Summa-painiketta on valita ensin haluttu solualue ja sitten napsauttaa Summa-painiketta. Nyt summa valitulta alueelta lasketaan automaattisesti soluun valitun alueen alapuolella tai oikealla puolella. Saman painikkeen takaa on pientä kolmiota napsauttamalla valittavissa myös muita yleisimmin käytettyjä funktioita, mm. halutun alueen keskiarvo:

20 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 20/40 Funktion määritelmä ja yleisimpiä funktioita käydään läpi sivulta 24 alkaen. Kaavat ja laskentaoperaattorit Kaavoilla voidaan Excelissä suorittaa matemaattisia laskutoimituksia. Kaavoilla voidaan myös verrata taulukon arvoja ja vaikka liittää tekstiä erilaisten valmiiden funktioiden avulla. Excelissä kaava aloitetaan kirjoittamalla haluttuun soluun = -merkki ja sen perään laskutoimitus. Kaava kirjoitetaan siihen soluun, johon vastaus halutaan. Laskennassa ovat käytettävissä tavalliset laskuoperaattorit. Laskentaoperaattorit Yhteenlasku + Vähennyslasku - Kertolasku * Jakolasku / Potenssiin korotus ^ Yleistä laskujärjestystä voidaan muuttaa käyttämällä sulkuja. Esimerkiksi kaavat: =3+3*3 (Tulos: 12) =(3+3)*3 (Tulos: 18) tuottavat eri vastauksen, koska jälkimmäisessä kerrotaan 3:lla sulkujen sisältä saatava summa 6. Ensimmäisessä sen sijaan yleisen laskujärjestyksen mukaan kertolasku 3*3 suoritetaan ensin ja siihen lisätään 3.

21 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 21/40 Viittauksien käyttäminen kaavoissa Taulukkolaskennan idea perustuu siihen, että suorien lukuarvojen lisäksi kaavat voivat sisältää viittauksia toisiin soluihin. Soluun viitataan kirjoittamalla yhteen solun sarake ja rivi, esimerkiksi A6, B2, C24 jne. Sarakkeiden otsikot voi kirjoittaa myös pienillä kirjaimilla, Excel muuttaa ne automaattisesti isoiksi. Useampaan yhtenäisen alueen muodostavaan soluun voidaan viitata kirjoittamalla solualueen ensimmäinen ja viimeinen solu ja laittamalla väliin kaksoispiste, esimerkiksi A1:A10 A1:B10 Solualue A1:stä A10:een, yhteensä 10 solua Solualue A1:stä (vasen yläkulma) B10:een (oikea alakulma), yhteensä 20 solua Suhteellinen viittaus Tavallista tapaa viitata soluun tai solualueeseen kutsutaan suhteelliseksi viittaukseksi. Suhteellinen viittaus on kätevä kaavaa kopioitaessa: soluviittaus kopioituu samassa suhteessa alkuperäiseen soluun. Suora viittaus Suoraa viittausta tarvitaan, kun halutaan, että kaavaa kopioitaessa arvoa haetaan aina täsmälleen samasta solusta. Suora viittaus tehdään laittamalla dollarimerkki $ sarakenimen ja rivinumeron eteen. Sekaviittaus Sekaviittaus on selvästi harvinaisempi. Siinä voidaan $-merkillä lukita joko sarake tai rivi, niin että se ei muutu kopioitaessa, mutta jättää toinen suhteelliseksi (ilman $-merkkiä), jolloin se muuttuu. Esimerkit alla taulukossa. Erilaiset viittaustavat A10 Suhteellinen viittaus soluun A10 (soluviittaus muuttuu kopioitaessa kaavaa) $A$10 Suora (absoluuttinen) viittaus soluun A10 (ei muutu kopioitaessa kaavaa) A$10 Sekaviittaus soluun A10 (sarake muuttuu kopioitaessa, rivi ei muutu) $A10 Sekaviittaus soluun A10 (sarake ei muutu kopioitaessa, rivi muuttuu) Viittaustapaa voi vaihtaa F4-näppäimellä viittauksen kohdalla kaavassa! Kaavat voidaan lisätä joko 1) Hiirellä osoittamalla tai 2) Kokonaan käsin kirjoittamalla:

22 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 22/40 Kaavat hiirellä osoittamalla 1. Valitse solu, johon haluat tuloksen näkyviin. 2. Aloita kaava näppäilemällä = -merkki. 3. Napsauta ensimmäistä laskennassa käytettävää solua. 4. Kirjoita laskentaoperaattori (+, -, *, /, ^) 5. Napsauta seuraavaa laskennassa käytettävää solua. Laskennassa käytettävä solu voi olla myös toisessa taulukossa tai työkirjassa! 6. Toista kohtia 4 ja 5 niin kauan, että kaikki tarvittavat operaattorit on kirjoitettu soluviittaukset napsautettu. 7. Hyväksy kaava painamallaenter. Kaavat kirjoittamalla Voit myös kirjoittaa kaavan kokonaan näppäimistöllä. Tämä soveltuu etenkin kokeneemmille käyttäjille, jotka haluavat käyttää pelkkää näppäimistöä ja muistavat tarvittavat viittaustavat ja funktioiden nimet ulkoa. Kaavoja kirjoittaessa pitää merkkijonot laittaa lainausmerkkeihin: =JOS(B3>300; Syödään puuroa ; Ei syödä ) =KETJUTA( Pertti ;B3) Soluviittauksia, lukuarvoja tai nimettyjä alueita ei laiteta lainausmerkkeihin: =(B3+C15)*6000 =SUMMA(TAMMIKUU) Viittaaminen toiseen taulukkoon Viittaaminen toiseen taulukkoon voidaan tehdä hiirellä osoittamalla, mutta viittausmerkintä on kuitenkin aina hyvä tuntea virheiden etsintää ajatellen. Viittaus toisen taulukon soluun tehdään samalla tavalla kuin samassa taulukossa olevaan soluun, mutta eteen lisätään taulukon nimi ja huutomerkki, esimerkiksi: Tuotehinnasto!B3 Taul2!F8 Poistotuotteet!A1:B8 Tuotteet ja hinnasto!c6 Solu B3 taulukossa Tuotehinnasto Solu F8 taulukossa Taul2 Solualue A1:stä B8:aan taulukossa Poistotuotteet Solu C6 taulukossa Tuotteet ja hinnasto

23 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 23/40 Viittaaminen toiseen työkirjaan Viittaaminen toiseen työkirjaan on helpointa tehdä hiirellä osoittamalla. Tällöin taulukon nimen eteen tulee viittauksessa hakasulkuihin työkirjan tiedostonimi, esimerkiksi: [Kirjanpito2006.xls]Taul1!$A$2 '[Budjetin seuranta elokuu 2006.xls]Taul1'!$B$1 Soluviittaus tulee oletuksena suorana viittauksena, koska tätä useimmiten halutaan haettaessa tietoja toisesta taulukosta. Jos työkirjan tiedostonimessä tai taulukon nimessä on välilyöntejä, pitää nämä laittaa kaavaan lainausmerkkien sisään (ks. esimerkit yllä). Virheilmoitukset Mikäli arvo ei sarakkeen kapeuden takia mahdu soluun, arvon tilalla näkyy pelkkiä risuaitamerkkejä (#): Saat sarakkeen arvon näkyviin, kun suurennat sarakeleveyden sopivaksi (kuvassa tuplaklikkaus C-saraketunnuksen oikeassa reunassa). Kaavoja käyttäessä törmää usein myös muihin virheilmoituksiin, joissa on yksi #-merkki ja virheilmoitusteksti. Excelin virheilmoituksia Virheilmoitus #PUUTTUU! #JAKO/0! #NIMI? #LUKU! #ARVO! Merkitys Tarvittavaa arvoa ei ole käytettävissä. Jotakin kaavassa tarvittavaa arvoa ei löydy viitatusta solusta. Jako nollalla ei ole mahdollinen. Kaavassa viitataan jakajana soluun, jossa on 0 tai ei arvoa. Virheilmoitus poistuu, kun viittaus korjataan tai jakajaan kirjoitetaan arvo. Excel ei tunnista kaavassa käytettyä nimeä. Esim. funktion nimi tai alueen nimi saattaa olla väärin kirjoitettu. Arvo ei ole sopiva. Esimerkiksi neliöjuurta ei voi Excelissä ottaa negatiivisesta luvusta. Laskutoimituksessa yritetään käyttää arvoa, joka ei ole numeromuodossa. Esim. = Pentti +7

24 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 24/40 Funktiot Excelissä on valmiita laskukaavoja, joita kutsutaan funktioiksi. Esimerkkejä kaavoista, joissa on käytetty tavallisimpia funktioita: =KESKIARVO(A2:F2) Laskee solualueen A:sta F2:een solujen arvojen keskiarvon =SUMMA(A1:A8;B1:B8) Laskee solualueiden A1:stä ja A8:aan ja B1:stä B8:aan arvot yhteen Funktion nimen jälkeen sulkuihin laitetaan argumentit, joiden perusteella funktio palauttaa tuloksen. Argumentit voivat olla lukuja soluviittauksia tai toisia funktioita. Useimmille funktioille voi antaa useampia arvoja eli argumentteja: FUNKTION.NIMI(argumentti1;argumentti2;argumentti3; ) Eri argumentit erotetaan toisistaan puolipisteellä. Funktion lisääminen Jos tiedät funktion nimen ja sen käyttötavan, voit kirjoittaa sen suoraan kaavaan. Lisää funktio -toiminnon voit tehdä saman hiirellä osoittamalla: 1. Valitse solu, johon haluat funktion ja tuloksen 2. Napsauta kaavariviltä Lisää funktio -painiketta tai valikosta Lisää Funktio. Näkyviin tulee valintaikkuna, josta voit joko kysymyksellä tai luokan avulla hakea etsimäsi funktion:

25 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 25/40 3. Valitse listasta haluamasi funktio ja tarkista alapuolelta sen lyhyt määritelmä. Voit halutessasi klikata Tämän funktion ohje, niin saat funktiosta tarkempaa tietoa ja käyttöesimerkkejä. 4. Hyväksy valintasi OK-painikkeella. 5. Näkyviin tulee ikkuna, joka avustaa funktion argumenttien valinnassa: Voit kirjoittaa argumentit suoraan ruutuihin tai siirtää valintaikkunan pois taulukon päältä ja valita alueet hiiren avulla. 6. Hyväksy funktion argumentit OK-painikkeella. Funktio lisätään alussa määrittelemääsi soluun ja voit tarvittaessa muokata sitä suoraan kaavarivillä. Yleisimpiä funktioita ja esimerkkejä Matemaattiset funktiot SUMMA Summa-funktio on Excelin yleisimmin käytetty funktio (tyypillisesti sitä käytetään vakiotyökalurivin painikkeella): =SUMMA(A1:A6) =SUMMA(A2:F2; A3:F3) =SUMMA(TAMMI;HELMI;MAALIS) =SUMMA(A1;35;48)

26 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 26/40 ITSEISARVO Itseisarvo-funktio palauttaa luvun itseisarvon eli antaa tulokseksi luvun ilman etumerkkiä (+ tai -) =ITSEISARVO(C15) =ITSEISARVO(SUMMA(A1:A10)) SUMMA.JOS Summa.jos-funktio laskee ne argumentit yhteen, jotka täyttävät annetun ehdon. Käyttötapa SUMMA(Alue;Ehto) tai SUMMA(Alue;Ehto;Summa_alue). =SUMMA.JOS(A1:A10;">5000") Laskee ne alueen A1:A10 luvut yhteen, jotka ovat suurempia kuin =SUMMA.JOS(A1:A10; >5000 ;B1:B10) Laskee yhteen alueen B1:B10 ne summat, joissa testattavan alueen solut A1:A10 ovat suurempia kuin Tilastofunktiot KESKIARVO Keskiarvo-funktio laskee annettujen argumenttien keskiarvon. =KESKIARVO(A5:A166) =KESKIARVO(A5:A166;B5:B166) =KESKIARVO(HELMIKUU) MIN Min-funktio palauttaa tuloksena argumenteista pienimmän. =MIN(C5:F5;G9:G18) =MIN(JOULUKUU)

27 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 27/40 MAKS Maks-funktio palauttaa tuloksena argumenteista suurimman. =MAKS(C5:F5;G9:G18) =MAKS(JOULUKUU) LASKE Laske-funktion avulla voi laskea, kuinka monta lukuja sisältävää solua annetulla alueella on =LASKE(A4:A100) LASKE.A Laske.a-funktion avulla voi laskea, kuinka monta jotakin tietoa sisältävää solua annetulla alueella on. Tiedot voivat olla tekstiä tai lukuja. =LASKE.A(A4:A100) LASKE.JOS Laske.jos-funktiolla voi laskea, kuinka monta annetun ehdon täyttävää solua alueella on. Esimerkki laskee, montako solua, joissa arvo on yli 100, on alueella A4:A100: =LASKE.JOS(A4:A100; >100 ) LASKE.TYHJÄT Laske.tyhjät-funktiolla voi laskea, montako tyhjää solua annetulla alueella on. =LASKE.TYHJÄT(A4:A100) Rahoitusfunktiot MAKSU Maksu-funktio laskee tasaeriin ja kiinteään korkoon perustuvan lainan maksuerän annetulla kaudella. Katso lisäesimerkit ja tarkat tiedot Excelin funktiokohtaisesta ohjeesta. Yksinkertaistettu toiminta kuukausittaisiin lyhennyksiin on seuraava: =MAKSU(korkoprosentti/12;laina-aika_kk;lainasumma) Esimerkki: Otetaan asuntolaina 3,9% vuosikorolla 25 vuodeksi (300 kuukautta). Lasketaan maksu-funktiolla lainan kuukausittaisen lyhennyksen määrä: =MAKSU(3,9%/12;300;130000)

28 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 28/40 Funktio palauttaa näillä arvoilla kuukausittaiseksi maksuksi tuloksen -679,03. Jos tulos halutaan ilman etumerkkiä (-), pitää lisäksi käyttää Itseisarvo-funktiota. Huomaa, että korko syötetään lainakauden korkokantana. Lainakausi esimerkissä on 1 kuukausi, joten vuosikorko täytyy muistaa jakaa kahdellatoista. NA NA-funktio palauttaa sijoituksen nykyarvon. Nykyarvo on tulevien maksuerien kokonaissumman arvo tällä hetkellä. Kun esimerkiksi lainaat rahaa, lainasumma on nykyarvo lainan antajalle. Katso lisätiedot ja esimerkit Excelin funktiokohtaisesta ohjeesta. TULEVA.ARVO Tuleva.arvo-funktio laskee säännöllisiin vakiomaksueriin ja vakiokorkoon perustuvan lainan tai sijoituksen tulevan arvon. Katso lisätiedot ja esimerkit Excelin funktiokohtaisesta ohjeesta. Loogiset funktiot ja vertailuoperaattorit JOS Jos-funktiota käytetään ehdollisten testien suorittamiseksi arvoille ja kaavoille. Jos-funktiolla kaavan suoritus saadaan haarautumaan annetun ehdon perusteella. Jos-funktion rakenne on seuraava: JOS(totuus_testi;arvo_jos_tosi;arvo_jos_epätosi) Seuraavassa esimerkissä solun A1 arvoa verrataan solun F10 arvoon. Jos A1 on suurempi, soluun tulee teksti Hyvä tulos, jos se on pienempi solu saa tekstin Huono tulos: =JOS(A1>F10;"Hyvä tulos";"huono tulos") Jos-lausekkeella arvoja vertaillessa tarvitaan usein seuraavia vertailuoperaattoreita: Vertailuoperaattorit > Suurempi kuin < Pienempi kuin = Yhtä suuri >= Suurempi tai yhtä suuri kuin <= Pienempi tai yhtä suuri kuin <> Erisuuri

29 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 29/40 JOS-funktioita voi tarvittaessa laittaa sisäkkäin, jolloin voidaan suorittaa monimutkaisiakin vertailuja. Haettaessa tietoa pidemmästä luettelosta monimutkaiset JOS-rakenteet kannattaa korvata PHAKU- ja VHAKU-funktioilla, jotka esitellään seuraavaksi. Hakufunktiot PHAKU PHAKU-funktiolla voidaan etsiä tietoa tietyltä pystysarakkeelta ja palauttaa samalta riviltä valittu arvo. Tietojen täytyy kohdealueella olla oletuksena lajiteltu nousevasti, jotta PHAKUfunktio toimisi oletusasetuksilla! Esimerkki: PHAKU-funktion toiminta yksinkertaistettuna: PHAKU(ehto;koko_solualue;haluttu_sarake_nro) Alla olevassa esimerkissä haetaan Handelsbankenin korkoprosentti oikealla olevasta aputaulukosta: Solussa B2 on kaava, jossa on käytetty PHAKU-funktiota argumenteilla: 1. argumentti B1 Hakuehtona solun B1 sisältö, eli tässä Handelsbanken 2. argumentti D2:E5 Solualue (matriisi), johon funktio kohdistetaan. Ensimmäinen sarake on se, josta ehdot täyttävää tietoa ( Handelsbanken ) haetaan. 3. argumentti 2 Monennenko sarakkeen tieto palautetaan ehdon täyttävältä riviltä VHAKU Toimii vastaavasti kuin PHAKU, mutta etsii tietoja tietyltä vaakariviltä (V=Vaaka, P=Pysty). Katso tarkemmat tiedot Excelin funktiokohtaisesta ohjeesta.

30 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 30/40 Tekstifunktiot KETJUTA Ketjuta-funktiolla voi yhdistää useat tekstimerkkijonot yhdeksi merkkijonoksi. Yhdistettävät tekstit voivat olla merkkijonoja, lukuja tai soluviittauksia. Esimerkki yhdistää solut A1 ja B1 sekä laittaa väliin välilyönnin: =KETJUTA(A1; ;B1) Kalenterifunktiot Excel tallentaa päivämäärät järjestysnumeroina (ensimmäinen päivä 1 on ) ja esimerkiksi on järjestyksessä numero Päivämäärillä ja kellonajoille voi suorittaa laskutoimituksia normaaleilla laskuoperaattoreilla. NYT Funktio palauttaa kuluvan päivän ja kellonajan järjestysnumeron. Funktiolle ei voi antaa argumentteja, vaan funktion jälkeen kirjoitetaan ainoastaan sulkumerkit: =NYT() TUNNIT ja MINUUTIT Näillä funktioilla voi erottaa kellonajasta tunnit tai minuutit erikseen. =TUNNIT(C5) =MINUUTIT(C5) VUOSI ja KUUKAUSI Näillä funktioilla voi puolestaan erottaa päivämäärästä vuoden tai kuukauden. =VUOSI(C5) =KUUKAUSI(C5) Erikoisfunktiot ONPARILLINEN Palauttaa arvon TOSI, jos argumenttina annettu luku on parillinen. Muutoin EPÄTOSI. (Desimaalit jätetään kokonaan huomioimatta, katsotaan vain kokonaislukuosaa). =ONPARILLINEN(2,5657) (Palauttaa arvon TOSI)

31 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 31/40 =ONPARILLINEN(67) =ONPARILLINEN(A3+B9) (Palauttaa arvon EPÄTOSI) ONPARITON Palauttaa arvon TOSI, jos argumenttina annettu luku on pariton. Muutoin EPÄTOSI. =ONPARITON(7) (Palauttaa arvon TOSI) =ONPARITON(SUMMA(A1:A8)) =JOS(ONPARITON(A3); Pariton! ; Parillinen! ) Kaaviot, tunnisteet ja kuvat Kaavion luominen Kaavion luominen onnistuu Excelissä helposti ohjatun toiminnon avulla seuraavasti: 1. Valitse ensin arvot, joista haluat luoda kaavion. Ota sarakkeiden otsikot mukaan valintaan: 2. Valitse Lisää Kaavio 3. Vaiheessa 1/4 valitaan kaavion laji ja tyyli, esimerkiksi pylväs- tai ympyräkaavio yksitai kolmiulotteisella tyylillä:

32 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 32/40 4. Vaiheessa 2/4 valitaan, ovatko arvot sarakkeissa ja riveillä. 5. Vaiheessa 3/4 voidaan mm. antaa kaaviolle ja akseleille otsikot sekä mukauttaa asetuksia. 6. Viimeisessä vaiheessa 4/4 päätetään, upotetaanko kaavio laskentataulukkoon vai laitetaanko se erikseen uudelle taulukkovälilehdelle: Ylä- ja alatunnisteen lisääminen taulukkoon Ylä- ja alatunnisteen lisääminen onnistuu samalla valikkokomennolla kuin muissakin Officesovelluksissa: Näytä Ylä- ja alatunniste. Käytettävissä on valmiita ehdotuksia, mutta oman ylä-/alatunnisteen voi luoda napsauttamalla Oma ylätunniste /Oma alatunniste :

33 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 33/40 Tunnisteet on jaettu valmiiksi kolmeen lohkoon, joihin voit kirjoittaa tekstiä tai lisätä muuta sisältöä tarjolla olevilla painikkeilla. Jos haluat muuttaa tunnisteet kaikkiin työkirjan laskentataulukoihin kerralla, valitse ensin halutut taulukotctrl-näppäimen kanssa taulukonvalitsimista ja muokkaa sitten tunnistetietoja. Huomaa, että tunnisteet eivät tule Wordin tulostusasettelunäkymän tapaan näkyviin Excelin normaalitilassa, vaan ne näkyvät vasta esikatselussa ja tulosteessa. Kuvan lisääminen taulukkoon Voit lisätä taulukkoon leikekuvan Officen ClipArt-galleriasta valikkokomenolla Lisää Kuva ClipArt tai kuvan omasta kuvatiedostosta komennolla Lisää Kuva Tiedostosta. Kuva tulee taulukon päälle vapaasti siirrettäväksi neljäsuuntaisella nuolella raahaamalla: Kokoa voi muuttaa kulmien ja reunojen koonmuuttokahvoista kaksisuuntaista nuolta vetämällä. Kulmista vedettäessä kuvan mittasuhteet säilyvät.

34 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 34/40 Luettelot Mitä ovat Excel-luettelot? Excel-luettelo on yhtenäinen solualue, jossa on otsikkorivi ja välittömästi sen alapuolella arvoja tai tekstiä sisältäviä tietorivejä: Tällaista yhtenevää solualuetta, jossa yhdellä rivillä on esim. yhden yrityksen kaikki tiedot, voidaan käsitellä Excelissä tietokannan tapaan. Mm. lajitteleminen ja suodattaminen on tällöin helppoa. Jotta luettelo toimisi kätevänä tietokantana, kirjoita ensinnäkin yhteen taulukkoon vain yksi luettelo. Jaa siis esimerkiksi asiakkaat ja tuotteet omiin taulukoihinsa. Suunnittele lisäksi kukin luettelo niin, että yhdelle riville tulee aina yhden asian kaikki tiedot samassa muodossa. Älä lisää taulukkoon ylimääräisiä huomautuksia keskelle tai tyhjiä erotinrivejä otsikoiden jälkeen! Tietojen lajittelu Jos haluat vain lajitella luettelon nopeasti yhden sarakkeen mukaan, valitse jokin solu haluamastasi sarakkeesta ja napsauta työkaluriviltä lajitellaksesi nousevasti tai lajitellaksesi laskevasti valitun sarakkeen mukaan.

35 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 35/40 Jos tarvitset useampia lajitteluperusteita, valitse jokin luettelon soluista ja Tiedot Lajittele : Valitse haluamasi lajitteluperusteet järjestyksessä ja napsauta OK. Tässä tapauksessa luettelossa on otsikkorivi. Tietojen suodatus Suodattamalla voit tilapäisesti jättää taulukkoon vai haluamasi rivit. Jos haluat esimerkiksi suodattaa asiakasrekisteristä esiin vain joensuulaiset asiakkaat, valitse joku luettelon soluista ja Tiedot Suodata Pikasuodata. Otsikkoriveille ilmestyy suodatuksen merkiksi pudotusvalikkonuolet ja tässä tapauksessa voit valita Postitoimipaikka-sarakkeen kolmionuolesta arvon JOENSUU: Nyt luettelosta jätetään näkyviin vain ne rivit, joilla Postitoimipaikka-sarakkeessa on arvo Joensuu (kirjainkoolla ei ole tässä merkitystä).

36 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 36/40 Tarvittaessa voit tehdä suodatuksen myös useampaan sarakkeeseen. Jos haluat muotoilla vielä monipuolisempia suodatusehtoja, käytä luettelon alusta löytyvää vaihtoehtoa Ehdot : Valinnalla Kaikki voit lopettaa tietyn sarakkeen mukaan suodattamisen. Suodatuksen lopettaminen kokonaan eli kaikkien rivien näyttäminen tapahtuu valitsemalla uudelleen Tiedot Suodata Pikasuodata.

37 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 37/40 Hyödyllisiä taulukkolaskentatoimintoja Tulostusalueen määrittäminen Joskus on tarpeen jättää tulostuksesta pois epäolennaisia tietoja tai aputaulukoita. Tällöin kannattaa määritellä tulostusalue seuraavasti: 1. Valitse haluamasi solualue 2. Komenna Tiedosto Tulostusalue Määritä tulostusalue Jos halut poistaa tulostusaluemäärityksen, valitse pelkästään Tiedosto Tulostusalue Poista tulostusaluemääritys. Solualueen nimeäminen Monien kaavojen käyttöä helpottaa, kun tietty usein toistuva solualue nimetään kuvaavalla nimellä (esim. A2:A20 Tammikuu, B2:B20 Helmikuu). Voit nimetä solualueen seuraavasti: 1. Valitse hiirellä haluamasi alue 2. Klikkaa Nimiruutuun ja syötä haluamasi nimi alueelle: 3. Hyväksy nimi painamalla Enter. Voit etsiä nimeämäsi alueen nopeasti valituksi Nimiruudun kolmionmuotoisella alanuolella. Voit poistaa nimettyjä alueita valintaikkunassa, joka löytyy komennolla Lisää Nimi Määritä Nimettyihin alueisiin voidaan viitata kaavoissa helposti: =KESKIARVO(TAMMIKUU) =SUMMA(TAMMIKUU+HELMIKUU)

38 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 38/40 Tavoitteen haku -toiminto Tavoitteen haku -toiminnolla voit määrittää haluamasi tavoitteen kaavan lopputuloksesi Excel laskee määritellyn muuttuvan arvon niin, että tavoite täyttyy. Tavoitteen haku -toiminto aloitetaan seuraavasti: 1. Valitse solu, jossa on kaava, joka suorittaa laskutoimituksen ja johon tavoitearvo tulee. 2. Käynnistä Työkalut Tavoitteen haku 3. Määritä soluun -kohtaan tulee viittaus soluun, johon tavoitearvo tulee (valmiina). Tässä solussa pitää olla kaava! 4. Tavoitearvo -kohtaan kirjoitetaan arvo, johon pyritään. 5. Muuttamalla solua -kohtaan tulee viittaus soluun, johon muutetaan sopiva arvo, jotta tavoite täyttyisi. Tässä solussa tulee olla arvo, ei kaavaa: 6. Napsauta lopuksi OK, niin Excel kertoo, onnistuiko tavoitteen haku.

39 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 39/40 Kelpoisuustarkistusten määrittäminen Kelpoisuustarkistuksilla voidaan rajata arvoa, joka soluun on mahdollista syöttää. Voit esimerkiksi rajata, että soluun ei pystytä syöttämään negatiivisia arvoja (>=0) tai että arvo on välillä : Voit ottaa kelpoisuustarkistuksen käyttöön seuraavasti: 1. Valitse solu, johon haluat syöttörajoitteen 2. Valitse Tiedot Kelpoisuustarkistus 3. Valitse Hyväksy-kohtaan tiedon tyyppi, joka soluun kelpaa. 4. Valitse Tiedot-kohtaan vertailulause: 5. Valitse rajoitukset, esimerkkitapauksessa vaaditaan kelpuutettava Minimi-arvo ja Maksimi-arvo. 6. Lisäksi kannattaa määrittää Virhesanoma-välilehdelle ilmoitus, joka tulee, kun soluun yritetään täyttää epäkelpoa arvoa (Sanoma-välilehdellä voi myös kirjoittaa toimintaohjeen, joka näytetään kelpoisuusrajoitteen sisältävää solua klikattaessa) Luettelo kelpoisuusehtona (luetteloruutu) Monissa tapauksissa on hyötyä siitä, että soluun voidaan syöttää vain joku halutun luettelon arvoista. Kelpaavat arvot saadaan tällöin valittua soluun myös helposti luetteloruudusta, joka toimii pudotusvalikkona:

40 4. Taulukkolaskenta Microsoft Excel 40/40 Voit tehdä luettelosta kelpoisuusrajoitteen ja luetteloruudun seuraavasti: 1. Valitse solu, johon haluat kelpoisuusrajoitteen 2. Valitse Hyväksy-kohtaan Luettelo. 3. Klikkaa kohtaan Lähde ja määrittele esim. hiirellä haluttu solualue, josta löytyvät soluun kelpaavat arvot luettelona. 4. Varmista, että Avattava luetteloruutu on valittuna 5. Määrittele halutessasi tarvittavat ilmoitukset Sanoma- ja Virhesanoma-välilehdille. 6. Napsauta OK ja testaa luetteloruudun toiminta.