Ensin klikkaa käynnistä-valikkoa ja sieltä Kaikki ohjelmat valikosta kaikki ohjelmat

Transkriptio

1 Microsoft Office 2010 löytyy tietokoneen käynnistä-valikosta aivan kuin kaikki muutkin tietokoneelle asennetut ohjelmat. Microsoft kansion sisältä löytyy toimisto-ohjelmistopakettiin kuuluvat eri ohjelmat, joita tällä kurssilla käydään läpi (Excel 2010, Word 2010, PowerPoint 2010). Ohjelmat saa käyntiin klikkaamalla ohjelma nimeä. Ensin klikkaa käynnistä-valikkoa ja sieltä Kaikki ohjelmat valikosta kaikki ohjelmat Etsi Kaikki Ohjelmta-vaikosta Microsoft Office ja sieltä Microsoft Excel 2010 valikosta kaikki ohjelmat

2 Excel 2010 Seuraavaksi lyhyesti kerrottu ja kuvattu mistä esitysten tekemiseen tarvittavat toiminnot löytyvät. Tässä käydään läpi vain useimmiten käytetyt toiminnot.

3 Valintanauha. Välilehdet sisältävät valintanauhoja (ribbon). Valintanauhoille on sijoitettu kaikki toiminnat mitä esitysten tekemiseen tarvitaan. Kaavarivi, jossa on kaavan syöttöikkuna ja soluosoite Taulukko eli työskentelyalue. Välilehdet

4 Pikapainikkeet esim. tallenna, kumoa, tee uudelleen ja jne valikosta kaikki ohjelmat Välilehdet, joille valintanauhat on sijoitettu. (Aloitus, lisää ja jne valikosta kaikki ohjelmat Vakiopainikkeet. Vasemmalta lukien: pienennä tehtäväpalkkiin, pienennä ikkunaksi ja sulje. valikosta kaikki Asiakirjanäkymät: Normaali, sivun asettelu, sivunvaihtojen esikatselu

5 Aloitus välilehden valintanauha Leikkaa, kopioi ja liitä toiminnot sekä muotoilusivellin valikosta kaikki Fontin tyyli, koko, väri ja muotoiluasetukset valikosta kaikki Kappaleen tasaus, sisennys ja luettelot valikosta Muotoiluvalinnat Muotoilu ennaltamääritellyn tyylin mukaisesti valikosta kaikki Solun muotoilu, rivin/sarakkeen lisäys ja rivin/sarakkeen poisto Etsi -toiminto Lisää välilehden valintanauha Taulukko työkalut valikosta Kuvan lisäämisen työkalut kaikki ohjelmat Kaavioiden lisäämisen työkalut kaikki ohjelmat Näitä ei kurssilla käyty läpi ohjelmat

6 Sivun asettelu välilehden valintanauha (ei käyty kurssilla läpi) Kaavat välilehden valintanauha Kaava/funktio työkalut järjestettynä luokittain Lisää funktio-painikkeella saa auki lisäikkunan, josta voi valita viimeksi käytettyjen funktioiden listalta halutun funktion tai selata funktioita järjesteltynä luokittaina esim. Tilasto, matemaattinen ja jne..

7 Tiedot välilehden valintanauha Tietojen lajittelu järjestykseen Tietojen pikasuodatus Tietojen lajittelu ja tietojen pikasuodatus on parhaimmillaan, kun tiedot on sijoiteltu taulukkoon riveittäin varustettuna ensimmäisen rivin otsikkotiedoilla. Alla on esimerkki:

8 Tiedot välilehden valintanauha Tiedot välilehden valintanauha

9 Taulukon avaaminen, sulkeminen ja tallentaminen Taulukko voidaan avata, sulkea ja tallentaa Tiedosto välilehden komentojen kautta. Oletustallennusmuoto on *.xlsx Tauluko avaa ikkuna. Etsi tietokoneelta avattava taulukko ja paina avaa painiketta. valikosta kaikki ohjelmat Tauluko tallenna ikkuna. Etsi tietokoneelta sopiva paikka ja anna tiedostolle nimi. Sen jälkeen paina tallenna painiketta. valikosta kaikki ohjelmat

10 Solu, solun osoite ja solun muotoilu Taulukkolaskennan tärkein käsite on solu. Soluihin sijoitetaan arvot, joita laskennassa käytetään. Jokaisella solulla on osoite, joka koostuu rivin numerosta ja sarakkeen kirjaimesta. Kuvassa näkyy valintatyökalu, joka on musta laatikko. Kuvassa näkyy myös numero 1, joka on syötetty soluun, jonka osoite on A1. Kaavat ja soluviittaukset Kaavan kirjoittaminen aloitetaan aina yhtäsuuruusmerkillä (=). Näin Excel ymmärtää, että soluu aiotaan kirjoittaa kaava eikä esimerkiksi syötetä pelkkä lukuarvo Taulukon soluihin voidaan kirjoittaa kaavoja, joissa käytetään viittauksia laskenta-arvoihin, jotka sijaitsevat tietyissä soluissa. Alla esimerkkinä on kirjoitettu yhteenlaskukaava soluun C1, jossa lasketaan yhteen soluissa A1 ja B1 soluissa olevat luvut.

11 Kahvaaminen, suhteellinen soluviittaus ja absoluuttinen soluviittaus Excelin yksi voimmakkaimmista työkaluista on valintatyökalun oikeassa alareunassa oleva pieni kahva. Sillä voidaan helposti älykkäästi monistaa solujen sisältöä toisiin soluihin. Esimerkiksi syöttämällä soluun A1 arvon yksi, viemällä valintatyökalun solun kohdalle ja tarttumalla hiiren kursorilla valintatyökalun kahvaan ja vetämällä hiirtä alaspäin, voin kopioida arvoa yksi toisiin soluihin.

12 Sama esimerkki hiukan älykkäämmästä toiminnosta. Soluun A1 on kirjoitettu arvo 1 ja soluun A2 on kirjoitettu arvo 2. Nyt teen valinta-alueen, joka sisältää solut A1 ja A2. Tämän jälkeen tartun valintatyökalun kahvaan ja vedän alaspäin. Excel tekee siitä juokseva numeroinnin. Tämä sama asia onnistuu jokaisella asialla missä on tietynlaista säännönmukaisuutta. Esimerkiksi Kuukaudet on helppo saada aikaiseksi Excelillä. Kirjoita vain Tammikuu ja Helmikuu. Tämän jälkeen tekemällä molemmat kuukaudet sisältävän valinta-alueen ja kahvaamalla saadaan aikaiseksi vuoden kuukaudet.

13 Kahvaaminen toimii myös kaavojen kanssa. Alla esimerkkinä lähtötilanteessa kaava on kirjoitettu vain ylärivin soluun E3 Kaava voidaan helposti monistaa alla oleviin soluihin niin, että soluviittaukset pysyvät oikeassa järjestyksessä valitsemalla solu E3 ja tarttumalla kahvaan ja vetämällä hiiri aina soluun E7 asti.

14 Lopputuloksena on jokaiselle riville tulokaava, jossa soluviittaukset ovat pysyneet oikeassa järjestyksessä ja viittaavat oikeisiin riveihin ja sarakkeisiin. Tämä onnistuu siis suhteellisella soluviitauksella, joka elää aina tilanteen mukaan.

15 Absoluuttinen soluviittaus tarkoittaa sitä, että lukitaan soluviittaus siten, että se ei muutu vaikka sitä kahvataan vaaka tai pystysuunnassa. Absoluuttisen soluviitauksen tunnistaa siitä, että siinä on soluosoitteen edessä $-merkki. Esimerkiksi osoite $A$1 on lukittu sekä pysty että vaakasuunnassa. Esimerkkinä taulukko, jossa lasketaan alennusprosentteja ja halutaan alennusprosenttisoluun viitata siten, että se ei muutu kahvauksen aikana. Tällöin tulee solu D2 lukita niin, että se ei muutu kahvauksen aikana. Tämä saadaan aikaan viemällä kohdistin kaavariville soluosoitteen kohdalle ja painamalla funktionäppäintä F4. Painamalla näppäintä usemman kerran voi valita haluamansa lukitustavan. Tällä kertaa haluamme lukita kaavan sekä pysty että vaakasuunnassa jolloin lopputulema on $D$2. $-merkki ilmaisee aina lukitusta eli sen jälkeen tuleva osoitteen osa on lukittu.

16 Kun kaava on saatu kirjoitettua ja lukittua halutulla tavalla voidaan loput kaavat saada aikaiseksi kahvaamalla kaavaa alaspäin. Lopputuloksena on kaavaoja, joissa osoite $D$2 pysyy muuttumattomana (katso kaavaa solussa D8).

17 Solun muotoilu Solun ulkoasua voi muotoilla niin, että haluttuja kohtia voidaan korostaa tekemällä reunaviivoja tai laittamalla soluun täyttöväri. Pikapainikkeisiin on laitettu yleisimmin käytetyt korostuskeinot helposti saataville. Kaikki soluun liittyvät muotoilut löytyvät Solun muotoilu painikkeen takaa erillisestä ikkunasta. Solun muotoilu painikkeesta aukeaa uusi ikkuna, josta löytyy kaikki solun muotoiluun liittyvät asiat. Soluun voidaan esimerkiksi määritellä sisältääkö se lukuja, päivämääriä, murtolukuja, ym. Solun sisällön tasaus, fonttimäärittelyt, reunaviivan, täytön ja suojauksen asetukset löytyvät omilta välilehdiltään. valikosta kaikki ohjelmat

18 Funktion lisääminen taulukkoon Excelissä on käytettävissä valmiita funktioita. Yksinkertaistettuna nämä ovat valmiiksi tehtyjä kaavoja, joihin sijoittamalla lähtöarvoja (argumentteja) saadaan tuloksia. Esimerkiksi Excelistä löytyy funktio nimeltä keskiarvo, joka laskee funktioon annettujen lukujen keskiarvon. Funktioita käytetään aivan samalla tavalla kuin kaavojakin. Funktio alkaa aina yhtäsuuruus merkillä (=). Funktioiden lisäämiseen löytyy Excelistä oma käyttöliittymä vaikka niitä voi kirjoittaa myös suoraan kaavariville, jos tietää miten funktio toimii. Tässä esimerkkinä keskiarvokaava syöttäminen Exceliin: Lähtötilanne: Laita valintatyökalu soluun, johon haluat lopputuloksen ilmesyvän Paina lisä funktio painiketta kaavat -välilehdeltä

19 Etsi funktio. Tässä tapauksessa funktio löytyy luokituksen Tilasto takaa. Klikkaa ok painiketta, jotta päästään antamaan funktiolle argumentit eli suomeksi sanottuna lähtöarvot

20 Excel on tässä kohtaa arvannut, että laskuun halutut argumentit ovat yläpuolella. Koska on kuitenkin tilanteita, joissa Excel saattaa arvat väärin, on osattava itse määritellä miltä alueelta luvut löytyvät. Klikkaa lukualueen määritys painiketta

21 Maalaa halutut luvut ja klikkaa lukualueen määritys painiketta uudestaan. Nyt, kun on määritetty mitä lukuja keskiarvon laskemisessa käytetään klikataan ok painiketta. Lopputuloksena on funktio, joka laskee meille haluttujen lukujen keskiarvon. Excelistä löytyy todella paljon hyödyllisiä ja käyttökelpoisia kaavoja laskemisen helpottamiseen.