Ryhmäkirjeen hyödyntäminen

Transkriptio

1 Ryhmäkirjeen hyödyntäminen Sisältö Joukkokirje-toiminnon (Wordin ja Excelin yhteiskäytön) periaatteet Excel tietolähteenä tutuksi (valmis harjoitustiedosto) Wordin pääasiakirja tutuksi (valmis harjoitustiedosto) * Yhdistämistoiminto alusta alkaen omiin tiedostoihin * Omien tiedostojen työstäminen * Tilastoja Excel-tietolähteestä

2 Perusidea: Yhdistäminen yhdistät kahden tiedoston tietoja: pääasiakirja: joukkokirje: sisältää tekstin, joka on sama kaikissa kirjeissä tietolähde: asiakasrekisteri esim. Exceltiedostona: sisältä muuttuvat tekstit yhdistämisen avulla luot Wordissa: joukkokirjeet esim. kutsukirjeet, todistukset tarrat (tai nimikyltit) kirjekuoret Pääasiakirja tavallinen Word-asiakirja esim. kirje, todistus sisältää kaikille yhteiset tiedot perustekstin lisäksi on luotu <<yhdistämiskenttiä>>, jotka korvataan jokaisessa kirjeessä tietolähteen tiedoilla esim. etunimi, sukunimi, kurssi, arvosana, päivämäärä

3 Tietolähde 1(3) sisältää tiedot, jotka vaihtuvat jokaisessa asiakirjassa esim. osallistujaluettelossa: nimi, osoitetiedot, kurssin nimi, arvosana, suorituspäivämäärä jne. asiakasrekisteri voi olla eri muodoissa Word-asiakirja (taulukko) Excel-taulukko GroupWise- tai Outlook-osoitteisto tietokanta huom. tietolähde on erillinen tiedosto, jota voit päivittää jälkikäteen Tietolähde 2(3) Tietue = tieto yhdestä yksittäisestä asiasta, esim. asiakastieto (rivi) huom. Otsikot! Kenttä = tietyntyyppinen tieto, esim. sukunimi (sarake) sijoita jokainen yksittäinen tieto eri kenttään eli sarakkeeseen

4 Tietolähde 3(3) kenttien avulla määrittelet, mitkä tiedot yhdistetään pääasiakirjaan kaikkia tietoja (kenttiä) EI tarvitse käyttää voit käyttää samaa kenttää useassa pääasiakirjan kohdassa jos tietolähteeseen tehdään muutoksia, ne päivittyvät pääasiakirjaan samaa tietolähdettä voit käyttää useassa eri pääasiakirjassa Excel asiakasrekisteri 1(3) sisältää tiedot kaikista osallistujista voi sisältää runsaasti tietoa kustakin osallistujasta per rivi: esim. nimi, osoite, henkilötunnus, pistemäärät jne. yhdistettäessä valitaan, mitkä tiedot rekisteristä poimitaan

5 Excel-asiakasrekisteri 2(3) voit lajitella aakkostaa tai lajitella esim. suurimmasta pienimpään voit suodattaa: löydä nopeasti olennaiset tiedot esim. kaikki, joilla kotipaikka Jyväskylä * voit suodattaa ehdon mukaan esim. vähintään 100 pistettä saaneet * voit tulostaa suodatetut tiedot * voit suodattaa myös Word-joukkokirjeitä tehdessä -> vain osalle tarrat tai kirjeet Excel asiakasrekisteri 3(3) olennaisinta toimivuuden kannalta: suunnittele hyvä Excel-pohja otsikointi! solujen muotoilu päivämäärä ja postinumero tekstinä, kun käytät yhdistämistoimintoja huomioi automaattinen täyttö Excel tarjoaa aiemmin kirjoittamaasi samanalkuista sanaa Enterillä hyväksyt (tai jatkat muun sanan kirjoittamista)

6 * Sarakkeen muuntaminen tekstiksi jälkikäteen Jotta päiväykset ja postinumerot siirtyvät oikein, niiden on oltava tekstimuodossa. Valitse sarake Valitse Tiedot / Teksti sarakkeisiin Valitse ikkunassa 1/3 Seuraava, 2/3 Seuraava ja 3/3 tietojen muodoksi Teksti lopuksi Valmis ** Muunnos on tehtävissä tarvittaessa myös toiseen suuntaan valitsemalla tyypiksi Yleinen Jos valmis Excel-tiedosto ( rekisteri ) O:Visible2Everyone\Opintohallinnon koulutus\gradut.xls Tietojen täyttäminen * Taulukon muokkaaminen Rivien tai sarakkeiden lisääminen Taulukon selaaminen Otsikoiden kiinnittäminen Tietojen lajittelu ja suodatus Gradu-tilastoja kaavioina

7 Tietojen lajittelu 1. valitse sarakkeesta yksi luettelon solu, jonka mukaan lajittelet 2. napsauta Lajittele nousevasti / laskevasti painiketta * voit lajitella usean tekijän mukaan: lajittele viimeiseksi tärkein lajitteluperuste tai: vaihtoehtoisesti Tiedot > Lajittele Taulukon selaaminen voit selata taulukkoa siten, että otsikkorivi tai vasemmasta reunasta esim. osallistujien nimet ovat koko ajan näytöllä esillä 1. Valitse solu, jonka yläpuolella olevat rivit ja vasemmalla puolella olevat sarakkeet haluat kiinnittää. 2. Valitse Ikkuna-valikosta Kiinnitä ruudut

8 Taulukon tulostaminen Otsikoiden kiinnittäminen: Tiedosto > Sivun asetukset > Taulukko - välilehti Tietojen suodatus haet luettelosta vain ne tiedot, jotka täyttävät tietyt ehdot 1. Tiedot > Suodata > Pikasuodata 2. napsauta nuolipainiketta ja valitse arvo tai ehto Palauta kaikki tiedot näkyviin: Tiedot > Suodata > Näytä kaikki

9 Jos valmis Word-asiakirja (pääasiakirja) O:Visible2Everyone\Opintohallinnon koulutus\gradutodistus.doc Sisältää kaikille yhteiset tekstit Sisältää valmiina kentät (<<sukunimi>>), joihin poimitaan tiedot HUOM: tärkeää: lähdetiedosto (Exceltiedosto) sisältää samat sarake-otsikot! Kaksi tapaa yhdistää Ohjattu yhdistämistoiminto jos alusta alkaen TAI: Yhdistäminen työkalurivi Näytä > Työkalurivit > Yhdistäminen jos käytössä valmiit tiedostot jos päivitetään pääasiakirjaa jos tulostetaan jälkikäteen

10 Tiedostojen yhdistäminen 1(2) 1. Napsauta Yhdistäminen työkaluriviltä Avaa tietolähde - painiketta (jos työkalurivi puuttuu: Näytä > Työkalurivit > Yhdistäminen) 2. Etsi tallentamasi lähdetiedosto. HUOM: jos Excel-tiedosto: valitse, missä taulukossa tiedot ovat 3. Napsauta Tuo yhdistetyt tiedot näyttöön -painiketta Tiedostojen yhdistäminen 2(2) 4. Tulostaminen: jos kaikki: napsauta Yhdistä tulostimeen painiketta (valinta: Kaikki) jos vain tietty / tietyt: valitse Nykyinen tietue tai Läh. ja Vast (eli ensimmäinen ja viimeinen peräkkäinen tulostettava tietue)

11 Tietueiden selailu napsauta selailupainikkeita Edellinen / Seuraava tai: jos etsit tietyn henkilön todistusta: napsauta Etsi kohde painiketta kirjoita Etsi-kenttään hakusana napsauta Etsi seuraavapainiketta Ensimmäinen/ Viimeinen tietue Tiedoston tallentaminen Tallennettavat yhdistämisasiakirjat ovat pääasiakirjasta erillisiä asiakirjoja Myös pääasiakirja kannattaa tallentaa, jos aiot käyttää sitä toisessa yhdistämisessä. Tiedosto > Tallenna nimellä

12 Tietolähteen päivittäminen jos lisäät uuden henkilön tiedot tietolähteeseen (Excel-tiedosto) => kun avaat uudelleen Word-asiakirjan (pääasiakirjan), saat päivitys-ilmoituksen: napsauta Kyllä -painiketta tai: Word-asiakirjassa päivitys jos et sulje Wordasiakirjaa: päivittyy suoraan käsin voit päivittää: napsauta Yhdistäminen työkaluriviltä Yhdistämisen vastaanottajat painiketta napsauta Päivitä -painiketta

13 * Alusta alkaen: Yhdistämisen vaiheet (jos luot omat tiedostot) 1. Luo etukäteen pääasiakirja (esim. todistus) ja tietolähde (esim. Excel: luettelo opiskelijoista). 2. Lisää yhdistämiskentät todistukseen eli valitse kentät ja määrittele sijainti 3. Yhdistä tiedostot eli luo joukkokirjeet. 4. Esikatsele. Tulosta. Tallenna Joukkokirjeet Ohjattu luonti 1(4) 1. Avaa pääasiakirja (esim. kutsukirje), johon lisäät yhteystietokentät. 2. Työkalut > Kirjeet ja postitus > Ohjattu yhdistäminen. 3. Valitse asiakirjan laji: Kirjeet. Napsauta Seuraava. 4. Valitse pääasiakirja (Käytä nykyistä asiakirjaa). Seuraava.

14 Joukkokirjeet Ohjattu 2(4) 5. Valitse tietolähde napsauta Selaa ja etsi tiedosto. Seuraava. HUOM: jos Excel-taulukko: valitse missä taulukossa on tiedot (usein Taul 1) 6. Valitse Yhdistämisen vastaanottajat. kaikki (oletus) voit valita myös osan Joukkokirjeet Ohjattu 3(4) 7. Lisää kentät pääasiakirjaan: Napsauta Lisää kohteita painiketta. Valitse kenttä (etunimi) ja napsauta Lisää painiketta. Valitse toinen kenttä (sukunimi) jne. kirjeessä: <<kentän nimi>> Napsauta lopuksi Sulje painiketta.

15 Joukkokirjeet - Ohjattu. 4(4) 8. Lisää välilyönnit ja rivinvaihdot kenttien väliin. Tee muotoilut: esim. lihavointi. Seuraava. 9. Tiedot lisätään kenttiin. Esikatsele. Seuraava: Suorita loppuun. 10. Tulosta. * Voit tallentaa kirjeet (=> tallentaa kaikki samaan tiedostoon = yksi kirje per sivu) * Vinkki: jos tarvitset pääasiakirjaa muuallakin: tallenna yhdistetty tiedosto eri nimellä * Tilastoja: yhteenvedot ja kaaviot Excelistä on mahdollista saada erilaisia tilastoja kätevästi käyttäen Pivottoimintoa. Jos Pivotin yhteydessä käytetään päiväyksiä, niiden on oltava yleisessä muodossa (muunnosohje aiemmin) Harjoitustiedossa on muutama malli omilla välilehdillään.