EXCEL- TAULUKKOLASKENTA

Transkriptio

1 EXCEL- TAULUKKOLASKENTA Kevät 2008 osittain HAMKin tietotyövälineetmateriaalin pohjalta (

2 Excel-taulukkolaskenta ja sen käyttöliittymä... 1 Tiedoston avaaminen, sulkeminen ja tallentaminen... 2 Tietojen syöttäminen ja solualueen käsittely... 4 Laskeminen taulukossa... 6 Summa... 6 Keskiarvo... 7 Minimi ja maksimi... 8 Kaavan kopiointi eli täyttökahvan käyttö... 9 Peruslaskukaavat Suhteelliset ja suorat viittaukset Suhteellinen viittaus Suora viittaus Ulkoasun muotoilu Lukumuotoilut Fonttimuotoilu Tasaukset Reunaviivat ja taustavärit Taulukon lajittelu Kaaviot Kaaviolajit Kaavion luominen Kolmiulotteinen työkirja Taulukkovälilehtien käsitteleminen Laskeminen useammasta taulukosta Sivun asetukset ja tulostaminen... 30

3 1 Excel-taulukkolaskenta ja sen käyttöliittymä Taulukkolaskentaohjelma on tekstinkäsittelyohjelman ohella tietokoneen yleisimpiä sovelluksia. Sillä voit rakentaa erilaisia laskelmia, taulukoita, kaavioita ja muita dokumentteja. Voit esimerkiksi Suorittaa erilaisia laskutoimenpiteitä Hoitaa yrityksen laskutusta, kirjanpitoa, budjetointia ym. Pitää kirjaa taloutesi menoista ja tuloista Ylläpitää pieniä rekistereitä sekä paljon muuta. Taulukkolaskentaohjelmassa tiedot kirjoitetaan työkirjan sisältämiin laskentataulukoihin, joissa on numeroilla merkittyjä rivejä ja kirjaimilla merkittyjä sarakkeita. Laskentataulukon "ruudukko" koostuu pystysuorista sarakkeista ja vaakasuorista riveistä. Taulukon jokaiseen "ruutuun" eli soluun voit kirjoittaa tekstiä, luvun tai laskentakaavan. Näiden kolmen peruselementin avulla voit muotoilla erilaisia taulukoita ja lomakkeita, joilla voit laskea ja analysoida tietoa. -version käyttöliittymä on samantapainen kuin Word 2007:kin käyttöliittymä. Seuraavassa kuvassa on hieman esitelty käyttöliittymän eri osien nimityksiä.

4 2 Seuraavassa esitellään hiukan Excelin käyttöliittymää. Tämän version 2007 myötä käyttöliittymä muuttui melko lailla entisestä. Yllä olevassa kuvassa on nimetty joitakin tämän uuden käyttöliittymän osia. Katsotaan joitakin niistä kohta kohdalta. Valintanauhalta löytyy välilehtiä, välilehdiltä ryhmiä ja niistä painikkeita. Joissakin ryhmissä on myös ns. valintaikkunan avain, josta aukeaa lisää vaihtoehtoja kyseisiin toimintoihin. Pikatyökalurivillä on valmiina muutamia painikkeita. Voit lisätä sinne itsekin komentoja. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella pikatyökalurivin päällä ja valitse avautuvasta valikosta kohta Mukauta pikatyökalurviä ja siirrä haluamasi toiminnot vasemmanpuoleiselta listalta oikealle Lisääpainikkeella. Jos haluamasi komento ei näy listalla, valitse ylhäällä olevasta valikosta kohta kaikki komennot Suositut komennot- kohdan sijaan. Tiedoston avaaminen, sulkeminen ja tallentaminen Tavalliset tiedostotoiminnot ovat Excelissä samanlaiset kuin muissakin ohjelmissa. Ne löytyvät Office-painikkeen kautta avautuvasta valikosta. Office-painikkeen kautta avautuvassa valikossa näkyy viimeksi avattujen tiedostojen luettelo. Jos haluamasi tiedosto on tässä listassa, saat sen avattua klikkaamalla kyseisen tiedoston nimeä. Tiedoston nimen perässä olevaa nastaa klikkaamalla saat kiinnitettyä tiedoston tälle listalle eli se ei häviä listalta vaikka uusia tiedostoja tulisikin listalle.

5 3 Jos tiedostoa ei ole listalla, se avataan kohdasta Avaa, josta avautuu normaali tiedoston avausikkuna. Valitaan oikea levyasema ja kansio, varmistetaan, että tiedostotyyppi on oikea, eli sellainen, jota ollaan avaamassa. Lopuksi tietysti valitaan se haluttu tiedosto ja klikataan avaa. Tallennus menee samaan tapaan. Muista tallennus pienin väliajoin, niin et menetä suurta määrää tietoa ongelmien sattuessa. Valikossa on kohdat Tallenna ja Tallenna nimellä. Ensimmäistä kertaa työkirjaa tallennettaessa näillä ei ole eroa. Valitse oikea levyasema ja kansio. Varmista taas, että tallennusmuoto on oikea. Kirjoita vielä tiedoston nimi- ruutuun työkirjasi nimi ja paina Tallenna. Seuraavilla kerroilla kuitenkin pelkkä Tallenna -kohdan (tai tallennuksen pikanappulan pikatyökalurivillä) valinta tallentaa aina vanhan jo olemassa olevan tiedoston päälle kyselemättä mitään. Tallenna nimellä -kohta sen sijaan avaa aina uudestaan tallennuksen ikkunan ja voit vaihtaa levyasemaa, kansiota tai tiedoston nimeä tai tallennusmuotoa, ja ottaa näin vaikka tiedostosta varmuuskopion.

6 4 Hiukan noista tallennusmuodoista. Normaalisti Excel ehdottaa tallennusmuodoksi Excel-työkirjaa. Tämä tarkoittaa, että Excel tallentaa asiakirjan juuri tämän kyseisen version (2007) mukaiseen muotoon, eikä sitä saa välttämättä muulla ohjelmalla tai Excelin vanhemmalla versiolla auki. Listalta löytyy kohta Excel työkirja. Jos tallennat työkirjan tähän vanhemman ohjelman muotoon, voi olla, että kaikki muotoilut eivät säily ihan sellaisenaan. Excel suljetaan ikkunan oikean yläkulman rastista. Voit sulkea asiakirjan sulkematta Exceliä Office-painikkeen kautta kohdasta Sulje tai työkirjan oikean yläkulman rastista (alempi oikean yläkulman kahdesta rastista). Excel-työkirjassa on valmiina yleensä kolme taulukkoa, Taul1, Taul2 ja Taul3. Nämä näkyvät ruudun alalaidassa, taulukosta toiseen voi vaihtaa klikkaamalla näitä taulukonvalitsimia (ks. yllä oleva kuva). Tallennettaessa tallentuvat kaikki taulukot, vaikka ne olisivatkin tyhjiä. Tähän usean taulukon käyttöön palataan myöhemmin. Tietojen syöttäminen ja solualueen käsittely Kun solu on aktiivinen, voit kirjoittaa siihen tekstiä, numeroita ja kaavoja. Aktiivisen solun tunnistat tummista reunoista. Kun olet syöttänyt arvon soluun, voit hyväksyä sen Enter-näppäimellä tai siirtymällä nuolinäppäimellä tai hiirellä seuraavaan soluun. Syöttämisen voit peruuttaa napauttamalla Peruuta-painiketta tai näppäimistön esc-nappulalla. Aktiivinen solu: Aktiivisen solun osoite näkyy taulukon yläosassa ns. nimiruudussa. Yllä olevassa kuvassa solun osoite on C3. Pääset korjaamaan solun sisältöä kaksoisklikkaamalla solua. Tällöin näppäimistön nuolinäppäimet siirtävät kursoria solun sisällä eivätkä muuta aktiivista solua. Näin voit esim. korjata solussa olevan kirjoitusvirheen tarvitsematta kirjoittaa koko solua uusiksi. Voit valita useita vierekkäisiä soluja aktiiviseksi joko raahaamalla tai Shift- näppäimen avulla, ja useita erillisiä soluja/solualueita Ctrl- näppäimen avulla. Solun voit siirtää toiseen paikkaan joko raahaamalla tai leikepöydän kautta. Siirto raahaamalla tapahtuu seuraavasti: 1. Aktivoi solu/solualue, jonka haluat siirtää 2. Mene solualueen reunaan siten, että osoitin muuttuu nelipäiseksi nuoleksi 3. Paina hiiren vasen näppäin pohjaan ja raahaa solu/solualue haluamaasi paikkaan. Siirto tai kopiointi leikepöydän kautta tapahtuu seuraavasti: 1. Aktivoi solu/solualue, jonka haluat siirtää 2. Napauta Leikkaa - painiketta, tai Kopioi -painiketta, jolloin valitun alueen ympärille tulee vilkkuva katkoviivareunus. Jos et haluakaan liittää valitsemaasi aluetta, voit poistaa valinnan painamalla Esc- näppäintä 3. Napauta solua sen alueen vasemmassa yläreunassa, johon haluat liittää tiedot 4. Napauta työkaluriviltä Liitä-painiketta.

7 5 Sarakkeiden leveyttä voit muuttaa laskentataulukon yläreunassa näkyvien sarakkeiden tunnistuspainikkeiden avulla seuraavasti: 1. Vie hiiren osoitin muokattavan sarakkeen tunnistuspainikkeen reunalle siten, että osoitin muuttuu kaksikärkiseksi nuoleksi 2. Kaksoisnapauta tunnistuspainikkeen reunalla, jolloin sarakeleveys muuttuu leveimmän kohdan mukaiseksi. Jos haluat määritellä sarakeleveyden itse, voit raahata sarakeleveyttä suuremmaksi tai pienemmäksi osoittimen ollessa kaksikärkinen nuoli. Rivien korkeutta voit muuttaa laskentataulukon vasemmassa reunassa näkyvien rivien tunnistuspainikkeiden avulla samaan tapaan kuin sarakeleveyttäkin eli hiiren kanssa kaksoisklikkaamalla tai raahaamalla. Rivin ja sarakkeen lisääminen 1. Aktivoi rivi, jonka yläpuolelle haluat lisätä uuden rivin painamalla kyseisen rivin tunnistuspainiketta. 2. Klikkaa hiiren kakkospainiketta 3. Valitse avautuvasta valikosta kohta Lisää Sarakkeen lisääminen tehdään samaan tapaan, valitaan sarake ja hiiren kakkospainikkeen kautta avautuvasta valikosta valitaan Lisää. Etsi ja korvaa -toiminto Excelissä voi taulukosta etsiä jotain tiettyä lukua tai tekstiä ja tarvittaessa korvata se jollain muulla käyttämällä Etsi ja korvaa -toimintoa. Tämä toiminto löytyy Aloitus-välilehdeltä kohdasta Etsi ja valitse ja sieltä edelleen Korvaa.

8 6 Asetukset-painikkeesta saa lisää asetuksia näkyville (jos ne eivät jo ennestään näy). Etsittäväruutuun kirjoitetaan etsittävä teksti tai luku. Korvaava-ruutuun kirjoitetaan tietysti korvaava teksti tai luku. Rastittamalla kohta koko solun sisältö määrätään, että haetaan vain sellaisia soluja, joissa on juuri tuo sisältö, mikä on etsittävä-ruudussa, eikä mitään muuta. Jos esim. halutaan hakea soluja, joissa on luku 1, rastittamalla tuo kohta varmistetaan, ettei toiminto löydä esim. soluja, joiden sisältö on 10. Etsi seuraava -painike hakee seuraavan halutun kohteen, Korvaa-painike korvaa sen ja hakee seuraavan kohdan, Korvaa kaikki -painike korvaa kaiken kyselemättä. Laskeminen taulukossa Usein Excel otetaan käyttöön juuri sen takia, että halutaan laskea jotakin taulukosta. Seuraavaksi tutustutaan muutamiin yleisimpiin laskukaavoihin ja yleensäkin tapaan laskea Excelissä. Yleensä edetään niin, että syötetään (kirjoitetaan) ensin syöttötiedot eli tarvittavat luvut taulukkoon ja vasta sitten ruvetaan tekemään ja käyttämään laskukaavoja. Laskeminen aloitetaan yleensä aina niin, että mennään siihen soluun, johon laskun tai kaavan lopputulos halutaan. Excelissä on runsaasti valmiita laskukaavoja. Näitä käytetään niin, että valitaan ns. funktioluettelosta (tästä hetken päästä lisää) haluttu funktio ja annetaan tarvittavat tiedot eli argumentit funktion laskemista varten. Usein tarvittava tieto on vain se solualue, joka sisältää ne luvut, josta haluttu lasku halutaan laskea. Solualue ilmoitetaan soluosoitteiden avulla, esim. C5:E5 tarkoittaa taulukossa aluetta, jonka muodostavat solut C5,D5 ja E5. Summa Mene soluun, johon haluat ohjelman laskevan summan. Klikkaa Automaattinen summa -painiketta Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmästä. (Summa löytyy myös muualta, esim. Kaavat-välilehdeltä Tällöin ohjelma ehdottaa laskettavaa aluetta. Jos aluevalinta on oikein, paina Enter -näppäintä. Muutoin valitse laskettavat solut uudelleen raahaamalla hiirellä niiden yli.

9 7 Keskiarvo Kun haluat laskea keskiarvon, mene soluun, johon haluat ohjelman laskevan keskiarvon. Klikkaa Kaavat-välilehdeltä Lisää funktio -painike. Avautuu Funktion lisääminen -ikkuna. Voit valita kohdasta Tai valitse luokka kohdan Kaikki, jolloin Valitse-funktio -ruutuun tulevat aakkosjärjestyksessä kaikki Excelissä olevat valmiit funktiot. Suomenkielisessä Excelissä keskiarvofunktio on nimeltään keskiarvo. Valitse se ja klikkaa ok:

10 8 Funktion argumentit ruutuun voit valita taulukosta ne solut, joista haluat keskiarvon laskea. Jos tämä ikkuna on taulukon tiellä, voit raahata sen sivuun hiiren kanssa. Klikkaa Ok. Excel laskee keskiarvon. Huomaa, että ylhäällä kaavarivillä näkyy laskukaava (=KESKIARVO(B5:B9)), mutta taulukossa tietysti kaavan lopputulos. Jos haluat kaavan näkyville myös soluun, kaksoisklikkaa solua, jossa kaava on. Minimi ja maksimi Minimi ja maksimi eli pienin ja suurin arvo tietyltä alueelta (tietyistä luvuista) lasketaan aivan samoin kuin keskiarvokin, eli Lisää -funktio -painikkeen kautta valitaan haluttu funktio ja valitaan funktion argumenteiksi solualue, josta pienintä tai suurinta arvoa haetaan. Funktioiden nimet ovat min ja maks.:

11 9 Kaavan kopiointi eli täyttökahvan käyttö Kaavan kopioinnilla säästät vaivaa ja aikaa. Kun kopioit kaavan, sinun tarvitsee tehdä itse kaava vain kertaalleen, sen jälkeen voit kopioida sen muille riveille tai muihin sarakkeisiin. Kaavan kopiointi perustuu siihen, että kun kaavassa käytetään soluosoitteita, esim lasketaan yhteen aina kolme vasemmalla puolella olevaa lukua, kaavan argumentteina ovat juuri noiden kolmen solun osoitteet, esim. C5:E5. Tällainen kaava on kopioitavissa taulukossa mihin suuntaan tahansa, esim. alas tai oikealle. Tällöin soluosoitteet muuttuvat sen mukaan, mihin suuntaan liikutaan, eli jos liikutaan alas, soluosoitteen rivinumero kasvaa ja jos liikutaan oikealle, sarakkeen osoittava kirjain muuttuu. Esim. seuraavassa taulukossa on laskettu sadot yhteen lohkolta I, muille lohkoille lasket sadot helposti käyttämällä kaavan kopiointia. Kopioinnissa käytetään hyväksi ns. täyttökahvaa. Täyttökahvalla voit kopioida soluja sisältöineen hiirellä raahaamalla seuraavasti: Aktivoi solu, jonka haluat kopioida, mene siis soluun, jossa kopioitava kaava on. Vie hiiren kohdistin aktiivisen alueen oikeaan alareunaan siten, että osoitin muuttuu mustaksi ristiksi (pienen mustan neliön kohdalle) Raahaa hiirellä sen alueen yli, johon haluat kaavan kopioida. Kun päästät hiiren painikkeen ylös, Excel laskee tuolle alueelle kaavojen lopputulokset saman tien.

12 10 Peruslaskukaavat Excelissä voi kaavat tehdä myös "käsin" näppäimistöltä kirjoittamalla. Kaavan kirjoitus aloitetaan yhtäsuuruusmerkillä (=). Sen jälkeen klikataan solua, jossa on luku, joka halutaan ensimmäiseksi kaavaan. Sitten kirjoitetaan näppäimistöltä se operaattori, joka halutaan (+, -, *, /) ja sen jälkeen taas klikataan solua, jossa kaavan seuraava luku on jne. Seuraavassa esimerkit peruslaskutoimituksista: Yhteenlasku Vähennyslasku Kertolasku Jakolasku

13 11 Suhteelliset ja suorat viittaukset Suhteellinen viittaus: Suhteellinen viittaus syntyy aina viitatessasi johonkin soluun. Suhteellisessa viittauksessa kaavojen kopiointi muuttaa automaattisesti myös solujen osoitteet. Kun kopioit kaavaa alaspäin tai ylöspäin rivinumero muuttuu, ja vastaavasti kopioidessasi kaavaa oikealle tai vasemmalle saraketunnus muuttuu. Tarvittaessa tällainen suhteellinen viittaus voidaan muuttaa ns. suoraksi viittaukseksi. Esimerkki: Ennen kopiointia Kopioinnin jälkeen Suora viittaus: Suorat osoitteet eivät koskaan muutu kopioinnin yhteydessä. Eli vaikka kopioit kaavan, jossa on mukana suora soluosoite, tuollainen soluosoite ei muutu mihinkään vaan viittaa aina samaan soluun. Suoran osoitteen tunnistaa $-merkistä rivi- tai sarakeosoitteen edessä. Osoitetta voit muuttaa lisäämällä tai poistamalla $-merkin soluosoitteeseen tai näppäimistön F4 - näppäimen avulla joka lukitsee sekä solu- että riviosoitteen. Tehdessäsi viittauksen F4 - näppäimellä, vie kursori vilkkumaan kaavassa siihen soluosoitteeseen, josta haluat tehdä suoran soluviittauksen. Esimerkki: Ennen kopiointia Kopioinnin jälkeen Seuraavaksi tehdään esimerkkitaulukko, joka havainnollistaa vielä näitä asioita.

14 12 Suhteellinen viittaus Tehdään esimerkkitaulukko. Lasketaan summakaava. B-sarakkeessa kaava on =SUMMA(B2:B8).Lasketaan siis seitsemän aktiivisen solun yläpuolella olevaa lukua yhteen. Kopioidaan kaava muihin sarakkeisiin. Viittaukset muuttuvat vastaavasti. Saraketunnus muuttuu kaavaa oikealle kopioitaessa. Viittauksesta tulee suhteellinen automaattisesti. D-sarakkeessa kaava on =SUMMA(D2:D8). Eli edelleen lasketaan seitsemän aktiivisen solun yläpuolella olevaa lukua yhteen.

15 13 Suora viittaus Jatketaan esimerkkitaulukon tekemistä. Lasketaan alariville suhteelliset osuudet tuotteittain. Kaava on =B9/E9 Kopioidaan kaava ensin normaalisti ja katsotaan miten käy. Tulee jako nollalla -virheilmoitus. Kaava viittaa väärään, tyhjään, soluun. Tämä johtuu suhteellisesta viittauksesta. Esim. Solussa C10 on kaava C9/F9, eli F9 viittaa väärään soluun. Kaavaa kopioitaessa on myös tuon solun osoite muuttunut kopioinnin suuntaan eli oikealle. Tehdään kaava oikein käyttämällä suoraa viittausta. Palataan soluun B10 ja vaihdetaan viittaus suoraksi painamalla näppäimistön F4-nappulaa. $-merkit ilmestyvät soluosoitteeseen. Taulukossa soluosoitteeseen ilmestyy $-merkit. Nyt kopiointikin menee oikein.

16 14 Solussa C10 kaava on =C9/$E$9 Ulkoasun muotoilu Muotoiltaessa laskentataulukkoa valitse aktiiviseksi solut, joiden sisällön näyttötapaa haluat muuttaa. Erilaisia vaihtoehtoja solujen sisällön näyttötavoille löytyy Aloitus-välilehden Fontti-, Tasausja Numero-ryhmistä. Lukumuotoilut Lukumuotoilut löytyvät Numero-ryhmästä. Osa muotoiluista löytyy suoraan painikkeista tai lukumuotoilu-listasta.

17 15 Kaikki lukumuotoilut saat esiin Numero-ryhmän valintaikkunan avaimesta, josta aukeaa Muotoile solut -ikkuna. Seuraavassa on kerrottu lyhyesti tärkeimmistä lukumuotoiluista. Lukumuotoilu: Määrätään esitettäessä käytettävien desimaalien määrä, käytetäänkö tuhaterotinta ja negatiivisen luvun näyttötapa. Tekstimuotoilu: Määritetään solun sisältö tekstiksi. Sisältö on tällöin tekstiä myös sisältäessään numeroita. Jos haluat kirjoittaa lukuja, jotka alkavat nollalla, sinun täytyy määrittää tällaiset solut tekstimuotoon, jotta etunollat säilyvät, esim. postinumero Päivämäärä, aika: Päivämäärä: Esitetäänkö päiväys vain numeroilla, tuleeko mukaan päivä, kuukausi, vuosi ja kellonaika sekä valitaan sijainti halutun kielen asettamiseksi. Aika: Näytetäänkö sekunnit, käytetäänkö am/pm merkintöjä aamu-/iltapäivän yhteydessä. Valuutta Määritetään esitettäessä käytettävien desimaalien määrä, valuutan tunnus sekä negatiivisten lukujen esitystapa. Prosentti: Lisätään %-merkki luvun perään ja kerrotaan solun sisältö sadalla. Voit valita myös, montako desimaalia prosenttiluvuissa esitetään. Fonttimuotoilu Fontin voit määrittää Aloitus-välilehdeltä Fontti-ryhmästä. Huomaa, että myös tästä ryhmästä löytyy valintaikkunan avain, josta saat vielä lisää vaihtoehtoja fontin muotoilemiseen.

18 16 Tasaukset Tasaus-ryhmästä voit valita, miten solun sisältö asettuu soluun sekä pysty- että vaakasuunnassa. Voit muuttaa myös tekstin suuntaa (esim. laittaa tekstin pystysuoraan) Klikkaamalla Rivitä teksti -painiketta voidaan teksti yhden solun sisällä jakaa useammalle riville. Klikkaamalla Yhdistä ja keskitä -painiketta tehdään useammasta solusta yksi solu. Valitse ensin yhdistettävät solut ja klikkaa sitten ko. painiketta. Ja taas löydät lisää vaihtoehtoja Tasaus-ryhmän valintaikkunan avaimen kautta. Reunaviivat ja taustavärit Solujen reunaviivat voidaan lisätä Reunaviiva-painikkeesta. Se löytyy Fontti-ryhmästä. Klikkaamalla painikkeen reunassa olevaa nuolenkärkeä saat näkyviin listan valmiista reunaviivavaihtoehdoista. Jos mikään niistä ei ole tilanteeseen sopiva, pääset itse määrittämään viivat vielä tarkemmin tämän valikon kohdasta Lisää reunoja.

19 Sieltä aukeaa ikkuna, josta pääset hyvinkin tarkkaan määrittelemään reunaviivat. 17 Valitse ensin viivan tyyli ja väri ja klikkaile sen jälkeen Reunaviiva-ruutuun, mihin kohtiin haluat reunaviivat. (Tämän oppii parhaiten kokeilemalla.) Solujen täyttöväriä voit muuttaa Fontti-ryhmän Täyttöväri-painikkeesta, josta aukeaa lista samaan tapan kuin Reunaviiva-painikkeestakin. Ja samaan tapaan lisää vaihtoehtoja löytyy Lisää värejä - kohdasta. Täältä aukeaa ikkuna, jossa on kaksi välilehteä värin valitsemista varten.

20 18 Huomaa, että jos valitset tumman solun täyttövärin, muuta fontin väri vaaleaksi, jotta teksti näkyy tummalta taustalta. Taulukon lajittelu Lajittelulla tarkoitetaan taulukon järjestämistä jonkin tietyn sarakkeen perusteella järjestykseen. Lajiteltava tieto voi olla tekstiä tai lukuja. Voit siis järjestää taulukon vaikkapa aakkosjärjestykseen tai sitten joidenkin lukujen mukaan järjestykseen. Käydään lajittelu läpi esimerkin avulla. Tavallista taulukkoa lajiteltaessa ei yleensä tarvitse maalata mitään, riittää, että on jossakin taulukon solussa. Lajittelu löytyy Aloitus-välilehden ryhmästä Muokkaaminen painikkeesta Lajittele ja suodata. Valitse valikosta kohta Mukautettu lajittelu. Täältä aukeaa ikkuna, josta pääset määrittelemään Lajitteluasetukset.

21 19 Lajitteluperuste-kohtaan valitaan se sarake, jonka mukaan ensisijaisesti halutaan taulukko järjestää. Järjestä-kohdasta valitaan, lajitellaanko normaalin (A-Ö) vai käänteisen (Ö-A) aakkosjärjestyksen mukaan. Lukujen ollessa kyseessä järjestys-vaihtoehdot ovat pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään. Lisää taso -painikkeesta voi lisätä uuden lajitteluperusteen. Uusia lajitteluperusteita käytetään, jos taulukossa on useammalla rivillä sama arvo 1. lajitteluperusteen sarakkeessa. Tehdään meidän esimerkissämme lajittelu ensisijaisesti Tulojen mukaan nousevaan järjestykseen, 2. lajitteluperusteeksi valitaan Nimi. Eli laitetaan taulukko järjestykseen tulojen mukaan ja jos kahdella henkilöllä on samat tulot, niin sitten lajitellaan heidät nimen mukaiseen aakkosjärjestykseen. Lopputulos: Samaan tapaan taulukko olisi lajiteltu vaikkapa ensisijaisesti nimien mukaiseen aakkosjärjestykseen.

22 20 Kaaviot Kaaviolajit Excelissä voi valita useita eri kaaviolajeja. Valinta tehdään Lisää-välilehdeltä Kaaviot-ryhmästä. Yleisimmin käytettyjä kaaviolajeja lienevät pylväs, palkki, ympyrä, viiva ja piste. Muita kaaviovaihtoehtoja löytyy Muut kaaviot -valikon kautta. Kaavion luominen Yleensä kaavion teko kannattaa aloittaa maalamalla taulukosta se osa, josta kaavio tehdään. Ota maalaukseen mukaan myös otsikot: Sen jälkeen mene Lisää-välilehdelle ja valitse sopiva kaaviolaji. Tehdään tässä esimerkissä pylväskaavio ja valitaan edelleen sopiva pylväskaaviovaihtoehto, tässä ihan tavallinen kaksiulotteinen pylväskaavio.

23 21 Excel luo kaavion suoraan taulukkoon, samalle välilehdelle taulukon kanssa. Kaaviota voit siirtää taulukossa hiiren kanssa raahaamalla ottamalla kiinni kaavion reunasta. Kun kaavio on näin luotu, sen aetuksia voi muokata Kaavio-työkaluista, välilehdiltä Rakenne, Asettelu ja Muotoilu. Nämä välilehdet ovat näkyvissä valintanauhalla, kun kaavio on valittuna. Useimmiten kaavion asetuksista tarvitaan varmaankin otsikoita, koska Excel ei lisää automaattisesti kaavion pääotsikkoa eikä akselien otsikoita.

24 22 Otsikot voidaan lisätä Taulukkotyökalujen Asettelu-välilehdeltä Otsikot-ryhmästä. Kaavion pääotsikko lisätään kohdasta Kaavion otsikko. Tässä on valittu otsikko lisättäväksi kaavion yläpuolelle. Otsikko kirjoitetaan kaavion yläpuolelle ilmestyvään tekstikehykseen. Tehdään seuraavaksi akselien otsikot. Ne lisätään painikkesta Akselin otsikot. Sitä kautta löytyy sekä vaaka- että pystyakselin otsikoille oma toiminto.

25 Tehdään vaakasuuntaisen akselin otsikko akselin alapuolelle. 23 Kirjoita otsikko taas tekstikehykseen. ' Tehdään pystyakselille otsikko, valitaan tällä kertaa kierretty otsikko, jossa kirjaimet ovat kyljellään ja otsikko pystyssä.

26 24 Kaavio voidaan sijoittaa myös omalle taulukkovälilehdelleen, jolloin se näkyy muiden taulukkovälilehtien rinnalla (Taul1, Taul2, Taul3 rinnalla). Tämä tehdään Taulukkotyökalujen Rakennevälilehden kohdasta Sijainti ja sieltä painikkeesta Siirrä kaavio. Valitse Kaavion siirtäminen -ikkunasta kohta uuteen taulukkoon ja anna kaaviolle sopiva nimi. Tuo nimi näkyy taulukkovälilehden nimenä. Kaavio ilmestyy omalle välilehdelleen ja poistuu alkuperäisestä paikastaan.

27 25 Kaaviotyökalujen Rakenne-välilehdeltä painikkeesta Valitse tiedot pääset jälkikäteen muokkaamaan Kaavion tietoja eli esim. taulukon aluetta, mistä kaavio on tehty, vaaka-akselin otsikoita jne. Valitse muokattava sarja ja sen jälkeen klikkaa Selitteen osat -kohdassa näkyvää Muokkaapainiketta. Täältä pääset valitsemaan taulukosta alueen, jota (tässä esimerkissä) pylväät esittävät. Sarjan nimi näkyy ns. kaavion selitelaatikossa.

28 26 Vaaka-akselin otsikoita voi muokata Vaaka-akselin (luokka) otsikot -kohdan Muokkaapainikkeesta. Sieltäkin valitaan vain taulukosta alue, joka halutaan näkyvän vaaka-akselin otsikoina. Lisää sarjoja (tässä esimerkissä pylväsryhmiä) saat Lisää-painikkeesta. Täältä valitaan samaan tapaan taulukosta alue, joka sisältää tarvittavat, kaaviossa esitettävät luvut ja sarjan nimi. Tarpeettoman sarjan saa pois Poista-painikkeesta, kunhan ensin valitset poistetavan sarjan. Kolmiulotteinen työkirja Kuten aiemmin on todettu, Excel-työkirjassa on yleensä kolme taulukkovälilehteä, Taul1, Taul2 ja Taul3. Seuraavassa kerrotaan siitä, miten ja missä tilanteissa tätä ominaisuutta voi käyttää hyväksi. Taulukkovälilehtien käsitteleminen Lisäys Uuden taulukkovälilehden saa kohdasta painikkeesta Lisää laskentataulukko. Tämä painike löytyy taulukonvalitsimien perästä (Taul3-"lätkän") jälkeen ikkunan alaosasta. Poisto Taulukkovälilehti poistetaan klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella poistettavan taulukkovälilehden valitsimen kohdalla ja valitsemalla avautuvasta valikosta kohta Poista. Huom! Välilehti poistuu pysyvästi, sitä ei saa kumoa-näppäimellä takaisin, joten ole varovainen, kun poistat taulukon!!

29 27 Siirto ja kopiointi Taulukkovälilehden voi siirtää tai kopioida viemällä hiiren taulukkovälilehden "lätkän" (Taul1, jne.) päälle ja klikkaamalla hiiren kakkospainiketta. Avautuvasta valikosta valitaan Siirrä tai kopioi ja sieltä edelleen, mihin siirretään tai kopioidaan. Jos haluat tehdä kopion, rastita kohta Tee kopio: Uudelleen nimeäminen Taulukkovälilehdelle voit antaa uuden nimen kaksoisklikkaamalla "lätkän" kohdalla ja kirjoittamalla uuden nimen vanhan päälle. Usean taulukon valitseminen ryhmäksi Voit valita useamman taulukon ryhmäksi näppäimistön ctrl-painikkeen avulla. valitse eli klikkaa "lätkän" päällä ensimmäisen valittavan taulukon kohdalla ja sen jälkeen klikkaile loput taulukkovälilehdet ctrl-painike pohjaanpainettuna. Huom! Jos sinulla on useampi taulukko valittuna, ja annat komenno Muokkaa - Poista taulukko, kaikki valitut taulukot poistuvat! Tulostettaessa oletusasetuksin kaikki valitut taulukot tulostuvat. Laskeminen useammasta taulukosta Käydään läpi tämä laskeminen usean taulukon välillä esimerkin avulla. Esimerkissämme seurataan muutaman henkilön menoja kahden kuukauden ajalta. Kumpikin kuukausi tehdään omaan taulukkoonsa ja lisäksi tehdään vielä kolmanteen taulukkoon yhteenveto noilta kahdelta kuukaudelta eli lasketaan menot kahdelta kuukaudelta yhteen. Tehdään ensin ensimmäisen kuukauden taulukko ihan normaalisti ja lasketaan summat riveittäin ja sarakkeittain. Tehdään siis tämän ensimmäisen kuukauden taulukko ihan valmiiksi asti, myös kaikki muotoilut kannattaa tehdä valmiiksi asti: Sen jälkeen kopioidaan taulukko edellisen kohdan ohjeiden mukaan:

30 28 Muutetaan tämän uuden taulukon otsikko ja korjataan luvut tuon toisen kuukauden tietojen mukaisiksi: Otetaan vielä kopio tästä taulukosta samaan tapaan kuin äskenkin ja tehdään siitä taulukosta tuo yhteenvetotaulukko, johon lasketaan näiden kahden kuukauden menot yhteen. Yhteenlasku tehdään periaatteessa ihan normaalisti. Tässä esimerkissä yhteenlasku tehdään näppäimistöltä kirjoittamalla, ei summa-funktiolla: 1. Mene tuohon taulukkoon, joka äsken kopioitiin ja siellä soluun, jossa on Sulon ruokamenot. 2. Aloita kaavan kirjoittaminen = -merkillä. 3. Tämän jälkeen klikkaa Taul1-lätkää (eli sen taulukon lätkää, jossa on ensimmäisen kuukauden tiedot ja täällä klikkaa solua, jossa on Sulon ruokamenot. Huomaa, että kaavarivillä on kaavan alku =Taul1!B4

31 29 4. Sen jälkeen kirjoita näppäimistöltä + -merkki. 5. Siirry nyt toisen kuukauden taulukkoon klikkaamalla Taul1 (2) -lätkää ja klikkaa siellä taas Sulon ruokamenoja. 6. Paina enter. Siirrytään tuohon yhteenvetotaulukkoon, johon on nyt laskettu Sulon ruokamenot yhteen noilta kahdelta kuukaudelta (kuvassa näkyy tuo kaava): 7. Tämän kaavan voit kopioida muiden henkilöiden riveille ja muut-sarakkeeseen, jonka jälkeen taulukko on valmis, kunhan olet muistanut muuttaa myös tämän taulukon otsikon : Jos haluat, voit muuttaa vielä taulukkovälilehtien nimet kuvaavimmiksi:

32 30 Sivun asetukset ja tulostaminen Taulukko kannattaa esikatsella ennen sen tulostamista. Esikatseluun pääset Office-painikkeen kautta kohdasta Tulosta ja sieltä edelleen kohdasta Esikatselu. Jos taulukossa on useampia sivuja, pääset selaamaan sivuja painikkeista Seuraava sivu ja Edellinen sivu. Zoomaa-painikkeella voit zoomata taulukkoa. Klikkaamalla painiketta Näytä reunukset voit hiirellä raahaamalla muuttaa reunuksia. Esikatselusta pääset pois Sulje tulostuksen esikatselu -painikkeesta. Näkymäpainikkeista (ruudun alalaidassa) Sivun asettelu tuo esille myös hyvin paljon esikatselun näköisen näkymän. Siinä esim. näet sivunvaihdot ja ylä- ja alatunnisteet.

33 31 Sivunvaihtoja pääset muuttamaan Sivunvaihtojen esikatselu-näkymäpainikkeen kautta. Sivunvaihdon voit tehdä haluamaasi kohtaan klikkaamalla hiirellä ja sen paikkaa voit muuttaa hiiren kanssa raahaamalla. Sivun asetuksia pääset muuttamaan Sivun asettelu-välilehdeltä Sivun asettelu -ryhmästä.

34 32 Reunukset-painikkeesta voit muuttaa reunuksia, Suunta-painikkeesta valitset, tulostetaanko taulukko pystyyn vai vaakaan. Jos haluat tulostaa vain tietyn alueen taulukosta, valitse ensin haluamasi alue ja klikkaa sitten Tulostusalue-painiketta ja valitse sieltä kohta Määritä tulostusalue. Lisää sivun asetuksia löytyy Sivun asetukset -ryhmän valintaikkunan avaimen kautta. Sivu-välilehdellä voit valita tulostuksen suunnan. Kohdassa Sovita voit "pakottaa" taulukon mahtumaan johonkin tiettyyn sivumäärään. Esim. jos taulukko menee kahdelle sivulle niin, että vain yksi sarake menee toiselle sivulle, kannattaa ehkä valita tästä sovita 1 vaakasivulle ja 1 pystysivulle, niin taulukko pienenee sen verran, että se tulostuu yhdelle sivulle. Reunukset välilehdellä voit muuttaa reunuksia eli marginaaleja.

35 33 Ylä- tai alatunniste -välilehdellä voit valita ylä- tai alatunnisteen joko valmiista listasta tai tehdä oman ylä- tai alatunnisteen klikkaamalla oma alatunniste/oma ylätunniste -painiketta. Oma tunniste on jaettu vasempaan, keski- ja oikeaan lohkoon. Täten voit valita, mitä tulee tunnisteen vasempaan tai oikeaan reunaan tai keskelle. Painikkeista voit lisätä vaikkapa sivunumeron tai päivämäärän tunnisteeseen. Ylä- ja alatunniste tulostuvat joka sivun ylä- tai alalaitaan. Ylä- ja alatunnisteet voit tehdä myös Lisää välilehden painikkeesta Ylä- ja alatunniste. Tällöin tunnisteet tehdään suoraan taulukkoon. Näkymä vaihtuu myös Sivun asettelu näkymään, josta oli puhetta aiemmin. Tässä näkymässä on valmiina tekstikehykset ylä- ja alatunnisteille. (ks. kuva tästä näkymästä ylempänä.) Taulukko-välilehdellä on moniakin määrityksiä. Kohdassa tulostusalue voit määrätä, että taulukosta tulostetaan vain tietty osa. Tämä tehdään viemällä kursori vilkkumaan tulostusalue-riville ja valitsemalla sen jälkeen taulukosta haluttu tulostusalue.