PAS-palveluiden ja sidonnaisten palveluiden käyttötarkoitukset

Transkriptio

1 PAS-palveluiden ja sidonnaisten palveluiden käyttötarkoitukset Juha Haataja

2 OKM edistää hyvää tiedon hallintaa korkeakouluissa ja tutkimuslaitoksissa Tavoitteena on edellytysten luominen tutkimuksen toistettavuudelle ja todennettavuudelle, tulosten vaikuttavuus yhteiskunnassa, saatavuuteen liittyvien ongelmien ennaltaehkäisy sekä toimintamallin luominen ja toimijoiden yhteisymmärryksen edistäminen. Tiedon hallinta kattaa tietoaineistojen, niihin liittyvien metatietojen, menetelmien, metodologioiden, dokumenttien, sopimusten ja immateriaalioikeuksien kokonaisuuden. Uudelleenkäyttöön asetettavien aineistojen hyvä hallinta on monitasoinen asia, jossa pääosa vastuusta tulee olla organisaatioilla. Organisaatiot päättävät, mitä aineistoja julkaisevat (huomioiden säädöspohjan, politiikat, sopimukset yms.) ja mitä pitkäaikaissäilyttävät ja missä. PAS-aineistojen jakelu omistavan organisaation vastuulla.

3 Tiedon säilytys on monimutkainen kokonaisuus Säilytyksen suunnitteluun vaikuttaa: Käyttötarkoitus Säädöspohja Tietoturvallisuus Käyttötavat Jakaminen Dynaamisuus/pysyvyys Rahoittajien ja organisaation datapolitiikka ja linjaukset Sopimukset Säilytyspaikka Organisaation tallennusympäristö CSC:n tallennusympäristö (Fairdata ym.) Tutkimusinfrastuktuurit Tieteenalakohtainen säilytyspaikka EU:n tarjoamat tutkimuksen tallennuspaikat Muut Säilytysaika Säilytysaika ei tarkoita sitä, miten kauan tietoaineistoa hallitaan tiedonhallintayksikössä, vaan miten kauan sitä säilytetään siihen käyttötarkoitukseen, johon asiakirjat ja muut vastaavat tiedot on kerätty. Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot olisi joko arkistoitava tai tuhottava tietoturvallisella tavalla

4 Käyttötarkoitukset yleisesti Erityisen tärkeitä henkilötietoaineistojen osalta Yleisesti voi olla: Tutkimus Lakisääteinen viranomaistehtävä Henkilökohtainen käyttö Kaupallinen käyttötarkoitus Ei-kaupallinen käyttötarkoitus Toimituksellinen käyttötarkoitus Arkistointitarkoitus Käyttötarkoitukset PAS-palveluiden kokonaisuudessa Tutkimus Kulttuuriperintölainsäädännön tarkoitukset (sis. arkistointi) Käyttötarkoitus vaikuttaa säilytyspäätökseen ja -paikkaan! Tutkimus voi kattaa esimerkiksi: - Viranomaisaineiston tutkimuskäytön, kun säilytys vielä osa alkuperäistä käyttötarkoitusta 4

5 . Käyttötarkoitus, palvelut ja sopimukset Tiedon elinkaaren hallinta Alkuperäisen käyttötarkoituksen tarpeet Arkistoinnin tarpeet (Arkistoitavat aineistot) Säilyttäminen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa Muut kulttuuriperintöaineistot Kansallisarkistoon arkistoitavat aineistot SAPA Muut arkistoaineistot Korkeiden tietoturvavaatimuste n aineistot Fairdata Kulttuuriperinnön PAS-palvelu (arkistoitavat aineistot + kultturiperintöaineistot) Pitkäaikaissäilytys (PAS-palvelut) PAS-SOPIMUS Sopimuskokonaisuudessa pyritään tilanteeseen, jossa käyttötarkoituksen muutos voidaan hoitaa korvaamalla vanha säilytyspäätös uudella ja tekemään tarvittavat tekniset operaatiot pellin alla. - Koska SAPAa tai SAPA-päätöstä ei vielä ole, prosessi ei ole selvä. 5

6 Aineiston pitkäaikaissaatavuudesta Aineiston täytyy säilyä ymmärrettävänä ja käytettävänä yli henkilöiden, organisaatioiden ja teknologioiden muutosten. Aineisto on oltava itsensä selittävä: sisältää tarpeellisen metatiedon ja dokumentaation. HYVÄ OPAS DOKUMENTAATIOON: Aineisto on oltava pitkäaikaissäilytykseen vastaanotettaessa eheä ja määritysten mukainen. Aineistolla täytyy olla vastuutaho. Vastuutaholla tulee olla riittävät oikeudet aineiston elinkaaren hallintaan. Säilyttäminen (saatavuuden turvaaminen) on aktiivista toimintaa.

7 OKM:n tavoitteita Fairdata-kokonaisuudelle Tarjottavan ja kehitettävän palvelukokonaisuuden tavoitteisiin kuuluu tutkimusaineistojen Pitkäaikainen saatavuus Löydettävyys Eheys Aineistojen ja palveluiden hallittavuus Helppokäyttöisyys Kustannusten hallittavuus Osaamisen tarjoaminen hyödyntävien organisaatioiden käyttöön sekä käyttöönotoissa tukeminen

8 Fairdata-palvelukokonaisuus OKM tarjoaa palvelun tutkimusaineistojen säilyttämiseen alkuperäiseen käyttötarkoitukseen tukeutuen OKM:n lakisääteiseen tehtävään (tutkimus) Tammikuussa 2019 valmistuu uudistunut, integroitu palvelukokonaisuus: Fairdata Sisältää palveluita tutkimusprosessin eri vaiheisiin: Säilytys (IDA), aineistojen haku (Etsin), kuvailu (Qvain), julkaisu sekä pitkäaikaissäilytys (Fairdata PAS) Palvelut tukevat järkevää aineistonhallintaa Fairdata PAS: hyödyntämisestä tehdään sopimus. Muut Fairdata-palvelut: voi ottaa käyttöön käyttöpolitiikkojen mukaisesti 8

9 Tutkimusaineistojen Fairdata PAS - palvelusopimus Omistusoikeudet eivät siirry sopimuksessa Käyttötarkoituksen on tutkimus Käsittelyperusteena OKM:n lakisääteinen tehtävä => metatiedoissa olevan henkilötietojen käsittely mahdollinen Näyttörajoitteiset metatiedot ja käyttörajoitteiset aineistot huomioidaan Sopimus kattaa tutkimusaineistojen ja niihin liittyvien metatietojen vastaanoton, pitkäaikaissäilytyksen, metatietojen jakelun sekä aineistojen palautuksen sovittuun palveluun. Käsittelyperusteissa mahdollisuus poiketa rekisteröidyn oikeuksista tietyin edellytyksin Organisaatio päättää merkittävyyden ja huolehtii oikeuksistaan sopia pitkäaikaissäilytyksestä

10 Fairdata PAS- sopimustilanne Tutkimusorganisaatioiden sopimusvastuuhenkilöiden kommentit saatu (syyskuun alku) Paljon kommentteja, myös sellaisia joilla vaikutus kokonaisuuteen Mm. täsmennetty vastuita, muuttamis- ja irtisanomisprosessia, suojauksen periaatteita, avustamisvelvollisuutta etc. Lisätty tietojenkäsittelysopimus Kukin PAS-palvelua hyödyntävä organisaatio kirjoittaa vain yhden, organisaation kattavan PASsopimuksen. Tähän sopimukseen voidaan liittää useita, eri aineistoihin kohdistuvia OKM:n säilytyspäätöksiä. Pyyntö organisaatiosta OKM päätös Sopimus Kohdistuu kaikkiin organisaation saamiin päätöksiin CSC:llä ja OKM:ssä huomioitu kaikki kommentit mahdollisuuksien mukaan. Käydään läpi PASjohtoryhmässä joulukuun alussa Arvio OKM-CSC -sopimuksen allekirjoittamiselle: tammikuu 2019 Sopimukset tutkimusorganisaatioiden kanssa: Allekirjoitetaan silloin, kun aineistojen siirto suunnitteilla/alkamassa Ensimmäiset alkuvuosi 2019 Henkilötietoja tai muita arkaluonteisia tietoja sisältävien aineistojen säilytys mahdollistetaan 2019

11 Miten pyydän käyttöoikeutta? 1) organisaation virallisen edustajan (PAS-yhteyshenkilö) pyyntö postilistalle Viestissä voi olla liitteenä täytetty pyyntölomake ( Fairdata-pyyntö.docx) tai vastaavat tiedot sähköpostissa. Organisaation oma arvio kansallisesta merkittävyydestä riittää perusteeksi. Käyttöönotto voi olla: Organisaation oma käyttöoikeus (alustavasti 10 TT tai 2 TT/organisaatio) Kansallisesti merkittävän tietoaineiston käyttöoikeus OKM:n hyväksynnän jälkeen CSC aloittaa sopimuksen laadinnan 2) OKM ilmoittaa organisaatiolle ja CSC:lle päätöksestään, ja että sopimus voidaan solmia. Säilytyspäätös julkaistaan. 3) CSC on yhteydessä organisaation PAS-sopimusyhteyshenkilöön, ja sopimus solmitaan. 4) Käyttöönotto voi alkaa 5) Organisaation seuraava käyttöoikeuspäätös ei edellytä uutta sopimusta, vaan päätös liitetään organisaation PAS sopimukseen 11

12 Kommentit, kysymykset, lisätiedot Asia Fairdata PAS -sopimus yleisesti Fairdata PAS -käyttöoikeudet Yhteyshenkilöasiat (henkilön vaihtaminen tms.) IDA: korkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja Akatemian peruskäyttöoikeudet IDA: lisäkäyttöoikeus Lisätietoa palveluista Kanava Fairdata.fi sivusto Digitalpreservation.fi-sivusto KIITOS! 14