TOIMISTO- JA HALLINTOPALVELUT - toimistotehtävien selvittäminen, kehittäminen ja organisointi 2014

Transkriptio

1 TOIMISTO- JA HALLINTOPALVELUT - toimistotehtävien selvittäminen, kehittäminen ja organisointi 04 Marja Kynsijärvi

2 (6) TOIMISTO- JA HALLINTOPALVELUT - toimistotehtävien selvittäminen, kehittäminen ja organisointi 04 Sisällysluettelo. JOHDANTO Selvityksen tavoite ja rajaus Selvitystyön ohjausryhmä...4. TOIMISTO- JA HALLINTOPALVELUT Toimisto- ja hallintopalvelujen nykytilanne Henkilöstömäärä Käytössä olevat nimikkeet Eläköitymiset vuosina KYSELYN TULOKSET Toimistohenkilöstön keskeisimmät tehtävät ja siihen käytetty työaika Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävien järjestäminen ja hoitaminen Järjestämistapa/organisointi Tehtävien hoitaminen Turhat tai vanhentuneet työtehtävät Toimisto- ja hallintopalvelujen taso ja toimivuus Kehittämisehdotuksia Muut esille tulevat asiat Keskeisimmät pullonkaulat tai ongelmakohdat Koulutustarpeet POHDINTAA JA ESITYKSET JATKOTOIMENPITEIKSI...4

3 3 (6) KAUPUNGIN TOIMISTO- JA HALLINTOPALVELUJEN SELVITYSTYÖ - toimistotehtävien selvittäminen, kehittäminen ja organisointi 04. JOHDANTO Kunnat sopeuttavat resurssejaan ja toimintojaan taloudellisesta taantumasta selviytyäkseen. Kunnat etsivät ja niiltä odotetaan ennakkoluulottomia ratkaisuja talouden, henkilöstön ja strategisten suunnitelmien yhteensovittamiseksi. Taloudellisuuden tavoittelu, ennakkoluulottomien ratkaisujen ja olemassa olevien toimintatapojen kyseenalaistaminen ei ole pelkästään johdon asia, vaan jokainen työntekijä kantaa osaltaan vastuuta siitä. Toimintatavoissa tapahtuvilla pienilläkin muutoksilla on tehokkuus- ja taloudellisuusvaikutuksia palvelujen tuottamiseen. Lähivuosina kuntasektorilta poistuu hyvää osaamista mm. eläköitymisten myötä. Meidän tulee omaksua uusia asioita toimintakulttuurissamme, johtamisessamme sekä luopua monista tutuista välineistä ja toimintatavoista. Tulevina vuosina tullaan päättämään myös henkilöstön asemaan, työtehtäviin ja työhyvinvointiin liittyvistä asioista. Muutoksesta on tullut kuntasektorille "uusi arki", niin myös Kemille. Jatkossa tarvitaan "uudistua rohkeasti" -asennetta, uteliaisuutta sekä halua kyseenalaistaa olemassa olevia rakenteita ja toimintatapoja. Kemin kaupungin palvelustrategiassa yhdeksi keskeiseksi päämääräksi on kirjattu henkilöstön kehittäminen, joka sisältää mm. henkilöstösuunnittelun kehittämisen, tuottavuuden ja henkilötyöpanoksen hallinnan ja työssä jaksamisen. Tätä taustaa vasten kaupunginjohtajan johtoryhmä päätti kokouksessaan aloittaa toimisto- ja hallintopalvelujen selvitystyön. Kemissä ei ole aikaisemmin selvitetty toimisto- ja hallintopalvelujen toimintaa kaikkien kaupungin palvelualueiden osalta. Tämä selvitystyö on ensimmäinen laatuaan ja sillä pyritään antamaan työnantajalle kokonaisvaltainen kuvaus nykytilanteesta ja kehittämisehdotuksia toimisto- ja hallintopalvelujen kehittämiseksi. Selvityksen raportoinnin tulokset toimivat pohjana myöhemmin käynnistettävälle toimisto- ja hallintopalvelujen kehitys- ja uudistustyölle... Selvityksen tavoite ja rajaus Selvityksen tavoitteena on selvittää kaupungin toimisto- ja hallintopalvelujen toimistotehtävien nykytila, keskeisimmät tehtävät ja paras toimintamalli- ja tapa, jolla hoidetaan toimistotehtäviä tehokkaasti, joustavasti ja luotettavasti yhdessä toimistohenkilöstön kanssa. Näitä tavoitteita selvitettiin kysymyslomakkeen avulla (liite nro ). Selvitys koskee KVTES:n johto ja sisäisen palvelutoiminnan henkilöstöä, 94 henkilöä (toimistoalan palkkaryhmät I ja II sekä johto ja hallinto henkilöstö).

4 4 (6).. Selvitystyön ohjausryhmä Selvitystyön ohjausryhmänä toimi kaupunginjohtajan johtoryhmä. Johtoryhmän jäseniä ovat: Ohjausryhmän jäsenet kaupunginjohtaja (pj.) Tero Nissinen kansliajohtaja Jukka Vilén kehittämisjohtaja Allan Mikkola sivistystoimen johtaja Martti Höynälänmaa sosiaali- ja terveystoimenjohtaja Liisa Niiranen tekninen johtaja Tapani Onkalo henkilöstöpäällikkö Teemu Sääksniemi tietohallintopäällikkö Reijo Konu henkilöstön edustaja Kari Filpus sihteeri sij. Anu-Tiina Tervonen Taulukko. Ohjausryhmän jäsenet Kaupunginjohtajan johtoryhmä nimesi selvityksen laatijaksi hallintopäällikkö Marja Kynsijärven. Ohjausryhmä kokoontui 3 kertaa.. TOIMISTO- JA HALLINTOPALVELUT Toimisto- ja hallintopalveluita voidaan määritellä monella eri tavalla. Tässä työssä toimistoja hallintopalvelut on määritelty tukipalveluiksi, hallinnon sisäisen palvelutuotannon ylläpitotehtäviksi, joiden avulla pidetään yllä ja tuetaan organisaation toimintaa, suunnittelua ja päätöksentekoa, taloushallintoa, viestintää, asiakirjahallintoa ja henkilöstöhallintoa. Näitä toimisto- ja hallintopalveluita kaupungissa tuottavat seuraavat palvelualueet: keskusvirasto, sivistyspalvelukeskus, sosiaali- ja terveyspalvelukeskus ja tekninen palvelukeskus... Toimisto- ja hallintopalvelujen nykytilanne... Henkilöstömäärä Kemin kaupungin henkilöstömäärä oli vuoden 03 lopussa 45, joista vakinaisia oli 75 ja määräaikaisia 77. Toimeksiannon mukaisessa toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävissä työskentelee 94 työntekijää, jotka palvelualueittain jakaantuvat seuraavasti: Toimisto- ja Palvelualue Palvelualueen henkilöstö hallintopalvelujen henkilöstö Keskusvirasto Sivistyspalvelukeskus Sosiaali- ja terveyspalvelukeskus Tekninen palvelukeskus 6 Yhteensä Taulukko. Toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstömäärä palvelualueittain

5 5 (6)... Käytössä olevat nimikkeet Tällä hetkellä toimisto- ja hallintopalveluissa on käytössä 33 erilaista nimekettä, jotka käyvät ilmi seuraavasta taulukosta. Nimike Lukumäärä Arkistosihteeri Asuntosihteeri Etuuskäsittelijä 3 Hallintosihteeri 7 Henkilöstöasiainsihteeri Kirjanpitopäällikkö Kirjanpitäjä Konserttisihteeri Kopisti-palvelutiedottaja Koulusihteeri 6 Kurssisihteeri Lastenvalvojan sihteeri Lippukassahoitaja Museosihteeri Oppilaitossihteeri 4 Osastonsihteeri Palkkasihteeri 5 Palvelusihteeri 9 Palvelutiedottaja Pääkassanhoitaja Sihteeri Sisäinen tarkastaja Suunnittelusihteeri Taloussihteeri 6 Talous- ja velkaneuvoja Teatterisihteeri Tekstinkäsittelijä Tietohallintosihteeri Toimistonhoitaja 3 Toimistosihteeri Vahtimestari Vastaava sosiaalityöntekijä Virastomestari Yhteensä 94 Taulukko 3. Toimisto- ja hallintopalvelujen käytössä olevat nimikkeet Käytetyin nimike on toimistosihteerin nimike (). Toiseksi käytetyin nimike on palvelusihteeri (9) ja kolmanneksi hallintosihteeri (7). Neljänneksi ja viidenneksi suurimmat nimikeryhmät ovat koulusihteeri (6) ja taloussihteeri (6). Nämä edellä mainitut viisi nimikettä ovat tällä hetkellä eniten käytetyimpiä nimikkeitä. Niiden osuus nykyisestä henkilöstöstä on n. 53, %.

6 6 (6)..3. Eläköitymiset vuosina Kaupungin toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstöstä eläköityy 39 vuoteen 00 mennessä. Sen osuus nykyisestä toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstöstä on n. 4,5 %. Pienin vähennys tapahtuu keskusvirastossa ja suurin teknisessä palvelukeskuksessa. Seuraavassa taulukossa toimisto- ja hallintopalveluhenkilöstön eläköitymiset palvelualueittain Palvelualue Toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstö Poistuma vuosina Poistuma vuosina Muutos % vuosina Keskusvirasto ,3 Sivistyspalvelukeskus ,8 Sosiaali- ja ,5 terveyspalvelukeskus Tekninen 6 54,5 palvelukeskus Yhteensä ,5 Taulukko 4. Toimisto- ja hallintopalvelujen eläköitymiset KYSELYN TULOKSET Kyselyyn vastasi 76 ja vastausprosentiksi tuli 80,9 %. Vastaajat jakaantuivat palvelualueittain seuraavasti: Palvelualue Vastaukset Vastaus % Keskusvirasto 6 76,5 Sivistyspalvelukeskus 8 78,3 Sosiaali- ja 84,6 terveyspalvelukeskus Tekninen palvelukeskus 0 90,9 Yhteensä 76 80,9 Taulukko 5. Vastaajat palvelualueittain 3.. Toimistohenkilöstön keskeisimmät tehtävät ja siihen käytetty työaika Vastaajilta kysyttiin heidän keskeisimpiä tehtäviään ja niihin käytettyä työaikaa. Kysymykseen vastasivat 76 henkilöä (80,9 %). Keskeisillä tehtävillä kyselyssä tarkoitetaan niitä tehtäviä, jotka on kirjattu tehtävänkuvaukseen ja toimisto- ja hallintopalvelutyötä tekevien toimistoalan kuukausityöajalla tarkoitetaan säännöllistä työaikaa, joka on keskimäärin 53 h/kk. Seuraavasta taulukosta käy ilmi vastaajien keskeisimmät tehtävät ja niihin käytetty työaika (%/kk).

7 7 (6) Keskeisimmät tehtävät ja niihin käytetty työaika Taloushallinto (0) Henkilöstöhallinto ja palkat (9) Kokoushallinto () Viestintä- ja markkinointi (9) Projektit ja hankkeet (7) Tilastointi ja raportointi (5) Esimiestehtävät () Asiakaspalvelu (sis. ja ulk.) (56) % 0 % 30 % 40 % 50 % Asianhallintajärjestelmän ylläpito/kirjaaminen () 6 60 % Kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöinti (5) % Hankinta-asiat (7) 4 80 % Tekstinkäsittely, sanelujen kirjoittaminen (4) 5 90 % Asiantuntijatehtävät () Muu (3) % Kuvio. Keskeisimmät tehtävät ja niihin käytetty työaika 0 % 0 % 0 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 00 % Tehtäviin käytetty työaika/kk Kuviosta ilmenee, että lähes kaikilla vastaajista tehtävät muodostuvat useammasta kuin yhdestä tehtäväkokonaisuudesta. Esimerkiksi vastaajista 56 (73,7 %) ilmoitti tekevänsä asiakaspalvelutehtäviä. Heistä käyttää kuukausittaisesta työajastaan tämän tehtävän suorittamiseen 0 % (n. 5,5 h/kk), 7 taas 0 % (n. 3 h/kk) ja 8 taas 30 % (n. 46,5 h/kk) jne. Vastaajista 5 (68,4 %) ilmoitti tekevänsä kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöintitehtäviä. Heistä 8 käyttää kuukausittaisesta työajastaan tämän tehtävän suorittamiseen 0 % (5,5 h/kk), 9 taas 0 % (n. 3 h/kk) ja 4 taas 30 % (n. 46,5 h/kk) jne. Näitä em. tehtäväkokonaisuuksia tekeviä on eniten, ja he käyttävät kuukausittaisesta työajastaan näiden tehtäväkokonaisuuksien tekemiseen n. 7 %. Kuvioista ilmenee myös, että viestintä- ja markkinointi-, projektit ja hankkeet- ja esimiestehtäväkokonaisuudet ovat tehtäviä, joita vastaajat (8) tekevät vähiten. He käyttävät kuukausittaisesta työajastaan näiden tehtävien suorittamiseen n. 5 %. Edelleen kuviosta ilmenee, että kolme vastaajista ilmoitti tehtävänsä vain yhtä tehtäväkokonaisuutta ja käyttävänsä kuukausittaisesta työajastaan tämän tehtävän tekemiseen 00 %. Nämä tehtäväkokonaisuudet ovat tekstinkäsittely, sanelujen kirjoittaminen ja asiantuntijatehtävät. Kohdassa muu mainittiin mm. seuraavia tehtävä: erilaiset työryhmät, tiimit ja projektit, pääkäyttäjänä toimiminen (Dynastia, Kuntamaisema, Kuntarekry), www-sivun teko ja ylläpito, vahtimestarintyöt, valokuvaus, toimitilojen hallintaan ja vuokraukseen liittyvät tehtävät, rakennuksiin liittyvät selvitykset ja pankissa käynti. Lisäksi vastaajilta kysyttiin, "Onko heille nimetty sijaista"? Tähän kysymyksiin vastasi 75. Vastaajista lähes puolella eli 37:lle (49,3 %) sijaista ei ole nimetty ja vastaavasti 38:lle (50,7 %) sijainen on nimetty. 3.. Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävien järjestäminen ja hoitaminen Toimisto- ja hallintopalvelut sisältävät erilaisia tehtäviä, jotka muodostuvat organisaation toimialan sekä rakenteen mukaan. Tehtävien järjestämiseksi ja selvittämiseksi vastaajilta kysyttiin: "Jos tehtäviäsi järjestettäisiin eri tavalla, mikä olisi paras tapa järjestää ne"?

8 8 (6) Järjestämisvaihtoehtoja oli neljä (nykyinen malli ja sen kehittäminen, tiimien perustaminen, toimistopalveluyksikön perustaminen ja muu), joista vastaajan piti valita yksi vaihtoehto. Lisäksi vastaajilta kysyttiin perustelujen kera, "mitkä olisivat ne tehtävät, jotka mielestäsi voitaisiin hoitaa eri tavalla", ja "mitkä olisivat niitä tehtäviä, joita ei voitaisi hoitaa toisin?" Järjestämistapa/organisointi Järjestämistapa kysymykseen vastasi 7. Heistä 5 (7, %) oli sitä mieltä, että nykyinen malli ja sen kehittäminen olisi paras vaihtoehto järjestää toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävät. Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävien järjestäminen 9 % 4 % 4 % Nykyinen malli ja sen kehittäminen (5) Tiimit (4) 7 % Yhteisen toimistopalveluyksikön perustaminen (3) Muu (3) Kuvio. Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävien järjestäminen Vastaajista 4 (9,4 %) piti tiimejä toiseksi parhaana tehtävien järjestämistapana. Vaihtoehdot yhteisen toimistopalveluyksikön perustaminen ja muu, saivat molemmat kolme ääntä Tehtävien hoitaminen Kysymykseen "Mitkä olisivat ne tehtävät jotka hoitaisit eri tavalla? vastasi 8 (36,8 %) henkilöä. Vastauksia tuli 38, ja ne jakaantuivat seuraavasti perusteluineen: Mitkä olisivat ne tehtävät, jotka voitaisiin hoitaa toisin? Taloushallinto () 34 % 5 % 3 % 5 % 4 % % 8 % 5 % 5 % Henkilöstöhallinto ja palkat (4) Kokoushallinto (3) Asiakaspalvelu: sisäinen ja ulkoinen () Asiakirjahallintajärjestelmän ylläpito/kirjaaminen () Kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöinti (9) Hankinta-asiat () Tekstinkäsittely () Muu, mikä? (3) Kuvio 3. Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävät, jotka voitaisiin hoitaa toisin

9 9 (6). Taloushallinto Sijaisuusjärjestelyt olisi helppo toteuttaa palvelualuilla taloushallintotehtäviä tekevien henkilöiden kesken.. Henkilöstöhallinto ja palkat Monenkertaisen työn karsiminen, esim. työajan seuranta. Harvoin hoidettavien tehtävien osalta ajan tasalla pysyminen on työlästä ja aikaa vievää. 3. Kokoushallinto Lista-asioiden keskittämisellä voitaisiin yhtenäistää esityslistojen ja pöytäkirjojen ulkoasua ja muotoa. Tiedottaminen voisi tehostua ja kaupungin viestintä parantua. Myös sijaisjärjestelyt helpottuisivat. Kun lista-asioita tekee harvoin, niin sijaisena toimiessa työaikaa menee opetteluun. 4. Asiakaspalvelu: sisäinen ja ulkoinen Turhalta kirjeenvaihdolta vältyttäisiin jos lastenvalvojalla olisi aikaa ottaa asiakkaat vastaan henkilökohtaisesti. Puhelinvaihdetiimissä yhden hengen lisäys helpottaisi tämän hetkistä tilannetta. 5. Asianhallintajärjestelmän ylläpito/kirjaaminen Kirjausyksikkö vastaisi koko kaupungin saapuneiden asiakirjojen ja käsiteltäväksi otettavien asioiden kirjaamisesta. Näin kirjaaminen tehostuisi, yhdenmukaistuisi ja kirjaamisen tärkein tavoite saavuttaisiin; asianhallintajärjestelmässä olisi aina tieto siitä, mitä ja missä asiat ovat käsiteltävänä. 6. Kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöinti Laskutus voitaisiin hoitaa koko kaupungin tasolla. Nyt paljon pieniä laskuttajia, joka ei ole kenenkään edun mukaista. Voitaisiin hoitaa tiimeissä. Laskutusta voitaisiin keskittää (ei tarkoita laskujen käsittelijöiden vähentämistä). Pienet tehtäväryhmät tulisi koota yhdelle henkilölle järkeväksi isoksi kokonaisuudeksi esim. laskutus ja henkilöstöasiat. 7. Hankinta-asiat Kaikki hankinnat hankintakeskukselle, mm. toimistotarvikkeet ja merkkipäivät. 8. Tekstinkäsittely, sanelujen kirjoittaminen Tekstinkäsittelijöitä on liian vähän. Ei ehditä tehdä tehtäviä lainsäädännön edellyttämässä ajassa. 9. Muu, mikä? Tähän vaihtoehtoon vastaajat kirjasivat muutakin kuin kysymyksessä pyydettyä esityksiä tehtävistä, jotka voitaisiin hoitaa toisin. Ohessa tulleita esityksiä ja kommentteja: Toimentulotukihakemukset. Ohjelmat pitäisi saada tehokkaaseen käyttöön. Se ei onnistu ilman lisäkoulutusta. Dynastia -ohjelma on mennyt huonommaksi päivityksen myötä. Tekstinkäsittelyohjelmat eivät "puhu keskenään". Ohjelmien yhtenäisyyttä toivotaan. Hankala ottaa kantaa kun ei tiedä mitä järjestelytavat käytännössä tarkoittaisivat. En koe tekeväni varsinaista toimistotyötä. Tiimien perustaminen tiettyihin tehtäviin. Esiin nousivat laskutus-, tiliöinti-, lista- ja asiakaspalvelutiimit sekä palvelualuekohtaiset (tulosaluekohtaisten perustehtävien hoitajat keskitetään yksiköihin) tiimit.

10 Kysymykseen "Mitkä olisivat mielestäsi niitä tehtäviä, joita ei voida hoitaa toisin? vastasi 7 (35,5 %) henkilöä. Vastauksia tuli 46, ja ne jakaantuivat seuraavasti perusteluineen: 0 (6) Mitkä ovat ne tehtävät, joita ei voitaisi hoitaa toisin? Taloushallinto () 33 % 4 % 5 % Henkilöstöhallinto ja palkat (7) Kokoushallinto (3) 7 % Tilastointi ja raportointi () % % % 4 % 7 % 4 % Asiakaspalvelu: sisäinen ja ulkoinen (3) Asiakirjahallintajärjestelmän ylläpito/kirjaaminen () Kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöinti (0) Hankinta-asiat () Asiantuntijatehtävät () Muu, mikä? (5) Kuvio 4. Tehtävät, joita ei voida hoitaa toisin. Taloushallinto Vaatii laaja-alaista tietotaitoa, erilaisten toimintojen tuntemusta ja niiden muutosvaikutuksista toisiinsa. Järkevää hoitaa toimialaan liittyvät tehtävät mahdollisimman lähellä omaa toimialaa.. Henkilöstöhallinto ja palkat Koulunkäyntiohjaajien työsopimukset ja sijaisuusmääräysten tekeminen. Pienessä toimintayksikössä näitä tehtäviä tehdään muutaman kerran vuodessa. Tehtävien hoitaminen olisi paljon joustavampaa keskittää yhdelle henkilölle. Valmistelutehtävissä tieto on palvelualueella. Työnteko vaikeutuu, mitä kauemmaksi toimintaympäristöstä se viedään. 3. Kokoushallinto Kokousvalmisteluja ei ole järkevää tiimiyttää, koska valmistelijan on oltava lähellä virkamiesjohtoa ja sihteeriä asioiden jouhevan valmistelun varmistamiseksi. Kokouksiin asiat tulevat useilta eri henkilöiltä (käsinkirjoitettuna, saneltuna, sähköpostilla ym.), jotka on koottava ja muokattava Dynastia -muotoon. 4. Tilastoinnit ja raportointi 5. Asiakaspalvelu: sisäinen ja ulkoinen Ainoa "luukku" tässä kerroksessa (soster) jossa asiakkaat palvellaan livenä. Henkilö, joka hoitaa koulun asiakaspalvelua, täytyy olla paikalla ja tuntea koulun käytännöt, opettajat ja oppilaat. 6. Asianhallintajärjestelmän ylläpito/kirjaaminen Arkistotoimi vaatii pitempiaikaista perehtymistä ja kouluttautumista.

11 7. Kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöinti Tiliöinnin oikeellisuus. Laskutuksen keskittämisessä ei ole mitään järkeä. Jokaisen nykyisen laskuttajan pitäisi joka tapauksessa antaa laskuttajalle tiedot mitä ja keneltä laskutetaan. 8. Hankinta-asiat Vaatii pitempiaikaista perehtymistä ja kouluttautumista. 9. Asiantuntijatehtävät Vaatii pitempiaikaista perehtymistä ja kouluttautumista. (6) 0. Muu, mikä? Pysäköintivalvonta, siviilipalvelusasiat, tuki- ja kerhotunnit, ravintoetuvähennykset, oppilashallinto (Priimus), YO -kirjoitusten järjestäminen, toimeentulotukihakemukset ja maahanmuuttokoulutukseen liittyvät tehtävät Turhat tai vanhentuneet työtehtävät Oletko havainnut tehtävissäsi turhia tai vanhentuneita työtehtäviä ja työtapoja, ja jos niin mitä? kysymykseen vastasi (7,6%) henkilöä. Seuraavassa kysymykseen tulleita kommentteja: Koska käytössä ei ole keskitettyä dokumenttienhallintajärjestelmää niin tarpeettoman paljon kuluu työaikaa tiedon etsimiseen ja viimeisen version löytymiseen. Minun asiakirjat on minun levyllä ja/tai kansiossa -toimintatavasta tulee luopua. Henkilöstöhallinto ja työajanseuranta. Henkilöstöhallinnon järjestelmästä ei saa tarpeellisia raportteja, seurantaa tehtävä käsin esim. ammatillisen täydennyskoulutuksen seuranta. Koulutuspäivien laskeminen toimintakertomusta varten käsipelillä, ohjelmista ei saa suoraan tarvittavia tilastoja. Wordin vaihto Open Officeen on tuottanut monenlaista harmia. Esim. yhteiset asiakirjat Länskän kanssa ei toimi ollenkaan kun siirretään tekstiä. Omassa työyhteisössä ei ole sama ohjelma; osalla Libre Office ja osalla Open Office. Hakemusten ja laskujen kirjaaminen käsin Toimisto- ja hallintopalvelujen taso ja toimivuus Tässä kysymyksessä vastaajia pyydettiin kuvaamaan toimisto- ja hallintopalvelujen tasoa ja toimivuutta laajemmin kuin oman työympäristönsä/organisaationsa näkökulmasta. Tähän kysymykseen vastasi 36 (47,4 %). Seuraavassa vastaajien kommentit: Plussat Toimiva ja hyvä työyhteisö. Palvelut toimivat hyvin ja tehtävissä on juuri siihen oikeat henkilöt, ainakin sosiaalitoimistossa. Omat + itsenäinen työ. Yhteistyö toiminut hyvin kouluviraston, palkanlaskun ja rahatoimiston ja henkilöstöosaston kanssa.

12 (6) Miinukset Toiminnan taso ja toimivuus on tyydyttävä. Ei sijaisuusjärjestelyjä, ei särkymävaraa. Taso ja toimivuus jäänteitä menneiltä, aika hierarkista ja jäyhää. Liikaa tuijotetaan omaan yksikköön. Ihmiset ovat äärimmäisen lokeroituneita omiin tehtäviinsä, vasen käsi ei aina tiedä, mitä oikea tekee. Usealle jaettu työ, jota harvoin tehdään, esim. SMT:n ohjelma. Palveluyksiköittäin tehtävällä tiimityöllä palvelujen tasoa voitaisiin parantaa. Nyt on käytössä useita erilaisia toimistotyökaluohjelmistoja. Keskitetty, hallittu ja toimintaa tehostava kehittäminen puutuu. Sähköisen hallinnon kehittämiseen ei ole halua tai voimavaroja. Henkilöstöosaston toiminta on aika näkymätöntä. Sieltä ei juurikaan saa apuja esim. palkkauskysymyksiin. Päällikkö ei vastaa lähetettyihin viesteihin. Esimiehillä on liikaa "menoja" kalenterissa. Työpaikkapalaverit puuttuvat kokonaan. Toimistohenkilöstöä ei oteta mukaan kehittämispäiviin Kehittämisehdotuksia Tähän kysymykseen vastasi 4 (8,4 %). Seuraavassa vastaajien kehittämisehdotuksia: Yhtenäiset toimintatavat palvelualueiden välillä, esim. listavalmisteluissa. Koulutusta lisää, mm. ohjelmien toimittajilta. Lisää yhteistapaamisia. Henkilökunta olisi saatava mukaan kehittämään palveluja. Kehitetään sijaisjärjestely samoja tehtäviä tekevien keskuudessa. Esimiehet mukaan toimistohenkilöstön tiimityöskentelyn kehittämiseen. Sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyprosessien kehittäminen saattaa pitkällä aikavälillä tuottaa tehokkuushyötyjä. Oman työn osalta, voisi olla monipuolisempia työtehtäviä. Tiimien perustaminen. Johtamistaidon kehittämistä Muut esille tulevat asiat Keskeisimmät pullonkaulat tai ongelmakohdat Kysymykseen "Mitkä koet keskeisimmiksi pullonkauloiksi tai ongelmakohdiksi työssäsi? vastasi 48 (63,%). Vastauksia tuli 75, ja ne jakaantuivat seuraavasti: Keskeisimmät pullonkaulat tai epäkohdat 0 % % 4 % 4 % % 50 % Johtaminen () Työyhteisön toimivuus (3) Tiedonkulku (37) Yhteistyö (8) Työtavat- ja menetelmät (8) Muu (8) Kuvio 5. Keskeisimmät pullonkaulat ja epäkohdat

13 3 (6) Vastaajat kokivat suurimmaksi epäkohdaksi tiedonkulun. Toiseksi eniten epäkohtia koettiin johtamisessa ja vähiten työyhteisön toimivuudessa. Muu vaihtoehtoon vastasi kahdeksan joissa epäkohtina koettiin työtilat, työn määrä ja sen lisääntyminen, työtilan rauhattomuus, työajan riittämättömyys ja tiedonjakaminen Koulutustarpeet Koetko tarvitsevasti koulusta kysymykseen vastasi 7 (93,4 %). Heistä 39 koki tarvitsevansa koulutusta ja vastaavasti 3 ei kokenut tarvitsevansa koulutusta. Koetko tarvitsevasi koulutusta? 46 % 54 % Kyllä (39) Ei (3) Kuvio 6. Koulutustarve Ne, jotka vastasivat kyllä, kertoivat tarvitsevansa koulusta seuraavilla osa-alueilla: ammatti- ja täydennyskoulutus, ohjelmat ja järjestelmät (Google, Kvtes, Ovtes, Wilma ja Primus), kokoushallinto, taloushallinto, sopimusasiat, hankinta ja arkistointi. Viimeisessä kysymyksessä vastaajilta kysyttiin "Mitä muita seikkoja haluaisit otettavan huomioon selvitystä ja ratkaisuehdotusta tehtäessä? Tähän kysymykseen vastasi (7,6 %). Seuraavassa heidän kommentteja: Kokonaistilanteen arviointi. Hallintokunnista on jäämässä eläkkeelle päämäärätehtäviä hoitavia henkilöitä ja osaa heidän tehtävistään ehdotetaan siirrettäväksi toimistohenkilökunnan hoidettavaksi. Miten toimistohenkilökunnan tulee reagoida tähän ja miten tehtävät hoidetaan tulevaisuudessa? Avointa keskustelua ja tiedottamista. Vastausvaihtoehdot kohdassa keskeisimmät työtehtävät on niputettu liian isoiksi kokonaisuuksiksi. Töiden keskittämisessä pitää ottaa huomioon valtionapua saavat laitokset. Valtionavun alainen työntekijä ei saa tehdä muuta kuin valtionavun alaista työtä. Teatteria ja teatterille tehtyä työtä ei sovi sekoittaa muihin hallintokuntiin. Valtionapu perustuu ainoastaan teatterille tehtyihin henkilötyövuosiin ja töihin eikä siihen hyväksytä esim. koulupuolelle tehtyä työtä. Joissakin kunnissahan on toteutettu toimistopalveluyksiköitä. Olisi varmaan syytä käydä paikan päällä tutustumassa malleihin ja kysellä kokemuksia niin päälliköiltä kuin myös työntekijöiltä ennen kuin meillä tehdään mitään ratkaisuehdotuksia.

14 4 (6) 4. POHDINTAA JA ESITYKSET JATKOTOIMENPITEIKSI Toimisto- ja hallintopalvelujen organisoinnissa ja kehittämisessä on huomioitava se, millä toimintatavalla tuotetaan eniten lisäarvoa sekä turvataan strategian toteuttaminen, hallinnollinen tehokkuus, riittävät resurssit ja osaaminen. Erittäin tärkeässä roolissa on myös henkilöstö; sen tulee olla mukana kehittämisessä heti alusta asti. Kemin kaupungin toimisto- ja hallintopalveluhenkilöstön tehtäviä tuottavat 94 henkilöä neljällä eri palvelualueella. Näitä tehtäväkokonaisuuksia ovat: taloushallinto henkilöstöhallinto ja palkat kokoushallinto viestintä- ja markkinointi projektit ja hankkeet tilastointi ja raportointi esimiestehtävät asiakaspalvelu; sisäinen ja ulkoinen asianhallintajärjestelmän ylläpito/kirjaaminen kirjanpito, perintä, laskutus ja tiliöinti hankinta-asiat tekstinkäsittely, sanelujen kirjoittaminen asiantuntijatehtävät Vastaajista 5 koki nykyisen mallin ja sen kehittämisen parhaaksi vaihtoehdoksi järjestää toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävät. Yhteistyötä ja työnjakoa palvelualueiden välillä tehdään, mutta kaikkien mielestä ei kuitenkaan riittävästi. Kehitettävää siis on. Vaihtoehtona nykyisen mallin ja sen kehittämisen rinnalla nähtiin tiimien perustaminen tiettyihin tehtäviin. Esiin nousivat laskutus-, tiliöinti-, lista- ja asiakaspalvelutiimit sekä palvelualuekohtaiset tiimit. Kehittämiskohteiksi nimettiin sijaisen puuttuminen, tehtävien jakaminen pieniin osiin/harvoin tehtäviin ja laskutuksen liiallinen hajauttaminen usealle henkilölle. Lähes puolelle (37) vastaajille oli sijainen nimetty ja 38:lle ei. Sijaisuusjärjestelyjä ehdotettiin jo olemassa olevien toimivien tiimien lisäresursseiksi. Tehtävien jakamisessa näyttäisi olevan lisäselvitystarvetta ja ohjelmien yhteensopivuutta toivottiin.39 koki tarvitsevansa koulutusta. Koulutustarpeet kohdistuivat lähes kaikkiin toimisto- ja hallintopalvelujen tuottamiin tehtäväkokonaisuuksiin. Keskeisemmäksi pullonkaulaksi tai epäkohdaksi koettiin tiedonkulku. Tätä mieltä vastaajista oli 37. Edelleen selvitys osoitti sen, että toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstöllä on kiinnostusta ja halua kehittää omia tehtäviään ja toimintatapojaan. Tämä jos mikä on otollinen maaperä yhteistyölle. Tässä kohtaan haluankin kiittää kaikkia niitä, jotka vastasivat kyselyyn. Toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset (taloustilanne, eläköitymiset) haastavat kuntia etsimään tehokkaampia tapoja järjestää ja tuottaa kuntalaisille palveluita. Tätä kunnan perustehtävää toteutetaan ydinprosesseilla eli ydinpalveluilla. Toimisto- ja hallintopalveluilla (tukipalvelut) taas luodaan toimintaedellytyksiä ydinpalveluille, joiden toimintaympäristön muutos edellyttää niiltä jatkuvaa kehittymistä.

15 5 (6) Toimisto- ja hallintopalveluiden osalta em. haasteisiin on vastattu käynnistämällä valtakunnallisesti erilaisia toimisto- ja hallintopalvelujen uudistamis- ja kehittämishankkeita. Näitä kaupunkeja ovat mm. Naantali ja Forssa. Näiden hankkeiden tavoitteena on ollut toimistopalvelujen tehostaminen ja turvaaminen tulevaisuudessa. Hankkeiden kautta on saatu hyviä tuloksia sekä palvelujen käyttäjän että toimisto- ja hallintopalveluhenkilöstön näkökulmasta. Palvelun käyttäjän näkökulmasta hyötyjä ovat mm. toimisto- ja hallintopalvelujen tuottavuuden parantaminen, toimisto- ja hallintopalvelujen saatavuuden turvaaminen, poikkihallinnollisten toimisto- ja hallintopalvelujen eri prosessien kehittäminen, toimialojen mahdollisuus keskittyä varsinaiseen palvelutoimintaan ja toimiva varahenkilöjärjestelmä. Toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstön näkökulmasta tehtävien keskittäminen yhteen yksikköön "osaksi isompaa toimistopalveluyksikköä" vahvistaa toimistohenkilöstön osaamista ja jaksamista, ammattitaidon ylläpitämistä, yhteisen koulutuksen järjestämistä, uusien työtehtävien ja toimintatapojen jakamista, muutoksiin sopeutumista ja osaamisen hyödyntämistä, jossa henkilön kiinnostukset muihin tehtäviin voidaan paremmin huomioida. Tällä hetkellä toimisto- ja hallintopalvelut tuotetaan hajautetulla mallilla, neljällä eri palvelualueella. Palvelualueet ovat kehittäneet toimisto- ja hallintopalvelujen toimintaa pitkälti oman organisaation näkökulmasta ja omalla tavallaan. Yhteistyötä yli palvelualuerajojen toki tehdään mm. erilaisten työryhmien ja hankkeiden kautta. Vastaajien mukaan nykyinen malli ja yhteistyö toimii, joskin kehitettävää on. Hajautettu malli ei enää ole välttämättä paras, tehokkain ja henkilöstöä motivoivin. Tämän hetkisen mallin rinnalla tulee tarkastella muitakin toimintamallivaihtoehtoja ja hyödyntää kehittämistyössä esim. valtakunnallisten hankkeiden kautta saatuja hyviä tuloksia. Esitän, että käynnistetään toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävien keskittämisvaihtoehtoa koskeva selvitystyö.

16 6 (6) LIITTEET Liite. Toimisto- ja hallintopalvelut -toimistotehtävien selvittäminen, kehittäminen ja organisointi 04 kyselylomake TAULUKOT Taulukko. Ohjausryhmän jäsenet Taulukko. Toimisto- ja hallintopalvelujen henkilöstömäärä palvelualueittain Taulukko 3. Toimisto- ja hallintopalvelujen käytössä olevat nimikkeet Taulukko 4. Toimisto- ja hallintopalvelujen eläköitymiset Taulukko 5. Vastaajat palvelualueittain KUVIOT Kuvio. Keskeisimmät tehtävät ja niihin käytetty työaika Kuvio. Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävien järjestäminen Kuvio 3. Toimisto- ja hallintopalvelujen tehtävät, jotka voitaisiin hoitaa toisin Kuvio 4. Tehtävät, joita ei voida hoitaa toisin Kuvio 5. Keskeisimmät pullonkaulat ja epäkohdat Kuvio 6. Koulutustarv