VERSIO 3: KORJATTU DIAT 10 JA 13

Transkriptio

1 VERSIO 3: KORJATTU DIAT 10 JA 13 Flat rate rahoitteisten hankkeiden art. 13 mukainen menojen varmentaminen Kuopio 31.8., Oulu 13.9., Seinäjoki 20.9., Helsinki Työ- ja elinkeinoministeriö Alueosasto Rakennerahastoryhmä neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo ylitarkastaja Milla Ohrankämmen ylitarkastaja Martta Viitaniemi

2 Flat rate hankkeen kirjanpito Tuensaaja esittää flat rate hankkeen maksatushakemuksessa ja liitteenä olevalla kirjanpidon otteella ainoastaan maksuun haettavat välittömät kustannukset Vain sellaiset kustannuserät, jotka on ilmoitettu välittömiksi kustannuksiksi, tarkastetaan, koska tuensaaja ei ole velvollinen ilmoittamaan tai todentamaan välillisiä kustannuksia (ks. COCOF-ohje, ) Todellisia välillisiä kustannuksia ei siis viedä projektin kirjanpitoon

3 Flat rate hankkeen kirjanpito Tuensaaja voi halutessaan seurata todellisia välillisiä kustannuksia projektin kirjanpidon ulkopuolella, erillisellä seurantakohteella Projektin kirjanpidon raportin ja maksatushakemuksen välillä eroa on flat rate osuuden verran Tuensaaja vie maksajan korvaaman summan välittömien kustannusten osalta projektin kirjanpitoon ja välillisten kustannusten osalta edellä mainitulle erilliselle seurantakohteelle Maksatuspäätöksellä korvattua flat rate osuutta ei siis tarvitse viedä projektin kirjanpitoon, vaan se voidaan kohdistaa erilliselle seurantakohteelle.

4 Flat rate hankkeen tilityksen käsittely Maksatushakemuksen tarkistuslistan kysymys nro 4: Vastaavatko maksatushakemuksella haettavat kustannuserät kirjanpidon otteita ja muita esitettyjä tositteita hankkeen tulojen vaikutus huomioon ottaen (numerotarkastus)? Ohje: Hankkeen menot on oltava eriteltävissä sekä todennettavissa tuensaajan kirjanpidosta todistusvoimaisten asiakirjojen perusteella. Tuensaajan ei tarvitse eritellä eikä maksajan todentaa välillisiä kustannuksia, jotka sisältyvät flat rate osuuteen.

5 Flat rate hankkeen budjetti Jos hankkeessa projektisuunnitelman mukainen budjetti ylittyy, hyväksytään kustannuksia ja rahoitusta vain rahoituspäätöksen ja suunnitelman mukainen osuus. Loppuosa hylätään. Hankkeen tulee toteutua päätöksen mukaisena. Budjetti sisältää tällöin välittömät kustannukset ja flat rate osuuden. Todellisten välillisten kustannusten määrällä ei ole merkitystä. Velvollisuus suunnitelman ylittävien kustannusten karsimiseen on ensi sijassa tuensaajalla. Jos tuensaaja kuitenkin esittää budjetin ylittäviä kustannuksia, maksaja hylkää ylittävän osan kustannuksia tositteittain. Jos tuensaaja hakee ainoastaan könttäsumman kustannuslajeittain, maksaja hylkää osan esim. kustannuslajista, johon on syntynyt suunnitelmaa enemmän kustannuksia.

6 Flat rate hankkeen budjetti Jos maksaja hylkää suunnitelman ylittävän osan kustannuksia tositteittain, voi kustannuksista valita ne, jotka ovat kirjanpidon raportin kirjaus/maksupäivien perusteella tuoreimmat. Jos maksaja hylkää kustannuksia sellaisesta kustannuslajista, joka on ylittynyt, voidaan hylättävät tositteet valita kirjanpidon raportilta samoin perustein On seurattava, että pysytään kumulatiivisesti projektisuunnitelman mukaisissa rahoitusosuuksissa Edellä mainittu menettely liittyen budjetin ylittymiseen koskee myös todelliset kustannukset esittäviä hankkeita

7 Flat rate hankkeen tukikelvottomat erät Jos henkilöstökustannuksissa havaitaan tukikelvottomia kustannuksia, hylätään flat rate osuutta flat rate prosentin mukaisessa suhteessa Valtteri järjestelmä laskee prosenttiosuuden automaattisesti: Jos maksaja valmistelee henkilöstökustannusta osittain (tai kokonaan) tukikelvottomaksi, laskee järjestelmä flat rate osuuden aina tallennuksen jälkeen

8 Flat rate ELY:jen itse toteuttamissa hankkeissa Itse toteutettavissa hankkeissa välillisten kustannusten seuranta kirjanpidossa linjataan Etelä- Savon ELY:n kirjanpitoyksikössä, joka antaa kirjausohjeet

9 Flat rate hankkeen riskienhallinta Kustannustyypin (välitön/välillinen) voi osin päätellä kirjanpidon raportin lkptilitasolta. Poikkeuksen muodostavat mm. henkilöstökustannukset. HUOM. Kaikki palkkiot, esim. koulutuksista maksettavat luentopalkkiot, tulee käsitellä ostopalveluna, ei henkilöstökuluna! Henkilöstökuluihin sisältyy ainoastaan projektihenkilöstön palkkakuluja Välillisiä kustannuksia on erehdyksessä viety projektin kirjanpitoon, minkä voi päätellä esim. virheellisen lkp-tilin näkymisestä kirjanpidon raportilla Välillisiin kustannuksiin kuuluva tosite on viety lkp-tilille, jolla pitäisi näkyä vain välittömiä kustannuksia Pääkirjan avaimesta (jos rahoittajaviranomainen sen toimittamista edellyttää) pitäisi ilmetä kustannuksen sisältö Otantana tehtävät tositetarkastukset

10 Flat rate hankkeen riskienhallinta Toivottavaa, että tuensaaja itse yliviivaa välilliset kustannukset, jos ne ovat vahingossa päätyneet raportille. Tällöin tuensaaja korjaa käsin kirjanpidon raportille uudet yhteissummat ja tarkistaa, että summat vastaavat maksatushakemuksella haettua. Jos tuensaaja hakee välillisiä kustannuksia korvattavaksi välittöminä kustannuksina, on nämä kustannukset hylättävä. Maksatushakemusta ei palauteta uudelleen täytettäväksi. Tukikelvottomuusluokka on näissä tapauksissa 12

11 Flat rate hankkeen tarkastaminen paikan päällä Flat rate kustannusmallin käyttöön otto yksinkertaistaa/nopeuttaa päällä tehtävän tarkastuksen tekemistä kirjanpidon ja projektin menojen tarkastamisen osalta -> vain välittömät menot tarkastetaan Muutoin tarkastus sujuu kuin pääasiallisesti samalla tavalla kuin muissakin hankkeissa Ei uusia tarkistuslistan kysymyksiä, mutta eräiden kysymysten osalta sisältö /painotukset muuttuvat.

12 Kustannusarvio flat rate mallissa EAKR (Jenni Hyvärisen kalvot) 1. Henkilöstökustannukset projektipäällikön palkka sivukuluineen kahden projektityöntekijän palkka sivukuluineen projektisihteerin palkka sivukuluineen 2. Ostopalvelut mainostoimistopalvelut TV- ja radiokampanjat lehti-ilmoitukset ja ulkomainokset messukulut, näyttelykalusteiden vuokrat nettisivujen toteutus ostopalveluna tutkimuspalvelut 3. Matkakustannukset 4. Kone- ja laitehankinnat 0 5. Rakennukset ja maa-alueet 0 6. Vuokrakustannukset 7. Toimistokulut 8. Muut kustannukset työpajamateriaalit 9. Luontoissuoritukset talkootyö 10. Välilliset kustannukset (flat rate 20 %) KUSTANNUKSET YHTEENSÄ Tulot NETTOKUSTANNUKSET YHTEENSÄ Tarkastus kohdistuu Pitää olla kustannuksia (flat rate -laskentapohja) Ei voi merkitä kustannuksia Voi merkitä kustannuksia (korvataan todellisten kustannusten perusteella) Järjestelmä laskee automaattisesti

13 Kustannusarvio flat rate mallissa ESR (Jenni Hyvärisen kalvot) 1. Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2. Henkilöstökustannukset projektipäällikön palkka sivukuluineen projektikoordinaattorin palkka sivukuluineen projektisihteerin palkka sivukuluineen 3. Palvelujen ostot asiantuntijapalvelut (kohderyhmän koulutukset) kohderyhmälle järjestettävät seminaarit tiedotusmariaalin suunnittelu ja painatus ilmoituskulut 4. Matkakustannukset 5. Muut kustannukset kohderyhmän koulutustilavuokrat kohderyhmälle järjestettävien koulutusten materiaali 6. Välilliset kustannukset (flat rate 17 %) Yhteensä Pitää olla kustannuksia (flat rate -laskentapohja) Ei voi merkitä kustannuksia Voi merkitä kustannuksia (korvataan todellisten kustannusten perusteella) Järjestelmä laskee automaattisesti Tarkastus kohdistuu

14 Flat rate- kustannusmallin vaikutus tarkistuslistan kysymysten sisältöön 5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen Erityisesti varmistettava, että tuen saaja on järjestänyt projektin kirjanpidon flat rate- hankkeita koskevan ohjeistuksen mukaisesti. - kirjanpito sisältää vain välittömät kustannukset - hankkeen välittömät kustannukset tulee olla eriteltävissä ja todennettavissa tuensaajan kirjanpidosta (luokittelut) - välillisten kustannusten perusteena olevien palkkakustannukset perustuvat tukikelpoisiin, tosiasiallisiin ja hankkeelle kuuluviin palkkatietoihin -> työajanseuranta kunnossa - kirjanpito järjestetty siten, että on eliminoitu mahdollisuus saman kustannuksen esittämiseen sekä välillisenä että välittömänä

15 Flat rate- kustannusmallin vaikutus tarkistuslistan kysymysten sisältöön B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJEN- MUKAISUUDEN TARKISTAMINEN - Kohteena välittömät kustannukset - Varmistettava, ettei välillisiä kustannuksia ole välittömissä kustannuksissa - Erityinen huomio palkkakustannusten oikeellisuuden ja tosiasiallisuuden tarkastamiseen (perusta välillisille kuluille)