Visma Fivaldi -käsikirja Lomapalkat

Transkriptio

1 Visma Fivaldi -käsikirja Lomapalkat

2 2 Sisällys 1 Palkkalaskennan perustiedot-keskiansiokaudet Palkkalajit - Keskiansiot Kertymät Palkansaajat Palkansaajat - Työsuhteet Lomaoikeus Lomapalkkakertymien laskenta Palkkalajit - Kerrointaulukot Lomapalkka kuukausipalkasta Lomaraha kuukausipalkasta Lomapalkka tuntipalkasta Lomaraha tuntipalkasta Lomapalkka tuntipalkasta Lomaraha tuntipalkasta Prosenttiperusteinen lomapalkka/-korvaus Yleistä lomapalkkavarauksista Palkanlaskennan perustiedot Palkansaajat - Työsuhteet Palkkalajit - Lisämääritykset Lomapalkkavaraus kuukausipalkasta Lomarahavaraus kuukausipalkasta Lomapalkkavaraus tuntipalkasta Lomarahavaraus tuntipalkasta Prosenttiperusteinen jaksotus Lomapalkkojen sivukulujaksotus Lomapalkkajaksotuksen tekeminen... 29

3 1 Palkkalaskennan perustiedot-keskiansiokaudet Fivaldissa määritellään ensin lomapalkkojen maksamista varten Keskiansiokaudet- välilehdellä ne ajanjaksot, joilta tarvitaan erilaisia maksettuja palkkoja. Tyypillisin tällainen on lomavuoden ansio. Kun ansiokaudet on muodostettu, ei tarvitse enää yksittäisiä palkkakausia yksi kerrallaan liittää kuuluvaksi tiettyyn lomavuoteen eli keskiansiokauteen. Fivaldi liittää palkkakauden automaattisesti ko. keskiansiokauteen. 2 Palkkalajit - Keskiansiot Palkkalajit-rekisterissä Keskiansiot välilehdellä määritellään kukin keskiansio, joita tarvitaan lomapalkan laskennassa ja maksamisessa. Rahakertymän (jaettavan) palkkalajeihin valitaan ne palkkalajit, joista esim. tuntitai kuukausipalkkalaisen lomavuoden ansio koostuu. Jakajan palkkalajeiksi ei valita mitään. Tällöin käytetään jakajana ykköstä (1) Visma Software Oy 3

4 Lomavuoden ansio % peruste Tätä keskiansiota tarvitaan laskettaessa prosentuaalista lomapalkkaa/-rahaa Lomavuoden ansiosta. Keskipäiväpalkka (tuntipalkkalaisille) Keskimääräisen päiväpalkan laskemista varten perustetaan keskiansio, jossa jaettavana on lomanmääräytymisvuoden ansio työssäoloajalta ilman yli- ja hätätöiden korotusosia. Yli- ja hätätöiden perusosat otetaan mukaan jaettavaan. Jakajan palkkalajeihin valitaan ylitöiden perusosat kertoimella 0,125 jotta saadaan tehdyistä ylityötunneista muodostettua työpäiviä (1/8) ja kauden työpäivät-palkkalaji Visma Software Oy 4

5 Lomapalkkasopimuksen mukainen keskimääräinen tuntipalkka Tällainen keskiansio perustetaan sellaisia työntekijöitä varten, joilla lomapalkka/lomaraha lasketaan lomavuoden keskimääräisen tuntipalkan perusteella. Jaettavaksi valitaan lomanmääräytymisvuoden ansio(palkkalajit) työssäolon ajalta ilman yli- ja hätätöiden korotusosia. Jakajaksi valitaan samat palkkalajit. Saatu tuntipalkka kerrotaan vuosilomalain (tai lomapalkkasopimuksen) mukaisella kertoimella. Kerrointaulukko otetaan käyttöön palkkalajin kerrointaulukot - palkista Visma Software Oy 5

6 Visma Software Oy 6

7 Lomalisäprosentti Jos on kyse yksityisen sosiaalialan lomapalkan lisäprosentista (ns.lomalisäprosentti), valitaan jaettavaksi kaikki lisät ja jakajaksi kuukausipalkka,- palkat. Jakajaksi valitaan summa ruksittamalla ko. kohta. Lomalisäprosentti valitaan palkkalajin Lisämääritykset- palkin takaa käyttöön Visma Software Oy 7

8 3 Kertymät vuosilomapäivät, jolla seurataan vuosilomaan oikeuttavien päivien lukumäärää lomapalkka, jolla seurataan lomapalkan kertymää lomaraha, jolla seurataan vastaavasti lomarahan kertymää/määrää ei-vaihtoehto valitaan muihin kuin lomalaskentaan, esim. pekkaset Visma Software Oy 8

9 Kun siirretään palkkatietoja Fivaldiin, voidaan siirtymähetken kertyneet lomapäivät syöttää palkkalaskelmalle omalla palkkalajillaan, esim Lomapäivät, nykyinen lomavuosi ja 9003 Lomapäivät, edellinen lomavuosi. Kertymä- välilehdellä laitetaan kertoimeksi 1, ei siis -1, joka on oletuksena. Vaikuttaa lomavuoteen - kenttään on valittu 9002-palkkalajilla arvoksi Nykyinen ja 9003-palkkalajille arvoksi valitaan Edellinen. Näitä samoja palkkalajeja voidaan käyttää myös jos ei makseta erillistä lomapalkkaa mutta halutaan seurata tai pitää yllä jäljellä olevia lomapäiviä. Silloin kun henkilö on esim. 4 viikkoa kesälomalla, syötetään vaikka kesäkuun palkkalaskelmassa palkkalaji 9003 ja määräksi laitetaan -24. Silloin kun kertymän Lomalaskenta -kohtaan on valittu Vuosilomapäivät, pienenee tässä tapauksessa edellisen lomavuoden kertymä. Palkanlaskennassa päiväys-kenttään syötetyllä päiväyksellä voidaan ohjata vähennys tai lisäys kohdistumaan haluttuun lomavuoteen. Jos päiväykseen ei laiteta mitään, käytetään päiväyksenä palkkakauden maksupäivää. Lomakertymä voidaan myös näyttää palkkalaskelmassa ruksaamalla sitä koskeva kohta ja kuluvan lomavuoden kertymä voidaan jättää näyttämättä ruksaamalla kohta ei nykyistä lomavuotta. Lomalaskentaan valitaan Vuosilomapäivät ja ruksataan Lisää uusille henkilöille. Haluttaessa voidaan lomakertymä näyttää palkkalaskelmassa ja siten, että nykyisen lomavuoden kertymää ei näytetä. Muut kertymään vaikuttavat palkkalajit: 1600 Lomapalkka, kk-palkka 1630 Lomakorvaus työsuhteen päättyessä 1640 Lomapalkka, tuntipalkka/pv eli keskimääräinen päiväpalkka 1645 Lomapalkka, sopimuksen mukainen tuntipalkka eli keskimääräinen (loma)tuntipalkka Visma Software Oy 9

10 Lomapalkkakertymän lomalaskennaksi siis valitaan Lomapalkka ja ruksataan Lisää uusille henkilöille. Kertymään vaikuttavat palkkalajiit: 1600 Lomapalkka, kk-palkka 1630 Lomakorvaus työsuhteen päättyessä 1640 Lomapalkka, tuntipalkka/pv eli keskimääräinen päiväpalkka 1645 Lomapalkka, sopimuksen mukainen tuntipalkka eli keskimääräinen (loma)tuntipalkka 1670 Lomapalkka, pros. korvaus 9% tai vastaava 1672 Lomapalkka, pros. korvaus 11,5% tai vastaava Kertoimen arvona on -1 eli vähentää kertymää ja Vaikuttaa lomavuoteen - arvoksi tulee automaattisesti Edellinen Visma Software Oy 10

11 Lomarahakertymälle valitaan Lomalaskennaksi Lomaraha ja ruksi kohtaan Lisää uusille henkilöille. Kertymään vaikuttaviin palkkalajeihin valitaan: 1610 Lomaraha kk-palkka 1641 Lomaraha tuntipalkka/pv (keskimääräinen päiväpalkka) 1646 Lomaraha, sopimuksen mukainen tuntipalkka (keskimääräinen tuntipalkka) Seuraavat palkkalajit lisätään työehtosopimuksen mukaisesti: 1671 Lomaraha, pros.korvaus 9% (tai vastaava) 1673 Lomaraha, pros.korvaus 11,5% (tai vastaava) Visma Software Oy 11

12 4 Palkansaajat henkilön palkkalajit-välilehdellä Näytetään - valinnassa uusi valinta Lomapalkkakertymien laskennassa käytetyt vuosittain toistuvuus jos esimerkiksi lomaraha maksetaan aina kesäkuussa, laitetaan alkupäiväksi ja loppupvm tyhjäksi, tulee lomaraha maksuun myös seuraavina vuosina kesäkuussa ruksattava kohta Lomapalkkakertymien laskelmaan palkkalajin kohdalla. Sama kohta on myös Henkilöryhmät- ruudulla ja sieltä voidaan valitut palkkalajit lisätä/poistaa henkilöryhmän henkilöiltä. Henkilöryhmän kautta lisätään(jos ei ole valmiina) kuukausipalkkalaisille palkkalajit 1600 Lomapalkka, kk palkka ja 1610 Lomaraha kk-palkka siten, että ruksit ovat kohdissa Lomapalkkavarauslaskelmaan ja Lomapalkkakertymien laskelmaan. Tarkista että palkkojen sivukulupalkkalajeilla(työttömyys-, tyel-, sotu, ym.) on ruksattuna Lomapalkkavarauslaskelmaan. Vuosittain toistuvuus - esim. lomarahan voi ruksata Vuosittainen toistuvuus päälle ja sen jälkeen syötetään päivämääräväli, jolloin sitä toistuvasti maksetaan tai lasketaan Visma Software Oy 12

13 5 Palkansaajat - Työsuhteet Henkilön työsuhteet- välilehdellä valitaan palkkaustapa joko kuukausi- tai viikkopalkka tai tunti- tai suorituspalkka. Vuosiloman ansaintasäännöksi valitaan joko 14 päivän sääntö, 35 tunnin sääntö tai ei ansaintaa (%-sääntö). Työssäoloajan oikaisuksi laitetaan niiden kuukausien lukumäärä, joilla voidaan muuttaa loman ansainnan alkua aiemmaksi kuin varsinainen työsuhteen alku, esim. työsopimusta tehdessä on sovittu vaikkapa kahden viikon palkallisesta kesälomasta, johon työntekijä ei normaalisti olisi oikeutettu. Kun henkilötiedoissa lisätään tai muutetaan jotain lomalaskentaan liittyviä asioita, ohjelma tekee henkilön lomakertymät uudestaan ja ilmoittaa tästä. Kun tiedot tallennetaan, tulee ilmoitus lomakertymien päivityksestä. Kuittaa ilmoitus OK:lla Visma Software Oy 13

14 6 Lomaoikeus Lomaoikeus-välilehdellä voidaan tarkistaa lomakertymien oikeellisuus. Tietoja voidaan muuttaa ja laskettaa uudelleen painamalla palkista Tee henkilön lomakertymät uudelleen. Kunkin kuukauden lomakertymärivin vasemmassa reunassa on info-näppäin, jota painamalla voi tarkistaa miten ohjelma on laskenut lomaoikeuden. On hyvä tarkistaa jokaisen henkilön kohdalta jotta kertymien perusteet, laskentasäännöt, ym. on oikein. Lomaoikeutta jäljellä - sarakkeessa olevien lomapäivien määrän perusteella tehdään sen kuukauden lomapalkkavaraus. Maksettu loma - sarakkeeseen tulee lukumäärä, jos palkkalajin lisämäärityksessä on valittuna Maksettu loma Visma Software Oy 14

15 7 Lomapalkkakertymien laskenta Palkanlaskennassa on nyt uusi toiminto nimeltä Lomapalkkakertymien laskenta lomapalkkajaksotusten teon alapuolella. Tässä luodaan henkilöille palkkalaskelmat, jos halutaan että euromääräiset kertymät kertyvät. Nämä palkkalaskelmat eivät vaikuta mihinkään muuhun kuin kertymiin Visma Software Oy 15

16 Laskennan jälkeen tulee palkanlaskentaruudun oikeaan yläkulmaan uusi valittava kohta: Näytä lomapalkkakertymien laskelmat Laskelmat voi tehdä koska vain uudestaan Visma Software Oy 16

17 7.1 Palkkalajit - Kerrointaulukot Jos lomapalkan ja lomapalkkavarauksen laskennassa käytetään lomapäiviä vastaavaa kerrointa, laitetaan täppä kohtaan Lomanmääräytymisvuoden ansaittujen lomapäivien perusteella Valitaan kohta Lomapäiväkertymä määräksi jos lomapalkka lasketaan kuukausipalkasta tai tuntipalkasta. Silloin haetaan määrä-kenttään kunkin henkilön edellisen lomavuoden ansaitut lomapäivät, ei jäljellä olevien lomapäivien määrää Visma Software Oy 17

18 8 Lomapalkka kuukausipalkasta Kuukausipalkan lomapalkan Palkkalajit - palkin taakse on valittu palkkalajiksi 1000 Kuukausipalkka. Palkkalajin tyyppi on Prosentti/maksu ja oikeaan yläkulmaan valitaan Debet-tiliksi esim Ruksit laitetaan kohtiin Lomakertymä määräksi, Annettu prosentti sekä jakajaksi laitetaan 25. Prosentti lasketaan A-hinnasta - kohtaan tulee täppä, samoin kohtiin Valitut palkkalajit ja Arvo palkkalajista (ei palkkalaskelmasta). Lisämäärityksien taakse laitetaan tiliöinti lomapalkkavaraukselle. 9 Lomaraha kuukausipalkasta Visma Software Oy 18

19 Tähän on monta tapaa. Helpointa lienee kopioida lomapalkka/kk-palkka lomarahaksi ja laittaa kertoimeksi 0,50 (tai jakajaksi 50). 10 Lomapalkka tuntipalkasta 1 Kerrointaulukot - palkin takaa valitaan tuntipalkkalaisten vuosilomakertoimet (joko 40h/v tai 37,5 h/v) ja Taulukon kerroin/lkm ja Lomanmääräytymisvuoden ansaittujen lomapäivien perusteella. Ruksataan kohta Lomakertymä määräksi. Annetuksi prosentiksi laitetaan 100, prosentti lasketaan A-hinnastakohtaan täppä ja Valittujen palkkalajien Palkkalajit- taulukkoon haetaan tuntipalkan palkkalaji tai ruksataan kohta Henkilön keskiansio, jolloin aktivoituu viereinen ikkuna, josta valitaan keskiansioksi Keskipäiväpalkka tp. Ruksataan viimeinen kohta, Arvo palkkalajista (ei palkkalaskelmasta) Visma Software Oy 19

20 11 Lomaraha tuntipalkasta 1 Kopioidaan tuntipalkkojen lomapalkka- palkkalaji ja laitetaan joko kertoimeksi 0,5 tai prosentiksi 50. Henkilön keskiansiona on sama kuin lomapalkassa eli Keskipäiväpalkka tp 12 Lomapalkka tuntipalkasta 2 Kerrointaulukot - palkin takaa valitaan tuntipalkkalaisten vuosilomakertoimet (joko 40h/v tai 37,5 h/v) ja kertoimeksi tulee Taulukon kerroin ja Lomanmääräytymisvuoden ansaittujen lomapäivien perusteella. Ruksataan kohta Lomakertymä määräksi. Annetuksi prosentiksi laitetaan 100, prosentti lasketaan A-hinnastakohtaan täppä ja Valittujen palkkalajien Palkkalajit- taulukkoon haetaan tuntipalkan palkkalaji tai ruksataan Visma Software Oy 20

21 kohta Henkilön keskiansio, jolloin aktivoituu viereinen ikkuna, josta valitaan keskiansioksi Lomapalkkasopimuksen mukainen tp. Ruksataan viimeinen kohta, Arvo palkkalajista (ei palkkalaskelmasta). 13 Lomaraha tuntipalkasta 2 Kopioidaan tuntipalkkojen lomapalkka- palkkalaji(1645) ja laitetaan joko kertoimeksi 0,5 tai prosentiksi 50. Henkilön keskiansiona on sama kuin lomapalkassa eli Lomapalkkasopimuksen mukainen tp. 14 Prosenttiperusteinen lomapalkka/-korvaus Visma Software Oy 21

22 Jos palkansaajat eivät saa erillistä lomapalkkaa tai lomarahaa (eikä myöskään mahdollisesti palkallista lomaa), maksetaan lomakorvausta pienemmän prosentin (esim. 10%) mukaan alle yhden vuoden työsuhteille ja korkeamman prosentin(esim. 12,5%) mukaan yli vuoden olleille henkilöille. Tässä tapauksessa palkkalaji määritellään samalla tavalla kuin tuntipalkkalaisenkin lomapalkka paitsi, että määränä on 1, lomakertymää ei viedä määräksi ja keskiansiona on Lomavuoden ansio % peruste. Lomaraha edellisestä: Muuten samanlainen kuin 1670 mutta määräksi on laitettu 0, Visma Software Oy 22

23 15 Yleistä lomapalkkavarauksista Fivaldissa on mahdollista tehdä lomavuoden pitämättömistä/maksamattomista lomapalkoista, lomarahoista ja muista palkkoihin liittyvistä kuluista laskennalliset kirjaukset kirjanpitoon kuukausittain. Aina kun lomavaraukset tehdään lomavuoden alusta lukien, muodostaa ohjelma automaattisesti edellisen kuukauden varauksen purkutositteen. Edellisen kuukauden purkutositetta ei kuitenkaan synny ensimmäistä varausta tehtäessä. Lomavaraukset voidaan muodostaa uudestaan useampaan kertaan. Jotta varaukset tehtäisiin oikeista summista, työjärjestyksen on oltava seuraava: Kun kuukauden kaikki palkat on laskettu (HUOM! Ei merkitty maksetuksi): - Keskiansioiden laskenta Palkansaajat-rekisterissä, jos käytössä - Lomapalkkakertymien laskenta (ainakin lomavuoden päättyessä) - Lomapalkkajaksotusten teko - Maksetuksi merkintä 16 Palkanlaskennan perustiedot Ohjaustiedot välilehdellä on uusi kenttä, Lomapalkkavelkatili. Laita sama kuin palkkalajien lisämäärityksissä oleva Kredit- tili, esim Visma Software Oy 23

24 17 Palkansaajat - Työsuhteet Henkilön työsuhteet- välilehdellä valitaan palkkaustapa joko kuukausi- tai viikkopalkka tai tunti- tai suorituspalkka. Vuosiloman ansaintasäännöksi valitaan joko 14 päivän sääntö, 35 tunnin sääntö tai ei ansaintaa (%-sääntö). Työssäoloajan oikaisuksi laitetaan niiden kuukausien lukumäärä, joilla voidaan muuttaa loman ansainnan alkua aiemmaksi kuin varsinainen työsuhteen alku, esim. työsopimusta tehdessä on sovittu vaikkapa kahden viikon palkallisesta kesälomasta, johon työntekijä ei normaalisti olisi oikeutettu. Kun henkilötiedoissa lisätään tai muutetaan jotain lomalaskentaan liittyviä asioita, ohjelma tekee henkilön lomakertymät uudestaan ja ilmoittaa tästä. Kun tiedot tallennetaan, tulee ilmoitus lomakertymien päivityksestä. Kuittaa ilmoitus OK:lla Visma Software Oy 24

25 17.1 Palkkalajit - Lisämääritykset Kaikki lomapalkkavaraukseen tulevat palkkalajit on käytävä määrittelemässä täällä ja laittamassa Debet- ja Kredit- tilit, esim Tilikauden aikainen jaksotus ja 2962 Lomapalkkamenot. Lisäominaisuus- kohta jätetään tyhjäksi lomapalkkavaraus- palkkalajien kohdalla Visma Software Oy 25

26 18 Lomapalkkavaraus kuukausipalkasta Kuukausipalkan lomapalkan Lisämääritykset -palkin taakse valitaan siis kirjanpidon tilit ja Palkkalajit - palkin taakse on valittu palkkalajiksi 1000 Kuukausipalkka. Palkkalajin tyyppi on Prosentti/maksu ja oikeaan yläkulmaan jätetään Debet-tiliksi esim Ruksit laitetaan kohtiin Lomakertymä määräksi, Annettu prosentti sekä jakajaksi laitetaan 25. Prosentti lasketaan A-hinnasta - kohtaan tulee täppä, samoin kohtiin Valitut palkkalajit ja Arvo palkkalajista (ei palkkalaskelmasta). 19 Lomarahavaraus kuukausipalkasta Tähän on monta tapaa. Helpointa lienee kopioida lomapalkkavaraus lomarahavaraukseksi ja laittaa kertoimeksi 0,50 (tai jakajaksi 50) Visma Software Oy 26

27 20 Lomapalkkavaraus tuntipalkasta Kirjanpidon tilit merkitään Lisämääritykset - kohdan taakse, Kerrointaulukot - palkin takaa valitaan tuntipalkkalaisten vuosilomakertoimet ja valitaan kohta Lomapäiväkertymä määräksi. Annetuksi prosentiksi laitetaan 100, prosentti lasketaan A-hinnasta- kohtaan täppä ja prosentin perusteeksi haetaan henkilön keskiansio: Keskipäiväpalkka tp. Sopimuksen mukainen tp lomapalkkalajin kohdalla keskiansiona on vastaavasti Lomapalkkasopimuksen mukainen tp. Ruksataan viimeinen kohta, Arvo palkkalajista (ei palkkalaskelmasta). 21 Lomarahavaraus tuntipalkasta Visma Software Oy 27

28 Kopioidaan tarvittaessa tuntipalkkojen lomapalkka- palkkalaji lomarahaksi ja laitetaan joko kertoimeksi 0,5 tai prosentiksi 50 ja sopimuksen mukainen tp vastaavasti. 22 Prosenttiperusteinen jaksotus Jos palkansaajat eivät saa erillistä lomapalkkaa tai lomarahaa (eikä myöskään palkallista lomaa), maksetaan lomakorvausta pienemmän prosentin mukaan alle yhden lomanmääräytymisvuoden olleille ja korkeamman prosentin mukaan yli vuoden olleille henkilöille. Henkilön keskiansioksi valitaan Lomavuoden ansio % peruste Visma Software Oy 28

29 23 Lomapalkkojen sivukulujaksotus Lomapalkkojen sivukulujaksotus- palkkalajin Lisämääritykset - palkin takana on kirjanpidon tileinä 6390 Sosiaalikulujen jaksotus (Debet) ja 2962 Lomapalkkavelka (Kredit). Huomioi, että Lomakertymä määräksi-kohta on tyhjä. Palkkalajit- painikkeen alle valitaan ne palkkalajit, mistä sivukulujaksotus tehdään eli 1615, 1616, 1618, 1619, 1620 ja Prosentti (esim. 22,5) lasketaan summasta. Tätä palkkalajia ei tarvitse siis käyttää jos sivukulupalkkalajit (Tyel, Sotu, jne.) on rastitettu kohdasta Lomapalkkavarauslaskelmaan. 24 Lomapalkkajaksotuksen tekeminen Lomapalkkajaksotuksen tekeminen: Palkanlaskenta (yläpalkki)- Lomapalkkajaksotusten teko Lomapalkkajaksotuksen tekeminen: Palkanlaskenta (yläpalkki)- Lomapalkkajaksotusten teko. Ohjelma tekee halutulta kausiväliltä jaksotuksen kirjauksen ja purkutositteen edelliselle kaudelle kirjanpitoon tositelajille Palkat (19). Jos tehdään jaksotus uudestaan jollekin aiemmalle kaudelle, ohjelma ehdottaa sitä seuraavien kausien uudelleenjaksotusta Visma Software Oy 29

30 Visma Software Oy 30

31 Kuten ruudun alalaidassa on mainittu, voidaan tositteet tulostaa tuplaklikkaamalla joko tosite- tai purkutositekenttää Visma Software Oy 31

32 Voit tarkastella yksittäisiä varauksen palkkalaskelmia täppäämällä kohdan Näytä lomapalkkajaksotuksen laskelmat palkkalaskennan puolella. Ruudun alareunassa on normaalien palkkalaskelmien yhteydessä teksti Maksetaan mutta lomapalkkajaksotusten kohdalla Velka henkilölle. Tämä summa ei kirjaudu mihinkään. Varauslaskelmat voidaan tulostaa normaalisti palkanlaskennan tulosteista valitsemalla esim. palkkalista halutusta Lomapalkkavarauskaudesta Visma Software Oy 32

33 Visma Software Oy 33