Maksatushakemus ja seurantaraportti Uudenmaan liiton rahoittamat EAKR-hankkeet Rakennerahastotiimi / Leena Dromberg ja Antti Taronen

Transkriptio

1 Maksatushakemus ja seurantaraportti Uudenmaan liiton rahoittamat EAKR-hankkeet Rakennerahastotiimi / Leena Dromberg ja Antti Taronen 1

2 SISÄLTÖ: Maksatushakemuksen laadinta (FR 24% ja fr 15%) Liitteet, salassa pidettävät henkilötiedot Henkilöstökustannukset: tukikelpoisuus, työaika, palkka- ja lomapalkkakustannusten raportointi, kirjaaminen Euraan, liitteet Hankinnat: hankintamenettelyt, tukikelpoisuus, kirjaaminen Euraan, liitteet Tulojen ja rahoituserien raportointi Seurantaraportin täyttäminen Huom! Ohjeet koskevat vain Uudenmaan liiton rahoittamia 6Aika- ja EAKR-hankkeita. Ota huomioon, että muilla rahoittajilla on omat ohjeet, joita tulee noudattaa. 2

3 Koulutuksen materiaalit sekä Uudenmaan liiton ohjeet ja lomakepohjat hankkeiden toteuttajalle löydät Etelä-Suomen materiaalipankista rakennerahastot.fi sivulla. rakennerahastot.fi Etelä-Suomi Etelä-Suomen materiaalipankki 3

4 Maksatushakemuksen laatiminen/eura 2014 Maksatuskaudet ja maksatushakemuksen toimitusaika määritelty rahoituspäätöksessä 2 3 kertaa vuodessa Toimitus pääsääntöisesti 2 3 kk maksatusjakson päättymisen jälkeen Viimeinen maksatushakemus toimitettava 4 kk sisällä hankkeen päättymisestä Maksatuskohtaiset muutokset mahdollisia, mutta sovittava etukäteen maksatustarkastajan (tai rahoittajan) kanssa Huom! Muutospäätös tietyissä tilanteissa katkaisee maksatuskauden nollamaksatus tarvittaessa kysy ohjeita maksajilta 4

5 Maksatushakemuksen laatiminen/eura 2014 Päätoteuttaja laatii hakemuksen myös osatoteuttajien osalta kerää tarvittavat tiedot ja liitteet, toimii yhteyshenkilönä Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumma maksetaan päätoteuttajalle 5 Päätoteuttaja maksaa tukiosuuden osatoteuttajille sopimuksen mukaan Vinkki: Hyödynnä Maksatushakemuksen taustalomaketta tietojen keräämisessä. Taustalomaketta ei tallenneta Euran liitteisiin.

6 Maksatushakemuksen liitteet 6

7 Maksatushakemuksen liitteet Maksatushakemukseen liitetään vain pieni osa hankkeen tuottamasta dokumentoinnista muu aineisto säilytetään hankemapissa Euran toimivuuden kannalta erityisen tärkeää: Liitä vain rahoituspäätökseen kirjatut ja rahoittajan edellyttämät liitteet Muita liitteitä voidaan pyytää pistokoemaisesti nähtäväksi (lisätietopyyntö) 7

8 Liitteiden muoto Liitteet pdf- tai excel-muodossa Liitteet tulee muuttaa ohjelmallisesti pdf-muotoon skannauksen sijaan (skannattu asiakirja vie enemmän tilaa) Liitteiden koko rajattu (10 Mb). Pienempikin resoluutio liitettävissä dokumenteissa riittää! Liitteitä ei tarvitse allekirjoittaa pl. työajanseurantalomakkeet ja ohjausryhmän pöytäkirjat 8

9 Ensimmäisen maksatushakemuksen liitteeksi: Kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja välittömien menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) Kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) Hankehenkilöstön toimenkuvaluettelo 9

10 Liitteiden lisääminen EURAan/päähakemus Päätoteuttajan kirjanpito 10 Muut liitteet: Osatoteuttajien kirjanpito, kuvaus kirjanpidosta, allekirjoitetut ohjausryhmän pöytäkirjat, yms. yleiset liitteet

11 Liitteiden lisääminen EURAan/taustalomakkeet Palkkoihin, ostopalveluihin, matkoihin ja muihin kustannuksiin kuuluvat liitteet liitetään maksatushakemuksen taustalomakkeille sen kustannuslajin yhteyteen, jota liite koskee 11

12 12 Salassa pidettävät liitteet ja henkilötiedot Eura järjestelmässä

13 Maksatuksen salassa pidettävät liitteet Jotta Eurasta ei muodostuisi henkilörekisteriä, tietyt henkilötietoja sisältävät liitteet tulee merkitä salaisiksi Pelkästään dokumentissa näkyvä nimi ei ole salassapidon peruste. Esim. työajanseuranta, jossa näkyy nimi ja tehdyt työtunnit Jos nimeen yhdistyy henkilön palkkatietoja tai henkilötietoja, dokumentti on salassa pidettävä 13

14 Maksatuksen salassa pidettävät liitteet/henkilötiedot Merkitse salaiseksi: Palkka- ja lomapalkkaselvityslomakkeet - aina Pääkirja, jos siellä selkeästi yhdistyy henkilön nimi ja palkkatieto Työajanseurannat, jos niissä yhdistyy myös palkkatieto ja/tai sotu Vinkki: turhat salassapitomerkinnät hidastavat maksatuksen käsittelyä harkitse mitä merkitset salassa pidettäväksi 14

15 Henkilötiedot Eura järjestelmässä 1. Palkkakustannukset Kirjanpid Kirjauspv on tili Tositenro Kustannu s Selite Osa- /kokoaikainen palkat Pekka Projektipäällikkö kokoaikainen 5432, palkat Arja Assistentti osa-aikainen 1234, palkat Juhani Asiantuntija osa-aikainen 1234, palkat Projektipäällikkö kokoaikainen 5432, palkat Assistentti AA osa-aikainen 1234, palkat Asiantuntija JA osa-aikainen 1234,5 Maksatushakemuksen tietokentissä ei saa käyttää henkilöiden nimiä Käytettävä jotain muuta tunnistetta, esim. tehtävänimikettä Vinkki: Ole johdonmukainen. Sama tehtävänimike/kirjainyhdistelmä hakemuksessa/maksatuksessa/liitteissä 15

16 16 Henkilöstökustannukset

17 Hankkeen henkilöstö Määritelty päätöksessä! 5A1 Palkkakustannukset Hankesuunnitelman mukaiset hanketyöntekijät 5A2 Ostopalvelut Vierailevien asiantuntijoiden ja luennoitsijoiden palkkiot 5A5 Muut kustannukset Tuensaajan omat asiantuntijat, jotka eivät ole hanketyöntekijöitä. Lyhytaikaiset, ostopalvelun kaltaiset työt 17

18 Hankkeen henkilöstö Vain rahoituspäätöksessä määritellyille henkilöille/tehtävänimikkeille voidaan hankkeelta maksaa palkkaa Mikäli tarve muuttaa hankkeen henkilöstöresurssia, ota yhteys rahoittajaan mahdollinen muutoshakemus Muutoshakemus tehtävä aina, kun Hankkeelle tulee kokonaan uusi resurssi/tehtävänimike Suunniteltu työpanos jaetaan esim. 2 eri henkilön kesken Oleellinen muutos työajassa esim. osa-aikaisesta kokoaikainen Pelkästään henkilön vaihtuminen tehtävässä ei edellytä muutoshakemusta toimenkuvaluettelon päivitys 18

19 19 Hankkeen henkilöstö rahoituspäätöksessä

20 Hankehenkilöstön tehtävänkuvat Hankkeen henkilöstöllä on oltava kirjalliset tehtävänkuvat = toimenkuvaluettelo Hankesuunnitelman mukainen tehtävänimike ja hankkeessa tehtävän työn sisältö Työsuhteen alkaminen hallinnojan palveluksessa Hanketyön aloitus- ja lopetuspäivä Hanketyön arvioitu osuus kokonaistyöajasta Toimitetaan ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä ja muutostilanteissa kumulatiivisesti päivitettynä 20

21 Tukikelpoiset henkilöstökustannukset Hanketoiminnasta aiheutuvat lakisääteiset ja työehtosopimusten mukaiset palkkakustannukset Hankkeen toteutusaikana ansaitut loma-ajan palkat, lomarahat, lomakorvaus, sairausajan palkka sekä lakisääteiset sivukulut (ml. eläkemenoperusteiset KuEl- ja varhe-maksut) Ylityö on tukikelpoista vain poikkeuksellisesti, ja sen tulee perustua organisaation käytännön mukaisesti annettuun ylityömääräykseen 21

22 Tukikelvottomat henkilöstökustannukset Tulospalkkiot, bonukset, luontoisedut (mm. lounassetelit, puhelinetu), stipendit tai apurahat Lomapalkkavaraukset Tukityöllistettyjen kaikki palkkakustannukset Vapaaehtoiset työnantajan ottamat vakuutukset Kelan tai vakuutusyhtiön maksamat korvaukset sairausajan palkasta työnantajalle Huom! vähennetään maksatuskauden henkilöstömenoista 22

23 Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstön 1624-palkat Palkat hyväksytään kiinteän tuntipalkan perusteella Vapaajakson osuus tuntipalkasta on tukikelpoinen kustannus Vapaajaksot ovat tukikelpoisia silloin kun ne on maksettu, vaikka vapaajakso olisi vielä pitämättä Maksatuksen liitteeksi on hyvä laittaa selvitys/laskelma kun ko. laskentatapaa on käytetty 23

24 Esimerkki 1624-palkkojen kohdentamisesta hankkeelle Opetusvelvollisuus t Kuukausipalkka, brutto Vuosiansio (kk-palkka x12) Tuntiansio / ,55 Hankkeelle tehty 120 t, maksatukseen haetaan: 120 X 29,55 = 3546 (+sivukulut) 24

25 Opiskelija osana hankehenkilöstöä Tekee hankesuunnitelman mukaista työtä, joka ei liity suoraan hänen opintojensa toteutukseen eikä hän saa työstä opintopisteitä Opintotuen saaminen samanaikaisesti ei estä harjoittelun kohdentamista hankkeelle, kun harjoittelu ei liity varsinaisesti opintojen tekemiseen (jotta ei synny kaksinkertaista valtiontukea) Opiskelijalle hankkeesta maksettu palkka ei voi sisältää oppilaitoksen maksamaa osuutta Hankkeessa voi syntyä aineistoa ja osaamista, jota opiskelija käyttää opinnäytetyönsä tekemiseen. Opinnäytetyö kuitenkin laaditaan omalla opiskeluajalla 25

26 Työajanseuranta Hankkeelle osa-aikaisesti työskentelevien henkilöiden on pidettävä päiväkohtaista kokonaistyöajanseurantaa Työajanseurantaan työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset sekä hyväksymispäivämäärä. Myös sähköinen allekirjoitus käy Toimitetaan maksatuksen liitteenä niiltä kuukausilta, kun hankkeelle on kohdennettu palkkoja Työajanseurannasta on saatava käsitys tehdyn työn sisällöstä ja sen liittymisestä hankkeeseen 26

27 Esimerkkejä työajanseurannan työnkuvien sisällöstä 27 Työntekijän nimi Pekka Päällikkö Kuukausi Elokuu 2016 Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Nimike Projektipäällikkö Projektin tunnit Muut työtunnit Yhteensä Riittävä kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 Projektin kustannusten laskeminen muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 6,00 2,00 8,00 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 5,00 8,00 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 4,00 8,00 Riittämätön kuvaus hanketyön sisällöstä, esim. 2 Palaveri 6,00 2,00 8,00 3 Taloushallinto 1,00 7,00 8,00 4 Projektityö 5,00 3,00 8,00 5 Sekalaiset työt 8,00 0,00 8,00 6 Kuukausi yhteensä 40,00 32,00 72,00 55,55 44,45 = 100 % Vinkki: kirjaa työn sisältö niin tarkasti, että ulkopuolinen lukija varmistuu siitä, että tehty työ kuuluu hankkeelle/on aiheutunut hankkeen toimenpiteistä

28 Palkkakustannusten raportointi Oikein täytetty työajanseuranta johtaa oikein kohdentuvaan palkkaan Kirjaustapa, jossa palkkakustannukset siirretään automaattisesti hankkeille tietyn %-osuuden mukaan, ei ole oikea Palkkakustannukset tulee kohdentaa hankkeelle todellisen toteuman mukaan (jälkikäteen), ei suunnitellun/arvioidun työajan suhteessa 28

29 Tehollinen työaika vai kokonaistyöaika? Kaksi tapaa kirjata työtunnit tuensaaja valitsee niistä toisen Tehollinen työaika: Arkipyhä- ja sairauslomatunnit merkitään 0-tunteina Hankeaikana kertyneet lomapäivät merkitään 0-tunteina työajanseurantaan Ennen hankeaikaa kertyneet lomapäivät merkitään 0-tunteina, mutta lisätään muihin tunteihin Lomapäivien palkka on vähennetty kokonaispalkasta Kokonaistyöaika: Arkipyhä- ja sairauslomatunnit merkitään 0-tunteina Lomapäivät merkitään 0-tunteina työajanseurantaan, mutta lisätään kokonaistunteihin Lomapäivien palkka sisältyy kokonaispalkkaan 29

30 Tehollinen työaika/esimerkki 30 Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Projektin tunnit Muut työtunnit 1 Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 2 Projektin kustannusten laskeminen muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 3 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 6,00 2,00 8,00 4 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 5,00 8,00 5 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 4,00 8,00 6 VKL 7 VKL 8 Sairas 0,00 0,00 0,00 9 Arkipyhä 0,00 0,00 0,00 10 Loma HUOM! Hankeaikana kertynyt lomapäivä 0,00 0,00 0,00 11 Loma TÄRKEÄÄ!! Jos lomapäivä ei ole kertynyt hankeaikana, se merkitään muihin tunteihin 0,00 8,00 8,00 19,00 28,00 47,00 Yht

31 Kokonaistyöaika/Esimerkki Pvm Projektille tehty työ, työnkuvaus Projektin tunnit Muut työtunnit Yht 1 Suunnittelupalaveri energia-alan yritysten kanssa 6,00 2,00 8,00 Projektin kustannusten laskeminen 2 muutoshakemuksen pohjaksi 1,00 7,00 8,00 3 Tausta-aineiston etsiminen energiastrategiaan 5,00 3,00 8,00 4 Ohjausryhmän kokousvalmistelut, kokousmateriaalin valmistus 3,00 5,00 8,00 5 Ohjausryhmän kokous, seurantatietojen kerääminen 4,00 4,00 8,00 6 VKL 7 VKL 8 Sairas 0,00 0,00 0,00 9 Arkipyhä 0,00 0,00 0,00 10 Loma 0,00 8,00 8,00 11 Loma 0,00 8,00 8,00 13 Kuukausi yhteensä 19,00 37,00 56,00

32 Tehollinen vai kokonaistyöaika? - ongelmatilanne Molempia kirjaustapoja käytetään samanaikaisesti Ja/tai näiden lisäksi itse jyvitetään esim. loma- tai sairaslomatunteja eri hankkeille suunnitellun työajan suhteessa vääristää hankkeelle kuuluvaa osuutta Esimerkki virheellisesti kirjatuista/jyvitetyistä työtunneista Pvm Hanke 1 Hanke 2 Hanke 3 Muu kuin hankkeille Yhteensä Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia tehty työ Tuntia Tuntia 1 VSL 2,00VSL 2,00VSL 4,00 0 8,00 2 Sairaana 1,25Sairaana 1,25Sairaana 4,00Sairaana 1,50 8, VSL 8,00 0,00 0,00 0,00 8,00

33 Palkkakustannusten raportointi - palkkaselvityslomake Koonti maksatuskauden palkoista henkilöittäin Huom! Tehtävänimike sama kuin hankesuunnitelmassa! Hankkeelle tehdyt tunnit vs. kokonaistyötunnit Hanketyön %-osuus Hankkeelle kohdennettu palkka vs. kokonaispalkka 33

34 Lomapalkkakustannusten raportointi Hankeaikana kertyneitä loma-ajan palkkoja, lomarahoja ja lomakorvausta voidaan kohdentaa hankkeelle tehdyn työajan suhteessa, kun: Lomat on pidetty, ne ovat toteutuneet maksuna palkansaajalle ja kirjautuneet hankkeen kirjanpitoon Poikkeus: Opettajien 1624-palkkauksen vapaajaksot ovat tukikelpoisia silloin kun ne on maksettu, vaikka vapaajakso olisi vielä pitämättä HUOM! Hankkeen viimeisen maksatushakemuksen jättämiseen mennessä pidetyt ja maksetut hankkeelle kuuluvat lomapalkkakustannukset ovat tukikelpoisia 34

35 Lomapalkkakustannusten raportointi Raportoidaan lomapalkkaselvityslomakkeella Raportoidaan maksatuskaudella pidetyt lomat, jotka ovat kertyneet hankeaikana Raportoidaan loman kertymiskautena tehdyn työajan suhteessa edellyttää hakijalta erillistä seurantaa työajan kertymisestä Lomanmääräytymisvuosi Poikkeavat laskenta-/maksutavat voi selittää lomakkeen lisätietokohdassa Esim. osittainen hoitovapaa tai muu lyhennetty työaika 35

36 Lomapalkkakustannusten kohdentaminen/esimerkki Työntekijä on ollut työnantajan palveluksessa lomanmääräytymisvuoden aikana. Lomaa hänelle on kertynyt 36 pv. Loma on pidetty heinäkuussa Kokoaikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa Lomapäiviä hänelle kertyy ajalta pv Hankkeelle kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja lomarahasta (loput jäävät organisaation omaksi kustannukseksi). Osa-aikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa Ajanjaksolla tekee hankkeelle töitä 30 % kokonaistyöajasta. Hankkeelle kohdistetaan 30 % 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta. Kokoaikainen työntekijä: Aloittaa hankkeessa Hänelle ei ole kertynyt lainkaan hankkeelle tukikelpoista lomaa ajalta 4/2016 3/2017. Hän on lomalla , mutta lomapalkasta ei voi kohdentaa yhtään hankkeelle.

37 Palkkakustannusten raportointi Eurassa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 37

38 Palkkakustannusten kirjaaminen maksatushakemukseen Eurassa palkkakustannuksia voi niputtaa, jokaista vientiä ei tarvitse kirjata omalle rivilleen Tärkeää on, että kirjataan myös tiliöintitietoja (kirjauspv, tosite, tili) aukoton jäljitysketju Henkilöiden nimitietoja ei saa näkyä! 38

39 39 Esimerkkejä hyvästä ja riittävistä kirjaustavasta

40 40 Esimerkki riittämättömästä kirjaustavasta

41 Maksatushakemukseen liitetään: Toimenkuvaluettelo 41 Ensimmäisessä maksatuksessa ja muutostilanteissa kumulatiivisesti päivitettynä

42 Osa-aikaisten työajanseurannat Päivätty ja allekirjoitettu Toimitetaan niiltä kuukausilta, jolloin hankkeelle on tehnyt työtä 42

43 Palkkaselvityslomake PALKKASELVITYSLOMAKE Selvitys maksatuskaudella toteutuneista henkilöstökuluista Pää/osatoteuttaja Maksatuskausi Hankkeen nimi Hankekoodi Laatija Henkilön nimi Tehtävä hankkeessa KK-palkka tukikelpoine n peruspalkka Hankkeelle tehty työ (tunnit) Kokonaistyöaika (tunnit) Hankkeeseen käytetty työaika/kok.ty öaika (%) Hankkeelle kohdennettu kok. palkka sivukuluineen Maksettu kokonaispalkk a sivukuluineen (100%) Hankkeesta maksettu palkka/kok.pal kka (%) Maksettu ajalta NN projektipäällikkö ,00 900,00 60, , ,0 60,0 1-6/17 (normaali #JAKO/0! #JAKO/0! kk-palkka #JAKO/0! #JAKO/0! ilman #JAKO/0! #JAKO/0! sivukuluja) #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! Maksatuskaudella hankkeesta maksetut palkat ,00 Maksatuskaudella hankkeesta maksetut lomapalkat,-rahat,-korvaukse (siirto liite A) 802,36 Maksatuskaudella maksetut palkat yhteensä ,36 Sosiaaliturvamaksu % Lisätietoja: Eläkevakuutus % Työttömyysvakuutus % Tapaturmavakuutus % Ryhmähenkivakuutus % Palkkaselvityslomakkeen tiedot perustuvat hankkeen kirjanpitoon toteuttajaorganisaation Yhteensä % kirjanpidossa. Henkilöiden palkkaukseen ei ole saatu muuta julkista tukea. 43

44 Osa-aikaisen henkilöstön palkkaselvityslomake Selvitys osa-aikaisen hankehenkilöstön palkoista LIITE B Hankkeen nimi Hankekoodi Maksatuskausi Laatija Henkilön nimi: Maksettu ajalta (kk/vvvv) Tuntikirjanpidon mukaan Hankkeelle Kokonais- Hankkeelle Maksettu tehty työ työaika tehty kok.palkka (tunnit) (tunnit) työaika/kok. + sivukulut työaika % (100 %) Kirjanpidon mukaan Hankkeelle kohdennettu Palkka Sivukulut Yhteensä Hankkeest a maksettu palkka/ kok.palkka % % -erot (+ / - ) Osa-aikaisista työntekijöistä täytettävä lomakkeessa tiedot ilmoitetaan yksityiskohtaisesti Täytetään kuukausitasolla #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! Yhteensä 0,00 0,00 #JAKO/0! 0,00 0,00 0,00 0,00 #JAKO/0! #JAKO/0! 44

45 45 Lomapalkkaselvityslomake

46 46 Hankinnat

47 Hankkeen hankintoja ohjaavat: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Sovelletaan vähintään kansallisen kynnysarvon (60 000, alv 0 %) suuruisiin tavara- ja palveluhankintoihin Rakennerahastohankkeita koskevat säädökset Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ensisijaiset määrittäjät ovat edelleen Rahoitusasetus (357/2014) ja Tukikelpoisuusasetus (358/2014) Työ- ja elinkeinoministeriön ja Uudenmaan liiton ohjeistukset Organisaation omat hankintaohjeistukset - voit käyttää, jos eivät ole ristiriidassa rahoittajan ohjeiden kanssa 47 Pääsääntö: Kaikki hankinnat on kilpailutettava. Periaatteena avoimuus, tasapuolisuus ja syrjimättömyys

48 Hankintamenettelyt eri eurorajoissa Alle 2000 Hankintahinnan oltava kohtuullinen todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa, ei tarvetta dokumentoida hankintaperusteita Hankinnasta riippuen pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai hintojen vertailu internetissä Hankinnat valintaperusteineen dokumentoidaan poikkeuksetta. Yli alle Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Kirjallinen tarjouspyyntömenettely Vertailumuistio Valinta kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella Valintapäätös tarjouspyynnössä esitettyjen valintakriteerien pohjalta Hankintalain (1397/2016) mukainen menettely Hankintailmoitus julkaistava osoitteessa 48 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Hankinnoista ilmoitettava EU:n laajuisesti Hankintailmoitus julkaistava osoitteessa

49 Tukikelpoisuuden edellytyksiä Hyväksytyn hankesuunnitelman ja kustannusarvion mukaisia Hankepäätöksessä hyväksyttyihin kululajeihin kuuluvia Hankkeesta aiheutuneita, hankkeen toiminnan ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisia sekä määrältään kohtuullisia Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia ja kirjanpitoon kirjattuja Tuote, palvelu tai muu suoritus hankkeelle toimitettu 49

50 Hankinnat kustannuslajeittain mm. Ostopalvelut Konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot, selvitykset, tutkimukset Markkinointi- ja tiedotusmateriaalit, julkaisut, ilmoitukset Kohderyhmälle tarkoitetut koulutukset, seminaarit, tutustumiskäynnit Kone- ja laitehankinnat Hankkeen sisällöllistä toteuttamista tai vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing- tai mahdolliset poistokustannukset Muut kustannukset Ohjelmistolisenssit Raaka-aineet, puolivalmisteet, laboratoriotarvikkeet Vuokrat 50 Matkakustannukset (FR 15 %) Koti- ja ulkomaan matkakulut

51 Kustannusten kirjaaminen maksatushakemukseen Kirjataan hankesuunnitelman mukaiseen kustannuslajiin Kustannusten kuvaamisen merkitys korostuu, kun tositteita ei enää laajasti tarkasteta Hyvästä selitteestä lukija ymmärtää helposti kustannuksen sisällön ja sen liittymisen hankkeeseen Kuvaa toimenpiteitä niin kuin kuvaisit niitä täysin ulkopuoliselle henkilölle Kuka, mitä, milloin, miksi? 51 Huomioi: Maksatustarkastaja on antamasi kirjallisen informaation ja hankesuunnitelman varassa

52 Esimerkkejä riittävästä/hyvästä selitteestä Tilaisuus: Ravintola Skinnarila: Kahvitus Etelä-Karjalan terveys- ja hyvinvointiyrittäjien verkostoitumistapahtumassa , 35 osallistujaa Asiantuntijapalvelu: Henkilö Xx.xxx luennoitsijapalkkio "Palveluohjaus linkki yksityisen ja julkisen palvelun välillä"-koulutus Ulkomaan matka: Henkilö Xx.xxx. Junan sarjalippu Hampuri Hannover , Hannoverin messut Hankinnat: Öljyntorjuntasimulaattori, hankinta-asiakirjat liitteenä 52

53 Esimerkkejä riittämättömästä selitteestä Tarjoilut Tarvikkeet Esite Työmateriaalit Matkakulut Markkinointiaineisto Tutkimus Huomioi: Kustannus- tai selitekentässä tulee näkyä myös ostopalvelun toimittajan nimi pelkkä selite ei riitä 53

54 Maksatushakemuksen hankinnat Raportoidaan hankesuunnitelman mukaisessa kustannuslajissa Hankintaselvityslomake yli hankinnoista Yli hankinnoista laskutosite ja tietyt hankintaasiakirjat erillisen ohjeen mukaan Huom! Ei osallistujalistoja tai henkilötietoja sisältäviä liitteitä 54

55 55

56 Ostolaskujen rajat ja maksatuksen liitteet Alle selitekenttään tarkka kuvaus hankinnan sisällöstä ei tositteita (muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta) Hankintapäätös/vertailupöytäkirja Hankintasopimus/tilaus Tositekopiot maksatuskautta koskevista menoista Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti täydennettynä Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 56 HILMA-ilmoitus, tarjouspyyntö, avauspöytäkirja, vertailupöytäkirja, hankintapöytäkirja tai -päätös, hankintasopimus ja voittanut tarjous Tositekopiot maksatuskautta koskevista menoista Hankintaselvityslomake kumulatiivisesti päivitettynä

57 Maksatushakemuksen liitteet/ Seminaarikustannukset Kohderyhmälle järjestettävistä tilaisuuksista, seminaareista, koulutuksista yms. liitteeksi tilaisuutta koskeva ohjelma/kutsu Tosite vain yli kustannuksista Kuvaa tilaisuuden luonne ja osallistujamäärät tarkasti selitekentässä Osallistujalistat säilytetään hanketoteuttajalla, ei liitetä Euraan! 57

58 Maksatushakemuksen liitteet/ Markkinointi- ja tiedotuskustannukset Jäljennökset materiaaleista pyydetään nähtäväksi aina, koska halutaan varmistua kustannuksiin liittyvistä tiedotustunnusten käytöstä (lehti-ilmoitus, hanke-esite, roll-up, t-paidat, kynät) EURA-järjestelmän kapasiteetin vuoksi älä liitä isoja tiedostoja esim. lehtiartikkeleita, valokuvia hankkeen tapahtumista tai hankkeessa tuotettuja selvityksiä ja raportteja 58 Mieti muita tapoja, miten tunnusten käytön voi todentaa, esim. linkki raportin sähköiseen versioon/nettisivuille vain osa dokumentista resoluution pienentäminen

59 Maksatushakemuksen liitteet/ Kone- ja laiteinvestoinnit Jäljennös vuokra- ja/tai leasingsopimuksesta Toimitetaan vain kerran sopimuskaudelta 59

60 Maksatushakemuksen liitteet/matkakustannukset Koskee vain Flat rate 15 % -hankkeita Matkat hyväksytetään etukäteen rahoittajalla EURAan: Matkaraportti ulkomaan matkoista Vain yli tositteet Kuvaa matkan tarkoitus, ajankohta ja reitti tarkasti taustalomakkeella Pääperiaate: Kokonaistaloudellisesti edullisin tapa 60

61 Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Maksatushakemuslomakkeella kysytään, onko hakemuksella kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja Mikäli vastaus on kyllä, niin maksatushakemuksen taustalomakkeelle tulee näkyviin lisäkysymyksiä koskien hankintaa 61

62 Kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Mallihankinta Hankinnan nimi Hankinnan arvo Hankinnan maksatuspäätöksissä hyväksytyt kustannukset Hankintalaji Hankintamenettely Hankinnan toimittajat 62

63 63 Hankkeen tulojen ja rahoituserien raportointi maksatuskaudella

64 Hankkeen tulot Ei pidä sotkea hankkeen rahoitukseen Mikä tahansa palvelun suorittaminen maksua vastaan Esim. yrityksen maksuosuudet de minimis -tukitoimenpiteessä tai hankkeessa tehdyn tuotteen tai palvelun myynnistä saadut tulot Toteutuneet tulot raportoidaan maksatushakemuksessa vähennetään hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista Usein arvioitu jo hankesuunnitelmassa Maksatuksessa raportoitava myös hankesuunnitelmaan sisältymättömät tulot Tulo kirjataan sen hakijan taustalomakkeelle, jonka kirjanpitoon se kirjautuu 64

65 Hankkeen tulot Tulo raportoidaan sen hakijan taustalomakkeelle, jonka kirjanpitoon se kirjautuu Vähentää nettokustannuksia 65

66 Hankkeen rahoitus - omarahoitus Tuensaajan omaa rahaa, omaa osuutta hankkeen kustannusten rahoittamisesta Eura laskee automaattisesti rahoituspäätöksen mukaisen omarahoitusosuuden (%) perusteella Ei tarvitse todentaa kirjanpidossa 66

67 Hankkeen rahoitus - ulkoinen rahoitus Hakijan oman organisaation ulkopuolisilta tahoilta hankkeelle keräämää rahoitusta Rahoituksen kerryttäminen erillisten sopimusten mukaan rahoitussitoumukset 67

68 Hankkeen rahoitus - ulkoinen rahoitus Ilmoitetaan siinä maksatuksessa, jonka aikana ne ovat kirjanpitoon kirjautuneet Ilmoitetaan koko summa. Ei jyvitetä esim. hankepäätöksen mukaisilla %-osuuksilla Ilmoitetaan sen toteuttajan taustalomakkeella, jonka kirjanpitoon se on toteutunut Hankeaikana Eura tasaa rahoituseriä maksatuskausittain Ylitoteutunut ulkoinen rahoitus pienentää omarahoitusosuutta Alitoteutunut korvataan omarahoitusosuudella 68

69 Ulkoisen rahoituksen kirjaaminen Euraan Liitteeksi esim. kirjanpito, rahoitussitoumus, tosite 69

70 Rahoitus hankkeen viimeisessä maksatuksessa Hankkeen viimeisessä maksatuksessa: Ylitoteutunut ulkopuolinen rahoitus vähentää maksettavan tuen määrää Alitoteutunut ulkopuolinen rahoitus jää tuensaajan omarahoitukseksi Yhteishankkeiden viimeisessä maksatuksessa Osatoteuttajille kertynyt ylimääräinen ulkopuolinen rahoitus korvaa toisilta osatoteuttajilta puuttuvaa ulkopuolista rahoitusta Vain jos hankkeessa kokonaisuudessaan puuttuu ulkopuolista rahoitusta, se jää lopullisesti tuensaajien omarahoitukseksi 70

71 Maksatuspäätös ja muutoksenhaku Maksatuspäätöksellä maksetaan aina rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista Sähköinen maksatuspäätös tehdään 90 pv sisällä Perustellaan hylätyt kustannukset Liitteenä: Muutoksenhakuosoitus Oikaisupyyntö EURA järjestelmän kautta Maksatuspäätöksen muutospäätös Valitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely hallinto-oikeudessa 71

72 Muista päivittää hankkeesi yhteyshenkilöt EURA järjestelmässä! Hakijan perustiedot Yhteystietojen ylläpito HUOM! Kaikki maksatukseen ja hankkeeseen sekä muuhun tiedottamiseen liittyvä viesti välittyy vain Eurassa nimetyille henkilöille. 72

73 Ohjeita seurantaraportin tekniseen täyttämiseen Tekstiosio ja indikaattorit Antti Taronen

74 Hankkeen seuranta ja raportointi Hankkeen aikainen seuranta ja raportointi koostuu: Seurantaraportti Indikaattorit De minimis seuranta Maksatuskausittain maksatushakemuksen yhteydessä Loppuraportti Loppumaksatuksen yhteydessä Hankekohtainen muu raportointi esim. julkaisut, tiedotteet, artikkelit ja muu hankkeesta syntyvä aineisto 74

75 Seurantaraportissa kerrotaan toimenpiteistä, joita on tehty. verrataan toteutumaa suunniteltuun. kerrotaan tavoitteiden toteutumisesta (määrät, laadulliset mittarit). kuvataan tuloksia, joita konkreettista hankkeessa syntyi seurantajaksolla. Tuen myöntäneellä viranomaisella on velvollisuus seurata hankkeen 1. toteuttamista ja 2. toimenpidevelvollisuus, jos hankkeen etenemisessä huomataan maksatuksen yhteydessä tai muuten eroavaisuuksia siihen, mitä tukipäätöksessä on edellytetty. 75

76 Yhteishankkeessa päätoteuttaja kokoaa tiedot myös osatoteuttajilta Yhteishankkeiden seurantaraporttien tulisi kuvata toteutumista kokonaisuutena myös suhteessa hankesuunnitelman tavoitteisiin. Päätoteuttajan tehtävänä on myös kootun tiedon muokkaaminen luettavaan ja selkeään muotoon. Teksti tulee kirjoittaa ensisijaisesti koko hankkeen näkökulmasta Yhtenäinen, jäsennelty kokonaisuus EI perättäisten erillisten osahankkeiden tekstien kooste Raporttien työstäminen kannattaa tehdä yhteistyössä esim. yhteisen dokumentin kautta Raportointi ei voi koostua vain copy-pastena liitetyistä teksteistä Tarvittaessa yksityiskohtaisempia tietoja toteutuksesta voi laittaa liitteeksi Vain oleellinen tieto, turhia liitteitä tulee välttää Kukin osatoteuttaja kerää tarvittavat tiedot omalta osaltaan Osatoteuttajat toimittavat tiedot päätoteuttajalle. Päätoteuttaja vie tiedot EURA järjestelmään 76

77 Kuvaus hankkeen toiminnasta seurantakaudella Hanke vastaa neljään toteutusta ja tuloksia seurantakaudella koskevaan kysymykseen, jotka ovat osana seurantaraporttia 77 Vinkki: Pidä hankesuunnitelma esillä, kun kirjoitat seurantaraporttia MUISTA! Yhteys toimenpiteiden ja kustannusten välillä näyttävä myös sanallisessa raportoinnissa

78 Kuvaa, - miten toteutuneet toimenpiteet edistävät hankkeen tavoitteiden ja tulosten toteutumista. - Hankkeessa toteutettavien toimenpiteiden ja niistä aiheutuneiden kustannusten tulee olla hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia ja niiden tulee edistää hankkeen tavoitteiden toteutumista. - mistä toimenpiteistä maksatuskauden kustannukset ovat aiheutuneet. 78 Yhteishankkeessa teksti kirjoitetaan yhteishankkeen näkökulmasta. Tarvittaessa voi liitteeksi laittaa tarkemmat osahankekohtaiset tiedot

79 Hankkeelle on määritelty toteutusaikataulu hankesuunnitelmassa. - Onko hanke toteutunut hankesuunnitelman mukaisessa aikataulussa tällä maksatuskaudella? - Miten toimenpiteiden toteuttamisen aikataulu on tarkoitus saada kiinni, jos siitä on jääty jälkeen? - Kuvaa, missä toimenpiteissä on jääty jälkeen ja mitkä ovat toteutuneet ennakoidusti. - Kuvaa myös, mistä syystä aikatauluun on tullut muutoksia. HUOM! Jos kuvatut muutokset vaativat päivityksen hankesuunnitelmaan, ole yhteydessä oman hankkeesi rahoittajaan 79

80 Hankkeen rahoituspäätöksessä on määritelty hankkeen ulkopuolisen rahoituksen määrä. - Ovatko ulkopuoliset rahoitusosuudet toteutuneet rahoituspäätöksen mukaisesti? - Jos ulkopuolista rahoitusta ei ole toteutunut hankepäätöksen mukaisesti, kuvaa mitä toimenpiteitä on tarkoitus tehdä rahoituksen kerryttämiseksi ja millaisella aikataululla puuttuvat rahoitusosuudet toteutuvat. TARKISTA omasta hankesuunnitelmasta, onko suunniteltu ulkopuolista rahoitusta. Yhteishankkeessa tämä koskee KAIKKIA osatoteutuksia Jos hankkeesi vastinrahoitus koostuu ainoastaan omarahoituksesta, tähän voi merkitä ei ulkoista rahoitusta 80

81 Hankkeen toiminnasta ja tuloksista tulee kerätä palautetta sekä keskustella niistä myös ohjausryhmässä. - Kuvaa, millaista arviointia on tehty sekä itsearvioinnin ja palautteen tuloksia Vinkki: Hyödynnä omaa ohjausryhmääsi ja kerää palautetta kokouksissa. Muista kerätä palautetta myös hankkeen kohderyhmän edustajilta eri hankkeen toimenpiteiden yhteydessä. 81

82 Esimerkki hyvä ja huono kuvaus toimenpiteistä Toimenpiteiden kuvaus esitetty hyvin: Hankkeessa kartoitettiin metsä- ja kaivannaisteollisuuden alihankintaketjun yritysten nykytilannetta työhyvinvoinnin ja työntuottavuuden osalta menossa olevien rakennemuutosten aikana. Hankkeessa lisäksi haastateltiin keskeiset työmarkkinajärjestöt ja niiden kokemukset työhyvinvoinnin ja työntuottavuuden hoidossa Pk- yrityksissä. --- Pilot-yrityksissä keskityttiin johdon ja omistajien valmennukseen, missä heille luotiin valmiudet toteuttaa uusia menetelmiä omissa organisaatioissaan. Pilot-kokeilun tulokset olivat erittäin rohkaisevia ja merkittäviä tuloksia saavutettiin sekä työhyvinvoinnissa, että työntuottavuudessa. Pilot-yritysten mukaan tulokset vaikuttivat suoraan myös heidän taloudellisen tilanteen parantumiseen. Hankkeessa luotiin myös omat internet sivut... Toimenpiteiden kuvaus liian suppea: Hankkeen tulokset ja vastaanotto yritysten parissa oli yllättävän positiiviset. Yritykset ja etujärjestöt olivat kiinnostuneita ja lupautuivat ottamaan hankkeen toimintamalleja käyttöönsä. Erityisen hyviä tuloksia saavutettiin Pilot-yrityksissä, joita työkalupakin kautta pääsevät myös muut yritykset tulevaisuudessa hyödyntämään. Epäonnistumisena voidaan pitää heikohkoa medianäkyvyyttä ja artikkeleiden julkisuutta. Huomioi riittävä informaatio toimenpiteistä kaikissa raportoinneissa Kuvaa hankkeen tavoitteet, jotta toteutuksen vaikutuksia ja vaikuttavuutta voi arvioida raportin perusteella. 82 kuvaa, onko tekstissä tiivistettynä kaikki hankesuunnitelman mukaiset kehittämiskohteet ja kohderyhmät.

83 Viimeisessä seurantaraportissa Viimeisessä seurantaraportissa tuotokseksi voidaan myös merkitä sellaiset tuotokset, jotka ovat toteutuneet viimeisen maksatuksen jättämiseen mennessä Esim. yritykselle uuden tuotteen ei tarvitse vielä olla markkinoilla hankkeen päättyessä, mutta sen tulee olla valmis lanseeraukseen lähitulevaisuudessa. Tuotosindikaattoreiden osalta ei edellytetä jälkikäteisseurantaa. Jäljitysketju on muistettava!! indikaattorien riittävä dokumentaatio 83

84 Valmistautuminen loppuraporttiin hankkeen aikana Miten suunnittelen loppuraportointia jo hankkeen alkumetreillä? Hankkeen loppuraportin voi avata EURA:aan missä vaiheessa tahansa hankkeen toteutuksen aikana Kerää aineistoa valmiiksi loppuraportointia varten dokumentoi hankkeen toteutusta koko hankkeen aikana Älä jätä varsinaista kirjoittamista viime tippaan! Tarkempaa tietoa loppuraportoinnista löytyy aiemmin pidetyistä verkkokoulutuksista 84

85 Indikaattoritietojen täyttäminen

86 Tuotosindikaattorit Raportoidaan osana seurantaraporttia kumulatiivisesti = Älä poista aiemmin raportoitua, vaan lisää tietoa uusista toimenpiteistä Tuotosindikaattorien tavoitteiden saavuttaminen kertoo hankkeen onnistumisesta. Indikaattorit kertovat numeerisesti hankkeen tavoitteista ja toteutumasta Mikäli hankkeen tuotokset eivät ole toteutumassa riittävällä tavalla, rahoittaja ja tuensaaja yhteistyössä pohtivat tarvittavia toimenpiteitä. Vinkki: Mieti, mitä indikaattorit konkreettisesti tarkoittavat hankkeessasi. Huom! Tulostavoitteen konkreettinen kuvaaminen on tuenhakijan oma tehtävä. Tarvittaessa neuvottelu rahoittajan kanssa siitä, täyttyykö indikaattorin määrite. 86

87 Tuotosten todennettavuus Tuotosindikaattoreihin lasketaan mukaan tuensaajan omassa ja muissa organisaatioissa hankkeen toimenpiteiden seurauksena syntyvät ja todennettavissa olevat tuotokset. = tulee olla todennettavissa hankkeen toimenpiteillä aikaansaaduiksi. Hankkeen voidaan katsoa aikaansaaneen tuotoksen, kun sen syntymiseen on vaikuttanut jokin konkreettinen hankkeen tarjoama kehityspanos. Siten esimerkiksi seminaariin, yksittäiseen neuvontapuheluun tms. osallistuminen ei sellaisenaan ole riittävä kehityspanos, jonka perusteella eri yritykset tai organisaatiot voisivat kirjata tuotoksia. Tuotosten todennettavuutta, dokumentointia ja jäljitysketjuja tarkistetaan muun muassa varmennuskäynneillä 87

88 Keskeistä indikaattoreista Raportoitava organisaatio osallistuu konkreettisella tavalla hankkeen toimintaan; esim. yritys, joka on mukana projektissa kehitettävän menetelmän, palvelun, tuotteen tms. kehitystyössä Konkreettinen, pitkäjänteinen kehittäminen Esimerkkejä rahoitetuista hankkeista: yhteisinnovointi yritysten kanssa osaamisen vuorovaikutteinen kehittäminen Konseptoidaan, suunnitellaan ja käynnistetään yhteistyössä yritysten ja tutkimuslaitosten kanssa Yritystä EI lasketa mukaan: jos vain myy palveluja/tuotteita hankkeelle tai toimii ainoastaan rahoittajana osallistuminen on lyhytkestoista (esim. ainoastaan osallistuminen seminaariin tai vastaavaan tapahtumaan) 88

89 Yhteishankkeessa päätoteuttaja kokoaa tiedot myös osatoteuttajilta Kukin osatoteuttaja kerää seurantaraportin taustalomakkeen tiedot järjestämiinsä toimenpiteisiin osallistuneilta yrityksiltä. Osatoteuttajat toimittavat tiedot päätoteuttajalle. Päätoteuttaja vie tiedot EURA järjestelmään Esimerkki: Jos sama yritys osallistuu ensin osatoteuttaja A:n ja myöhemmin osatoteuttaja B:n toteuttamaan eri toimeen samassa hankkeessa? Tästä yrityksestä täytetään taustalomake vain kerran. Raportointi perustuu AINA yrityksen y-tunnukseen. Myöhempään toimeen osallistuttuaan kyseistä yritystä koskevat indikaattoritiedot täydennetään jo aiemmin luodulle taustalomakkeelle. Vinkki Yhteishankkeessa kannattaa luoda yhteinen dokumentti, johon kaikki osatoteuttajat kirjaavat raportoitavat indikaattorit 89

90 Muista jäljitysketju!! Arkistoi hankkeen aineistoihin Toteuta suunnitelman mukaisia toimenpiteitä Dokumentoi Raportoi seurantaraportilla toteutuneina indikaattoreina Jäljitysketju on osoitettavissa mahdollisissa tarkastustilanteissa 90

91 Indikaattoritietojen kerääminen 1. Tiedot kerätään kumulatiivisesti Hankkeeseen mukaan tuleva organisaatio (Y-tunnus) kirjataan seurantatietoihin vain kerran hankkeen aikana Samaan organisaatioon (Y-tunnukseen) kohdentuvia toimenpiteitä kuitenkin voidaan lisätä seuraavilla raportointikerroilla 2. EURA-järjestelmä kerää tietoja myös automaattisesti taustalomakkeiden perustiedoista tai yhdistää muissa osioissa annetuista tiedoista. (indikaattorit CO01, CO02, CO27,11, 15) HUOM! Järjestelmä estää syöttämästä indikaattoritietoja sellaisten organisaatioiden osalta, jotka eivät ole indikaattorien määritelmien mukaisia. 91

92 Tietojen kerääminen Vinkki: Varmista, että keräät indikaattoritiedot niin, että voit myöhemmin todentaa ne. Hyödynnä valmiita taulukkopohjia tai rakenna omaan hankkeeseesi sopivat pohjat (joko sähköinen tai paperinen). Mitä tietoja kerätään osallistuvilta yrityksiltä? Suositeltavaa olisi vähintään dokumentoida yrityksen nimi, y-tunnus ja mahdollinen yhteyshenkilö yhteystietoineen yrityksessä. Raportoitavasta indikaattorista riippuen myös muita tietoja voidaan tarvita tutustu indikaattoreihin ja katso mitä niissä pitää raportoida. 92

93 Jäljitysketju ja dokumentointi Luo heti hankkeen alussa systemaattinen tapa kerätä seurantatietoja Luo myös tapa, jolla seuraat seurantatietojen raportointia (esim. excel) Tuensaajan velvollisuus on järjestää hankkeen toiminta niin, että indikaattorit saadaan kerättyä ja todennettua. Tallenna ne toimenpiteet, joihin yritys osallistuu ja pyri niiden kautta osoittamaan hankeyhteistyön vaikutusta. Ole yrityksen tukena esim. säästyvän energian laskemisessa. Tunnista indikaattoreita tuottavat toimenpiteet (esim. vähähiiliset demonstraatiot) 93

94 Milloin kirjaan organisaation perustiedot ja milloin tuotoksen? 1. Jos hankkeeseen osallistuminen on luonteeltaan sellaista, että yritys voi saavuttaa yhdessä tai useammassa indikaattorissa asetetun tavoitteen (=pitkäjänteinen, konkreettinen kehittämispanos) Täytä seurannan taustalomake yrityksen/organisaation perustietojen osalta = raportoi osallistuneeksi organisaatioksi 2. Kun indikaattorituotos, kuten sovellus, demonstraatio tai työpaikka syntyy, kirjaa se ko. yrityksen kohdalle hankkeen edetessä tai päättyessä Jos indikaattorituotos (esim. sovellus/työpaikka) ei synnykään, jää yrityksestä seurantaan perustiedot, mutta ei tuotosta. 94

95 Seurantaraportin avaaminen Mallihanke Seurantatiedot syötetään EURA 2014-järjestelmässä maksatushakemuksen yhteydessä 95

96 Seurantaraportti EURA 2014-järjestelmässä A70000 Mallihanke Katso?-merkin takaa avautuvasta ohjeikkunasta, mitä tietoa kerrotaan eri kohtiin HUOM! Tekstikentissä on merkin rajoitus. Laajemmat raportit seurantaraportin liitteeksi 96 MUISTA: hankkeen toiminnan kannalta keskeinen tekeminen tulee olla kirjattu Eura-lomakkeelle

97 Yhteenveto seurantatiedoista Taustalomakkeille syötetyt tiedot summautuvat ja näkyvät kohdassa 6 97 HUOM! Vaikka indikaattorin tavoitetaso olisi nolla, niitä voi muodostua ja ko. indikaattoria tulee seurata (ei ole seurannan ulkopuolella).

98 Indikaattorien syöttö EURA 2014-järjestelmään Vinkki: Tulosta käyttöösi seurantatietojen täyttämisen pikaohje Hanketoteuttajien omassa organisaatiossa syntyneet indikaattorit kirjataan kunkin toteuttajan omalle taustalomakkeelle Seurantatietojen syöttö aloitetaan lisäämällä hankkeen toimintaan osallistuneet yritykset 98 Hankkeen raportoitavat indikaattorit riippuvat valitusta toimintalinjasta ja erityistavoitteesta Yhteishankkeessa ainoastaan päätoteuttaja syöttää tiedot Eurajärjestelmää luokaa hankkeelle tapa kerätä tiedot kootusti

99 Seurantatietojen syöttäminen hankkeeseen osallistuneet organisaatiot Yritys Oy Toimenpide A Arvo x Arvo x Tähän selitekenttään tarkentava teksti toteutetusta toimenpiteestä Vastaa yritystä koskeviin indikaattorikysymyksiin - Kyllä / ei tai - Lukuarvolla ja selitetekstillä (Huom! Laitettava joku lukuarvo, vähintään 0) 99 HUOM! Ei henkilöiden nimiä Euran tietokenttiin Selitteen tulee sisältää riittävät tiedot tiiviisti esitettynä ko. indikaattorin sisällöstä. Selite toimii samalla osana jäljitysketjua. Vinkki: Tarkista mitä tietoja kustakin indikaattoreista tarvitaan ja kerää nämä tiedot kootusti osallistuvilta organisaatioilta

100 Esimerkki: Hankkeen toimenpiteiden tuloksena perustettiin uusi yritys (tmi), jolle avattiin y-tunnus Hankkeessa toteutetut toimenpiteet: yrittäjyysopintoja, hautomotoimintaa ja yrittäjämentorointia seurauksena syntyi uusi yritys ja työpaikka 100

101 ESIMERKKI: Yritys on hyödyntänyt avointa dataa ja rajapintoja + kehittänyt uuden tai merkittävästi parannetun tuotteen yritykselle Parkkipaikkasovellus 101

102 Kiitos osallistumisesta! Lisätietoa, neuvoja ja ohjeita Uudenmaan liiton maksatustarkastajilta: Dromberg Leena, Güner Riitta, Hallanoro Henri, Jokinen Pirjo,

103 103 KIITOS!