ASPA214 ja miten palveluneuvojan työtä tuetaan. Suomi.fin kevätseminaari

Transkriptio

1 ASPA214 ja miten palveluneuvojan työtä tuetaan Suomi.fin kevätseminaari

2 Henkilökohtainen Sähköinen palvelu Käyntiasiointi Asiakaspalvelupisteet Asiakaspalvelut Asiantuntijapalvelu etäpalveluna tai paikan päällä Puhelinpalvelu Kansalaisneuvonta Yleisneuvonta julkisiin palveluihin Sähköinen palvelu Suomi.fi/Yritys-Suomi Asiointi verkossa Viranomaisten omat toimipaikat Viranomaiselle kuuluvat asiat vireille Asiantuntijan antama kyseisen viranomaisen palvelu Valtakunnalliset, sektorikohtaiset asiantuntija- ja neuvontapalvelut Organisaatiokohtainen asiantuntija- ja neuvontapalvelu Monikanavamalli Viranomaisten sähköiset palvelut Informaatiopalvelut Sähköinen asiointi Itsepalvelu Etäpalvelu

3 Valmistelun lähtökohdat Julkisen hallinnon yhteisestä asiakaspalvelusta säädetään lailla. Kunnat vastaavat yhteisten asiakaspalvelupisteiden perustamisesta ja ylläpitämisestä. Yhteisissä pisteissä tarjoavat aina palveluitaan ylläpitäjäkunnan lisäksi poliisin lupahallinto, verohallinto, maistraatit, TE-toimistot mukaan lukien työvoiman palvelukeskukset Sopimuksen perusteella palvelujaan tarjoavat Kansaneläkelaitos ja muut valtion viranomaiset.

4 Valmistelun lähtökohdat Asiakas saa yhteisissä asiakaspalvelupisteissä näiden viranomaisten kattavat asiakaspalvelut. Asiakaspalvelua tarjoavat kunnan palveluksessa olevat palveluneuvojat. Kun palvelu edellyttää viranomaisen toimialan tuntemusta, palvelua antaa viranomaisen palveluksessa oleva asiantuntija joko etäyhteydellä tai paikan päällä.

5 1. Sähköinen palvelutapahtuma Asiakaspäätteellä (sähköinen asiointi) Asiakas Palveluneuvoja Tietovirrat palvelutapahtumassa (asiakaspalvelujärjestelmää hyödyntäen) Asiakaspalvelupiste Tiedot suoraan palveluntuottajan järjestelmään Palvelutapahtuman ohjeet Palveluntuottaja Palvelu tapahtuma kotona 2. Etäpalvelutapahtuma etäpalvelulaitteistolla palveluneuvojan opastuksella Palvelutapahtuman ohjeet Tiedot suoraan palveluntuottajan järjestelmään palveluntuottajan toimesta Asiakaspalvelu järjestelmä Palvelutapahtu man tilatieto Tiedot suoraan palveluntuottajan järjestelmään Asiointili.fi Asiakas Palveluneuvoja 3. Palvelutapahtuma (Ei sähköistä palvelua tarjolla tai sitä ei voi käyttää) Palveluneuvoja Asiakas Paperi hakemus Palvelutapahtuman ohjeet Tiedot postina (skannattuna / ) Palveluntuottajan järjestelmään palveluntuottajan toimesta palveluraportit Manuaalinen tallennus Palveluntuottajan operatiivinen järjestelmä

6 Pilotointi syksystä 2014 alkaen Pilottikunnat Oulu (Kiiminki), Saarijärvi, Mikkeli, Parainen ja Pelkosenniemi Pilotoinnin tavoitteet Saada esimerkki toimivasta asiakaspalvelupisteestä muille käynnistämisprojekteille. Saada käytännön kokemustietoa asiakaspalvelupisteen käynnistämisestä ja sen projektoinnista. Testata soveltuvin osin toimintamalli ja toimintaympäristö (prosessit, käytänteet, laitteet sekä järjestelmät).

7 Asiakaspalvelu 2014 menestystekijät Osaavat ja asiakaspalveluun sopivat palveluneuvojat Asiakaspalveluun ja asiakaspalvelupisteeseen sopivat toimitilat Palveluntuottajan sitoutuminen ja tuki palveluiden tarjoamiseen Asiakaspalvelupisteen strategia tukee palveluntuottajan palvelujen kehittämisstrategiaa Palvelutuotanto Toimiva palvelun hallinta asiakaspalvelupisteiden ja palveluntuottajan välillä Palveluiden ketjuuntumisten tunnistaminen ja niiden hyödyntäminen=>palvelukokonaisuus -malli Asiakaspalvelua tukeva ja toimiva tietojärjestelmä sekä muut järjestelmät ja niiden käytännöt (ennen muuta etäpalvelu) Asiakaspalvelupisteen käynnistäminen Asiakaspalvelupisteen käynnistäminen on projektoitu ja hallittu Palveluntuottaja organisoituu asiakaspalvelupisteiden käynnistämisprojektia varten Palvelutuotannon laajentaminen Palveluiden sisäänotto ja laajentaminen on systemaattista

8 Palveluneuvojan työn tukeminen Koulutus Palvelukortit Palveluoppaat Palveluneuvojien intranet-sivusto (sähköinen työpöytä) Muu (Suomi.fi, viranomaisten internetsivut)

9

10 Palvelukortit Ei jokaisesta palvelusta erikseen, vaan kortti pyritään tekemään palveluista, joissa on samanlainen asiakaspalveluprosessi Tallennetaan asiakaspalvelujärjestelmään Yleistieto (mm. palvelukokonaisuuden kuvaus, maksullisuus, mihin palveluoppaaseen liittyy, palvelun aihesanat, verkkosivut, palvelukanava) Palveluohjeet palveluneuvojalle (kuvataan palvelun tuottamisen ohjeet vaihe vaiheelta eli mitä palveluneuvojan pitää tehdä asiakkaan kanssa, määritellään tukikanava)

11 Palveluoppaat Asiakaspalvelupisteen palveluneuvojat pystyvät tarjoamaan asiakkaalle palvelukokonaisuuksia. Tämä muodostaa merkittävän lisäarvon asiakaspalvelupisteelle, jossa asiakas voi saada palvelukokonaisuuden hoidettua samalla kertaa yhdestä paikasta Palvelukokonaisuuksia voidaan hallita palvelukorttien avulla

12 Palveluneuvojan tukijärjestelmät Tavoitteena on että asiakaspalvelutietojärjestelmän avulla voidaan tarjota mahdollisimman kattava tuki palveluneuvojille palvelutapahtumassa Jos asiakaspalvelujärjestelmän tietojen ja ohjeiden avulla palvelutapahtumaa ei saada suoritettua niin palveluntuottaja järjestää erillisen reaaliaikaisen tukipalvelun palveluilleen Puhelinneuvonta, chat, yms. Tavoitteena on, että palveluneuvoja ei tarvitse hakea tietoa omista muistiinpanoista tai asiakaspalvelupistekohtaisista palveluohjeista