Lausunto Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Lausunto Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta 905/01.00/2016 KH Valtiovarainministeriö pyytää lausuntoa esityksestä Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta. Itä-Suomen aluehallintovirastossa toimiva maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö asetti työryhmän, jonka tehtävänä oli selvittää maistraattien toimipisteverkon sopeuttamista siten, että toiminta on tuloksellista ja asiakaslähtöistä. Työryhmä ehdotti loppuraportissaan, että maistraattien toimipisteverkkoa supistetaan nykyisestä 41 yksiköstä 25 yksikköön. Lakkautettaviksi ehdotetut yksiköt esitettiin korvattavaksi julkisen hallinnon yhteisellä asiakaspalvelulla. Yksi lakkautettavaksi ehdotetuista yksiköistä on Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikkö. Pohjois-Suomen maistraatti on tehnyt valtiovarainministeriölle esityksen Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta alkaen. Valtiovarainministeriö pyytää lausuntoa Pudasjärven yksikön lakkauttamissuunnitelmasta viimeistään Lausunto pyydetään lähettämään valtiovarainministeriön kirjaamoon sekä tiedoksi ylitarkastaja Jaana Salmelle Esitys Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta (Muistio: esitys Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta on oheismateriaalina) Rekisterihallintolain 3 :n 1 momenttiin sisältyvän valtuutussäännöksen nojalla maistraattien sijaintipaikoista ja yksiköistä säädetään erikseen annettavalla valtiovarainministeriön asetuksella. Maistraattien sijaintipaikoista ja yksiköistä annetun valtiovarainministeriön asetuksen (1428/2015) mukaan Pohjois-Suomen maistraatin sijaintipaikat ovat Oulu, Raahe ja Kajaani. Maistraatilla on lisäksi yksiköt Ylivieskassa ja Pudasjärvellä. Tässä muistiossa esitetään, että Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikkö lakkautettaisiin alkaen. Lakkauttaminen edellyttää edellä mainitun asetuksen muuttamista. Taustaa Maistraattien kiristyvä taloudellinen tilanne sekä vaatimukset tuottavuuden parantamisesta ja toiminnan tehostamisesta edellyttävät, että maistraatit kehittävät jatkuvasti palvelutuotantoaan ja toimintatapojaan. Maistraatit ovat muiden viranomaisten tavoin panostaneet viime vuosina erityisesti paikkariippumattomien palvelukanavien, kuten sähköisten ja puhelinpalvelujen, kehittämiseen sekä viranomaisten välisen yhteistyön lisäämiseen asiakaspalvelun tarjoamisessa. Sähköisten palveluiden kehittäminen on keskiössä myös maistraattien vuosien strategiassa. Strategiseksi tavoitteeksi on asetettu myös maistraattien

2 oman toimipisteverkon supistaminen strategiakaudella. Strategiassa linjataan, että käyntiasioinnin turvaamisessa hyödynnetään julkisen hallinnon yhteisiä asiakaspalvelupisteitä. Maistraatin palveluista osa edellyttää edelleen henkilökohtaista asiointia. Tällaisia ovat muun muassa julkisen notaarin palvelut, vihkimiset ja parisuhteen rekisteröinnit sekä ulkomaalaisten rekisteröintipalvelut. Osa henkilökohtaista asiointia edellyttävistä palveluista tarjotaan sovittaessa viraston ulkopuolella esimerkiksi asiakkaan kotona, pankissa tai hoitolaitoksessa. Henkilökohtaista asiointia vaativien palvelujen osuus on arviolta noin 20 % kaikista maistraatin palveluista. Maistraattien 39 yksiköstä 36 antaa tällä hetkellä käyntiasiakaspalvelua. Maistraattien toimipisteverkon supistamistavoite sisältyi jo maistraattien edelliseen vuosien strategia-asiakirjaan. Tämän strategian mukaisesti maistraattien palvelupisteverkon uudistamistarpeista tehtiin kokonaistarkastelu, joka valmistui maaliskuussa Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikön vetämän työryhmän tehtävänä oli selvittää maistraattien palvelupisteverkon sopeuttamista siten, että toiminta on tuloksellista, mutta asiakaslähtöistä. Maistraattien yksiköiden lakkauttamista valmisteltaessa käydään aina kunnan ja paikallisten viranomaisten kanssa neuvottelut mahdollisuudesta maistraattien palveluiden tarjoamiseen paikkakunnalla jo olevasta yhteispalvelupisteestä tai sinne perustettavasta uudesta julkisen hallinnon yhteisestä asiointipisteestä. Keskeisessä osassa palveluiden saatavuuden turvaamisessa koko maassa ovat myös maistraattien sähköiset palvelut sekä etäpalvelu. Julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun kehittämistä on selvitetty viime vuosina valtiovarainministeriön vetämässä Asiakaspalvelu2014 -hankkeessa. Hankkeessa kehitettiin ja testattiin julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun uutta toimintamallia. Asiakasta palvelevat julkisen hallinnon yhteisissä asiointipisteissä sekä palveluneuvojat että viranomaisten omat asiantuntijat. Asiantuntijat palvelevat asiakasta oman toimialansa asiantuntemusta vaativissa asioissa joko etäyhteyden välityksellä tai paikan päällä yhteisessä asiointipisteessä. Etäpalvelua on kehitetty valtiovarainministeriön SaDe -ohjelmaan kuuluneessa Etäpalvelu-hankkeessa. Etäpalvelut on tarkoitus toteuttaa kahdessa vaiheessa ensin yhteispalvelupisteiden/asiointipisteiden kautta ja myöhemmin asiakkaiden suoralla pääsyllä omilta laitteiltaan. Etäpalvelu on tällä hetkellä käytössä 58 yhteispalvelu- ja asiointipisteessä viidessä eri maakunnassa. Yhteisen asiakaspalvelun uusi toimintamalli on tarkoitus ottaa tulevina vuosina käyttöön mahdollisimman laajasti olemassa olevissa yhteispalvelupisteissä ja perustettavissa uusissa julkisen hallinnon yhteisissä asiointipisteissä. Valtiovarainministeriö valmistelee parhaillaan muutoksia nykyiseen yhteispalvelulakiin. Yhteispalvelulain uudistamisen tavoitteena on varmistaa yhtenäisen, taloudellisen ja tuottavan palvelun toteuttaminen julkisen hallinnon yhteisissä asiointipisteissä. Kriteerit maistraattien omien palvelupisteiden lakkauttamiselle

3 Maistraattien palvelupisteverkon supistamista pohtineen työryhmän raportissa maistraattien yksiköt pisteytettiin ja asetettiin järjestykseen seuraavien indikaattoreiden mukaisesti: - väestöpohja suurimmasta pienimpään, - henkilökohtaista asiointia edellyttävien palvelujen/suoritteiden määrä suurimmasta pienimpään sekä - yksikön vuoden 2019 arvioitu henkilölukumäärä suurimmasta pienimpään. Maistraattien yksiköt sijoitettiin pisteiden keskiarvon perusteella siten, että viimeiseksi sijoittuivat yksiköt, joiden toimintaedellytykset ovat indikaattoreiden perusteella heikoimmat. Lopulliseen esitykseen vaikuttivat harkinnanvaraisesti myös saavutettavuus ja yksikön erityisasema. Pohjois-Suomen maistraatin esitys Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta Pohjois-Suomen maistraatti on tehnyt valtiovarainministeriölle esityksen Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta ja päivitetyn esityksen Päivitetyssä esityksessä maistraatti ehdottaa, että Pudasjärven yksikkö lakkautettaisiin aikaisintaan alkaen. Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikkö sijoittui maistraatin palvelupisteverkon supistamista pohtineen työryhmän raportissa esitetyssä pisteytyksessä keskimääräisen pistemäärän (39) mukaan viimeiselle sijalle ja kuuluu näin ollen yksiköihin, joiden lakkautusta työryhmä suositteli nopealla aikataululla. Pudasjärven yksikkö nostettiin esille jo vuonna 2008 Maistraatit yhteispalvelussa (12/2008) -julkaisussa. Yksikön osalta todettiin tuolloin, että sen palvelujen korvaamista yhteispalvelulla tulee seurata ja selvittää edelleen. Pudasjärven yksikön vaikutusalueeseen on katsottu kuuluvan Pudasjärven lisäksi Kuusamo ja Taivalkoski. Alueen väestömäärä oli vuoden 2014 lopussa asukasta, joista ulkomaalaisia oli 340. Vuoden 2012 lopussa väestöpohja oli asukasta, joista ulkomaalaisia oli 323. Yksikön vaikutusalueen väestömäärä on laskenut jo pidemmän aikaa ja kehityksen on ennakoitu jatkuvan samansuuntaisena myös tulevaisuudessa. Tilastokeskuksen väestöennusteen mukaan vuonna 2020 alueen kolmen kunnan väestömäärän ennakoidaan olevan noin asukasta. Kehitys on vaikuttanut ja tulee oletettavasti myös tulevaisuudessa vaikuttamaan maistraatin asiakasmäärään. Henkilökohtaista asiointia maistraatissa edellyttävien suoritteiden määrän on arvioitu olleen Pudasjärven yksikössä vuonna 2015 yhteensä vain 26 kappaletta, mikä merkitsee noin yhtä suoritetta joka toinen viikko. Pudasjärven yksikkö on avoinna asiakkaille maanantaista perjantaihin vain klo ja myös sen palveluvalikoima on rajoitettu. Yksikössä hoidetaan tällä hetkellä holhoustoimen tilintarkastustehtäviä sekä annetaan kuluttajaneuvonnan valtakunnallista puhelinpalvelua. Lisäksi ajanvarauksella on tarjottu noin kerran kuukaudessa julkisen notaarin ja vihkimispalveluja. Koska Pudasjärven yksikössä ei ole lakimiestä, ajanvarauspäivinä Oulun yksikön henkikirjoittaja tekee työpäivän

4 Pudasjärven yksikössä. Muut yksikön palveluvalikoimaan kuuluvat asiakasyhteydenotot on ohjattu sähköisiin palveluihin tai maistraatin muihin yksiköihin. Pudasjärven yksikössä työskentelee neljä henkilöä, joista kolme työskentelee osastosihteereinä holhoustoimen vastuualueella ja yksi kuluttajaoikeusneuvojana. Näin pienessä yksikössä henkilöstön vähäisyys aiheuttaa ongelmia mm. yksikön yleisen toiminnan ja työturvallisuuden näkökulmasta. Pudasjärven yksikön lakkauttamisen yhteydessä henkilöt on tarkoitus siirtää 87 kilometrin päässä sijaitsevaan maistraatin Oulun yksikköön. Palveluiden järjestäminen yksikön lakkautuksen jälkeen Yksikön lakkautuksen jälkeen maistraatin palvelut on tarkoitus tarjota monikanavaisesti sähköisinä palveluina, puhelimitse, etäyhteydellä, postitse sekä käyntiasiointina. Asiakkaat voisivat asioida Pudasjärven yksikön lakkautuksen jälkeen jäljelle jäävissä neljässä Pohjois-Suomen maistraatin yksiköissä Oulussa (n. 87 km), Raahessa (n. 162 km), Kajaanissa (n. 187 km) ja Ylivieskassa (n.s 214 km). Lisäksi asiakkaita on tarkoitus palvella Pudasjärven kaupungin ylläpitämän yhteispalvelupisteen kautta. Yhteispalvelupisteessä on tällä hetkellä tarjolla jo Kelan ja Verohallinnon palveluja. Pohjois-Suomen maistraatti on informoinut Pudasjärven kaupunkia maistraatin yksikön lakkauttamissuunnitelmasta. Varsinaiset yhteispalveluneuvottelut on tarkoitus käynnistää alkuvuodesta Maistraatin tavoitteena on tarjota yhteispalvelupisteessä vakiopalveluvalikoiman mukaiset palvelut ja palvella asiakkaita myös etäyhteydellä. Maistraatin henkilöstö voisi myös yksikön lakkauttamisen jälkeen käydä antamassa ajanvarauksella julkisen notaarin ja vihkimispalveluja Pudasjärven yhteispalvelupisteessä. Vihkimispalveluiden saatavuutta voidaan tarvittaessa parantaa myös antamalla vihkimisoikeuksia paikallisille lakimiehille. Vihkimisoikeuksia on jo annettu alueella kolmelle lakimiehelle Kuusamossa ja yhdelle Sallassa. Ulkomaalaisten rekisteröintipalveluja, jotka edellyttävät edellä mainittujen palvelujen tavoin henkilökohtaista asiointia, ei ole tällä hetkellä tarjolla Pudasjärvellä. Näitä palveluja käyttävät voisivat maistraatin yksikön lakkauttamisen jälkeen asioida maistraatin Oulun yksikössä kuten nykyisinkin tai maistraatin virkailijat voisivat tarvittaessa käydä antamassa myös näitä palveluja paikan päällä esimerkiksi Pudasjärven yhteispalvelupisteessä. Vastaava toimintamalli on jo ollut käytössä esimerkiksi Kuusamossa. Pudasjärvellä hoidettavien tehtävien siirto Ouluun tehostaisi ja yhtenäistäisi myös erityisesti holhoustoimen tehtävien hoitamista maistraatissa. Esityslistan oheismateriaali: Muistio: Esitys Pohjois-Suomen maistraatin Pudasjärven yksikön lakkauttamisesta

5 Pohjois-Suomen maistraatin esitys Maistraatin toimipisteverkon supistamistyöryhmän loppuraportti löytyy osoitteesta (ks. kohta Itä-Suomi, Aaluehallintovirastojen julkaisuja 19/2014): Kaupunginjohtajan esitys: Pohjois-Suomen maistraatin päällikkö Hannu Mäkelän kanssa on käyty alustava keskustelu yhteispalvelusopimuksen solmimisesta maistraatin palvelujen järjestämisestä Pudasjärven yhteispalvelu-/etäpalvelupisteessä. Asian on valmistellut hallintojohtaja Seija Turpeinen, puh Kaupunginhallitus päättää antaa valtiovarainministeriölle seuraavan lausunnon: Asiointietäisyydet muihin Pohjois-Suomen maistraatin toimipisteisiin ovat pitkät, joten Pudasjärven kaupunki pitää tärkeänä, että kuntalaisilla on jatkossakin mahdollisuus saada maistraatin palveluja Pudasjärvellä. Jos maistraatin Pudasjärven yksikkö lakkautetaan, maistraatin palvelut tulisi tarjota mahdollisimman kattavina Pudasjärven yhteispalvelupisteen sekä etäpalvelun kautta sekä mahdollisesti maistraatin virkailijan paikan päällä antamana Pudasjärvellä. Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti.