ORIVEDEN KAUPUNKI HANKINTAOHJEET Aihe: Ohjeen laatija: ORIVEDEN HANKINTAOHJE Ohje on yhdenmukainen Kangasalla, Lempäälällä, Nokialla, Orivedellä, Pirkkalalla, Vesilahdella ja Ylöjärvellä Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Hankintajohtaja Petri Mäkinen Korvaa ohjeen: Ohjeen ylläpitäjä: Hyväksyjä: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Oriveden kaupunginhallitus MUUTOSHISTORIA Versio Päivittäjät / pvm Muutoksen kuvaus 1.0 Petri Mäkinen 20.10.2007 Hankintaohjeen laatiminen (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Pirkkala, Vesilahti, Ylöjärvi) 2.0 Petri Mäkinen 27.1.2012 Hankintaohjeen päivitys (Lakimuutokset 1.6.2010 ja 1.10.2011 ja JYSEt 2009) (ohje myös Orivedelle)
ORIVEDEN HANKINTAOHJE... 5 TIIVISTELMÄ... 5 MÄÄRITELMIÄ JA KÄSITTEITÄ... 9 1. HANKINTAOHJEEN SOVELTAMINEN JA OHJEEN TARKOITUS... 15 1.1 Hankintalaki ja hankintaohjeen soveltaminen... 15 1.2 Hankintaohjeen tarkoitus... 15 2. HANKINTAMENETTELYT KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVISSA HANKINNOISSA PIENHANKINNAT... 16 2.1 Yleistä... 16 2.2 Pienhankinnat kilpailuttaen... 17 2.3 Avoin menettely... 18 2.4 Kevyt rajoitettu menettely... 20 2.5 Kevyt neuvottelumenettely... 21 2.6 Hankinta ilman kilpailuttamista (suorahankinta)... 22 3. HANKINTATOIMINNAN OHJAUS, JOHTAMINEN JA ORGANISOINTI... 24 3.1 Hankintatoiminnan ohjaus... 24 3.2 Hankintatoimen johtaminen... 25 4. HANKINTATOIMEN PERIAATTEET... 26 4.1 Hankintatoimen yleiset periaatteet... 26 4.2 Yhteishankinnat - Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy... 28 4.3 Hankintojen suunnitelmallisuus... 31 4.4 Kilpailuttamisen valmistelussa otettava huomioon... 32 4.5 Laatuvaatimukset... 33 4.5.1 Yleiset laatuvaatimukset... 33 4.5.2 Tekniset eritelmät... 34 4.5.3 Laadunvarmistus ja valvonta... 34 4.5.4 Saatavuus ja varastointi... 35 4.6 Ympäristönäkökohtien huomioiminen kestävät hankinnat... 35 4.7 Hankintasopimuksen erityisehdot Sosiaaliset näkökohdat hankinnoissa40 4.8 Markkinoiden kartoittaminen tietopyyntö ja tekninen vuoropuhelu... 42 5. HANKINTOJEN TOTEUTTAMINEN... 43 5.1 Hankintalain soveltaminen ja hankintojen jaottelu kolmeen ryhmään... 43 5.2 Hankinnat sidosyksiköltä ja yhteishankintayksiköltä... 45 5.3 Kynnysarvot ja hankinnan ennakoitu arvo... 46 5.4 Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen... 47 5.5 Ensisijaiset ja toissijaiset palvelut... 48 6. HANKINTAMENETTELYT... 50 7. HANKINTAMENETTELYT KANSALLISEN KYNNYSARVON YLITTÄVISSÄ, MUTTA EU- KYNNYSARVON ALITTAVISSA HANKINNOISSA... 52 7.1 Yleistä... 52 7.2 Hankinnat kilpailuttaen... 52 2
7.2.1 Avoin menettely... 52 7.2.2 Rajoitettu menettely... 54 7.2.3 Neuvottelumenettely... 55 7.2.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely... 58 7.3 Hankinnat ilman kilpailuttamista (suorahankinta)... 59 7.4 Puitesopimukset ja puitejärjestelyt... 61 7.4.1 Kevennetty kilpailuttaminen minikilpailutus puitejärjestelmän sisällä... 63 7.5 Sähköinen huutokauppa ja dynaaminen hankintajärjestelmä... 64 7.5.1 Sähköinen huutokauppa... 64 7.5.2 Dynaaminen hankintajärjestelmä kokonaan sähköinen hankintaprosessi... 65 8. HANKINTAMENETTELYT EU- KYNNYSARVON YLITTÄVISSÄ HANKINNOISSA... 66 8.1 Yleistä... 66 8.2 Hankinnat kilpailuttaen... 67 8.2.1 Avoin menettely... 67 8.2.2 Rajoitettu menettely... 67 8.2.3 Neuvottelumenettely... 68 8.2.3.1 Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona (Hankintalaki 25 2 mom)... 69 8.2.3.2 Siirtyminen neuvottelumenettelyyn (Hankintalaki 25 )... 70 8.2.4 Kilpailullinen neuvottelumenettely... 70 8.2.5 Puitejärjestelyt... 71 8.3 Hankinta ilman kilpailuttamista - suorahankinta... 71 9. HANKINNOISTA ILMOITTAMINEN... 74 9.1 Ilmoittamisvelvollisuudesta... 74 9.2 Hankintailmoitukset... 74 9.3 Ennakkoilmoitus... 75 9.4 Hankintailmoitus... 76 9.5 Jälki-ilmoitus... 76 9.6 EU-suorahankintaa koskeva ilmoitus... 76 9.7 Hankintailmoitukset ja hankintamenettelyjen määräajat... 77 9.7.1 Kansallisten hankintojen määräajat... 77 9.7.2 EU-hankintojen määräajat... 78 9.8 Hankintailmoituksen sisältö... 80 10. TARJOUSTEN PYYTÄMINEN... 81 10.1 Osallistumishakemuksen ja tarjouksen muotovaatimukset... 81 10.2 Tarjouspyynnön saajat ja muoto... 82 10.3 Tarjouspyynnön sisältö... 84 10.4 Neuvottelukutsun sisältö... 85 10.5 Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden vaatimukset... 86 10.5.1 Yleiset soveltuvuuden vaatimukset... 86 10.5.2 Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja selvitysvelvollisuus... 88 10.6 Valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen... 89 10.7 Määräajat... 92 3
4 10.8 Ehdokkaiden tai tarjoajien valinta... 92 10.8.1 Yleistä... 92 10.8.2 Ehdokkaan pakollinen poissulkeminen... 93 10.8.3 Ehdokkaan harkinnanvarainen poissulkeminen... 93 10.8.4 Ehdokkaiden valinta ja hallinnollinen päätös... 94 10.8.5 Tarjouspyynnön ja tarjousten toimittaminen... 95 11. TARJOUSTEN KÄSITTELY... 96 11.1 Tarjousten vastaanotto ja avaaminen... 96 11.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi... 96 11.3 Tarjouspyynnön ja tarjousten täsmentäminen... 97 11.4 Neuvotteleminen... 98 11.5 Hinnaltaan poikkeuksellinen alhainen tarjous... 99 11.6 Tarjousten hylkääminen... 99 11.7 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta... 99 11.8 Hankinnan keskeyttäminen... 102 12. HANKINTAPÄÄTÖS... 104 12.1 Hankintapäätöksen tekeminen... 104 12.2 Hankintapäätöksestä tiedottaminen... 105 12.3 Muutoksenhaku hankintapäätöksistä... 106 12.3.1 Yleistä muutoksenhausta: hankintaoikaisu ja valitusosoitus markkinaoikeuteen sekä kuntalain oikaisuvaatimus... 106 12.3.2 Oikaisuvaatimus kunnan toimielimelle pienhankinnoissa... 108 12.3.3 Hankintaoikaisu... 108 12.3.4 Valitus markkinaoikeuteen... 110 12.3.5 Muutoksenhakukaavio ja yhteenveto... 112 12.3.6 Hankinnan väliaikainen järjestäminen... 114 13. SOPIMUSTEN LAATIMINEN JA TILAUKSET... 115 13.1 Sopimuksen laatiminen... 115 13.2 Tilaukset... 118 13.3 Sopimuksen hallinta ja valvonta... 118 13.4 Ennakot... 119 13.5 Vakuudet... 119 13.6 Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen... 120 13.7 Reklamaatiot... 121 14. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET... 122 14.1 Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus... 122 14.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito... 122 14.3 Tiedonanto hankinta-asiakirjoista ja arkistointi... 124 LIITELUETTELO LÄHDELUETTELO
5 ORIVEDEN HANKINTAOHJE TIIVISTELMÄ Tätä hankintaohjetta noudatetaan kaikissa Oriveden kaupungin hankinnoissa. Ohje koskee myös kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden sekä kunnan yhtiöiden ja säätiöiden hankintoja ellei toisin ole säädetty tai valtuusto määrännyt. Osittaisena poikkeuksena kuitenkin ns. erityisalojen hankintalaissa (Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista) tarkoitetut yksiköt, joiden tulee huomioida kyseisen erityisalojen hankintalain 349/2007 määräykset. Hankinnat jaetaan kolmeen ryhmään niiden ennakoidun kokonaisarvon (kohta 5.4) mukaan (alv 0 %). 1. Pienhankinnat eli kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat 2. Kansalliset kynnysarvot ylittävät mutta EU-kynnysarvot alittavat hankinnat 3. EU-hankinnat eli EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Alla on esitelty näiden hankintojen keskeisimmät periaatteet ryhmittäin. 1. Pienhankinnat eli kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat: -tavarat ja palvelut alle 30.000 euroa -terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut alle 100.000 euroa -rakennusurakat alle 150.000 euroa. Pienhankintojen kilpailuttaminen tapahtuu tämän ohjeen kohdan 2 mukaisesti. Vaikka hankintalaki ei suoraan koske pienhankintoja, noudatetaan pienhankinnoissa vastaavia menettelyjä ja periaatteita kuin suuremmissakin hankinnoissa, kuitenkin suhteutettuna pienhankinnan arvoon ja luonteeseen (kohta 2.2). Keskeistä on kaikissa
6 pienhankinnankin vaiheissa toimia kaikkia tarjoajia kohtaan tasapuolisesti ja syrjimättä hyväksikäyttäen kilpailuolosuhteita. Pääsääntöisesti pienhankinnat tulee kilpailuttaa. Kilpailuttaminen voidaan toteuttaa keveämmillä menettelyillä kuin suuremmissa hankinnoissa. Pienhankinta on aina vähäarvoinen eli sen ennakoitu kokonaisarvo on alle kansallisen kynnysarvon (tavarat ja palvelut alle 30.000 euroa, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut alle 100.000 euroa, rakennusurakat alle 150.000 euroa), mutta se voidaan hankkia ilman kilpailuttamista suorahankintana (kohta 2.6) vain poikkeustapauksessa. Suorahankinta on poikkeuksellinen hankintamenettely, joka on pienhankinnoissakin sallittu ainoastaan kohdassa 2.6 mainituissa tilanteissa. Pienhankinnoista voi halutessa tehdä hankintailmoituksen HILMA-kanavaan (www.hankintailmoitukset.fi), vaikka ilmoittamisvelvollisuutta HILMAssa ei ole. Valitusoikeutta hankintapäätöksestä markkinaoikeuteen ei ole tarjoajalla eikä ehdokkaalla. Myöskään ns. odotusaikaa tehdystä hankintapäätöksestä, ennen kuin hankintasopimus tai tilaus voidaan, tehdä ei ole. Perusteltu hankintapäätös pienhankinnasta tulee kuitenkin tehdä, jos hankinnan kokonaisarvo on 5.000 euroa tai enemmän. Kirjallinen hankintapäätös, hankintaoikaisu- ja kunnallinen oikaisuvaatimusohje tulee tässä tapauksessa saattaa tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille. 2. Kansalliset kynnysarvot ylittävät mutta EU-kynnysarvot alittavat hankinnat: -tavarat ja ensisijaiset palvelut 30.000 200.000 euroa -terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 100.000 euroa tai enemmän -muut toissijaiset palvelut kuin terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 30.000 euroa tai enemmän -rakennusurakat 200.000 5.000.000 euroa. Kansalliset kynnysarvot ylittävien mutta EU-kynnysarvot alittavien hankintojen kilpailuttaminen tapahtuu hankintalain ja tämän ohjeen kohdan 7 mukaisesti. Verrattuna EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin hankintamenettelyt ovat osittain kevennettyjä. Tähän ryhmään kuuluvat myös hankintalain liitteen B mukaiset ns. toissijaiset palvelut (kohta 5.5), joita voivat käytännössä toteuttaa vain paikalliset tai kansalliset palvelun tuottajat. Esimerkkeinä mainittakoon terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut, koulutuspalvelut, hotelli- ja ravintolapalvelut, turvallisuuspalvelut sekä virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut. Varsinainen hankinta käynnistetään pakollisella kansallisella ilmoittamisella HILMAkanavassa (www.hankintailmoitukset.fi), jota käsitellään kohdassa 9.
7 Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa hankinta suoritetaan tarjouskilpailuna pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen (kohdat 7.2.1 ja 7.2.2). Muita hankintamenettelyjä, kuten neuvottelumenettelyä (kohta 7.2.3) ja suorahankintaa (kohta 7.3), käytetään ainoastaan erityisin perustein. Mikäli hankinnan päätöksentekoperusteeksi on valittu kokonaistaloudellinen edullisuus, on käytettävät vertailuperusteet ilmoitettava tarjouspyynnössä vähintään tärkeysjärjestyksessä. Mikäli mahdollista, oikeuskäytännön vuoksi suositellaan vertailuperusteiden painoarvojenkin ilmoittamista tarjouspyynnössä. Näistä hankinnoista on valitusoikeus markkinaoikeuteen sekä hankintaoikaisuvaatimus hankintayksikölle. Pakollista odotusaikaa tehdystä kirjallisesta hankintapäätöksestä hankinnan toteuttamiseen ei ole, vaan hankintasopimus tai tilaus voidaan tehdä heti hankintapäätöksestä, mikäli hankintapäätöksessä ei toisin mainita. On kuitenkin syytä huomioida muutoksenhakuaika 14 pv hankintapäätöksen tiedoksisaannista, jolloin tarjoajalla on mahdollisuus tehdä hankintaoikaisuvaatimus ja valitus markkinaoikeudelle. 3. EU-hankinnat eli EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat (EU-kynnysarvot muuttuvat 2 vuoden välein) - tavara- ja ensisijaiset palveluhankinnat yli 200.000 euroa - rakennus- ja käyttöoikeusurakat yli 5.000.000 euroa Palveluhankinnoissa tähän ryhmään kuuluvat vain hankintadirektiivien ja hankintalain A liitteen mukaiset palvelut, jotka on lueteltu kohdassa 5.5. Liitteen B mukaiset palvelut (kohta 5.5) kuuluvat niiden arvosta riippumatta EU-kynnysarvon alittavia palveluja koskevaan ryhmään, joiden hankintamenettely on käsitelty kohdassa 7. Hankinta aloitetaan ilmoittamalla siitä julkisten hankintojen sähköisessä HILMAkanavassa (www.hankintailmoitukset.fi). Hankintailmoituksessa todetaan hankintaa koskevat keskeiset asiat, kuten tiedot hankintayksiköstä, hankittavasta tuotteesta, valintaperusteesta, hankinnan ajankohdasta ja hankintamenettelystä. Viimeksi mainitun kohdalla ilmoitetaan aiotaanko käyttää avointa, rajoitettua, neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä tai muuta sallittua hankintamenettelyä. Näitä hankinnasta vaadittavia ilmoituksia käsitellään tarkemmin tämän ohjeen kohdassa 9. Myös EU-kynnysarvot ylittävässä hankinnassa tulee pääsääntöisesti käyttää avointa tai rajoitettua hankintamenettelyä. Neuvottelumenettelyn (8.2.3), kilpailullisen neuvottelumenettelyn (8.2.4) tai suorahankinnan käyttäminen (kohta 8.3) edellyttää hankintalaissa määrättyjen vaatimusten täyttymistä. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteena käytettäessä on tarjouspyynnössä ilmoitettava vertailuperusteiden painoarvot tai vähintään kohtuullinen vaihteluväli.
8 EU-hankinnoissa on noudatettava hankintalain edellyttämiä vähimmäismääräaikoja tarjousten jättämiselle (kohta 9.7.2, esim. avoimessa menettelyssä tarjousajan on oltava vähintään 45 pv hankintailmoituksen lähettämistä seuraavasta päivästä tai 40 pv mikäli tarjousasiakirjat ovat kokonaisuudessaan sähköisesti tarjoajien saatavissa www-sivuilla). Käytettäessä rajoitettua hankintamenettelyä tai neuvottelumenettelyä on myös osallistumishakemusten jättämiselle säädetty määräaikoja (kohta 9.7.2). EU-hankinnoista on valitusoikeus markkinaoikeuteen sekä hankintaoikaisuvaatimus hankintayksikölle. Hankintasopimus tai tilaus voidaan tehdä vasta pakollisen odotusajan jälkeen (21 pv + tiedoksisaantiaika, kohta 13.1). Kaikille hankinnoille yhteiset periaatteet Tarjouspyynnöt ja tarjoukset kirjallisesti (kohta 10) Pääsääntöisesti tarjouspyynnöt tulee laatia ja tarjoukset pyytää kirjallisesti. Myös pienhankintaa koskevat ehdot on syytä kirjata: tarjouspyyntö tulee tarvittaessa laatia ja tarjoukset pyytää kirjallisesti, paitsi jos hankinnan vähäisen arvon tai muun erityisen syyn vuoksi suullinenkin tarjouspyyntö (hintatiedustelu) voidaan katsoa riittäväksi. Tämän ohjeen liitteessä 4 on kuvattu yleinen hankintaprosessi. Hankintapäätökset ja hankintasopimukset 5.000 euron tai sen ylittävissä hankinnoissa ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista ja tarjouskilpailun ratkaisusta tulee tehdä kirjallinen ja perusteltu hankintapäätös (kohta 12), joka annetaan kirjallisesti muutoksenhakuohjeineen tiedoksi niille, joita asia koskee. Mikäli kuitenkin kyseessä on voimassaolevan puitesopimuksen ehtojen mukainen tilaus, erillistä hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä. Kansallisen kynnysarvon tai EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on tehtävä kirjallinen sopimus: hankintapäätös ei ole riittävä. Yhteishankittavat tuotteet Kaikkia seitsemää Tampereen kehyskuntaa koskevien yhteishankintojen hankintamenettely on kuvattu kohdassa 4.2. Yhteishankittavien tuotteiden kilpailutukset hoitaa keskitetysti Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy. Yhteishankittavat tuotteet löytyvät extranetistä internet-osoitteesta www.kuhaoy.fi, jonne vaadittavat käyttäjätunnukset ovat saatavissa hankintayhtiöstä. Kehyskuntien tilaavien yksiköiden on noudatettava Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n kilpailuttamia sopimuksia.
9 MÄÄRITELMIÄ JA KÄSITTEITÄ 1. Hankinta: Tavaroiden ja palvelujen ostamista vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. Yhteishankinta tarkoittaa samanlaisen tuotteen (tavara tai palvelu) tai tuoteryhmän hankkimista keskitetysti Tampereen kehyskunnille (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi). Yhteishankintoja kilpailuttaa ja sopimusten hallinnan hoitaa kehyskuntien yhteisesti omistava Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy yhteistyössä kehyskuntien toimialoja edustavien hankintakohtaisten asiantuntijatyöryhmien kanssa. Kunnan sisäinen yhteishankinta tarkoittaa samanlaisen tuotteen (tavara tai palvelu) tai tuoteryhmän hankkimista yhdessä kunnassa keskitetysti useille kunnan yksiköille. Erillishankinnalla tarkoitetaan niitä hankintoja, jotka eivät kuulu yhteishankintojen tai kunnan sisäisen yhteishankinnan piiriin ja joiden hankinnan ja kilpailuttamisen pääsääntöisesti yksittäinen kunta hoitaa. Kunta voi myös erillisellä toimeksiannolla ja erillistä korvausta vastaan antaa erillishankinnan Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n kilpailutettavaksi. 2. Hankintayksikkö: Hankintalaissa määritelty toimija (tilaaja), jonka tulee hankinnoissaan noudattaa hankintalakia. Hankintayksikkö on hankinnan suorittava organisaatio, jota edustaa esimerkiksi kunnan tai kuntayhtymän toimielin tai viranhaltija. Hankintayksikkö tai siihen kuuluva organisaatio toimii hankinnassa sopimuksen tekijänä ja tilaajana. 3. Yhteishankintayksikkö: Hankintayksiköiden perustama toimija, joka hankkii kilpailuttaen sen suoraan tai välillisesti omistaville ja yhteishankintayksikön toimintaan liittyneille hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee näille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä. Tässä yhteishankintayksiköllä tarkoitetaan Tampereen kehyskuntien (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi) omistamaa Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy. 4. Sidosyksikkö (in house): Hankintayksikköön sidossuhteessa (esim. kuntakonserni) oleva oikeudellisesti itsenäinen yksikkö.
10 5. Tilaaja: Hankintayksikkö, joka toimii hankintalain tarkoittamana hankinnan kilpailuttajana (ks. hankintayksikkö). Tilaajaksi kutsutaan myös hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyvän tavaran, palvelun tai rakennustyön tilaajaa samoin kuin suorassa hankinnassa toimivaa hankintayksikön edustajaa (vrt. ostaja). 6. Ehdokas: Toimittaja, joka on ilmoittanut halukkuutensa osallistua rajoitettuna menettelynä, neuvottelumenettelynä tai kilpailullisena neuvottelumenettelynä järjestettyyn tarjouskilpailuun. 7. Tarjoaja: Toimittaja, joka on jättänyt tarjouksen. 8. Toimittaja: Tavaran toimittaja, palvelun tuottaja tai urakoitsija, joka tarjoaa markkinoilla tuotteitaan tai palveluitaan. Toimittajaksi kutsutaan myös hankintakilpailun voittanutta tilaajan sopijakumppania, joka vastaa hankintasopimuksesta. 9. Tuottaja: 10. Ostaja: Ks. toimittaja Hankinnan tai ostotapahtuman käytännön toteuttaja hankintayksikön edustajana. 11. Hankintasopimus: Osapuolten yhtäpitävä tahdonilmaisu hankinnasta ja sen ehdoista. Hankintasopimus koskee tavaran toimittamista, palvelun suorittamista tai rakennustyön tekemistä. Hankintalaissa hankintasopimukseksi kutsutaan osapuolten välistä kirjallista sopimusta. 12. Tavarahankintasopimus: Sopimus, joka koskee irtaimen tavaran ostoa, vuokraamista tai leasingvuokraamista perinteisin sopimuksin taikka puitesopimuksin, puitejärjestelyin tai osto-optioin. Tavarahankintasopimus voi lisäksi koskea hankintaan liittyvää kokoamis- ja asennustyötä. 13. Palveluhankintasopimus: Sopimus, joka koskee pääosin palvelun ostamista. 14. Rakennusurakkasopimus: Sopimus, joka koskee pääasiassa rakennustyön suorittamista rakennuskohteessa. Rakennusurakka voi olla talon-, maan- tai vesirakennustöiden muodostama taloudellinen tai tekninen kokonaisuus.
11 15. Puitesopimus: Sopimus, joka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutoimittajan taikka urakoitsijan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista, määristä tai muista ehdoista. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, joissa sovelletaan hankintalakia, puitesopimuksia kutsutaan puitejärjestelyiksi (ks. puitejärjestely) 16. Käyttöoikeussopimus: Palvelua tai rakennusurakkaa koskeva sopimus, jossa palvelun tai rakennustyön vastikkeena on joko toteutettavan palvelujärjestelmän (esim. vesijohtoverkoston) käyttöoikeus tai rakennettavan kohteen käyttöoikeus taikka tällainen oikeus ja maksu yhdessä. Käyttöoikeusurakalla tarkoitetaan muuten samanlaista sopimusta kuin rakennusurakkasopimus, mutta rakennustyön vastikkeena on joko yksinomaan rakennettavan kohteen käyttöoikeus tai käyttöoikeus ja maksu yhdessä. Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella tarkoitetaan muuten samanlaista sopimusta kuin palveluhankintasopimus, mutta palvelujen vastikkeena on joko oikeus hyödyntää palvelua tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä. 17. Kumppanuussopimus Sopimustyyppi, jossa korostuu sopijapuolten yhteistyö ja jonka puitteissa pyritään löytämään uusia innovaatioita. Kumppanuussopimus on yleensä pitkäkestoinen. 18. Sekatyyppinen sopimus Hanke, jota ei sen sekatyyppisyyden takia voida sijoittaa minkään hankintalainsäädännön sopimustyypin alaan. Esim. maankäyttösopimus, jossa toinen sopijapuolista (maanomistaja) voi osana moninaista sopimusjärjestelyä velvoittautua suorittamaan hankintayksikölle kunnallistekniikkaa. Toisena esimerkkinä elinkaarihanke, jossa toteuttaja sitoutuu tuottamaan rakennuskohteessa käyttöjakson aikaisia palvelusuorituksia. Toteuttaja saattaa hankkia tarvittavan rahoituksen, joka peritään takaisin palvelumaksuina. Tällaisissa sekatyyppisissä sopimuksissa arvioitava tapauskohtaisesti, onko kyseessä julkista hankintaa (hankintasopimus) ja tuleeko hankintalaki sovellettavaksi. Tällöin arvioitava mm sopimuksen vastikkeellisuus (kuka maksaa kellekin ja mistä), liittyykö sopimukseen hankintayksikön taloudellinen intressi, mikä on sopimuksen pääasiallinen kohde ja, muodostavatko osat jakamattoman kokonaisuuden. Arvioinnissa on verrattava sopimuskokonaisuuden eri osien arvoja. 19. Hankintaohjelma: Hankinnassa mahdollisesti käytettävä asiakirja, jossa määritellään
12 toteutettavaan hankintaan liittyvät, tarjouspyyntöä täydentävät kaupalliset ehdot (vrt. urakkaohjelma). 20. Urakkaohjelma: Rakennusurakkaan liittyvä kaupallinen asiakirja (vrt. hankintaohjelma), jossa määritellään mm. hankkeen sopimusoikeudelliset velvoitteet. 21. Hankintamenettelyt: Hankintalaissa mainitut erilaiset tavat (esim. avoin ja rajoitettu menettely) toteuttaa hankintakilpailu. 22. Avoin menettely: Hankintamenettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. 23. Rajoitettu menettely: Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö pyytää tarjouksen valitsemiltaan ehdokkailta eli rajoitetulta määrältä ehdokkaita hankintalain mukaisesti. 24. Neuvottelumenettely: Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainituin tavoin kilpailuttaa ja erityisin perustein neuvottelee yhden tai useamman toimittajan kanssa sopimuksen ehdoista. 25. Kilpailullinen neuvottelumenettely: Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelumenettelyä muistuttavalla tavalla eri vaiheiden kautta valitsee hankkeen toteuttajan ja neuvottelee sopimusehdot. 26. Puitejärjestely: Puitesopimuksiin kuuluva hankintalaissa mainittu erityinen menettely hankinnan toteuttamiseksi. Puitejärjestelyyn valittujen yritysten välillä on mahdollista sopimuskauden aikana pitää ns. jatko- eli minikilpailutus yritysten keskinäisen toimituksellisen aseman uudelleenarvioimiseksi hinnan tai laadullisten ominaisuuksien perusteella (puitejärjestelyn sisäinen kilpailutus). 27. Suorahankinta: Hankintamenettely, jossa hankinta tehdään ilman tarjouskilpailua yhdeltä tai usealta toimittajalta. 28. Tarjouskilpailu: Hankintaprosessin vaihe, jolla hankintayksikkö pyrkii tarjouspyynnöllä löytämään edullisimman toimittajan. 29. Suunnittelukilpailu: Menettely, jossa hankintayksikkö voi hankkia suunnitelman tai mallin, jonka erityinen tuomaristo valitsee kilpailun perusteella (vrt. suunnitteluhankinta).
13 30. Suunnitteluhankinta: Suunnittelutehtävän (esim. kaavoitus- ja rakennussuunnittelu) toteuttamiseksi suoritettava palveluhankinta kilpailuttamalla ilman erityisen tuomariston käyttämistä (ks. suunnittelukilpailu). 31. Urakkakilpailu: Menettely, jossa hankintayksikkö pyrkii kilpailuttamalla löytämään edullisimman rakennustyön toteuttajan. 32. Rakennusurakka: Sellainen talonrakennus tai muu rakennustyö, joka muodostaa taloudellisen tai teknisen kokonaisuuden. 33. Kynnysarvo: Hankintalaista ilmenevä ilmoitusvelvollisuuden euromääräinen arvonlisäveroton vähimmäisarvo. Kynnysarvo voi olla kansallinen kynnysarvo tai EU-kynnysarvo. Näiden arvojen ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalaissa säädettyjä yksityiskohtaisia määräyksiä (vrt. raja-arvo). EU-kynnysarvoja tarkastetaan kahden kalenterivuoden välein. 34. Raja-arvo: Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa neuvottelumenettelyn käytön sallittavuuden rajat osoittava euromäärä (vrt. kynnysarvo). 35. Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus: Ilmoitus tulevan vuoden aikana suunnitelluista, EU- kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. 36. Hankintailmoitus: Ilmoitus, jolla annetaan mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun tai tehdä osallistumishakemus. 37. Jälki-ilmoitus: Hankintasopimuksen jälkeinen ilmoitus voittaneesta tarjouksesta EUkynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. 38. Tilastoilmoitus: Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeiden mukainen ilmoitus hankinnasta. 39. Osallistumishakemus: Hakemus, jolla ehdokas (yritys ym.) pyytää saada osallistua tarjouskilpailuun. 40. CPV-koodisto: EU:n puitteissa vahvistettu yleinen hankintasanasto, jossa tavarat, palvelut ja urakat on määritelty numerokoodeilla. CPV-koodisto löytyy linkkinä HILMA-kanavasta (www.hankintailmoitukset.fi).
14 40. Tuoteryhmä: Euroopan yhteisöjen tilastollisen tuotenimikkeistön (CPV) mukainen tavaran, palvelun tai urakkatyön tekninen ryhmittely viitenimikkeistöin ja numeroin. 41. Tekninen eritelmä: Toteutettavan hankinnan tarkoittaman tehtävän määrittelyssä käytettävä yhdenmukaistettu tai tunnustettu standardi taikka eurooppalainen tekninen hyväksyntä. 42. Toimittajarekisteri: Hankintayksikön tai muiden hankintayksiköiden tai yhteisöjen ylläpitämä rekisteri, johon hyväksytään ne tavarantoimittajat ja palvelujen tuottajat sekä urakoitsijat, jotka täyttävät hankintayksikön asettamat yleiset rekisteröintiehdot. 43. Tuote: Tuotteella tarkoitetaan tavaraa tai palvelua. 44. Pienhankinta: Pienhankinnalla tarkoitetaan kokonaisarvoltaan kansalliset kynnysarvot alittavaa hankintaa: tavaroissa ja palveluissa alle 30.000 euron, terveydenhoito- ja sosiaalipalveluissa alle 100.000 euron ja rakennusurakoissa alle 150.000 euron hankintaa. 45. Vähäarvoinen pienhankinta: Vähäarvoisella pienhankinnalla tarkoitetaan arvoltaan kansalliset kynnysarvot alittavaa hankintaa. 46. Minikilpailutus: Minikilpailutuksella tarkoitetaan sellaisen puitejärjestelyn sisällä tehtävää kilpailutusta, jossa sopimustoimittajia on useampi kuin yksi. Minikilpailutuksessa kilpailutukseen osallistuvat kaikki puitesopimuksessa mukana olevat sopimustoimittajat. Tämä puitejärjestelyn sisäinen ns. jatkoeli minikilpailutus tehdään yritysten keskinäisen toimituksellisen aseman uudelleenarvioimiseksi hinnan tai laadullisten ominaisuuksien perusteella. 47. Tietopyyntö: Ennen tarjouskilpailun aloittamista lähetettävä alustava kysely useammalle markkinoilla toimivalle yritykselle. Tietopyynnön avulla hankintayksikkö pyrkii kartoittamaan esim. markkinoiden tarjontaa ja ratkaisuvaihtoehtoja sekä yleistä hintatasoa tulevan hankintansa toteuttamiseksi.
15 1. HANKINTAOHJEEN SOVELTAMINEN JA OHJEEN TARKOITUS 1.1 Hankintalaki ja hankintaohjeen soveltaminen Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (348/2007) eli hankintalaissa ja vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetussa laissa (349/2007) eli erityisalojen hankintalaissa ja niitä täydentävissä säädöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa säädetään sekä Oriveden taloussäännössä määrätään, noudatetaan kunnan, kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden sekä kunnan yhtiöiden ja säätiöiden hankinnoissa näitä ohjeita. Lisäksi tätä ohjetta noudatetaan Tampereen kehyskuntien (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi) perustaman ja omistaman Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hoitamissa yhteishankinnoissa. Kansallisen kynnysarvon alittavat ns. pienhankinnat jäävät kokonaan hankintalain ulkopuolelle ja niissä menetellään tämän hankintaohjeen kohdan 2 mukaisesti. 1.2 Hankintaohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on: - ohjata kehyskuntien yksiköitä kaikissa niiden hankinnoissa: hankinnoissa, jotka eivät kuulu hankintalain piiriin (pienhankinnat) sekä hankintalain mukaisissa hankinnoissa (kansalliset kynnysarvot ylittävät ja EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat) - täsmentää hankintojen suunnitteluun, valmisteluun, suorittamiseen ja valvontaan liittyviä toimintatapoja sekä kuntien yhteishankinnoissa että erillishankinnoissa. Ohje koskee kaikkia hankintoja, sekä tavaroita että palveluja, näiden arvosta riippumatta. Kaikki tässä ohjeessa luetellut rahamäärät ovat euroissa ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Tämän ohjeen ylläpidosta vastaa Tampereen kehyskuntien (Kangasala, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti ja Ylöjärvi) yhteishankintayksikkö Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy yhteistyössä kehyskuntien kanssa.
16 2. HANKINTAMENETTELYT KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVISSA HANKINNOISSA PIENHANKINNAT 2.1 Yleistä Kansallinen kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa 30 000 euroa, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa 100 000 euroa ja rakennusurakoissa 150 000 euroa. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin (pienhankintoihin) ei sovelleta hankintalakia, vaan sen sijaan tätä hankintaohjetta sekä muun lainsäädännön velvoitteita ja alla mainittuja periaatteita. Nämä periaatteet ovat vastaavia kuin suuremmissakin hankinnoissa: hankintojen avoimuus tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu markkinoiden kilpailuolosuhteiden hyväksikäyttö mahdollisuuksien mukaan hyvän hallinnon periaatteet. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan yleensä vastaavanlaista hankintamenettelyä, kuitenkin huomattavasti kevyemmin sovellettuna kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa ja tässä kohdassa määritellyin poikkeuksin (mm. pienhankinnan suorahankintaperusteet). Tarjouskilpailu voidaan toteuttaa hyvin kevyesti, kunhan yllä mainitut periaatteet tulevat noudatetuiksi. Pienhankinnasta voi ilmoittaa HILMA-kanavassa, vaikka pienhankinnoissa ei ole pakollista ilmoitusvelvollisuutta. Pienhankinnoista ei myöskään voi valittaa markkinaoikeuteen, paitsi milloin kyseessä on hankinnan pilkkominen. Mikäli hankinnan arvo on 5.000 euroa tai enemmän, on tarjouskilpailun ratkaisusta tehtävä perusteltu hankintapäätös, johon liitetään kunnallinen oikaisuvaatimusohje ja hankintaoikaisuohje. Hankintapäätös oikaisuohjeineen annetaan tiedoksi tarjoajille ja ehdokkaille. Hankintamenettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla aivan samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. 5.000 euron tai sen ylittävän pienhankinnan hankintapäätökseen, jonka tekee kunnassa siihen ratkaisuoikeuden saanut henkilö tai toimielin, tulee merkitä seuraavat tiedot: valittu toimittaja hankinnan kohde ja määrä hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa valittu hankintamenettely ja jos käytetty suorahankintaa, siihen perustelu
17 perustelut, mikäli on hankittu Kuntien Hankintapalvelut Kuha Oy:n sopimusten alaisia tuotteita, jotka on kuitenkin hankittu jostakin muualta kuin ko. sopimustoimittajalta hankintapäätöksen (hankinnan ratkaisun) riittävät perustelut tarjouspyynnössä ilmoitetuin valinta- ja vertailuperustein muutoksenhakuohjeet: kunnallinen oikaisuvaatimus ja hankintaoikaisu muut mahdolliset hankinnassa olennaiset tiedot. Alle 5.000 euron hankinnoista ei tarvitse tehdä erillistä hankintapäätöstä, ellei hankkiva yksikkö sitä nimenomaisesti halua. Myöskään tilauksista, jotka tehdään Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n tai kunnan oman kilpailutetun sopimuksen mukaisesti, ei tehdä erillistä hankintapäätöstä. Pienhankinnat tulee ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä keskitetysti kilpailutettuja yhteishankintayksikön (Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy) tekemiä hankintasopimuksia ja puitejärjestelyjä tai oman kunnan puite- tai vuosisopimuksia. Näissä tapauksissa hankinta toteutetaan tilaamalla sopimusehtojen mukaisesti. Hankintayksikön omat pienhankinnat kilpailutetaan pääsääntöisesti käyttäen avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta. Pienhankinnasta ei sinänsä tarvitse laatia erillistä sopimusta valitun toimittajan kanssa, mutta sopimuksen tekemistä suositellaan, mikäli se on perusteltua (esim. palveluhankinta tai hankinnan ehdot eivät yksiselitteisiä pienhankinnan tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjojen perusteella). Pienhankinnan ennakoidun arvon laskemisessa on noudatettava samoja periaatteita kuin kohdassa 5.4 suurempienkin hankintojen kohdalla. Hankintojen jakaminen osiin kansallisen kynnysarvon alittamiseksi on ehdottomasti kielletty. Hankinnan osiin jakamisen tulee aina perustua taloudellisiin tai teknisiin seikkoihin, jotka hankintayksikön tulee myöhemmin pystyä näyttämään toteen. Lisäksi on syytä huomioida hankintayksikön muiden hankkijoiden/yksiköiden toteuttamat samantyyppiset ja ajallisesti samoihin jaksoihin kohdistuvat hankinnat. Hankintojen pilkkomista tai osittamista koskeva valitus voidaan saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi, vaikka hankinta olisikin alle kansallisen kynnysarvon. 2.2 Pienhankinnat kilpailuttaen Kun hankintayksikkö ryhtyy suunnittelemaan pienhankintaa ja valitsemaan hankintamenettelyä, on sen huomioitava: - hankinnan luonne, onko kyseessä
18 o moniulotteinen palveluhankinta vai teknisesti helposti määriteltävissä oleva perustuote (ns. bulkkitavara) o kertaluontoinen hankinta vai usein toistuva hankinta o säännöllisesti vai epäsäännöllisesti toistuva hankinta - hankinnan arvo - laatutekijöiden merkitys - elinkaarikustannukset - markkinoilla oleva tarjonta. Pienhankinnan kilpailuttamisessa käytetään pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Koska kansallistakaan ilmoittamisvelvollisuutta hankinnasta ei pienhankinnoille ole, pidetään rajoitettua menettelyä (kohta 2.4) käytettäessä riittävänä tarjouspyynnön lähettämistä 3 5 tarjoajalle edellyttäen, että tarjoajia löytyy tuo määrä. Kuitenkin myös pienhankintojen (kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen) ilmoittaminen HILMAkanavassa on täysin sallittua, joten HILMA-kanavassa ilmoittamista pidetään suositeltavana myös pienhankinnoissa (avoin menettely), mikäli riittävää määrää tarjoajia ei ole hankintayksikön tiedossa tai esim. hankinnan luonne näin edellyttää ja kilpailutuksella arvioidaan saavutettavan merkittävää hyötyä. Saapuneet kirjalliset tarjoukset avataan tarjousten jättöajan jälkeen ja tarjoukset käsitellään tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Tarjousten sisältöä ja tarjouspyynnön vaatimuksia on mahdollista hankintayksikön harkinnan mukaan täsmentää (kohta 2.4), mutta selvästi tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset on hylättävä. Myöhästynyt tarjous tulee hylätä ja palauttaa lähettäjälle viimeistään, kun mahdollinen hankintapäätös on tehty ja muutoksenhakuaika kulunut umpeen. Myöhästyneeksi katsotaan myös sellainen tarjous, joka on saapunut jättöajan jälkeen, mutta ennen tarjousten avaustilaisuutta. Tarjoaja kantaa aina vastuun siitä, että tarjous on perillä ajoissa. Neuvottelumenettelyä (kohta 2.5) ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua (kohta 2.6) käytetään silloin, kun pienhankinnan tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai erityinen vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta. Kansalliset kynnysarvot alittavaa hankintaa (pienhankinta) pidetään aina vähäarvoisena. 2.3 Avoin menettely Avoimessa menettelyssä kaikki hankinnasta kiinnostuneet tarjoajat voivat tehdä tarjouksen ja kaikki otetaan mukaan tarjouskilpailuun. Avointa menettelyä käytetään
19 tilanteissa, joissa hankintayksiköllä on vain rajallisesti tietoa tarjoajista ja tarjonnasta markkinoilla sekä erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella. Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Hankinnasta voidaan ilmoittaa julkisesti esim. tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdessä tai kunnan internet-sivuilla tai ilmoitustaululla. Niin ikään HILMA-kanavalla voidaan ilmoittaa myös pienhankinnoista. Avoimella ilmoittamisella tavoitetaan toimittajia, jotka eivät ole hankintayksikön tiedossa. Ilmoittamisen laajuus ja määrä on suhteutettava ilmoittamisesta saatavissa olevaan hyötyyn. Ilmoittamisen suuntaaminen kannattaa tehdä olemassa olevan markkinatiedon pohjalta ja ilmoittamisvälineet valita sen kohderyhmän mukaan, joka halutaan tavoittaa. Tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään avoimessa menettelyssä ainoastaan kirjallisina, muilta osin voidaan soveltaen toteuttaa samoja periaatteita ja noudattaa samoja menettelytapoja kuin seuraavassa kohdassa 2.4 Kevyt rajoitettu menettely. Hankintaprosessi pääpiirteittäin avoimessa menettelyssä: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Hankinnasta ilmoittaminen - ilmoittamisen laajuus suhteutettava hankinnan laatuun (esim. kunnan nettisivuille, ilmoitustaululle, lehtiin, HILMAan) 3. Tarjouspyyntöjen lähettäminen - hankinnan luonne ohjaa, minkä sisältöinen tarjouspyynnön pitää olla - hankinnan kokoon suhteutetut soveltuvuusperusteet määriteltävä tarjouspyynnössä - vertailuperuste hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus, usein hinta - tarjouspyynnöt kirjallisina - toimitetaan niitä pyytäville ehdokkaille sähköpostitse, postitse tai faxilla 4. Tarjouksen tekeminen - tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika, suhteutettava hankinnan luonteeseen (yleensä vähintään 14 pv) - tarjoukset toimitetaan sähköpostitse, postitse tai faxilla 5. Soveltuvuuden arviointi - ilmoitettuja hankinnan kohteeseen suhteutettuja soveltuvuusperusteita käyttäen 6. Tarjousten vertailu tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien mukaan - vertailu pelkän hinnan perusteella (tarkka hankinnan kohteen kuvaus, joka sisältää myös halutun laadun tason määrittelyn) tai - kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu (laadulliset vertailuperusteet yksiselitteisiä ja vertailu niiden perusteella yksinkertaista)
20 7. Hankintapäätös saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella - jos hankinnan arvo 5.000 euroa tai enemmän, kirjallinen ja perusteltu päätös, joka - tiedoksi asianosaisille muutoksenhakuohjeineen (oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohje). 2.4 Kevyt rajoitettu menettely Kevyessä rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Hankkijalla on oikeus rajata potentiaalisten toimittajien määrä ainoastaan valitsemiinsa toimittajiin. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle toimittajalle. Suositeltavana määränä pienhankinnoissa voidaan pitää tarjouspyynnön lähettämistä vähintään kolmelle tarjoajalle. Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Kevyessä rajoitetussa menettelyssä samoin kuin pienhankinnan avoimessa menettelyssä tarjousten sisältöä ja tarjouspyynnön vaatimuksia täsmentävä vuoropuhelu (esim. puhelimitse) on myös mahdollista. Tällaisen neuvottelun tarkoituksena voi olla vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä tai hankkijan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierros) on ehdottomasti kiellettyä. Hankintaprosessi pääpiirteittäin kevyessä rajoitetussa menettelyssä: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Sopivien tarjoajien valinta - hankintayksikön ajantasaisen markkinatiedon perusteella - täydentävä kevyt markkinakartoitus, mikäli markkinatietoa ei ole; kevyt markkinakartoitus voidaan toteuttaa esim. hyödyntäen internetiä ja/tai puhelimitse - em. perusteella päätös kuinka monelle soveltuvalle toimittajalle tarjouspyyntö lähetetään (yleensä vähintään 3:lle) 3. Tarjouspyyntöjen lähettäminen - hankinnan luonne ohjaa, minkä sisältöinen tarjouspyynnön pitää olla - hinta voi olla ainoa vertailuperuste - tarjouspyynnöt ensisijaisesti kirjallisina - toimitetaan valituille toimittajille sähköpostitse, postitse tai faxilla 4. Tarjouksen tekeminen - tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika, suhteutettava hankinnan luonteeseen (yleensä vähintään 14 pv)
21 - tarjoukset toimitetaan sähköpostitse, postitse tai faxilla 5. Tarjousten vertailu - vertailu pelkän hinnan perusteella (tarkka hankinnan kohteen kuvaus, joka sisältää myös halutun laadun tason määrittelyn) tai - kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu (laadulliset vertailuperusteet yksiselitteisiä ja vertailu niiden perusteella yksinkertaista) 6. Hankintapäätös - jos arvo 5.000 euroa tai enemmän, kirjallinen ja perusteltu päätös, joka - tiedoksi asianosaisille muutoksenhakuohjeineen (oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohje). 2.5 Kevyt neuvottelumenettely Pienhankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyllä hankintayksikön harkinnan mukaan. Menettelytavan käyttäminen on tarkoituksenmukaista etenkin silloin, jos tarpeen ratkaisemiseksi löytyy vaihtoehtoisia toteuttamistapoja (esim. konsulttipalveluissa) tai hankinta on toteutettava nopealla aikataululla. Neuvottelumenettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä. Jos hankintayksiköllä ei ole tietoa tarjoajista, kevyt markkinakartoitus voidaan suorittaa esim. puhelimitse tai etsimällä mahdollisia tarjoajia internetistä. Ehdokkaiden soveltuvuutta arvioidaan tällöin markkinatiedon pohjalta ja neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi. Neuvottelujen pohjaksi on hyvä määritellä hankintaan liittyvät tarpeet ja tavoitteet. Neuvottelut voidaan toteuttaa esim. puhelimitse ja sähköpostin välityksellä. Mikäli kirjallista tarjouspyyntöä ei tehdä tai tarjouksia ei pyydetä, neuvotteluista tehdään muistiinpanot ja perustelut, joiden pohjalta hankinta tehdään. Hankintapäätöksen ja muutoksenhaun osalta noudatetaan samoja periaatteita, kuin muista vastaavankokoisista hankinnoista on tässä hankintaohjeessa määritelty: jos pienhankinnan ratkaisusta on tehty hankintapäätös (hankinnan arvo 5.000 euroa tai enemmän), liitetään tarjoajille lähetettävään hankintapäätöksen tiedoksiantoon muutoksenhakuohjeet: kunnallinen oikaisuvaatimusohje ja hankintaoikaisuohje. Sitä vastoin, kuten aiemmin mainittiin, tämän kohdan 2 mukaisista kansallisen kynnysarvon alittavista pienhankinnoista ei ole muutoksenhakumahdollisuutta markkinaoikeuteen eikä näin ollen hankintapäätöksen tiedoksiantoonkaan liitetä valitusosoitusta markkinaoikeuteen. Suositeltavaa on kuitenkin (paitsi aivan vähäisissä hankinnoissa) että kevyessäkin neuvottelumenettelyssä käytyjen neuvottelujen jälkeen tehdään kirjallinen (vapaamuotoinen) tarjouspyyntö ja tarjoaja antaa kirjallisen tarjouksen.
22 Hankintaprosessi pääpiirteittäin kevyessä neuvottelumenettelyssä: 1. Hankinnan tarpeen ja tavoitteiden määrittely 2. Kevyt markkinakartoitus tarvittaessa (puhelimella, internetistä) 3. Neuvottelut hankinnan toteuttamisesta (esim. sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse). Tarvittaessa lähetetään tarjoajille kirjallinen tarjouspyyntö, johon pyydetään kirjallista tarjousta. 4. Mahdolliset lisäneuvottelut, tarkennukset. 5. Dokumentoidaan tarjoajilta saadut tiedot, jos ei kirjallista tarjousta: - yksikkö, jolle tarjous tehty ja hankinnasta vastaava henkilö - tarjoaja yhteystietoineen - päiväys ja tarjouksen voimassaolo - tarjottu tavara, palvelu tai urakka - hinta-, toimitus- ym. keskeiset sopimusehdot. 6. Yhteenvetona kirjallinen vertailu tarjotuista ratkaisuista tai tarjouksista 7. Hankintapäätös - jos arvo 5.000 euroa tai enemmän, kirjallinen ja perusteltu päätös, joka - tiedoksi asianosaisille muutoksenhakuohjeineen (oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohje) Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suorahankinta on pienhankinnoissa sallittua seuraavassa kohdassa mainituin edellytyksin. 2.6 Hankinta ilman kilpailuttamista (suorahankinta) Hankinta ilman tarjouskilpailua eli suorahankinta on pienhankinnassa mahdollista hankintalaissa mainittujen perusteiden (Hankintalaki 27, 28 ja 67 ) lisäksi, jos hankinnan arvo on erityisen vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista tässä kohdassa mainituin perustein. Hankinnan erityinen vähäarvoisuus on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suorahankinta on mahdollista myös esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Suorahankinta on mahdollista niin ikään silloin, kun tavaran tai palvelun laatu- ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. Tällöin kiireen tulee olla hankintayksiköstä riippumaton. Suorahankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.
23 Vaikka pienhankinnoissakin kilpailuttaminen on pääsääntö, palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa alle 100.000 euron hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista (vrt. suorahankinta kansallisen kynnysarvon ylittävissä sosiaali-, terveys- ja koulutuspalveluissa kohta 7.3). Rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne. Keskeistä on tällöin myös se, onko kysymys uudisrakentamisesta vai korjausrakentamisesta. Suorahankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puite- ja vuosisopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta toteutetaan yhteishankintana tai hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä (esim. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy), joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli kilpailuttanut hankinnat. Yhteishankinnoissa tehtävien sopimusten ja puitejärjestelyjen täytäntöönpano toteutuu tilauksin kilpailun voittaneelta tai voittaneilta toimittajilta. Mikäli kuitenkin puitejärjestelyssä on sovittu puitejärjestelyyn valittujen toimittajien sisäisestä kilpailuttamisesta (ms minikilpailutus), on asiaa kuvattu tarkemmin kohdassa 7.4. Pienhankinta voidaan tehdä kilpailuttamatta suorahankintana, kun -tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia -hankinnalla on hankintayksiköstä johtumaton ennalta-arvaamaton kiire -vastaavaa tuotetta on hankittu lähiaikoina (12 kk:n sisällä) ja hintataso on selvillä -muita potentiaalisia toimittajia ei ole tiedossa tai -hankintalain 27, 28 ja 67 :ssä mainitut suorahankintaperusteet (hankintaohjeen kohta 7.3).
24 3. HANKINTATOIMINNAN OHJAUS, JOHTAMINEN JA ORGANISOINTI 3.1 Hankintatoiminnan ohjaus Työ- ja elinkeinoministeriölle kuuluvat julkisten hankintojen säädösvalmistelu (hankintalait), säädöksistä tiedottaminen ja niitä koskeva neuvonta, sisämarkkinoiden toimivuuden varmistaminen suhteessa Euroopan unioniin ja eräät hankintalaissa mainitut muut tehtävät kuten kynnysarvojen vahvistaminen ja hankinnan ilmoittamista koskevien tarkempien säädösten antaminen. Lisäksi työ- ja elinkeinoministeriö ylläpitää kansallista hankintojen ilmoitusjärjestelmää. Julkisten hankintojen neuvontayksikkö on työ- ja elinkeinoministeriön sekä Kuntaliiton hankintaosaamiseen keskittyvä neuvontayksikkö, joka neuvoo ja opastaa julkisia hankintayksiköitä ja markkinoilla toimijoita hankintalainsäädännön soveltamisessa. Markkinaoikeus on julkisia hankintoja koskevia asioita käsittelevä erityistuomioistuin, johon tarjoajat voivat kirjallisella hakemuksella saattaa julkista hankintaa koskevan asian ratkaistavaksi. Markkinaoikeuden ratkaisusta on mahdollista hakea muutosta korkeimmalta hallinto-oikeudelta. Yksittäisen kunnan hankinnan toteuttamisesta vastaa kukin hankintayksikkö eli palvelukeskus tai vastaava hankkivan organisaation yksikkö. Hankintayksikön päällikkö vastaa siitä, että sen toiminta hankinnoissa organisoidaan tarkoituksenmukaisella tavalla tämän ohjeen ja Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n ja kunnan linjausten mukaisesti. Jokaisen kunnan hankintayksikön tulee huolehtia siitä, että hankinnat toteutetaan taloudellisesti ja tehokkaasti sekä lainsäädännön määräykset huomioiden. Kunnan ja sen virastojen ja laitosten hankintatoimintaa ohjaa ja kehittää Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy, jonka tehtävät ja toimintaperiaatteet on määritelty tämän ohjeen kohdassa 4.2. Kunnan hankinnat voivat olla kehyskuntien yhteishankintoja (=yhteishankintoja), kunnan sisäisiä yhteishankintoja tai erillishankintoja. Yhteishankinnalla tarkoitetaan samanlaisen tavaran/tavararyhmän tai palvelun hankkimista keskitetysti kehyskunnille. Toimintasuunnitelmassaan hyväksytyn yhteishankinnan kilpailutuksen hoitaa Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy siten, että kunnan (vast.) yksiköiden viran- tai toimenhaltijat tekevät tilauksia näiden kilpailutettujen hankintasopimusten ehtojen mukaisesti.
25 Päätöksen yhteishankinnasta tekee Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankintajohtaja (toimitusjohtaja), jolloin hankintapäätöstä ei enää tehdä erikseen kehyskunnissa. Yhteishankintojen prosessikuvaus on tämän ohjeen liitteenä 5. Kunnan/kaupungin sisäinen yhteishankinta tarkoittaa samanlaisen tuotteen (tavara tai palvelu) tai tuoteryhmän hankkimista kunnalla keskitetysti kunnan usean yksikön käyttöön. Erillishankinnalla tarkoitetaan niitä hankintoja, jotka eivät kuulu kehyskuntien yhteishankintojen tai kunnan sisäisen yhteishankinnan piiriin ja joiden hankinnan ja kilpailuttamisen pääsääntöisesti kunta hoitaa. Kunta voi myös erillisellä toimeksiannolla ja erillistä korvausta vastaan antaa erillishankinnan Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n kilpailutettavaksi. Mikäli erillishankinnan kilpailuttamisesta on tehty palvelusopimus Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n kanssa, päätöksen erillishankinnasta tekee Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:n hankintajohtaja/toimitusjohtaja vain, jos päätösvalta on yhtiölle erikseen delegoitu. Muutoin kunnan hankintoja ratkaisevat kunnan viran- tai toimenhaltijat kunnan johtosäännössä tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä määriteltyjen ratkaisuoikeuksien puitteissa oman alansa hankinnoissa. 3.2 Hankintatoimen johtaminen Kunnan hankintatoiminnan tulee olla johdettu kokonaisuus, suunniteltu, tehokas ja laadukkuuteen tähtäävä. Hankintatoiminnassa tulee pyrkiä julkisten varojen tehokkaaseen käyttöön ja hankintojen lainmukaiseen toteuttamiseen. Kehyskuntien yhteishankinnoissa hankintatoimen johtaminen ja kehittäminen sekä hankintastrategioiden luominen kuuluu Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy:lle. Erillishankinnoissa vastuu ko. hankinnasta kuuluu toimialaa edustavalle yksikölle (palvelukeskus tai vast.). Lähtökohtaisesti yksikön päällikkö johtaa organisaationsa ja toimialansa hankintatoimintaa. Kokonaisuutena kunnan hallinto-organisaatio (kunnanhallitus) vastaa kunnan hankintastrategialinjauksista. Kunnan hallintosäännössä ja palvelukeskusten hallintosäännöissä määritellään palvelujen hankintastrategia, mitä palveluja aiotaan tuottaa itse ja mitä hankitaan ulkoisilta markkinoilta.