Palveluketju Vastuuhenkilö Sitovuustaso Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen Ikääntyneiden palveluiden johtaja Arja Kumpu Ikäihmisten lautakunta, strateginen palvelutuotantosopimus Toiminnan kuvaus Ikääntyneiden palveluihin sisältyvät varhaiset palvelut, kotihoitoa tukevat palvelut, kotihoito ja kotihoidon tukipalvelut sekä hoiva-asuminen (oma ja osto tuotanto). Toiminnan tavoitteena on vastata asiakkaan palvelutarpeeseen asiakaslähtöisesti sekä siirtää palveluiden painopistettä edistäviin ja palveluntarvetta ennakoiviin palveluihin. Keskeistä on kotihoidon palveluiden kehittäminen asiakkaiden palveluntarvetta vastaavaksi. Ikääntyneiden palveluiden toteutuksen perustana on ajantasainen palveluiden kustannusten seuranta ja kokonaistaloudellisesti kestävien toimintamallien kehittäminen. Terveydenhuollon kanssa tehtävässä yhteistyössä korostuu asiakas siirtymä terveydenhuollosta ikääntyneiden palveluihin. Asiakkaan osallisuutta vahvistetaan sekä tuetaan asiakkaiden itsenäistä toimintakykyä ja kotona asumista. Toimintamallien ja palveluiden kehittämisessä huomioidaan vanhuspalvelulain (980/2012) ja STM:n (2013:11) laatusuosituksen mukaiset velvoitteet ja sisällön määrittelyt. Oleelliset muutokset ja kehittämiskohteet suunnittelukaudella 2015 2017 1.1.2015 alusta toteutuvan organisaatiomuutoksen yhteydessä palveluketjun johtamisen tasoista poistuu palvelujohtajat sekä kotihoidon aluejohtajat ja hoiva-asumisen asumispalvelujohtajat. Organisaatiouudistuksen valmistelu on aloitettu kuluvan vuoden syksyllä ja tavoitteena on tarkistaa vastuut ja tehtäväkuvat vuodenvaihteeseen mennessä. Toimintavuoden 2015 aikana selkeytetään perustettujen asiakkuuspäälliköiden ja aluekoordinaattorien vastuualueet niin, että palvelupäälliköiden ja lähiesimiesten työaika kohdentuu arjen työn johtamiseen sekä sovittavat muutokset vahvistavat ja tukevat lähiesimiestyötä. Organisaatiouudistuksen yhteydessä on keskeistä asiakkuuden haltuunotto ja kokonaisvastuu asiakkuudesta sekä henkilöstön työhyvinvointi ja vastuualueiden hallinta. Ennalta ehkäisevän ja varhaisen tuen palveluiden tarkoituksena on vahvistaa ja tukea ikääntyvien itsenäistä selviytymistä ja kotona asumista sekä ennakoida palveluntarvetta. Asiakkaiden palveluohjaus ja palvelutarpeen arviointi sekä gerontologinen sosiaalityö on organisoitunut alueellisesti. Palvelutarpeen kokonaisvaltaista arviointia kohdennetaan paljon terveyspalveluja käyttäviin haasteellisiin asiakkaisiin. Alueellisesti toimivien hyvinvointiasemien (4 kpl) toiminnassa korostuu verkostoituminen sekä palveluntarvetta ennakoivan työotteen ja yhteistyömenetelmien vahvistaminen. Varhaiset palvelut tekee kiinteästi yhteistyötä kolmannen sektorin toimijoiden ja arjen tuen palveluiden kanssa. Geriatrinen yksikkö siirtyy 1.1.2015 lukien terveydenhuollon palveluihin. Kotihoitoa tukeviin palveluihin sisältyy omaishoito, kotiutusyksiköt (Lauttaranta ja Apila) sekä kotiutustiimi. Omaishoidon kasvavaan asiakastarpeeseen vastataan lisäämällä omaishoidon tuen määrärahavarausta (+260 000) sekä vahvistamalla omaishoitajien lakisääteisten vapaiden aikaista hoitoa (esim. perhehoidon vaihtoehtojen monipuolistaminen). Omaishoidon palveluohjaajat arvioivat omaishoitajien jaksamista vuosittain toteutettavilla arviointikäynneillä. Kotiutusyksiköiden toimintaa vahvistetaan nimenomaan akuutin terveydenhuollon tarpeen päättymisen jälkeen arviointi- ja kuntoutusyksikkötoimintana mikäli asiakas ei voi palata suoraan omaan kotiin. Lauttarannan kotiutusyksiköstä on varattu kotihoidon asiakkaille 4 lyhytaikaista kuntoutuksen paikkaa. Kotiutustiimi toimii edelleen kiinteästi akuuttien kotiutusten tukena kotihoidon ja hoiva-asumisen yksiköille sekä vastaa kotisaattohoidon toteutuksesta koko Kouvolan alueella. Kotihoidon keskeisenä kehittämisen tavoitteena on välittömän asiakasajan lisääminen (tilanne 9/2014 37,3%, tavoitteena 60 %) sekä kotihoidon sisällön kehittäminen niin, että asiakkaat kokevat itsenäisen asumisen palveluiden turvin omassa kodissaan turvalliseksi. Kotihoidossa on otettu käyttöön 9/2014 toiminnanohjausjärjestelmä, joka tukee henkilöstöresurssin kohdentamista tarkoituksenmukaisesti asiakastarpeen pohjalta. Kotihoidossa on toteutettu 2014 työajanseuranta Kotona kokonainen elämä-hakkeen yhteydessä. Työajanseurannan perusteella on sovittujen toiminnallisten muutosten kohdentuvuutta ja tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan 2015 aikana sekä sovitaan tarvittavista muutoksista. 1.1.2015 lukien otetaan käyttöön säännöllisen kotihoidon palvelusseteli lisäämään asiakkaan valinnan vaihtoehtoja. Palveluiden toteutuksen ja toiminnan kohdentuvuutta arvioitaessa hyödynnetään RAI asiakasarviointimittarin tuloksia niin asiakas- kuin tiimikohtaisesti. Hoiva-asumisessa otetaan käyttöön palveluasumisen (ei ympärivuorokautinen) palveluseteli 1.7.2014 alkaen ja vastaavasta ajankohdasta lukien kaupungin tuki kohdentuu yksityisen palveluasumisen korkeimpien
hoitoisuusluokkien asiakkaille, jotka täyttävät palveluasumisen palvelusetelin myöntämisen perusteet. Samassa yhteydessä Kymijoen hoiva ry:n palveluasumisen asiakkaat siirtyvät palvelusetelin piiriin ja vastaavasti kotihoidon hoitohenkilökuntaresurssi vapautuu eteläisen alueen kotihoidon asiakkaiden hoivan toteuttamiseen. Hoiva-asumisen asumispalveluohjaus vastaa asiakasarvioinnista ja ohjaamisesta palvelusetelillä tuotetun palveluasumisen piiriin. Kouvolan ikääntyvien palvelut on hyväksytty Valtiovarainministeriön kuntakokeilun piiriin, jossa tavoitteena on hallittu laitosmaisen palvelurakenteen purku ja ikääntyvien itsenäisen kotona asumisen tukeminen. Valkealakodin alueella on tavoitteena vahvistaa asiakaslähtöistä toimintatapaa niin, että henkilöstöresurssin käyttö on joustavaa muuttuvien asiakastarpeiden perusteella. Kuntakokeilun toteuttaminen edellyttää Valkealakodin peruskorjausta talousarviovuoden 2015 ja suunnittelukauden 2015-2017 aikana. Peruskorjauksen toteutus on kirjattu investointisuunnitelmaan 2015-2017. Kuntakokeiluntoteuttamisen tueksi haetaan Kaste II hankerahoitusta Kotona kokonainen elämä-hankkeen jatkorahoituksena (päätös loppuvuodesta 2014). Tehostetun palveluasumisen puitesopimusten ostot toteutuvat vuoden 2014 mukaisina. Ao. puitesopimuksen mukainen hankinta kilpailutetaan vuoden 2015 aikana ja uudet puitesopimuksen tulevat voimaan 1.1.2016. Elimäkikoti valmistuu keväällä 2016 ja tässä yhteydessä päättyy Elimäen hoivakodin ja Vaskirinteen palvelukeskuksen vanhainkotihoidon yksikön toiminta. Ruusulan palvelukodin peruskorjaus valmistuu 5/2015. Peruskorjauksen aikana asukkaat hoidetaan Mäkikylän palvelukeskuksen vanhainkotihoidon väistötiloissa. Palvelusiirtymätyöryhmän on määritellyt kotiutuksen toimintamallit ja vastuuhenkilöt tukemaan asiakkaiden sujuvaa kotiutumista akuutin terveydenhuollon palveluista ensisijaisesti omaan kotiin. Toimintamallien arviointia varten on määritelty suoritteet, joita seurataan kuukausitasolla. Ikääntyvien palveluissa käytetään SAS-ohjelmaa asiakkuuksien ja jonotusaikojen seurannassa. Palveluihin jonotusajat julkaistaan kuukausittain kuukausiraporttien ja osavuosikatsausten yhteydessä. Palvelusiirtymätyöryhmässä sovitaan tarvittaessa toimintamallien tarkentamisesta. Ikääntyneiden palveluketjun talousarvion 2015 laskennallinen kehys ylittyy -832 000. Lautakunnan hyväksymät toiminnalliset tavoitteet, mittarit ja tavoitetaso 2015 VASTUU Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen Tavoitteet Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Asiakaslähtöinen toiminta Asiakkaan kuuleminen Vastuutyöntekijämalli toteutuu paljon terveydenhuollon palveluita käyttävien osalta (VPL:n mukainen). Kiireinen työtahti haittaa asiakkaan osallisuutta tukevia työmenetelmien käyttöä arjen työssä. Henkilöstö ei sitoudu muutokseen. Asiakkaan osallisuutta tukevia työmenetelmiä ei osata hyödyntää oikealla tavalla. Vastuu- ja omahoitajamallin rooli ja vastuu selkeytynyt, sovitut asiat dokumentoitu. Asiakas ja/tai läheinen osallistuu hoito- ja palvelusuunnitelman laadintaan. Tavoite 90 %. Toteutuminen (%) 80 v. 2014 Asiakas tai omainen ei kykene tai halua osallistua suunnitelman laadintaan.
Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Asiakaslähtöinen toiminta Ennaltaehkäisyyn panostaminen Kotiutuksen toimintamalli vahvistunut, Poks:sta palvelusiirtymä sujuvaa. Toistuvat ja monipalveluasiakkuudet ohjattu kokonaisvaltaiseen palvelutarpeen arviointiin. Tavoitteena 65v. Täyttäneiden hoitopäivien kasvun pysähtyminen (Poks, Marjoniemen osastot ja kotiutusyksiköt). Odotusaika hoiva-asumiseen (keskiarvo/kk) Toimintamallin muutokseen ei sitouduta. Asiakastietojärjestelmät eivät tue raportointia. Suuri työmäärä haittaa kehittämistä ja vastuiden sopimista. Hoito-, palvelu- ja kuntoutussuunnitelmien ajantasaistaminen ei toteudu. Hoitopäivät 65v.- Keskeisimmät asiakasprosessit kuvataan, tavoitearvo kuvattu 3 kpl (kotiutuksen toim.malli, ym). Kuvatut asiakasprosessit Asiakasprosessien kuvaaminen ei toteudu. Vastuut epäselviä palveluketjujen välillä. Prosessikuvauksen osaamisen puute. Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Asiakaslähtöinen toiminta Yhteisöllisyyden kehittäminen Hyvinvointiasemat tukevat ikääntyvien itsenäisyyttä, kotona asumista ja sosiaalisten suhteiden ylläpitoa alueellisesti. Kasvutavoite +5%. Hyvinvointiasemien käyttäjämäärän kasvu (%) Alueellisten yhteistyökumppaneiden sitouttamisen haaste/ pieni määrä toimijoita. Järjestöyhteistyön tavoitteena on monialainen toimijuus, joka tukee ikääntyneiden palveluiden laaja-alaista toteutusta. Tavoite _lkm., Sovitut yhteistyömuodot Alueellisten asukasfoorumien toiminta on vahvistunut. Toteutuneet tilaisuudet (kpl) Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Elinvoimainen kaupunki Yrittäjyyden edistäminen päätöksenteossa ja johtamisessa Otetaan käyttöön säännöllisen kotihoidon palveluseteli Palveluseteliasiakkaat Palvelusetelin määrittäminen, laskenta ja palvelukuvaukset vaativat työaikaa. Tiukka työtahti haittaa kehittämistä. Asiakkaat eivät koe palveluseteliä vaihtoehtona palveluiden hankinnassa.
Palvelusetelituottajat Sovitaan kaupungin ja palveluntuottajien välisistä yhteistoimintamalleista. Ostopalvelutuottajat Palveluntuottajien rekrytointi ja PSOP:n käyttö haasteellista. Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Tasapainoinen talous Optimaalinen palvelutarjonta ja -verkko RAI- asiakasarviointimittarin tuloksia hyödynnetään tarvelähtöisen toiminnan toteutukseen tiimi- ja yksikkökohtaisesti, asiat dokumentoitu (hyödynnetään THL:n raportointi 6 kk:n välein). Asiakasarvioinnit Eteläinen alue Henkilöstö ei osaa hyödyntää Rai-mittarin tuloksia arjen työn toteutuksessa. Ei osata käyttää johdon työvälineenä työn kehittämisessä ja arvioinnissa. Taloudelliset resurssit eivät tue RAI:n käyttöönoton laajentamista. Asiakasarvioinnit Keskinen alue Asiakasarvioinnit Pohjoinen alue Määritellään palveluntarpeen muutosta ennakoivia mittareita. Ennakoivaa asiakkaan palveluntarvetta koskevaa tietoa ei saatavilla. Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Tasapainoinen talous Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Vahvistetaan työyhteisöjen osallistavien ja dialogisten toimintamallien käyttöä. Toteutuneet tilaisuudet (kpl) Muutokseen ei sitouduta tai asiaa ei nähdä tärkeänä, oman toiminnan arviointia ei koeta tarkoituksenmukaisena, työnantajana ei mahdollisuutta vaikuttaa pitkiin poissaoloihin (vakavat sairaudet). Kaikissa yksiköissä työhyvinvointi parantunut oman toiminnan arvioinnin kehittämisen kautta (tavoitearvot sl-poissaolot 12pv/hlö, koen mielekkyyttä työssäni 8). Sairauspoissaolot (kpv/hlö) Henkilöstötyytyväisyys (1-10) Talousarvion toiminnalliset tavoitteet: Tasapainoinen talous
Vastuullinen ja osallistava johtaminen Vastuualueet selkeästi määritelty ja vastuualueet kaikkien tiedossa (organisaatiomuutos 1.1.2015). Esimiesten ajan puute (määrittely, vastuuttaminen). Arjen työn haasteellisuus. Johtamista ja toiminnan organisoimista tukevaan kehittämistyöhön ei aikaa. Uusien toimintamallien kehittäminen ja käyttöönotto viivästyy ajanpuutteen johdosta. Osallistavan johtamisen menetelmät käytössä. Osaamisen vahvistaminen ei toteudu suunnitellun mukaisena. Johtamisen koulutus ei toteudu, esimiehet eivät sitoudu muutokseen. TA 2015 kehys tiukka, sitoo voimavaroja arjen työn toteutukseen. Talouden ja toiminnan kuukausitason seuranta käytössä kaikille johtamisen tasoilla ja seurannan perusteella sovitaan tarvittavista toimenpiteistä, muutokset dokumentoidaan. Talous (informatiivinen tieto) Ikääntyneiden palvelut Tuloarviot ja määrärahat 1000 e TP 2013 TA 2014 MUUTETT U TA 2014 TA 2015 muutos muutos % Toimintatulot 17 283 16 322 16 322 16 475-153 0,9 Myyntitulot 861 1 010 1 010 676 334-33,0 Maksutulot 14 325 13 666 13 666 13 560 105-0,8 Tuet ja avustukset 335 10 10 341-331 3 308,5 Muut toimintatulot 1 762 1 637 1 637 1 898-261 15,9 Toimintamenot 88 571 92 480 92 655 92 727-72 0,1 Henkilöstömenot 51 183 49 688 49 862 49 187 676-1,4
Palvelujen ostot 24 079 28 953 28 953 28 789 164-0,6 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 2 071 1 996 1 996 1 967 29-1,4 Avustukset 4 438 5 014 5 014 6 200-1 185 23,6 Muut toimintamenot 6 800 6 829 6 829 6 585 245-3,6 Toimintakate -71 288-76 158-76 332-76 252-81 -0,1 Laskennalliset kustannukset Poistot ja arvonalentumiset 280 227 227 291 Henkilöresurssit TP 2013 TA 2014 TA 2015 TS 2016 TS 2017 Henkilötyövuosina 1 168,0 1 181,1 1 110,0 1 124,0 1 128,0 Toiminnan volyymi TP 2013 TA 2014 TA 2015 TS 2016 TS 2017 Säännöllisen kotihoidon asiakkaat 2 205 2 300 2 305 2 306 2 306 Säännöllisen kotihoidon peittävyys % /75-vuotta täyttäneet 13,0 13,0 13,2 13,5 13,5 Asumispalveluiden asiakkaat 1 092 1 110 1 160 1 165 1 165 Tehostetun palveluasumisen peittävyys % /75-vuotta täyttäneistä 6,9 7,0 9,0 9,3 9,3