1 (23) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 22.3.2010 LIIKUNTAVÄLINEET
2 (23) Seutukeskus Oy Häme (www.seutukeskus.net) on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen palkka- ja taloushallinnosta, ICT-palveluista sekä hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta. Lisäksi yhtiön palveluihin kuuluvat projektinhallintapalvelut. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö (www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne liikuntavälineistä (puitejärjestely) tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi + optio 1 vuosi (2 + 1 + 1 vuotta). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Puitesopimustoimittajiksi valitaan yksi (1) toimittaja tai vähintään kolme (3) toimittajaa. Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS N KUVAUS Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän puitesopimuksen piiriin nykyisten liikuntavälineiden sopimustensa päättymisen jälkeen. Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat liikuntavälineiden hankinnat. Tarkempi kuvaus hankinnasta on liitteessä numero 2. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. Tilaajilla on sopimusaikana oikeus päättää tapauskohtaisesti siitä, miltä puitesopimustoimittajalta ne tuotteet hankkivat. Tilaajilla on kuitenkin oikeus pyytää tapauskohtaisesti tarjous (ns. minikilpailutus) kaikilta puitesopimustoimittajilta, erityisesti projektitoimitusten osalta. Yli 2 000 euron (alv 0 %) tilauksille/toimituksille hinnan on oltava sopimuskaudella alhaisempi kuin tarjouksessa tarjottu hinta. Tarjoaja tullessaan valituksi toimittajaksi sitoutuu siihen, että se osallistuu sopimuskaudella kaikkiin puitejärjestelyn sisällä järjestettäviin kilpailutuksiin, mikäli kaikki kysytyt tuotteet löytyvät tarjoajan valikoimasta.
HANKINTAPOLITIIKAN TAVOITTEET 3 (23) Seudullisen palveluratkaisun tavoitteet ovat: - toimintaympäristön hallittavuuden merkittävä parantaminen, - kustannusten alentaminen, - toimintaprosessien merkittävä standardointi ja dokumentointi, - loppukäyttäjän arjen helpottaminen, - sitoutumisasteen lisääminen, - henkilöstön osaamisesta huolehtiminen, - resurssien oikea kohdentaminen, - laadukkaiden ja käytössä toimivien tuotteiden hankkiminen, - tuotteiden hankkiminen kilpailukykyisillä hinnoilla, sekä - tuotteiden oikeanaikainen toimittaminen. Ostajapuoli korostaa, että hankinnan tavoitteena on kohdentaa sopimukseen liittyvien yhteisöjen tilaukset rajatulle määrälle toimittajia, jolloin toimittajakohtainen myyntivolyymi kasvaa ja katetaso prosenteissa alenee, toimittajan euromääräisen katteen kuitenkin kasvaessa. Lisäksi tavoitteena on vähentää molemminpuolista työtä, koska puitejärjestelyn sisäisiin tilauksiin ei lähtökohtaisesti sovelleta lainsäädännön mukaista muodollista hankintaprosessia kaikilta osin. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on puitejärjestely, johon toimittaja/toimittajat valitaan avointa menettelyä käyttäen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 22.3.2010. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on puitesopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa puitesopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon.
ASIAKIRJOJEN JULKISUUS 4 (23) SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. Valitun toimittajan/valittujen toimittajien on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVA- RAT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.
5 (23) Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. sopimus 2. sopimuksen liitteet 3. tarjouspyyntö liitteineen 4. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) 5. tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Puitesopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä ja päättyy aikaisintaan kahden (2) vuoden ja viimeistään neljän (4) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta, ellei sitä jommankumman sopimusosapuolen toimesta kirjallisesti irtisanota. Irtisanomista ei tarvitse välttämättä perustella. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Hankintakausi on muotoa 2 vuotta + optio 1 vuosi + optio 1 vuosi (2 + 1 + 1 vuotta). Jos optiovuotta ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen optiovuoden alkua. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän tuoteryhmän seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Mikäli myyjä irtisanoo sopimuksen, on ennen irtisanomista ostajalle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä.
6 (23) Ostajalla on oikeus sanoa koko syntyvä puitesopimus irti kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Myyjän puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta neuvottelujen päättymisestä. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oikeutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. Sellaisissa tapauksissa, joissa tilaajalla on hankintalain mukaan suorahankintaoikeus aikaisemmalta toimittajalta, on tilaajalla oikeus poiketa tämän tarjouskilpailun perusteella tehdyistä puitesopimuksista. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei.
7 (23) HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 5). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote- /laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat alennusprosentit ovat lähtökohtaisesti kiinteät koko sopimuskauden ajan. Alennusprosentit voivat kuitenkin nousta sopimuskauden aikana. Tarjoukset hinnoitellaan huomioiden tarjouspyynnön 2 000 euron ehto (ks. N KUVAUS -kohta). Tämä tarkoittaa sitä, että tarjouksissa annetaan hinta tilauksille/toimituksille 2 000 euroon asti. Tarjoajalla on kuitenkin sopimuskauden aikana oikeus tarjota tilauksille/toimituksille 2 000 euroon asti alhaisempaakin hintaa kuin tarjouskilpailussa annettu hinta. Yli 2 000 euron tilauksille/toimituksille hinnan on oltava sopimuskaudella alhaisempi kuin tarjouksessa tarjottu hinta. Sopimuskaudella hintojen on oltava samansuuruisille toimituksille samat loppuasiakkaasta riippumatta. Hinnat ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan (lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat), koskien myös tarjoajan voimassaolevaa hinnastoa/voimassaolevia hinnastoja. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Hinnankorotuksia seuraavalle kalenterivuodelle tulee esittää viimeistään 31.10. mennessä. Hinnanalennuksia voi esittää milloin tahansa sopimuskauden aikana. Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnanmuutoksia, jotka koskevat hintojen korottamista, voi esittää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa. Hinnanmuutosehdot koskevat myös tarjoajan voimassaolevaa yleistä hinnastoa/voimassaolevia yleisiä hinnastoja.
8 (23) Valittu toimittaja sitoutuu/valitut toimittajat sitoutuvat sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin puitesopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN, YMPÄRISTÖ SEKÄ TIETOTURVA RAPORTOINTI TIETOJÄRJESTELMÄT Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tilaajilla on oikeus mahdollisissa sopimusaikaisissa minikilpailutuksissa huomioida ympäristöllisiä seikkoja tarjousten vertailussa. Tilaajilla on oikeus hankkia ympäristöystävällisiä tuotteita valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Puitesopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu yhteen (1) seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle liitteen numero 3 mukaiset raportit sähköisesti Excel-muodossa. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Sonet-varastonhallintajärjestelmä Hämeenlinnan kaupungin, Janakkalan kunnan ja Koulutuskeskus Tavastian käytössä on Sonet-varastonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tuottaa PDF-muotoisia ostotilauksia, jotka tällä hetkellä lähetetään toimittajille sähköpostin liitteenä tai faksilla. Joillekin toimittajille tilaus tehdään puhelimitse. Jos tilaus on tehty varastonhallintajärjestelmällä, tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä aina tilauksen numeron. Tulevaisuudessa manuaalinen tilauksen lähetysprosessi on tarkoitus automatisoida, jonka jälkeen järjestelmä lähettää toimittajalle tilauksen sähköpostin liitteenä olevana PDF-muotoisena dokumenttina, xml-tiedostona tai siirtää tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavaan toimittajaportaaliin.
9 (23) Seudullinen tilausjärjestelmä (käyttöönotto v. 2011) Vuoden 2011 aikana tarkoituksenamme on ottaa käyttöön seudullinen sähköinen tilausjärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin toimittajien kanssa sekä toimittajien asiakaskohtaisten katalogien hyödyntämisen tuotteita tai palveluita tilattaessa. Toimittajalla tulee olla valmiudet toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo ja tuotteiden muutostiedot Seutukeskus Oy Hämeen myöhemmin ilmoittamalle katalogipalvelun ylläpitäjälle tai muodostaa ja ylläpitää asiakaskohtainen katalogi toimittajan käyttöön tarjottavassa toimittajaportaalissa ilman erillistä veloitusta (sis. tarjouksen hintoihin). Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko PDFmuotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. TOIMITUSAIKA Tarjoaja ilmoittaa tarkan toimitusaikansa (kuitenkin korkeintaan 15 työpäivää) tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5), lukuun ottamatta tehdastilaustuotteita, joissa toimitusaika saa olla korkeintaan kymmenen (10) viikkoa. Tarjoaja tullessaan valituksi toimittajaksi sitoutuu lähettämään pyynnöstä kahden (2) viikon sisällä luettelon sen mahdollisista tehdastilaustuotteista ostajalle (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Projektitoimituksissa tilaaja ja toimittaja voivat sopia keskenään muustakin toimitusajasta (liittyen esimerkiksi siihen, milloin uudisrakennuskohde on siinä vaiheessa, että sinne voidaan tuoda liikuntavälineitä). Toimittajalta on tarvittaessa löydyttävä kirjallinen dokumentaatio siitä, mitä toimitusajasta on tilaajan ja toimittajan kesken tarkalleen ottaen sovittu. Projektitoimitusten osalta toimittajan on hyvissä ajoin etukäteen ilmoitettava tilaajalle, milloin tarkalleen ottaen liikuntavälineiden toimitus (ja mahdollinen asennus) tapahtuu. Toimittajalla ei ole oikeutta toimittaa (ja asentaa) tuotteita ennen kuin tilaaja on hyväksynyt toimittajan esittämän ajankohdan. Jos toimittaja on esimerkiksi toimittanut liikuntavälineet uudisrakennuskohteeseen ilman tilaajan hyväksyntää ja liikuntavälineet vaurioituvat rakennustöiden seurauksena, on vastuu vaurioista toimittajalla. TOIMITUSEHTO Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna). Suurimmalla osalla sopimukseen mukaan tulevista yhteisöistä on useita eri toimituspisteitä. ASENNUSAIKA Asennukseen saa kulua korkeintaan viisi (5) työpäivää tai tilaajan ja toimittajan erikseen sopima aika. SANKTIOT Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta toimittajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut
10 (23) tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussanktiona 2 000 euroa ( ), alv 0 %. Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta/projektitoimituksissa tilaajan kanssa mahdollisesti erikseen sovitusta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona yksi (1) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta kalenteriviikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin kymmenen (10) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa, ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta/palvelun hyväksytystä suorittamisesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Toimitus on käytävä tilaajan kanssa läpi välittömästi, kun toimittaja on sitä mieltä, että toimitus on valmistunut sopimuksen mukaisin ehdoin (koskien toimittajan toimesta asennettavia tuotteita). Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä 1.1.2004 (tai sen jälkeen) voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on tulevaisuudessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja yms. kustannuksia sekä muita pientoimituslisiä kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa erikseen ilmoitettava pientoimituslisä ei hyväksytä. Sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehdyt tilaukset Kaikkien sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehtyjen tilauksiin liittyvien laskujen osalta edellytämme, että toimittaja lähettää ko. laskut verkkolaskuina. Tilausnumeron tulee olla tallennettuna laskun xml-tietoihin.
Muut tilaukset 11 (23) Muiden tilausten osalta toivomme saavamme laskut verkkolaskuina. OSTOHYVITE Tarjottuihin hintoihin (ja tarjottujen alennusprosenttien kautta laskettaviin hintoihin) sisältyy 1,5 %:n palveluprosentti, jonka toimittaja palauttaa ostohyvitteenä Seutukeskus Oy Hämeelle vuosittain. Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä neljä (4) kertaa vuodessa. Ostohyvite lasketaan seuraavasti: Toimittajan sopimuksen kautta laskuttama kokonaismyynti kalenterivuodessa (jaettuna neljään jaksoon, kuukaudet 1-3, 4-6, 7-9 ja 10-12) * (kertaa) palveluprosentti = laskun loppusumma alv 0 %, johon lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Toimittajan on raportoitava kunkin edellä mainitun neljännesvuoden sopimuksen alainen kokonaismyynti (sisältää kaiken sopimuksen alaisen myynnin Seutukeskus Oy Hämeen osoittamille asiakkaille) seuraavasti: - kuukaudet 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - kuukaudet 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - kuukaudet 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - kuukaudet 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä Myynti raportoidaan Seutukeskus Oy Hämeen raportointia varten laatimalla raportointityökalulla. Selvyyden vuoksi todetaan, että ostohyvite on maksettava sopimusaikana toteutuneesta myynnistä riippumatta siitä, onko sopimus voimassa maksuhetkellä. Tämä tarkoittaa sitä, että jos sopimus loppuu kesken neljännesvuotta, esimerkiksi toukokuun loppuun, on toimittajan ilmoitettava ja maksettava ostohyvite kuukausilta 4-6 yllä kuvatulla tavalla. Palveluprosentti on kalenterivuosittain kiinteä, mutta Seutukeskus Oy Hämeellä on yksipuolinen oikeus muuttaa sitä kalenterivuosien välillä. Toimittajalla on tällöin oikeus tehdä vastaavat muutokset tuotteiden ja palvelujen myyntihintoihin. Mikäli toimittajan havaitaan antaneen väärää tietoa raportointikauden myyntiluvuistaan, on Seutukeskus Oy Hämeellä oikeus purkaa sopimus, sekä saada vahingonkorvauksena takautuvasti saamatta jäänyt ostohyvitetuotto. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5). Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 4. Hyväksytyn toimittajan/hyväksyttyjen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta.
HANKINTAPÄÄTÖS JA PUITESOPIMUS 12 (23) Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja puitesopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Puitesopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 19.4.2010 klo 12.00 mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään Kysymykset liikuntavälineistä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.net/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 5). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KY- SYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjoaja voi tarjota tarjouksessaan parempaa laatua kuin on pyydetty, mutta tällöin on tiedostettava se, että tarjoukset vertaillaan vain tarjouspyynnössä esitellyin perustein, eikä paremmasta laadusta välttämättä tarjousvertailussa hyvitetä. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt.
VASTAUSAIKA 13 (23) Tarjoukset on jätettävä 3.5.2010 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. Hintojen tulee kuitenkin olla voimassa kalenterivuoden kerrallaan (lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). VASTAUSOSOITTEET Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Liikuntavälinetarjous ). Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) tulee lisäksi palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin otsikoksi Liikuntavälinetarjous ). osoite: sähköposti: SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Aapo Korte Arvi Kariston katu 1 b, 1. kerros 13100 HÄMEENLINNA Aapo.Korte@seutukeskus.fi Edellä oleva osoite on sekä postiosoite että käyntiosoite. Jos paperilla oleva tarjous on ristiriidassa sähköpostitse toimitetun tarjouksen kanssa, niin paperilla oleva versio on pätevä.
PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 22.3.2010 14 (23) SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta Jussi Oksa hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 Sopimukseen liittyvät yhteisöt Kuvaus hankinnasta Raportointi Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake
SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT 15 (23) LIITE 1 Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. Ensivaiheessa: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki Hattulan kunta Janakkalan kunta Koulutuskeskus Tavastia (Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä) Vanajaveden Opisto (Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä) Hyria koulutus Oy Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy www.seutukeskus.net www.seuturekry.fi www.hameenlinna.fi www.hattula.fi www.janakkala.fi www.kktavastia.fi www.vop.fi www.hyria.fi www.hmlteatteri.fi www.hsvesi.fi Kantolan Kiinteistöt Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Tekninen Palvelukeskus Oy Häme TyöSyke Oy Hämeenlinnan Vanhusten Asuntosäätiö www.kehittamiskeskus.fi www.tekme.fi www.tyosyke.fi www.hvas.fi
16 (23) Perusopetus Hämeenlinnan kaupunki: www.hameenlinna.fi/opetus-ja-koulutus/perusopetus/ Hattulan kunta: www.hattula.fi/portal/fi/koulutus_ja_kirjasto/perusopetus/ Janakkalan kunta: www.janakkala.fi/fi/asuminen_ja_arki/perusopetus/ Lukio-opetus Hämeenlinnan kaupunki: www.hameenlinna.fi/opetus-ja-koulutus/lukiokoulutus/ Hattulan kunta: www.hattula.fi/portal/fi/koulutus_ja_kirjasto/parolan_lukio/ Janakkalan kunta: www.janakkala.fi/fi/asuminen_ja_arki/lukiokoulutus/ Varhaiskasvatus Hämeenlinnan kaupunki: www.hameenlinna.fi/lapsiperheiden-palvelut/varhaiskasvatuspalvelut/ Hattulan kunta: www.hattula.fi/portal/fi/perhe-_ja_sosiaalipalvelut/varhaiskasvatus/ Janakkalan kunta: www.janakkala.fi/fi/asuminen_ja_arki/varhaiskasvatus_ja_paivahoito/ Muu opetus ja koulutus Koulutuskeskus Tavastia: www.kktavastia.fi/portal/koulutuskeskus_tavastia/ (ammatillinen koulutus) Hyria koulutus Oy: www.hyria.fi/hyria (ammatillinen koulutus) Vanajaveden Opisto: www.vop.fi/opinto-ohjelma.htm (kansalaisopisto) Aimokoulu (Hämeenlinnan kaupunki): www.aimokoulu.com (taiteen perusopetus)
KUVAUS HANKINNASTA 17 (23) LIITE 2 Liikuntavälineitä ovat esimerkiksi pesäpalloräpylät ja -mailat sekä muut pesäpallotarvikkeet, jalkapallot ja jalkapallotarvikkeet, amerikkalaiset jalkapallot, käsi-, lento- ja koripallot, pehmeät opetuspallot eri lajeihin, voimisteluvanteet, -nauhat ja -pallot sekä muut voimistelutarvikkeet, kunto- ja terapiapallot sekä kuntoilutarvikkeet, joukkuenauhat ja peliliivit, merkkikartiot ja -lautaset, sähly- ja salibandymailat, sähly- ja salibandymaalit sekä muut sähly- ja salibandytarvikkeet, sulkapallot ja sulkapallomailat, tennispallot ja tennismailat, pöytätennispallot ja pöytätennismailat, jääkiekot ja jääkiekkomailat, ringetterenkaat ja ringettemailat, jääpallot ja jääpallomailat, kaukalopallot ja kaukalopallomailat, suunnistuskompassit ja suunnistustarvikkeet, yleisurheiluvälineet, uimaopetuksen välineet ja uinnin apuvälineet, sekä soveltavan liikunnan välineet. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä ainakin seuraavia tuotteita: - pesäpalloräpylöitä ja -mailoja, - jalkapalloja, - käsi-, lento- ja koripalloja, - voimisteluvanteita, -nauhoja ja -palloja, - liikuntapatjoja sekä jumppa- ja voimistelumattoja, - joukkuenauhoja ja peliliivejä, - sähly- ja salibandymailoja sekä sähly- ja salibandymaaleja, - sulkapalloja ja sulkapallomailoja, - tennispalloja ja tennismailoja, - jääkiekkoja ja jääkiekkomailoja, - ringetterenkaita ja ringettemailoja, sekä - suunnistuskompasseja. Tarjoajalla on oltava valikoimassaan vähintään 400 tuoteriviä liikuntavälineitä. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta sellaisia liikuntavälineisiin liittyviä tuotteita, joista ei ole olemassa omia erillisiä sopimuksiaan. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta urheilulattioita ja liikuntatilojen kalusteita (lukuun ottamatta katsomokalusteita ja sosiaalitilojen kalusteita), kuten pelaaja- ja tuomariaitioita, jääkiekkokaukaloita, yleisurheilun suojahäkkejä ja heittokehiä, käyntiportteja sekä lähiliikuntapaikkojen kalusteita, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Urheilulattioita ja liikuntatilojen kalusteita on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta jalkapallomaaleja, käsipallomaaleja, lentopallopylväitä ja -verkkoja, katukoripallotelineitä ja koripallotelineitä sisäkäyttöön, puolapuita sekä muita kiipeilytelineitä ja -järjestelmiä, salibandykaukaloita, sulkapallopylväitä ja -verkkoja, tennispylväitä ja -verkkoja, pöytätennispöytiä, jääkiekko- ja jääpallomaaleja, yleisurheilun alastulopehmusteita, telinevoimistelun välineitä, painimattoja, kamppailulajien tatameja ja muita alustoja, nyrkkeily- ja painonnostovälineitä, sekä kuntosalilaitteita, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Niitä (jalkapallomaaleja sekä kuntosalilaitteita) on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta. Pidätetään sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta sellaisten tuotekategorioiden tuotteita ja sellaisia tuotteita, joita ei sisälly ollenkaan puitesopimustoimittajien vakiomallistoihin (jos esimerkiksi puitesopimustoimittajilla ei ole vakiomallistoissaan soveltavan liikunnan välineitä, on tilaajilla oikeus hankkia soveltavan liikunnan välineitä muilta toimittajilta), sekä sellaisten tuotekategorioiden tuotteita ja sellaisia tuotteita, joita ei
18 (23) tilaajan mielestä ole puitesopimustoimittajien vakiomallistoissa riittävää valikoimaa (jos esimerkiksi puitesopimustoimittajilla on vakiomallistoissaan vain kahta erilaista pesäpalloräpylämallia, jotka eivät sovellu parhaalla mahdollisella tavalla tilaajan tarpeisiin, on tilaajalla oikeus hankkia pesäpalloräpylöitä muilta toimittajilta). Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Pääsääntöisesti tuotteet hankitaan kuitenkin puitesopimustoimittajilta. Tarjoajan myymien tuotteiden on oltava kestäviä ja laadukkaita, ja niiden on sovelluttava siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on tarkoitettu. Jos tuote ei sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on ostajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että toimittaja on ilmoittanut tilaajalle tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset yksiselitteisesti ennen tuotteen käyttöönottoa. Tuotteet eivät saa sisältää ftalaatteja. Jokaiseen projektitoimitukseen on sisällyttävä veloituksetta tarvekartoitus, jonka tulee käsittää ainakin tutustuminen liikuntavälineillä yms. varustettaviin tiloihin sekä ehdotuksen tekeminen tiloihin hankittavista liikuntavälineistä yms. ja niiden sijoittelusta. Kaikille säädettäville tuotteille on oltava suomenkieliset säätöohjeet ja kaikille koottaville tuotteille on oltava kuvalliset kokoonpano-ohjeet. Sekä suomenkieliset säätöohjeet että kuvalliset kokoonpano-ohjeet toimitetaan tilaajille tilaajien niitä pyytäessä, eli niitä ei tarvitse toimittaa tilaajille automaattisesti. Jos tuote toimitetaan tilaajalle kokoamattomana, eli tilaaja joutuu kokoamaan tuotteen itse, niin tällöin tilaajalle on kuitenkin toimitettava tuotteen mukana automaattisesti kuvallinen kokoonpano-ohje. Toimittajan on pyydettäessä toimitettava tilaajille kuvastot ja hinnastot sekä kaikki tarpeelliset ohjeet ja muut tiedot tilausten ja reklamaatioiden tekoa varten. Toimitusten myös Hämeenlinnan seudun ulkopuolisiin toimipaikkoihin on tapahduttava kaikkien sopimukseen liittyvien yhteisöjen (ja myöhemmin sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen) osalta tämän tarjouspyynnön liitteineen toimitusehtojen ja muiden ehtojen mukaisesti. Tarjoajalla tulee olla virka-aikaan (maanantai-perjantai, klo 8.00-16.00, lukuun ottamatta arkipyhiä) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun on tapahduttava suomen kielellä. Seutukeskus Oy Hämeen koulutarvikkeiden tarjouspyynnössä (7.2/2008) mainittiin seuraavasti: Koulutarvikkeilla tarkoitetaan pääsääntöisesti niitä tarvikkeita, jotka annetaan kouluissa ja oppilaitoksissa oppilaiden ja opiskelijoiden käyttöön, ja jotka tilataan pääsääntöisesti nk. perustilauksina. Perustilauksella tarkoitetaan 1.1. 31.5. välisenä aikana tehtyä tilausta, joka toimitetaan kouluun/oppilaitokseen yhtenä toimituksena ennalta määritellyn/sovitun aikataulun mukaisesti. Perustilauksen on tarkoitus kattaa pääosin koko seuraavan lukuvuoden käyttötarve. Koulutarvikkeita ovat esimerkiksi lyijykynät, kuulakärkikynät, pyyhekumit, kynänteroittimet, viivaimet, harpit, kouluvihkot, vihkonsuojakannet, kirjamuovit, luentopaperit, konseptipaperit ja taululiidut. Suurin osa koulutarvikkeista on toisin sanoen toimistotarvikkeita, kuitenkin sillä erotuksella, että tavallisissa toimistotarvikehankinnoissa ei ole käytössä nk. perustilauskautta. Hankinnan piiriin eivät kuulu opetusvälineet ja -tarvikkeet, joita ovat esimerkiksi esityskalusteet ja -taulut sekä AVkalusteet, liikuntavälineet, teknisen työn koneet ja laitteet sekä materiaalit, luonnontieteiden (matematiikka, luonnontieto, fysiikka, kemia, biologia ja maantiede) opetusvälineet, päiväkotien leikkivälineet, sekä soittimet ja musiikkitarvikkeet.
19 (23) Kuvataiteen välineet ja tarvikkeet sekä askarteluvälineet ja -tarvikkeet ovat tilanteesta riippuen joko koulutarvikkeita tai opetusvälineitä ja -tarvikkeita. Kuvataiteen välineet ja tarvikkeet sekä askarteluvälineet ja -tarvikkeet kuuluvat tämän hankinnan piiriin, mutta ne kuuluvat myös opetusväline- ja opetustarvikehankinnan piiriin. Osa muistakin opetusvälineistä ja -tarvikkeista voi kuitenkin kuulua myös koulutarvikehankinnan piiriin silloin, kun niissä on käytössä nk. perustilauskausi, ja kun ne hankitaan pääsääntöisesti perustilauksina. Toisin sanoen tilaajilla on perustelluista syistä oikeus hankkia liikuntavälineitä myös koulutarvikkeiden sopimustoimittajalta. Pääsääntö on kuitenkin se, että nämä hankitaan tämän tarjouskilpailun kautta valituksi tulleelta toimittajalta/tulleilta toimittajilta. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön jako opetusvälineisiin ja -tarvikkeisiin alatuoteryhmittäin on seuraava: - 1 Esityskalusteet ja -taulut sekä AV-kalusteet - 2 Liikuntavälineet - 3 Teknisen työn koneet ja laitteet - 4 Luonnontieteiden (matematiikka, luonnontieto, fysiikka, kemia, biologia ja maantiede) opetusvälineet - 5 Soittimet ja musiikkivälineet - 6 Päiväkotien leikki-, liikunta- ja muut välineet - 7 Askartelutarvikkeet sekä kuvataiteen välineet ja tarvikkeet - 8 Kankaat sekä ompelu- ja käsityötarvikkeet - 9 Muut opetusvälineet ja -tarvikkeet Muita opetusvälineitä ja -tarvikkeita ovat esimerkiksi äidinkielen ja vieraiden kielten opetusvälineet, erityisopetuksen opetusvälineet, oppimispelit sekä opetusohjelmat. Pidätetään oikeus hankkia puitesopimustoimittajilta alatuoteryhmän 9 (muut opetusvälineet ja -tarvikkeet) tuotteita, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Muita opetusvälineitä ja -tarvikkeita on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin puitesopimustoimittajilta. Tilaajilla on sopimuskauden aikana oikeus hankkia päiväkotien liikuntavälineitä sekä alatuoteryhmän 2 (liikuntavälineet) puitesopimustoimittajilta että alatuoteryhmän 6 (päiväkotien leikki-, liikunta- ja muut välineet) puitesopimustoimittajilta.
RAPORTOINTI 20 (23) LIITE 3 Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan ilman eri veloitusta seuraavaan sopimuksen hallinnointiin liittyvään raportointiin: Kaikki tunnuslukuarvot ja raportit myyjä sitoutuu toimittamaan sähköisesti Excel-muodossa. Ostaja vastaa raportointipohjien laadinnasta. Ostajan velvollisuutena on vaatia alla mainittuja raportteja myyjältä. Myyjä ei ole velvollinen toimittamaan raportteja ilman ostajan pyyntöä. Ostaja antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet raportointimenettelystä pyytäessään raportteja myyjältä. Ostaja ja myyjä käyvät raportointiperiaatteet ja raporttien muodon/sisällön läpi hankintaneuvotteluissa. RAPORTOINTITASOT Taso 1 Taso 2 Taso 3 Seutukunta (kunnat ja yhteisöt yhteensä) Kunta tai yhteisö Toimituspiste kunnassa tai yhteisössä TUNNUSLUKUARVOT Alkavan vuoden helmikuuhun mennessä toimittajan tulee lähettää Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta ja - kilpailuttamisyksikölle euromääräinen arvonlisäveroton myynti edelliseltä vuodelta kunnittain/kuntayhteisöittäin eriteltynä (taso 2). Myyjä on velvollinen toimittamaan erikseen niin pyydettäessä seurantajaksoittain ostajalle myynnin toimituspisteittäin eriteltynä (taso 3) ja alla luetellut tunnuslukuarvot seutukuntatasolta (taso 1): TOIMINTA Kokonaismyynti, eli myynti yhteensä (alv 0 %) OSTO- JA MYYNTIKÄYTTÄYTYMINEN Tilausten lukumäärä kpl Toimitusten lukumäärä kpl Pientoimitusten lukumäärä kpl Pientoimitusten euromäärä (alv 0 %) Laskujen lukumäärä kpl PALVELUKYKY Toimitusvarmuus % Reklamaatioiden lukumäärä kpl Toimittajan tulee pyydettäessä toimittaa ostajalle veloituksetta reklamaatioista luettelo, josta selviää ainakin reklamaation aihe, reklamaation tekijä sekä tieto siitä, kuinka reklamaatioon on reagoitu ja mihin toimenpiteisiin reklamaatio on johtanut.
OSTOHYVITERAPORTTI 21 (23) Seutukeskus Oy Häme laskuttaa palveluprosentin määrittämän osuuden toimittajan sopimuksen alaisesta kokonaismyynnistä neljä (4) kertaa vuodessa. Tätä maksua kutsutaan ostohyvitteeksi. Toimittajan on raportoitava kunkin neljännesvuoden sopimuksen alainen kokonaismyynti (sisältää kaiken sopimuksen alaisen myynnin Seutukeskus Oy Hämeen osoittamille asiakkaille) seuraavasti: - 1-3, huhtikuun 15. päivään mennessä - 4-6, elokuun 15. päivään mennessä - 7-9, lokakuun 15. päivään mennessä - 10-12, seuraavan vuoden tammikuun 7. päivään mennessä Myynti raportoidaan Seutukeskus Oy Hämeen raportointia varten laatimalla raportointityökalulla. ABC-POHJAINEN KULUTUSRAPORTTI Myyjän on toimitettava ABC-pohjainen kulutusraportti toimitetuista tuotteista seutukuntatasolta (taso 1). Seuraavassa on yksinkertaistettu esimerkki raportista: NIMIKE EUROMÄÄRÄ YKSIKKÖMÄÄRÄ Tuote A 3 000,00 20 Tuote B 2 000,00 20 Tuote C 1 500,00 30 Tuote D 1 000,00 20 Tuote E 500,00 10 Yhteensä 8 000,00 100 Raportista tulee selvitä tuotteen nimi, kunkin tuotteen osalta myynti yhteensä euroissa (alv 0 %) kyseessä olevalta ajanjaksolta (tavallisesti kalenterivuodelta) sekä kunkin tuotteen osalta myynti yhteensä yksiköissä.
HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET 22 (23) LIITE 4 Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Painoarvo Pistemäärä 1) HINTA 60 % 0-60 pistettä 2) LAATUTEKIJÄT 25 % 0-25 pistettä 3) TOIMITUSAIKA 15 % 0-15 pistettä YHTEENSÄ 100 % 0-100 pistettä Hinta: Laatutekijät: Edullisin hinta saa vertailussa 60 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: edullisin hinta / vertailuhinta * 60 pistettä. Laatutekijöiden osalta arvioidaan tarjoajan ilmoittamia aikoja tuotteiden takuuseen ja takuunaikaiseen huoltopalveluun liittyen. Pisin tuotteiden takuuaika saa vertailussa 20 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: vertailutakuuaika / pisin takuuaika * 20 pistettä. Lyhin takuunaikaisen huoltopalvelun vasteaika saa vertailussa viisi (5) pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: lyhin vasteaika / vertailuvasteaika * 5 pistettä. Maksimipistemäärä laatutekijöistä yhteensä on 25 pistettä. Toimitusaika: Toimitusaika pisteytetään tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa (liite numero 5) mainittujen pisteytysperusteiden mukaisesti. Maksimipistemäärä toimitusajasta on 15 pistettä. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.