KOTIHOIDON KEHITTÄMISSUUNNITELMA 2014 Marjo Salminen Kaija Muhonen Marita Marttila Sari Koistinen
2 JOHDANTO Loimaalla on laadittu ikäihmisten palveluiden strategia vuonna 2012 ja ikäihmisten palveluiden palveluverkkoselvitys vuonna 2013. Erityisesti vuoden 2013 aikana on toteutettu strategian ja palveluverkkoselvityksen viitoittamia uudistuksia ikäihmisten palveluissa. On purettu varsin laitospainotteista palvelurakennetta. Vuoden 2014 alusta alkaen voidaankin todeta ikäihmisten palvelurakenteen Loimaalla olevan valtakunnallisten suositusten mukainen. Jotta avohoitopainotteista palvelurakennetta voitaisiin ylläpitää jatkossakin, on nähty tärkeäksi nostaa kotihoito kehittämistyön keskiöön terveys- ja hoivapalveluiden vuoden 2014 toiminnassa. Perusturvalautakunta on edellyttänyt, että sille valmistellaan kotihoidon kehittämissuunnitelma vuoden 2014 kevään aikana.,, Marjo Salminen, Marita Marttila, Kaija Muhonen, Sari Koistinen, on alkanut toimia aktiivisesti heti tammikuussa 2014 valmistellen kehittämissuunnitelmaa. Kotihoidon nykytilannetta on kuvattu ja arvioitu kattavasti. Kehittämisehdotukset on listattu taulukkoon. Kehittämistoimille on nimetty vastuuhenkilöt. Useissa kehittämisehdotuksissa on ryhdytty tuumasta toimeen ja uudistuksia on toteutettu jo ennen kehittämissuunnitelman käsittelyä perusturvalautakunnassa. Jotta kotihoidon kehittämisen kokonaisuus hahmottuisi paremmin, on taulukkoon listattu myös jo vuonna 2013 toteutetut kehittämistoimet. KOTIHOITO LOIMAAN SOSIAALI- JA TERVEYSPALVELUKESKUKSEN TERVEYS- JA HOIVAPALVELUISSA TOUKOKUUSSA 2014 Kotihoito toimii kahdeksassa eri tiimissä: Kartanonmäki 1, 2 ja 3, Mellilä, Metsämaa, Alastaro, Loimikoti ja Hirvikoski ( yhdistetty Hirvikoski ja Tiaisentie). Lisäksi on yksi yhteinen yöpartio, joka toimii koko Loimaan alueella. Kotihoidon henkilöstö: sairaanhoitajia on 14, lähihoitajia on 60 ja lähihoitajan varahenkilöitä on viisi. Lisäksi on kaksi lähihoitajaa, jotka työskentelevät kokoaikaisesti lapsiperheiden kotipalvelussa, pääsääntöisesti arkisin klo 8-16. Yksikön esimiehinä toimivat kotihoidon osastonhoitaja ja apulaisosastonhoitaja. Jokaisessa tiimissä on hoidollisena vastuuhenkilönä yksi sairaanhoitaja (Kartanonmäki 1: kaksi sairaanhoitajaa) ja tiimin asiakasmäärän vaatima määrä lähihoitajia. Henkilöstövahvuudet työvuoroissa: Kartanonmäki 1: arkiaamussa kuusi lähihoitajaa ja arki-illassa kaksi lähihoitajaa, viikonloppuisin aamussa kolme ja illassa kaksi lähihoitaja,
3 Kartanonmäki 2: arkiaamussa neljä lähihoitajaa ja arki-illassa yksi lähihoitaja, viikonloppuisin aamussa kaksi ja illassa yksi lähihoitaja, Kartanonmäki 3: arkiaamussa kolme lähihoitajaa ja arki-illassa yksi lähihoitaja, viikonloppuisin aamussa kaksi ja illassa yksi lähihoitaja, Mellilä: arkiaamussa kaksi-kolme lähihoitajaa ja arki-illassa yksi lähihoitaja, viikonloppuisin aamussa kaksi ja illassa yksi lähihoitaja, Metsämaa: arkiaamussa kolme lähihoitajaa ja arki-illassa yksi lähihoitaja, viikonloppuisin aamussa sekä illassa yksi lähihoitaja. Yhden henkilön työpanosta osoitetaan arkisin keittiötehtäviin noin 2 tuntia päivässä. Alastaro: arkiaamussa neljä lähihoitajaa ja arki-illassa yksi lähihoitaja, viikonloppuisin aamussa kaksi ja illassa yksi lähihoitaja, Loimikoti: arkiaamussa kolme-neljä lähihoitajaa ja arki-illassa yksi lähihoitaja, viikonloppuisin aamussa kaksi ja illassa yksi lähihoitaja, Hirvikoski: arkiaamussa kahdeksan lähihoitajaa ja arki-illassa kolme lähihoitajaa, viikonloppuisin aamussa viisi ja illassa kolme lähihoitajaa. Lisäksi arkisin on yksi keittiötehtävissä (kotiavustajan koulutus). Yöpartiossa työskentelee vakituiset yötyöntekijät: kaksi lähihoitajaa ja kaksi sairaanhoitajaa sekä ½ lähihoitajan varahenkilö. Yöpartio työskentelee sairaanhoitaja-lähihoitaja työparina. 1.4.2013 alkaen kotihoidossa työskentelee sairaanhoitaja 24/7. Näin kotihoidon sairaanhoidollista osaamista on saatu vahvistettua, lähihoitajilla on mahdollisuus konsultoida yksikön omaa sairaanhoitajaa kaikkina aikoina ja kotisairaalatoiminnalle mahdollistetaan paremmat henkilöstöresurssit toimia. Tämä toteutetaan niin, että sairaanhoitajille on laadittu ns. kiertävä listapohja. 11 sairaanhoitajaa kiertää ja yksi tekee omaa riviään, koska hän työskentelee ikäneuvolassa. Kotisairaalasta vastaava sairaanhoitaja on myös kiertopohjassa mukana. Arki-illassa on yksi sairaanhoitaja vuorollaan, viikonloppuisin yksi sairaanhoitaja on aamuvuorossa klo 7-15 ja klo 15-21 varalla. Yksi sairaanhoitaja työskentelee ns. resurssihoitaja ja paikkaa tiimejä oman sairaanhoitajan ollessa vapaapäivällä tai muuten poissa. Ns. päivystävän sairaanhoitajan tavoittaa aina yhdestä ja samasta puhelinnumerosta, näin henkilöstön ei tarvitse miettiä, kuka milloinkin on työvuorossa.
KOTIHOIDON KEHITTÄMISSUUNNITELMA 2014 TAULUKKOMUODOSSA: Kehittämiskohde Sisältö Vastuuhenkilö Aikataulu Raportointi ja seuranta Työajan käytön seuranta: Käytössä on järjestelmä, josta pitäisi voida seurata työajan käyttöä erilaisiin toimintoihin. Erityisesti olisi tarpeellista voida seurata välittömän potilas- / asiakastyön osuutta. Vuonna 2010 käyttöön otettu Pegasos Mukana ei ole toiminut optimaalisesti missään vaiheessa. Koska järjestelmä ei toimi, ei saada luotettavaa seurantatietoa. Ongelmia on niin ohjelmistossa, käytetyssä tekniikassa (puhelimet) kuin käyttötavoissakin. Paikoitellen esiintyy myös verkkoon liittyvää ohjelmien toimimattomuutta. Pegasos Mukana seurantapalaveri pidetty 14.2.2014. Selvitelty mahdollisuudet ja tavat kohentaa tilannetta ohjelmiston ja tekniikan osalta. Seurantapalaverit on jatkossa tarpeen pitää säännöllisesti ja riittävän usein, ettei pääse syntymään nykyisenkaltaista tilannetta. Pegasos Mukana seurantapalaveri pidetty 14.2.2014. Selvitetty mahdollisuudet ja tavat kohentaa tilannetta. Saatu tieto siitä, että verkon toimimattomuus tietyllä alueella ei häiritse Mukana -version toimintaa: kun verkko taas palaa, tallentuvat verkottomalla alueella tehdyt toimenpiteet kyllä järjestelmään. Seuraava seurantapalaveri on sovittu pidettäväksi 3.6.2014. Saadaan tarjous Pegasos Mukana päivityksestä. Päivityksen pitäisi poistaa ongelmat ohjelmiston käytöstä. Samassa yhteydessä earkiston edellyttämä rakenteinen Pyydetty tarjous seurantapalaverissa 14.2.2014. Saatu tarjous ja tehty hankintapäätös (Tuija Ojala)
5 kirjaaminen mahdolliseksi myös Pegasos Mukana versiossa, siis asiakkaan kotona. Uusitaan kotihoidon käytössä olevat puhelimet, jolloin saadaan asiakkaan luona olevan matriisikoodin lukeminen helpommaksi. Jatkossa kirjautuminen ilman koodin lukua ei ole sallittua. Tilapäisratkaisuna suoritetaan kotihoidon työajan käytön seuranta manuaalisesti viikolla 11 vuonna 2014. Rakennetaan Pegasos Mukanaan manuaalisen työajan käytön seurannan kanssa verrannolliset työajan Kari Äikää 14.3.2014. Päivitys on toteutettu 26.3.2014. Pyydetty ohjeet tarvittavista, toimivista puhelimista seurantapalaverissa 14.2.2014. Puhelimet hankittu viikolla 12. Puhelimet on otettu käyttöön Pegasos Mukana -versiopäivityksen yhteydessä. Nyt matriisikoodin lukeminen onnistuu ja on helppoa. Työajan käytön seuranta 10.3.-16.3.2014 manuaalisesti. Tulosten analysoiminen kevään aikana kehittämissuunnitel man tarpeisiin. Kevät 2014, Pegasos Mukana päivitykseen liittyvän koulutuksen
6 Tietoa käytetyn järjestelmän ja siihen liittyvän tekniikan kehityksestä ei ole saatu tarpeellisella tavalla. Järjestelmän toimivuus ja sen kehittäminen organisaatiossa on kärsinyt. Potilashallintojärjestelmän päivitysten ongelmallinen toteuttaminen. Pegasos- ja Pegasos Mukana osaamisessa ja käytössä puutteita kotihoidon henkilökunnan piirissä. Osaamis- ja käyttötasoissa on suurta vaihtelua. käyttöä seuraavat parametrit. Sovitaan CGI:n kanssa säännöllisestä tiedottamisesta ja seurantapalavereista. CGI suositteli seurantapalaverissa testiympäristöjen rakentamista niin Pegasosta kuin Pegasos Mukana:akin varten. Testiympäristöt helpottaisivat päivitysten toteuttamista. Testiympäristö sekä Pegasokselle että Pegasos Mukana:lle. Tämä toimisi samalla koulutusympäristönä. Sari Koistinen Sari Koistinen yhteydessä. Sovittu seurantapalaverissa 14.2.2014 pysyvät tiedon saamistavat ja seuraava seurantapalaveri pidettäväksi 3.6.2014. Seurantapalaverissa 14.2.2014 on pyydetty Hanna Maneliukselta (CGI) yhteydenottoa testiympäristöjen luomiseksi. 28.3. Manelius on ilmoittanut emaililla, ettei CGI:llä ole tällä hetkellä resursseja hankkeeseen. Palataan asiaan syksyllä earkisto -projektien päätyttyä. Seurantapalaverissa 14.2.2014 on pyydetty Hanna Maneliukselta (CGI) yhteydenottoa testiympäristöjen luomiseksi.
7 Pegasos Mukana päivityksen yhteydessä yhtenäiset ohjelmistojen käyttöohjeet koko kotihoidon henkilökunnalle. Pegasos Mukana päivityksen yhteydessä laaja koulutus vastuukäyttäjille, joita ainakin 1 työryhmää kohden. Koko henkilökunnalle samansisältöinen ja laajuinen koulutus vastuukäyttäjien toimesta. Tilastoinnista ja raportoinnista koulutusta esimiehille ja 28.3. Manelius on ilmoittanut emaililla, ettei CGI:llä ole tällä hetkellä resursseja hankkeeseen. Palataan asiaan syksyllä earkisto -projektien päätyttyä. Kirisi Theodorakis Kevät 2014, Pegasos Mukana päivitykseen liittyvän koulutuksen yhteydessä. Ohjeet ovat nyt kaikkien käytettävissä. 0,5 päivän koulutus pää- ja vastuukäyttäjille toteutettu 2.4.2014. Koko henkilökunnan koulutus tämän jälkeen keväällä 2014. Järjestetty koko henkilökunnan käyttöön järjestelmän käyttöohjeet. 0,5 päivän koulutus esimiehille sekä
8 Työajan tehokas käyttäminen. vastuukäyttäjille. Pegasos Mukana päivityksen yhteydessä toteutetaan mahdollisuus kirjaamiseen asiakas- / potilaskäynnillä. Uudistetaan kotihoidon käytössä olevat puhelimet toimiviksi. Kari Äikää pää- ja vastuukäyttäjille toteutettu 2.4.2014. Pyydetty tarjous ohjelmistosta seurantapalaverissa 14.2.2014. Saatu tarjous ja tehty hankintapäätös (Tuija Ojala) 14.3.2014. Päivitys on toteutettu 26.3.2014. Koulutukset edellä kuvatusti kevään 2014 aikana. Nyt on mahdollista tehdä kirjaukset asiakaskäynnin yhteydessä. Ei tarvitse jonottaa koneille toimistossa. Ajan käyttö on tehokkaampaa. Pyydetty ohjeet tarvittavista puhelimista seurantapalaverissa 14.2.2014. Puhelimet hankittu viikolla 12.
9 Saavatko asiakkaat / potilaat palveluita samoin kriteerein? Määritellään palveluiden piiriin ottamiselle koko toimialueelle yhtenäiset kriteerit ja toimitaan niiden mukaisesti. Otettu käyttöön Pegasos Mukana -versiopäivityksen yhteydessä. Valmistellaan kriteerit perusturvalautakunn an kokoukseen toukokuulle 2014. Perusturvalautakunta Käydään läpi ja yhdenmukaistetaan kaikki palvelu- ja hoitosuunnitelmat Rava-läpileikkaustutkimus koko ikäihmisten palveluihin, kotihoidosssa työryhmittäin. Kuvataan nykyinen työryhmien rakenne ja niiden toimintatavat. Arvioidaan henkilöstön jakautuminen ja sijoittelu työryhmiin uudelleen. Suunnitellaan kustannustehokas Sari Koistinen Kriteerien vahvistamisen jälkeen 2014. Toteutettu viikoilla 10-11. Tulokset valmistuivat 2.4.2014. Tiedoksi perusturvalautakunn alle toukokuussa 2014. Kevät 2013 ikäihmisten palveluverkkoselvity ksen yhteydessä. Vuoden 2014 kuvaus valmistunut 3.4.2014. Perusturvalautakunta 2013-2014 / Perusturvalautakunta
10 työryhmäjako ja työryhmien rakenne. Ryhmille yhtenäiset toimintatavat. Palvelurakenteen vakiinnuttaminen avohoitopainotteiseksi ikäihmisten palveluiden strategian mukaisesti. Kotihoidon tehokkuuden ja vaikuttavuuden lisääminen. Ennaltaehkäisevä toiminta vanhuspalvelulain toteuttamiseksi. Ikäihmisten neuvontapalvelut kotihoidon toimintana. Kuntouttava työote kotihoidon henkilökunnan vakiintuneeksi työtavaksi. Tiaisentien palveluasuntojen siirtäminen kotihoidon toiminnaksi. 8 palveluasumispaikan vähennys. Kotihoitoon ympärivuorokautinen sairaanhoitajatyövoima. Kotisairaala- ja yöpartiotoiminta tehostuvat. Kotiuttaminen vanhustyön ohjaajan ja kotihoidon työryhmän sairaanhoitajan (tai päivystävän Ikäihmisten neuvola käynnistetty Kartanonmäellä kotihoidon toimintana 2013. Tähän on liitetty hoitajan ja lääkärin muistivastaanotot. Aktiivisesti ikääntyen hanke 2012-2014 vakiinnuttaa kuntouttavaa työotetta ja luo mahdollisuuksia. Toteutettu 1.4.2013. Toteutettu 2013. Toteutettu 2013.
11 sairaanhoitajan) välisenä yhteistyönä tehokkaasti niin omista yksiköistä kuin LAS:stakin. Parannetaan tiedon kulkua potilaan / asiakkaan siirtyessä hoidon portailta toisille. Aina käytettävissä työryhmän sairaanhoitaja taikka päivystävä sairaanhoitaja (24/7). Mahdollistaa nopean reagoimisen palvelutarpeeseen. Kotihoidon kehittämiseksi tehokkaasti koko kotihoito kaupungin omaksi toiminnaksi. Ostopalvelukotihoidon lopettaminen. Etsitään henkilökunnan kouluttamistarpeet: Saattohoito? Alueellinen saattohoitosuunnitelma? Mielenterveysongelmat? Päihdeongelmat? Hoitotaitojen päivitys? Parannetaan asiakkaiden / potilaiden mahdollisuutta Tehu-hankkeessa 1.5.2011 28.2.2014 laadittu Hoitajan lähete lomake käytettäväksi siirtotilanteissa. Toteutettu 2013. Perusturvalautakunn an päätöksen (2013) mukaisesti 1.4.2014 alkaen koko kotihoito kaupungin omaa toimintaa. Jatkuvana toimintana osana vuosittaista koulutussuunnitelma a. Tehu-hankkeessa 1.5.2011
12 vastata itsestään ja osallistua palvelunsa suunnitteluun / toteutukseen. Harkitaan aivan uusia toimintatapoja. Kuullaan esittely Doctagonin etälääkärimahdollisuudesta. Sari Koistinen 28.2.2014 laadittu Hoitotahto lomake ja jaettu informaatioja koulutustilaisuuksiss a tietoa lomakkeen käytöstä ja hoitotahdosta yleisemminkin. Doctagon esittely 24.2.2014. Mahdollinen pilotointi syksyllä 2014. Ryhmät Alastaro ja Loimikoti? Tutkitaan kevään 2014 aikana, voidaanko pilotti rahoittaa perintövaroin.