1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri) 1.2 Kuinka monta henkilöä hoitaa sivutoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri
2. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (AMS) Kyllä / Ei Tehtäväpohjainen / prosessipohjainen / organisaatiopohjainen Lisätietoja 2.1 Onko kunnalla hyväksytty ja voimassa oleva AMS? 2.2 Sisältyykö arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävänkulun kuvaukset? 2.3 Onko AMS ajan tasalla? 2.4 Jos AMS ei ole ajan tasalla, onko ajantasaistaminen/päivittäminen/uudistaminen käynnissä? 2.5 Mikäli kysymykseen 2.4 vastattiin myöntävästi, missä vaiheessa työ on? 2.6 Onko AMS tehtäväpohjainen / prosessipohjainen / organisaatiopohjainen 2.7 Onko kunnalla arkistokaava? 2.8. Onko nykyisin käytössä oleva arkistokaava ABC-kaava vai tehtäväpohjainen kaava?
3. TEHTÄVÄLUOKITUS JA DIAARIKAAVA Kyllä / Ei Hajautettu / keskitetty Asianhallintajärjestelmän nimi Lisätietoja 3.1 Onko kunnassa kirjaamo? 3.2 Onko kirjaamo hajautettu / keskitetty? 3.3 Onko kunnassa käytössä asianhallintajärjestelmä? 3.4 Mikä asianhallintajärjestelmä? 3.5 Mikäli kysymykseen 3.3 vastattiin kieltävästi, ylläpidetäänkö manuaalista hallintodiaaria? 3.6 Perustuuko diaarin asiaryhmitys (diaarikaava) AMS:n rakenteeseen?
4. OHJEET, SUUNNITELMAT JA SELOSTEET 4.1 Onko kunnan asiakirjahallinnolle laadittu ohjeet ja vaaditut suunnitelmat ja selosteet? Ovatko ohjeet ajan tasalla? Yleisohje (toimintaohje/käsikirja) Kyllä / Ei Ajantasalla (A) /vanhentunut (V) Ohjeen nimi Lisätietoja Asiankäsittelyn/kirjaamisen ohje Asiakirjojen laatimisen ohje Sähköpostin käsittelyohje Tietoturvaohje Asiakirjojen lainausohje Asiakirjojen hävittämisohje Tietopalveluohje Erityisaineistojen (esim. karttojen) käsittelyohje
5. ASIAKIRJA-AINEISTOT Hyllymetriä (hm) Rajavuodet Lisätietoja 5.1 Kunnan omien pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen hyllymetrimäärä? 5.2 Kunnan omien paperiasiakirjojen rajavuodet (miltä vuodelta vanhin asiakirja on?) 5.3 Siirtokunnossa olevien pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen hyllymetrimäärä? siirtokelpoisuudella tarkoitetaan, että aineisto on järjestetty, luetteloitu ja sijoitettu arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin
6. EDELTÄJÄORGANIAATIOIDEN ARKISTOAINEISTOT (koskee mahdollisia aiemmin toteutuneita kuntaliitoksia tai muita organisaatiomuutoksia) 6.1 Minkä edeltäjäorganisaation / -organisaatioiden tai muun kunnan arkistoaineistoa on kunnan hallussa? 6.2 Onko aineisto järjestetty ja luetteloitu arkistoluetteloihin? 6.3 Pysyvästi säilytettävän arkistoaineiston hyllymetrimäärä? Organisaatio Aineisto on luetteloitu (kyllä/ei) Hyllymetrimäärä Lisätietoja
7. ARKISTOTILAT 7.1. Kuinka monta eri päätearkistotilaa kunnalla on käytössään? 7.2. Missä arkistotilat sijaitsevat? 7.3. Ovatko päätearkistotilat Arkistolaitoksen arkistotilamääräyksen mukaiset? Päätearkistotilat (kpl) Sijainti Arkistokelpoisuus (kyllä / ei) Lisätietoja 7.4 Onko kunnalla käytössään lähiarkistotiloja? 7.7 Säilytetäänkö kunnan asiakirjoja mahdollisesti jossain muualla (esim. arkistolaitoksessa?) Kyllä / Ei Kyllä / ei Missä?
8. ASIAKIRJAHALLINNON TIETOPALVELU Kpl yht. Oman kunnan pyynnöt (kpl) Muiden organisaatioiden pyynnöt Yksityisten henkilöiden pyynnöt 8.1 Kuinka monta tietopalvelupyyntöä kohdistuu vuosittain kunnan asiakirjoihin? 8.2 Miten pyynnöt jakautuvat oman kunnan, muiden organisaatioiden ja yksityisten pyyntöihin?
9. KUNNAN OMIEN TARPEIDEN MUKAISTEN ASIOIDEN KARTOITUS Mahdollisia lisätietoja