FSD2737. Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eams:n käyttö Koodikirja

Transkriptio

1 FSD2737 Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eams:n käyttö 2011 Koodikirja YHTEISKUNTATIETEELLINEN TIETOARKISTO

2 c Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto, 2012 Tämän koodikirjan viittaustiedot: Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eams:n käyttö 2011 [koodikirja]. Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto [tuottaja ja jakaja], Koodikirja on luotu aineiston versiosta 1.0 ( ). Aineisto on kuvailtu mahdollisimman yksityiskohtaisesti suomeksi ja englanniksi. Datatiedostosta on tarkistettu muun muassa muuttujien jakaumat, filtterimuuttujat, puuttuvat tiedot, muuttujien selitteet ja arvojen selitteet. Tarvittaessa datatiedosto on anonymisoitu. FSD Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto TAMPEREEN YLIOPISTO puh fax fsd@uta.fi URI: Ladottu L A TEX:lla $ Koodikirjoitin.py :12: $

3 Lukijalle Tämä koodikirja on osa Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon arkistoitua tutkimusaineistoa FSD2737. Tutkimusaineisto on merkittävä lähdeviitteisiin kaikissa julkaisuissa, joissa sitä tai sen osaa käytetään. Tietoarkiston antaman malliviittaustiedon voi merkitä lähdeluetteloon sellaisenaan tai viittausta voi muokata julkaisun käytäntöjen mukaisesti. Malliviittaustieto: Heikkilä, Anssi: Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eams:n käyttö 2011 [elektroninen aineisto]. FSD2737, versio 1.0 ( ). Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos [tuottaja], Tampere: Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto [jakaja], Aineiston arkistoon luovuttajilla ja arkistolla ei ole vastuuta aineiston uudiskäytössä tuotetuista tuloksista ja tulkinnoista. Arkistolle tulee lähettää tiedot julkaisuista, joissa aineistoa tai siitä luvallisesti otettuja kopioita on hyödynnetty. Koodikirjan alussa on tiedot aineiston sisällöstä, aineiston rakenteesta ja keruusta sekä luettelo julkaisuista, joissa aineistoa on käytetty. Toinen osa sisältää tiedot muuttujista: muuttujien nimet, kysymystekstit ja suorat jakaumat. Kolmannesta osasta löytyvät hakemistot. Tässä koodikirjassa esitetyt muuttujien jakaumat on tuotettu SPSS-tiedostoista. Jakaumataulukoissa on esitetty muuttujan saamat arvot, vastaavat frekvenssit (n), frekvenssit prosentteina (%) ja validit prosentit (v. %), joissa on huomioitu puuttuvat arvot. Kaikki jakaumat ovat painottamattomia. Jos aineisto sisältää painomuuttujia ne löytyvät muuttujaluettelon lopusta. Joidenkin muuttujien osalta suorat jakaumat on korvattu kuvailevilla tunnusluvuilla. Avokysymyksistä luokiteltuja vaihtoehtoja ei ole yleensä otettu mukaan koodikirjaan. Jakaumat saattavat sisältää puuttuvia tietoja. Merkintä "tieto puuttuu (SYSMIS)" viittaa puuttuvaan havaintoon. Merkintä "tieto puuttuu (User missing)" viittaa muuhun puuttuvaan tietoon, esimerkiksi arkistossa määriteltyyn puuttuvaan tietoon (user missing). Useissa tapauksissa aineiston käyttäjän on harkittava myös muiden arvojen koodaamista puuttuvaksi tiedoksi (esim. en halua sanoa tai en osaa sanoa ). Aineistoon mahdollisesti liittyvä kyselylomake on saatavissa erillisenä tiedostona. Tämä koodikirja on tuotettu automaattisesti Python-, L A TEX- ja dvipdfm-ohjelmistoilla. Lähdetiedostoina ovat olleet DDI-kuvailuformaatin mukaiset kuvailutiedostot ja SPSS-tiedostot.

4

5 Sisältö 1 Aineiston kuvailu Aineiston otsikot ja datan versio Sisällön kuvaus Aineiston rakenne ja keruu Aineiston käyttö Muuttujat 5 3 Hakemistot Muuttujat esiintymisjärjestyksessä Muuttujat aakkosjärjestyksessä Muuttujaryhmät A Kyselylomake suomeksi 45 i

6

7 Luku 1 Aineiston kuvailu 1.1 Aineiston otsikot ja datan versio Aineiston nimi: Kuntien yhteisen tehtäväluokituksen ja eams:n käyttö 2011 Aineiston nimi englanniksi: Classification of Local Government Functions and Use of Records Management Plans in Finnish Municipalities 2011 Koodikirja on luotu aineiston versiosta 1.0 ( ). Aineisto on kuvailtu mahdollisimman yksityiskohtaisesti suomeksi ja englanniksi. Datatiedostosta on tarkistettu muun muassa muuttujien jakaumat, filtterimuuttujat, puuttuvat tiedot, muuttujien selitteet ja arvojen selitteet. Tarvittaessa datatiedosto on anonymisoitu. 1.2 Sisällön kuvaus Tiedostot Data: suomenkielinen SPSS portable -tiedosto. Data saatavilla myös muissa tiedostoformaateissa. Muu materiaali Kyselylomake: pdf-tiedosto suomeksi Tekijät Heikkilä, Anssi (Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos) Aineiston tekijänoikeudet FSD:n ja aineiston luovuttajan tekemän sopimuksen mukaisesti. 1

8 1. Aineiston kuvailu Aineiston luovuttaja Heikkilä, Anssi (Vihdin kunta) Aineisto luovutettu arkistoon Asiasanat aineistot; arkistotoimi; asiakirjahallinto; asiakirjat; kunnat; kuntayhtymät; luokitukset; sähköinen arkistointi; tiedonhallintajärjestelmät Tieteenala FSDn sanaston mukainen luokittelu: hallintotiede; informaatiotutkimus; kunnallistiede Sarjakuvaus Tämä aineisto kuuluu sarjaan: Yksittäiset aineistot Yksittäisiin aineistoihin on luokiteltu ne aineistot, jotka eivät kuulu mihinkään sarjaan. Sisällönkuvaus Tutkimuksessa selvitettiin kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttöönoton ja sähköisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eams) tilannetta kunnissa ja kuntayhtymissä. Aluksi kysyttiin, onko kunnassa/kuntayhtymässä käytössä asianhallintajärjestelmä ja kuka on tämän toimittaja. Arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS) liittyen kysyttiin, onko kunnilla/ kuntayhtymillä käytössä AMS, milloin se on otettu käyttöön ja miten aineistot on siinä luokiteltu. Seuraavaksi tiedusteltiin käytetäänkö kunnassa/kuntayhtymässä kuntien yhteistä tehtäväluokitusta, milloin se otettiin käyttöön ja onko tehtäväluokitus käytössä päätehtävä-, tehtävä-, alatehtävätasolla vai vielä alemmilla tasoilla. Jos yhteinen tehtäväluokitus aiottiin ottaa käyttöön, kysyttiin milloin se oli suunniteltu tapahtuvaksi. Kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen liittyen kysyttiin lisäksi, miten tehtäväluokitus soveltuu kuntien/kuntayhtymien käyttöön sekä mitä etuja ja haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella on. Seuraavassa osiossa käsiteltiin sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eams). Kysyttiin muun muassa, onko kunnassa/kuntayhtymässä käytössä eams, minä vuonna se on otettu käyttöön, miten se on toteutettu ja jos eams:n tekeminen on vasta suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön. Lisäksi pyydettiin arvioimaan eams:n toimivuutta, hyödyllisyyttä, integroitavuutta muihin hallinnon järjestelmiin, etuja ja vahvuuksia, puutteita sekä pyydettiin 2

9 1.3. Aineiston rakenne ja keruu esittämään parannusehdotuksia eams:n kehittämiseksi. Lopuksi kysyttiin, mikä on tehtävä/ toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnissa ja kuntayhtymissä; onko prosesseista mallinnettu kaikki, keskeisimmät, joitakin, pieni osa vai ei lainkaan. Taustatietoina aineistossa ovat muun muassa kunnan/kuntayhtymän muoto, arkistopiiri, asukasmäärä, työntekijöiden määrä sekä asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet 1.3 Aineiston rakenne ja keruu Kohdemaa: Suomi Kohdealue: Suomi Havaintoyksikkö: Kunta/kuntayhtymä Perusjoukko/otos: Suomen kunnat ja kuntayhtymät Aineistonkeruun ajankohta: Aineiston kerääjät: Heikkilä, Anssi (Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos) Aineiston tuottajat: Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos Keruumenetelmä: Internet-kysely Keruuväline: Puolistrukturoitu kyselylomake Aineiston ajallinen kattavuus: 2011 Tutkimuksen aikaulottuvuus: Poikkileikkausaineisto Muuttujien ja havaintojen lukumäärä: Aineistossa on 72 muuttujaa ja 204 havaintoa. Otantamenetelmä: Kokonaistutkimus/harkinnanvarainen näyte. Kysely lähetettiin kaikille Suomen 336 kunnalle ja lisäksi 96 kuntayhtymälle (kaikkiaan 184 kuntayhtymästä saatiin 96 kuntayhtymän yhteystiedot). 1.4 Aineiston käyttö Aineiston käytössä huomioitavaa Aineistosta on poistettu kuntien ja kuntayhtymien nimet sisältävä muuttuja sekä anonymisoitu avovastauksia. Julkaisut Heikkilä, Anssi (2012). Kuntaorganisaatioiden näkemykset kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos. Arkistonhallinnan pro gradu -tutkielma [viitattu ]. Ajantasainen julkaisuluettelo aineiston kuvailun yhteydessä osoitteessa 3

10 1. Aineiston kuvailu Käytön ja kuvailun oheismateriaalit Heikkilä, Anssi (2012). Kuntaorganisaatioiden näkemykset kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta sekä sähköisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos. Arkistonhallinnan pro gradu -tutkielma [viitattu ]. Aineiston sijainti Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto Painokertoimet Aineisto ei sisällä painomuuttujia. Käyttörajoitukset Aineistoa luovutetaan tieteelliseen tutkimus- ja opetuskäyttöön; FSD:n lupamenettely. 4

11 Luku 2 Muuttujat [FSD_NO] Aineistonumero (lisätty FSD:ssä) Aineistonumero (lisätty FSD:ssä) Kuvailevat tunnusluvut tunnusluku arvo kelvollisten havaintojen lkm 204 minimi maksimi keskiarvo keskihajonta 0.00 [FSD_VR] Aineistoversio (lisätty FSD:ssä) Aineistoversio (lisätty FSD:ssä) Kuvailevat tunnusluvut tunnusluku arvo kelvollisten havaintojen lkm 204 minimi 1.00 maksimi 1.00 keskiarvo 1.00 keskihajonta

12 2. Muuttujat [FSD_PRO] Käsittelytaso (lisätty FSD:ssä) Käsittelytaso (lisätty FSD:ssä) A (ks. koodikirja) 1 B (ks. koodikirja) C (dataa ei ole tarkastettu FSD:ssä) [FSD_ID] Havaintotunnus (lisätty FSD:ssä) Havaintotunnus (lisätty FSD:ssä) Kuvailevat tunnusluvut tunnusluku arvo kelvollisten havaintojen lkm 204 minimi 1.00 maksimi keskiarvo keskihajonta [Q2] Muoto Muoto * Kunta Kuntayhtymä (myös kunnalliset liikelaitokset)

13 Q5 [Q3] Arkistopiiri, johon kunta/kuntayhtymä kuuluu Arkistopiiri, johon kunta/kuntayhtymä kuuluu * Hämeenlinnan maakunta-arkisto/kansallisarkisto Joensuun maakunta-arkisto Jyväskylän maakunta-arkisto Mikkelin maakunta-arkisto Oulun maakunta-arkisto Turun maakunta-arkisto Vaasan maakunta-arkisto [Q4] Kunnan/kuntayhtymän asukasmäärä Kunnan/kuntayhtymän asukasmäärä * alle yli [Q5] Kuinka paljon työntekijöitä kunnassa/kuntayhtymässä on yhteensä? Kuinka paljon työntekijöitä kunnassa/kuntayhtymässä on yhteensä? * 7

14 2. Muuttujat alle yli [Q6] Kunnan/kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet Kunnan/kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet * alle yli [Q7] Arvio kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevien asiakirjojen hyllymetrimäärästä? (Avokysymys) Arvio kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevien asiakirjojen hyllymetrimäärästä? (Avokysymys) [Q8] Kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevan asiakirja-aineiston alkamisvuosi? (Avokysymys) Kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevan asiakirja-aineiston alkamisvuosi? (Avokysymys) 8

15 Q10_1 [Q9] Onko kunnassa/ kuntayhtymässä asianhallintajärjestelmä käytössä? Kysymyksen esiteksti Tässä osiossa esitetään kysymyksiä asianhallintajärjestelmästä/asiankäsittelyjärjestelmästä: Asianhallintajärjestelmä on asioiden, asiakirjojen ja töiden hallinnan, valmistelun, päätöksenteon ja arkistoinnin tietojärjestelmä. Asianhallintajärjestelmässä asiakirjat liittyvät aina toimenpiteen/ käsittelyvaiheen kautta asiaan. Onko kunnassa/kuntayhtymässä asianhallintajärjestelmä käytössä? * ei on [Q10_1] Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? Documenta itse rakennettu järjestelmä muu toimittaja, mikä? Triplan tieto puuttuu (SYSMIS)

16 2. Muuttujat [Q10_2] Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja: Muu toimittaja, mikä? (Avokysymys) Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? Muu toimittaja, mikä? (Avokysymys) [Q11_1] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Käytössä Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * Kysymyksen esiteksti Tässä osiossa esitetään kysymyksiä liittyen arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS): AMS:aan merkitään tehtävittäin arkistonmuodostajan asiakirjat ja asiakirjalliset tietoaineistot. AMS ohjaa asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia, rekisteröintiä ja seulontaa. Käytössä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q11_2] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ei ole käytössä Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * 10

17 Q11_4 Ei ole käytössä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q11_3] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ajan tasalla Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * Ajan tasalla mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q11_4] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Osittain ajan tasalla Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * Osittain ajan tasalla 11

18 2. Muuttujat mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q11_5] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Vanhentunut Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * Vanhentunut mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q11_6] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Paperinen Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * Paperinen mainittu tieto puuttuu (SYSMIS)

19 Q13_1 [Q11_7] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Sähköinen Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * Sähköinen mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q12] Jos AMS on käytössä, niin milloin ensimmäinen paperinen AMS on otettu käyttöön? Jos AMS on käytössä, niin milloin ensimmäinen paperinen AMS on otettu käyttöön? 1980-luvulla luvulla luvulla tieto puuttuu (SYSMIS) [Q13_1] Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? 13

20 2. Muuttujat asiapohjaisesti (esim. asioittain luokiteltu) ei luokitusta jotenkin muuten, miten? kaavapohjaisesti (esim. ABC-kaava) tehtäväpohjaisesti (esim. kunnan/toimialan tehtävien mukaan) tieto puuttuu (SYSMIS) [Q13_2] Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa: Jotenkin muuten, miten? (Avokysymys) Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? Jotenkin muuten, miten? (Avokysymys) [Q14_1] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Kysymyksen esiteksti Tässä osiossa esitetään kysymyksiä koskien kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Kuntien yhteinen tehtäväluokitus on laadittu arkistolaitoksen ja kunnallisten organisaatioiden yhteistyönä (2008). Tehtäväluokituksen tavoitteena on arkistolaitoksen mukaan nopeuttaa siirtymistä sähköiseen arkistointiin. Tehtäväluokitus on edellytys eams-mallin käyttöönotolle. Käytössä 14

21 Q14_3 mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q14_2] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä sovellettuna versiona Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Käytössä sovellettuna versiona mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q14_3] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole käytössä Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Ei ole käytössä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) (taulukko jatkuu seur. sivulla) 15

22 2. Muuttujat (taulukko jatkuu ed. sivulta) [Q14_4] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: On suunnitelmissa ottaa käyttöön Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * On suunnitelmissa ottaa käyttöön mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q14_5] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) (taulukko jatkuu seur. sivulla) 16

23 Q17 (taulukko jatkuu ed. sivulta) [Q15] Milloin kuntien yhteinen tehtäväluokitus otettiin käyttöön? Milloin kuntien yhteinen tehtäväluokitus otettiin käyttöön? Kuvailevat tunnusluvut tunnusluku arvo kelvollisten havaintojen lkm 72 minimi maksimi keskiarvo keskihajonta 1.18 [Q16] Millä tasolla kuntien yhteinen tehtäväluokitus on käytössä? Millä tasolla kuntien yhteinen tehtäväluokitus on käytössä? alatehtävätasolla päätehtävätasolla tehtävätasolla vielä alemmilla tasoilla tieto puuttuu (SYSMIS) [Q17] Jos kuntien yhteinen tehtäväluokitus aiotaan ottaa käyttöön, niin milloin se on suunniteltu tapahtuvaksi? Jos kuntien yhteinen tehtäväluokitus aiotaan ottaa käyttöön, niin milloin se on suunniteltu tapahtuvaksi? 17

24 2. Muuttujat 1-2 vuoden sisään parhaillaan tulevaisuudessa tieto puuttuu (SYSMIS) [Q18] Miten kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu kuntanne/kuntayhtymänne omaan käyttöön? Kysymyksen esiteksti Tässä osiossa käydään läpi kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttöön liittyviä tekijöitä: Mikäli kuntien yhteinen tehtäväluokitus ei ole teillä käytössä, vastatkaa sen mukaan kysymyksiin millainen mielikuva teillä on asiasta. Miten kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu kuntanne/kuntayhtymänne omaan käyttöön? * en osaa sanoa soveltuu erinomaisesti soveltuu heikosti soveltuu hyvin soveltuu kohtalaisesti [Q19] Miksi mielestänne kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu käyttöönne edellisessä vastauksessa tekemänne arvion mukaan? (Avokysymys) Miksi mielestänne kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu käyttöönne edellisessä vastauksessa tekemänne arvion mukaan? (Avokysymys) 18

25 Q20_2 [Q20_1] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Tehostaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Tehostaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q20_2] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Edesauttaa kuntien välistä yhteistyötä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon osalta Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Edesauttaa kuntien välistä yhteistyötä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon osalta mainittu tieto puuttuu (SYSMIS)

26 2. Muuttujat [Q20_3] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Helpottaa tiedon löytymistä ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Helpottaa tiedon löytymistä ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q20_4] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Helpottaa toimintojen yhtenäistämistä ja yhdistämistä Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Helpottaa toimintojen yhtenäistämistä ja yhdistämistä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS)

27 Q20_5_2 [Q20_5_1] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Muuta mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q20_5_2] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta, mitä? (Avokysymys) Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Muuta, mitä? (Avokysymys) [Q20_6] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: En osaa sanoa Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * En osaa sanoa 21

28 2. Muuttujat mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q21_1] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Byrokratisoi ja vaikeuttaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Byrokratisoi ja vaikeuttaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q21_2] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Kaventaa kuntien vapautta arkistoinnin ja asiakirjahallinnon suhteen Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Kaventaa kuntien vapautta arkistoinnin ja asiakirjahallinnon suhteen 22

29 Q21_4 mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q21_3] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Vaikeuttaa tiedon löytymistä Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Vaikeuttaa tiedon löytymistä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q21_4] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Pakottaa toimintojen yhtenäistämiseen ja yhdistämiseen Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Pakottaa toimintojen yhtenäistämiseen ja yhdistämiseen mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) (taulukko jatkuu seur. sivulla) 23

30 2. Muuttujat (taulukko jatkuu ed. sivulta) [Q21_5_1] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Muuta mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q21_5_2] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta, mitä? (Avokysymys) Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Muuta, mitä? (Avokysymys) [Q21_6] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: En osaa sanoa Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * 24

31 Q22 En osaa sanoa mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q22] Omia näkemyksiä, kommentteja ja mielipiteitä kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta (Avokysymys) Omia näkemyksiä, kommentteja ja mielipiteitä kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta (Avokysymys) [Q23_1] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Käytössä Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Kysymyksen esiteksti Tässä osiossa käydään läpi earkistonmuodostussuunnitelman (eams) tilanne: Sähköisen arkistonmuodostussuunnitelman tulisi arkistolaitoksen mukaan ohjata tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä niiden koko elinkaaren ajan. eams toimii keskitettynä asiakirjatietojen hallintavälineenä. Sen avulla myös tarpeettoman tiedon hävittäminen tapahtuu luotettavasti. Käytössä 25

32 2. Muuttujat mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q23_2] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Ei ole käytössä Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Ei ole käytössä mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q23_3] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: On suunnitelmissa ottaa käyttöön Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * On suunnitelmissa ottaa käyttöön mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) (taulukko jatkuu seur. sivulla) 26

33 Q25_1 (taulukko jatkuu ed. sivulta) [Q23_4] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q24] Minä vuonna eams otettiin käyttöön? Minä vuonna eams otettiin käyttöön? Kuvailevat tunnusluvut tunnusluku arvo kelvollisten havaintojen lkm 27 minimi maksimi keskiarvo keskihajonta 1.21 [Q25_1] Missä/Miten eams on toteutettu? Missä/Miten eams on toteutettu? 27

34 2. Muuttujat Missä/Miten eams on toteutettu? Documentan Dynasty Tiedonohjausjärjestelmässä muuten, miten? Triplanin Arkki-sovelluksessa ylläpidetyssä sähköisessä eams:ssa tieto puuttuu (SYSMIS) [Q25_2] Missä/Miten eams on toteutettu: Muuten, miten? (Avokysymys) Missä/Miten eams on toteutettu? Muuten, miten? (Avokysymys) [Q26] Jos eams:n tekeminen on suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön? Jos eams:n tekeminen on suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön? 1-2 vuoden sisään parhaillaan tulevaisuudessa tieto puuttuu (SYSMIS)

35 Q28_2 [Q27] Jos eams:n käyttöä ei kunnassanne pidetä tarpeellisena, mitkä tekijät vaikuttavat tähän? (Avokysymys) Jos eams:n käyttöä ei kunnassanne pidetä tarpeellisena, mitkä tekijät vaikuttavat tähän? (Avokysymys) [Q28_1] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/ hankitteko ulkopuolista apua: Arkistolaitokselta Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) Kysymyksen esiteksti Tässä osiossa käsitellään eams:an käyttöön liittyviä tekijöitä: Mikäli eams ei ole teillä käytössä, vastatkaa sen mukaan kysymyksiin millainen mielikuva teillä on asiasta. Arkistolaitokselta mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q28_2] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/ hankitteko ulkopuolista apua: Kuntayhteistyöllä Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) Kuntayhteistyöllä 29

36 2. Muuttujat mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q28_3] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/ hankitteko ulkopuolista apua: Konsultilta Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) Konsultilta mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q28_4_1] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Muualta Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) Muualta 30

37 Q29 mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q28_4_2] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Muualta, mistä? (Avokysymys) Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) Muualta, mistä? (Avokysymys) [Q28_5] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/ hankitteko ulkopuolista apua: Ei aikomusta hankkia/hankittu ulkopuolista apua Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) Ei aikomusta hankkia/hankittu ulkopuolista apua mainittu tieto puuttuu (SYSMIS) [Q29] Millainen on mielestänne eams:n toimivuus? Millainen on mielestänne eams:n toimivuus? * 31

38 2. Muuttujat erinomainen hyvä kohtalainen heikko en osaa sanoa [Q30] Millainen on mielestänne eams:n hyödyllisyys? Millainen on mielestänne eams:n hyödyllisyys? * erinomainen hyvä kohtalainen heikko en osaa sanoa [Q31] Millainen on mielestänne eams:n integroitavuus muihin hallinnon järjestelmiin? Millainen on mielestänne eams:n integroitavuus muihin hallinnon järjestelmiin? * erinomainen hyvä kohtalainen heikko en osaa sanoa

39 Q32 [Q32] Jos organisaatiossanne on jo eams integroitu muihin hallinnon järjestelmiin, niin miten integrointi onnistui käytännössä? (Avokysymys) Jos organisaatiossanne on jo eams integroitu muihin hallinnon järjestelmiin, niin miten integrointi onnistui käytännössä? (Avokysymys) [Q33] Mitä etuja ja vahvuuksia eams:lla on? (Avokysymys) Mitä etuja ja vahvuuksia eams:lla on? (Avokysymys) [Q34] Mitä puutteita eams:lla on? (Avokysymys) Mitä puutteita eams:lla on? (Avokysymys) [Q35] Mitä parannusehdotuksia haluat esittää eams:n kehittämiseksi? (Avokysymys) Mitä parannusehdotuksia haluat esittää eams:n kehittämiseksi? (Avokysymys) [Q36] Tehtävä/toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnassanne/kuntayhtymässänne? Tehtävä/toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnassanne/kuntayhtymässänne? * ei mallinnettu lainkaan joitakin prosesseja mallinnettu kaikki prosessit mallinnettu keskeisimmät prosessit mallinnettu (taulukko jatkuu seur. sivulla) 33

40 2. Muuttujat (taulukko jatkuu ed. sivulta) pieni osa prosesseista mallinnettu

41 Luku 3 Hakemistot 3.1 Muuttujat esiintymisjärjestyksessä Aineistonumero (lisätty FSD:ssä) [FSD_NO] Aineistoversio (lisätty FSD:ssä) [FSD_VR] Käsittelytaso (lisätty FSD:ssä) [FSD_PRO] Havaintotunnus (lisätty FSD:ssä) [FSD_ID] Muoto [Q2] Arkistopiiri, johon kunta/kuntayhtymä kuuluu [Q3] Kunnan/kuntayhtymän asukasmäärä [Q4] Kuinka paljon työntekijöitä kunnassa/kuntayhtymässä on yhteensä? [Q5] Kunnan/kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet [Q6] Arvio kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevien asiakirjojen hyllymetrimäärästä? (Avokysymys) [Q7] Kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevan asiakirja-aineiston alkamisvuosi? (Avokysymys) [Q8] Onko kunnassa/ kuntayhtymässä asianhallintajärjestelmä käytössä? [Q9] Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? [Q10_1] Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja: Muu toimittaja, mikä? (Avokysymys) [Q10_2] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Käytössä [Q11_1] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ei ole käytössä [Q11_2] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ajan tasalla [Q11_3] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Osittain ajan tasalla [Q11_4] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Vanhentunut [Q11_5] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Paperinen [Q11_6]

42 3. Hakemistot Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Sähköinen [Q11_7] Jos AMS on käytössä, niin milloin ensimmäinen paperinen AMS on otettu käyttöön? [Q12] 13 Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? [Q13_1] Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa: Jotenkin muuten, miten? (Avokysymys) [Q13_2].. 14 Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä [Q14_1] 14 Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä sovellettuna versiona [Q14_2] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole käytössä [Q14_3] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: On suunnitelmissa ottaa käyttöön [Q14_4] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön [Q14_5] Milloin kuntien yhteinen tehtäväluokitus otettiin käyttöön? [Q15] Millä tasolla kuntien yhteinen tehtäväluokitus on käytössä? [Q16] Jos kuntien yhteinen tehtäväluokitus aiotaan ottaa käyttöön, niin milloin se on suunniteltu tapahtuvaksi? [Q17] Miten kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu kuntanne/kuntayhtymänne omaan käyttöön? [Q18] Miksi mielestänne kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu käyttöönne edellisessä vastauksessa tekemänne arvion mukaan? (Avokysymys) [Q19] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Tehostaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa [Q20_1] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Edesauttaa kuntien välistä yhteistyötä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon osalta [Q20_2] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Helpottaa tiedon löytymistä ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä [Q20_3] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Helpottaa toimintojen yhtenäistämistä ja yhdistämistä [Q20_4] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta [Q20_5_1] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta, mitä? (Avokysymys) [Q20_5_2] Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: En osaa sanoa [Q20_6]. 21 Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Byrokratisoi ja vaikeuttaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa [Q21_1] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Kaventaa kuntien vapautta arkistoinnin ja asiakirjahallinnon suhteen [Q21_2] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Vaikeuttaa tiedon löyty- 36

43 3.1. Muuttujat esiintymisjärjestyksessä mistä [Q21_3] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Pakottaa toimintojen yhtenäistämiseen ja yhdistämiseen [Q21_4] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta [Q21_5_1] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta, mitä? (Avokysymys) [Q21_5_2] Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: En osaa sanoa [Q21_6] 24 Omia näkemyksiä, kommentteja ja mielipiteitä kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta (Avokysymys) [Q22] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Käytössä [Q23_1] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Ei ole käytössä [Q23_2] Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: On suunnitelmissa ottaa käyttöön [Q23_3] 26 Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön [Q23_4] Minä vuonna eams otettiin käyttöön? [Q24] Missä/Miten eams on toteutettu? [Q25_1] Missä/Miten eams on toteutettu: Muuten, miten? (Avokysymys) [Q25_2] Jos eams:n tekeminen on suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön? [Q26] Jos eams:n käyttöä ei kunnassanne pidetä tarpeellisena, mitkä tekijät vaikuttavat tähän? (Avokysymys) [Q27] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Arkistolaitokselta [Q28_1] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Kuntayhteistyöllä [Q28_2] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Konsultilta [Q28_3] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Muualta [Q28_4_1] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Muualta, mistä? (Avokysymys) [Q28_4_2] Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Ei aikomusta hankkia/hankittu ulkopuolista apua [Q28_5] Millainen on mielestänne eams:n toimivuus? [Q29] Millainen on mielestänne eams:n hyödyllisyys? [Q30] Millainen on mielestänne eams:n integroitavuus muihin hallinnon järjestelmiin? [Q31] Jos organisaatiossanne on jo eams integroitu muihin hallinnon järjestelmiin, niin miten integrointi onnistui käytännössä? (Avokysymys) [Q32]

44 3. Hakemistot Mitä etuja ja vahvuuksia eams:lla on? (Avokysymys) [Q33] Mitä puutteita eams:lla on? (Avokysymys) [Q34] Mitä parannusehdotuksia haluat esittää eams:n kehittämiseksi? (Avokysymys) [Q35] Tehtävä/toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnassanne/kuntayhtymässänne? [Q36]

45 3.2. Muuttujat aakkosjärjestyksessä 3.2 Muuttujat aakkosjärjestyksessä Aineistonumero (lisätty FSD:ssä) Aineistoversio (lisätty FSD:ssä) Arkistopiiri, johon kunta/kuntayhtymä kuuluu Arvio kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevien asiakirjojen hyllymetrimäärästä? (Avokysymys) Havaintotunnus (lisätty FSD:ssä) Jos AMS on käytössä, niin milloin ensimmäinen paperinen AMS on otettu käyttöön? Jos eams:n käyttöä ei kunnassanne pidetä tarpeellisena, mitkä tekijät vaikuttavat tähän? (Avokysymys) Jos eams:n tekeminen on suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön? Jos kuntien yhteinen tehtäväluokitus aiotaan ottaa käyttöön, niin milloin se on suunniteltu tapahtuvaksi? Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Arkistolaitokselta Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Ei aikomusta hankkia/hankittu ulkopuolista apua Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Konsultilta Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Kuntayhteistyöllä Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Muualta Jos olette siirtymässä/siirtyneet eams käyttöön, aiotteko hankkia/hankitteko ulkopuolista apua: Muualta, mistä? (Avokysymys) Jos organisaatiossanne on jo eams integroitu muihin hallinnon järjestelmiin, niin miten integrointi onnistui käytännössä? (Avokysymys) Kuinka paljon työntekijöitä kunnassa/kuntayhtymässä on yhteensä? Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja: Muu toimittaja, mikä? (Avokysymys) 10 Kunnan/kuntayhtymän asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet Kunnan/kuntayhtymän asukasmäärä Kunnan/kuntayhtymän päätearkistossa olevan asiakirja-aineiston alkamisvuosi? (Avokysymys) 8 Käsittelytaso (lisätty FSD:ssä) Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole käytössä 39

46 3. Hakemistot 15 Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä.. 14 Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä sovellettuna versiona Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: On suunnitelmissa ottaa käyttöön Miksi mielestänne kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu käyttöönne edellisessä vastauksessa tekemänne arvion mukaan? (Avokysymys) Millainen on mielestänne eams:n hyödyllisyys? Millainen on mielestänne eams:n integroitavuus muihin hallinnon järjestelmiin? Millainen on mielestänne eams:n toimivuus? Milloin kuntien yhteinen tehtäväluokitus otettiin käyttöön? Millä tasolla kuntien yhteinen tehtäväluokitus on käytössä? Minä vuonna eams otettiin käyttöön? Missä/Miten eams on toteutettu? Missä/Miten eams on toteutettu: Muuten, miten? (Avokysymys) Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa: Jotenkin muuten, miten? (Avokysymys) Miten kuntien yhteinen tehtäväluokitus soveltuu kuntanne/kuntayhtymänne omaan käyttöön? 18 Mitä etuja ja vahvuuksia eams:lla on? (Avokysymys) Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Edesauttaa kuntien välistä yhteistyötä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon osalta Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: En osaa sanoa Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Helpottaa tiedon löytymistä ja parantaa hallinnon läpinäkyvyyttä Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Helpottaa toimintojen yhtenäistämistä ja yhdistämistä Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta, mitä? (Avokysymys) 21 Mitä etuja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Tehostaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Byrokratisoi ja vaikeuttaa kuntien arkistointia ja asiakirjahallintoa

47 3.2. Muuttujat aakkosjärjestyksessä Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: En osaa sanoa Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Kaventaa kuntien vapautta arkistoinnin ja asiakirjahallinnon suhteen Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Muuta, mitä? (Avokysymys) Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Pakottaa toimintojen yhtenäistämiseen ja yhdistämiseen Mitä haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella mielestänne on: Vaikeuttaa tiedon löytymistä Mitä parannusehdotuksia haluat esittää eams:n kehittämiseksi? (Avokysymys) Mitä puutteita eams:lla on? (Avokysymys) Muoto Omia näkemyksiä, kommentteja ja mielipiteitä kuntien yhteisestä tehtäväluokituksesta (Avokysymys) Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Ei ole käytössä Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Ei ole suunnitelmissa ottaa käyttöön 27 Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: Käytössä Onko eams käytössä kunnassanne/kuntayhtymässänne: On suunnitelmissa ottaa käyttöön. 26 Onko kunnassa/ kuntayhtymässä asianhallintajärjestelmä käytössä? Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ajan tasalla Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ei ole käytössä Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Käytössä Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Osittain ajan tasalla Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Paperinen Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Sähköinen Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Vanhentunut Tehtävä/toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnassanne/kuntayhtymässänne?

48 3. Hakemistot 3.3 Muuttujaryhmät Muuttujaryhmä Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? [Q10_1] Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja? [Q10_2] Kuka on mahdollisen asianhallintajärjestelmän toimittaja: Muu toimittaja, mikä? (Avokysymys) Muuttujaryhmä Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS? (Voitte tarvittaessa valita useamman vastausvaihtoehdon) * [Q11_1] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Käytössä [Q11_2] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ei ole käytössä [Q11_3] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Ajan tasalla [Q11_4] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Osittain ajan tasalla [Q11_5] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Vanhentunut [Q11_6] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Paperinen [Q11_7] Onko kunnassanne/kuntayhtymässänne AMS: Sähköinen Muuttujaryhmä Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? [Q13_1] Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa? [Q13_2] Miten aineistot on luokiteltu AMS:ssa: Jotenkin muuten, miten? (Avokysymys) Muuttujaryhmä Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta? (Voitte valita useamman vastausvaihtoehdon) * [Q14_1] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä [Q14_2] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Käytössä sovellettuna versiona [Q14_3] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: Ei ole käytössä [Q14_4] Käytättekö kunnasanne/kuntayhtymässänne kuntien yhteistä tehtäväluokitusta: On suunnitelmissa ottaa käyttöön