Kansallisarkiston kysely valtionhallinnon organisaatioiden analogisista aineistoista

Transkriptio

1 Kansallisarkiston kysely valtionhallinnon organisaatioiden analogisista aineistoista Info-tilaisuus 2. vaiheen kyselyyn vastaajille

2 Info-tilaisuus Taustaa massadigitoinnin tiekartasta Toisen vaiheen kyselyyn vastaaminen Ohjeistusta vastaamiseen ja teknisiä ohjeita Keskitytään kyselylomakkeeseen2 Lisätietoa kootaan sivustoille 2

3 Massadigitoinnin tiekartta Kansallisarkisto valmistelee tiekarttaa, joka kertoo miten ja missä järjestyksessä valtionhallinnon organisaatioiden paperiarkistot muutetaan digitaaliseen muotoon ja säilytetään pelkästään digitaalisena. Tiekartta koskee myös kuntien aineistoja siltä osin, kun kyse on maakunnille siirtyvistä aineistoista. Tiekartan pohjana on valtioneuvoston antama periaatepäätös Kansallisarkisto ottaa jatkossa arkistoitavia aineistoja vastaan lähtökohtaisesti vain sähköisessä muodossa Viranomaisten hallussa oleva arkistoitava analoginen asiakirjaaineisto digitoidaan 3

4 Massadigitoinnin tiekartta Periaatepäätöksen tavoitteena on vielä analogisessa muodossa olevien aineistojen kokonaisvaltainen digitointi (massadigitointi) Huomattava ero on, että alkuperäisiä paperikappaleita ei säilytetä, vaan pääsääntö on niiden hävittäminen. Aineisto on jatkossa vain digitaalista Massadigitoinnin suunnittelu edellyttää tarkkaa tietoa analogisten aineistojen määristä ja niiden digitointiin vaikuttavista ominaisuuksista Tiedonkeruun toteutus kahdessa vaiheessa organisaatioille lähetetyillä kyselyillä 4

5 Tiekartan aineistokartoitus Kyselyn ensimmäinen vaihe toteutettiin kesällä 2017 Nyt käynnissä on kyselyn toinen vaihe ( ) Aineistokartoituksen pohjalta arvioidaan tarkemmin digitoinnin kustannuksia, aikataulua ja järjestystä Aineistokartoituksen jälkeen käydään läpi digitoinnin priorisointeja. Tiekartan laadinnassa tehdään yhteistyötä ministeriöiden ja viranomaisten kanssa. 5

6 Massadigitoinnin suunnitteluprojekti Tiekartta on osa Kansallisarkistossa kesällä käynnistynyttä, EU:n tuella toteutettavaa massadigitoinnin suunnitteluprojektia Projektin muita tavoitteita: Määritellä uusimuotoinen digitointiprosessi, joka mahdollistaa analogisten aineistojen hävittämisen Tarkentaa massadigitoinnin kustannuksia sekä koko digitaalisen säilyttämisen kustannushyötyjä verrattuna nykytilaan (kustannusja hyötyanalyysi) Tavoite on, että aineistot digitoidaan keskitetysti KA:n alaisuudessa. Tiekartan pohjalta aikatauluja tarkennetaan vuoden 2018 aikana. 6

7 Toisen vaiheen kysely Vastausaika Koostuu kahdesta lomakkeesta Kyselylomake 1 organisaationtiedot Kyselylomake 2 arkistokohtaiset tiedot Kohdistettu valtionhallinnossa niille organisaatioille, joilla on 1.kyselyn tuloksien mukaan yli 500 hm aineistoa muutamin poikkeuksin. Hallinto-oikeuksista, Hovi-oikeuksista ja Maistraateista valittu yksi edustaja vastaamaan kyselyyn Käräjäoikeuksista kyselyyn vastaa ne käräjäoikeudet (16 kpl), joiden aineistoihin kohdistuu käräjäoikeusuudistuksen seurauksena toimenpiteitä Organisaatiot, joilla on paljon analogista aineistoa, mutta se koostuu lähes täysin määräajan sälytettävistä asiakirjoista, jää 2.vaiheen ulkopuolelle 7

8 Kyselyyn vastaaminen On suositeltavaa että organisaation sisällä on yksi nimetty henkilö, joka vastaa kyselylomakkeen 1 kysymyksiin ja huolehtii siitä, että kyselylomakkeeseen 2 vastataan kaikkien organisaation hallussa olevien arkistojen osalta Organisaation on itse pidettävä huolta siitä, että vastaukset annetaan kaikista arkistoista. Kannattaa esimerkiksi tehdä arkistoista lista, josta käy ilmi kaikki arkistot ja vastatut arkistot. Aikataulun haastavuus on tiedossa 8

9 Kyselyyn vastaaminen / Kyselylomake 1 Kyselylomake 1 = organisaation tiedot Täytettävä keskitetysti Linkkiä ei saa jakaa useammalle vastaajalle Linkin avattua vastaukset voi tallettaa ja vastaamista jatkaa myöhemmin lomakkeessa ohjeistetulla tavalla Keskeytyksen yhteydessä ilmoitetaan sähköposti, johon lähetetään uusi vastauslinkki! Vastaamista jatketaan tästä uudesta linkistä. Kun vastaukset lähetetään lopullisesti, ei niitä pääse enää muokkaamaan eikä tarkastelemaan. 9

10 Kyselyyn vastaaminen / kyselylomake 2 Kyselylomake 2 on yksityiskohtaisempi aineiston fyysisiä ominaisuuksia kartoittava kysely Kyselylomake 2 on avoin linkki, jonka voi avata niin monta kertaa kuin tarpeen. Linkin voi jakaa useammalle vastaajalle organisaation sisällä. Vastaukset annetaan arkistoittain: yhden arkiston tiedot yhteen lomakkeeseen. Seuraavan arkiston tietoja syöttäessä linkki avataan uudelleen. Muista lähettää vastaukset kun ne ovat valmiit! (Suljepainike yhteenvedon jälkeen) Lähetettyjä tietoja ei pääse enää tarkastelemaan / muokkaamaan. 10

11 Kyselyyn vastaaminen / kyselylomake 2 Vastaukset kaikista organisaation hallussa olevista arkistoista (edeltäjäorganisaatiot ym.) Arkistoon kuuluva asiakirja-aineisto huomioitava kaikista arkistotiloista (päätearkisto, lähiarkistot, mahdolliset työtilat, vuokratilat) 11

12 Kyselyyn vastaaminen / Käsitteitä ARKISTO: Arkistolla tarkoitetaan arkistonmuodostajan toiminnan tuloksena syntynyttä asiakirjojen kokonaisuutta ARKISTONMUODOSTAJA: Arkistonmuodostajalla tarkoitetaan organisaatiota tai toimijaa, jonka toiminnan tuloksena arkisto on muodostunut. Samalla arkistonmuodostajalla voi olla useampia arkistoja ja organisaation hallussa voi olla esimerkiksi usean toimintansa jo päättäneen arkistonmuodostajan arkistoja. 12

13 Kyselyyn vastaaminen / Käsitteitä ANALOGINEN ASIAKIRJA-AINEISTO: Analogisilla aineistoilla tarkoitetaan paperimuodossa tai muussa fyysisessä tallennemuodossa olevia aineistoja erotuksena sähköisille asiakirjoille (esim. paperiasiakirjoja, eri kokoisia tietojärjestelmistä otettuja paperitulosteita, asiakirjasidoksia (paperiasiakirjat on sidottu pysyvästi yhteen kirjoiksi), kortistoja, karttoja, piirustuksia, valokuvavedoksia, negatiiveja, lasinegatiiveja, mikrofilmirullia ja mikrofilmikortteja, VHS-tallenteita, c-kasetteja ym.) ERIKOISAINEISTO: Erikoisaineistoilla tarkoitetaan organisaation päämäärätehtävien hoidossa syntyneitä ja arkistoon kuuluvia karttoja, piirustuksia, valokuvavedoksia, negatiiveja, audioaineistoja, liikkuvan kuvan aineistoja, mikrofilmirullia ja mikrokortteja 13

14 Kyselyyn vastaaminen / Käsitteitä Aineistojen määrät ilmoitetaan kokonaisina hyllymetreinä (ei desimaaleja). Hyllymetrillä tarkoitetaan metriä (100 cm) hyllylle tiiviisti pysty- ja vaakasäilytykseen sijoitettuja analogisia aineistoja. Kortistojen (laatikoissa säilytettävät diaarikortit ym.) metri määrä ilmoitetaan laskemalla laatikon syvyys (pituus) x laatikoiden määrä = metrimäärä. Myös arviot digitoitujen aineistojen määristä pyydetään antamaan arviona, kuinka paljon aineisto veisi tilaa hyllymetreissä. 14

15 Lisätietoja: Jäämme odottamaan vastauksianne! Kiitos! 15