hallintoviranomaisen ohje X maksuviranomaisen ohje c Päiv ämäärä cohjeen numero cdiaarinumero Euroopan sosiaalirahasto 7.8.2003 ESR 17 O/2/2003 TM KOHDERYHMÄT Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasiainministeriö Työministeriö SÄÄNNÖKSET, joihin toimivalta määräysten/ohjeiden antamiseen perustuu Laki rakennerahastojen kansallisesta hallinnoinnista (1353/1999, muutettuna 1286/2000), 13 ASIASANAT Euroopan sosiaalirahasto, ESR-projektien rahoitusseurantatietojen toimittaminen, ESRArahastonhallintajärjestelmä VOIMASSAOLOAIKA Toistaiseksi KUMOAA/MUUTTAA MÄÄRÄYKSEN/ OHJEEN NUMERO Ei aikaisempaa ohjetta OTSIKKO OHJELMAKAUDEN 2000-2006 ESR-PROJEKTIEN RAHOITUSSEURANTATIETOJEN TOIMITTAMINEN TYÖMINISTERIÖN ESRA-RAHASTONHALLINTAJÄRJESTELMÄÄN Tätä ohjetta voi tilata X työministeriön kirjaamosta
TYÖMINISTERIÖ Euroopan Sosiaalirahasto OHJE 7.8.2003 17, O/2/2003 TM Jakelussa mainitut OHJELMAKAUDEN 2000-2006 ESR-PROJEKTIEN RAHOITUSSEURANTATIETOJEN TOIMITTAMINEN TYÖMINISTERIÖN ESRA-RAHASTONHALLINTA-JÄRJESTELMÄÄN Työministeriö on Euroopan sosiaalirahaston Suomen tavoite 3-ohjelman sekä yhteisöaloite Equalin hallintoviranomaisena rakentanut ESRA-rahastonhallintajärjestelmän (myöhemmin ESRA) Euroopan sosiaalirahaston osarahoittamien tavoite 1-, 2- ja 3-ohjelmien sekä yhteisöaloite Equalin hallinnointia varten. ESRAan tallentuu rahoitusseurantatietojen lisäksi projektien hakemustiedot, indikaattoritiedot sekä loppuraportit, joista on aiemmin annettu erilliset ohjeet. ( Hakemustietojen tallentaminen ja täydentäminen ESRA-rahastonhallintajärjestelmään 15.1.2000 Dnro 96/0551/2001 TM ja 21.6.2000 Dnro 1567/0551/2000 TM, ESR-seurantatietojen raportointi kaudella 2000-2006, O/1/2002, 8.1.2002 ja ESR-projektien loppuraportti 13/O11/2002TM 10.4.2002 sekä ESR-loppuraportin täydennys 15/O/19/2002TM, 19.12.2002. ESRAan siirretään rahoitusseurantatietoja kirjanpitojärjestelmistä (työministeriö, kauppa- ja teollisuusministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö sekä TE-keskukset), operatiivisista projektien hallintajärjestelmistä (TmTepa, Kepa2000 ja Stemma) sekä sisäasianministeriön ja opetusministeriön tietojärjestelmistä (Fimos2000 ja Iris). ESRAsta saatava raportointi on komissiolle Neuvoston asetuksen (EY) 1260/1999 perusteella annetun komission asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 7 mukaisen riittävän jäljitysketjun varmistava järjestelmä. ESRAn raportointi palvelee työministeriötä tavoite 3-ohjelman ja Equal yhteisöaloitteen hallintoviranomaisena ja ESR-maksuviranomaisena, ESRtoimintaan osallistuvien viranomaisten tiedon tarvetta sekä projektien omaa seurantatarvetta yhteenvetojen muodossa. ESRAan sisältyy Internet-liittymän kautta toimiva julkinen tietopalveluosio. Raportoinnin oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi työministeriö edellyttää, että kaikki ESRAan tietoja siirtävät viranomaiset huolehtivat siirrettävien tietojen ajantasaisuudesta (1354/1999 muut., 6 ) oikeellisuudesta sekä siirrettyjen tietojen täsmäyttämisestä. Pääsääntöisesti jo kertaalleen maksupyyntöjen yhteydessä vakuutettujen sekä suljettujen ja ESRAan siirrettyjen kausien tietoja ei saa takautuvasti muuttaa. Korjaukset tulee tehdä nk. nettoperiaatteella ja kohdistaa kuluvaan kauteen. Mikäli jonkin rahoitusosuuden osalta tulee muutos- tai korjaamistarvetta kyseisen viranomaisen tulee olla yhteydessä työministeriöön ESRA-pääkäyttäjään lisäohjeistusta varten. Kirjanpitosiirrot Euroopan sosiaalirahaston raportointia sekä maksupyyntöjä varten tarvitaan projektikohtaiset talousarviovarojen käytön (ESR-osuus ja kansallinen valtion osuus) seurantatiedot ESR-projekteista ESRAan. Työministeriö, kauppa- ja teollisuusministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö sekä TEkeskustilivirastot toimittavat kirjanpidostaan tiedot oman tilivirastonsa osalta projektikohtaisesti summattuna kuukausittain.
Tiedot toimitetaan kuukausittain kirjanpitojärjestelmistä suljetulta kaudelta (tammi-marraskuu). Edellisen kuukauden tiedot toimitetaan seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä. Joulukuun tiedot toimitetaan tammikuun 20. päivään mennessä (joulukuun alustavat tiedot), vaikka joulukuuta ei tällöin ole vielä suljettu. Vuoden viimeinen lopullinen tiedosto joulukuun tapahtumista toimitetaan vasta tilinpäätöksen jälkeen. Työministeriö vahvistaa vuosittain ajankohdan, mihin mennessä joulukuun suljetun kauden tiedot on toimitettava ESRAan. Koska tilinpäätöksen jälkeen toimitettava joulukuun siirtotiedosto korvaa aiemmin lähetetyn joulukuun tiedoston, se on ajettava uudelleenajona, jolloin tiedostoon tulee U-merkintä. Toimitettavaan tiedostoon poimitaan vain ESR-momentin sekä valtion kansallisen vastinparimomentin aineisto. Jos ESR-projekti on liitetty muuhun momenttiin, se on selvitettävä ja korjattava kirjanpidon sisällä ennen tilinpäätöksen sulkeutumista. Kirjanpitojärjestelmästä poimitaan projektikoodit, jotka ovat muodoltaan S00001 S99999. Siirtotiedosto on muodostettava työministeriön toimittaman teknisen kuvauksen mukaan. Muotoa on noudatettava. Kirjanpidosta ESRAan siirretyt maksatustiedot tulee täsmäyttää kuukausittain rahoittavan viranomaisen projektien hallintajärjestelmään (TmTePa, KePa2000, Stemma, Iiris ja Fimos) sekä rahoittavan viranomaisen kirjanpitojärjestelmään. ESR-osuuden sekä kansallisen valtion maksatustietojen siirtäminen ESRAan Kirjanpitosiirtoja vastaavat maksatustiedot eli ESR-osuuden sekä kansallisen valtion maksuosuuden osalta siirretään sisäministeriön hallinnonalan ja opetusministeriön hallinnonalan tietojärjestelmistä ESRAan kerran viikossa normaalin siirtotiedoston yhteydessä. Siirretyt tiedot on täsmäytettävä vähintään kerran kuukaudessa oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi. Täsmäyttämisessä tulee myös varmistaa, että ESRAan on siirtynyt seurantajärjestelmässä olevat tiedot. Opetusministeriön sekä sisäasiainministeriön tulee varmistua siitä, että seurantajärjestelmän tiedot perustuvat lopullisen edunsaajan kirjanpitotietoihin (EY 438/2001, liite 1), jolloin eroa valtiokonttorin pääkirjan sekä ESRAn välille ei pääse muodostumaan. Viranomaisten on huolehdittava, että ESR-osuuden sekä kansallisen valtion maksatustietojen osalta järjestelmiin luodaan kirjanpitoa vastaava suljettujen kausien käsittely, jotta maksupyyntöä varten vakuutettuja tietoja ei pääse muuttamaan takautuvasti. Tarvittavat korjaukset jo kertaalleen vakuutettujen tietojen osalta tulee kohdentaa seuraaville varmennusjaksoille ja dokumentoida. Kunnan, muun julkisen sekä yksityisen rahoituksen tietojen siirtäminen ESRAan Työministeriö on maksuviranomaisohjeellaan O/16/2001 TM ohjeistanut kunnan, muun julkisen sekä yksityisen rahoituksen seurantatietojen tallentamisen eri hallinnonalojen tietojärjestelmiin sekä näiden rahoitusseurantatietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamisen. Kunnan, muun julkisen sekä yksityisen rahoituksen seurantatiedot siirretään ESRAan eri hallinnonalojen seurantajärjestelmistä erikseen sovitun aikataulun mukaisesti. Näiden erien osalta tulee olla myös katkeamaton jäljitysketju (audit trail) ESRAsta operatiivisiin tietojärjestelmiin ja kirjauksen perusteena oleviin asiakirjoihin. Varaus-, sidonta- käyttösuunnitelmatietojen siirtäminen ESRAan Varaus-, sidonta- ja käyttösuunnitelmatiedot siirretään ESRAan operatiivisista järjestelmistä (TmTepa, Kepa2000 ja Stemma) sekä tietojärjestelmistä (Fimos2000 ja Iris) erikseen sovitun aikataulun mukaisesti.
Lähettävän viranomaisen tulee varmistua, että ESRAan on tallentunut lähetetyt tiedot muuttumattomina (siirtoaineiston eheys), jotta ESRA täsmää varaus-, sidonta- ja käyttösuunnitelmatietojen osalta muihin tietojärjestelmiin. Kauppa- ja teollisuusministeriön hallinnonalalla olevien palautumien siirto ESRAan KTM:n palautuma on yritysosaston subventoiduista kehittämispalveluista (ns. hintatuki) syntynyttä tuloa valtion tulomomentille TE-keskustilivirastoissa. Hintatuetut TE-keskuksen palvelut ovat maksuperustelain mukaista toimintaa tilivirastossa ja valtion tulomomentille tulee budjetin mukaan palautua KTM:n kansallisella vastinparimenomomentilla määrätty osuus kokonaiskuluista. KTM:n palautumaosuuden määrä on määritelty talousarvioesityksessä. KTM:n palautumatiedot siirretään ESRAan siirtotiedostona muiden Kepa2000:sta siirrettävien tietojen kanssa. Tietojen täsmäyttäminen Kaikkien ESRAan siirrettävien tietojen osalta tulee vähintään kuukausittain suorittaa täsmäytys. Täsmäytyksellä on varmistettava, että kirjanpidosta tulevat tiedot ovat kirjanpidon mukaisia sekä operatiivisista järjestelmistä ja projektienhallintajärjestelmistä tulevat tiedot ovat näiden järjestelmien mukaisia. Täsmäytykset tulee dokumentoida ja arkistoida. Täsmäytyksen apuna käytettävän ESRAvarmennusraportin (R11) käytöstä ohjeistetaan erikseen. Täsmäytyksen tarkoituksena on eri järjestelmissä olevien tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistaminen (EY 438/2001). Mikäli siirron yhteydessä jonkin tiedon siirtäminen epäonnistuu, on selvitettävä, miksi tieto ei siirtynyt. Mikäli siirtyneissä tiedoissa havaitaan virheellisyyttä on tieto korjattava sen järjestelmän kautta, mistä se on ESRAan siirretty. Korjaukset jo siirrettyihin tietoihin Jos siirretyissä tiedoissa huomataan talousarviovuoden sisällä virheellisyyksiä ja virhe johtuu kirjanpidon kirjauksesta, kirjanpidosta siirrettäviin tietoihin korjaukset on tehtävä välittömästi virheen huomaamisen jälkeen kirjanpitoon, mistä se siirtyy ko. kuukauden kirjanpitosiirron mukana ESRAjärjestelmään. Operatiivisista projektien hallintajärjestelmistä (TmTepa, Kepa2000 ja Stemma) sekä sisäasianministeriön ja opetusministeriön tietojärjestelmistä (Fimos2000 ja Iris) siirrettyihin tietoihin liittyvät virheellisyydet on korjattava välittömästi ko. tietojärjestelmään. Jos virheellisyyksiä huomataan tilivirastojen tilinpäätöksellä suljettujen tilivuosien kirjanpitotiedoissa, virheellisyydet raportoidaan kirjallisesti työministeriöön Rakennerahastojen tukiprojektiin ESRApääkäyttäjälle.
Kansliapäällikkö Markku Wallin Johtaja Pertti Toivonen LIITTEENÄ Sovitut aikataulut ohjelmakauden 2000-2006 ESR-projektien rahoitusseurantatietojen toimittamisesta työministeriön ESRA-rahastonhallintajärjestelmään JAKELU Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasiainministeriö Työministeriö/TO Työministeriö/HP TIEDOKSI Työministeriö/RP-tiimi Työministeriö/RT-projekti Työministeriö/RTU-projekti Työministeriö/CR-tiimi Euroopan komissio, Suomen maayksikkö (B3)