hallintoviranomaisen ohje _x maksuviranomaisen ohje

Transkriptio

1 hallintoviranomaisen ohje _x maksuviranomaisen ohje c Päivämäärä cohjeen numero cdiaarinumero Euroopan sosiaalirahasto ESR 29 O/27/2006 KOHDERYHMÄT Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasianministeriö Työministeriö SÄÄNNÖKSET, joihin toimivalta määräysten/ohjeiden antamiseen perustuu Laki rakennerahasto-ohjelmien kansallisesta hallinnoinnista (1353/1999) 13 ASIASANAT Euroopan sosiaalirahasto, valvonta, varmentaminen, ohjelmakausi VOIMASSAOLOAIKA , koskien ohjelmakautta KUMOAA/MUUTTAA MÄÄRÄYKSEN/ OHJEEN NUMERO O/25/2003TM OTSIKKO Komission asetuksen (EY) N:o 438/ artiklan edellyttämät hallinnolliset ja paikan päällä tapahtuvat varmennukset Tätä ohjetta voi tilata x työministeriön kirjaamosta

2 Jakelussa mainituille Komission asetuksen (EY) N:o 438/ artiklan edellyttämät hallinnolliset ja paikan päällä tapahtuvat varmennukset 1. Johdanto Komission valvonta-asetuksen 1 9 artiklan mukaan komissiolle tehtävän menoilmoituksen yhteydessä maksuviranomaiselle on ilmoitettava hallintoviranomaisen ja välittävien elinten käyttämistä menettelyistä, jotka todentavat esitettyjen menojen todenmukaisuuden sekä yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palveluiden toimituksen. Tämä hallintoviranomaisen vastuulla oleva menettely osoittaa osaltaan valvontajärjestelmien riittävyyden. Kyseinen seikka on niin komission kuin kansallisten järjestelmätarkastusten yhtenä tarkastuskohteena. Hallintoviranomainen vastaa siis rakennerahasto-ohjelmien hallinnon ja täytäntöönpanon tehokkuudesta ja moitteettomuudesta. Tämä tarkoittaa mm. moitteettoman varainhoidon periaatteen noudattamisen varmistamista tekemällä rakennerahasto-ohjelmasta rahoitettujen toimien sisäisiä tarkastuksia sekä hallinto- ja valvontajärjestelmien järjestämistä. Hallintoviranomainen voi edellyttää välittävien elinten ja lopullisten edunsaajien suorittavan hallinto- ja valvontajärjestelmässä mainittuja tehtäviä. Hallintoviranomaisen tulee vakuuttua siitä, että siirretyt tehtävät on asianmukaisesti toteutettu. Tämä voi tapahtua mm. vastaanottamalla ja seuraamalla tarkastus- ja varmennusraportteja. Tämän ohjeen tarkoituksena on tukea valvonta-asetuksen 4 ja 9 artikloiden vaatimusten täysimääräistä toteutumista sekä ohjelmakauden sulkemista Euroopan sosiaalirahaston ohjelmien osalta. Työministeriö ESR-maksuviranomaisena edellyttää, että ohjelmien toimeenpanoon osallistuvat ministeriöt antavat tämän ohjeen tiedoksi omalla hallinnonalallaan. 2. Valvonta-asetus 4 artikla Varmennettavat asiat Artiklassa edellytetään, että jäsenvaltion hallinto- ja valvontajärjestelmissä on oltava menettelyt, joilla todennetaan: 1) tuotteiden ja palvelujen toimittaminen ja 2) menojen tosiasiallisuus. Lisäksi järjestelmiltä vaaditaan, että menot voidaan varmistaa yhdenmukaisiksi: 1 Komission asetus (EY) N:o 438/2001 neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista myönnettävän tuen hallinto- ja valvontajärjestelmien osalta

3 3) yleisasetuksen 2 28 artiklassa mainittujen edellytysten sekä 4) kansallisten ja yhteisön sääntöjen kanssa, erityisesti - menojen tukikelpoisuuden - julkisten hankintojen - valtiontuen - ympäristönsuojelun ja - yhtäläisten mahdollisuuksien osalta. Hallinnollinen ja paikan päällä tapahtuva varmentaminen Todentaminen ja varmistaminen voi tapahtua kahdella tavalla: hallinnollisena varmentamisena tai paikan päällä tapahtuvana fyysisenä varmentamisena (ns. on-the-spot). Valtaosa varmennustoimenpiteistä suoritetaan hallinnollisilla menettelyillä projektin maksatushakemusten tai laskujen käsittelyn yhteydessä. Hallinnollinen varmentaminen 3 tarkoittaa maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä esimerkiksi haettavan summan tosiasiallisuuden ja tukikelpoisuuden tarkistamista, tarpeellisten lisäselvitysten pyytämistä projektin hallinnoijalta tai projektin seurantatietojen todentamista. Sen sijaan varmuuden saaminen erityisesti tuotteiden ja palvelujen toimittamisesta edellyttää yleensä paikan päällä, projektin hallinto-organisaatiossa tai toteuttamispaikalla tapahtuvaa varmentamista. 3. Varmentamisen tarkoitus Varmentamisella tarkoitetaan sitä, että tukea myöntävä viranomainen hankkii riittävän varmuuden siitä, että - projektissa on todellisuudessa tehty se työ, jota varten rahoitus on myönnetty, - projektin toteuttamiseen liittyvät tuotteet ja palvelut on tosiasiallisesti ja asianmukaisella tavalla toimitettu sen käyttöön, - tuotteista ja palveluista johtuvat kustannukset ovat tosiasiallisesti toteutuneet ja - toiminta ja kustannukset ovat ESR-toimintaa koskevien velvoitteiden mukaisia. Varmentamisen keskeiset tunnusmerkit Valvonta on osa viranomaishallintoa. Varmentaminen toteutetaan osana viranomaisen normaalia valvontatoimintaa, joka perustuu vallitsevien riskien välttämiseen. Varmentaminen on suunnitelmallista: varmennuskäynnit perustuvat varmennussuunnitelmaan, hallinnollinen varmentaminen toteutetaan yhdenmukaisesti. Varmentaminen dokumentoidaan sekä kirjataan valvontajärjestelmiin (paikan päällä tapahtuva). Varmennuskäynnillä hankitaan ensi sijassa riittävä varmuus tuotteiden ja palvelujen toimittamisesta. Varmennuskäynti voi kohdistua koko projektitoimintaan tai johonkin sen osa-alueista. 2 Neuvoston asetus (EY) N:o 1260/1999 rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä 3 Vrt. englanninkielinen ilmaisu desk based checks

4 Varmentaminen kohdistuu sekä määrällisiin suoritteisiin että tuotteiden ja palvelujen laatuun. Varmentamiseen sisältyy projektista riippuen osallistujien kuuleminen. Varmennuskäynti tukee projektin etenemistä projektisuunnitelman mukaisesti. 4. Varmennuskäyntien suunnittelu ja toteutustapa Paikan päällä tapahtuva varmentaminen tulee perustaa varmennussuunnitelmaan. Ohjelmakauden tässä vaiheessa suunnitelma on järkevä kattaa koko loppukausi. Suunnitelma tulee sisältää varmennettavat projektit valintaperusteineen ja niiden määrän ohjelmittain, otantaa käytettäessä otantamenetelmän sekä muut varmentamisessa huomioon otettavat seikat. Varmennuskäyntien suunnittelussa sekä yksityiskohtaisessa valvontakohteiden määrittelyssä on järkevää hyödyntää tarkastusraportteja ja niissä esiteltyjä tyypillisiä havaintoja koskien erilaisia tuensaaja- ja projektityyppejä. Tämän ohjeen liitteenä 1 on varmennuskäyntien tueksi laadittu manuaali. Se on tarkoitettu varmennuskäyntien suunnittelun ja toteuttamisen apuvälineeksi ja projektien erityispiirteet huomioon ottaen soveltuvin osin hyödynnettäväksi. Kukin varmennuskäynti hallinnollinen varmentaminen huomioituna tulee kattaa 4 artiklan vaatimukset. Tyypillisesti varmennuskäynneillä perehdytään mm. projektin sisällön toteutukseen suhteessa projektisuunnitelmaan, todennetaan hankinnat ja hankinta-asiakirjat, tutustutaan projektin seurantajärjestelmiin ja tarkistetaan projektin hallinnointiin liittyvää tositeaineistoa. Näin saadaan riittävä kokonaiskäsitys projektin toiminnasta niin sisällön kuin taloushallinnon osalta. Palvelujen toimittamisen todentamiseen voi kuulua myös osallistuminen projektin järjestämään koulutukseen ja suullisen palautteen saaminen osallistujilta. Osallistujien mielipiteitä voidaan selvittää myös projektin pyytämän kirjallisen palautteen perusteella. Varmennuskäynti on tarkoituksenmukaisinta suorittaa silloin, kun projekti on niin toiminnallisesti kuin taloudellisesti käynnissä. Varmennuskäynti tulee kuitenkin suorittaa projektin elinkaaren aikana siten, että mahdollisiin korjauksiin on ennen projektin päättymistä mahdollista ryhtyä. 5. Varmentamisen määrälliset tavoitteet ja otantamenetelmä Valvonta-asetuksen mukaan varmennuksia ei tarvitse tehdä kaikissa projekteissa, vaan ne voivat perustua otokseen. Jos projektit valitaan otannalla, on viranomaisen kuvattava otantamenetelmä. Hallinnollinen varmentaminen tulee tehdä dokumentoidusti jokaiselle projektin esittämälle maksatushakemukselle tai laskulle. Paikan päällä tapahtuva varmentaminen tulee tehdä riittävälle määrälle projekteja. Riittävää määrää on pidettävä 40 % projektien määrästä 4. Samalla tulisi tavoitella sitä, että 40 % koskee myös tuen määrää. Tämän voi varmistaa sillä, että rahoittaja varmentaa kaikki määrätyn summan ylittävät projektit. Suuret projektit tulisi varmentaa jo niihin sisältyvän taloudellisen riskin perusteella. 4 Kts. komission vastaus työministeriön vastineeseen tavoite 1 -ohjelman järjestelmätarkastukseen.

5 Työministeriö suosittaa valintamenettelyksi riskipainotteista otantamenetelmää. Menetelmässä otantamenettely etenee vaiheittain. Ensimmäiset neljä kriteeriä ovat vahvasti varmennuskäyntiä tukevia ja kolme seuraava varmennusta puoltavia tekijöitä. 1) Projektin rahoitus ylittää määrätyn euromäärän. 2) Projektin toteuttamiseen liittyen on tehty kantelu, ilmianto tms. 3) Projektin toteutukseen liittyy oleellista epäselvyyttä ja tulkinnanvaraisuutta. 4) Tarkastushavainnot ja/tai tarkastajan suositukset korjaustoimenpiteeksi edellyttävät paikan päällä tapahtuvaa varmennusta. 1) Samantyyppiset projektit on tarkastusraporteissa todettu riskialttiiksi ja riskien taloudelliset vaikutukset suuriksi. 2) Projektin hallinto-organisaatio on ESR-asioissa uusi ja kokematon toimija. 3) On perusteltua syytä epäillä projektin hallinto-organisaation tai palvelun tuottajan suoriutumista projektin toteuttamisesta asianmukaisella tavalla. Riskitekijöiden lisäksi otantamenetelmän tulee mahdollistaa se, että mikä tahansa projekti voi tulla varmennetuksi. Satunnaisotantaa tulee käyttää riskianalyysillä valittujen projektien lisäksi siinä laajuudessa, että varmennustavoite saavutetaan. Viime kädessä otantamenetelmä perustuu rahoittajaviranomaisen arvioon ja kokemuksiin valvottavista projekteista sekä hallinnollisena varmentamisena tehdyistä toimenpiteistä. 6. Dokumentaatio Keskeistä varmentamisessa on asianmukainen dokumentaatio. Rahoittajaviranomaisen on luotava menettelyt, joilla dokumentoidaan niin hallinnollinen kuin paikan päällä tapahtuva varmentaminen. Näin pystytään luotettavalla tavalla osoittamaan tehty työ sekä täyttämään valvonta-asetuksen 4 ja 9 artiklassa asetetut velvoitteet. Käytännössä tämä tarkoittaa määrämuotoisten varmennusraporttien ja tarkistuslistojen käyttöönottoa. Kirjaaminen voi tapahtua tarkistuslistaan tai muuhun dokumenttiin. Varmennusraportista on vähintään ilmettävä projektin tekniset tiedot, varmennetut asiat/dokumentit (tehty työ) ja varmennuskäynnin havainnot sekä poikkeavuuksien johdosta toteutetut tai suunnitellut toimenpiteet 5. Varmennusraportti on suositeltavaa tallettaa kokonaisuudessaan ESRAvalvontajärjestelmään viranomaisen käyttäessä järjestelmää 6. Tämän ohjeen liitteissä 2 ja 3 määritellään hallinnollisen varmentamisen vähimmäisvaatimukset. Liitteet ovat malliesimerkkejä eivätkä siten välttämättä korvaa viranomaisessa jo noudatettavaa menettelyä. Näin silloin kun, viranomaisella on käytössä maksatushakemuksen tai laskun käsittelyn työvälineenä vähimmäisvaatimukset täyttävä tarkistuslista. Liitteissä on huomioitu 4 artiklassa määritellyt vaatimukset sekä artiklan soveltamisen hyviä käytäntöjä käsittävä komission asiakirja CDRR/06/002/00. 5 Valvonta-asetus, liite IV 6 Lisäksi rahoittajan tulee täyttää valvontajärjestelmään korjaustoimenpiteet varmentamishavaintojen pohjalta. Tämä voidaan tehdä sen jälkeen kun havainnot on ensin syötetty järjestelmään. Jos havaintojen johdosta viranomainen on katsonut tarpeelliseksi ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin projektin tukikelpoisuuden selvittämiseksi tai takaisinperimiseksi, niin tulee myös ilmoittaa oikaistu tai takaisinperitty summa.

6 7. Varmennusten seuranta Rahoittajaviranomaisen tulee seurata varmennuskäyntien määrällistä toteutumista sekä huolehtia siitä, että tässä ohjeessa sille asetetut tavoitteet saavutetaan. Viranomaisen tulee myös varmistua siitä, että varmennettu projekti ryhtyy tarvittaviin korjaustoimenpiteisiin. Myös ministeriön tulee seurata hallinnonaloittain varmennuskäyntien määrällistä toteutumista sekä raportoida niistä hallintoviranomaiselle. Komissiolle tehtävän menoilmoituksen yhteydessä työministeriö maksuviranomaisena todentaa, että hallintojärjestelmä täyttää varmennusten osalta asetetut velvoitteet. Mikäli jokin hallinnonala ja/tai rahoittajaviranomainen ei ole tehnyt riittävästi paikan päällä tapahtuvia varmennuksia, maksuviranomainen selvittää hallintoviranomaiselta, mistä tilanne johtuu ja onko olemassa merkittävää riskiä menojen tukikelpoisuuden suhteen. Jos varmentamisessa on ilmennyt projektilla sääntöjenvastaisuuksia, joissa EU-tuen osuus on yli euroa, niistä tulee tehdä komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 7 mukainen ilmoitus Varmennukset ja ohjelmakauden ESR-ohjelmien sulkeminen Ohjelmakauden sulkemisen toimenpiteisiin sisältyy vaatimus siitä, että 4 artiklan mukaiset varmennukset on suoritettu riittävässä laajuudessa ja asianmukaisella tavalla. Rahoittajaviranomaisten tulee seurata suoritettujen varmennuskäyntien määrää suhteessa projektien ohjelmakohtaiseen yhteismäärään varmennustavoitteen saavuttamiseksi. Ohjelmien sulkemisen edellytyksenä on myös se, että varmennusten pohjalta edelletyt korjaavat toimenpiteet on viety loppuun ja että nämä korjaavat toimenpiteet on raportoitu komissiolle. Lisäksi neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/ artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisessa loppulausumassa huomioidaan tehdyt varmennukset sekä niiden asianmukaisuus. 9. Voimaantulo Tämä ohje tulee voimaan alkaen ja sitä noudatetaan Euroopan sosiaalirahaston ohjelmakauden toimeenpanossa. Yksikön päällikön po. Tietohallintopäällikkö Heikki Haukirauma Ylitarkastaja Eila Niemi LIITTEET Paikan päällä tapahtuva varmentaminen liite 1 Hallinnollinen varmentaminen (maksatushakemus) liite 2 Hallinnollinen varmentaminen (lasku) liite 3 7 Komission asetus (EY) N:o 1681/94 rakennepolitiikan rahoituksen epäsäännönmukaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta. 8 Maksuviranomaisen ohje O/12/2006 TM

7 Jakelu Tiedoksi Kauppa- ja teollisuusministeriö Opetusministeriö Sisäasiainministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Työministeriö/Toimeenpano-osasto /Sisäisen tarkastuksen yksikkö Valtiovarainministeriö Valtiovarain Controller Valtiontalouden tarkastusvirasto

8 Paikan päällä tapahtuva varmentaminen Tämä manuaali on tarkoitettu varmennuskäyntien suunnittelun ja toteuttamisen apuvälineeksi ja soveltuvin osin kullakin varmennuskäynnillä hyödynnettäväksi. Jokaisella varmennuskäynnillä on hallinnollinen varmentaminen huomioituna varmennettava valvonta-asetuksen 4 artiklassa mainitut asiat. Varmennuskäynnistä tulee tehdä raportti, josta ilmenee tehty työ. 1. Valmistautuminen varmennuskäyntiin 1) Tutustutaan projektisuunnitelmaan, projektia koskeviin päätöksiin, hankintasopimuksiin, seurantatietoihin, maksatuspäätöksiin ja muihin mahdollisiin asiakirjoihin sekä mahdolliseen muuhun toteuttajan kanssa toteutettuun toimintaan. 2) Pohditaan projektiin liittyen kysymyksiä, ongelmia ja riskialueita sekä hyviä käytäntöjä. 3) Hyödynnetään palautetietoja. Rahoittaja voi olla otantatyyppisesti yhteydessä myös projektin osallistujiin tai osallistuviin yrityksiin tai keskustella osallistujien kanssa projektin tilaisuuksissa. 4) Tehdään suunnitelma varmennuskäyntiä varten. 5) Sovitaan osallistujista ja heidän työnjaosta. 6) Tarkistetaan, että varmennussuunnitelma on laadittu valvontajärjestelmään viranomaisen sitä käyttäessä. 2. Paikan päällä varmennettavia asioita 1) Projektisuunnitelman toteutuminen - kuullaan projektin toteuttajan näkemys suunnitelmasta ja tavoitteiden toteutumisesta sekä arvio projektin kokonaistavoitteiden saavuttamisesta. - todennetaan projekti eteneminen suunnitelman mukaisesti - arvio horisontaalisista vaikutuksista ja Euroopan yhteisöjen politiikoista (kohta 4 ja 7) 2) Projektin resurssit - projektin henkilöstö työajanseurantamenetelmät - henkilöstöresurssien tehokas hyödyntäminen resurssien riittävyys - projektipäällikön/vetäjän asema ja valtuudet hallinto-organisaatiossa - muut resurssit: koneet, laitteet, kalusteet - projektin käyttö, muu käyttö - mahdolliset poistosuunnitelmat - projektin työ-, koulutus- ja muut tilat - yleiskustannukset kustannusperusteineen 3) Projektin toiminnan/tulosten seuranta - miten projektin toteutumista seurataan - seuranta- ja raportointimenettelyt - osallistumisen seuraaminen osanottajien dokumentointi, osallistujapalaute - osallistujapalautteen vaikutus projektin toimintaan onko sovittu menettely - tulosten saavuttaminen - toiminnan vaikuttavuus - toimintaan tutustuminen, esim. käynti koulutuksessa osallistujien kuuleminen - raportointi toteuttajaorganisaation johdolle: miten ja kuinka usein 4) Julkiset hankinnat - hankintojen (tuotteet ja palvelut) todentaminen

9 - hankintamenettely: tarjouspyyntö, valintakriteerit, tarjoukset, valintapäätös - hankintamenettelyn dokumentointi - toteuttaja on asettanut alihankkijoilleen oman seuranta- ja raportointivelvoitteensa 5) Projektin toiminta ja talous - projekti täyttää rahoittajan asettamat ehdot - sellaisten taloudenpitoon liittyvien asioiden (esim. rahoitusosuuksien toteutuminen) todentaminen, joita ei ole varmennettu maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä - projektin toteuttajan näkemys rahoitussuunnitelman toteutumisesta - erikseen raportoitavan rahoituksen osalta työantajien todistukset osallistujien palkkakustannuksista - projektista ei rahoiteta toteuttajan tavanomaista toimintaa, vaan ainoastaan ESR-projektin aiheuttamat lisäkustannukset - usean rahoittajan projekteissa tarkistetaan, että samoille kustannuksille ei ole maksettu tukea useasta eri lähteestä ja että sovitut rahoitusosuudet toteutuvat - projektissa on todettavissa riittävä jäljitysketju (audit trail) projektin toimijoista toteuttajaorganisaation tilityksiin ja toimintaraportteihin rahoittajalle 6) Kirjanpidon tarkistus - kirjanpitoluokittelun riittävyys - onko vienneistä olemassa alkuperäiset tositteet (varmistetaan satunnaisotannalla) - projektissa noudatetaan toteuttajan tavanomaisia kirjauskäytäntöjä - onko poistot kirjattu tuenhakijan poistosuunnitelman mukaisesti - onko ja miten arvonlisäverot käsitelty - kirjanpitoaineiston säilyttäminen ainakin vuoteen 2013 saakka säilytystapa ja -paikka 7) Euroopan yhteisöjen politiikat - yhtäläiset mahdollisuudet - kestävä ympäristö - valtiontuki 8) Ohjausryhmä - ohjausryhmän asettaminen - kokoonpano, edustavuus, alkuperäiset pöytäkirjat - toimivalta ja sopimukset - projektipäällikön arvio ohjausryhmän toiminnasta ja siltä edellytetyistä toimista 9) Tiedotus ja näkyvyys - projektista tiedottaminen, tiedotussuunnitelma, tiedotteet - näkyvyys, logot, julisteet - osallistujien tietämys ESR-osarahoituksesta - projekti tulosten levittäminen hyvät käytännöt 10) Mahdollinen loppukeskustelu varmennuskäynnistä - esille nousset kysymykset, tarkennukset

10 3. Varmennuskäynnin jälkitoimet 1) Arvio projektin toteutuksesta - onko toteuttaja toiminut projektisuunnitelman ja annetun ohjeistuksen mukaan - onko rahoittajan korjattava ohjeistusta, lisättävä opastusta tai - onko hakija antanut virheellisiä tai harhaanjohtavia tietoja - onko hakija salannut tietoja (esim. projektin tuloista) ja sillä ollut vaikutusta projektin rahoituksen saamiseen tai päätöksen ja sopimusten sisältöön - onko hakija kieltäytynyt antamasta maksamista ja seurantaa varten tietoja - onko rahoitus annettu virheellisin perustein tai ollut perusteetonta - onko rahoitus käytetty muuhun kuin suunnitelmissa ja päätöksissä tarkoitettuun toimintaan - onko toiminta ollut EU:n ja kansallisten säädösten mukaista 2) Varmennuskäynnin dokumentointi - tehdään johtopäätökset projektin toiminnasta ja taloudenpidosta - suunnitelma mahdollisista jatkotoimista tai korjaavista toimenpiteistä - varmennusraportin laadinta, joka toimitetaan tiedoksi asianosaisille - tallennetaan varmennusraportti sekä havainnot ja jatkotoimenpiteet valvontajärjestelmään - merkitään valvontajärjestelmään kokonaisarvioinnin perusteella havaintoluokka (1-4) 3) Palaute projektin toteuttajalle - positiiviset huomiot projektin kulusta ja hallinnoista - korjaamista tai oikaisua vaativat huomiot - ehdotukset ja/tai vaatimukset korjauksille, oikaisuille - mahdollisiin takaisinperintöihin ryhtymiset - korjaavien toimenpiteiden toteutusaikataulu

11 Hallinnollisen varmentamisen tarkistuslista (maksatushakemus) Rahoittajaviranomaisen (numero- ja asiatarkastaja) tulee tarkistaa seuraavat tiedot jokaisen projektin maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä osana valvonta-asetuksen mukaista hallinnollista varmentamista sekä yksilöidä mahdolliset huomautukset ja jatkotoimenpiteet. Maksatushakemuksen tiedot 1. Allekirjoitetun maksatushakemuksen perustiedot vastaavat projektipäätöksessä mainittuja tietoja 2. Maksatushakemus on jätetty asianmukaisessa ajassa 3. Kustannukset kohdistuvat maksatushakemuksen ajanjaksolle 4. Menojen dokumentointi/perustelut on riittävää (selvitys yleiskustannuksista, työajanseurannasta jne.) 5. Menot ovat tosiasiallisia (pääkirjanote) 6. Haettava summa vastaa kirjapitotietoja tulot huomioon ottaen Tukikelpoisuus 7. Projekti ei ole saanut useasta rahastosta tai ohjelmasta tukea (tarkistetaan pääkirjanotteesta) 8. Kustannukset ovat projektille kuuluvia sekä projektisuunnitelman ja ohjelma-asiakirjan mukaisia 9. Kustannukset ovat tukikelpoisuussäännösten ja tukiehtojen mukaisia Projektin seuranta 10. Rahoituserät ovat toteutuneet rahoitussuunnitelman mukaisesti tai tilanteesta on annettu selvitys 11. Projektin seuranta-asiakirjat on toimitettu (seurantatiedot, väliraportti ja ohjausryhmä jne.) 12. Toimenpiteet ovat toteutuneet projektisuunnitelman mukaisesti (väliraportti, ohjausryhmä) Julkiset hankinnat 13. Projektin hankinnoissa on noudatettu hankintalainsäädäntöä Moitteeton varainhoito 14. Projekti on toteutettu taloudellisesti (rahoitussuunnitelma, julkiset hankinnat jne.) 15. Projekti on toteutettu kustannustehokkaasti (kustannukset suhteessa toimenpiteisiin) 16. Hallinnolliset kustannukset ovat oikeassa suhteessa toimintakustannuksiin(rahoitussuunnitelma)

12 Euroopan yhteisöjen politiikkojen noudattaminen tulee myös todentaa tarkoituksenmukaisessa yhteydessä sen ollessa projektin toiminnan perusteella tarpeen. Tarpeellisuus todetaan projektin valintamenettelyn yhteydessä projektihakemuksen perusteella. Todentaminen voi tapahtua väli- tai loppuraportoinnin, seurantatietojen tai osallistujapalautteen avulla sekä hallinnollisen tai paikan päällä tapahtuvan varmentamisen, ohjausryhmätoiminnan tai muun valvonnan yhteydessä. Työhallinnon myöntämän ESR-tuen ei ole katsottu olevan de minimis -tukea. Euroopan yhteisön politiikat 17. Valtiontuki, de minimis-sääntö 18. Projektin ympäristövaikutukset, kestävä ympäristö 19. Yhtäläiset mahdollisuudet, sukupuolten tasa-arvo

13 Hallinnollisen varmentamisen tarkistuslista (lasku) Seuraavat tiedot tulee tarkistaa jokaisen ESR-projektin laskun käsittelyn yhteydessä osana valvonta-asetuksen mukaista hallinnollista varmentamista silloin kun projekti toteutetaan julkisena hankintana. Suoritetut varmennustoimenpiteet voi kirjata erilliseen tarkistuslistaan tai laskuun. Mahdolliset huomautukset ja jatkotoimenpiteet tulee yksilöidä. Laskun tiedot 1. Laskun perustiedot vastaavat hankintasopimuksessa (tilauksessa) mainittuja tietoja 2. Kustannus on määrältään hankintasopimuksen mukainen/ lasku on tilauksen mukainen 3. Kustannukset kohdistuvat oikealle ajanjaksolle ja lasku on jätetty hankintasopimuksessa määritellyssä ajassa Projektin seuranta ja tukikelpoisuus 4. Laskun yhteydessä pyydetyt seurantatiedot (esim. raportti, osallistujalistat, osallistujapalaute) projektin etenemisestä tai lopullinen tuote/palvelu on toimitettu 5. Toimenpiteet ovat toteutuneet suunnitelman mukaisesti (ts. varmistetaan laskun tukikelpoisuus) 6. Projektin matka- ja majoituskustannukset ovat hankintasopimuksen mukaiset (jos pyydetty ilmoittamaan erillisesti) Moitteeton varainhoito 7. Projektin kustannustehokkuuden arviointi (kustannukset suhteessa toimenpiteisiin) 8. Projektin menettelyt ja toimenpiteet ovat tehokkaita ja vaikuttavia Euroopan yhteisöjen politiikkojen noudattaminen tulee myös todentaa tarkoituksenmukaisessa yhteydessä sen ollessa projektin toiminnan perusteella tarpeen. Tarpeellisuus todetaan projektin valintamenettelyn yhteydessä projektisuunnitelman (tarjouksen) perusteella. Todentaminen voi tapahtua väli- tai loppuraportoinnin, seurantatietojen tai osallistujapalautteen avulla sekä hallinnollisen tai paikan päällä tapahtuvan varmentamisen, ohjausryhmätoiminnan tai muun valvonnan yhteydessä. Euroopan yhteisön politiikat 9. Valtiontuki, de minimis-sääntö 10. Projektin ympäristövaikutukset 11. Yhtäläiset mahdollisuudet