Maatalous metsäylioppilaiden liitto MMYL ry Pöytäkirja HALLITUKSEN KOKOUS 2/2013 Aika 29.01.2013 klo.16:00 Paikka MMYL:n kerhohuone Paikalla: Teija Hakkarainen, Helmi Kärjä, Juhani Vainio, Emma Kuntze, Miska Sauru, Pilvimaari Heikkinen, Abdul Ghafar, Mari Lahti, Terhi Mäkinen, Paula Ujainen, Elina Tupamäki 1.Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16.05 2.Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous oli laillinen ja päätösvaltainen 3.Järjestäytyminen Puheenjohtajana toimi Teija Hakkarainen, ja sihteerinä Pilvimaari Heikkinen 4.Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin 5.Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen Edellinen pöytäkirja hyväksyttiin 6.Toimialakierros Lawra Vuoden ensimmäinen kokous oli pidetty 28.01.2013, jossa oltiin keskusteltu kuinka uusi vuosi lähtee käyntiin ja mitä tehdään. Projektin omavastuu on 900, joka tulisi saada kasaan, mutta varallisuus tilanne on tällä hetkellä kuitenkin hyvä. Seurantamatkalle, jonka tarkoituksena on saada edeltävä hanke pakettiin, lähtee kolme (3) henkilöä.
Kv Kv vastaava on kokoustanut koordinaattorin kanssa. Seuraava tapahtuma on Suomi night 8.3.2013. Kokouksessa oltiin myös pohdittu, kuinka saadaan parhaiten informoitua vaihto oppilaita tapahtumista. Toimintasuunnitelma on valmis. Opintoasiat Opintojen suunnittelun aamupäivästä MMYL ry oli saanut hyvää palautetta, sekä monista asioista oltiin samaa mieltä. Uudistuksista tultaisiin keräämään ainejärjestöjen mielipiteet. Sovittiin, että opintovastaaville luodaan oma Facebook ryhmä. Ehdotettiin myös, että koottaisiin lista tiedekunnan eri toimijoista, jossa kerrottaisiin mitä kukin tekee. Esitettiin myös uudenlaista tapahtumaa fukseille, jossa MMYL:n alaiset ainejärjestöt voisivat esittäytyä. Opetustaitotoimikunnan kehittämisryhmää haetaan 2 opiskelijajäsentä, jotka rekrytoitaisiin MMYL:n sähköpostilistan kautta. Epäselväksi jäi, mikä tämä ryhmä oikein on. Urheilu Vuonna 2013 tullaan järjestämään kaikki perinteiset urheilutapahtumat, sekä muutama uusi. Hiihtokisat järjestetään helmi maaliskuun vaihteessa, ehdotettiin 28.02. Toivottiin, että saataisiin henkilökuntaa mukaan kisoihin. Vipa on lähtenyt käyntiin, todennäköisesti tullaan järjestämään avoimet harjoitukset, jossa saataisiin mainostettua seuraa. Pipolätkä on myös lähtenyt käyntiin Facebook ryhmän kautta, mutta tätä voisi mainostaa myös listojen välityksellä. Pyörällä kampukselle tapahtuma oli onnistunut viime vuonna, joten sitä toivottiin myös toteutettavaksi tänäkin vuonna. MMYL:n kesäliikunta tullaan myös järjestämään. Shell kisat järjestetään tänä vuonna Puolassa, mutta kyseenalaistettiin opiskelijoiden innokkuus näitä kisoja kohtaan, koska PM kisat todennäköisesti suositumpi tapahtuma. PM kisat ovat tänä vuonna Norjassa syyskuussa, ja oletetaan noin 70 80 osallistujaa Viikistä. Hinta tulee todennäköisesti liikkumaan 150 paikkeilla. Sponsseja tulisi hakea mahdollisimma pian. Viime vuoden Fun&Games tapahtuman tilalle ehdotettiin jotain muuta, esimerkiksi vaellusta jossain lähikohteessa. Futsal nousi myös esiin, ja jos joukkue saataisiin kasaan, mahdollisuus osallistua syksyn sarjaan. Pikkujoulusähly tulee loppusyksystä, mutta välissä voidaan vielä järjestää muutakin. Ehdotettiin myös, että pohdittaisiin kuinka saataisiin myös uudet opiskelijat integroitua mukaan urheilutoimintaan. Tapahtumat Vuoden tapahtumien tiimoilta tapahtumavastaavat ovat pitäneet kokouksen, ja ehdotettiin, että Viikki GP olisi 20.3, teemabileet 10.4. Viikki GP:n jatkopaikka vielä auki, mutta tapahtumavastaavat selvittävät ja lähettävät tarjouspyyntöjä. Teemabileiden teemaksi ei tänä vuonna oteta vaahtobileitä, vaan suunnitellaan kokonaan uusi teema. Ehdotettuja teemoja ovat muun muassa neon värit ja beach. Olisi hyvä, jos teema olisi kuitenkin sellainen, että baariin saadaan rekvisiittaa. Tapahtumien ajankohtien markkinoiminen tulisi aloittaa heti.
Vappu allianssiin mennään tänäkin vuonna mukaan ja muuten vappu menee vanhan kaavan mukaan. 7.Talous Sovittiin, että Miska Saurulle annetaan MMYL ry:n tilille käyttöoikeus, sekä pankkikortti. Salla Urpelalle myönnetään tilinkäyttöoikeus LAWRA projektin tilille. Poistetaan edellisen vuoden hallituksen käyttöoikeudet. Teija Hakkarainen on menossa Tallinnaan, ja selvittää mahdollisuutta ostaa juomia MMYL:in tapahtumiin. Vappuskumpat voidaan kuitenkin hankkia erikseen, kenties metsäylioppilaiden kanssa. Urheilutoiminnan budjettia nostetaan. Pohditiin myös mahdollisten mainosten myymisestä fuksilehteen. Hankinnat MMYL:lle tullaan ostamaan lipputanko sekä megafoni. Keskusteltiin voitaisiinko ostaa nalleasuja lisää PM kisoihin. Sampsa ry oli toivonut laskiaisriehaan yhtä asua lainaksi. 8.Sponssit Varapuheenjohtaja hoitaa sponsorointien organisomisen, esimerkiksi pitää kirjaa paikoista, jonne ollaan jo oltu yhteydessä. Kukin hallituksen jäsen sekä toimihenkilöt ovat yhteydessä kahteen yritykseen, ja ilmoittavat tästä varapuheenjohtajalle. MMYL:n Dropbox kansiossa pitäisi olla viime vuonna käytetty sponsorihakemuspohja, jota voitaneen hyödyntää myös tänä vuonna, kunhan asia varmistetaan vuoden 2012 varapuheenjohtalta. Pohdittiin myös sponsoreiden logojen lisäämistä MMYL:n telttaan tarroilla. 9.Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelma ja muut tiedostot täytyy lähettää Tahloon helmikuun loppuun mennessä ja sitä ennen hyväksyttää liittokokouksessa. Puheenjohtaja kokoaa toimialojen edustajilta saamat suunnitelmat ja muokkaa lopullisen version. Dropboxissa on kansio, johon vastaavat lisäävät osansa tammikuun loppuun mennessä. Puheenjohtaja osallistuun HYYn järjestämään toiminta avustus infoon 11.2. 10.Lausuntopyyntö Lausuntopyyntö suunnitellaan tarkemmin MMYL:n alaisten ainejärjestöjen puheenjohtajien kanssa heidän yhteisessä tapaamisessaan. 11.Järjestöilta Järjestöillan tarkoituksena on tutustua toisiin järjestöihin ja niiden aktiivijäseniin, sekä suunnitella tulevaa toimintaan. Ehdotettiin pidettäväksi 19.2 kattosauna Sivistyksellä. Juomat
tuodaan Tallinnasta, syömiset katsotaan lähempänä. 12.Karonkka Karonkka järjestetään 15 16.2 Kellokosken rantasaunalla. Sitovat ilmoittautumiset hoidetaan Doodlen kautta. Pohdittiin, mitä otetaan mukaan. Ainakin kertakäyttöastiat, sovitaan muista tarkemmin Facebook ryhmässä. Lähtö tapahtuu Viikistä klo 15, jota ennen käydään kaupassa. Ehdotettiin, että otetaan lautapelejä mukaan. 13.Liittokokous MMYL:n liittokokous pidetään 25.2 klo 18 alkaen. LAWRA hoitaa ruoka ja juomatarjoilun. Kokouksessa valitaan tiedottaja, sekä käydään läpi Tahloon menevät dokumentit. Puheenjohtaja yrittää varata Mannerheim salin. 14.Laskiaisrieha Sovittiin, että MMYL pystyttää teltan Ullallinnanmäelle laskiaisriehaan 12.2, ja tarjoilee mahdollisesti jotain juotavaa. Varapuheenjohtaja on Valioon yhteydessä ja pyytää sponsorointia, esimerkiksi kaakaota. Teltta tulee Sampsa ry:n kärryllä ennen klo yhtä. Puheenjohtaja jakaa työvuorot. 15.Klusteri Klusteritoimikuntaan haki 3 henkilöä, jotka edustavat Vitaa, Voluntasia ja Lipidiä. Päätettiin velvoittaa ainejärjestöistä edustusta. MMYL:ltä menee Teija Hakkarainen, tämän lisäksi pyydetään vielä edustajat Oikokselta sekä Myo:lta. Loput järjestöt ovat toimikunnassa ensi vuonna. 16.Sähköpostilistat Mikäli tarvetta on uusille sähköpostilistoille, nyt olisi hyvä hetki luoda ne. 17.Ilmoitusasiat Kokouskäytäntöjen koulutus on MMYL:n vastuulla. Ehdotettiin vastuuhenkilöksi Tommi Jaloa. Tilaisuuden voisi järjestää Agronomiliiton kautta. MYO:n vuosijuhliin lähtevät edustamaan Helmi Kärjä, sekä Paula Ujainen. Boa ry:n vuosijuhliin osallistuvat Teija Hakkarainen ja Elina Tupamäki. Juhliin menijät hankkivat lahja, jonka arvo on noin 20 euroa, sekä hoitavat MMYL:n tervehdyksen tilaisuudessa. 18.Muut esille tulevat asiat
Muita esille tulevia asioita ei ollut 19.Seuraava kokous Seuraavan kokouksen ajankohta hoidetaan Doodlen kautta. Mikäli hallituksen jäsen ei ilmoita mitään, oletetaan hänen saapuvan paikalle. 20.Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 17.54 Pöytäkirja vakuudeksi Helsingissä 11.2.2013 Puheenjohtaja Sihteeri Nimen selvennys Nimen selvennys