Hyvät käytännöt LEAN Siuntiossa
SIUNTION KUNTA SJUNDEÅ KOMMUN Lean-menetelmä Siuntion toteutus Lean-konferenssi 20.5.2015 Kehittämispäällikkö Antti-Pekka Röntynen Siuntion kunta
Esityksen sisältö 1. Miksi lean Siuntiossa? 2. Organisoituminen Siuntiossa 3. Case-esimerkkien esittely ja eteneminen 4. Mahdollisuudet Länsi-Uudellamaalla? 3
Miksi lean Siuntiossa? Palveluverkko jo aiemmilla päätöksillä keskitetty ja karsittu Rohkaisevat tulokset muualta julkiselta sektorilta Henkilöstön asenteiden kehittäminen ja asiakasnäkökulman lisääminen palveluissa Lean-tuntemusta organisaation sisällä Henkilöstön aiemmat kokemukset ja uusien henkilöiden perehdytys 4
Toteutus Siuntiossa Lähdetty pilotilla liikkeelle vuoden 2015 alussa Pilotin jälkeen edetty osastoilla prosessien ja toimintatapojen tarkastelussa opittujen työvaiheiden mukaisesti Tarkoituksena monistaa pilotissa omaksuttua toimintamallia Kunnan sisäiseen käyttöön laadittu Siuntion lean-menetelmä työkirja 5
Henkilöstön koulutukset Pidetty esimiehille lean-koulutus marraskuussa 2014 Pilottiryhmän jäsenet koulutettu pilotin aikana Esimieskokouksessa informoitu ja koulutettu esimiehiä Uusien prosessien käynnistämisen yhteydessä henkilöstön lyhyt koulutus ajatusmalliin 6
Hyödynnettävyys Uusien järjestelmien käyttöönotot Osoitetaan hyöty ennen hankintaa ja kehitetään kustannuslaskentaan (TMA jne.) Toimintamallin miettiminen jo ennen toimintamallin käyttöönottoa Ajattelumallin muuttaminen Mitä minä voin tehdä omassa työssäni paremmin? Kehittäminen ei henkilöidy yhteen kehittämispäällikköön 7
Organisoituminen Ohjausryhmä Päättää kuvattavien prosessien järjestyksen Puheenjohtajana hallintojohtaja Prosessin työryhmä Kokoontuu tietyn prosessin kuvaamiseksi Vastuussa osaston henkilöstö, tukea kehittämispäälliköltä Projektipäällikkö Kehittämispäällikkö 8/10
Case 1: myyntilaskutusprosessi Valittiin lean-pilotiksi kunnan myyntilaskutusprosessi Perusteluina: Koskee kaikkia kunnan osastoja Suuret yksikkömäärät laskutuksessa (virtausyksikköjen määrä) Muutosten läpiviennin kannalta keskeiset henkilöt mukana (hallinnon suunnittelijat, laskuttajat) 9
Siuntion pilottihankkeen eteneminen 14.1.2015 Pilottiryhmän koulutus 26.1.2015 Nykytilan kartoitus 2.2.2015 Tahtotilan määritys 10.2.2015 Pilotoinnin suunnittelu 25.2.2015 Selvitettävien asioiden läpikäynti 6.3.2015 Tahtotilat käyttöön Maaliskuu: Seuraavien prosessien tarkastelu käyntiin osastoilla 10
Siuntion arvovirrat käytännössä 11
Nykytila: Kuukausittainen päivähoitolaskutus Vihreää Keltaista Punaista Prosessi toistuu kuukausittain Arvoa lisäävää aikaa on n. 1 työpäivä Aputoimintoja n. 3 päivää Hukkaa n. 7 päivää josta suuri osa on odotusta 12
Tahtotila: Kuukausittainen päivähoitolaskutus Vihreää Keltaista Punaista Arvoa lisäävää aikaa on n. 1 työpäivä Aputoimintoja enää 5 minuuttia Hukkaa n. 2 päivää josta suuri osa on odotusta 13
Löytyneitä hukkia Tarkistukset, jotka johtuneet vanhoista tutuista työtavoista Odottaminen, kun joku toinen jossain toisaalla ei toimita pyydettyjä tietoja Toimitettujen tietojen vienti järjestelmään Tiedot väärässä muodossa ja erilaisia toimittajasta riippuen Standardin puuttuminen 14
Huomioita Henkilöstöltä kiitettävä arvosana: 4,6 vastausten keskiarvo (asteikko 1-5) Leviäminen muihin prosesseihin ja toimintatapoihin Samat henkilöt lähteneet toteuttamaan uusia ajatuksia Vaatii ajattelun muutosta Hierarkkinen ajattelu > Osallistava ajattelu Jokainen henkilö oman työnsä paras asiantuntija 15
Mitä pilotista opittiin? Henkilöstö sai vertaistukea ja opittiin uusia käytäntöjä toisilta laskuttajilta Keskitytään arvoa tuottavaan työhön, monesti tukipalvelua (esim. postitus) halvempi ostaa ulkopuolelta Arvon määrityksen perusteet: mikä myyntilaskutuksessa tuottaa asiakkaalle arvoa? 16
Case 2: Vuosilomaprosessi Vuosilomaprosessi, nykytila (yhteensä noin 52 000 minuuttia) Vuosilomaprosessi, tavoitetila (yhteensä noin 60 minuuttia) 17
Kustannuslaskennan kehittäminen Laskettu lomakepäätösten kustannuksia vs. sähköiseen järjestelmään siirtyminen Nykyisen toimintamallin mukainen lomakepäätös maksaa kunnalle työaikana noin 21 000 euroa vuodessa Tahtotilan (tulevaisuuden malli) mukainen toimintamalli maksaa kunnalle työaikana noin 5 200 euroa 18
Osastojen lean- prosessit Tekninen osasto Rakennuslupaprosessi Ruokatilausprosessi Perusturvaosasto Sosiaalipalveluprosessi Sairaanhoitajan työtehtävät Sivistysosasto Tilavuokraprosessi Hallinto-osasto Esityslistaprosessi Vuosilomaprosessi 19
20
Jatko: menetelmätarpeen tunnistaminen Menetelmälle todennäköisesti tarvetta, jos tuodaan esille, että varasto- tai säilytystilaa tarvittaisiin lisää Varastot ihan täynnä, Tila loppuu kesken Ei tiedetä, miten asiat tapahtuvat Tässä vaiheessa lähetän sen sinne. Ihmeitä tapahtuu, kun niitä tehdään 21
Mahdollisuudet Länsi- Uudellamaalla Julkisen sektorin toimijat eivät kilpaile keskenään (vrt. yksityinen sektori) Kunnat samassa taloudellisesti haastavassa tilanteessa Toimivia prosesseja ja malleja voidaan levittää kunnasta toiseen Taustalla koko alueen laajuinen organisaatio, jossa lean-osaajia Pilotin toteuttaminen? 22
Organisoituminen: tukea jokaiselta tasolta, eri organisaatioilta 23
Lisätietoja Röntynen: Varovaisuutta, ahaa-elämyksiä ja tehostamismahdollisuuksia kokemuksia lean-menetelmästä julkisella sektorilla Kansainvälistä taustaa, heijastumiset julkiseen johtamiseen 24
Kiitos!/Tack! 25