Projektinhallinta Kielten POP-hankkeiden koordinaattoritapaaminen 5.5.2010 Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia, Ulla Pehrsson ja Johanna Heimonen
Mitä, missä, milloin ja vielä miten, paljonko, kenelle, miksi, mitä maksaa? Hankkeen toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta
Mitä hankkeessa tehdään? Hyvä toimintasuunnitelma on hankkeen selkäranka Suunnitelmaa voi muokata koko hankkeen ajan Sisällöt lähtevät tavoitteista Hankkeen vetäjän tavoitteet (esim. oma kehittymissuunnitelma), kohderyhmän tavoitteet (oppilaat ja vanhemmat), rahoittajan tavoitteet, kunnan tavoitteet Tilanneanalyysi: miksi aloittavia oppilaita on liian vähän, mitä keinoja on jo kokeiltu, mitkä toimet ovat olleet onnistuneita ja miksi, mitä muualla tehdään jne. Tavoitteiden on hyvä olla täsmällisiä Kun tavoitteet ovat selvillä, määritellään keinot joilla tavoitteisiin päästään Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 3
Kustannuksista 1. Hanke on ensin idea, jolle haetaan rahoitusta = hankehakemus Hyvä hakemus on kuin kartta, jota näppärä seurata toteutusvaiheessa Rahoittajalla oma kustannusluokitus, jota noudattaen budjetointi jo hakuvaiheessa Kustannusten pääkategoriat: palkat ja palkkiot sivukuluineen, matkat, aineet ja tarvikkeet, ilmoittelu ja tiedotus, postitus, kopiointi, puhelin ja atk, tilat, osuus yhteiskustannuksista Millä tilillä saadut rahat ovat? Onko määräraha = tulot eurolleen hankkeen käytössä? Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 4
Kenelle hanke suunnataan? Lähdetään tavoitteista Määritellään kohderyhmät tarkasti: paljonko oppilaita/vanhempia/kunnan päättäjiä/työelämän edustajia ym. halutaan tavoittaa tilaisuuksilla ja muilla toimenpiteillä Mitä osallistujilta odotetaan? Kohderyhmien edustajat ohjausryhmään, jolle sovitaan säännölliset kokoontumiset ja tavoitteet Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 5
Kustannuksista 2. Henkilöstömenot suurin menoerä Mitä toimijoille maksetaan? Koordinaattori, ohjausryhmä, ulkopuoliset kouluttajat, talousvastaava?, tiedotusvastaava? Ulkopuoliset kouluttajat: Arvonlisävero budjetoidaan palkkioon silloin kun palkkionsaaja on yritys tai toiminimi, joka on hakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi. Yksityishenkilöille maksettavissa palkkioissa alvia ei ole, vaan maksetaan palkkio + henkilösivukulut Luentopalkkiot: kunnan taksat per tunti (koulutustason mukaan? Onko tunti 45 min. vai 60 min.?) Jos suuri kohderyhmä, huomioitava tila- ja tarjoilukuluissa Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 6
Markkinointi ja dokumentointi Kuinka monta tilaisuutta hankkeessa järjestetään, missä ja milloin; mistä aiheutuu kuluja Tilaisuuksien sisällöt ja vastuuhenkilöt Markkinoinnin vastuuhenkilö: tiedottaminen, esitteet, ilmoittautumiset, yhteydenotot Oppilaiden hyödyntäminen, koulun sisäinen yhteistyö Palautteen kokoaminen ja käsittely toiminnan kehittämistä varten Hankkeen dokumentointi ja seuranta rahoittajan ohjeiden mukaan Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 7
Kustannuksista 3. Tilaisuuksien hinta: tilat (koko, vahtimestarinpalkkio?), tarjoilut (ostettu, itse tehty, tarvikkeet), osallistujat, esiintyjät, yhteydenpito, tiedotus, esitteet Lehti-ilmoittelu kallista; kotisivut + hinta Esitteet: tarvikkeiden hinta Kokouspalkkiot, suuruus ja sivukulut Matkat ja majoitus: matkalaskulomake? Päiväraha? (Esim. tämän koulutuspäivän kulut) Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 8
Hankkeen elinkaari Miten hanke aikataulutetaan kouluvuoteen: aloitusvaihe, toimintavaihe, lopetusvaihe Vuosikello, aikajana, kalenteri tai muu ajanhallintakeino Maksatus- ja raportointiaikataulujen noudattaminen Talouden seuranta, tiedottaminen, markkinointi, palautteen kerääminen, dokumentointi ja arviointi jatkuvat koko hankkeen ajan Säännölliset raportoinnit ohjausryhmän kokouksissa Muista ennakointi! Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 9
Kustannuksista 4. Rahoittajan kuluseurantaluokat ja raportointiohjeet huolella läpi! Henkilöstökustannukset Hankkeen koordinointi, Suunnittelu, Neuvonta ja ohjaus, Arviointi, Raportointi, Tiedotus, viestintä ja markkinointi, Muut työt, mitkä Muut kustannukset eriteltyinä Kokous- ja koulutusmenot, Matkustuskulut, Palvelujen ostot, Laitehankinnat, Materiaalimenot, Vuokrat, Muut kustannukset, mitkä Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 10
Motivointi, miksi tämä hanke tarvitaan? Miten hankkeeseen saadaan toimijat ja miten heidät sitoutetaan? Kuinka paljon halutaan ja voidaan työskennellä? Onko tavoitteiden saavuttaminen mahdollista hankkeen puitteissa? Mitä uutta ja millaista lisäarvoa hanke tuo tekijöilleen/ kohderyhmille/ oppilaitokselle/ kuntaan? Miten toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista arvioidaan? Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 11
Kustannuksista 5. Koordinaattorin oltava realisti mitä tulee työn määrään. Miten paljon halutaan tehdä työtä? Työn määrän laskutapa esim. 145 tuntia/kk, vuoden hankkeessa esim. 1 kk:n palkka tuntuu kohtuulliselta. Hyvä yhteistyö taloustoimiston kanssa alusta lähtien! Jos vaikea saada ajantasaista kuluseurantaa, elämää helpottaa oma kirjanpito : esim. Exell-taulukko tai sininen vihko, johon omana kirjanpitona kaikki menot sivukuluineen noudattaen raportin kululuokitusta. Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 12
Kustannuksista 6. Hyväksyttävät menot? Tarvitaanko raporttiin kuitit? Kirjanpitoraportit? Kuka ne toimittaa? Miten toimitaan, jos budjetti ylittyy? Tai jää ylijäämää? Kysy heti talouspuolelta, kun kysyttävää tulee! Talousalan koulutuksen puute tuntuu epävarmuutena, mutta maalaisjärkeä saa käyttää, tyhmiä kysymyksiä ei ole, ja sitkeä kysely palkitaan tämähän sujuu! Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 13
Kuka tekee? Vastuun ja töiden jakaminen, varahenkilöt Toimijoiden korvaukset, palkkarahaa vai tuntihuojennusta Ohjausryhmän rooli Selkeä tehtävien jako ja vastuiden määrittely: kuka hoitaa talouden, tiedottamisen, raportoinnin yms. Hankkeen päävetäjällä oltava koko ajan langat käsissään Miten ongelmatilanteessa toimitaan, varasuunnitelma Palmenia, UP ja JH 5.5.2010 14