Tiedonhallinnan kehittämisen tavoitteena sujuva arki
Sosiaali- ja terveysministeriö Osana valtioneuvostoa sosiaali- ja terveysministeriö vastaa sosiaali- ja terveyspolitiikan suunnittelusta, ohjauksesta ja toimeenpanosta. Tavoitteena on, että kaikilla olisivat samanlaiset mahdollisuudet terveelliseen ja turvalliseen elämään 2 14.10.2011
Sosiaali- ja terveysministeriön vastuulla hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittäminen sosiaalivakuutus (eläke-, sairaus- ja työttömyysvakuutus) yksityisvakuutuksen kehittäminen työsuojelu tasa-arvon edistäminen hallinnonalan tutkimus- ja kehittämistoiminta kansainvälinen yhteistyö 3 14.10.2011
STM Sosiaali- ja terveysministeri Peruspalveluministeri Kansliapäällikkö Sisäinen tarkastus Valmiusyksikkö Tasaarvovaltuutetun toimisto OSASTOT KV-asioiden yksikkö Viestintäyksikkö Esikuntayksikkö Hallinto- ja suunnitteluosasto Vakuutusosasto Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen os. Sosiaali- ja terveyspalveluosasto Työsuojeluosasto TIETO- YKSIKKÖ Lääkkeiden hintalautakunta Lapsiasiavaltuutetun toimisto ministeriössä 450 työntekijää toimintaa kolmella paikkakunnalla tietoyksikössä 25 työntekijää keski-ikä vuoden 2010 lopussa 49,7 vuotta 6 14.10.2011
STM:n tiedonhallinta toimijat toimintatavat ja prosessit tieto välineet ja teknologia ulkoinen toimintaympäristö organisaatiokulttuuri 7 14.10.2011
Tiedonhallinnan kehittämishanke 2009-2012 Intranetin uudistamista lähdettiin suunnittelemaan vuonna 2009 Tiedonhallinnan tilan esiselvitys keväällä 2009 Konsulttina Solita Oy mukana nuoria esittelijöitä tuloksena tiedonhallinnassa havaitut ongelmat ja kehittämissuunnitelma, konkreettiset projektit tiedonhallinnan kehittämiseksi 8 14.10.2011
Esiselvitystyön perusteella havaitut tiedonhallinnan ongelmat järjestelmiä on kehitetty irrallisina, kokonaisuudesta riippumattomina tieto hajautuu moniin järjestelmiin, joiden roolit ja työnjako eivät ole selviä samaa tietoa käsitellään ja tuotetaan useissa järjestelmissä 9 14.10.2011
Esiselvitystyön perusteella havaitut tiedonhallinnan ongelmat tietoa ei ole arvotettu eikä luokiteltu yhtenäisesti käyttäjien toimintatavat ovat epäyhtenäisiä tiedon etsimiseen käytetään turhaa aikaa kaivataan helppokäyttöisyyttä ja kokoavia palveluja 10 14.10.2011
Tiedonhallinnan visio ja tavoitetila Tiedonhallinnan tulee tukea STM:n tavoitetilaa: Vuonna 2011 STM on tehokas, ydintehtäviin keskittyvä, hyvin johdettu ja osaavan sekä motivoituneen henkilöstön organisaatio, joka on kooltaan nykyistä pienempi. Se nojaa toiminnassaan avoimuuteen ja yhteistyöhön Tiedonhallinnan visio: tiedonhallintamme on avointa, hyvin johdettua ja arjen työtä tukevaa. Kaikki työssäni tarvittava tieto ja sen hallitsemiseen tarvittavat työkalut ovat saatavilla vaivatta ja tehokkaasti. Tarjolla on minulle relevantti tieto, joka on ajanmukaista, oikeaa ja laadukasta Tiedonhallinnan tavoitetila konkretisoituu nykyisen STMintran korvaavaan palvelukokonaisuuteen, omiin tarpeisiin personoitavaan portaaliin, joka tarjoaa nykyistä helppokäyttöisemmät työvälineet ministeriössä tehtävälle työlle. 11 14.10.2011
Kohti tavoitetilaa - Tiedonhallinnan kehittämishanke ja neljä konkreettista osaprojektia Tietoarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurissa määriteltiin ministeriön keskeisten prosessien päätietoryhmät ja tietojen käsittelyssä tarvittavat yhtenäiset metatiedot sekä tietojärjestelmien käyttö ja keskinäiset suhteet. Tietoarkkitehtuuri loi perustan hankkeelle. Valmistui huhtikuussa 2010 Hakuprojekti Hakukone, joka hakee ministeriön keskeisistä tiedonlähteistä. Valmistui toukokuussa 2011 12 14.10.2011
Kohti tavoitetilaa - Tiedonhallinnan kehittämishanke ja neljä konkreettista osaprojektia Ryhmätyön tuki - helppokäyttöinen sidosryhmätyötä, sisäistä valmistelua ja viestintää tukeva väline. Sähköinen työpöytä -portaali - omiin tieto- ja työskentelytarpeisiin mukautuva verkkopalvelu, jossa tarvittava tieto ja työkalut ovat helposti saatavilla. Hakukone ja ryhmätyöväline tulevat uusina työvälineinä sisältymään tulevaan portaaliin, joka valmistuu vuonna 2012. 13 14.10.2011
Tietoarkkitehtuurin määrittelyprojekti toteutettiin osana ministeriön tiedonhallinnan kehittämishanketta 1.10.2009-31.4.2010 konsulttina Netum Oy apuna oli hankkeelle nimetty tukiryhmä, jossa ovat edustettuina ministeriön keskeisten prosessien edustajat toteutettiin valtion kokonaisarkkitehtuurimenetelmää käyttäen 14
Tietoarkkitehtuuri tiedonhallinnan pohjana Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri STM:n hallinnonalan kokonaisarkkitehtuuri Valtioneuvoston tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri STM:n tietoarkkitehtuuri toimintaarkkitehtuuri tietoarkkitehtuuri tietojärjestelmäarkkitehtuuri teknologiaarkkitehtuuri organisaation ydin- ja tukiprosessit, sidosryhmät ja niiden vaatimukset yhteiset strategisesti merkittävät tietovarannot, missä järjestelmissä tietoa luodaan, julkaistaan, päivitetään ja poistetaan, tärkeimmät yhteiset metatietotarpeet järjestelmien väliset suhteet ja käyttöpolitiikka tekniset linjaukset, rajapinnat 15
Hakuprojekti 2009-2011 Hakuprojekti käynnistyi esiselvitystyöllä vuoden 2009 lokakuussa. Esiselvitystyössä projektin tarkoituksena oli selvittää organisaation tiedonhakuun kehitettyjen (Enterprise Search) hakuratkaisujen mahdollisuudet tiedonhaun tehostamisessa STM:ssä. Konsulttina Solita Oy Kartoitettiin markkinoilla olevat yleiset järjestelmät Kustannusestimaatit Referenssikäynnit POC 16 14.10.2011
Hakuprojekti 2009-2011 Tiedonhaun ongelmat Tietoa tallennetaan ja säilytetään useissa järjestelmissä ja tallennuspaikoissa organisaation sisä- ja ulkopuolella. Käyttäjät joutuvat kirjautumaan eri järjestelmiin ja käyttämään useita erilaisia hakutekniikoita ja käyttöliittymiä löytääkseen etsimänsä tiedon. Tiedon etsiminen on usein epäkäytännöllistä ja aikaa vievää. Tiedonhaku edellyttää tietolähteiden tuntemusta. 17 14.10.2011
Hakuprojekti 2009-2011 Tiedonhakujärjestelmälle laskettiin takaisinmaksuaika, jonka laskentapohjana on tuloksettomasta tiedonhausta vapautuva työaika. Tammikuussa 2010 tehtiin päätös siitä, että projektia jatketaan ja STM:n sisäiseen käyttöön hankitaan hakukone. 18 14.10.2011
Hakuprojekti 2009-2011 Tavoitellut hyödyt Haku tehostuu ja aikaa säästyy, kun tietoja ei tarvitse hakea useilla erilaisilla hakukäyttöliittymillä Säästetään työaikaa kohdentamalla sitä tiedon hakemisen sijasta tiedon käyttämiseen Parannetaan tiedonhakijoiden luottamusta siitä, että aiheeseen liittyvä oleellinen ja ajantasainen tieto on löytynyt. 19 14.10.2011
Hakuprojekti 2009-2011 Tavoitellut hyödyt Mahdollistetaan tiedon parempi löytyminen, vaikka sen sijainti ei olisikaan etsijän tiedossa Yhdellä useaan tietolähteeseen ulottuvan haun avulla vähennetään kognitiivista rasitusta Voidaan hyödyntää ja käyttää jo tehtyä työtä löytämällä olemassa olevia tietoja uusien tietojen luomisen sijaan 20 14.10.2011
Projektin jakaantui seuraaviin vaiheisiin Esiselvitysvaihe, 10/2009 12/2009 Toiminnallinen määrittely 02/2010 07/2010 Ratkaisun kilpailutus, valinta ja sopimukset 06/2010 10/2010 Toteutusprojekti valitun toimittajan kanssa 10/2010 05/2011 Toimittajana Solita Oy, järjestelmä Google GSA 21 14.10.2011
22 14.10.2011
23 14.10.2011
Projektin sudenkuopat Lähdejärjestelmien integraatiokuvaukset, toteuttamismahdollisuudet ja kustannusarviot Tunnistautumisratkaisut Vaatimusmäärittelyssä eriteltynä toteutettavat asiat ja tuettavat asiat Vaatimusmäärittelyn tarkennus toimittajan kanssa riittävällä tasolla Monitoimittajayhteistyö Määrärahojen arviointi, huomioiden mahdolliset lisätyöt 24 14.10.2011
Käyttäjälähtöinen suunnittelu kysy käyttäjiltä testaa arvioi jatkuva prosessi iteroi tunnista käyttötilanteet 25 14.10.2011
Käyttäjäkeskeinen tuotekehitys 26 14.10.2011
Sähköinen työpöytä 27 14.10.2011
Intranetien kehityskaari yleisesti STM-intran kehityskaari - sovellusintegraatiot - yhteisöllisyys - personoitavuus Sisäinen Linkkihakemisto viestintäkanava Sähköinen työpöytä Portaali STM-duuni 1997 1999 2004 2011 28 14.10.2011
05/2011 Käynnistystoimet 05/11-09/11 Työvaiheet ja aikataulu 1.vaihe Käyttäjätutkimus 07/11-09/11 Konseptisuunnittelu ja toiminnallinen vaatimusmäärittely 07/11-10/11 Sisältötehtävät 09/11-05/12 Toteutustyön kilpailutus 11/11-11/11 Toteutusprojektin 1. vaihe, portaali ja 1. vaiheen integraatiot 12/11-05/12 Koulutus pääkäyttäjille, päivittäjille 02/12-02/12 Testaukset 02/12-05/12 Sisällöntuotanto 02/12-05/12 1. vaiheen käyttöönot to 05/12 Käytettävyyden varmistaminen 05/11-05/12 12.10.2011 05/2012
Projektin tavoitteet Projektin tavoite on tuottaa käyttäjille sähköinen työpöytä, jossa on ajantasaiset, omiin tarpeisiin ja työtehtäviin räätälöidyt palvelut. Yksittäisen käyttäjän kannalta halutaan helpottaa arkea sekä edistää työssä jaksamista tuomalla mutkaton pääsyn oikeaan sisältöön, oikeisiin tehtäviin, oikeisiin ihmisiin, oikeisiin työkaluihin ja helpottamalla ajankäytön hallintaa. Organisaation kannalta tavoitteena on parantaa tietotyön ja työprosessien tuottavuutta ja lisätä tehokkuutta. 30 14.10.2011
Palvelun tavoitteet On väylä STM:n työntekijöiden työssään tarvitsemiin tietoihin, ohjeistuksiin, työvälineisiin ja sähköisiin asiointipalveluihin On STM:n johtamisen välinen ja sisäinen viestintäkanava, josta STM:n työntekijät löytävät helposti ajankohtaiset uutiset, tiedotteet, tapahtumat ja keskustelut 31 14.10.2011
Palvelun tavoitteet Tukee STM:n tavoitetta olla nykyaikainen, avoin ja reilu työnantaja Tukee me-henkeä, yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä Käyttö on mielekästä, hyödyllistä nopeaa ja helppoa 32 14.10.2011
Mikä muuttuu? Kaikille suunnattu intranet Erilliset haut eri sovelluksissa Ryhmän asiakirjat asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmässä, levynkulmilla Erilliset sisällöntuottajat tuottavat tietoa Erilliset käyttäjätunnukset ja salasanat eri sovelluksiin Tulostettavat lomakkeet Työtehtävien suunnittelu ja seuranta manuaalisesti Omalla työpöydällä ajantasaiset, omiin tarpeisiin ja työtehtäviin kohdennetut palvelut ja sisällöt Hakuri indeksoi keskeiset sovellukset. Tiedon löytyvyys paranee ja etsimiseen kuluva aika vähenee Parempi ryhmätyön ja tiimityön tuki ( tiimin yhteinen kalenteri, asiakirjat, keskustelut, wikit, blogit ja läsnäolotiedot yhdessä työtilassa/sivustossa) -> vuorovaikutteinen suunnittelu Yhdensuuntaisesta viestinnästä vuorovaikutteiseen viestintään sekä tiedon ja tietämyksen jakamiseen (esimerkiksi wikit, blogit, keskustelut, kommentointi) -> osallistuminen, vaikuttaminen Automaattinen kirjautuminen käytetyimpiin sovelluksiin -> helpottaa työtä, lisää työhyvinvointia Itsepalveluperiaatteella toimivat sähköiset asiointipalvelut ja työnkulut -> tehostavat palveluprosesseja ja palvelutasoa Uusia toiminnallisuuksia mm. tehtävälistoja, vuosikellokalentereita, työnkulkuja -> tehtävien helpompi aikatauluttaminen ja ennakointi
Tavoitteiden toteutumisen mittarit Käyttötilastot Käyttäjäkyselyt Ennen-jälkeen mittaukset Ensimmäiset mittaukset Hakurista vuoden vaihteessa 34 14.10.2011
Lopputuloksena tiedonhallinnan vision mukainen tila? tiedonhallinta työkalut tieto relevanttia hyvin johdettua arjen työtä tukevaa helposti saatavilla avointa 35 14.10.2011
Kiitos! 14.10.2011