Valtipa-yhteistyöryhmän kokous. Aika klo Maa- ja metsätalousministeriö, MMM, Mariankatu 23, kokoushuone Kartano

Transkriptio

1 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (5) Valtion IT-palvelukeskus 7/ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika klo Paikka Osallistujat Maa- ja metsätalousministeriö, MMM, Mariankatu 23, kokoushuone Kartano Ulla Virtasalo YM Pentti Vesanen VNK Aki Hietanen OM Aulikki Pakanen PLM Anna-Maija Marttila VM Tarja Kaira-Hiekkavuo OPM Manu Herna SM Johanna Hartman STM Anne Hurmalainen TEM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Marja Oksa-Pallasvuo eduskunta Anne Kauhanen-Simanainen Valtiokonttori/VIP Päivi Laakso Valtiokonttori/VIP Puheenjohtaja Hannele Anttila MMM Sihteeri Maija Jussilainen VNTHY/ Valtiokonttori 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on HARE:ssa hanke: VM043:00/ Valtipan kirjasto-tietopalvelujen linjaukset Tietopalvelupäällikkö Johanna Hartman STM esitteli kirjasto-tietopalvelujen tuottamisen tapoja, asian joka oli esillä myös Valtipan kirjasto-tietopalvelujen työpajassa Esitys on pöytäkirjan liitteenä 1 (myös Senaattori>Valtipa>Kirjastoryhmä, jossa myös muut työpajan aineistot). Keskustelussa tuli esille mm: - YM:ssä on henkilökuntaa palveleva virasto-/käsikirjasto ja tietopalvelusihteerin virka (1 htv). Ainakaan toistaiseksi siitä ei olla luopumassa. Ministeriö tukeutuu hallinnonalan kirjastojen yhteisen kirjastojärjestelmän (PrettyLib) kehittämisessä ja ylläpidossa, vaativissa ministeriön toimialan (ympäristö, luonto, rakennettu ympäristö, asuminen) toimeksiannoissa sekä sähköisten aineistojen hankinnoissa Suomen ympäristökeskuksen SYKEn ja Asumisen rahoitusja kehittämiskeskuksen ARAn kirjasto- ja tietopalveluihin. Sähköisten aineistojen hankintoja tehdään myös yhteistyössä Senaattorin kanssa. Haastavia muutoksia hallinnonalan yhteistyökuvioihin on odotettavissa vuonna 2012, jolloin SYKE muuttaa Viikin kampukselle. Siitä SYKEn tietopalvelu on jo käynyt alustavia keskusteluja Viikin tiedekirjaston kanssa. LVM:n

2 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (5) alainen Ilmatieteen laitos on jo siirtänyt kokoelmansa Viikin tiedekirjastoon. Myös MMM:llä on yhteistyötä Viikin tiedekirjaston kanssa. - STM:n hallinnonalan virastoissa ollaan miettimässä kirjasto-tietopalvelujen hankkimisen tapaa, yliopistojen kirjastot mahdollisina palvelujen tuottajina. Kuopiossa aloittava lääketietokeskus neuvottelee palveluista Kuopion yliopiston kirjaston kanssa. - OPM on neuvotellut ministeriön palveluista yliopiston keskustakampuksen kirjaston kanssa, mutta sopimuksen syntymisestä ei ole varmuutta. - Kirjastopalvelut ovat hajautuneet jo nyt, palveluita hankitaan eri kirjastoista. OM:n halinnonalalla kehitetään Salmisaari-kampusta, jonne siirtyy oikeushallintoa, tuomioistuimia ja niiden tarvitsemia palveluita. - Ministeriöiden ydintehtävä on säädösvalmistelu, luonnollinen yhteistyökumppani tällöin on eduskunnan kirjasto. Eduskunnan kirjastolla on Ulkopoliittisen instituutin UPI:n kirjaston kanssa palvelusopimus. Ministeriöt käyttävät Eduskunnan kirjaston palveluita käytetään jo nyt, ilman erillistä sopimusta. Eduskunnan kirjaston ohjausryhmässä on keskusteltu palvelusopimuksesta ministeriöiden tietopalveluiden kanssa. Todettiin, että nykyiset periaatteet ovat voimassa ja niiden laajentamisesta on tarpeen keskustella erikseen ministeriöiden kanssa. Periaatteet löytyvät - Lähdetäänkö yliopistokirjastoyhteistyöhön organisaatiokohtaisesti vai hallinnonalakohtaisesti? Hallinnonalan virastot ovat erilaisia, tarpeet ja yhteistyökirjastot erilaiset. Hallinnonalakohtainen ratkaisu ei ehkä ole kaikin osin käyttökelpoinen ratkaisu. - Onko tarpeen kirkastaa sitä, mikä on yhteistä? Onko eduskunnan kirjasto se, mikä on yhteistä? Onko ongelma, että palvelut hajautuvat? Onko tarvetta vahvistaa valtioneuvostokonsernin palveluita, eduskunnan kirjaston tuella. Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö kertoi työpajan työryhmien tuloksista. Palvelukuvauksia tehtiin yhdessä työpajassa. Tarkoitus on kehittää palvelujen markkinointia, tehdä näkyväksi se työ, mitä VNLibkirjastoyhteistyön puitteissa tehdään. VNLIb-pääkäyttäjien kokouksessa marraskuussa jatketaan työtä. Eduskunnan kirjaston roolin tekeminen näkyvämmäksi liittyy asiaan. VNLib-yhteistyöhön ovat tulossa mukaan OM ja MMM, mahdollisesti myös TEM. Sen sijaan YM, LVM, OPM eivät ole tulossa yhteistyöhön. Toinen työryhmä käsitteli yhteishankintojen kehittämistä; yhteishankintoja tehdään nykyään Senaattorin ja Valtipan tietoaineistoryhmän yhteistyönä. Valtioneuvoston kirjastojen näyttäytyminen Senaattorissa on pohdittavana, VNLib-pääkäyttäjäryhmän ja Senaattorin toimituksen kesken. Keskustelussa todettiin mm, että - koska työpajassa ei ollut linjaustyöryhmää, Valtipa-yhteistyöryhmässä on tarpeen linjata tulevaisuutta. Työpajassa esillä olleeseen HELECON tietokeskuksen johtaja Eeva-Liisa Lehtosen puheenvuoroon asiakkuussuunnittelusta ja palvelukanavista on syytä palata. Yhteistyön painopiste pitäisi olla palvelujen suunnittelussa. Helsingin kauppakorkeakoulussa on kehitetty esim. erilaisia starttipaketteja: uuden opiskelijan starttipaketti, graduntekijän starttipaketti ym. Tuotteiden nimet ovat tärkeitä. Valtioneuvoston tarpeisiin voisi kehittää esim. hanke-startti -pakettia. Kirjasto-tietopalveluita ja asiakirja-tietopalvelua kannattaa suunnitella kokonaisuutena. - Tarvitaan tarkempia tietoja kirjastopalveluista, jonka pohjalta linjauksia voi tehdä. Valtipan yhteistilastoissa on myös kirjastoja koskevia tilastoja; Valtipa on asettanut työryhmän tekemään ehdotusta vuoden 2010 tilastointiohjeiden uudistamiseksi. Päätettiin, että - tietopalvelupäälliköiden palaverissa otetaan esille myös kirjastoasiat. Asian käsittelyä jatketaan marraskuun kokouksessa. 4 Valtipan tuleva toiminta Puheenjohtaja kertoi, että Valtipan troikka on tavannut Irja Peltosen, jonka kanssa käydyssä keskustelussa kävi ilmi, ettei koordinaattorin tehtävää ole mahdollista siirtää ministeriötasolle. VM

3 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (5) toimii koko valtionhallinnon kehittäjänä, ei vain valtioneuvoston. Tuottavuusohjelman henkilöstövaateiden vuoksi ministeriöt ole halukkaita lisäämään henkilöstömääräänsä. VIP tarjoaa Valtipa- ja Valtti-verkostojen koordinaattoripalvelun maksutta 2012 asti. Yhteistyöryhmien koordinaatiopalvelu on kuvattu VIP:n palvelukuvauksessa. Tietopalveluiden on syytä ottaa selvää, mitä ministeriön palvelusopimuksessa VIP:n kanssa on sovittu ja tarvittaessa vaikuttaa sopimuksen sisältöön. Valtipan troikan kokoonpanoon on tullut muutos: Anna-Maija Marttila VM tullut Anne Miettisen LVM sijasta troikkaan ja VM on kevään 2010 puheenjohtaja. Asiakirjahallinnan ryhmän troikkaan ovat ilmoittautuneet: SM, mahdollisesti myös STM ja MMM. KA:n osallistuminen on auki. Päivi Laakso on VIP:n puolesta resurssina. Asiakirjahallinnan troikka tekee puheenjohtajuuslistan ensi töikseen, puheenjohtajuus voisi kestää esim. puoli vuotta. Keskustelussa tuotiin esille mm., että - ministeriöiden tietopalveluiden on syytä ottaa aktiivisempi rooli. On syytä pohtia, mitä tietopalvelut ovat, miten tiedon hallinnan alalla toimivat verkostot toimivat tulevaisuudessa. Kannattaisiko ottaa mallia EU:n ministerineuvostoista, jotka kokoontuvat erilaisin kokoonpanoin, käsiteltävien asioiden mukaan? Päätettiin järjestää Valtipa-yhteistyöryhmän marraskuun kokouksen sijasta työpaja ( klo ), jonne kutsutaan myös varajäsenet ja verkostoryhmien edustajat (yht max n. 30 henkilöä). Työskentely on tulevaisuusverstas-tyyppistä. Teemoja mm.: valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyön tulevaisuus kokonaisuudessaan, koordinaatiopalvelun sisältö, palvelujen tuottajasta palvelujen ostajaksi. Teemoja voi ehdottaa lisää Anne Kauhanen-Simanaiselle. Päätettiin esittää, että Valtipa-yhteistyöryhmän jäsenet voisivat osallistua Valtin kokoukseen klo 13, jolloin asialistalla on valtion IT-johtajan Yrjö Bensonin puheenvuoro ValtIT:n strategiasta ja toimialajohtaja Anna-Maija Karjalaisen esittely VIP:n organisaatiosta. 5 STM:n tiedonhallinnan kehittämishanke Tietopalvelupäällikkö Johanna Hartman kertoi käynnistyvästä STM:n tiedon hallinnan hankkeesta. Esittelykalvot liitteenä. Hanke avataan HARE:ssa, mutta osaprojekteja ei viedä HARE:en. Tavoitteena on järjestelmien integraatio ja niiden käyttäminen portaalin kautta toteutettavan hakupalvelun avulla. Hankkeeseen on rekrytoitu 3 henkilöä tietopalvelusta, 2-3 henkilöä tietohallinnosta + käyttäjien edustajat + ulkopuolinen konsulttiyritys. Keskustelussa tuli esille mm., että: - STM:ssä ei ole toistaiseksi suunniteltu Doktorin korvaamista Valdalla. OM:n dokumentinhallintahankkeessa on suunniteltu Valda-yhteensopivuutta, myös Valdan työryhmäohjelmisto kiinnostaa. - Sähköpostien arkistointi on ministeriöissä pitkään tiedossa ollut ongelma. Asioita käynnistetään ja välitoimenpiteitä tehdään sähköpostitse. Sähköpostit pyritään varastoimaan, mutta hyvää ratkaisua ei ole kehitetty. Tuotiin esille, että joidenkin ennusteiden mukaan sähköposti on menneisyyden väline, mutta ongelma siirtyy sosiaalisen median välineisiin. Ryhmätyövälineet tulevat pahimmillaan olemaan yksi siilo tai väline lisää. - Onko hakukone ratkaisu? STM:ssä on suunnitteilla esiselvitys, jossa selvitetään mm. miten hakukoneet pystyvät ottamaan käyttäjähallinnan haltuun. Myös VNK:ssa ja UM:ssä on selvitetty hakupalvelua.

4 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (5) 6 MMM:n sähköisen asiakirjajärjestelmän esittely 7 Muut asiat 8 Ilmoitusasiat Tietopalvelupäällikkö Hannele Anttila MMM esitteli ministeriön sähköistä asiakirjahallinnan järjestelmää Makasiinia. Esittelykalvot liitteenä. MMM:n kirjasto-tietopalvelut hoidetaan TIKE:n kautta, ministeriön tietopalvelu keskittyy asiakirjahallinnon tehtäviin. Sähköisessä asiakirjajärjestelmässä on tällä hetkellä n tiedostoa. Vanhoja asiakirjoja ei siirretty, kun järjestelmä otettiin käyttöön v Keskustelussa tuli esille mm, että : - ministeriöissä ongelmana on, että asianhallintajärjestelmiä ei käytetä kattavasti. Joissakin ministeriöissä saapuvat asiakirjat saadaan kattavammin asiakirjajärjestelmiin, mutta ministeriön laatimien asiakirjojen saaminen järjestelmiin on ongelmallisempaa. Yksi ratkaisu voisi olla, että verkkolevyt ym. voisivat olla read only tilassa, eli sinne ei voisi tallentaa asiakirjoja. Jos halutaan saada kaikki ministeriön asiakirjat asiakirja/asianhallintajärjestelmiin, on jollain keinolla pakotettava käyttämään järjestelmää. Keskusteltiin korkeakouluharjoittelijoiden hankkimisesta ja heistä saaduista kokemuksista. Valtionhallinto on ollut suosittu harjoittelupaikka. Todettiin, että kannattaa rekrytoida harjoittelijoita myös pääkaupunkiseudun ulkopuolisista korkeakouluista. - SADe (Sähköinen asiointi ja demokratia) ohjelman toteuttamiseen liittyviä hankkeita on käynnistymässä: o Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaus ja yhteentoimivuus hanke VM038:00/2009; jäsenten nimeämispyyntövaiheessa o Valtion tietojärjestelmähankkeiden arviointitoiminnon käynnistäminen hanke VM038:02/2009; jäsenten nimeämispyyntövaiheessa. Hankkeet koskevat tiedon hallintaa laajemmin, ei vain IT-sektoria. - Valtion tietoarkkitehtuuri-projektin 1. työpaja pidettiin , Anne Kauhanen-Simanainen on projektipäällikkönä. Seuraavassa työpajassa joulukuussa selkiytetään projektissa käytettäviä käsitteitä. - Säädöskokoelmassa ja valtiopäiväasiakirjoissa julkaistavien asiakirjojen rakenteet ja metatiedot työryhmän (VNK010:00/2009; Rakenne 2008 hankkeen jatko) ensimmäinen kokous oli Työryhmän puheenjohtajana on johtava tietoasiantuntija Pekka Kuittinen VNK, Päivi Laakso VIP on hankkeessa metatietoasiantuntijana.. - Valtioneuvoston asiasanasto hankkeen tilanne: Päivi Laakso kertoi, että työntekijä on löytynyt TKK:lta, mutta hän pystyy aloittamaan työn vasta vuoden 2009/2010 vaihteessa. - SM hakee tietopalvelusihteeriä, hakuaika menee umpeen. - LVM:ssä informaatikon määräaikaiseen virkaan on valittu TEM:stä siirtyvä Outi Tiainen. - OM hakee tietoasiantuntijaa, jonka päätehtävät ovat kirjastopalveluissa. - PLM:ssä on määräaikaisen tietopalvelusihteerin valinta loppusuoralla. - VNK:ssa tulossa lähiaikoina haettavaksi määräaikainen ja vakinainen tehtävä, molemmat EUtiedonhallintaan.

5 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 5 (5) - Maija Jussilainen siirtyy pois koordinaattorin tehtävistä ja tilalle Valtipa-yhteistyöryhmän sihteeriksi tulee Anne Kauhanen-Simanainen. Valtipa-yhteistyöryhmä kiitti työnsä päättävää koordinaattoria. 9 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Liitteet Jakelu Tiedoksi

6 KIRJASTO-TIETOPALVELUJEN TUOTTAMISEN MALLIT Johanna Hartman Tietopalvelupäällikkö

7 TOTEUTUSMALLIT OMIN VOIMIN hajautetusti ; ei kirjastoa eikä keskitettyjä hankintoja keskitetysti; ministeriössä oma kirjasto, keskitetyt hankinnat VERKOSTOJEN AVULLA valtioneuvosto; oma kirjasto mukana VALTIPA-yhteistyössä (mm. VNLib), yhteishankintoja kampusmalli: UM:n saareke, Aleksin alue ja Espan alue oma kirjasto yhetistyössä hallinnonalan kirjastojen kanssa MUIHIN TUKEUTUEN hallinnonalan palveluihin tukeutuen ; ministeriöllä ei omaa kirjastoa PALVELUT ULKOISTAEN palvelukeskus Musta Hevonen

8 VERTAILUSSA ARVIOITAVAT TEKIJÄT PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - yhteydenottojen helppous, tuttuus SUBSTANSSIOSAAMINEN - miten hyvin palvelun tarjoaja hallitsee substanssin AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - laaja aineistotarjonta, lyhyet toimitusajat AINEISTOHANKINNAT - kustannukset, yhteishankinnat HENKILÖSTÖRESURSSIT - tuottavuuden näkökulma

9 1. OMIN VOIMIN HAJAUTETUSTI PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - ei tietopalvelu- eikä asiakaskontakteja - palveluiden saatavuus kiinni omasta aktiviteetista ja kontakteista SUBSTANSSIOSAAMINEN - sattumanvaraista, hajallaan eri kirjastoissa AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - kirjastotietokantoja ei käytettävissä - aineisto etsittävä muuta kautta - ei kaukopalvelua AINEISTOHANKINNAT - ei yhteishankintaetuja HENKILÖSTÖRESURSSIT - ei tietopalveluhenkilöstöä, ei henkilöstökuluja

10 2. OMIN VOIMIN KESKITETYSTI PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - oma tietopalvelu lähellä - tuttuus, helppo lähestyttävyys SUBSTANSSIOSAAMINEN - hyvä mutta rajallinen AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - oma suppea aineisto helposti saatavilla - kaukopalvelu hankalampaa - yhteiset kirjastotietokannat puuttuvat AINEISTOHANKINNAT - suuret oman kokoelman ylläpitokustannukset - vain ministeriön sisäiset yhteishankintaedut HENKILÖSTÖRESURSSIT - sitoo paljon henkilöstöä

11 3. VALTIONEUVOSTON VERKOSTON AVULLA PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - oma tietopalvelu lähellä - tuttuus SUBSTANSSIOSAAMINEN - hyvä mutta rajallinen - voidaan hyödyntää EK:n informaatikkoja AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - oma ja VNLib-kirjastojen aineisto helposti saatavilla - sitoutuneisuus VNLibiin vaihtelee ministeriöittäin AINEISTOHANKINNAT - omien hankintojen tarve pienenee - sekä ministeriön sisäiset että VN yhteishankintaedut HENKILÖSTÖRESURSSIT - melko pieni henkilöstö riittää

12 4. KAMPUSMALLI PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - oma tietopalvelu saattaa olla lähellä - henkilökunta ei anää välttämättä omasta ministeriöstä SUBSTANSSIOSAAMINEN - pystytäänkö takaamaan? AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - oma ja muiden kirjastojen aineisto helposti saatavilla - yhdessä toimipisteessä laajempi valikoima AINEISTOHANKINNAT - omien hankintojen tarve kasvaa - VN yhteishankintaedut HENKILÖSTÖRESURSSIT - melko pieni henkilöstö riittää

13 5. HALLINNONALAN VERKOSTON AVULLA PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - omaa tietopalvelu edelleen lähellä SUBSTANSSIOSAAMINEN - erittäin hyvä AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - koko hallinnonalan aineisto kattavasti yhteistietokannassa - kaikkien toimipisteiden aineisto helpommin saatavilla AINEISTOHANKINNAT - yhteishankintaedut - joidenkin verkkoaineistojen kustannukset nousevat HENKILÖSTÖRESURSSIT - selvitään vähemmällä, koska rutiinitehtävät vähenevät

14 6. HALLINNONALAAN TUKEUTUEN PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - ei omaa tietopalvelua, ei lähikontakteja - saattaa synnyttää myös tiiviitä asiakaskontakteja SUBSTANSSIOSAAMINEN - syvä ja laaja-alainen AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - koko hallinnonalan aineisto kattavasti yhteistietokannassa - yhdessä toimipisteessä laajempi valikoima - saatavuus riippuu toimipisteen sijainnista ja yhteyksistä AINEISTOHANKINNAT - yhteishankintaedut - joidenkin verkkoaineistojen kustannukset nousevat HENKILÖSTÖRESURSSIT - tarvitaan paljon korkeakoulutettua tietopalveluhenkilöstöä - rutiinitehtävät vähenevät

15 7. PALVELUKESKUS PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - etäinen - palveluajat sattavat olla pitkiä SUBSTANSSIOSAAMINEN - ei välttämättä substanssiosaamista AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - kokoelma, tietokannat? - saatavuus riippuu toimipisteen sijainnista ja yhteyksistä AINEISTOHANKINNAT - yhteishankintaedut - kuuluvatko hankinnat palvelusopimukseen? HENKILÖSTÖRESURSSIT - ei omaa henkilöstöä, ei kuluja

16 8. MUSTA HEVONEN 8. YLIOPISTOMALLI PALVELU- / ASIAKASKONTAKTIN HELPPOUS - oma tietopalvelu lähellä SUBSTANSSIOSAAMINEN - hyvä AINEISTON KATTAVUUS JA HELPPO SAATAVUUS - oma ja muiden kirjastojen aineistot helposti saatavilla AINEISTOHANKINNAT - YO-kirjaston yhteishankintaedut HENKILÖSTÖRESURSSIT - henkilöstö osa suurempaa kokonaisuutta REALISMI! - tulisiko pieni erillinen yksikkö säilymään, kun jo nyt yliopiston kirjastopalveluita ollaan keskittämässä suurempiin yksiköihin?

17 YHTEENVETO Ministeriön omin voimin Verkoston voimin - yhteinen tietokanta Muihin tukeutuen Palveluita ulkoistaen Palvelun kuvaus - hajautetusti osastoilla - ei tietopalveluita - keskitetysti - oma kirjasto -VN-tasolla (VNLib) - oma kirjasto - kampusmalli - lähekkäiset kirjastot yhteen - hallinnonalalla - oma kirjasto - hallinnonalan tietopalveluihin tukeutuen - ei omaa kirjastoa - palvelukeskus - palvelut ostetaan kokonaan ulkoa - palvelut henkilöstöineen yliopistolle oman kirjaston tiloissa Palvelu- /asiakaskontaktin helppous Palvelun tarjoajan substanssiosaaminen Aineiston saatavuuden helppous/nopeus Aineistohankinnat/ -kustannukset Henkilöstöresurssit (tuottavuuden näkökulmasta) ± ± ± ± +?????

18 KIITOS!

19 Tiedonhallinnan kehittämishanke Esittely VALTIPAssa Johanna Hartman

20 Esiselvityksellä käyttäjälähtöiseen suunnitteluun STM:n tiedonhallinnan ongelmat, tavoitetila ja etenemispolku kartoitettiin maalis-huhtikuussa 2009, konsulttina Solita Oy Kolmessa työpajassa oli mukana yhteensä parikymmentä ministeriön virkamiestä eri osastoilta, pääasiassa nuorehkoja esittelijöitä Tavoitteena oli saada kuva tulevaisuuden tiedonhallintatyön tarpeista Johanna Hartman

21 STM:n tiedonhallinta, mitä se on Johanna Hartman

22 STM:n tiedonhallinnan nykyiset ongelmat järjestelmiä on kehitetty irrallisina, kokonaisuudesta riippumattomina tieto hajautuu moniin järjestelmiin, joiden roolit ja työnjako eivät ole selviä samaa tietoa käsitellään ja tuotetaan useissa järjestelmissä tietoa ei ole arvotettu eikä luokiteltu yhtenäisesti käyttäjien toimintatavat ovat epäyhtenäisiä tiedon etsimiseen käytetään turhaa aikaa kaivataan helppokäyttöisyyttä ja kokoavia palveluja Johanna Hartman

23 Tiedonhallinnan visio ja tavoitetila Tiedonhallinnan tulee tukea STM:n tavoitetilaa: Vuonna 2011 STM on tehokas, ydintehtäviin keskittyvä, hyvin johdettu ja osaavan sekä motivoituneen henkilöstön organisaatio, joka on kooltaan nykyistä pienempi. Se nojaa toiminnassaan avoimuuteen ja yhteistyöhön Tiedonhallinnan visio: tiedonhallintamme on avointa, hyvin johdettua ja arjen työtä tukevaa. Kaikki työssäni tarvittava tieto ja sen hallitsemiseen tarvittavat työkalut ovat saatavilla vaivatta ja tehokkaasti. Tarjolla on minulle relevantti tieto, joka on ajanmukaista, oikeaa ja laadukasta Tiedonhallinnan tavoitetila konkretisoituu nykyisen STMintran korvaavaan palvelukokonaisuuteen, omiin tarpeisiin personoitavaan portaaliin, joka tarjoaa nykyistä helppokäyttöisemmät työvälineet ministeriössä tehtävälle työlle Johanna Hartman

24 Intranetien kehityskaari yleisesti STM-intran kehityskaari - sovellusintegraatiot - yhteisöllisyys - personoitavuus Sisäinen Linkkihakemisto viestintäkanava Sähköinen työpöytä Portaali STM-duuni Johanna Hartman

25 Hankkeen tavoitteet Tehokkuuden näkökulmasta tavoitteena on selkeyttää työssä käytettävien tietojärjestelmien roolia ja yhtenäistää toimintatapoja. Tuottavuuden näkökulmasta, tavoitteena on lisätä kertaalleen tuotetun tietoaineiston hyödyntämistä. Käytettävyystavoitteina on virkamiesten arjen työtä tukeva järjestelmä, joka tarjoaa nykyistä helppokäyttöisempiä työvälineitä. Tietosisällön osalta tavoitteena on yhteisesti tuotettu ja omiin tietotarpeisiin mukautuva palvelukokonaisuus. Teknisten ominaisuuksien osalta tavoitteena on järjestelmien yhteentoimivuutta sekä valtioneuvoston ja hallinnonalan linjauksia tukevat ratkaisut Johanna Hartman

26 Hankkeen tuotokset / projektit Tietoarkkitehtuuri - tietoarkkitehtuurissa määritellään ministeriön keskeisten prosessien päätietoryhmät ja tietojen käsittelyssä tarvittavat yhtenäiset metatiedot. Tavoitetilassa määritellään myös tietojärjestelmien käyttö ja keskinäiset suhteet. Tietoarkkitehtuuri luo perustan hankkeelle. Haku useasta tiedonlähteestä hakukone, joka hakee ministeriön käyttämistä keskeisistä tiedonlähteistä. Ryhmätyön tuki - helppokäyttöinen sidosryhmätyötä, sisäistä valmistelua ja viestintää tukeva väline. STM-duuni -portaali - omiin tieto- ja työskentelytarpeisiin mukautuva verkkopalvelu, jossa tarvittava tieto ja työkalut ovat helposti saatavilla Johanna Hartman

27 Hankkeen organisaatio Ministeriön johtoryhmä Ohjausryhmä TIKE-ryhmä Hankepäällikkö Tukiryhmä Hankeryhmä Tekniikkaryhmä Projekti 1: tietoarkkitehtuuri Projektipäällikkö Johanna Hartman Jäseniä Petri Konttinen Maarit Puhto Antero Taimiaho Carita Wuorsalo Projekti 2: haku Projektipäällikkö Carita Wuorsalo Jäseniä Liisa Heino Päivi Jousea Petri Konttinen Maarit Puhto Projekti 3: ryhmätyön tuki Projektipäällikkö Petri Konttinen Jäseniä Projekti 4: sähköinen työpöytä - portaali Projektipäällikkö Carita Wuorsalo Jäseniä Netum Oy konsultti Olavi Köngäs Suvi Pietikäinen Jaakko Timperi Jyri-Pekka Tähtinen Yritys B konsultti konsultti Yritys C konsultti konsultti Yritys E konsultti konsultti Johanna Hartman

28 Hankkeen aikataulu ja vaiheistus Hankkeen suunnittelu hankesuunnitelma virstanpylväs Ohjausryhmä Seurantaryhmä Projektiryhmä Kokoukset Vaihe C Vaihe B Vaihe A. Projekti 1 TIETOARKKITEHTUURI dd.kk. Projekti 2 HAKU Kick-off dd.kk. dd.kk. dd.kk. virstanpylväs dd.kk. dd.kk. suunnitelma/ict-hankkeissa noudatettava arkkitehtuurimalli hakukone, monihaku intrassa Projekti 4 STM-DUUNI -PORTAALI dd.kk. Projekti 3 RYHMÄTYÖN TUKI dd.kk. dd.kk. dd.kk. ryhmätyöväline, toimintatapamalli STM-duuni dd.kk. dd.kk. dd.kk. dd.kk. dd.kk. dd.kk. dd.kk. III/2009 IV/2009 I/2010 II/2010 III/2010 IV/2010 I/2011 II/2011 III/2011 IV/ virstanpylväs Johanna Hartman

29 Mikä muuttuu? Kaikille suunnattu intranet Erilliset haut eri sovelluksissa Ryhmän asiakirjat Doktorissa, levynkulmilla, tiimikalenterit ja tiimifoorumit Erilliset sisällöntuottajat tuottavat tietoa Erilliset käyttäjätunnukset ja salasanat eri sovelluksiin Erilliset asiakirjasiilot Eri tietojärjestelmien epäselvät roolit ja käyttöpolitiikka Omalla työpöydällä ajantasaiset, omiin tarpeisiin ja työtehtäviin räätälöidyt palvelut, jotka toimivat myös mobiilisti Monihaku keskeisiin sovelluksiin. Tiedon löytyvyys paranee ja etsimiseen kuluva aika vähenee Parempi ryhmätyön ja tiimityön tuki (tiimin yhteinen kalenteri, tehtävälistat, asiakirjat, keskustelut, wikit, blogit ja läsnäolotiedot yhdessä työtilassa) Käyttäjästä tulee tuottaja (wikit, blogit, keskustelut, pikaviestit, sosiaaliset kirjanmerkit, kohdennetut ilmoitukset) -> avoimempi virantoimituksessa tarvittavan tiedon ja osaamisen jakaminen Automaattinen kirjautuminen käytetyimpiin sovelluksiin Käyttäjät voivat laatia asiakirjoja edelleen haluamallaan sovelluksella. Taustalla tapahtuu ohjaus Doktoriin ja automaattinen sähköinen arkistointi Tietojärjestelmien selkeät roolit ja yhtenäiset käytön pelisäännöt Johanna Hartman

30 Maa- ja metsätalousministeriön sähköinen asiakirjajärjestelmä Hannele Anttila

31 Maa- ja metsätalousministeriö n. 310 henkilön virasto tietopalvelu osa tietohallintoyksikköä, 11/8 informaatikko- ja kirjastopalvelut tuottaa Tike

32 Sähköinen asiakirjajärjestelmä Makasiini toteutusprojekti alkoi syksyllä 2004 Open text -tuotteeseen perustuva piloitointiin kesällä 2006 käyttöönotto osastoittain vuoden 2007 alusta kolmen virasto yhteinen (MMM, Tike, Mavi) version päivitysprojekti meneillään

33 Makasiini dokumenttienhallinta + eams työtehtävissä syntyvien tiedostojen tallennuspaikka kirjaamista tukevaa toiminnallisuutta kirjaamo tallentaa Makasiiniin kirjattavat saapuvat asiakirjat hallintodiaaria (Triplan) ylläpidetään edelleen

34 Makasiini ja muut ohjelmat Toimii tiiviisti yhteydessä Wordiin Exceliin PowerPointii Outlookiin

35 Makasiini tiedostot yhdessä paikassa uusin versio saatavilla sähköpostilinkit kertakirjautuminen & organisaatioryhmät pakollisia kirjoitettavia metatietoja vähän nimi, päivämäärä, asiakirjatyyppi metatietoja siirtyy asiakirjapohjille asiakirjat aluksi sisäisiä luonnoksia -> valmiit julkiset asiakirjat näkyy koko MMM:lle eri tasoisia käyttöoikeuksia asiakirjakohtaisesti myös Maville ja Tikelle

36 Haut Hakuominaisuudet hyvät Kaikkia profiilikortin kenttiä sekä asiakirjan sisältöä voidaan käyttää haussa Hakuja voidaan tallentaa valmishauksi linkittää intranettiin Hakutuloksen esitystapa muokattavissa Yksittäiset tiedostot linkitettävissä

37 Makasiini sähköinen arkisto eams-toiminnallisuus olemassa tällä hetkellä Tikessä käytössä käyttö yleensä saapuvat asiakirjat kattavasti MMM:ssä laadittuja kaikkia ei

38 Kehittämiskohteita asianhallinta MOSS Open Text Valda? TWeb? ryhmätyön tuki mobiilikäyttö