Kysely UNA -hankkeen toteutuksesta - Tuula Ristimäki 1. Olen Vastaajien määrä: 17 2. Osallistuitko hankkeen katselmointi päivään/päiviin 2.-3.5.2016 3. Hanketoimisto hoiti vastuulla olevat tehtävänsä hyvin 4. Perustelut Vastaajien määrä: 5
- Hanketoimsito huolehti hyvin hankkeen sisällöllisen tavoiteen koossa pitämisen, työryhmien työskentelyn sekä talouden. - Hankkeen viestintä olisi voinut olla aktiivisempaa ja hankkeen edistyessä kehittyvää. - Osa hanketoimistolle ohjatuista kysymyksistä ei saanut vastausta kovinkaan nopeasti. - Laaja yhteinen tulevaisuuden toiminatamllijien ja teknisien määrittelyiden kokonaisuus pystyttiin tekemään yhdessä. Aikataulu ja budjetti pitivät ja saimme käyttöömme oikeat resurssit. - Hyvä tuki projektinhallinnalle ja selkeä työnjako 5. Ohjausryhmän toiminta oli hyvää (kokouskäytännöt ja sisältö) Vastaajien määrä: 21 6. Perustelut - Ohjausryhmän työskentely jäi näkymättömäksi omassa organisaatiossa. - Ohjausryhmän koko oli suuri. - Kokousjärjestelyt yms. olivat ok, mutta ohjausryhmässä ei keskusteltu eri aihepiireistä niin paljoa, että olisi uskalettu tehdä muuta kuin esityslistassa esitettyjä päätöksiä. Keskustelua kyllä oli mutta ei vaikuttanut kokouspöytäkirjoihin saakka. - En osallistunut kokouksiin, joten käytäntöjä en osaa kommentoida. Useinhan tällaisten hankkeiden ohjausryhmien projektiryhmän sparraus kyllä tuppaa jäämään ohuenlaiseksi. - En osallistunut ohjausryhmän työskentelyyn, mutta saimme tarvittavat päätökset toimintaan ohjausryhmältä. - Ei ollut isoja riitoja :) 7. Opittavaa (hyvää/kehitettävää) Vastaajien määrä: 4 - Parempi tiedonkulku/yhteistyö ohjaustyhmän oman organisaation edustajan kanssa. - Ohjausryhmän mahdolliset hankkeen tavoitteisiin ja tehtäviin tekemät muutokset ja linjaukset pitäisi näkyä ja viestiä avoimesti ja selkeästi kaikille osapuolille. - Tiedotusta ei ole koskaan liikaa, tämän kokoluokan hankkeissa tulisi aina olla vähintään osa-aikainen tiedottaja. - Organisaatioiden sisäinen viestintä ohjausryhmän edustajalle / edustajalta voisi olla parempaa 8. Hankeen työmenetelmät (työpajat, pientyöryhmät, kokoukset, haastattelut ja kyselyt) olivat riittäviä
9. Perustelut Vastaajien määrä: 7 - Työpajaperustainen toiminta antaa eri osapuolille yhteneväisen mahdollisuuden olla mukana tuomassa oman näkemyksensä kehitetäviin asioihin. Näin saadaan myös "pilkottua" kokonaisuudet paremmin hallittaviin osiin. - Olin mukana yhdessä työpajassa, josta tuli osaprojektiin hyvin sisältöä. Muista menetelmistä en osaa sanoa. - Kiilan jälkeen oli paljon mietittävää, että puuttuvat osiot saatiin hahmotettua. - Varautumis- ja valmistautumisaikaa työpajoihin ja kokouksiin pitäisi olla enemmän. - Pääosin ok. Työpajat eivät olleet oikea työmuoto teknisten vaatimusten läpikäyntiin, eikä antanut parasta mahdollista tulosta ko. aliprojektista. - Enempää ei oikeen voi pitää enää organisaatioille, jokta tekevät työtä oman työn ohessa. - Katso ICT-osahankkeen projektipäällikön Lessons Learned 10. Hanketoimiston tiedotus ja tuki aluekoordinaattoreille olivat riittäviä Vastaajien määrä: 22 11. Perustelut - Aina sai heti apua ja tukea kun soitti.
- Alussa aluekoordinaattori jäi hyvin irralliseksi koko hankkeesta. Ak sai tietoa, jos hyödynsi eksaittia mahdollisimman paljon. Yhteiset kokoukset antoivat hankkeesta läpileikkauksen sen hetkiseen tilanteeseen. - Aluekoordinaattorin tehtäväkuvaus ja odotukset olisi voinut hankkeen alussa kuvata ja määritellä vieläkin tarkemmin. Yleinen tiedotus hankkeesta ja sen etenemisestä ei kehittynyt mielestäni riittävästi hankkeen aikana vaan jäi jotenkin polkemaan paikalleen. Muuttuiko aluekoordinaattoreiden tehtäväkuva "hiljaisesti" jossain vaiheessa? - Hanketoimisto olisi voinut tiedottaa myös muuten kuin seurantaraportin avulla hankkeen etenemisestä ja hanke olisi voinut näkyä paremmin esim. sosiaalisessa mediassa. - Tiedotusta olisi pitänyt olla enemmän (vrt. tiedottajan tarve) - En ollut aluekoordinaattori 12. Aluekoordinaattorin oma toiminta 13. Perustelut Vastaajien määrä: 8 - Aika ei tahtonut riittää - Houkuttelua ja kalastelua oli, mutta harvalla oli aikaa kommentoida. - Saadulla ja eletyllä kokemuksella ja tietämyksellä tekisin asioita hieman toisin, jos alusta voisi alkaa uudelleen. - luulin, että koordinaattorin työ olisi ollut sitovampaakin, mutta työ jakautui eri alueille koska osanottavia tahoja oli niin paljon. - Tätä olen tietysti hieman itse huono arvioimaan. Väkisinkin koko shp-alueen terveydenhuollon toimintayksiköiden UNA-tiedottaminen ja vaikuttaminen jäi vähäiseksi tällä resurssimäärällä ja hankkeen aloituksen kiireellä. - Riittämättömät resurssit. - Tiedottus eteenpäin organisaatiossa osaksi puutteellista. - Osa toimi aktiivisemmin kuin toiset... 14. Opittavaa (hyvää/kehitettävää) Vastaajien määrä: 4 - Aluekoordinaatorien paikallisen toiminnan laadullisuus pitäisi saada paremmin haltuun. - Aluekoordinaattorin panos alueen tiedotuksessa merkittävä, joten tämä rooli olisi pitänyt sitouttaa paremmin hankkeen organisointiin ja prosessoida esim vaiheet, missä/miten tiedostus alueella etenee. - Aluekoordinaattorina minun olisi varmaan kannattanut järjestää omia paikallisia/alueellisia UNAtiedotus/keskustelutilaisuuksia ja kertoa enemmän hankkeesta. Olisi varmaan pitänyt selkeyttää itselle olenko "osallistuvan organisaation -koordinaattori" vai "shp-alueen -koordinaattori" - Oman organisaation riittävä resurssointi. 15. Toiminnalliset määrittelyt (vaatimukset, käyttötapaukset, asiakaspolkuesimerkit) tukevat
tulevaisuuden hyvinvointitietojärjestelmän rakentumista 16. Perustelut - Työstämistä ja jalostamista on vielä - Hanke vietiin hienosti maaliin, mutta tuotosten hyödynnettävyys mietityttää. Esim. modulaarisuus hankinnoissa todella haasteellista. - Kova työ edessä vielä kun moduleita aletaan toiminnallisten määrittelyiden pohjalta määritellä. - Asiakasprosessit olivat sinällään hyviä, mutta olisikohan vähempikin riittänyt? Hieman harmittaa, ettei kartoitettuja tietoja ja vaatimuksia mielestäni riittävästi kiteytetty. Hankkeen esittelydokumentissa oli alussa kysymykset: Miltä näyttää tulevaisuus sosiaali- ja terveydenhuollossa, kun palveluissa on huomioitu uudenlaiset ja tarpeenmukaiset toimintamallit sekä niihin soveltuvat tietojärjestelmäratkaisut? Miten totuttuja toimintatapoja ylipäätänsä on mahdollista uudistaa? Mitä sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijat toivoisivat tulevaisuuden tietojärjestelmiltä? Näihin kysymyksiin etsitään vastauksia UNA-hankkeessa, jossa määritellään sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkokonaisuuden vaatimuksia. Löysimmekö näihin yksiselitteiset ja selkeät vastaukset? - vaatimukset eivät ole jäsentyneet kokonaisuudeksi, osin ristitiitaisia. ei anna mahdollisuuksia kilpailutukseen. - Määrittelyt ovat mielestäni sellaiset, että ne käyvät kaikille ja ovat riittävät kuvaamaan tulevaisuuden toiminnalliset tavoitteet tuottajaorganisaatioiden näkökulmasta. 17. Modulaarisen järjestelmäarkkitehtuurin periaatteet, linjaukset ja vaatimukset tukevat tulevaisuuden hyvinvointitietojärjestelmän kehittämistä ja rakentumista ja ovat tunnistettavissa arkkitehtuurikuvauskokonaisuudesta Vastaajien määrä: 22
18. Perustelut Vastaajien määrä: 4 - Työstämistä ja jalostamista on vielä - Ks. edellä. Järjestelmien sisäiset integraatiot edellyttävät olemassaolevan järjestelmän auki "rajäyttämistä", kun uusia moduuleja hankitaan. - Varmaan kaikki mainittuja asioita on kuvauksissa käsitelty, mutta kuinka helposti ja yksiselitteisesti ymmärtäen ne voidaan dokumenteista tunnistaa myös hankkeen reunoilla tai kokonaan ulkopuolisten toimesta? Kiinnitettiinkö riittävästi paaluja, joille päälle voi alkaa rakentamaan? - Työ toteutui ohjausryhmän asettamalla tasolla ja laajuudessa. 19. Muuta palautetta hankkeelle - Toivottava työ on hyödynnettävissä mahdollisimman laajasti, ettei kaikkea tehdä aina uudelleen ja uudelleen. - Hankkeen tuloksia ja tulevaisuuden hyvinvointitietojärjestelmän suuntausta tulisi viedä alueille tiedotuksen muodossa hankkeen päättymisen jälkeen. - Kovin isoa "kakkua" lähdimme pikaisella vauhdilla tavoittelemaan. Tällaiselle isolle yhteistyölle on kyllä tarvetta, mutta todentotta haastavaahan se on yrittää löytää tässä monien ja erilaisten organisaatioiden, järjestelmien ja prosessien viidakossa edes yhteisiä päälinjoja. Ehkä jatkossa tarvitaan määräaikaisia projekteja ja hankkeita pysyvimpiä ja päätökseen kykenevämpiä rakenteita asian edistämiseksi. - Vaatimukset sinällään eteenpäin katsovia ja osin innovatiivisiakin. tällä hetkellä kuitenkin vain kasa vaatimuksia, kokonaisuuden muodostaminen vaatii vielä aika lailla työtä - Toivottavasti pystytään takaamaan jatkuvuus ja syntyneen materiaalin maksimaalinen jatkohyödyntäminen. - Toivottavasti saadaan pidettyä "pyörät pyörimässä"... 20. Mitä muita tuotoksia hankeen olisi tullut tuottaa Vastaajien määrä: 2 - Mitkä tuotokset ovat julkista, jaettavaa tietoa? - Olisin tehnyt vaatimusmäärittelyyn ehdottomat/välttämättömät vaatimukset joita ilman kokonaisuutta ei kertakaikkiaan voi toteuttaa, koska vaatimuksien tekijä olisi sen pystynyt tekemään helpommin kuin sellainen henkilö kuka ei ole kokonaisuudesta niin syvällä.