VIESTINTÄSUUNNITELMA Valosta vetovoimaa - Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet Projektipäällikkö Marika Lamberg Päiväys 25.1.2013
2 Sisältö 1 Projektin perustiedot 3 2 Tavoitteet ja pääviestit 4 2.1 Tavoitteet 4 2.2 Pääviestit 5 3 Kohderyhmät 5 3.1 Sisäiset kohderyhmät 5 3.2 Ulkoiset kohderyhmät 6 4 Välineet ja työkalut 8 5 Aikataulu 10 6 Kustannukset 10 7 Vastuuhenkilöt 11 8 Kriisiviestintä 11 9 Viestinnän mittarit, seuranta, raportointi ja dokumentointi 11
3 1. Projektin perustiedot Nimi: Valosta vetovoimaa Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet Projektinumero: 170303 Rahoittaja: Pohjois-Pohjanmaan liitto Toteuttaja: Kulttuuri- ja tapahtumayksikkö Vastuullinen johtaja: Risto Vuoria Projektipäällikkö: Marika Lamberg Suositeltava fontti: Calibri Oulussa on puhuttu pitkään kolmesta kaupunkikulttuurisesta elementistä, jotka kaipaavat vahvistamista: merellisyys, opiskelijakulttuurin näkyminen keskustassa sekä valon hyödyntäminen pimeän aikaan. selvittää ja pilotoi valaisemisen eri muotoja ja mahdollisuuksia viihtyisän kaupungin rakentamisessa. Kaupunkitilan valaisemiseen liittyvät toimenpiteet tuovat merkittävää imagohyötyä, kehittävät matkailua, luovat turvallisuutta ja rakentavat yhteisöllisyyttä. Valosta vetovoimaa projekti suunnitellaan ja pilotoidaan tapahtuman muodossa. Tapahtumaformaatti antaa hankkeelle laajaa näkyvyyttä ja mahdollistaa useiden toimenpiteiden pilotoinnin ja esimerkiksi viranomaisyhteistyön yhden sateenvarjon alla. Tapahtumakenttä on muuttumassa enenevässä määrin asukkaita osallistavan yhteisöllisen kaupunkikulttuurin suuntaan. Tästä osoituksena on useissa eurooppalaisissa kaupungeissa syntyneet kaikille avoimet, kaupunkilaisten ideoista ja aloitteista syntyvät kaupunkitapahtumat, jossa uusia asioita pilotoidaan tapahtumallisesti kaupunkitilassa. Valosta vetovoimaa -hankkeen tapahtuma ottaa vahvasti huomioon yhteisöstä ja asukkaista nousevat ideat ja ehdotukset.
4 2. Tavoitteet ja pääviestit 2.1 Yleiset tavoitteet Viestinnän tavoitteet ja perusviestit noudattavat hankkeen päämääriä ja tavoitteita. Valosta vetovoimaa kehittämishankkeen tavoitteena on luoda valotapahtuman konseptisuunnitelma ja osasuunnitelmat sekä yksi valoinstallaation aluepilotointi vuoden pimeimpään aikaan marraskuun loppuun sijoittuvalle valotapahtumalle. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa Oulun SYKE-kaupunkikulttuurin kehittämisohjelman tavoitetta elävästä ja monimuotoisesta kaupunkikulttuurista vetovoimatekijänä sekä erityisesti mahdollistajana ja verkostojen kehittäjänä. Valosta vetovoimaa hankkeen konkreettiset tavoitteet ovat: 1. Elämyksellisen valaisemisen tapahtumakonsepti ja toimijoiden verkosto - Benchmarking ja kartoitus vastaavista tapahtumista kansallisesti ja kansainvälisesti. - Kokonaiskuvan ja toimintamallin luominen (ajankohta, sisällöt, organisaatio, jatkuvuus). - Kootaan tietoa valotapahtumien tuottamiseen liittyvistä eri toimijoista ja suunnittelijoista. - Valoseminaari ammattilaisille. Sekä seuraavat osasuunnitelmat ja näiden pilotointi: 2. Kaupunginosien yhteisöllisyyden kehittäminen - Sosiaalisen median käyttö osana tapahtumaa. - Ohjaavat toimenpiteet talojen, puistojen ja pihojen ekologiseen valaisemisen. - Suunnitelma yhteisöllisille valotapahtumille. 3. Valoinstallaatiot ja -tapahtumat - Julkisten ulkotilojen valoinstallaatioiden ja tapahtumien suunnitelmat, pilotointi alueella Kirkkokatu-Torinranta. - Osaamisen ja tiedon välittäminen, esim. valosuunnittelun ammattilaisten vierailut Oulussa. 4. Tapahtuman markkinointi- ja viestintäsuunnitelma 5. Lisäksi arvioidaan tapahtumakonseptin ja osasuunnitelmien toteutuksen onnistumista ja tehdään tarvittavat rahoitushakemukset toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Verkoston toimijat sitoutetaan parhaalla mahdollisella tavalla luomaan pysyvä valotapahtuma ja perusteltuja, elämyksellisiä kaupunkivalaistuksia pilotoinnin jälkeen. 2.2. Viestinnän tavoitteet
5 Viestittää Valosta vetovoimaa - hankkeesta ja sen etenemisestä. Viestittää kaupunkilaisille mahdollisuudesta osallistua valotapahtumien sisältöihin mm. sosiaalisen median kautta. Viestittää ja markkinoida valotapahtumia, erityisesti pilotti-installaatiota. Viestiä Valosta vetovoimaa hankkeen tuloksista, jatkotoimenpiteistä ja pysyvistä vaikutuksista. Pääviesti Elämyksellinen valaistus ja valotapahtumat lisäävät kaupungin viihtyisyyttä ja vetovoimaa. Kaupunkilaisilla on mahdollisuus vaikuttaa kaupungin viihtyisyyteen ja omaan elinympäristöönsä. 3.Kohderyhmät 3.1. Sisäiset kohderyhmät Sisäisen viestinnän toimivuus hankkeessa on erittäin tärkeää. Sisäisen viestinnän toimivuus on edellytys sille, että myös ulkoinen viestintä voi toimia hyvin. Sisäisen viestinnän tavoitteena on taata tiedonsaanti hankkeeseen liittyvistä asioista sekä tukea motivoivan työilmapiirin luomista. Sisäistä viestintää toteutetaan: projektissa mukana olevien tahojen, rahoittajien ja osallistujien suuntaan, joita Valosta vetovoimaa - hankkeessa ovat: Oulun kaupungin Kulttuuri- ja tapahtumayksikkö Kaupunkiorganisaation eri palvelualueet Rahoittaja / Pohjois-Pohjanmaan liitto Yhteistyökumppanit, mm. Tuomiokirkkoseurakunta, OAMK, Uuden Oulun juhlavuoden organisaatio, Kulttuuritalo Valve Muut sidosryhmät ja yhteistyökumppanit Sisäisen viestinnän tavoitteet ja välineet taulukossa:
6 Kohderyhmä Viestinnän tavoite Viestinnän väline Ohjausryhmä (sidosryhmät, rahoittajat) Tietoisuus hankkeen tavoitteista, etenemisestä ja tuloksista lisääntyy. Mukaan ottaminen sekä motivointi, sitouttaminen ja toiminnan jatkumisen varmistaminen. Ohjausryhmän kokoukset, sähköpostit ja tapaamiset. Oulun kaupunki, muiden sidosryhmien edustajat Tietoisuus hankkeen tavoitteista, etenemisestä ja tuloksista lisääntyy. Henkilökunnan sitouttaminen, toiminnan jatkuminen. Kaupungin yleinen viestintälinja. Kaupungin Intranet (Akkuna), Kulttuurin uutiskirje, sähköpostit, aluetoiminnan yhteydet Työryhmäläiset Tietoisuus hankkeen tavoitteista, etenemisestä ja tuloksista lisääntyy. Henkilökunnan sitouttaminen, toiminnan jatkuminen, yhteinen ideointi ja töiden delegointi. Sisäinen uutiskirje, työryhmätapaamiset, sähköpostit. 3.2. Ulkoiset kohderyhmät Ulkoisella viestinnällä pyritään tavoittamaan mahdollisimman hyvin kaikki valotapahtumista, kaupunkikulttuurista ja Valosta vetovoimaa kehittämishankkeesta kiinnostuneet oululaiset. Erityisesti ulkoista viestintää tehdään sosiaalisen median kautta sekä kaupungin oman viestinnän kautta. Uuden Oulun juhlavuoden viestintä on laajin ja vaikuttavin viestintäyhteistyön muoto. Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat:
7 Kaupunkilaiset Media Matkailijat Valotapahtumien kenttä, valosuunnittelijat Ulkoisen viestinnän keinoja: Valosta vetovoimaa - kehittämishankkeen ulkoista viestintää toteutetaan mm. Facebook sivun, Internet sivun, lehdistötiedotteiden, ilmoitusten, esitteiden ja liikkuvan kuvan (UBI-näytöt, Loistonäyttö. YouTube-kanava) kautta. Kartoitetaan myös mahdollisuutta järjestää Oulun yliopiston Adaptive Urban Lighting hankkeen kanssa yhteistyössä alan asiantuntijoille ja hankkeen sidosryhmille valoseminaari, jossa mm. hankkeen toimia ja tuloksia esitellään. Valosta vetovoimaa -hankkeen graafisessa ilmeessä lähtökohtana on Uuden Oulun juhlavuoden graafinen ilme ja elementit, mutta niin, että toiminnot ja tapahtumat voivat jatkua samalla ilmeellä myös juhlavuoden jälkeenkin. Oulun kaupungin AD Niina Penttilä suunnittelee graafisen ilmeen ja elementit kaupungin brändiin, juhlavuoden ilmeeseen ja jatkuvuuteen pohjautuen. Kohderyhmä Viestinnän tavoite Viestinnän väline Kaupunkilaiset Tietoisuus hankkeen tavoitteista, etenemisestä ja tuloksista lisääntyy. Tietoisuus tapahtumista lisääntyy, vastavuoroinen vaikutusmahdollisuus, avoimuus. Lehdistötiedotteet, Facebook-sivu, wwwsivu, julisteet, esitteet, UBI-näytöt, Loistonäyttö, YouTube-kanava. Matkailijat Tietoisuus valotapahtumista lisäntyy. Facebook-sivu, www-sivu. Valoalan kenttä, ammattilaiset Tietotaidon vaihtaminen. Tapahtuman laadun varmistaminen, uskottavuus. Facebook-sivu, www-sivu. Ammattilaisvierailut ja -tapaamiset, mahdollinen seminaari.
8 4. Välineet ja työkalut 4.1. Viestinnän organisointi Valosta vetovoimaa kehittämishankkeessa viestinnästä vastaa koko hankkeen osalta projektipäällikkö. Hankkeen viestintää hoidetaan yhteistyössä Oulun kaupungin viestinnän ja uuden Oulun juhlavuoden viestinnän kanssa. Ohjausryhmä Jäsenet välittävät tietoa projektista mm. omissa organisaatioissaan ja sidosryhmilleen sekä muuten tarvittavissa asiayhteyksissä. Kokoukset, palaverit Tarkistetaan kokousaikataulut, sekä omat, organisaation että muut tarvittavat, varmistetaan palaverien säännöllisyys. Seminaarit, koulutustilaisuudet, perehdytystilaisuudet, muut tapahtumat Tutkitaan valoseminaarin järjestämisen mahdollisuutta syksylle 2013 sekä osallistumista Taide kaupunkikuvassa viihtyvyyttä ja hyvinvointia kuntalaisille seminaariin lokakuussa 2013. Sidosryhmäyhteistyö Yhteistyökumppaneiden, yksittäisten valotapahtumien järjestäjien hankinnassa hyödynnetään kulttuurin uutiskirjettä, sähköpostia, Akkunaa, Facebookia. Tiedotteet, niin sisäiset kuin ulkoisetkin Akkunaan ja normaali mediajakelu loppuvuodesta myös aktiivisempi valtakunnallinen jakelu tarkemmat tiedot Viestinnän toimenpiteet -liitteessä Tiedotustilaisuus Ennen marraskuista Valoa Oulu! festivaalia. Kerrotaan työpajojen tuloksista, erilaisten yksittäisten toimijoiden panoksista festivaalin ohjelmistoon ja valon näkymiseen eripuolilla kaupunkia. Toimittajatapaaminen Kutsutaan keväällä toimittajatapaaminen, Pressiklubi, illanviettoon esim. Oulun musiikkijuhlien johonkin tapahtumaan. Valosta vetovoimaa -hankkeen työryhmä ja Kulttuuri- ja tapahtumayksikkö toimivat isäntinä.
9 Muut yhteydet tiedotusvälineisiin, juttuvinkit, haastattelut ym. Hyödynnetään sopivissa tilanteissa. Haastateltavina projektivastaavat, merkittävä vieras/suunnittelija, aktiivinen aluetoimija tms. Tutustumis- ja vierailukäynnit: Benchmarking-matkat muihin valotapahtumiin: LUX HELSINKI 4.1.2013 Valon kaupunki, Jyväskylä, syyskuu 2013 Lights in Alingsås, syyskuu 2013 Lyon Festival of Lights, joulukuu 2013 Www-sivut Tehdään OUKAn kulttuurin sivuille hanke-esittely-sivu, tapahtumat uuden Oulun tapahtumasivuille ja Rummuttaja.fi -sivustolle Kulttuuripalveluiden tiedottaja vastaa verkkosivujen päivityksestä. Kuvia toteutetuista erillistapahtumista ja työpajoista. Akkuna-sivut eli intranet Aktiivinen uutisointi ja hanke-esittely Akkunaan (OUKAn, Sikun ja aluetoiminnan akkunat). Sähköinen työtila (WSS) Hyödynnetään työryhmän sisäisesti hankkeen materiaalien jaossa. Tallennetaan viimeisimmät versiot suunnitelmista. Työtilaa käyttävät tapahtumayksikön työntekijät, käyttöoikeuksia voidaan tarvittaessa jakaa muillekin. Ulkoiset työtilat Ulkoinen työtila (esim. piilotettu nettisivu) ohjausryhmän materiaalien jakamiseen. Sosiaalinen media - Facebook, YouTube jne. Luodaan aktiivinen, keskusteleva, ideoiva ryhmä Facebookiin / Marika. Ryhmän kautta voidaan kertoa reaaliajassa hankkeen edistymisestä ja näkymisestä kaupunkikuvassa. Videoita tapahtumista voidaan jakaa YouTuben kautta (Oukalla oma youtubekanava). Räätälöidyt postituslistat, sähköpostilistat eri tarpeisiin Kulttuurin uutiskirje, sisäinen uutiskirje, mahdolliset muut, esim. aluetoiminnan omat jakelulistat. Markkinointiviestintä: Valosta vetovoimaa ilme: Hankelogo / -tunnus. Niina Penttilä suunnittelee Oulun juhlavuoden ilmeen pohjalta. Käytetään mm. kirjepohjassa, sähköposteissa, painotuotteissa, tiedotteissa, verkkoviestinnässä. Valoa Oulu valofestivaalin ilme.
10 OUKAn julkaisut: Rumputus ilmestyy 4 krt vuonna 2013, juttuja hankkeesta ja sen tulevista tapahtumista joka lehteen. Oulun juhlavuoden julkaisut Aluetoiminnan julkaisut, esim. Lueppa. Pyörre-henkilöstölehti (lukijakunta yli 12 000 kaupungin työntekijää). Ouluseni lehti +65 vuotiaille oululaisille. Muut painotuotteet: Resurssien mukaan hyödynnetään kaupunkitiedotustaulut marraskuussa (kustannus n. 1 900 painatuskuluista), vkoilla 46-48 sekä toteutetaan Valoa Oulu! festivaalin kartta / esite / käsiohjelma. Www-sivut ja Facebook ks. yllä Muu markkinointi: UBI-näytöt keskustan alueella ja Rotuaarin Loistonäyttö. Mediaseuranta: Webnewsmonitorin avulla seurataan verkkolehdissä ym. näkyvää viestintää. Lehtiartikkelit Verkkokeskustelut Esitteet, julkaisut, julisteet: Tehdään resurssien mukaan pilotointia varten kaupunkitiedotustauluihin julisteet sekä esite. Markkinointiin käytetään pääasiallisesti kaupungin omia tiedotuskanavia (Rummuttaja, Rumputus, www-sivut, Facebook, uutiskirjeet, UBI-taulut, Loistonäyttö) sekä mediatiedotteita. 5. Aikataulu Viestinnän aikataulu, kts. erillinen taulukko Viestinnän toimenpiteet (liite 1). 6. Kustannukset Hankkeessa viestintään ei ole budjetoitu erikseen, joten viestintä toteutetaan pääasiassa Oulun kaupungin olemassa olevien viestintäkanavien kautta, hankkeen sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanavien kautta, sekä tarvittaessa muilla resursseilla. Hankesuunnitelman mukaisesti viestintää ja markkinointia toteutetaan myös sosiaalisessa mediassa mm. perustamalla ilmainen Facebook -ryhmä.
11 7. Vastuuhenkilöt Projektipäällikkö vastaa projektin viestinnästä. Projektipäällikkö tekee hankkeen viestintäsuunnitelman yhteistyössä hallintokunnan tiedottajan ja kanssa ja tapahtuman viestintä- ja markkinointisuunnitelman yhteistyössä hallintokunnan tiedottajan ja uuden Oulun juhlavuoden viestinnän kanssa. 8. Kriisiviestintä Kriisiviestintä on tehostettua viestintää äkillisessä tilanteessa, jossa tapahtuman toimintaedellytykset tai muu etu on uhattuna. Tärkeintä kriisitilanteissa on käynnistää toimenpiteet kriisin selvittämiseksi ja isomman vaaran torjumiseksi. Tiedotuksellisesti tärkeintä on tapahtuneesta kertominen pikaisesti eteenpäin tiedottajalle, omalle esimiehelle ja tapahtuman turvallisuuspäällikölle. Kriiseissä aika on kriittinen tekijä. Oulun kaupungilla on erillinen Kriisiviestinnän ohje, joka on saatavissa intranetistä. Kriisin kohdatessa on huomioitava monia erilaisia kohderyhmiä ja myös se, missä järjestyksessä ja kuinka laajasti asiasta kerrotaan kullekin ryhmälle. Omaisille ja lähipiirille tiedotus on erilaista kuin esimerkiksi paikallislehdelle. Huhujen ja muiden väärien tietojen sekä erilaisten pelkojen leviämisen välttämiseksi on nopea ja oikeanlainen tiedottaminen kriisin yhteydessä välttämätöntä. Liitteenä tapahtuman kriisiviestintäsuunnitelma. 9. Viestinnän mittarit, seuranta, raportointi ja dokumentointi Tapahtuman mittareina käytetään yleisömäärää, mediahuomiota sekä asiakaspalautetta. Tapahtuman jälkeen tehdään kyselytutkimukset a) tekijöille b) kävijöille ja c) yhteistyökumppaneille ja organisaatioille.
12 Hankkeesta kirjoitetaan väliraportit ja loppuraportti, johon sisältyy konseptisuunnitelma toistuvalle valotapahtumalle Oulussa.