Valosta vetovoimaa Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet

Transkriptio

1 1/9 KOKOUSTIEDOT Aika to klo 10 Paikka Kaupungintalo, Kirkkokatu 2a, Neuvotteluhuone 111 Paikalla Ohjausryhmän jäsenet: Henrika Pihlajaniemi Puheenjohtaja Risto Vuoria Sari Hyvärinen Heikki Pulkkinen Jouko Leskinen Anne-Maria Haapala Mari Flink Heli Metsäpelto Varapuheenjohtaja Riikka Hanni Tutkija, yliopisto-opettaja, arkkitehti SAFA, Mukautuva kaupunkivalaistus projekti, Oulun Yliopisto Kulttuurijohtaja, Oulun kaupunki Ohjelmakoordinaattori, konsernipalvelut, Oulun kaupunki, Kaupunginpuutarhuri, Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut, Oulun kaupunki Johtaja, Liikelaitos Oulun tilakeskus Viestintäpäällikkö, Oulun seudun ammattikorkeakoulu OAMK Seurakuntapastori, Oulun tuomiokirkkoseurakunta Tuottaja/projektipäällikkö, Uuden Oulun juhlavuosi 2013, Oulun kaupunki Ohjelmakoordinaattori, Pohjois-Pohjanmaan liitto Ohjausryhmän varajäsenet: Sirpa Vepsä Poissa Henna Ukonmaanaho Antti Tenetz Projektipäällikkö, Meri City Tunturi -hanke, Liikekeskus ry (Henna Ukonmaanahon varajäsen) Toiminnanjohtaja, Liikekeskus ry Taiteilija, Suomen kulttuurirahasto, Pohjois-Pohjanmaan rahaston hoitokunta

2 2/9 Valosta vetovoimaa - työryhmäläiset: Marika Lamberg Samu Forsblom Marjatta Savolainen Projektipäällikkö, tuottaja, Valosta vetovoimaa hanke Tapahtumapäällikkö, Sivistys- ja kulttuuripalvelut, Oulun kaupunki Tiedottaja, kulttuuripalvelut, Oulun kaupunki

3 3/9 KÄSITELTÄVÄT ASIAT Asia n:o Liite n:o 1. Kokouksen avaus 2. Ohjausryhmän järjestäytyminen ja laillisuuden- ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3. Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4. Ohjausryhmän kokoonpano 5. Asialistan hyväksyminen Ohjausryhmän tehtävien toteaminen ja kuluperusteista päättäminen Pohjois-Pohjanmaan liiton rahoituspäätös 8. Hankkeen asettamispäätös 9. Hankkeen tavoitteet ja toimintaperiaatteet 10. Hankkeen taloushallinto ja 4. Hankkeen tarkennettu toimintasuunnitelma vuodelle 2013 sekä viestintäsuunnitelma 12. Muut asiat 13. Kokouksen päättäminen ja seuraavien kokousajankohtien sopiminen

4 4/9 1. Kokouksen avaaminen Puhteenjohtaja Henrika Pihlajaniemi avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Ohjausryhmän kokouksen esityslista on lähetetty sähköpostitse viikkoa ennen kokousta Kokous on päätösvaltainen, kun puolet kutsutuista jäsenistä on läsnä. Valitaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja. Ohjausryhmän esittelijänä toimii projektipäällikkö Marika Lamberg ja sihteerinä tiedottaja Marjatta Savolainen. Todetaan kokouksen osanottajat ja todetaan kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Puheenjohtajaksi valittiin Henrika Pihlajaniemi ja varapuheenjohtajaksi Heli Metsäpelto. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi kokouksessa esitetyt henkilöt. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mari Flink ja Anne-Maria Haapala. 4. Ohjausryhmän kokoonpano Merkitään ohjausryhmän kokoonpano tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Pohjois-Pohjanmaan liiton edustaja Riikka Hanni on ohjausryhmän varsinainen jäsen. 5. Esityslistan hyväksyminen Hyväksytään ohjausryhmän esityslista. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.

5 5/9 6. Ohjausryhmän tehtävien toteaminen ja kuluperusteista päättäminen Käytiin läpi ohjausryhmän tehtävät. Tarkempi kuvaus ohjausryhmän tehtävistä ja roolista on Pohjois- Pohjanmaan liiton rahoituspäätöksen liitteessä Ohje maakunnan kehittämisrahan käytöstä, jonka Riikka Hanni esitteli kokouksessa. Merkitään tiedoksi ohjausryhmän tehtävät ja päätetään, että ohjausryhmälle ei makseta kokouspalkkioita eikä matkakuluja. Merkittiin ohjausryhmän tehtävät tiedoksi ja päätettiin, että ohjausryhmälle ei makseta kokouspalkkioita eikä matkakuluja. Lisäksi päätettiin, että nopeaa reagointia tarvittavissa tilanteissa ja asioissa ohjausryhmä voi pitää sähköpostikokouksen. Sähköpostikokouksella käsitellyt asiat kirjataan seuraavassa kokouksessa pöytäkirjaan. 7. Pohjois-Pohjanmaan liiton rahoituspäätös Valosta vetovoimaa hankkeelle Valosta vetovoimaa Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet -hanke on saanut Pohjois-Pohjanmaan liiton myönteisen rahoituspäätöksen ja korjauspäätöksen koskien hankkeelle myönnettyä määrärahaa, kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa. Rahoittaja on hyväksynyt hankkeen toteuttamisajaksi ja kokonaiskustannuksiksi euroa. Riikka Hanni esitteli rahoituspäätöksen ohjausryhmälle kokouksessa. Merkitään rahoituspäätös ohjausryhmälle tiedoksi. Pohjois-Pohjanmaan liiton rahoituspäätös merkittiin tiedoksi. 8. Hankkeen asettamispäätös Sari Hyvärinen esitteli asian kokoukselle. Käydään läpi hankkeen asettamispäätökseen tarvittavat tiedot ja täydennetään erityisesti ohjausryhmän varajäsenten osalta.

6 6/9 Valosta vetovoimaa hankkeen asettamispäätös merkittiin tiedoksi. Varajäsenten osalta täydennettävät tiedot lähetetään mahdollisimman pian sähköpostilla Sari Hyväriselle, 9. Hankkeen tavoitteet ja toimintaperiaatteet Marika Lamberg esitteli asian. Vuosina toteutettava Valosta vetovoimaa hankkeen tehtävänä on luoda valotapahtuman konseptisuunnitelma ja osasuunnitelmat sekä yksi valoinstallaation aluepilotointi vuoden pimeimpään aikaan marraskuun loppuun sijoittuvalle valotapahtumalle. Tapahtumassa tuodaan esille elämykselliseen valaistukseen liittyviä mahdollisuuksia kaupunkitilassa. Valofestivaali vahvistaa kaupungin imagoa, matkailua ja luo yhteisöllisyyttä. Hankkeen tavoitteena on luoda elämyksellisen valaisemisen tapahtumakonsepti ja toimijoiden verkosto tutustumalla vastaaviin tapahtumiin kansallisesti ja kansainvälisesti ja luomalla oma toimintamalli ja tapahtumakonsepti Ouluun. Konsepti pilotoidaan tapahtuman muodossa marraskuussa Toisena tavoitteena on kaupunginosien yhteisöllisyyden kehittäminen sosiaalisen median ja yhteisöllisten valotapahtumien suunnitelmien kautta. Tavoitteena on koota myös ohjaavia toimenpiteitä talojen, puistojen ja pihojen ekologiseen valaisemiseen. Kolmantena tavoitteena hankkeella on julkisten ulkotilojen valoinstallaatioiden ja tapahtumien suunnitelmat, ja toteuttaa pilotti marraskuussa 2013 Kirkkokatu-Torinranta alueella. Lisäksi tavoitteena on tehdä tapahtuman markkinointi- ja viestintäsuunnitelma, sekä arvioida tapahtumakonseptin ja osasuunnitelmien toteutuksen onnistumista ja tehdä tarvittavat rahoitushakemukset toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Verkoston toimijat sitoutetaan parhaalla mahdollisella tavalla luomaan pysyvää kaupunkivalaisemista pilotoinnin jälkeen. Hankkeen kohderyhmäksi katsotaan kaikki Oulun seudun asukkaat sekä Oulussa vierailevat matkailijat.

7 7/9 Merkitään hankkeen tavoitteet ja toimintaperiaatteet ohjausryhmälle tiedoksi. Merkittiin hankkeen tavoitteet ja toimintaperiaatteet tiedoksi. 10. Hankkeen taloushallinto Hankkeen kustannuksia seurataan kaupungin taloushallinnossa omalla kustannuspaikalla, projektinumeroilla sekä kohdenumeroilla. Taloushallinnosta vastaa toimistosihteeri Armi Jylhänniska, kustannukset tarkastaa projektipäällikkö Marika Lamberg ja laskut hyväksyy hankkeen vastuullinen johtaja, Risto Vuoria. Hanke hakee maksatusta 2 kertaa vuodessa. Hankkeen ensimmäinen maksatushakemus tehdään ajalta Merkitään projektin taloushallinto ohjausryhmälle tiedoksi. Merkittiin hankkeen taloushallinto ohjausryhmälle tiedoksi. 11. Hankkeen tarkennettu toimintasuunnitelma vuodelle 2013 sekä hankkeen viestintäsuunnitelma Marika Lamberg esittelee hankkeen toiminta- ja viestintäsuunnitelman. Hyväksytään esitetyt toiminta- ja viestintäsuunnitelmat projektin toteutettavaksi. Hyväksyttiin hankkeen toiminta- ja viestintäsuunnitelmat projektin toteutettavaksi. Lisäksi hankesuunnitelman yhteydessä keskusteltiin seuraavista asioista: 1. Huomioidaan pysyvien valaistusratkaisujen etsiminen kaupunkivalaistuksen kehittämisessä. 2. Tarjotaan Oulun yliopiston ja OAMK:n kulttuurialan sekä liiketalouden yksiköiden opiskelijoille mahdollisuutta tehdä hankkeen tapahtumien asiakaskyselyjä opinnäyte- ja pro gradu työnä.

8 8/9 3. Harkitaan laajemmin yhteistyötä valoteemaan sopivien yritysten kanssa. Oulussa toimivat mm. Valkee Oy ja Valopää Oy. Yritysyhteistyössä on huomioitava hankkeen rahoittajan rahoitusehdot. 4. Valohankkeeseen sopivia toimintoja voivat olla myös erilaiset henkisemmät sisällöt. Yliopisto tuo valoa pimeyteen. 5. Keskustellaan Business Oulun luovien alojen asiakkuuspäällikön Heikki Tunkkarin kanssa mahdollisista Valosta vetovoimaa - hankkeen sisältöihin liittyvistä start up yrityksistä. 6. Huomioidaan Oulussa asuvat ulkomaalaiset ja ulkomaalaistaustaiset tapahtumien ideoinnissa. 7. Hyödynnetään hankkeessa jo olemassa olevia toimintamalleja kuten esim. Hailuodon joulukalenteria sekä Oulun yliopiston arkkitehtuurin osaston Otto Karhin puistossa toteuttamaa kaupunkitiedon visualisointia valaistuksella puistossa. Hankkeen viestintäsuunnitelman yhteydessä keskusteltiin seuraavista asiosta: 1. Tarjotaan medialle aiheita artikkelisarjoihin esim. start up yritysten kautta. Tarjotaan myös asiantuntijoiden kirjoittamia valmiita artikkelisarjoja, joilla voidaan ylittää valtakunnallisten tiedotusvälineiden kynnys (esimerkkinä arkkitehtiosaston Pakkahuoneenkadun tarinavalaistus talvella 2012). 2. Huomioidaan erityisesti televisio ja radio tiedotuskanavina - pyritään näkyvään valtakunnalliseen tiedotukseen. 3. Lisätään viestinnän kohderyhmiin alan yrittäjät ja ammattilaiset. 4. Sosiaalisesta mediasta myös Twitter mukaan kanavaksi. 5. Korostetaan viestinnässä kestävää kehitystä ei kalliiden resurssien heittoa ilotulitteina taivaalle irtisanomisten aikana, vaan tuodaan viesteissä esille kustannustehokasta, ilmasta jne. toimintamallia. 6. Informoidaan vuoden kuluessa mm. energiatehokkuudesta. Ei kehoteta ylivalaisemiseen vaan vähemmälläkin valaistuksella luodaan tunnelmaa aina voi toimia toisin.

9 9/9 7. Kootaan ohjausryhmän jäsenten kontaktien avulla lisäys tiedotusvälineisiin (arkkitehtiopiskelijalehti, Oulun Energian Sulakejulkaisu ym.) 8. Hankkeen sisäinen uutiskirje lähetetään myös ohjausryhmäläisille. 9. Muistetaan kaikessa viestinnässä hankkeen rahoittajan näkyminen vähintäänkin logoina, myös sisäisessä viestinnässä ja sosiaalisessa mediassa. 12. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 13. Kokouksen päättäminen ja seuraavan kokousajankohdan sopiminen Ohjausryhmän seuraavat kokoukset ovat: perjantaina klo 13 (hankkeen sisällöt) perjantaina klo 13 (maksatushakemus) Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Allekirjoitukset: Henrika Pihlajaniemi puheenjohtaja Marjatta Savolainen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus: / 2013 Mari Flink / 2013 Anne-Maria Haapala