KÄYTTÖSUUNNITELMIEN SEURANTA 2/2017 Sivistys ja vapaa-aikalautakunta Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää Vaihde (09) 27 191 www.jarvenpaa.fi v1
Yksikkö Vastuuhenkilö Toiminta-ajatus / Tehtävät SIVA Esikunta talouspäällikkö Topi Luostarinen Esikunnan perustehtävänä on toimia kahden palvelualueen, Lasten ja nuorten sekä en yhteisenä esikuntana. Esikunta hoitaa palvelualueiden suunnittelu-, tilastointi-, talous- ja hallintopalvelu-tehtäviä sekä huolehtii palvelualueiden asiakirjahallinnosta, viestinnästä ja kuntatason arvioinnista. Lisäksi esikunta huolehtii palvelualueiden kehittämis- ja hallintotehtävistä ja -prosesseista sekä palvelualueen luottamuselinten valmisteluja toimeenpanotehtävistä kaupungin johdon ja konsernipalveluiden johdolla. Talouden suunnittelun ja seurannan varmistaminen sisällön, ohjelmien ja henkilöstön osaamisen osalta Yksiköiden käyttösuunnitelmien oikeellisuus tiliryhmätasolla Käyttösuunnitelmien tarkastustyötä on jatkettu talouspäällikön, asiakkuusjohtajien sekä yksiköiden päälliköiden kanssa. Myös yksiköiden taloushenkilökuntaa on hyödynnetty tarkastustyössä. Käyttösuunnitelmien sisältö on pääosin saatu selvitettyä ja korjaustoimenpiteitä tullaan esittämään lautakunnalle loppuvuonna. Talouden säännöllinen seuranta toiminnan vuosikellon mukaisesti tilitasolle saakka Talouden seurantaa ollaan aloittamassa uuden mallin mukaisesti. Tilitasolle päästään, kun varmistutaan käyttösuunnitelmien riittävän tarkasta tasosta. Johdon Kuntari-ohjelman käyttö Huhtikuussa pidettiin Kuntari talousraportoinnin kehittämiskokous kaupungin talous- ja henkilöstöasiantuntijoiden sekä palveluntuottajan asiantuntijoiden välillä, jossa sovittiin muutoksista järjestelmään. Uusi malli otetaan tuotantokäyttöön sen valmistuttua. Euromääräiset tavoitteet täydennetään kokouksessa. Merkittävimmät tapahtumat ja poikkeamat Päivähoidon asiakasmaksujen laskutus on saatu ajantasaiseksi ja palvelusetelin käyttöönotto on saatu aloitettua. Varsinainen käyttöönotto tapahtuu syyskaudella. Taloussihteerin työsuhdetta on jatkettu määräaikaisena vuoden 2018 loppuun saakka ja avustavan lakimiehen työsuhteeseen haetaan myös jatkoa. 1
Yksikkö Vastuuhenkilö Toiminta-ajatus / Tehtävät Koulutus ja ohjauspalvelut koulutusjohtaja Jari Lausvaara Koulutus- ja ohjauspalveluiden avainalue kattaa lukiokoulutuksen järjestämisen Järvenpäässä ja II asteen koulutusyhteistyön, Nuorisopalvelut, nuorisotakuun varmistamisen ja elinikäisen ohjauksen, sekä maahanmuuttajien kotouttamisohjelman kokonaiskoordinoinnin. Kaikki opiskelijat ovat käyttäneet Abittia (ylioppilastutkintolautakunnan kurssikoejärjestelmä) kalenterivuonna 2017 Opiskelijoiden Abittin käyttö ja koeympäristön ohjelmiin tutustuminen Uuteen kurssikoejärjestelmään ja koeympäristöön tutustuminen on edennyt suunnitellusti. Kotouttamistyön seurannan toimintamallit selkiytyvät Kustannusten seuranta ja korvausten hakeminen kaupunkitasolla Koulutus- ja ohjauspalveluissa on työskennellyt 11/2016 alkaen laskentasihteeri, joka hakee kotouttamistyön korvaukset ELY:ltä ja KEHA-keskuksesta. Korvaukset muodostuvat laskennallisista kertakorvauksista, todellisiin kustannuksiin perustuvista korvauksista, erityiskorvauspäätöksiin perustuvista kustannuksista sekä tulkkauskustannuksista. Kustannuksia voidaan hakea 2 vuotta takautuvasti. Vuoden 2016 kustannuksia erityiskustannusten osalta on vielä haussa. Laskennalliset korvaukset automatisoituivat 3/2016 kuukausittain tapahtuvaksi toiminnaksi. Se ei vielä kata täydellisesti kaikkia korvausten piirissä olevia henkilöitä. Tarkistuksia tehdään jälkikäteen. Maahanmuuttajien, erityisesti kv. suojelun piirissä olevien henkilöiden osallisuuden vahvistaminen (tavoite: edennyt) Raportointi tilinpäätöksen yhteydessä Etenee laaja-alaisena verkostotyönä Kotouttamisohjelman päivitys Kotouttamisohjelman hyväksyminen vuoden 2017 aikana Päivitystyö on meneillään ja se on aikataulutettu vuoden 2017 ajalle. Nuorten syrjäytymisen vähentäminen tuen, ohjauksen ja koulutuksen avulla Ohjaamo Järvenpään käynti- ja käyttökerrat (asiointitavoittain) ja ryhmien lukumäärä Ohjaamon Järvenpään asiakkuudessa yhteensä 128 asiakasta. Heidän asiointinsa tapahtui seuraavasti: Ohjaamossa 100 nuorta, puhelinohjauksessa 13 nuorta, muu ohjaus (pikaviestit, jalkautuminen) 5 nuorta. Nuorisokeskuksen palveluissa olevien nuorten määrä (noin 300) ja positiivinen jatkosijoittuminen (yli 75 % ) 2
Nuorisokeskuksen asiakkuudessa oli yhteensä 367 nuorta. Asiakkuudet jakautuivat siten, että työpajoilla/yksilöohjauksessa 77 nuorta, etsivä nuorisotyössä 162 ja Ohjaamo Järvenpää 128. Työpajojen/yksilöohjauksen sekä etsivä nuorisotyön (luvuissa ei ole Ohjaamon lukuja) 239 alle 30 vuotiasta nuorta ohjautuivat seuraavasti: Avoimille työmarkkinoille 19 nuorta, opintoihin 73, oppisopimukseen 5, työkokeiluun/kuntouttavaan työtoimintaan 118, kuntoutukseen 92, muualle 8, ei tavoitettu tai kadonnut 20. Loput jatkavat palvelussa. Euromääräiset tavoitteet täydennetään kokouksessa. Merkittävimmät tapahtumat ja poikkeamat Lukion laatutyö on edennyt ja tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma on valmisteltu. Lukiossa on tapahtunut useita eläköitymisiä ja syyslukukaudella aloitti useita uusia työntekijöitä. Lukiolla ja Versossa on tehty työpaikkaselvitykset, joiden pohjalta etenkin työkalusteita tulee uusia molemmissa yksiköissä. Lukion valtakunnallista erityistehtävää on haettu ja päätöstä odotellaan syksyn aikana. Elokuun 8. pv vietettiin kolmen oppilaitoksen opettajien yhteistä veso-päivää (Järvenpään lukio, Musiikkiopisto ja Järvenpään Opisto) aiheena Muuttuva opettajuus. Nuorisotyö ja nuorisokeskus ovat yhdistyneet 1.1. Nuorisopalveluiksi. Yhdistyminen ja arjen toimintatapojen integrointi on edennyt hyvin. Järvenpään Ohjaamo -palvelut aloitti Temalin tiloissa 7.3. ja Uusi Nuorisotalo aukesi nuorille niin ikään Temalilla 24.4. Nuoret ovat löytäneet Ohjaamon hyvin ja asioivat siellä etenkin koulutus- ja työllisyys sekä asumiseen ja omaan talouteen liittyvissä kysymyksissä. Nuorisopalvelujen toimintaa ovat kuormittaneet mm. muutot, useat tapahtumat, jalkautuvan työn lisääminen sekä sairauspoissaolot. Korvausten piirissä olevia kansainvälistä suojelua saavia henkilöitä on elokuussa ollut 157 henkilöä. Maahanmuuttajatoimisto Versoon palkattiin syksyllä 2017 ELY:n kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti lisää henkilöstöresurssia yksin alaikäisenä Suomeen tulleiden oleskeluluvan saaneiden nuorten tukemiseen. ELY:n ja Kirkkopalvelut ry. kanssa tehdyt sopimukset alaikäisten asumisjärjestelyistä päättyvät vuoden 2017 vaihteessa. Uuden kotouttamisohjelman valmistelu on käynnistynyt. 3
Yksikkö Vastuuhenkilö Toiminta-ajatus / Tehtävät Vapaa-aika ja harrastuspalvelut koulutusjohtaja Jari Lausvaara Vapaa-aika- ja harrastuspalvelut -avainalueen toiminta-ajatuksena on edistää asukkaiden hyvinvointia ja elinvoimaisuutta tarjoamalla osaamista ja harrastamista tukevia palveluita yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Avainalue tuottaa monipuolisia, vapaan sivistystyön, taiteen perusopetuksen ja liikunnan palveluita sekä edistää aktiivista kansalaistoimintaa. Uusi Kunta valmisteluun osallistuminen Kansalaistoiminnan tuen ohjelmasuunnittelun käynnistäminen osana Uusi Kunta - projektia Osallisuus ja vaikuttaminen toimintamallin ohjelmasuunnittelu ei ole vielä käynnistynyt. Kuntalaisten ja 3. sektorin osallistaminen uuden kunnan suunnitteluun (esim. yhteistyöfoorumit & kysely) Järjestyksessään kuudes yhteistyöfoorumi järjestettiin 19.4., jossa työstettiin Uuden kunnan visiota Järvenpää vuonna 2030. Mukana järjestöjen lisäksi Järvenpään yrittäjien edustajia. Liikunnallisen elämäntavan ja liikunnan saavutettavuuden edistäminen Liikuntapaikkaselvityksen laadinta Liikuntapaikkaselvityksen laadinta etenee aikataulussa. Valmis 12/2017. Terveyden edistämisen liikuntaohjelman laadinta Terveysliikuntaohjelman toteutus käynnistetään syksyllä 2017. Valmis 12/2018. Nuorisolle suunnattujen liikuntatapahtumien (ns. höntsäliikunta) määrät ja osallistujamäärät "Höntsäliikuntaa" liikuntahallilla kevätkaudella 2017: 14 krt a 1 h 45 min, osallistujamäärä 170. Syyskausi on alkanut 6.9.2017. Muuta nuorille suunnattua kevään/kesän aikana: wibit-rata (so. esteratoja, liukumäkiä ym.) 8h, vesisankarit tapahtuma uimahallilla 2h, wear it -pelastusliivipäivä uimahallilla 1h, uintivinkit nuorille 1h, monikulttuurinen nuorten uimakoulu 18h. Musiikkiopisto on dynaaminen musiikin osaamiskeskus Asiakaspalveluprosessien ja viestinnän kehittämistoimenpiteet Eepos oppilashallintojärjestelmä on otettu käyttöön koko henkilöstölle 1.1.2017 lukien. Opiskelijat saivat tunnukset huhtikuussa, joten mm. ilmoittautumiset menevät järjestelmän kautta. Www-sivujen uudistaminen on käynnissä. Musiikkiopiston Suomi 100 v ja KUM 45 v tapahtumat Juhlien valmistelut ovat aikataulussa: Kvarttitapahtuman (neljän musiikkiopiston yhteinen) ohjelmistoseminaari oli tammikuussa. Toukokuussa oli 45 v.- 4
juhlakonsertti. Elokuussa pidettiin Kvartti-yhteistyömusiikkiopistojen kanssa yhteinen koulutus oppilasarvioinnista. Koulumusikantit-opetuksen oppilasmäärä (nykytaso 280) ja yhteistyökoulut (nykytaso 21) Koulumusikantit-oppilaita on 319 (28.4.2017) 21:llä yhteistyökoululla. Syyslukukausi alkaa syyskuun lopulla, jonka jälkeen oppilasmäärä on tiedossa. Järvenpään Opiston asiakastyytyväisyyden kehittyminen Asiakastyytyväisyys (tavoitetaso yli 4) Asiakastyytyväisyys oli kevätlukukaudella keskimäärin 4,4 Opisto edistää eri-ikäisten opinto- ja harrastusmahdollisuuksia Nuorten osuus (yli 15 %) ja yli 65-vuotiaiden osuus (yli 15 %) opiskelijoista Opistolla oli kevätlukukaudella yhteensä 4.074 yksittäistä opiskelijaa (ei kurssilaista). Opiskelijoista nuorten eli alle 29-vuotiaiden osuus on 16,8 % (683 opiskelijaa) ja yli 65-vuotiaiden osuus 23.3 % (951 opiskeilijaa). Syyslukukauden luvut raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Euromääräiset tavoitteet täydennetään kokouksessa. Merkittävimmät tapahtumat ja poikkeamat Osallisuus ja kansalaistoiminnan tuki järjesti kuudennen yhteistyöfoorumin 19.4. Seurojen talolla kokeiltiin uutta toimintamallia kesällä 2017: tilat annettiin vain siivouskustannuksin erilaisiin tapahtumiin ja vapaaehtoistoimintaan. Liikunnan hintojen korotukset eivät tuo odotettua tuottoa: liikuntapalveluiden myyntituotot ovat jäämässä noin 7 % budjetoidusta. Liikuntapaikkojen erillisselvitykset ja liikuntapaikkaselvitys yhteistyössä Tuusulan kanssa etenevät. Liikuntamonitoimihallin valmistelu etenee yrittäjäryhmän kanssa: ryhmä on parhaillaan kilpailuttamassa hallitoimittajia ja on jättämässä avustushakemusta OKM:lle lokakuun lopussa. Aikataulutavoite on, että halli otettaisiin käyttöön syksyllä 2019. Järvenpään Opisto vietti 70-vuotisjuhlia 8.4. Opiston toimintakate tulee ylittymään merkittävästi, mikä on seurausta mm. tavoitetuntimäärän pitämisestä liian korkealla käyttötalouteen nähden. Kokonaistuntimäärä tullee olemaan n 13.700 (tavoite 14.000). Suunnittelun pitkästä aikajänteestä johtuen korjaustoimenpiteiden vaikutus näkyy täysimääräisesti vasta lukuvuonna 2018 19. Musiikkiopistossa on otettu käyttöön Eepos oppilashallintojärjestelmä 1.1.2017 lukien. Toukokuussa musiikkiopisto vietti 45-vuotisjuhlakonserttia Yhdessä -teemalla. Elokuussa käynnistyi HRM Partnersin suorittama työyhteisön toimintakulttuuria luotaava selvitys. Elokuun alussa aloitettiin musiikkiopistolla myös uuden opetussuunnitelman valmistelutyöt ja työskentelyä tehdään yhteistyössä kolmen muun musiikkiopiston kanssa. 5
Yksikkö Vastuuhenkilö Toiminta-ajatus / Tehtävät Kulttuuri- ja tapahtumapalvelut kulttuurijohtaja Kalle Jämsén Tuotetaan monipuolisia ja korkeatasoisia kulttuuritilaisuuksia ja -tapahtumia eri kohderyhmille. Suunnitellaan ja toteutetaan tapahtumia, myös yhteistyössä museoja kirjastopalveluiden kanssa. Tuetaan yhteistyökumppaneiden toimintaa avustusten ja tilajärjestelyiden kautta. Suomi 100 vuotta juhlavuonna taidemuseolla järjestetään kaksi Suomi 100 v teemaista näyttelyä ja niihin liittyvät oheisohjelmat. Aholassa Juhani Aho -teema. Kulttuuripalvelut tuottavat itse ja yhdessä eri toimijoiden kanssa runsaasti tapahtumia ja hankkeita juhlavuoden aikana. (yleisöluentoja, konsertteja, teatteriesityksiä, kaupungin juhlatilaisuuksia, seminaareja, yhteislaulua, juhlatapahtumia Yleiset ja Suomi 100 tapahtuma- ja kävijätilastot Järvenpää ja Tuusula museot julkaisivat alkuvuonna yhdessä juhlavuoden teemaan liittyen Suomalaisuuden lähteillä esitteen. Esite oli jaossa muun muassa matkamessuilla tammikuussa. Parhaillaan esitteestä tehdään englanninkielinen versio. Viikonloppuna 11.-13.8. toteutettiin Tuusulan kunnan kanssa yhteinen Tuusulanjärvi-ilmiö 120 vuotta -tapahtuma, joka koostui pe 11.8. Tuusulan taiteiden yöstä, 12.8. Järvenpään kävelykadun piknik-tapahtumasta ja iltadiscosta sekä 13.8. Rantapuiston konsertista, jossa esiintyivät Saara Aalto, Tuusulanjärvi Big Band sekä Entäs Peltonen? yhtye. Tuusulanjärvi-ilmiö tapahtumiin osallistui arvioiden mukaan Tuusulassa 6 500 henkilöä ja Järvenpäässä 3 500 + 6 000. Tuusulanjärvellä yhteensä noin 16 000 osallistujaa. Alueen museoissa on esillä Suomi 100 teemaiset näyttelyt. 2017 taidepalkinnon jako Palkittavan valinta ja palkinnon jakotilaisuuden toteutuminen Taidepalkinnon sai Järvenpään teatteri. Jakotilaisuus pidettiin 26.4. taidemuseolla Kirjaston uuden tietojärjestelmään liittyvän Finna-käyttöliittymän käyttöönotto Käyttöliittymä asiakaskäytössä vuoden 2017 aikana Kirkes-linjauksen 2.5.2017 mukaisesti aloitettu Finna-verkkokirjaston valmisteluprojekti etenee suunnitellusti ja Kirkes-kirjastokimpan sekä kansalliskirjaston välinen Finna-palvelusopimus on tehty. Keravan kirjasto ei ota Finnaa käyttöön. Suunnitelman mukaan Finna-käyttöliittymä on toiminnassa vuoden 2018 alusta. Kirjaston uudella tilasuunnittelulla omatoimikirjaston kehittäminen Tilasuunnitelman valmistuminen vuoden 2017 aikana. Kirjaston omatoimikirjastokonseptin suunnittelutyö on käynnissä. Kirjaston projektiryhmä on tutustunut vastaaviin toimintamalleihin muualla ja on muokannut niiden pohjalta Järvenpään konseptia. Suunnitelmaan sisällytetään kirjaston koko aineistologiikan ja asiakaspalveluprosessien virtaviivaistaminen. 6
Omatoimikirjastojärjestelmän ja monitoimiautomaattien esittelytilaisuudet on pidetty ja hinta-arviot on pyydetty kolmelta ja saatu kahdelta toimittajalta. Automaattien käyttöasteet, verkkokäyntien ja aineistojen käyttökertojen määrä Automaattilainat: 227 784 (116 719) kpl, lainausautomaattien käyttöaste: 88,64 % kokonaislainoista (ensilainoista). Palautukset automaatilla: 235 733 (115 543), Palautusautomaattien käyttöaste: 92 % kaikista palautuksista. Vuoden 2016 vertailuajankohtaan nähden käyttöaste kasvanut noin 12% Euromääräiset tavoitteet täydennetään kokouksessa. Merkittävimmät tapahtumat ja poikkeamat Vuoden toiminta on keskittynyt vahvasti Suomi 100 -juhlavuoden tapahtumien markkinointiin, tiedotukseen ja järjestämiseen. Juhlavuoden isoin tapahtuma Tuusulanjärvi-ilmiö 120 vuotta -viikonloppu toteutettiin yhdessä Tuusulan kunnan kanssa 11.-13.8.2017. 2017 keväälle kaavailtu määräaikainen juhlavuoteen liittyvä lisähenkilöresurssi joutui force majeur syiden vuoksi perumaan tulonsa, mistä syystä operatiivista toimintaa on hoidettu alimiehityksellä. Avainalue on osallistunut kaupunkimarkkinoinnin Suomi 100 -suunnitteluun ja toteutukseen. Tapahtumissa ja kohteissa on käynyt hyvin yleisöä. Kirjaston käyttöliittymäsuunnittelu ja tilasuunnittelut etenevät aikataulun mukaisesti. Huhtikuussa Järvenpään teatteri palkittiin kaupungin taidepalkinnolla. 7
KÄYTTÖSUUNNITELMIEN SUORITTEET TP 2016 KS 2017 KS seur 2/2017 1.1.-31.8.2018 Lukiokoulutus Opiskelijamäärä keskim. 1 044 1 052 1 042 Toimintakate eur/opiskelija 4 994 5 101 - - ilman sisäisiä vuokria 4 631 4 363 - Kolmessa opintovuodessa valmistuneet 80 % * % Ylioppilaiden määrä 320 255 Nuorisopalvelut Nuorisokeskuksen asiakasmäärät 327 300 367 Toimintakate eur / alle 29 v. asiakas 585 - VAPAA-AIKA- JA HARRASTUSPALVELUT Liikuntapalvelut Ohjatun liikunnan nettomenot eur/h 234 195 - Liikuntapaikkojen nettomenot eur/h 30 22 - Soveltavan liikunnan sekä Aikuisten ja ikääntyvien terveyttä edistävän liikunnan ohjaustunnit 3 000 1 522 Lasten liikunta 1 900 1 157 Liikuntapaikkojen käyttötunnit 44731 42000 30 922 Järvenpään Opisto Kurssilaisten määrä 13 630 13 000 - Taiteen perusopetuksen kokonaistuntimäärä 1 373 1 300 - Musiikkiopisto Oppilasmäärä / perusopetus Järvenpää 217 217 217 Oppilasmäärä / avoin opetus Järvenpää 180 215 - Taiteen perusopetuksen päättötodistukset 32 28 20 Oppilasmäärä/ perusopetus Tuusula 217 217 217 Oppilasmäärä/avoin opetus Tuusula 272 220 - Oppilasmäärät/ avoin opetus viikonloppukurssit 21 - suoritetta ei seurata kesken vuoden 8