Lync-käyttöohje
Lync-käyttöohje 2 (15) 16.9.2013 Sisällysluettelo Yleistä... 3 Salasanat... 3 Salasanan resetointi itsepalveluna... 4 Yhteystiedon etsiminen ja lisääminen... 4 Omien yhteystietoluetteloiden luominen... 5 Ulkopuolisen yhteyshenkilön (ei Lync käyttäjä) lisääminen yhteystietoihin... 6 Äänilaitteen tarkistaminen... 7 Kommunikointi yhteystiedon kanssa... 8 Pikaviestintä... 8 Puhelun soittaminen... 9 Puheluun vastaaminen... 10 Puhelun välittäminen/siirtäminen toiselle henkilölle tai omaan matkapuhelimeen... 11 Välipuhelu... 12 Työpöydän tai ohjelman jakaminen... 12 Online-kokous... 13 Online-kokouksen järjestäminen... 13 Kokouksen oletusasetusten muuttaminen... 14
Lync-käyttöohje 3 (15) 16.9.2013 Yleistä Tässä ohjeessa esitellään Microsoft Lync 2013 työasemasovelluksen yleisimpien ominaisuuksien käyttäminen ja yleisimpien asetusten määrittäminen. Lisää ohjeita löytyy Microsoftin tukisivuilta Usein kysyttyjä kysymyksiä Lyncistä. Salasanat Lyncin salasana on hyvä vaihtaa tietoturvasyistä heti palvelua käyttöönotettaessa. Salasana vaihdetaan kirjautumalla omalla käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite) ja annetulla salasanalla hallintaportaaliin osoitteeseen https://hallinta.ainaratkaisu.fi/ Saman sivun kautta voi myös resetoida unohtuneen salasanan. Hallintaportaalista löytyy 5 eri osiota: My details omien tietojen ylläpitämiseen, Change Password salasanan vaihtamiseen, FAQ käyttöohjeisiin, Outlook client sekä Lync client osiot ohjelmistojen lataukseen. My details omien tietojen ylläpitämistä varten. Osioon voi myös lisätä ns Secondary email address osoitteen, jolloin lisätyn sähköpostiosoitteen kautta salasana voidaan resetoida. AinaCom suosittelee, että kenttään lisätään käyttäjän ensisijainen sähköpostiosoite, jos toissijaista osoitetta ei ole käytössä¹ Change password osiossa voi vaihtaa salasanan uuteen. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja siinä tulee olla sekä isoja, että pieniä kirjaimia sekä vähintään 1 erikoismerkki (esim. @,,, $, &) FAQ (Frequently Asked Questions) osiosta löytyy pikaohjeet Lync-asetuksiin ja Exchange sähköpostin asetuksiin (AinaCom Kalenteri & Sähköposti palvelu) Outlook Client osiosta voi ladata Microsoft Outlook 2010 ohjelmiston. Huomioithan, että ohjelmiston lisäksi tarvitaan myös erillinen Outlook lisenssi, jotta ohjelmiston käyttö olisi laillista. Lisenssejä myy mm. AinaCom Lync Client osiosta voi ladata Microsoft Lync 2013 ohjelmiston. Huomioithan, että ohjelmiston lisäksi tarvitaan myös erillinen lisenssi, jotta ohjelmiston käyttö olisi laillista. Lisenssit sisältyvät -palveluun. ¹ Asiakkaiden joilla on AinaComin Exchange palvelu käytössään tulee lisätä sekundääriseksi osoitteeksi muu kuin työsähköpostiosoitteensa, jotta salasanan voi resetoida itsepalveluna.
Lync-käyttöohje 4 (15) Salasanan resetointi itsepalveluna Salasana voidaan resetoida sivun https://hallinta.ainaratkaisu.fi/ kautta. Sivulta valitaan linkki (Forgot password?) Avautuvaan Reset password ikkunaan kohtaan Login syötetään Lyncin käyttäjätunnus (=oma sähköpostiosoite) ja valitaan SUBMIT REQUEST. Saat tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää linkin salasanan resetoimiseksi My Yhteystiedon etsiminen ja lisääminen Yhteystiedot on luettelo henkilöistä ja heidän yhteystiedoistaan, joihin voit olla yhteydessä Lyncin kautta. Yhteystiedot ja yhteystietoluettelot ovat keskeinen osa Lyncin käyttöä. Lyncin käyttöä aloitettaessa yhteystietoluettelo on oletuksena tyhjä. Lista on henkilökohtainen, jolloin jokainen käyttäjä voi muokata kontaktilistasta omiin tarpeisiinsa sopivan. - Kirjoita lisättävän henkilön nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero Lyncin pääikkunassa olevaan hakukenttään. Hakukentän kautta sinulla on mahdollisuus hakea kaikki yrityksen muita Lync käyttäjiä, eli tätä kautta kaikki organisaation käyttäjät on löydettävissä. - Kun yhteystietoluettelo tulee näkyviin, vie osoitin henkilön kuvan tai kuvan näyttöalueen päälle ja valitse Lisää asetuksia.
Lync-käyttöohje 5 (15) - Vie osoitin Lisää yhteystietoluetteloon -kohdan päälle ja valitse uudelle yhteyshenkilölle ryhmä. Omien yhteystietoluetteloiden luominen Voit luoda omia yhteysluetteloita seuraavasti: - Valitse oikealla hiiren näppäimellä Muut yhteystiedot - Valitse Luo uusi ryhmä - Kirjoita haluamasi nimi yhteystietoluettelolle
Lync-käyttöohje 6 (15) Ulkopuolisen yhteyshenkilön (ei Lync käyttäjä) lisääminen yhteystietoihin Perusta ensin ko. yhteystiedolle oma ryhmä valitsemalla merkin takaa Perusta uusi ryhmä, ja nimeä se esim. Maija Meikäläinen. Kirjoita yhteyshenkilön puhelinnumero Etsi/hae henkilöitä kenttään. Puhelinnumero siirtyy näkymään yhteystietoluettelo alueella. Valitse rivin päällä hiiren oikealla ja Lisää yhteystietoluetteloon Maija Meikäläinen Tämä jälkeen ko. tieto löytyy yhteystietoluettelostasi.
Lync-käyttöohje 7 (15) Äänilaitteen tarkistaminen Toinen tärkeä toimenpide ennen Lyncin käytön aloittamista on määritä ääni- ja videolaite. Voit käyttää tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai liittää kuulokemikrofonin. 1. Valitse Valitse ensisijainen laite Lyncin vasemmassa alakulmassa. 2. Valitse Äänilaiteasetukset. 3. Valitse valikko kohdassa Valitse laite, jota haluat käyttää äänipuheluissa. 4. Jos sinulla on useampi kuin yksi laite, valitse haluamasi laite. Vinkki! Tarkista äänen laatu aina ennen kuin soitat puhelun tai osallistut neuvotteluun Lyncillä. Jatkossa voit valita ensisijaisen laitteen vieressä mainitusta riippuvalikosta 5. Säädä kaiuttimia ja mikrofonia vetämällä liukusäädintä Mukauta äänilaitetta -kohdassa. Halutessasi kuulla ääninäytteen napsauta kaiuttimen vieressä olevaa vihreää nuolta. Säädä ja testaa mikrofonia. Sininen merkkivalo auttaa sinua valitsemaan sopivan tason. Jos sinulla on luurimikrofoni tai lankapuhelin, nosta luuri ja puhu mikrofoniin. Jos sinulla on sankakuulokkeet, käytä sankakuulokkeiden mikrofonia.
Lync-käyttöohje 8 (15) Kommunikointi yhteystiedon kanssa Kommunikointi sekä yrityksen sisäisten että ulkoisten Lync käyttäjien kesken on mahdollista usealla eri tavalla. Pikaviestiminen, puhelut, videopuhelut sekä sisällönjakaminen ovat yleisimmät käyttötarkoitukset joka päiväsessä toimistotyössä. Seuraavissa osioissa esitellään peruskäytön kannalta oleellisimmat toimintatavat. Pikaviestintä Pikaviesti on puheluiden lisäksi yksi yleisin Lyncin perustoiminto. Aloita pikaviestikeskustelu seuraavasti: 1. Hae pikahaun avulla tai yhteystietoluettelosta henkilö, jolle haluat lähettää pikaviestin. Voit aloittaa kommunikoinnin usealla eri tavalla: Kaksoisnapsauta mitä tahansa yhteystietoluettelon kohtaa. Napsauta käyttäjää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä pikaviesti. Pysähdy haluamasi henkilön kuvan kohdalle yhteystietoluettelossa ja napsauta Lyncpikavalikon Pikaviesti-painiketta. Tämä on esitetty alla: 2. Kirjoita viesti ikkunan alaosassa olevaan tekstikenttään ja paina Enter-näppäintä.
Lync-käyttöohje 9 (15) Puhelun soittaminen Puhelun soittaminen on yhtä helppoa kuin pikaviestiminen. 1. Valitse yhteystietoluettelossa se henkilö, jolle haluat soittaa. Vinkki! Voit käyttää Lynciä yrityksen sisäisenä puhelinluettelona. Paina puhelin-ikonin vieressä olevaa nuolta, jolloin näet käyttäjän puhelinnumerot 2. Soita yhteyshenkilölle napsauttamalla Puhelin-kuvaketta. Lyncillä voi soittaa myös mihin tahansa muuhun numeroon. Huomioi, että sinulla pitää olla käytössään Standard Plus tai Enterprise Plus lisenssi. Jos puhelut ulkoisiin numeroihin eivät toimi ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään. 1. Valitse Lyncin pääikkunassa Puhelin-välilehti. 2. Napsauta valintapaneelin numeroita tai kirjoita numerot hakuruutuun. 3. Valitse Soita.
Lync-käyttöohje 10 (15) Puheluun vastaaminen Kun joku soittaa sinulle, näyttöön tulee ilmoitus. Jos Lync tunnistaa soittajan (esim. saman yrityksen toinen käyttäjä) näkyy saapuvan puhelun ilmoituksessa nimi sekä myös soittajan kuva, jos kuva on viety Lync-palveluun. Jos Lync ei tunnista soittajaa, näkyy saapuvan puhelun ilmoituksessa ainoastaan puhelinnumero. Jos puhelu on tehty ulkoverkosta esimerkiksi matkapuhelimella, näkyy nimen ja kuvan lisäksi myös soittajan numero. Saapuvan puhelun ilmoituksen ilmestyessä, voit tehdä seuraavat toiminteet: Jos haluat vastata puheluun, napsauta mitä tahansa kuvan kohtaa Valitse Ohita, jos et halua vastata puheluun Valitse Asetukset, jolloin voit tehdä jotain seuraavista o Ohjata puhelun omaan mobiilinumeroon, jolloin voit vastata puheluun mobiilipäätelaitteesta Lyncin sijasta o Jättää vastaamatta puheluun ja samalla määrittämällä itsesi Älä häiritse tilaan, o jolloin myös seuraavat puhelut estetään sinulle Voit määrittää, että saapuvat puhelut soivat samanaikaisesti myös esim. matkapuhelimessasi - valitsemalla soitonsiirto-asetuksien pikavalikko Lyncin pääikkunan alaosasta ja - valitsemalla sieltä matkapuhelinnumerosi tai - lisäämällä kohtaan Uusi numero mikä tahansa muu numero. Voit siirtää Lync puhelun välittömästi myös mihin tahansa muuhun numeroon valitsemalla Siirrä puhelut.
Lync-käyttöohje 11 (15) Puhelun välittäminen/siirtäminen toiselle henkilölle tai omaan matkapuhelimeen Kun olet vastannut puheluun ja näet kommunikointi-ikkunan, voit välittää puhelun esimerkiksi omaan matkapuhelimeesi, jolloin voit tarvittaessa jatkaa puhelua esim. tilanteessa, jossa sinun täytyy lähteä työpisteeltäsi kesken puhelun. Voit myös välittää puhelun yrityksen muille käyttäjille. - Puhelun välittäminen aloitetaan viemällä hiiren osoitin Puhelin-ikonin päälle - Ponnahdusikkunasta valitaan Siirrä puhelu välilehti - Voit valita oman matkapuhelimen tai sitten valita Toinen henkilö tai numero Jos valitsit Toinen henkilö tai numero, voit kirjoittaa vapaavalintaisen numeron hakukenttään tai hakea nimellä yrityksen muita käyttäjiä. Puhelun siirtäminen mihin numeroon tahansa onnistuu kirjoittamalla se hakukenttään ja hyväksymällä se. Puhelu siirretään seuraavaksi kohteelle, ja siitä tulee ilmoitus Lyncin kommunikointi-ikkunaan.
Lync-käyttöohje 12 (15) Välipuhelu Vastaa puheluun normaalisti ja laita se pitoon valitsemalla puhelin-ikonin takaa Aseta puhelu pitoon. Soita Lyncistä uusi puhelu ja odota että siihen vastataan. Alkuperäinen puhelu säilyy edelleen pidossa. Kun olet konsultoinut/keskustellut henkilön kanssa välipuhelun, voit yhdistää sen valitsemalla alkuperäisestä puhelusta nykyiset keskustelut ja puhelu yhdistyy tai lopettamalla sen ja voit palata alkuperäiseen puheluun. Työpöydän tai ohjelman jakaminen Lyncillä voit jakaa työasemasi joko jakamalla työpöytää tai jakamalla yksittäistä ohjelmaa. Työpöydän jakaminen - käytä, jos sinun tarvitsee vaihtaa ohjelmasta toiseen tai työstää tiedostoja eri ohjelmissa. Tällöin vastapuoli näkee kaiken mitä koko sinun työpöydälläsi näkyy. Ohjelman jakaminen - käytä, jos sinun tarvitsee esittää tiettyä ohjelmaa tai tiedostoa, etkä halua osallistujien näkevän mitään muuta tietokoneeltasi. Tämä valinta parantaa yksityisyyden suojaa, kun vastapuoli näkee ainoastaan tietyn sovelluksen/ikkunan, eikä koko työpöytääsi. Kun sisällön jakaminen on hyväksytty vastapuolelta, Lync näyttää sisällön jakamisen alueen kultaisella reunuksella. Näin näet mikä alue milläkin hetkellä on näkyvissä vastapuolelle. Sisällön jakaminen voidaan aloittaa, kun olet valinnut jonkun kontaktin kaksoisklikkaamalla sitä kontaktiluettelosta. - Pysähdy esitys -painikkeen kohdalle, Esitä välilehti näkymään. Voit valita eri vaihtoehdoista haluamasi, jolloin vastapuolelle ilmoitetaan sisällön jakamisen aloittamisesta. Vastapuolen pitää vahvistaa jakamispyyntö, ennen kuin jakamistoiminto käynnistyy.
Lync-käyttöohje 13 (15) - Lync-tilaksesi muuttuu Esitetään, etkä saa pikaviestejä tai puheluita. Toiminnot ovat: Valitse Työpöytä, jos haluat jakaa koko työpöytäsi sisällön Valitse Ohjelma, jolloin voit valita yhden työpöydällä avoinna olevista sovelluksista. Vastapuoli näkee ainoastaan kyseisen sovelluksen näkymän. Valitse PowerPoint, jolloin avautuu hakemiston selausikkuna. Voit hakea minkä tahansa PowerPoint esityksen työasemaltasi ja jakaa ainoastaan sen sisältö vastapuolelle. Valitse Luonnoslehtiö, jolloin avautuu tyhjä piirroslehtiö jota voitte käyttää vastapuolen kanssa vapaasti esimerkiksi eri ideoiden työstämiseen Valitse Kysely, jolloin voit luoda kevyen kyselyn, jonka kaikki keskustelussa olevat käyttäjät näkevät. Voit luoda kyselylomakkeen ja sille eri vaihtoehtoja, johon muut keskustelun henkilöt voivat vastata. - Jos haluat lopettaa jakamisen, käytä näytön ylälaidassa olevaa jakamistyökalupalkkia tai anna hallinnointioikeus muille osallistujille. Online-kokous Lyncin avulla voit järjestää neuvotteluita usean henkilön kesken myös ajastetusti. Tarvitset Lync Enterprise tai Lync Enterprise Plus lisenssin järjestääksesi online-kokouksia, mutta voit millä tahansa lisenssillä osallistua niihin. Lync Enterprise lisenssi oikeuttaa järjestämään vain yrityksen sisäisiä online-kokouksia, kun taas Lync Enterprise Plus lisenssin myötä voit järjestää lisäksi online-kokouksen, johon voi osallistua henkilöitä myös organisaatiosi ulkopuolelta. Online-kokouksen järjestäminen Aloita Online-kokouksen järjestäminen siirtymällä Outlook-clientin Kalenteri näkymän puolelle, josta yleensä perustaisit uuden tapaamisen. Valintarivillä näkyy kuvake: Uusi Lync-kokous, jota painamalla pääset suoraan tekemään Lynckokousta.
Lync-käyttöohje 14 (15) Painamalla Online-kokous painiketta, ilmestyy uuteen kokouskutsuun automaattisesti Onlinekokoukseen liittyvät asetukset, jotka näet alla. Tämä riittää online-kokouksen järjestämiseksi. Viimeistele kokouspyynnön osallistujat, aikataulut ja muu sisältö, olet valmis lähettämään alla olevat online-kokousta koskevat tiedot osana kokousta muille osallistujille.... Liity Lync-kokoukseen Liity puhelimella +358 937-897-691 (Finland) Etsi paikallinen numero Neuvottelutunnus: 64932 Unohditko PIN-tunnuksesi? Ohje... Kokouksen oletusasetusten muuttaminen Oletusasetukset ovat riittävät Online-kokouksen perustamiseen, mutta voit tarvittaessa muuttaa oletusmäärityksiä. Valitsemalla hiirellä Kokousasetukset painikkeen aukeaa määritysikkuna, joka näkyy alla. Oleellisia asetuksia ovat käyttöoikeuteen ja esittäjiin liittyvät määritykset. Tämän ikkunan kautta voit määritellä haluatko - rajoittaa osallistuvia henkilöitä riippuen organisaatiosta (Käyttöoikeus osio) tai - rajoittaa oikeutta esittää sisältöä (Esittäjät-osio). Lisäksi voit valita käyttäjäryhmät joilta vaaditaan vahvistus sinulta kokouksen osallistujaksi (Seuraavien henkilöiden ei tarvitse odottaa). Ja voit valita käyttäjäryhmät, jotka määritellään automaattisesti esittäjiksi (Kuka on esittäjä),. Näillä käyttäjillä on kaikki online-kokouksen ominaisuudet käytettävissä.
Lync-käyttöohje 15 (15) Edellä esitetty liittymislinkin ID on mahdollista generoida joko yksilölliseksi, jolloin tekemäsi online-kokoukset luodaan aina samalla ID:llä ja tunnuksella. Tai ne voi olla vaihtuvia, jolloin jokaiseen kokoukseen luodaan uusi ID. Yksilöllinen ID Paina Minulle varattu kokoustila ja tämän jälkeen Muista asetukset ja lopuksi OK näppäintä. Tällöin jatkossa jokaiseen järjestämääsi online-kokoukseen generoidaan samat kokoustunnisteet, jolloin samoja tunnuksia käyttämällä päästään aina sinun luomiin kokouksiin. Vaihtuva ID Paina Uusi kokoustila ja tämän jälkeen Muista asetukset ja lopuksi OK näppäintä. Tällöin jokaiseen järjestämääsi online-kokoukseen generoidaan uusi kokoustunniste, joka erottelee esimerkiksi kokoukset, joista toinen alkaisi samaan aikaan kun toinen loppuisi. Näin kokoukset ja osallistujat eivät mene päällekkäin, joka voisi tapahtua, jos käytetään samaa tunnusta.