Aina Lync2013 asetusten määrittäminen

Transkriptio

1 Aina Lync2013 asetusten määrittäminen Avaa Lync Asetukset sivu painamalla Lync-sovelluksessa rattaan kuvaa. Yleiset Keskusteluikkuna Näytä hymiöt pikaviesteissä Valitsemalla tämän valintaruudun voit näyttää hymiöitä kuvina pikaviestikeskusteluissa. Jos poistat tämän valintaruudun valinnan, hymiöt näkyvät tekstimerkkeinä ainoastaan keskusteluikkunasi keskustelualueella pikaviesti-istunnon aikana. Hymiökuva näkyy edelleen keskusteluikkunasi viestinkirjoitusalueella, ja se näkyy kuvana pikaviestin vastaanottajille heidän asetustensa mukaisesti.

2 Muuta fontti Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit muokata pikaviestin tekstissä käytettävän fontin lajia, sen väriä tai pistekokoa. Jos valitset jonkin fonttilajin, jota toisen keskusteluun osallistujan tietokone ei tue, Lync korvaa sen jollakin toisella fontilla. Muuta fontti -valintaikkunan avulla fonttiin tehdyt muutokset pysyvät voimassa kaikissa pikaviesteissäsi. Keskusteluvälilehdet Voit määritellä miten avoimet keskustelut näkyvät, joko erillisinä keskusteluruutuina tai samassa välilehdessä valittavissa. Sovellusikkuna Kun napsautat Lyncissä ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Sulje (X) -painiketta, Lync pysyy toiminnassa niin, että saat edelleen ilmoituksia saapuvista puheluista tai viesteistä. Oletusarvon mukaan Sulje-painikkeen napsauttaminen pienentää Lyncin tehtäväriville. Voit valita, että Lyncikkuna pienennetään tehtävärivin sijaan ilmaisinalueelle valitsemalla vastaavan valintaruudun sovellusikkunassa. 1. Avaa Yleiset asetukset ja valitse Sovellusikkuna-kohdassa Pienennä ilmaisinalueelle tehtävärivin sijaan. Napsauta lopuksi OK. 2. Kun Lync on yhteydessä verkkoon, voit tehdä seuraavanlaisia toimia: Pienennä Lync tehtäväriville napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Pienennäpainiketta. Pienennä Lync ilmaisinalueelle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Sulje (X) - painiketta.

3 Henkilökohtainen Oman tilin asetusten määrittäminen 1. Oma tili. Kirjoita käyttäjätilisi nimi, esimerkiksi 2. Määritä yhteys Lync-palvelimeen napsauttamalla Lisäasetukset -painiketta. Kokoonpanoasetukset määritetään yleensä automaattisesti, tai tekninen tuki määrittää ne sinun puolestasi. 3. Valitse Käynnistä Lync automaattisesti, kun kirjaudun Windowsiin -valintaruutu, jos haluat yksinkertaistaa käynnistystä sekä kirjautua sisään automaattisesti ja käynnistää Lyncin aina, kun kirjaudut Windows-käyttöjärjestelmään. Tyhjennä tämä valintaruutu, ellet halua kirjautua sisään automaattisesti. 4. Valitse Näytä Lync edustalla, kun se käynnistyy -valintaruutu, jos haluat Lyncin pääikkunan avautuvan muiden ikkunoiden päälle, kun se käynnistetään. Jos tämä asetus ei ole valittuna, Lync-kuvake näkyy Windowsin ilmaisinalueella, kun Lync käynnistyy. Omien tietojen hallinta Määritä, miten Lync toimii Microsoft Office -ohjelmien kanssa käyttämällä kohdassa Omien tietojen hallinta olevia asetuksia. Tässä kohdassa määritellään haluatko ottaa käyttöön Exchange-integraation. 1. Avaa Omat asetukset ja valitse Omien tietojen hallinta -kohdan avattavasta luettelosta joko Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook tai Ei mitään. Kun valitset Microsoft

4 Exchange tai Microsoft Outlook -vaihtoehdon, Lyncin hakutoiminto käyttää yhteystietojen lähteenä yleisen osoiteluettelon lisäksi Microsoft Outlookin Yhteystiedot-luetteloa. Kun valitset Ei mitään -vaihtoehdon, Lyncin hakutoiminto palauttaa ainoastaan yleisessä osoiteluettelossa olevia yhteystietoja. Se ei käytä Windows-osoitteistoa eikä Outlookin Yhteystiedot-luetteloa. 2. Jos valitset Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook -vaihtoehdon, tee jokin seuraavista toimista: Jos haluat läsnäolotietosi automaattisesti näkyviin ollessasi kalenteriin merkityssä kokouksessa, valitse Päivitä tavoitettavuustilani kalenteritietojen perusteella - valintaruutu. Käytä seuraavia asetuksia määrittääksesi edelleen, kuka voi nähdä nämä tiedot: Jos haluat näyttää nämä tiedot Työryhmän yhteyshenkilöille, valitse Näytä kokouksen aihe ja sijainti Työryhmä-tietosuojatason yhteyshenkilöilleni -valintaruutu. Jos haluat näyttää poissaolotietosi yhteyshenkilöillesi, valitse Näytä poissaolotiedot Ystävät ja sukulaiset-, Työryhmä- ja Työtoverit-tietosuojatasojen yhteyshenkilöilleni - valintaruutu. Poista valinta valintaruudusta, jos haluat piilottaa poissaolotiedot kaikilta yhteyshenkilöiltä. Jos haluat tallentaa keskusteluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu. Pikaviestihistoriaa ei säilytetä, jos tämä valintaruutu ei ole valittuna. Jos haluat tallentaa puheluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna puhelulokit sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu. Puheluhistoriaa ei säilytetä, jos tämä valintaruutu ei ole valittuna.

5 Yhteystietoluettelo Valitse uudella Yhteystietoluettelo-asetussivulla yhteystietojen lajittelu- ja näyttötapa. Voit valita laajennetun kahden rivin näkymän, jossa näkyy yhteyshenkilön kuva, tai tiivistetyn yhden rivin näkymän. Voit myös lajitella yhteyshenkilöitä aakkosjärjestyksessä tai tavoitettavuuden mukaan. Tila Jos et halua käyttää oletusasetuksia, Tila-asetusikkunassa voit muuttaa minuuttimäärää, jonka kuluttua tavoitettavuustilaksesi muuttuu Poistumassa ja Poistunut. Voit myös ohjata Lyncin

6 tunnistamaan automaattisesti, kun jaat tietoja käyttämältäsi tietokoneelta. Tällöin Lync-tilasi päivittyy tilaan Esittää, etkä saa esityksen aikana muilta viestejä. Voit määrittää nämä tila-asetukset toimimalla seuraavasti: 1. Määritä minuuttimäärä, jonka jälkeen tavoitettavuustilasi päivittyy tilaan Poistumassa, napsauttamalla ylä- ja alanuolia. 2. Määritä minuuttimäärä, jonka jälkeen tavoitettavuustilasi päivittyy tilaan Poissa, napsauttamalla ylä- ja alanuolia. 3. Muokkaa yleistä tilaa napsauttamalla sopivaa painiketta (ohita oletusasetukset tai hyväksy ne) ja valitse sitten OK. 4. Valitse valintaruudut Näytä tilakseni Älä häiritse, kun esitän työpöytäni ja Näytä tilakseni Älä häiritse, kun näyttöä monistetaan kertoaksesi muille, että sinua ei pidä keskeyttää, sillä pidät esitystä tai teet muuta online-yhteistyötä Lync-tietokoneella. Oma kuva Jos organisaation Lync-asetuksissa on määritetty, että henkilöiden valokuvat näkyvät heidän yhteystietojensa yhteydessä, valokuvasi näkyy automaattisesti. HUOM! AinaUCX palvelussa oletuksena kuvien käyttöönotto tapahtuu toimituksen yhteydessä. Jälkikäteen ei käyttäjillä ole mahdollista muuttaa kuva-asetuksia. Kuvan piilottaminen Organisaatiossa käytössä olevien Lync-määritysten mukaan voit piilottaa kuvasi muilta Lyncin käyttäjiltä. Yhteyshenkilöt näkevät tyhjän alueen valokuvan sijasta. Voit piilottaa kuvasi muilta Lyncin käyttäjiltä napsauttamalla Asetukset-painiketta, valitsemalla Oma kuva > Piilota oma kuva ja valitsemalla sitten OK.

7 Puhelimet Puhelinnumeroiden lisääminen ja muuttaminen Puhelinnumerot näkyvät yhteystietokortissa. Ne näkyvät Lync-yhteystiedoille yhteyshenkilön tietosuojatason mukaan. 1. Valitse Omat puhelinnumerot, napsauta lisättävän tai muutettavan numeron ruutua ja kirjoita numero. Käytä vain numeroita Älä käytä sulkeita tai väliviivoja. Kun lisäät kansainvälisen numeron, kirjoita +-merkki, maakoodi ja sen jälkeen paikallinen numero. 2. Jos haluat näyttää numeron yhteyshenkilöille, valitse numeron vieressä oleva Sisällytä yhteystietokorttiini -valintaruutu. Numerosi näkyy seuraavasti: Työpuhelin näkyy kaikille, lukuun ottamatta Ulkoiset yhteyshenkilöt- ja Estetyt yhteyshenkilöt -tason yhteyshenkilöitä. HUOM! Jotkin yritykset eivät salli työnumeron Sisällytä yhteystietokorttiini - valintaruudun poistamista.

8 Matkapuhelin näkyy vain Työryhmä- ja Ystävät ja sukulaiset -tason yhteyshenkilöille. Kotipuhelin näkyy vain Ystävät ja sukulaiset -tason yhteyshenkilöille. Muu puhelin näkyy vain Ystävät ja sukulaiset -tason yhteyshenkilöille. Tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä tai muokata lisänumeroita, kuten väliaikaisen toimiston numeroita tai vaihtoehtoisia matkapuhelinnumeroita. VIHJE Jos haluat nähdä yhteyshenkilöiden tietosuojatasot, valitse yhteystietoluettelossa Suhde-välilehti. Yhteyshenkilöt on ryhmitelty siellä tietosuojatason mukaan. Jos haluat muuttaa yhteyshenkilön tietosuojatasoa, napsauta yhteystietoluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa. Ilmoitukset Yleiset ilmoitukset Kun joku lisää sinut yhteyshenkilökseen, Lync lisää hänet oletusarvoisesti sellaisia henkilöitä sisältävään luetteloon, joita saatat haluta lisätä omaan yhteystietoluetteloosi. Voit tarkastella tätä luetteloa milloin tahansa napsauttamalla Lyncin pääikkunan yhteystietonäkymän Uusivälilehteä. Valitse henkilöt, jotka haluat lisätä yhteystietoluetteloosi, määritä kunkin tietosuojataso ja sijoita heidät haluamiisi ryhmiin. Jos et halua käyttää tähän aikaa, voit määrittää Lyncin asetuksiin, että ohjelma lisää yhteystietoluetteloosi automaattisesti kaikki henkilöt, jotka ovat lisänneet sinut yhteyshenkilökseen. Heidän tietosuojatasokseen määritetään "työtoveri". Voit määrittää näiden yhteyshenkilöiden lisäämisen automaattiseksi toimimalla seuraavasti: Napsauta Asetukset-painiketta, valitse Ilmoitukset ja poista sitten Ilmoita, kun joku lisää minut yhteystietoluetteloonsa -valintaruudun valinta.

9 Kun tila on Älä häiritse Jos olet kiireinen, voit vähentää työtä keskeyttäviä tekijöitä muuttamalla tilaksi Älä häiritse. Saatat kuitenkin haluta pitää yhteyttä tärkeisiin yhteyshenkilöihin. Voit määrittää, että poikkeuksena ovat yhteyshenkilöt, joiden tietosuojatasoksi on määritetty Työryhmä. Napsauta Asetukset-painiketta, valitse Ilmoitukset ja tee sitten jokin seuraavista Kun tilani on Älä häiritse -kohdassa: Voit piilottaa kaikki Lyncin ilmoitukset niin, ettei sinua voi häiritä tilasi ollessa Älä häiritse, valitsemalla Älä näytä ilmoituksia. Jos haluat nähdä vain Työryhmän jäsenten lähettämät keskustelukutsut ja piilottaa kaikki muut ilmoitukset tilasi ollessa Älä häiritse, valitse Näytä ilmoitukset vain Työryhmätietosuojatason henkilöiltä tulevista keskustelupyynnöistä. Jos haluat nähdä kaikki ilmoitukset mutta rajoittaa keskustelupyynnöt vain Työryhmän jäsenille tilasi ollessa Älä häiritse, valitse Näytä kaikki ilmoitukset mutta vain Työryhmätietosuojatason henkilöiltä tulevien keskustelupyyntöjen ilmoitukset. Mikäli haluat muuttaa tapaa, jolla Lync ilmoittaa esimerkiksi viestin saapumisesta tai jos esimerkiksi toteat, että osa pikaviestien keskustelukutsuista jää sinulta huomaamatta, voit lisätä niiden näkyvyyttä monella tapaa. Jos Lyncin äänimerkit taas häiritsevät sinua, voit myös poistaa ne käytöstä. Kun olet todella kiireinen, voit poistaa käytöstä muilta kuin tärkeimmiltä yhteyshenkilöiltäsi tulevat ilmoitukset. Jos et halua ilmoitusta siitä, että joku on lisännyt sinut yhteyshenkilökseen, voit poistaa myös nämä ilmoitukset käytöstä. Jos et huomaa keskustelukutsujen ilmoituksia ja haluat, että ne kiinnittävät paremmin huomiosi, kokeile seuraavia: Määritä näyttösi niin, että Lync on aina etualalla: napsauta Asetukset-painikkeen vieressä olevaa alanuolta, valitse Työkalut ja sitten Aina ylinnä. Varmista, että Lyncin äänimerkit ovat käytössä: Napsauta Asetukset-painiketta, valitse ensin Soittoäänet ja äänet ja valitse sitten Toista äänet Lyncissä (esimerkiksi saapuvien puheluiden ja pikaviesti-ilmoitusten soittoäänet). Varmista, että paneelin muut valintaruudut eivät ole valittuina. Varmista, että tietokoneen kaiuttimien ja muiden äänilaitteiden äänenvoimakkuus on päällä. Ääni-ilmoitusten poistaminen käytöstä Napsauta Lyncin pääikkunassa olevaa Asetukset-painiketta, valitse Soittoäänet ja äänet ja poista sitten Äänet-kohdassa Toista äänet Lyncissä (mukaan lukien saapuvien ilmoitusten ja pikaviestien ilmoitukset) -valintaruudun valinta.

10 Pysyvä keskustelu Jos Lync-järjestelmänvalvoja on määrittänyt sinut keskusteluryhmän valvojaksi, voit luoda omia pysyviä keskusteluryhmiä. Kun valitset pysyvät keskustelut ikonin Lyncin päänäkymässä, pääset sieltä löytyvästä linkistä web-portaaliin, jossa keskusteluita hallitaan. Saat oletusarvoisesti viestejä Lync 2013:ssa seuraamistasi keskusteluryhmistä Jatkuvan keskustelun asetukset -ikkunassa määritettyjen asetusten perusteella. Halutessasi voit myös muokata ilmoituksia niiden ryhmien osalta, jotka kiinnostavat sinua eniten. Näytä viesti uudessa ikkunassa Avaa välittömästi sen keskustelun ikkunan, johon viesti lähetettiin. Näytä hälytys Väläyttää ilmoitusta tehtäväpalkissa. Anna äänimerkki Antaa valitun äänimerkin. Voit myös napsauttaa avattavan luettelon nuolta ja muuttaa valintaa. Voit lisäksi ottaa käyttöön oman äänitiedoston valitsemalla Selaa ja etsimällä haluamasi tiedoston.

11 Soittoäänet ja äänet Puheluiden soittoäänten valinta Eri soittoäänten määrittäminen auttaa sinua tunnistamaan saapuvien puheluiden puhelutyypin. 1. Valitse Puhelut-ruudussa puhelutyyppi, jolle haluat määrittää soittoäänen. Puhelutyyppi voi olla esimerkiksi työnumero tai yhteissoittoryhmä, jos sellainen on määritetty. 2. Voit kuulla ääninäytteen soittoäänestä napsauttamalla soittoääntä Soittoääni-luettelon oikeassa reunassa. Tiettyjen äänten valinta Lync toistaa oletuksena ääniä tiettyjen tapahtumien, esimerkiksi pikaviestin tai puhelun vastaanottamisen, yhteydessä. Jos et halua kuulla ääntä, poista Toista äänet Lyncissä (mukaan lukien saapuvien ilmoitusten ja pikaviestien ilmoitukset) -valintaruudun valinta. Valitse tai tyhjennä valinnat Äänet-kohdassa esimerkiksi kohdista Vaimenna saapuvien pikaviesti-ilmoitusten äänet tai Toista mahdollisimman vähän ääniä, kun tilani on Varattu tai Älä häiritse. Tiettyjen äänten määrittäminen: 1. Valitse Ääniasetukset ja vieritä Äänet-välilehdessä kohtaan Lync. 2. Valitse tapahtuma (esimerkiksi Puhelu päättyi). 3. Valitse Äänet-valikossa äänivaihtoehto ja kuuntele se valitsemalla Testaa. 4. Valitse OK, kun olet valmis.

12 Äänilaite Lync havaitsee tietokoneen äänilaitteet ja tietokoneeseen liitetyt yhteensopivat äänilaitteet, kuten kuulokemikrofonin, mikrofonin tai kaiuttimet. Offline-tilassa on käytettävissä rajoitettu määrä ääniasetuksia. Voit vaihtaa Lync-puheluissa käytettävää äänilaitetta: Valitse Äänilaite-kohdassa avattavasta luettelosta haluamasi äänilaite. Napsauta laite vaihtoehdon vieressä olevaa vihreää nuolta, jos haluat kuulla ääninäytteen. Säädä äänenvoimakkuus vetämällä liukusäädintä. Parhaan lopputuloksen saavutat valitsemalla saman laitteen sekä kaiuttimelle että mikrofonille. Erillisten laitteiden valitseminen voi aiheuttaa äänen kaikumista puhelun aikana. Jos et voi välttää erillisten laitteiden käyttämistä ja ääni kaikuu, voit vähentää kaikumista alentamalla sekä mikrofonin että kaiuttimen äänenvoimakkuutta.

13 Videolaite Lync-videopuhelu onnistuu parhaiten, kun määrität ja testaat kameran ennen käyttöä. Tarvitset kameran videopuhelujen soittamiseen ja videon jakamiseen kokouksessa, mutta et tarvitse kameraa videopuhelun vastaanottamiseen tai muiden käyttäjien videoiden katsomiseen. Jos käytössäsi on useita kameroita ja haluat vaihtaa laitetta, valitse se avattavasta luettelosta. Videosi näkyy ikkunassa heti, jos työasemasi tunnistaa videolaitteen. Kameran valintavalikosta voit tarvittaessa vaihtaa käytettävää kameraa, esimerkiksi kannattavan tietokoneen sisäänrakennetun ja mahdollisen erillisen kameran välillä. Saat esiin lisäasetukset, kuten väritasapainon, kontrastin ja kirkkauden sekä mustavalkotilan, napsauttamalla Kameran asetukset -painiketta. Näitä asetuksia vaihtamalla voit säätää videokuvaa sen tilan mukaan, jossa sillä hetkellä olet koska esimerkiksi huoneen valoisuusasteet voivat vaihdella eri tiloissa. Kun olet valmis, valitse OK.

14 Soitonsiirto Poista soitonsiirto käytöstä Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat puheluiden soivan vain työpuhelimessasi tai Lyncissä. Siirrä puheluni: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että puhelut siirretään välittömästi niin, etteivät ne soi ollenkaan työnumerossasi. Valitse sitten jokin seuraavista: Vastaaja Ohjaa puhelut suoraan vastaajaan. Matkapuhelin Ohjaa puhelut matkapuhelimeen, jos matkapuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Kotipuhelin Ohjaa puhelut kotipuhelimeen, jos kotipuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Uusi numero tai yhteyshenkilö Ohjaa puhelut numeroon, jota ei ole tässä luettelossa, tai Lync-yhteyshenkilölle. Omat edustajat Ohjaa puhelut edustajalle. Kun olet valinnut Omat edustajat, voit valita nykyisen edustajan tai luoda ja valita uuden edustajan. Soi samanaikaisesti: Valitse, jos haluat puheluiden soivan työnumerossasi ja toisessa numerossa yhtä aikaa. Valitse sitten jokin seuraavista: Matkapuhelin Puhelut soivat työ- ja matkapuhelimessasi, jos matkapuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa).

15 Kotipuhelin Puhelut soivat työ- ja kotipuhelimessasi, jos kotipuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Uusi numero Puhelut soivat työnumerossasi ja numerossa, jota ei ole tässä luettelossa. Omat edustajat Puhelut soivat työnumerossasi ja edustajan puhelinnumerossa. Kun olet valinnut Omat edustajat, voit valita nykyisen edustajan tai luoda ja valita uuden edustajan. Oma yhteissoittoryhmä Puhelut soivat työnumerossasi ja yhteissoittoryhmässä. Kun olet valinnut Oma yhteissoittoryhmä -vaihtoehdon, voit valita nykyisen ryhmän tai luoda ja valita uuden ryhmän. Tiedostojen tallennus Tiedonsiirto -kohdassa määritellään kohdehakemisto, johon liitteet tallennetaan Lync-tallennukset kohdassa määritellään kohdehakemisto, johon Lync-tallenteet tallennetaan. Kohdehakemisto ei voi olla verkkolevy.