TEBOIL Korttiextranetin käyttöohje
Sisällysluettelo I. Sisällysluettelo... 1 II. Esittely... 4 III. Käyttäjätietojen hallinta... 5 Sisäänkirjautuminen... 5 Unohtunut salasana... 6 Salasanan vaihtaminen... 6 Käyttäjätyypit... 7 Uuden käyttäjän luonti... 8 Käyttäjätietojen hallinta... 9 Käyttäjätietojen muokkaaminen...10 Käyttäjän poistaminen...10 Lokitietojen katselu...11 Ota yhteyttä...12 Uloskirjautuminen...14 IV. Asiakastason toiminnot...15 Asiakastason tiedot...15 Sopimusluettelo...16 Alasopimukset...17 Korttihallinta...18 Ostot...19 Laskut...20 Raportit...21 2
V. Sopimustason toiminnot... 23 Sopimustason tiedot...23 Alasopimukset...24 Korttihallinta...25 Ostot...26 Laskut...27 Raportit...28 Kuljettajat...30 Ajoneuvot...32 3
Esittely Teboilin Korttiextranet palvelulla asiakas saa käyttöönsä työkalun korttisopimusten seurantaan ja raportointiin. Asiakas- ja sopimustason tiedot + Asiakkaan perustiedot + Sopimusten yhteenveto + Sopimusten perustiedot sisältäen mm. käyttörajan, korttimäärät ja laskutiedot Korttihallinnointi + Kortin sulut + Korttilistaukset + Lisäkorttitilaukset + PIN-kooditilaukset Raportointi + Tapahtumaraportit ryhmiteltynä korteittain, lisätiedon ja auton numeron mukaan; + Päivä- ja Kuukausiostot; + Ostotiheys; + Kulutusseuranta. Käyttäjätietojen hallinta + Käyttäjät; + Käyttäjäoikeudet; + Salasanat; + Lokitiedot tehdyistä muutoksista. 4
Käyttäjätietojen hallinta Sisäänkirjautuminen Korttiextranetiin kirjaudutaan linkistä https://kortit.teboil.fi/. Polku Korttiextranetiin löytyy myös Teboilin kotisivuilta www.teboil.fi. + Kirjautumiseen tarvitaan käyttäjätunnus sekä salasana + Klikkaa Kirjaudu Pääkäyttäjään käyttäjätunnus ja salasana toimitetaan Teboillta Korttiextranethakemusta vastaan. Ensimmäisellä kirjautumisella järjestelmä pyytää vaihtamaan salasanan. Pääkäyttäjä voi luoda asiakaskohtaisesti lisää käyttäjiä, ks. Uuden käyttäjän luonti. 5
Unohtunut salasana Mikäli salasana on unohtunut: + Klikkaa linkkiä Salasana unohtunut? sisäänkirjautumisnäytöllä. + Kirjoita käyttäjätunnus ja käyttäjätunnukselle määritelty sähköpostiosoite sekä syötä Captchan tiedot. + Tietojen lähettämisen jälkeen uusi salasana toimitetaan antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Salasanamuistutuksen saatuasi, salasana on suositeltavaa muuttaa. Käyttäjätunnukselle määriteltyjä sähköpostiosoitteita voi muuttaa kohdassa Käyttäjätietojen hallinta.. Salasanan vaihtaminen + Valitse päävalikosta Muuta salasana; + Kirjoita uusi salasana (kaksi kertaa) ja paina Muuta. + Salasanan vaihdon jälkeen saat vahvistuksen salasanan onnistuneesta vaihtamisesta. 6
Käyttäjätyypit Korttiextranetissa voi olla kahta käyttäjätyyppiä: + Pääkäyttäjä Pääkäyttäjän tunnukset luodaan automaattisesti tunnushakemuksen perusteella. Pääkäyttäjällä on oikeudet kaikkiin palvelun toimintoihin, näillä tunnuksilla voi luoda uusia käyttäjätunnuksia. + Käyttäjä Käyttäjät luodaan pääkäyttäjän toimesta, luomisen yhteydessä määritellään käyttäjän käyttöoikeudet palveluun. 7
Uuden käyttäjän luonti + Päävalikossa klikkaa Käyttäjät; o Klikkaa Luo-painiketta, jolloin aukeaa uusi ikkuna käyttäjätietojen syöttöä varten; Salasana; o Käyttäjätunnus; o Sähköposti Tätä sähköpostiosoitetta käytetään myös salasanamuistutuksen lähettämiseen; o Kuvaus vapaa tekstikenttä. + Käyttäjäoikeuksien määrittely: o Tietojen päivittäminen käyttäjä voi muokata tietoja; o Tietojen haku käyttäjä voi hakea ja tallentaa raportteja, esim. korttilistaus, tapahtumaraportit; o Korttien ylläpito käyttäjä voi sulkea kortteja; o Tietojen katselu käyttäjälla on katseluoikeudet; o Käyttäjien ylläpito käyttäjällä on oikeus luoda uusia käyttäjiä, muuttaa käyttöoikeuksia tai poistaa käyttäjiä; o Salasanan vaihto käyttäjä voi vaihtaa salasanan; o Muutostietojen katselu oikeus katsella muiden käyttäjien tekemiä muutoksia. + Valitut sopimukset käyttäjille voidaan määritellä sopimukset, joita määritellyt käyttöoikeudet koskevat; + Tarvittavien tietojen syöttämisen jälkeen, klikkaa Luo. 8
Käyttäjätietojen hallinta Päävalikon Käyttäjät näytöllä käyttäjä voi luoda uusia käyttäjiä sekä katsella tai muokata käyttäjien tietoja. 9
Käyttäjätietojen muokkaaminen + Valitse käyttäjä, jonka tietoja haluat muokata. Tiedot aukeavat uudelle näytölle ja tällä näytöllä voit muokata seuraavia tietoja: o Salasana; o Käyttäjätunnus; o Sähköpostiosoite; o Kuvaus; o Käyttöoikeudet; o Valitut sopimukset. + Muutosten jälkeen paina Tallenna. Käyttäjän poistaminen + Valitse käyttäjä, jonka haluat poistaa ja klikkaa Poista. 10
Lokitietojen katselu + Valitse Päävalikosta Loki; + Lokitietoja voi katsella tietyn aikavälin perusteella, valitse päivämäärät ja klikkaa Hae. 11
Ota yhteyttä + Valitse päävalikosta Ota yhteyttä. + Asiakkaan nimi ja Asiakasnumero siirtyvät lomakkeelle oletusarvona. + Valitse Sopimusnumero alasvetovalikosta. + Valitse Aihe: o Palaute o Yhteystietojen muutos: Voit ilmoittaa asiakkuuden tai sopimuksen yhteystietojen muutoksesta. o Tunnusluvun tilaus: Valitse kortti, jolle haluat tilata tunnusluvun. Tunnusluku lähetetään lomakkeessa näkyvään osoitteeseen, vaihtoehtoisesti tunnusluvun voi pyytää lähetettäväksi Teboilin pääkonttorille; o Käyttörajan muutos: Voit pyytää käyttörajan muutosta. Lomakkeella näytetään sopimuksella voimassa oleva käyttöraja, anna uusi käyttöraja euroina (ostot/kk). o Lisäkorttihakemus: Voit hakea lisäkorttia valitsemaasi sopimukseen. Valitse alasvetovalikosta kortin ostoluokka ja tarvittaessa kortille tulevat lisätiedot. HUOM! Lisäkortin voi tilata vain D- ja yrityskorttisopimuksille. o Kortiton tankkaus-lisätilaus: palvelu on saatavilla vain, jos asiakkaalla on tilattuja tunnistimia D-korttisopimuksella. + Viesti vapaa tekstikenttä lisätietoja varten + Lisää lomakkeen loppuun yhteystietosi. Tiedot ovat pakollisia mahdollista yhteydenottoa varten + Syötä Captchan tiedot ja Löhetä lomake. 12
13
Uloskirjautuminen + Valitse Päävalikosta Kirjaudu ulos. o Jos haluat kirjautua ulos, klikkaa Kirjaudu ulos o Jos et halua kirjautua ulos, klikkaa Peruuta tai X. 14
Asiakastason toiminnot Asiakastason tiedot + Aloitusnäytölla esitetään Asiakastiedot ja Yhteenveto sopimuksista. 15
Sopimusluettelo + Asiakastasolla esitetään asiakkuuden kaikki sopimukset listana tai tiivistelmänä valikossa Sopimusluettelo; tai tiivistelmänä; + Sopimustietoja voi tarkastella klikkaamalla haluttua sopimusnumeroa Sopimusluettelosta. 16
+ Sopimustason toiminnot esitellään tarkemmin kohdassa Sopimustason toiminnot. Alasopimukset + Valitse Päävalikosta Alasopimukset; + Alasopimuksia voi tarkastella seuraavien lajitteluperusteiden mukaan: kaikki, määrittelemättömät, alasopimukset; + Korttinumerohaulla voit hakea yksittäisen kortin alasopimustietoja; + Tiedot voi viedä Exceliin. Alasopimuksilla, jotka ovat pääsopimuksen alla, on sama kortin toimitusosoite sekä laskutusosoite pääsopimuksen kanssa. Alasopimusten ostot laskutetaan samassa laskussa pääsopimuksen kanssa ja ostot näkyvät pääsopimuksen osto- ja laskutiedoissa Korttiextranetissä. 17
Korttihallinta + Valitse Päävalikosta Kortit; + Korttilistaus näyttää korttien kokonaismäärän sekä aktiivisten ja suljettujen korttien määrät; + Korttilistaus voidaan lajitella sopimusnumeron, alasopimusten tai statuksen mukaan; + Korttilistauksen voi viedä Exceliin. + Korttinäytöllä voit sulkea kortin vaihtamalla kortin statusta alasvetovalikosta; + Tallenna muutokset. 18
Ostot + Valitse Päävalikosta Ostot; + Ostot voidaan hakea Suppealla haulla, jonka hakukriteerinä on kuukausi tai vaihtoehtoisesti Laajalla haulla, jonka hakukriteereinä ovat aikaväli, laskutet tai laskuttamattomat ostot, korttinumero ja laskunnumero; + Ostotiedot voi viedä Exceliin. 19
Laskut + Valitse Päävalikosta Laskut; + Laskuja voi hakea aikavälin perusteella; + Laskutiedot voi viedä Exceliin. 20
Raportit + Valitse Päävalikosta Raportit; + Valitse haluamasi raportti: o Korttilistaus raportti näyttää asiakkaan kaikki kortit tai kortit valitun hakukriteerin perusteella; Hakukriteerit ovat kaikki, aktiiviset tai suljetut kortit. Vaihtoehtoisesti raportin voi myös hakea tietyn korttinumeron mukaan. o Polttoainekulutusraportti raportti näyttää keskikulutuksen 100 kilometriltä; Valitse aikaväli - Hakukriteerit ovat kaikki tapahtumat, laskutetut tapahtumat ja laskuttamattomat tapahtumat. o Kuukausittaiset ostot raportti näyttää ostot valituilta kuukausilta litroina tai euroina; Valitse aikaväli; o Ostotiheysraportti raportti näyttää tietyn aikavälin ostotiheyden; Valitse aikaväli; Lisää hakukriteereihin ostokerrat ja tarkasteltavien ostojen yhteissumma. o Päivä-/viikkokohtainen tapahtumaraportti raportti näyttää päivä- ja viikkokohtaiset tapahtumat; 21
o Valitse aikaväli; Valitse tarkasteltavaksi päivittäiset tai viikkokohtaiset ostot. Tapahtumaraportit ryhmiteltynä kortin, lisätiedon tai auton numeron mukaan: Valitse aikaväli; Valitse tuoteryhmä (raportti ostotapahtumista); Hakukriteerit ovat kaikki tapahtumat, laskutetut tapahtumat ja laskuttamattomat tapahtumat. + Raportti tulee näytölle klikkaamalla Näytä raportti; + Tiedot voi viedä Exceliin. 22
Sopimustason toiminnot Sopimustason tiedot + Sopimustietoja voi tarkastella valitsemalla Päävalikosta Sopimusluettelon ja Sopimusluettelosta haluttu Sopimus; + Sopimukset näkyvät joko Listana tai Tiivistelmänä; + Valittua sopimusta voi vaihtaa valitsemalla haluttu sopimus oikean yläreunan alasvetovalikosta, Sopimus. + Sopimustasolla voi tarkastella ylävalikon kautta valitun sopimuksen alasopimuksia, kortteja, ostoja, laskuja sekä raportteja. Asiakas- ja sopimustason tietoja ei voi muuttaa Korttiextranetissä. Kaikki muutokset tehdään ottamalla yhteyttä Teboilin asiakaspalveluun. 23
Alasopimukset + Valitse Ylävalikosta Alasopimukset; + Alasopimuksia voi tarkastella seuraavien lajitteluperusteiden mukaan: kaikki, määrittelemättömät, alasopimukset; + Korttinumerohaulla voit hakea yksittäisen kortin alasopimustietoja; + Tiedot voi viedä Exceliin. Alasopimuksilla, jotka ovat pääsopimuksen alla, on sama kortin toimitusosoite sekä laskutusosoite pääsopimuksen kanssa. Alasopimusten ostot laskutetaan samassa laskussa pääsopimuksen kanssa ja ostot näkyvät pääsopimuksen osto- ja laskutiedoissa Korttiextranetissä. 24
Korttihallinta + Valitse Ylävalikosta Kortit; + Korttilistaus näyttää korttien kokonaismäärän sekä aktiivisten ja suljettujen korttien määrät; + Korttilistaus voidaan lajitella sopimusnumeron, alasopimusten tai statuksen mukaan; + Korttilistauksen voi viedä Exceliin. + Korttinäytöllä voit sulkea kortin vaihtamalla kortin statusta alasvetovalikosta; Tai liittää kortin lisätietona kuljettajan tai ajoneuvon. + Tallenna muutokset. 25
Ostot + Valitse Ylävalikosta Ostot; + Ostot voidaan hakea Suppealla haulla, jonka hakukriteerinä on kuukausi tai vaihtoehtoisesti Laajalla haulla, jonka hakukriteereinä ovat aikaväli, laskutet tai laskuttamattomat ostot, korttinumero ja laskunnumero; + Ostotiedot voi viedä Exceliin. 26
Laskut + Valitse Ylävalikosta Laskut; + Laskuja voi hakea aikavälin perusteella; + Laskutiedot voi viedä Exceliin. 27
Raportit + Valitse Ylävalikosta Raportit; + Valitse haluamasi raportti: o o o Korttilistaus raportti näyttää asiakkaan kaikki kortit tai kortit valitun hakukriteerin perusteella; Hakukriteerit ovat kaikki, aktiiviset tai suljetut kortit. Vaihtoehtoisesti raportin voi myös hakea tietyn korttinumeron mukaan. Polttoainekulutusraportti raportti näyttää keskikulutuksen 100 kilometriltä; Valitse aikaväli - Hakukriteerit ovat kaikki tapahtumat, laskutetut tapahtumat ja laskuttamattomat tapahtumat. Kuukausittaiset ostot raportti näyttää ostot valituilta kuukausilta litroina tai euroina; Valitse aikaväli; 28
o o o o Ostotiheysraportti raportti näyttää tietyn aikavälin ostotiheyden; Valitse aikaväli; Lisää hakukriteereihin ostokerrat ja tarkasteltavien ostojen yhteissumma. Päivä-/viikkokohtainen tapahtumaraportti raportti näyttää päivä- ja viikkokohtaiset tapahtumat; Valitse aikaväli; Valitse tarkasteltavaksi päivittäiset tai viikkokohtaiset ostot. Sopimushinta raportti näyttää D-korttisopimuksen päiväkohtaisen sopimusnettohinnan tuotteittain Valitse päivä Valitse kunta ja asema: voit valita saman kunnan alta useamman aseman Valitse tuote: Dieselöljy tai kevytpolttoöljy Sopimushinnat näytetään pääsopimuksen hinnoittelun mukaisesti. Mikäli pääsopimuksella on alasopimuksia, niiden hinnoittelun voi tarkistaa valitsemalla Alasopimus-kentästä halutun alasopimusnumeron. Tapahtumaraportit ryhmiteltynä kortin, lisätiedon tai auton numeron mukaan: Valitse aikaväli; Valitse tuoteryhmä (raportti ostotapahtumista); Hakukriteerit ovat kaikki tapahtumat, laskutetut tapahtumat ja laskuttamattomat tapahtumat. + Raportti tulee näytölle klikkaamalla Näytä raportti; + Tiedot voi viedä Exceliin. 29
Kuljettajat + Valitse ylävalikosta Kuljettajat + Voit muokata kuljettajan tietoja valitsemalla listalta halutun rivin. + Jos haluat poistaa kuljettajatiedon, klikkaa rivin päässä olevaa -merkkiä. Jos kuljettaja on yhdistetty jollekin korttinumerolle, tietoja ei voi poistaa. + Listauksen tiedot voi siirtää Exceliin 30
+ Uuden kuljettajatiedon avaaminen: Valitse Uusi Täytä kuljettajan tiedot ja klikkaa Luo + Kuljettajatiedon yhdistäminen korttinumerolle: ks. Korttihallinta. 31
Ajoneuvot + Valitse ylävalikosta Ajoneuvot + Voit muokata ajoneuvon tietoja valitsemalla listalta halutun rivin. + Jos haluat poistaa ajoneuvotiedon, klikkaa rivin päässä olevaa -merkkiä. Jos ajoneuvo on yhdistetty jollekin korttinumerolle, tietoja ei voi poistaa. + Uuden ajoneuvotiedon avaaminen: Valitse Uusi Täytä ajoneuvon tiedot ja klikkaa Luo 32
+ Ajoneuvotiedon yhdistäminen korttinumerolle: ks. Korttihallinta. 33