Virikekortti Verkkopalvelu Ohjeet palvelun käyttämiseksi

Transkriptio

1 Virikekortti Verkkopalvelu Ohjeet palvelun käyttämiseksi MALLI KORTTI 3 1. Kirjautuminen ja sopimuksen valinta Sopimuksen valinta Kielen valinta Edun tilauksen aktivointi ja tilausten käsittely Edun maksaminen Kortinhaltijat Maksuryhmät Virikekortit Yritys- ja alatilit Raportit Perustiedot Uloskirjautuminen... 14

2 1. Kirjautuminen Verkkopalvelun etusivu Virikekortti Verkkopalveluun kirjaudutaan osoitteessa Kirjautumiseen tarvitset henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset. Kun sinut on tunnistettu, avautuu joko Virikekortti Verkkopalvelun etusivu tai Valitse sopimus -sivu, jos sinulla on hallinnointioikeudet useamman sopimuksen tietoihin. 2. Sopimuksen valinta Jos hallinnoit Virikekortti Verkkopalvelussa useampaa sopimusta, päädyt kirjautumisen jälkeen sopimusvalintasivulle. Valitse haluamasi sopimus napsauttamalla nimen oikealla puolella olevaa nuolta. Voit käsitellä vain yhden sopimuksen tietoja kerrallaan. Jos haluat vaihtaa sopimusta, klikkaa oikean yläkulman Vaihda sopimusta -painiketta päästäksesi sopimusvalintasivulle. 2

3 3. Kielen valinta Asetukset-välilehti Yrityskäyttäjänä sinulla on mahdollisuus valita, millä kielellä hallinnoit Virikekortti Verkkopalvelua. Jos hallinnoit useampaa sopimusta sinun tulee valita kieli sopimuskohtaisesti. Siirry Asetukset-välilehdelle ja valitse Kaikki yrityskäyttäjät. Napsauta nimeäsi, jolloin pääset muokkaamaan omia tietojasi. Yrityskäyttäjän tiedot -sivulla on mahdollista valita kieleksi suomi, ruotsi tai englanti. Valitse pudotusvalikosta haluamasi ja napsauta Päivitäpainiketta. Kielen voi päivittää samaan tapaan myös Omat tiedot -sivulla, jonka saat näkyviin klikkaamalla omaa nimeäsi Virikekortti Verkkopalvelun yläpalkissa. 3

4 4. Edun tilauksen aktivointi ja käsittely Edun tilaukset asetukset -välilehti Kortinhaltija voi halutessaan itse tilata etua. Siirry Asetukset-välilehdelle ja napsauta Aktivoi edun tilaus -linkkiä. Aseta edun tilaamisen maksimiarvo ja viesti. Kun olet asettanut maksimiarvon ja kirjoittanut viestin, napsauta Aktivoi-painiketta. Kun kortinhaltija on tilannut etua verkkopalvelun kautta, yrityskäyttäjän täytyy käsitellä tilaus omassa käyttöliittymässään. Tilaus käsitellään napsauttamalla Tilatut edut -painiketta etusivun Maksut kortinhaltijoille -kentässä. 1. Valitse ne tilaukset, jotka haluat hyväksyä ja napsauta Hyväksy valitut. Voit vaihtoehtoisesti myös hylätä valitut. 2. Hyväksyttyäsi valinnat, järjestelmä ohjaa sinut maksujen ajastamiseen. Hyväksy valitut tilaukset -sivulla näet kokonaissumman, jota olet ajastamassa maksuun ja voit valita maksupäivän. Oletuksena on aina seuraava päivä. 3. Valitse tili, jolta maksut ajastetaan. 4. Lisää haluamasi viesti ja napsauta Jatka. 5. Järjestelmä pyytää vielä vahvistamaan maksujen ajastuksen. Kun olet tarkastanut tiedot, valitse Vahvista. Huom! Mikäli kortinhaltija tai toinen yrityskäyttäjä samanaikaisesti muokkaa tilaustaan kun olet sitä hyväksymässä, järjestelmä antaa ilmoituksen ja tilauksen käsittely epäonnistuu. Järjestelmä siirtää sinut takaisin Avoimet edun tilaukset -sivulle. Kortinhaltijoiden tilausten käsittely -välilehti 4

5 5. Edun maksaminen Kortinhaltijat-välilehti Voit maksaa etua kortinhaltijoille yksittäin, maksuryhmän kautta, tuomalla maksutiedot csv-tiedostosta tai käyttämällä edun tilaus -toimintoa. Maksut tehdään aina ajastamalla, aikaisin maksupäivä on seuraava päivä. Maksuja voi ajastaa seuraavan vuoden loppuun saakka. Maksuja voi tehdä antamalla edun arvon Kun maksu on siirretty, se voidaan palauttaa 7 kalenteripäivän kuluessa. Palautus tehdään aina kortinhaltijakohtaisesti ja palautukseen on liitettävä syy, joka näkyy kortinhaltijan tiliotteessa. Yksittäiselle kortinhaltijalle Hae yksittäisen kortinhaltijan tiedot. Täytä sivun alalaidassa olevan Maksa kortinhaltijan tilille -alueen maksutiedot ja napsauta Ajasta maksu -painiketta. 5

6 Maksuryhmät-välilehti Maksuryhmälle Hae maksuryhmän tiedot. Täytä Tee uusi maksu -alueen tiedot. Voit maksaa edun samansuuruisena kaikille maksuryhmään kuuluville tai muokata ryhmän maksuja ennen maksamista. Csv-tiedostosta Voit maksaa etua tuomalla maksutiedot csv-tiedostosta. Maksu tiedostosta aloitetaan Virikekortti Verkkopalvelun etusivulta, Maksut kortinhaltijoille -kentästä. Palvelu opastaa maksamisen vaiheittain. Voit lukea verkkopalvelusta myös seikkaperäisen ohjeen tiedostosta maksamisesta. Maksamisen keskeytys Jos edun maksaminen pitää keskeyttää esimerkiksi pidemmän työstä poissaolon vuoksi 1. Hae esiin kyseisen kortinhaltijan tiedot. 2. Klikkaa sivun oikeassa ylälaidassa olevan Kortinhaltijan tila -alueen Keskeytä maksut -painiketta. Edun maksaminen keskeytetään tällöin väliaikaisesti, mutta kortinhaltija voi silti käyttää omalle tililleen jo maksettua saldoa normaalisti. Huom! Maksamista ei voi keskeyttää, mikäli kortinhaltijalla on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Tällaisessa tapauksessa voit joko peruuttaa maksut tai odottaa maksupäivää ennen keskeytyksen tekemistä. Kun maksaminen on keskeytetty, Kortinhaltijan tila -alueella näkyy Poista maksujen keskeytys -painike. Painamalla kyseistä painiketta voit peruuttaa maksujen keskeytyksen. 6

7 6. Kortinhaltijat Etsi kortinhaltijoita -välilehti Kortinhaltijoiden haku Voit hakea kortinhaltijoita joko etusivulla tai Kortinhaltijat-välilehdellä olevan haun avulla. Kortinhaltijoita voit hakea seuraavilla hakukriteereillä: Kortinhaltijan etu- tai sukunimi, kirjoita kenttään vähintään kaksi kirjainta. Kortinhaltijan henkilötunnus, kirjoita hakukenttään koko tunnus. Kortinhaltijan käyttäjätunnus, kirjoita hakukenttään koko tunnus. Kortinhaltijan yrityksen sisäinen tunnus, kirjoita hakukenttään koko tunnus. Maksuryhmän nimi. Yrityksen tilin nimi. Voit myös nähdä kerralla kaikki kortinhaltijat, joiden tietoihin sinulla on käyttöoikeus. Järjestelmä näyttää kortinhaltijoiden lukumäärän Kortinhaltijat-välilehdellä. 7

8 Voit valita, kuinka monta kortinhaltijaa näytetään kerralla. Valitse Näytä kerralla -pudotusvalikosta näytettävien kortinhaltijoiden lukumäärä (10, 20, 50, 100, kaikki). Hakutulosta voi lajitella seuraavasti: sukunimi etunimi käyttäjätunnus yrityksen sisäisen tunnus tili maksuryhmä tila. Kortinhaltijat-välilehti 8

9 Hakutulos ja listaus kortinhaltijoista näytetään oletuksena sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä. Napsauttamalla etu- tai sukunimeä pääset kortinhaltijan tietoihin. Jos klikkaat tilin nimeä, siirryt tilin tietoihin. Klikkaamalla maksuryhmän nimeä, päädyt maksuryhmän tietoihin. Kortinhaltijan tietojen päivittäminen Kortinhaltijan tiedot päivitetään Kortinhaltijan tiedot -osiossa kortinhaltijan sivulla. Aloita tietojen päivitys napsauttamalla Päivitäpainiketta. Voit päivittää kortinhaltijan perustietoja sekä käyttöoikeuksiesi mukaan yritystilin, alatilin tai maksuryhmän, johon kortinhaltija on liitetty. Voit myös lisätä kortinhaltijan maksuryhmään tai poistaa hänet maksuryhmästä. Muutetut tai poistetut tai lisätyt tiedot tallennetaan sivun oikean alalaidan Päivitä-painikkeella. Jos et halua tallentaa päivityksiä, paina oikeassa alalaidassa olevaa Peruuta-painiketta. Kortinhaltijan poistaminen Kun kortinhaltijan työsuhde päättyy, hänet voidaan poistaa Virikekortti Verkkopalvelusta. Mene kyseisen kortinhaltijan tietoihin. Paina Poista kortinhaltija -painiketta. Jos kortinhaltijalla on odottamassa tulevaisuuteen ajastettuja maksuja, sinun on peruttava ne, ennen kuin voit poistaa kortinhaltijan. Mahdollisesti liikaa maksettua etua voi palauttaa 7 päivän kuluessa edun maksamisesta. Tämän jälkeen liikaa maksetut etuudet on perittävä palkasta tai hoidettava muutoin. Poiston jälkeen korttitilin saldo on käytettävissä 30 päivän ajan, jonka jälkeen saldo vanhenee. 9

10 7. Maksuryhmät Maksuryhmät-välilehti Perustaminen Virikekortti Verkkopalvelun käyttö ei edellytä maksuryhmien perustamista. Voit kuitenkin halutessasi perustaa maksuryhmiä helpottaaksesi edun maksamista samantyyppisille ryhmille. Maksuryhmän perustaminen Aloita maksuryhmän perustaminen klikkaamalla Luo Uusi -painiketta Virikekortti Verkkopalvelun etusivun Maksuryhmät-sarakkeessa. Voit lukea verkkopalvelusta myös seikkaperäisen ohjeen Maksuryhmistä. Perusta maksuryhmä 1. Anna maksuryhmälle nimi. 2. Valitse tili, johon maksuryhmä liitetään. 3. Määritä oletusmaksutiedot. 4. Lisää haluamasi kortinhaltijat maksuryhmään Lisää kortinhaltijoita maksuryhmään -painikkeella. Tietojen päivitys Valitse maksuryhmä, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa Tiedot maksuryhmästä -alueella olevaa Päivitä-painiketta. Voit päivittää maksuryhmän nimen edun oletusarvoja yritys- tai alatilin, jonka alle maksuryhmä kuuluu poistaa tai lisätä kortinhaltijoita. Voit myös poistaa koko maksuryhmän, jos sillä ei ole tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Poistaminen Huom! Et voi poistaa maksuryhmää, mikäli ryhmään kuuluvilla kortinhaltijoilla on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja. Maksuryhmän voi poistaa Maksuryhmät-välilehdellä. 1. Valitse ensin maksuryhmä, jonka haluat poistaa. 2. Napsauta vasemman alalaidan Poista maksuryhmä -painiketta. 3. Vahvista poisto Haluatko poistaa maksuryhmän? -vahvistussivulla. 4. Mikäli maksuryhmällä on tulevaisuuteen ajastettuja maksuja, palvelu pyytää sinua ensin peruuttamaan maksut. 10

11 8. Virikekortit Tilaa uusi kortti -välilehti Tilaaminen Voit tilata useamman kortin Virikekortti Verkkopalvelun etusivulla 1. Napsauta Tilaa ja uusi kortteja -painiketta. 2. Saat listauksen kaikista kortinhaltijoista, joilla ei ole voimassa olevaa korttia tai joiden kortti on uusittava. 3. Valitse henkilöt, joille haluat tilata kortin, ja paina Tilaa valituille -painiketta. 4. Tarkista tiedot ja vahvista tilaukset. Yksittäiselle kortinhaltijalle voit tilata kortin kyseisen kortinhaltijan omalta sivulta. 1. Napsauta Tilaa uusi kortti -painiketta. 2. Tarkista tiedot ja vahvista tilaus napsauttamalla Tilaa-painiketta. Uusiminen Saat listauksen henkilöistä, joiden kortti on uusittava klikkaamalla Virikekortti Verkkopalvelun etusivulla olevaa Tilaa ja uusi kortteja -painiketta. Valitse henkilöt, joille haluat tilata kortit, ja paina Tilaa-painiketta. Kadonnut kortti Jos kortinhaltija on kadottanut korttinsa, asiasta on ilmoitettava Luottokuntaan puh Korttitilillä oleva saldo siirretään uudelle kortille, jonka voit tilata yllä olevien ohjeiden mukaan. Voit lukea verkkopalvelusta myös tarkemman ohjeen Virikekorttien tilaamisesta. 11

12 9. Yritys- ja alatilit Tilit-välilehti Saldotiedot Yritystilin ja alatilien saldot näkyvät kahdessa paikassa 1. Virikekortti Verkkopalvelun etusivulla. 2. Tilit-välilehdellä. Saldo-sarakkeessa näkyy tilin koko saldo, kun taas Käytettävissä-sarakkeessa on otettu huomioon katevarauksena myös ajastetut maksut kortinhaltijoille. Jos tililtä on menossa maksuja ajastetusti tulevaisuudessa, näet summan Tilit-välilehden erillisestä Varattu-sarakkeesta, jos tililtä on menossa maksuja ajastetusti. Tilisiirrot Yritystilin ja alatilien välillä voi tehdä tilisiirtoja käytettävissä olevan saldon ja käyttöoikeuksien mukaan. Tilisiirrot tehdään Tilit-välilehdellä 1. Valitse lähde- ja kohdetili sekä siirrettävä summa. 2. Tallennus päivittää tilien saldot välittömästi. 12

13 10. Raportit Tiliote-välilehti Tiliotteet Sekä yritystilin että mahdollisten alatilien tiliotteet saat Tilit-välilehdeltä. Valitse päivämääräväli, jolta haluat tarkastella tapahtumia. Tiliotteella näkyvät tilisiirrot muilta tileiltä sekä maksut ja maksupalautukset kortinhaltijoille. Pääkäyttäjän toiminnot Tiliotteet csv-muodossa Pääkäyttäjä voi siirtää tiliotteen csv-tiedostoon ja tallentaa sen omalle koneelleen. Maksutietojen tuonnissa käytettävä csv-taulukko on muokattavissa myös palkkahallinnon tarpeita varten. Mallitiedoston voit ladata Virikekortti Verkkopalvelusta. Laskutushistoria Pääkäyttäjä voi hyödyntää laskutushistoriaa esimerkiksi laskutusperusteiden tarkistamiseen. Laskutushistorian saa näkyviin Yritys-välilehdeltä. Klikkaa Laskutushistoria-painiketta. Voit tarkastella laskutustietoja joko palvelussa tai tuoda tiedot Exceliin: rastita haluamasi laskut ja napsauta Lataa valitut -painiketta. 13

14 11. Perustiedot Yritys Hallinnoitavan yrityksen nimi näkyy palvelun vasemmassa ylälaidassa koko ajan. Yrityksen kohdalta tallennetut tiedot näet Yritysvälilehdeltä. Jos yrityksen tiedoissa on virhe tai niissä tapahtuu muutoksia, ilmoita ne Virikekortti Asiakaspalveluun puh. (09) Käyttäjä Näet omat tietosi klikkaamalla omaa nimeäsi Virikekortti Verkkopalvelun yläpalkissa. Jos tietosi ovat muuttuneet, ilmoita asiasta Virikekortti Verkkopalvelun pääkäyttäjälle. 12. Uloskirjautuminen Virikekortti Verkkopalvelusta kirjaudutaan ulos oikeassa yläkulmassa olevasta Kirjaudu ulos -linkistä. Palvelu kirjaa käyttäjän automaattisesti ulos, jos palvelua ei käytetä 15 minuuttiin. 14