Opinnäytetyö(YAMK) Yrittäjyydenjaliiketoimintaosaamisenkoulutusohjelma 2017 HeliLindroos KOHTIPAREMPAAKANAVAA YHDESSÄ Yrityksensisäisenviestinnänkehittäminen
OPINNÄYTETYÖ(YAMK) TIIVISTELMÄ TURUNAMMATTIKORKEAKOULU Yrittäjyydenjaliiketoimintaosaamisenkoulutusohjelma 2017 71 HeliLindroos KOHTIPAREMPAAKANAVAAYHDESSÄ QYrityksensisäisenviestinnänkehittäminen Tässäopinnäytetyössätutkittiinsisäistäviestintääjasenkehittämistätoimeksiantajayrityksessä. Työntoimeksiantajayrityksenäoliluovanalanasiantuntijaorganisaatio.Työntavoitteenaolisaada tietoahenkilöstönnäkemyksestäsisäisenviestinnännykytilanteestakohdeyrityksessäjakuinka sisäistäviestintäävoidaankehittäävastaamaanyrityksentarpeitajatulevaisuutta. Tutkimuksen lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus, sillä tutkimuksen kohteena oli toimeksiantajayrityksen sisäinen viestintä. Tutkimusmenetelminä käytettiin sekä kvantitatiivista ettäkvalitatiivistamenetelmää.kvantitatiivisellamenetelmällätehtiinkysely,jokalähetettiinkoko toimeksiantajayrityksen henkilöstölle. Kyselyn vastausprosentti oli 100 % (N=12). Kyselyn vastauksia analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin. Teorian ja kyselyn tulosten pohjalta tehtiin yksilöhaastattelut koko henkilöstölle. Lisäksi tutkimuksessa käytettiin taustatietona toimitusjohtajaltasaatujatietojayrityksestäjayrityksensisäisiäohjeita. Tutkimustulokset osoittivat, että henkilöstö koki sisäisen viestinnän kohtalaiseksi. Toimeksiantajayrityksessävahvuudeksikoettiinavoinjarentotunnelmasekähyväyhteishenki. Työyhteisössä koettiin helpoksi keskustella asioista. Yrityksen asioista kaivattiin säännöllisesti tietoa johdolta. Palautteen antamista esimiehiltä ja kollegoilta toivottiin enemmän. Käytössä olevat viestintävälineet koettiin riittäviksi, mutta niiden käyttöön tulisi panostaa ja perehdyttää paremmin.yhteistenlinjaustentekeminenauttaaselkeyttämäänsisäistäviestintää. Tutkimuksessa onnistuttiin tuottamaan toimeksiantajayritykselle käytännön työkaluja sisäisen viestinnän kehittämiseen. Kehittämisehdotukset on tarkoitus ottaa käyttöön toimeksiantajayrityksessä. ASIASANAT: Viestintä,sisäinenviestintä,työyhteisöviestintä,tiedonkulku,vuorovaikutus
MASTER STHESIS ABSTRACT TURKUUNIVERSITYOFAPPLIEDSCIENCES Master sdegreeprogrammeinenterpreneurshipandbusinesscompetence 2017 71 HeliLindroos TOWARDSBETTERCOMMUNICATION TOGETHER QDevelopinginternalcommunicationsinthecompany Thismaster sthesisresearchedinternalcommunicationanditsdevelopmentinthecompany. Thecommissionercompanyofthisthesisisanexpertorganizationinthecreativeindustry.The purposeofthethesiswastogetinformationonthepersonnel sviewofthepresentsituationof internalcommunicationinthecompanyandhowtheinternalcommunicationcanbedeveloped tomeettheneedsofthecompanyandthefuture. Acasestudywaschosenasaresearchapproachasthesubjectofthestudywastheinternal communicationofthecommissionercompany.bothquantitativeandqualitativemethodswere usedasresearchmethods.aquantifiedmethodwasusedtosendaquestionnairetopersonnel ofthecompany.theresponserateofthequestionnairewas100%(n=12).theanswerstothe questionnairewereanalyzedbyqualitativemethods.basedontheresultsofthetheoryandthe survey, individual interviews were conducted with the entire personnel of the company. In addition, background information about the company and the company s internal instructions, whichwasreceivedfromtheceo,wasusedinthisstudy. Theresultsoftheresearchshowedthatthepersonnel sviewoftheinternalcommunicationwas moderate.thestrengthsinthecompanywereopenandrelaxedatmosphereandagoodteam spirit.peopleexperiencedeasytodiscussintheworkcommunity.regularinformationaboutthe companyandthecompanybusinesswererequiredfromthemanagement.morefeedbackwas hoped from supervisors and colleagues. The available communication tools were considered sufficient,buttheuseofthemshouldbebetterplannedandtaught.makingcommon lines in internalcommunicationwillhelptoclarifyit. The study succeeded in producing practical tools for the company to develop internal communications.proposalsfordevelopmentaretobeintroducedinthecompany. KEYWORDS: Communication,internalcommunication,flowofinformation,interaction!
SISÄLTÖ! 1!JOHDANTO! 6 2!TYÖYHTEISÖN!SISÄINEN!VIESTINTÄ! 8 2.1Yrityksenviestinnäntehtävätjatavoitteet 8 2.2Sisäinenviestintätyöyhteisöntoiminnanytimenä 8 2.3Sisäisenviestinnänfoorumitjakanavat 16 2.3.1Työtilavuorovaikutuksenpelikenttänä 17 2.3.2Virallisiajamäärämuotoisiafoorumeita 17 2.3.3Epävirallisiajavapaamuotoisiafoorumeita 19 2.3.4Täydentäviäviestintäkanavia 20 2.4Yhteinenvastuusisäisestäviestinnästätyöyhteisössä 21 2.4.1Johdonläsnäolonratkaisevarooli 21 2.4.2Lähiesimiestiedonvälittäjänä 23 2.4.3Palautteenvoima 24 2.4.4Kehityskeskustelu molemminpuolinenmahdollisuus 25 3!SISÄISEN!VIESTINNÄN!KEHITTÄMINEN!TOIMEKSIANTAJAYRITYKSESSÄ! 28 3.1Viestinnänsuunnittelujaprosessointi 28 3.2Työyhteisönsisäisenviestinnänlinjaukset 30 3.3Yhteisilläpelisäännöilläsisäisenviestinnänperiaatteetkonkreettisiksi 32 3.4Sisäisenviestinnäntutkimisessakäytetyttutkimusmenetelmät 33 3.4.1Kyselyllänykytilanteenkartoitus 33 3.4.2Teemahaastattelullasyvyyttäjakehittämisideoita 36 4!SISÄISEN!VIESTINNÄN!TUTKIMUKSEN!TULOKSET!JA! KEHITTÄMISEHDOTUKSET! 39 4.1Henkilöstönvastauksetsisäisenviestinnänkyselyyn 39 4.1.1Esimiehenjatyöntekijänvälinenviestintä 39 4.1.2Kollegoidenvälinenviestintä 41 4.1.3Strateginenviestintä 42 4.1.4Epävirallinenviestintä 43 4.1.5Käytössäolevienviestintäkanavienjafoorumeidentoimivuus 45 4.2Henkilöstönnäkemyksetsisäisenviestinnänkehittämisalueista 47 4.2.1Kehityskeskustelut 48
4.2.2Palaute 50 4.2.3Yhteisöllisyys 51 4.3Kehittämisehdotukset 53 5!POHDINTA! 57 5.1Tutkimuksenluotettavuusjaarviointi 57 5.2Jatkotutkimusmahdollisuudet 59 LÄHTEET! 60 LIITTEET! Liite1.Saatekirjejakyselylomake Liite2.Haastattelurunko Liite3.Päivittäisviestinnänsuunnitelma KUVIOT! Kuvio1.Työyhteisöviestinnänuusiagenda(Juholin2013,179)...10 Kuvio2.Foorumienryhmittelymuutaminesimerkein(Juholin2013,213)...16 Kuvio3.Käytännönsuunnittelunviitekehys(Juholin2013,143)...30 Kuvio4.Käytössäolevienviestintäkanavienkeskiarvot...46 Kuvio5.Käytössäolevienviestintäfoorumeidenkeskiarvot...47 TAULUKOT! Taulukko1.Hahmotteluapäivittäisviestinnästätyöyhteisönnäkökulmasta.(Juholin 2013,149.)...31 Taulukko2.Esimiehenjatyöntekijänvälinenviestintä...41 Taulukko3.Kollegoidenvälinenviestintä...42 Taulukko4.Strateginenviestintä...43 Taulukko5.Epävirallinenviestintä...45!
6 1!JOHDANTO! Viestintäjatiedonkulkuovatasioita,jotkaovatjatkuvastiesillä.Työntekemisenmuodot muuttuvatkokoajanjaontärkeätukeamuutoksenkeskelläolevientyöyhteisöjenvuoroq vaikutusta(pennanen,2017.)teknologiankehitys,etätyömahdollisuudet,verkkoympäq ristötjauudensukupolventulotyömarkkinoilleovatesimerkkejäsyistä,joidentakiasiq säisenviestinnänonpysyttäväkehityksessämukana.vanhattavatviestiätyöpaikalla eivätenääoleniintoimivia,koskaihmistenjaympäristöntarpeetovatmuuttuneet. Sisäisessäviestinnässäkoetaanuseinongelmaksiliikatiedonmääräjatapa,jollatietoa välitetään.ontärkeäluodaihmisillemahdollisuuksiaetsiätietoaitse,kunhesitätarvitq sevat.(farrant2003,9.)vaikkayrityksissäonuseinerilaisiakehittämisprojektejameq neilläänjaniistäsaatavattiedotontärkeäjakaakokoyrityksenhyödyksi,onsiltitärkeää miettiätapauskohtaisesti,mistätiedostaonhyötyäjamistäei.oleellistaeiolekaiken tiedonjakaminenkaikille,vaantuleepunnitatiedonjakamisenjasaamisenhyödyllisyys sekätarpeellisuus.(österberg2015.)yrityksissäontasapainoiltavatiedonmääränja viestintäkanavienkanssa.useinihmisilläonkiirejaheilläeioleaikaamiettiä,mistätarq vittavatasiatlöytyvät.siksiontärkeää,ettäsisäinenviestintäonrakennettuselväksija kaikillaonyhteinenymmärrys,mistätarvittavattiedotlöytyvät. Sisäinenviestintäonyksinopeimminkasvavistaerikoisaloistaviestinnässä,kutenVercic ym.(2012)ovattodenneet.juholinin(2013,191)mielestäyrityksissäsisäinenviestintä onnoussuterilaisissakyselyissätyöyhteisöjenkeskeiseksikehittämisalueeksi.viestintä nähdäänjoosanajohtamistajaesimiestyötä.siltisisäinenviestintäonuseinorganisaaq tioidenyksialiarvostetuimmistatoiminnoista.viestintätoimistoellunkanatkirjoittaasiq säisestäviestinnästälyhyesti,muttamielestänivarsinytimekkäästi: SeonkuinurheiluQ joukkueenmaalivahti saaharvoinkehujaosakseen,muttakunosaqalueellaepäonnisq tutaan,mokahuomataanvarmasti (EllunKanat2017). Tämätutkimusontehtytoimeksiantonayritykselle.YritysonluovallaalallatoimivaasiQ antuntijaorganisaatio.toimeksiantajayritysonkasvanutviimeisenviidenvuodenaikana muutamanhengenyrityksestä12henkilönyritykseksi.yrityksessäonkolmevuottasitten aloitettukehitystoimenpiteitämyynnissäjaprojektihallinnassa.tavoitteenaonollutjärq jestelmällisestilähteäkehittämäänyrityksentoimintaajasamallavarautuatulevaisuuq teen. Seuraavana kehittämiskohteena toimeksiantajayrityksessä oli sisäinen viestintä. Tutkimuksentavoitteenaoliselvittää,mikäonhenkilöstönnäkemyssisäisenviestinnän
7 nykytilanteestatoimeksiantajayrityksessäjamitensitävoidaankehittäävastaamaanorq ganisaationtarpeitajatulevaisuutta.tavoitteenaolitehdäkehittämissuunnitelmasisäiq sestäviestinnästätoimeksiantajayritykselle.toimeksiantajayrityksessäeioleaiemmin tutkittusisäistäviestintää. OpinnäytetyönteoriaosuudessaesitelläänensinyrityksenviestinnäntehtävätjatavoitQ teetlyhyesti.tämänjälkeenkäydäänläpitarkemminmitäsisäiselläviestinnällätarkoiteq taan,millaisiaviestintäkanaviasekä foorumeitakäytetäänjakenelläonvastuusisäiq sessä viestinnässä. Empiirisessä osiossa kerrotaan tarkemmin toimeksiantajayritykq sestäjasensisäisenviestinnänkehittämisestä.lisäksikuvataantarkasti,mitenkoko tutkimusprosessitoteutettiin.tutkimusmenetelminäkäytettiinkvantitatiivistajakvalitatiiq vistamenetelmiä.kokotoimeksiantajayrityksenhenkilöstö(n=12)olitutkimuskohteena. Tutkimuksentuloksienperusteellatehtiintoimeksiantajayrityksellekehittämisehdotukset sisäiseenviestintään.
8 2!TYÖYHTEISÖN!SISÄINEN!VIESTINTÄ! 2.1Yrityksenviestinnäntehtävätjatavoitteet Viestinnällevoidaanmääritelläperustavaalaatuaoleviatehtäviäsekätilannekohtaisia tehtäviä.viestinnänavullaonmahdollisuusvaikuttaatyöhyvinvointiintaiyrityksenmaiq neeseen.toisaaltaviestinnänavullavoidaantukeajaauttaaorganisaatioläpisuuren muutoksen,kutenesimerkiksiuudenstrategianjalkauttamisessa.(juholin2013,23,70q 71,100Q101.)Yrityksenviestinnäntavoitteenaonollaosaliiketoimintaa,johtoryhmätyösQ kentelyäjaoperatiivistatoimintaavuorovaikutteisesti.onnistuneessayhteistyössäkaikki yrityksen työntekijät sekä johtaja ovat sisäistäneet viestinnän osaksi liiketoimintaa. (Huuhka2010,117mKorhonen&Rajala2011,23,33mPiha2015,80Q81.) Yrityksenviestinnäntehtävätovat: Q informointi,tiedonsaatavuusjatiedonvaihdantatyöyhteisönjäsentenjasidosq ryhmienkesken Q yhteisöllisyydenrakentaminenjatyöhyvinvoinnintukeminen Q sidosryhmädialogi Q toimintajulkisuuksienkentillä Q maineentaibrändinrakentaminen Q yhteiskunnallinenvaikuttaminen,yhteiskunnallinenkeskustelujaosallisuuseriq laisissajulkisuuksissa Q tuotteidenjapalveluidenkiinnostavuuteentaivetovoimaanvaikuttaminen.(korq honen&rajala2011,33q34mjuholin2013,70.) 2.2Sisäinenviestintätyöyhteisöntoiminnanytimenä SisäinenviestintäonjokaisenorganisaationtoiminnanytimessäjaseonsulautunuttoiQ mintatapoihin. Se on edellytys yhteisön olemassaololle ja menestymiselle. (Farrant 2003,9mRuck&Welch2012mVercicym.2012mJuholin2013,23,28.)SisäiselläviestinQ nällätarkoitetaankaikkeatiedonkulkuajavuorovaikutusta,jokatapahtuuyrityksensiq sällä.sevoiollavirallistataiepävirallista.kaikkiorganisaationtyöntekijätjohtoportaasta työntekijöihinovatsisäisenviestinviejiäjavälittäjiä.hyväsisäinenviestintäonavointa, rehellistä,nopeaajaymmärrettävää.sisäisenviestinnäntavoitteenaon,ettäjokainen
9 organisaationtaiyhteisönjäsentietäämissämennäänjaonmyösperillämahdollisista tulevista muutoksista organisaatiossa. (Korhonen & Rajala 2011, 83m Pesonen 2012, 145m Piha 2014m Welch2012mÖsterberg 2015.) Farrant (2003, 18) määrittelee hyvän sisäisenviestinnänominaisuuksiksiaiemminmainittujenlisäksimitattavuudentulosten muodossa,kahdensuuntaisuuden,tarkkuudenjaajantasaisuuden.lisäksisisäinenviesq tintätuleevalmistellajakertoaasiantuntevasti. Sisäisenviestinnänavullarakennetaanoikeaajaselvääyrityskuvaa,viestitäänhenkilösQ tölleerilaistentoimenpiteidenjamuutostensyistäsekäseurauksistajasitoutetaanhenq kilöstöä.sisäisenviestinnänavullatehdäänhenkilöstölleyrityksentuotteetjapalvelut tutuiksi.(korhonen&rajala2011,33q35mpesonen2012,145mwelch2012mösterberg 2015.)JohdonesilläoleminenjaasioistaviestiminenedesauttavatviestinnänonnistumiQ sessa.asioistaviestitäänuseallatavallajakeinoilla,eikäluotetavainyhteentapaan. Ihmisillätuleeollamahdollisuuskäyttääluotettaviajaarvostettaviaviestintäkanaviatai väyliä,joissaheidänonmahdollistailmaistamielipiteensäjakyselläasioistasekäsaada niihinvastauksia.(farrant2003,17mcrescenzo2011,230mkorhonen&rajala2011,15q 16mJuholin2013,324.) Sisäisenviestinnänmerkitysonkorostunut,sillätyöyhteisöteivätoleenääsuljettujatiloja taiselkeärajaisia.työtätehdäänverkostoissa,tiimeissäjaprojekteissa,jotkavoivatylitq tääorganisaatiorajoja.ihmisethaluavatollatietoisiaasioistajamyösjakaatietoatoiselq leen,jotentietoajatiedonvaihdantaatarvitaanenemmän.viestintäteknologiankehitys onvauhdittanuttyönmerkityksenjasensisällönmuutosta,johtamiskulttuurinmuutosta kohtijaettuajohtajuuttajamuuttanutkäsityksenviestinnästätäysin.(korhonen&rajala 2011,35mJuholin2013,174.) Teknologian kehitys ja uusien viestintämuotojen käyttöönotto vaativat sopeutumista työnantajalta,sillänykyajantyöntekijöidentarpeetniidensuhteenmuuttuvatnopeasti. Viestintäätäytyysopeuttaajauudistaasamallatavallakuinbrändiäuudistetaan.Helposti luullaan,ettänykypäivänäuudetteknologiattekevätkasvokkaisviestinnästätarpeetonta, muttaniilläeivoikorvatayhdessäoloasamassahuoneessajakeskustelua,joillarakenq netaansuhteitajapidetäänylläniitä.eisiisyllätä,ettävaikkaihmisetkäyttävätuusia viestintävälineitäja kanaviaenemmänjaenemmän,käyväthesiltitoistensaluonanähq däkseenheitä.(farrant2003,9,50.)avainasemassasisäisessäviestinnässäonluoda sellainentyöympäristö,jossatyöntekijätvoivatvaihtaatietoa,jotahetarvitsevattyösq sään.keskusteluitakäydäänyhdessäkollegoiden,lähiesimiesten,johdon,asiakkaiden jasidosryhmienkanssa.(whitworth2011,206.)!
10 Juholinin(2013,177Q178)esilletuomantyöyhteisöviestinnänuusiagenda mallinmuq kaisestiviestintätapahtuusiellä,missäihmisettoimivat,tuottavatjavaihtavattietoasekä kokemuksiavastuullisestijaitseohjautuvasti.tiedonvaihdantaontyöyhteisönjäsenten jatyöyhteisöönläheisestikuuluvienkeskinäisviestintää.lähtökohtanaonorganisaatiotaq sonkaikilleyhteinenjasamanaikaisestituotettutieto(kuvio1). Luodaan identiteettiäja rakennetaan työnantajamainetta Luodaanja vahvistetaan yhteisöllisyyttä PerusQ ja ajantasaistietoa saatavillajasitä vaihdetaan Foorumit! QKokoorganisaation QYksiköiden Jaetaan osaamistaja kokemuksia, kehitetäänuutta QTiimien Projektien Asioitakäsitellään keskustellen Osallistutaanja vaikutetaan asioihin Kuvio1.Työyhteisöviestinnänuusiagenda(Juholin2013,179). Mallikoostuukuudestatyöyhteisöntoiminnanperuspilaristasekäyhdestänäitäkaikkia yhdistävästätekijästä: 1. Ajantasaisentiedonsaatavuus,sentuottaminensekäjalostaminen,aktiivinenetQ siminenjatiedonvaihdantakaikillesitätarvitseville. 2. Vuorovaikutteisuusisojenjamerkityksellisiäasioidenkäsittelyssä. 3. Rentojaarvostavatunnelmasekäyhteenkuuluvuudentunnetyöyhteisössä. 4. KaikillaonvaikuttamisQjaosallistumismahdollisuustyöyhteisössä. 5. Yhdessäoppiminenjaosaamisenjakaminen,sisältäenmonisuuntaisenjajatkuQ vanpalautteen. 6. TyönantajamaineenmerkitystyöyhteisössäjayrityksenulkopuolisessaympärisQ tössä.
11 Kaikillenäilleyhdistävänätekijänäovatfoorumit,joissatoimitaansekäviestitään.FooQ rumitovatavoimiatiedonvaihdannanjavuoropuhelunpaikkoja.neyhdistävätorganiq saationverkostoihinjatoimintaympäristöön.viestintätuleenähdäolennaisenaosana kaikkeatoimintaajatekemistä,jotaontyöyhteisössä.(juholin2013,178q179.) Vuorovaikutteisesti!ajantasaista!tietoa! Sisäisen viestinnän parantamisen tarve voi johtua siitä, ettei organisaatiossa ole tarq peeksikasvokkaistaviestintäätaivuorovaikutustahenkilöidenvälillä.toisaaltasevoi johtuasiitä,ettäsetieto,mikätuleeylhäältäalaspäinorganisaatiossa,eivastaaihmisten tarpeita.(farrant2003,50mvercicym.2012.)perinteiselletiedottamiselleeliinformoinq nilleonedelleentarvettaesimerkiksikriisiqtaipoikkeustilanteissa,sillämonetasiathoiq tuvatkertaluonteisellatiedottamisella.nykypäivänäkuitenkinperinteisenylhäältäalas tiedottamisenlisäksitarvitaankeskinäistävuorovaikutusta,jossavaihdetaantietoa,koq kemuksiajaosaamista.puhutaantyöyhteisöviestinnästäjasenosapuolista,jotkaosalq listuvat vuoropuheluun. (Juholin 2013, 57Q59, 181Q182m Österberg 2015.) Tehokkain viestinnänmuotoonkasvokkaisviestintä,jokaonluonteeltaankaksisuuntaista.siinämoq lemmatosapuoletreagoivat,vastaavatjasemotivoitoimimaan.osallistujatvoivatvarq mistaa,ettäymmärsivätasianjaheidätymmärrettiin.sitäsuositaanyleisesti,kunesiq merkiksisaadaanpalautetta,mitenyrityksellämeneetaiihmisethaluavatkertoaesimieq hilleentaijohdolleomiaideoitaantaituntemuksiaan.(farrant2003,50.) Organisaatioteivätvoikontrolloidatietoajaviestintääniinkuinennen.TärkeäksionmuoQ dostunutse,mistäjamitennopeastioikeajaajantasainentietoonsaatavissasilloinkun sitätarvitaan.myösvapaamuotoisenviestinnänmerkitysonkasvanutsitämukaa,mitä monimutkaisemmaksiasiatmenevät.asioitapohditaanyhdessäjaniilleetsitäänmerkiq tyksiä.nykypäivänätyöpaikoillaotetaanhuomioonmyöstunteet,jotkaovatosaviestinq nänkokonaisuutta.(juholin2013,174q176.) Muutostilanteissaajantasaisentiedonsaatavuusjavaihdantaovatavainasemassa,sillä henkilöstöodottaamahdollisuuksiaosallistuakeskusteluunjakyselläasioista.työnteq ossa korostuvatajantasaisentiedontärkeysjatyöntekijänomavastuusenhankkimiq sessa.onoltavaitseaktiivinenjakyseltävä,jaettavasitämuille,etsittäväjatarkistettava tiedon oikeellisuutta. Samaa voi odottaa muilta vastavuoroisesti. Ajantasaisen tiedon
12 vaihdantamuidentyöntekijöidenkanssalisäätyöntehokkuuttajaparantaatöidensujuq vuutta.organisaationtuleemyösaktiivisestituottaaajantasaistatietoa,jottasitäonsaaq tavilla.(korhonen&rajala2011,84mjuholin2013,181q182,410mösterberg2015.) Sisäisen viestinnän avulla pidetään henkilöstö tietoisena liiketoiminnan tavoitteista ja strategiasta, tulevista muutoksista, yrityksen taloudesta ja sidosryhmistä. (Österberg 2015.)Asiatovatisojajamerkittäviä,kunniilläonvaikutustakokoorganisaationjayksitQ täisenihmisenelämään.näitäasioitatuleekäsitelläniinkauan,ettäjokainenkokeeymq märtäneensäasian.kunasioitakäsitelläänvuorovaikutteisesti,ihmisillesyntyysekäkoq konaiskuvaettätarkennettukuvaasiasta.samallaprosessinostaaesilleolennaisetkyq symykset,kunihmisetmiettivätasioitaeriperspektiivistäkuinjohtotaiesimiehet.näin syntyysyvempääymmärrystä,kunyhdistetääntietokoskemaanomaatyötätaitiimiä. (Juholin2013,182Q183.) OsallistumisO!ja!vaikuttamismahdollisuudet! Osallisuusjavaikuttaminenovatjatkoaedelliseeneliisojenasioidenkäsittelyyn.Näillä tarkoitetaansitä,ettäihmiselläonhaluajavalmiuttaosallistuajaantaaomapanoksensa erilaisiintyöyhteisönhankkeisiinjaprosesseihin.neovatolennainenosamuutosta.(farq rant2003,15mjuholin2013,183q184.) Kynnysosallistumiseentaivaikuttamiseenvoiollajoskusliiansuuri,jotensiihentarviQ taanrohkaisuajapalkitsemista.kannustamalla,kyselemälläjaantamallamahdollisuus osallistuapäätöksentekoontaikehittämiseenihmisetsitoutuvatyritykseen.kunihmiset kokevatitsensätärkeiksityössäänjatyöyhteisössään,hekehittyvät,voivathyvinjahaq luavatvaikuttaaenemmän.työyhteisöjenhyvinvointiavoidaanrakentaaviestinnännäq kökulmastaosallistumisen,yhteisöllisyyden,kannustamisenjaluottamuksenkautta.kun ihmisetkokevattekevänsämielekästätyötä,jostahesaavatonnistumisenjaitsensätoq teuttamisen kokemuksia, syntyy työhyvinvointia. Vuorovaikutteisella kommunikoinnilla ontässäsuurirooli,kutenpalautteenantamisellajasaamisella,avoimillakeskusteluilla. (Grady 2011, 236Q240m D Apris 2011, 260, 264Q265m Juholin 2013, 183Q184m Kuusela 2013,47Q48.) Parastapasitouttaaihmisiäonosoittaa,ettävälittääheistä.Välittämisenvoiosoittaa katseenluomisella,esittämälläkysymyksen,koskettamalla,kuuntelemallataikannustaq malla. (Leppänen & Rauhala 2012, 181Q182, Kuusela 2013, 52Q58, 64). Työyhteisö,
13 jossa välitetään toisista ja osallistetaan toimintaan, menestyy myös taloudellisesti (Huuhka2010,117mFjäder2017). Kunhenkilöstötunteeyrityksentuotteetjapalvelut,auttaaseymmärtämäänomanrooQ linsayrityksessäjasitäkauttamotivaatiojasitoutuneisuuslisääntyytyöhönsekätyönq antajayritykseen.mahdollisistamuutoksistapalveluissataituotteissatuleeviestiähenkiq löstölle,jottasepysyyajantasalla.työntekijätedustavatyritystäomissaverkostoissaan jaheidänvälittämänsätietoyrityksentuotteistajapalveluistakulkeesitäkauttalaajalle, kutenesimerkiksiasiakkaillejayhteistyökumppaneille.(grady2011,240mjuholin2013, 59Q60mÖsterberg2015.) Organisaatiokulttuuri!ja!työilmapiiri! Kulttuurisyntyyainayhteisentoiminnansekäjohtamisentuloksena.Jokaisellaonrooli javastuusiinä,millaiseksiorganisaatiokulttuurimuodostuu.johdontehtävänäonluoda organisaatiolleperustajaraamitelihuolehtia,ettäedellytyksettoteutuvat.lähiesimiesq tentehtävänäonhuolehtiapäivittäisestäyhteistyöstä,onnistumisenmahdollisuuksista, varmistaatavoitteidentoteutuminenjaollakiinteänäosanaryhmää.jokaisellatyöntekiq jälläonmahdollisuusomallaosaamisellaanjaaikaansaamisellaanylläpitää,nostaatai heikentää toiminnallaan organisaation ilmapiiriä ja tavoitteiden toteutumista. (Rämö 2013,181mKuusela2013,174Q175mKuusela2015,85Q86,145.)Parhaimmillaansisäinen viestintäonsulautunutorganisaatioiden johtamiskulttuuriin. Organisaationkulttuurion johtajansanäköinenjahänantaasillekasvotsekäsävyn.(farrant2003,48mhuuhka 2010,140mKuusela2015,17,49Q50mPiha2015,69Q70.) Esimiestenjajohdononkäytettäväaikaakulttuurinjaihmistenjohtamiseen.Sitenon mahdollistakertoamitäpidetäänorganisaatiossatärkeänäjamillaisenesimerkinjohto antaakulttuurista.tästäsyystäontärkeää,ettälähiesimiesjakaaaikaansaasiakkaiden, henkilöstönjaliiketoiminnanvälillätasapainoisesti.(rämö2013,62mkuusela2015,146q 147,198Q199mIsotalus&Rajalahti2017,37Q38.)EsimiesjajohtoluovatpohjannykyaiQ kaiselleyrityskulttuurillearvostamallajahyväksymälläerilaisuutta,tavoittelemallaonnisq tumisia, kohdaten ongelmia, ideoimalla, muutoshalukkuudella, rehellisyydellä ja avoiq muudella(huuhka2010,137q140,183q184mrämö2013,62q76,181).
14 Tunnelmasyntyyihmistenvälisentekemisenjavuorovaikutuksentuloksena.SenmuoQ dostamiseenosallistuvatkaikki.silläonsuurivaikutusviihtymiseen,henkiseentasapaiq noon, varsinaiseen työn tekemiseen, innostukseen ja luovuuteen. Kun tunnelma on hyvä, työ sujuu ja tulosta tulee. (Juholin 2013, 185m Kuusela 2013, 11, 167m Kuusela 2015,95Q96,113Q114.)Työilmapiiriontyöyhteisössäyleisestiaistittavissaolevatunne. Sitäonvaikeamitata,silläsesaattaamuuttuahyvinnopeastijapalatayhtänopeasti takaisin.(moisalo2010,147q148.)sanattomallaviestinnällävoivaikuttaailmapiiriinja ylläpitää suhteita. Katse, äänensävy ja eleet merkitsevät viestinnässä enemmän kuin sanat.(kuusela2013,171mkuusela2015,96q97misotalus&rajalahti2017,18q20.)myös hiljaisuusjatauotpuhuttaessaantavatvuorovaikutuksenosapuolilletilaaajattelullesekä uudenluomiselle(heinonenym.2012,220).sanattomallaviestinnälläonyhtäsuuri,ellei suurempikinvaikutuskuinpuheella.onhyvähuomata,ettäjospuhejahenkilönmuu viestintäonristiriidassa,jälkimmäinenvaikuttaaviestintätilanteessavastapuoleenvoiq makkaammin.(huuhka2010,121.) Hyväntiimihengenjayhteisöllisyydenluominenontärkeää.Kuntiiminsisälläonhyvät yhteydettoisiinsa,sesuoriutuuhyvin.keskusteluonavointajavuoropuheluakäydään laajentamallanäkökulmiasekäsynnyttämälläyhteistäymmärrystä.(huuhka2010,119q 120mLeppänen&Rauhala2012,265,270,272mJuholin2013,66Q67mKuusela2013,42.) Yhdessä!oppiminen!ja!osaamisen!jakaminen! Työyhteisöntunnelmanollessaavoin,rento,luottavajailoinen,innostaaseihmisiäkomQ munikoimaanjajakamaantietoasekäosaamistaan(heinonenym. 2012, 75m Juholin 2013,187).Vuorovaikutteinenkommunikointisynnyttääuuttatietoa,oppimistajatuoliQ säarvoatoiminnalle.ihmisetoppivattoisiltaan,kunhetyöskentelevätyhdessävapautuq neessatunnelmassajauskaltavatpuhuasekäollaasioistaerimieltä.yhdessäkanneq taanvastuuta,jalostetaanajatuksiajalöydetäänenemmänideoitajaratkaisuvaihtoehq toja.yhteenkuulumisentunnettavahvistaayhteinentavoite,jokatukeemyösjokaisen henkilökohtaisiakehittymistavoitteita.(huuhka2010,117mheinonen2012,72,77mkuuq sela2013,133q138mahonen&lohtajaqahonen2014,35.) Ryhmänjäsentenkeskinäinenluottamusjaehytryhmäidentiteettiovatvahvaperusta hyvälleyhteistyölle.(heinonenym.2012,72.)tiedonoppimiseenriittäätoistenkuunteq
15 leminenja työnteonseuraaminen vierestä.useinkiirevaikeuttaaosaamisenjakokeq mustenjakamista,kuneioleaikaaolla,kulkeajatehdätoisenvieressäasioita.(juholin 2013,186.) Onnistumisiakannattaajuhlia.Tavoitteenvarrellekannattaasijoittaavälitavoitteita,joita onmahdollistajuhlistaapieninkinkeinoin.(heinonenym.2012,106mkuusela2013,38q 39.)PäivittäintyössäänjaarjenpienissäkinasioissaonnistuvatihmisetovatonnellisemQ piajaluovempia,mistäseuraaparempiaideoitajaarjessajaksetaanparemmin.nämä edesauttavattaasonnistuneempiinsuorituksiin.avoinjaarvostavakulttuurimahdollistaa sen,ettäonnistumisetjaetaanavoimestityöpaikalla.(leppänen&rauhala2012,205q 206,291mRämö2013,131.)Onnistumiskeskeisyyseitarkoitasitä,ettäollaanääripositiiQ visiajahurrataankokoajan.sallimallapositiivisetjanegatiivisettunteidenilmaisuttyöq paikallaosoitetaaninhimillisyyttä.huonojahetkiätuleejanesallitaan,vaikkapääpaino pidetäänkinvahvuuksissajaniidenvahvistamisessa.(leppänen&rauhala2012,299q 301.) Työyhteisön!maine! Työnantajamaine on ajankohtainen, kun kilpaillaan työvoiman saamisesta ja pitämiq sestä.siinäkeskeisiäryhmiäovatnykyisetjapotentiaalisettyöntekijät.työnantajamaine rakentuuvuorovaikutustilanteissa,joissaorganisaationtoimintakohtaasidosryhmät,kuq tenhenkilökunnan,asiakkaat,yhteistyötahotjaalihankkijat.(huuhka2010,123q125mjuq holin2013,187.)tästäsyystäjokainenorganisaationjäsen,johtajastatyöntekijöihin,on omaltaosaltaanvaikuttamassaorganisaationmaineeseen(huuhka2010,123). Työntekijätovateräänlaisiabrändilähettiläitäjajokainenheidänviestinsäasiakkaidenja yhteiskumppaneidenkanssaontärkeä,silläniilläluodaanyrityksestäkuvaaulospäin. NykypäivänäsosiaalinenmediaonlisännyttyöntekijöillemahdollisuuksiakertoajakesQ kustellayrityksestäulkopuolisilleenemmänkuinkoskaanennen.tästäsyystäontärq keää,ettätyöntekijättuntevatolevansaosayritystäjasenarvoasekäheilleannetaan positiivisiaasioitakerrottavaksi.siihenvaikuttaase,mitenheitäkohdellaanjakuinka heilleviestitään.(grady2011,240misotalus&rajalahti2017,56,58.)sisäisenviestinq nänavullavoidaanluodapositiivistayrityskuvaa,mikälisäätyöntekijöidenylpeyttäorgaq nisaatioonkuulumisesta.(österberg2015).
16 2.3Sisäisenviestinnänfoorumitjakanavat Työyhteisöviestinnänkäytännötmuuttuvatkokoajan,sillätämänpäiväntyöelämäedelQ lyttääyhteisöllisyyttäjavuorovaikutteisuutta.uusiteknologiamahdollistaaajantasaisen tiedonjakamisenjavaihdannanyhänopeamminsijainnistariippumatta.uudetohjelmat tarjoavat ihmisille mahdollisuuden vuorovaikutteisempaan käyttäytymiseen yhteisq työssä,päätöksenteossa,tiedonjakamisessajayhteisentiedonluomisessa.tämänpäiq vänteknologiamahdollistaamyösverkossaviestinnän,jolloinonmahdollistasaavuttaa lähesyhtätehokastajarikastaviestintääkuinkasvokkaisviestintä.(juholin2013,212.) Kasvokkaisviestintäontehokkaintatiiminkeskentailähiesimiestenkanssa,esimerkiksi tiimipalavereissa.myöstoimitusjohtajankiertelytyönkeskelläjakeskustelutyöntekijöiq denkanssaonkasvokkaistasisäistäviestintääjamahdollistaavuorovaikutustilanteiden syntymisen.(farrant2003,17,33.) Juholin(2013)ryhmitteleefoorumitkuvion2mukaisestiviralliseenjamäärämuotoiseen sekäepäviralliseenjavapaamuotoiseenkommunikointiin: Painotusepävirallisessa, vapaamuotoisessa Verkostoyhteydenpito Vapaamuotoiset suunnitteluq, tiimiq ym. päivät Kollegatapaamiset Ideointipäivät Kahvikeskustelut Painotusvirallisessa, määrämuotoisessa Työtila Välitönjasuora keskinäisviestintä Pikapalaverit Verkkokokoukset Spontaanit keskustelut, pysähdykset Täydentäjiä Puhelin Pikaviestimet Intranet Sähköposti Sosiaalinen media Ilmoitustaulu Johdonblogi Vuorovaikutteinen intranet Johdetutprosessit (mm.strategia, muutokset,arvot) Tiedotustilaisuudet Tiedotteet Määrämuotoiset prosessit (mm.yt) Yksisuuntainen intranet Julkistukset Katsaukset Osavuosikatsaukset Vuosikertomukset Henkilöstölehdet Kuvio2.Foorumienryhmittelymuutaminesimerkein(Juholin2013,213).
17 2.3.1Työtilavuorovaikutuksenpelikenttänä Tärkeinviestintäfoorumeistaonfyysinentyötila,jokavoiollamyösverkkoympäristötai näidenkahdenyhdistelmä.siellätapahtuuluonnostaansuurinosakommunikaatiosta kollegoidenkanssa,työskennellään,vietetääntaukojajapidetäänpalavereja.(juholin 2013,66Q67,214mKuusela2013,42.)Työtilojentuleesoveltuajatarjotamahdollisuuksia uudenlaiseentyönteontapoihin,jossayksilöntuottavuudensijaankeskitytäänenemmän yhteisöntekemiseenjatuottavuuteen.työtilojentuleetukeamonenlaistatyöntekoaja netuleesuunnitellaniin,ettänetukevatjuurisitätyötä,mitäniissätehdään.(korteila 2016.)Töidenluonteenmuuttuessa,yhäuseammintyöntekijälletoimistoonvainpistäyQ tymispaikka ja varsinainen työ tehdään asiakkailla, liikenteessä tai kotoa käsin (YliQ perttula2015). Työtilavoiollaavokonttori,jostalöytyylisäksirauhallisiatyötilojamuunmuassapohdinQ tojajakahdenkeskisiäkeskustelujavarten.tietokulkeehelpostiavotilassa,muttatoiq saaltasevoihäiritäkeskittymistäjaajattelua.tärkeääon,ettätyötilatukeevuorovaikuq tustajatiedonvaihdantaasamallaantaenmahdollisuudenluovuudelle.asioidenhoituq essa suoraan vähenee tarve palavereille ja sähköposteille, kun tiedetään mitä toiset työntekijättekevätjasamallasäästyyaikaa.(juholin2013,214q215mkorteila2016.)korq teila(2016)nostaahäiritseviksitekijöiksienemmänvirtuaalisettyötilanilmoituksetkuten sähköpostiqjapikaviestiqilmoituksetkuinakustisetäänet. VerkkoympäristöjayhteydenpitosenavullahelpottavateripaikoissaolevientyöntekijöiQ denkommunikointia.samallavoidaanjakaatyöpöytävirtuaalisestijakeskustellaasiq oistasamallatavallakuinfyysisestivieressäistuen.kaikentämänvoitehdäomaltatyöq pisteeltätaimobiililaitteeltajasäästäenaikaa,rahaajaympäristöä,kuneimatkusteta samaanpaikkaan.(juholin2013,215.) 2.3.2Virallisiajamäärämuotoisiafoorumeita Virallisillajasäännöllisilläfoorumeilla,kutenviikkoQtaikuukausipalavereissa,jaetaansaQ mansisältöinentietokaikillejasitäkauttanehelpottavattiedonkulkua.palaverissaesiq tettytietotuleeollamyösjossainyhteisessätietokanavassa,kutenintranetissä,taise voidaan välittää sähköpostilla henkilöstölle.! Usein koetaan, että palavereita on liikaa, mikäjohtuusiitä,ettäsaatuhyötysuhteessakäytettyynaikaaneitoteudu.palavereiden
18 viestintää ja ajankäyttöä voi tehostaa valmistautumalla etukäteen, tiedottamalla sisälq löstäjapyytämällätutustumaanmateriaaliin.käsiteltävienasioidenonhyväollakaikkien tiedossaetukäteen,jolloinonmahdollistavalmistautuaennakkoon.näilläkeinoillavoi motivoidajaaktivoidaosallistujiaosallistumaanvuorovaikutukseenpalaverissa.itsepaq laverissaasiaesitetäänselvästijauseinkäytetäängrafiikkaaapunahavainnollistamaan asiaa.vuorovaikutukselleonvarattavaaikaa,silläkeskustelemallaasioistavoidaanvältq tääväärinkäsitystensyntymistä.(juholin2013,220q221mösterberg2015.)tilanteitaon hyvä kunnioittaa julistamalla ne rutiininomaisesti pienellä eleellä alkaneiksi ja päättyq neiksi.näinkiinnitetäänhuomiota,jokaonmielentilankannaltatärkeää,sekäluodaan tunnettasiitä,ettänytollaansopivantosissaan.(rauhalaym.2013,127,129.) Tiimipalaveritovaterinomainenesimerkkisisäisenviestinnänfoorumeista.NiissähyöQ dynnetäänkasvokkaistaelitehokkaintajasuosituintaviestintämuotoa.neovatsäännölq lisiäjavirallisiafoorumeita,joissatietotuleeylhäältäalaspäin.palaverissaonmahdolliq suuskeskustellaasioistasekäantaapalautettaelihyödynnetäänkahdensuuntaistaviesq tintää.palaverinvetäjäonsitoutunutasiaanjaymmärtää,mihinsuuntaanyritysonmeq nossa,jottahänosaavakuuttavastikertoaasiansa.tämäantaahenkilöstöllekuvan,että yrityksenviestintäontodellistajaaitoa.tarpeeksikiinnostavansisällönluominensekä luontevaesiintyminenovatavainasemassa,jottaihmisetjaksavatkeskittyäjamotivoitua. Tiimipalaverissavoikuunnellaihmistenajatuksiajatuntemuksiaasioista,jotenontärkeä antaasiihenmahdollisuus.henkilöstövoimyösehdottaaasialistalleaiheita,joitaolisi hyväkäsitellätiimipalavereissa.(farrant2003,52q60.)! Intranetinavullavoidaanyhdistääjoukkoviestinnänkattavuus,sosiaalisenverkostoituQ misenkäytännöllisyyssekäjohdonviestinnänsisällöllisyys(whitworth2011,203).nyq kyaikainenintranetonavannutuusiamahdollisuuksiajaväyliäsisäiseenviestintään.se onvuorovaikutteinentyötila,jossavoireaaliaikaisestiosallistua,keskustellajakommenq toidayhteistenpelisääntöjenmukaisestipaikastariippumatta.sieltävoietsiätarvitseq maansatietoanopeasti.(farrant2003,34,83mwhitworth2011,203mcrescenzo2011, 222Q223mJuholin2013,216,324Q325.)Siksionkintärkeääkiinnittäähuomiotaintranetin rakenteeseenjasenselkeyteen,jottatietolöytyysieltäjaetteisiitätulevaantiedonkaaq topaikka(juholin2013,325mösterberg2015). Intranetistäkannattaarakentaaomalleyrityksellesopivajapysyäajantasallasiitä,mikä kiinnostaakäyttäjiä.sisältövoivaihdellakäyttäjientarpeidenmukaanuutisistayritystieq toihinjasovelluksiin.seonhyvininformatiivinenkanava,muttasenrinnalletarvitaan muitakinviestintäkanavia.(farrant2003,83mcrescenzo2011,222q223mpesonen2012,
19 150Q153mJuholin2013,325.)Henkilökunnanyksityisyyteenliittyviätietojaeiintranetissä tulejulkaista,kutenpoissaolonsyytätaihenkilötietoja(pesonen2012,151). Sosiaalisetmediatvoivatlisätävuorovaikutteisuuttatyöyhteisönviestinnässä.SosiaaliQ nenmediamahdollistaavuorovaikutteisenkeskustelunkokoorganisaationsisälläkolq meenerisuuntaan:johdostatyöntekijöille,työntekijöiltäjohtoonjatyöntekijöidenkesken. (Crescenzo2011,227Q228mJuholin2013,217mPiha2015,41Q42mIsotalus&Rajalahti 2017,56.)PikaviestikeskusteluissakaikkikeskustelijatovattasaQarvoisiaasemastariipQ pumatta.luonteeltaanneovatvälittömiä,hetkessäeläviäjasamassahetkessämyös katoaviasekäymmärretään,etteiainavoivastata,vaikkahenkilönäyttäisiolevanpaiq kalla.viestitovatlyhyitäkommenttejajaseonnormaalia,eikäniitätulkitavälinpitämätq tömiksi.sekuuluuniidenluonteeseen.(kuusela2013,35.) Sosiaalisenmediankäytönhyötynäonvähentynytdokumenttienmääräsähköpostillaja sitäkauttatietoturvanparaneminen.yhteisettietoalustatpilvessätaiinternetissä,joissa voimuokatatietoa,lisäävättiedonjaosaamisenvaihdantaa.pikaviestimienavullavoi sujuvoittaatyöviestintää.sosiaalisetmediatluovattäysinuudenlaisiamahdollisuuksia verkostoitumiseen.toisaaltanekorvaavatjatäydentävätkasvokkaistapaamistajayhq teydenpitoa.(pesonen2012,204q206mjuholin2013,217q218.) Sosiaalisenmediankäyttäminenluomyösuhkiatiedonvälityksessä,jotenihmistenon syytäkäyttääomaaharkintakykyäänjaymmärrystä.digitaalisessamuodossaolevatieto voipäätyäpaljon helpommin vääriin käsiin yrityksenulkopuolellesosiaalisessa mediq assataivaikkasähköpostissa.ohjeitajapelisääntöjäonmahdollistatehdäsosiaalisen mediankäyttöön.(whitworth2011,205q206mjuholin2013218.)josohjeisiinjapelisäänq töihinontarvetta,kannattaanetehdäyhdessähenkilöstönkanssa.tällätavallahenkiq löstöävoisitouttaapäätöksentekoon.(grady2011,239mpesonen2012,207q209.)soq siaalisenmediankäyttötyöpaikoillaeiolekuitenkaansynnyttänytsenenempääongelq miakuinaikaisemmatkaansähköisetviestintämuodot(pesonen2012,218). 2.3.3Epävirallisiajavapaamuotoisiafoorumeita Aitoavuorovaikutustajasisäisiäverkostojatarvitaankeskinäisessäoppimisessa,ajan tasallapysymisessäjapäällekkäisyyksientunnistamisessa.yhteistyöllävoidaanvaikutq taatyöntehokkuuteenjalaatuun.sisäisiäverkostojasyntyyspontaanistijaniitävoidaan
20 myösperustaatiettyätarkoitustavartenkutenesimerkiksiuudenkehittämiseen.verkosq toituminenalanasiantuntijoidenkanssaonnykypäivääjasevoitarjotahyötyjäkaikille osapuolille.!(juholin2013,218q219mpiha2015,73q74.)! Sisäisetverkostot,esimerkiksipuskaradio,tuottavatuseinoikeaatietoajavälittävätsitä nopeamminkuinvirallinenviestintä.sosiaalisetverkostotovattehokkaita,nopeitajausq kottaviaviestintäkanavia.sosiaalistenverkostojenkauttatapahtuvatiedonvaihdantaja vuorovaikutusovattärkeitäorganisaationtoimivuudellejaihmistenhyvinvoinnille.kun niitäkäytetääntehokkaasti,ovatsosiaalisetverkostothelppotapasitouttaatyöntekijät sisäiseenviestintään.verkostoviestintätäydentäävirallistaja puolivirallista viestintää. (Whitworth2011,201Q203mJuholin2013,211mPiha2015,80.)Kahvitteluonesimerkiksi tällainenverkosto,jossakokoonnutaanyhteenpaikkaansovittunaaikanajavaihdetaan ajatuksia,tietoajakuulumisiailmanasialistaa.(juholin2013,219.)joskusnäissäverq kostoissavoiilmetäspekulaatioitajahuhuja,joseiolevarmempaatietoa.josesimerq kiksijohdoltaeisaavastauksia,niitäkeksitäänhelpostiitse.(juholin2013,219mösterq berg2015.) AsianjaviihteenyhdistelmätilaisuuksissatavoitteenaonkäsitelläsekäasioitaettätutusQ tuatoisiin.vaikkaasioitavoidaankäsitellävirallisistapuolivirallisiinjalopultaepäviralliq siin,onpääpainotoisiintutustumisessajatilaisuudenvapaamuotoisuudessa.tarkoitukq senaonsujuvoittaajalisätäluovuuttatyöskentelyssä.vapaamuotoisiafoorumeitavoivat ollakäytäväkeskustelut,joissapysähdytäänkäymäänjotaintilannettataiasiaaläpitai ihmisetvoivattavatatyöhönliittymättömissämerkeissä.(juholin2013,219q220.) 2.3.4Täydentäviäviestintäkanavia Sähköposti on viestintäkanavana sopiva ohjeistamiseen ja ilmoittamiseen. On hyvä muistaa, että yhteen sähköpostiviestiin laitetaan vain yksi asia. Sähköposti on nopea tapalähettääkiireellisiä,lyhyitäviestejätaiisojadatapakettejapitkänmatkanpäähän. (Farrant2003,36,50mJuholin2013,222.)Senkäyttöätuleeharkita,eikävainlähetetä viestejä varmuuden vuoksi kaikille, vaan kohdennetaan ne tietylle joukolle. Huonona puolenaonse,ettäliianisoillajakeluillatulevatviestitvoivatjäädäliianvähäisellehuoq miolle,koskaviestiäeikoetahenkilökohtaisena.viestinotsikontuleeollariittäväninforq matiivinen,jottavastaanottajaymmärtää,mistäonkyse.sähköpostinkäytössäonsyytä käyttäämaalaisjärkeä,silläkaikkeaeivoiviestiäsähköpostilla.sähköpostivoikuormitq
21 tuaturhaanliitetiedostoista.(farrant2003,36mösterberg2015.)sähköpostiviestinläq hettäjäodottaavastaustajakokeeolevansaoikeutettusaamaansen,pikaisesti(kuusela 2013,35.) Ilmoitustauluvoiollanykypäivänäsähköisessämuodossaintranetissäjamyösfyysisenä työpaikanseinällä.selkeärakenne,esimerkiksipysyviinjamuuttuviintiedotteisiin,autq taatiedonhavaitsemisessajakäytössä.(farrant2003,34mjuholin2013,223.)seon nopeajaluotettavatapasaavuttaakaikki,kunseonasennettunäkyvällepaikalle.ilmoiq tustaulullavoiollamyöstilaaeiniinvirallisilleilmoituksille.(farrant2003,34.) Tiedotettatarvitaanesimerkiksipoikkeustilanteissa.Seonsisällöltäänselkeä,informaQ tiivinenjaytimekäs.sitävoidaanjakaakiireisissätilanteissatekstiviestienjapikaviestiq mienvälityksellä.merkittävistäasioistavoidaanjärjestääsisäineninfojajatkaakeskusq teluasisäisissäpalavereissa.(juholin2013,223q224.) 2.4Yhteinenvastuusisäisestäviestinnästätyöyhteisössä Organisaationviestintäonnistuu,kunjokainentyöntekijäymmärtääviestintävastuunsa. Jokaisentyöyhteisönjäsenenviestintävastuusisältyyvastuullisendialoginajatukseen. Seeisynnyhetkessävaantarkoituksenaon,ettäjokainenkasvaatehtävässäänaktiiQ viseksijaitseohjautuvaksitiedonetsijäksi,tuottajaksi,välittäjäksijavaihtajaksi.virallinen viestintäeiehditaiylläkaikkiinesillenouseviinasioihin.viestintäontaito,johontulee rohkaistajaopastaatyöyhteisössä,silläideoidenjaehdotustenavullaonmahdollista kehittääomaatyötäjatyöyhteisöä.(korhonen&rajala2011,16q20mjuholin2013,194q 195.)Kaikillaorganisaatioillaonedessääntulevinavuosinaoppimisprosessi,jossatäyQ tyyoppiahenkilökohtaisiaviestintätaitojadigitaalisessatoimintaympäristössä,ryhmätyöq valmiuksiaja taitoja,prosessienmukaisiaetenemistapojajaennenkaikkeaoppiauutta jasamallapoisoppiavanhaa(juholin2013,324). 2.4.1Johdonläsnäolonratkaisevarooli Viestintä on johtajan tärkeimpiä työvälineitä (Huuhka 2010, 118m Korhonen & Rajala 2011,50mPiha2015,81).JohdonroolinaontoimiaajantasaistiedonvälittäjänäjaoleelQ lisentiedonsaattajanakokotyöyhteisöllesekäkeskustellatiedoista.johdonviestintäon
22 strategistajatulevaisuudenkuvanelivisionselkeyttämistä.asioidenkohdennusjatarq kennusriippuvatkohderyhmästäelimillätasollaasiatesitetään.(farrant2003,19,48m Huuhka2010,141Q142mWhitworth2011,199mJuholin2013,195Q196mIsotalus&Rajalahti 2017,53.)Strategiatuleekertoaniin,ettäsetodellaymmärretään.StrategianilmaisemiQ nenymmärrettävästitarkoittaa,ettäseviestitäänihmistenymmärtämälläkielelläjakäyq tetäänniitäsanoja,jotkaymmärretäänorganisaatiossalaajasti.(furu2013mpiha2015, 69.) Sisäinenviestintävoionnistuavain,josjohtositoutuusiihenjatukeesitä.Johdonrooli onnäyttääesimerkkiä.onparempikertoayksitaipariasiaakerralla,jolloinihmistenon helpompikeskittyäasioihin.joistakinasioistakannattaaollaselväsuunnitelmajaaikaq taulutiedottamiselle.(farrant2003,13,19,48mkorhonen&rajala2011,50mwhitworth 2011, 199.) Johtoryhmän tehtävänä on tiedottaa päätöksistä, niiden valmistelusta ja käydäaktiivistavuoropuheluaorganisaationjasidosryhmienkanssa.erityisestihenkiq löstönkanssakeskustelu,kuunteleminenjapalautteenvastaanottaminensekäsenkäq sittelyovattärkeässäasemassa.(juholin2013,195q197.) Strategianviestintäjapäivittäisviestintäovatsiisolennainenosajohdonviestintää.TarQ koituksenaonluodayhteisiämerkityksiä,joidenavullajokainenorganisaationjäsenymq märtämäänomanroolinsajavastuunsasekätyössäänettäviestinnässään.johtamisq viestintäonvuorovaikutteistatoimintaa.keskusteluidenjayhteistenpohdintojenkautta johdolla on mahdollisuus saada työyhteisöltä aineksia johtamiseen. (Whitworth 2011, 197Q198mJuholin2013,197Q199mIsotalus&Rajalahti201792Q93,165.)Vastauksetvoi esittäähenkilöstölletarinoidenmuodossa,jolloinniistäpystyytekemäänmielenkiintoiq sempiajaelävämpiä.tarinanavullaonhelpompisitoatodellisuuteenesimerkiksistrateq giamuutos, mitä se henkilön työnkuvassa käytännössä tarkoittaa. (Farrant 2003, 69m Huuhka2010,131Q132mWhitworth2011,199.)Kaikessajohdonviestinnässäratkaiseva tekijäonluotettavuus.johdonkertoessatarinaatuleesenollauskottava.johdonasetq tamansuunnantuleeollaselkeäjajohtajantekemänpäätöksentuleeollalinjassahänen sanomistensakanssa.(whitworth2011,199.) Johtajienviestintätapavaikuttaamoniinasioihin,kutenihmistenmotivaatioonjasitoutuQ miseen,luovuuteenjamielikuviinomastatyöyhteisöstä.sillävoivahvistaamainetta,joka auttaaluomaantyytyväisyyttäomanhenkilöstönkeskuuteen.(juholin2013,197q198.)! Tärkeintäjohdonomissaviestintätilanteissaonläsnäolo.Yksitehokastapaläsnäoloon onjohdonnäkyminenorganisaationarkipäivässä.sevoiollavapaamuotoisiakeskusteq
23 lutilaisuuksia,välitöntäviestittelyä,epävirallisiatapaamisia,yhteisiälounaitataikuljesq keluaihmistenjoukossajakohtaamallaheitä.(farrant2003,17,48mhuuhka2010,119q 120,138Q139,185mWhitworth2011,199mGroysberg&Slind2012mJuholin2013199Q 200.) Johdon viestintä näyttäytyy pienissä yksityiskohdissa, kuten istuuko huoneessa suljetunoventakanavaionkovapaapääsyjaovetavoinna(juholin2013,201).sosiaaq lisenmedianyleistymisenjohdostajohtajanvuorovaikutusmahdollisuudetovatmuuttuq neethuomattavasti.johtajantulisiollaläsnäteknologiapohjaisissakeskusteluissajalaitq taaitseäänpeliin.(isotalus&rajalahti2017,55q56.) 2.4.2Lähiesimiestiedonvälittäjänä Esimiehentavallakommunikoidaonvaikutustatyöyhteisönhenkeenjayhteistyöhön.LäQ hiesimiehentehtäväonollarooliinsanähdensopivanlähelläjaideaalitilanteessaaidosti yhteistyössähenkilöstönkanssa.esimieheltäodotetaanenemmänkasvokkaisviestintää kuin välitettyä viestintää. Hyvä esimies on sitoutunut viestimään aktiivisesti tiimilleen, varmistaaensinomanymmärryksenennenkuinkertooasiastamuillejakäyttääaikaa viestinnänsuunnitteluunsekätoteutukseen.(korhonen&rajala2011,21q23mwhitworth 2011,197Q198mJuholin2013,202Q203mKuusela2013,27,128Q129.)Ihmisetomaksuvat tietoaeritavalla,visuaalisesti,auditiivisestitaikokeilemalla.tämäonsyytäottaahuomiq oonesimiehenviestinnässä.(moisalo2010,106.) Esimieheltäodotetaanavointavuorovaikutustakuuntelemalla,kyselemälläjaolemalla kiinnostunut työntekijöiden asioista. Esimies osoittaa luottamusta ja arvostusta antaq mallaarvostavaapalautetta,ohjeita,neuvojajasparrausta.(moisalo2010,17,34q35, 68mLeppänen&Rauhala2012,192Q196mKuusela2013,27,35Q36,199.)KysymälläesiQ miesvoivaikuttaatehokkaastijatutkiaasioitauusienmahdollisuuksienkautta.kysyq mistäeikannatasäästellä,muttasitäkannattakäyttääviisaasti.(leppänen&rauhala 2012,192.)AntamallaaikaajakohtaamallaihmisiäkertovatesimiehentavastasuhtauQ tuaihmisiin.yhteistyöllä,keskusteluillajaviesteihinvastaamisellaesimiesosoittaaarq vostustaanjakiinnostustaanihmisiäkohtaan.(kuusela2013,36q38,81,83.)korhonen jarajala(2011,21q22)toteavat,ettäorganisaatioissaonnykyäänjatkuvakiirejakaikkea eiehditekemään,jotenonvalittava,mitäjättäätekemättä.useinesimiehettinkivätviesq tinnästä,mikäosoittaasen,etteiarvostetaviestintää.viestinnässämenestyvässäorgaq nisaatiossajokainenesimiesymmärtääviestintävastuunsajaomanviestintänsätärkeyq den.hyvääesimiesviestintääeirakennetahetkessä.
24 Esimieskohtaaalaisiaanmuunmuassatyösuhteenelinkaarenerivaiheissa,rekrytoinQ nissa, perehdyttämisessä, kehitysq ja tuloskeskusteluissa, tiimipalavereissa, päivittäiq sessätyöviestinnässäjayhteisissätilaisuuksissa.näissäkaikissatilanteissayhdistyy viestintäjajohtaminen.(juholin2013,202q203.)ensiarvoisentärkeääon,ettäperehdyq tyksessähenkilösisäänajetaanorganisaatioonjasitäkauttakiinnitetääntyöpaikkaan. Hyväperehdytysjärjestelmä,jossaonammattitaitoinenjamotivoitunutperehdyttäjä,yhQ teistyöperehdytyksessätyöyhteisössäjaennenkaikkeaensimmäisenäpäivänäesimies onottamassavastaan,auttavatperehdytyksenonnistumisessa.vaikkeiesimiesvälttäq mättähoidakokoperehdytystä,onhänsiitävastuussajaprosessinlopuksikäypalauteq keskustelunkaikkienosapuoltenkanssa.(moisalo2010,102q105.) Esimiesonhenkilöstöntärkeintiedonlähdejatästäsyystäsiihenonsyytäpanostaa.Ei riitä,ettälisääviestinnänmäärää,vaantäytyymyöskehittääesimiestenviestintätaitoja kutentiedottamista,esiintymistä,kuuntelemistajapalautteenantamistasekävastaanotq tamista.(farrant2003,51q52mhuuhka2010,119.)esimiesviestinnässäkannattaajuhoq linin(2013,204)mukaanedellämainittujenasioidenlisäksikeskittyäkehittämäänkykyä tulkitamonimutkaisiaasioitayksinkertaiseenjaymmärrettäväänmuotoon,antaaaikaa ihmisillejakeskustelumahdollisuuksiasekämyönteistäasennettaomanryhmänkehittäq misideoille. 2.4.3Palautteenvoima Vuorovaikutteiseentyöyhteisöönkuuluvatpalautteenantaminenjasaaminen(Österberg 2015).Jokainenorganisaationjäsenhaluaasaadapalautettatyöstäänjatoiminnastaan, vaikkeisenantaminenoleainahelppoa.palautteellaonmahdollisuusvaikuttaajohtamiq sen laatuun välittömästi, sillä suora ja säännöllinen palaute esimiehelle auttaa häntä muuttamaantoimintaajavastaamaanihmistentarpeisiinniinkuinhehaluavat.(juholin 2013,205mKuusela2013,86Q87mAhonen&LohtajaQAhonen2014,24Q25,37.)Palautetta onhelppoantaa,kuntyöpaikankulttuurikannustaakehittymistäjakehittämistä,ymmärq retäänmitäpalautteellatarkoitetaanjamillaistaonhyvinannettupalaute,tiedetäänmistä annetaanpalautettajapalautekäytännöistäonsovittuyhdessä(ahonen&lohtajaqahoq nen2014,37q38). Palauteonmyösolennainenosaorganisaationtoimintaajaoppimista,silläpalautteen avullasaadaanjatkuvaatietoaorganisaationonnistumisistajaepäonnistumisista.työnq tekijät ovat avainasemassa palautteen annossa, sillä he tietävät esimiehiä paremmin
25 mitäpäivittäintapahtuutyöpaikalla.(moisalo2010,151q159mahonen&lohtajaqahonen 2014,32.)PalautteenantamistaeikannatapidätelläkerranvuodessakäytäviinkehitysQ keskusteluihin,silläihmisetkaipaavattietoa,ovatkohetehneetasioitaoikeinvaiväärin. Hyvässäpalautekulttuurissasaadaanpalautettatyötovereilta,alaisiltajaesimiehiltä,jolQ loinvarmistetaanse,ettäkuljetaansamaansuuntaan.palautteenannossaonsyytäkesq kittyäenemmänmyönteisiinasioihin,kutenonnistumisiinjavahvuuksienlöytämiseen. (Juholin2013,206mAhonen&LohtajaQAhonen2014,33,39.)Myönteiselläpalautteella onmotivoivampivaikutuskuinesimerkiksirahalla(kupiasym.2011,173q174mrauhala ym.2013,106).myönteinenpalauteonhuomioimista,huomaamistajakannustamista. Toiseltasaatumyönteinenpalautevoiauttaamuuttamaanhetkellisetepäilyksentunteet itseluottamukseksi.voimaannuttavapalauteonsellainen,ettäjokutoinennäkeejotakin sellaista,mitäitseeinäetaimitämuuteivätvielänäe.katsotaanasiaauudestanäköq kulmastajaannetaansillearvoa.(rauhalaym.2013,106.) Palautettaannetaankahdestasyystä,joistaensimmäinenonpalautteenvastaanottajan kehittyminenjatoinenontunteidenjaajatustenilmaiseminen,joitapalautteenvastaanq ottajankäytösherättääpalautteenantajassa.palauteonhyvinannettunakaksiosainen: havaintojasenvaikutus.havaintoonneutraaliilmaisuilmanmielipiteitäjatulkintoja. Havainnonvaikutuksessakerrotaan,mitenhavaintovaikuttipalautteenantajaan.!SeanQ netaanrauhallisestijaasiallisestisekäjäädäänhiljaaodottamaanjakuuntelemaanpaq lautteenvastaanottajanreaktiota.(kupiasym.2011,42q43,51,120,129q132,188q190m Kuusela2013,87Q88mAhonen&LohtajaQAhonen2014,63Q68,157,169,171.)PalautQ teentuleeollarealististajaoikeaqaikaista(rauhalaym.2013,107).palautettavoiantaa yhdelle henkilölle tai koko ryhmälle. Jos kehittämiskohde, kiitos tai haaste on kaikkia koskeva,tuleepalauteantaayhdessäkaikilleosapuolille.(kupiasym.2011,119.,180q 181)Palautteenvastaanottajanosaaminenvaikuttaasiihen,mitenpalautteeseensuhQ taudutaan.kunosaaminenlisääntyyjaasiantuntijuuskehittyy,ulkoisenpalautteentarve vähenee.(kupiasym.2011,176q179.) 2.4.4Kehityskeskustelu molemminpuolinenmahdollisuus Organisaatioitajohdetaankeskusteluidenavulla,jotenonsyytäottaahuomioonniiden laatu.kehityskeskustelutovatolennainenosajohtamistajaviestintäfoorumeita.esimiesq tentehtävänäonkäydäinnostavia,rohkaiseviajakannustaviakehityskeskusteluitatyönq tekijöidenkanssa.näidenavullavoidaanvahvistaaihmistensisäistävoimantunnettaja
26 antaainnostusta,energiaasekätyöniloa,jotatämänpäiväntyöelämässätarvitaan.kun työhyvinvointijajaksaminenparanee,rakentavatnetyöilmapiiriäjalisäävättuottavuutta. Kehityskeskusteluillaonsuurimerkitysyksilöillejaorganisaatiolle,jotenontärkeääpohQ tia,mitenneliittyvätorganisaationtavoitteidenasettamiseenjaseurantaan,suorituksen johtamiseenjapalkitsemiseen,mahdolliseenurajärjestelmäänsekähenkilöstönkehittäq miseen.(autioym.2011,56q57,155.)yksilöidenjaorganisaationtavoitteettäytyypystyä yhdistämään.tavoitteidenasettamisenavullavoidaanluodasuuntaajasitoutumistatoiq minnalle.tavoitteidentuleeollainnostavia,merkityksellisiä,sopivansäännöllisiäitsensä johtamistajaorganisaationsisäistäviestintäävarten.esimiehentehtäväonauttaalöyq tämäänjokaistaitseäänmotivoiviatavoitteita.(huuhka2010,144q145mleppänen&rauq hala2012,248q254.) Kehityskeskustelukäydäänsäännöllisestikerrantaikaksikertaavuodessaesimiehenja alaisenvälilläennaltasovittuunaikaan.seeteneesuunnitelmallisestijaonluonteeltaan ammatillinenkeskustelu,jollatiettypäämäärä.kehityskeskustelussaarvioidaanmennyt kausijasuunnitellaanyhdessätulevakausi.(autioym.2011,29mjuholin2013,468.) Kehityskeskustelussatyöntekijällämahdollisuuskeskustellaesimiehensäkanssatyön liittymisestäkokonaisuuteen,työnsäsisällöstäjasaadatietoa,mitenonsuoriutunuttehq tävästään.seonoivafoorumipalautteenantamiseenjasaamiseen.(autioym.2011, 40Q42,155mJuholin2013,205Q206mÖsterberg2015.) Kehityskeskustelussakäydäläpiyleensätavoitteetjatyönkuva,henkilökohtainenkehitQ tämissuunnitelmajapalautteenantaminenmolemminpuolin.kehityskeskusteluantaa molemmille siis mahdollisuuden yhteisesti arvioida työtuloksia ja analysoida tekijöitä, jotkahaittasivattaiedistivätsitäsekämahdollisuudenjokapäiväiseenkanssakäymisen, ilmapiirinjayhteisymmärryksenkehittämiseen.hyvänkehityskeskustelunperustanaon, ettäesimiehentuleetunteatyöntekijäntyökenttäjaseuratariittävästihänentyötäänarq jessajatoisaaltatyöyhteisönjäsenientuleeollavalmiitakeskusteluihin.(autioym.2011, 41Q42m Juholin 2013, 206Q208.) Huolellinen valmistautuminen molempien osapuolien osaltaedistääsitä,ettäkeskustelukoetaanreiluksijaarvostavaksisekälopputuloson todennäköisestisuotuisampi(autioym.2011,155). Kehityskeskustelussaonhyväsoveltaa80/20sääntöä,jokatarkoittaasitä,ettäesimies puhuu20%ajastajatoinenosapuoli80%(juholin2013,208).esimiehentehtävänäon pyrkiäluomaanvapaajavälitönilmapiirikeskustelulleniin,ettäsekäydäänjossainmuuq alla kuin esimiehen huoneessa, mieluiten työpaikan ulkopuolella rauhassa. Esimies kuunteleejaaktivoityöntekijääpuhumaantavoitteistaanjatoiveistaan.läsnäolemalla
27 jaosoittamallakiinnostustatyöntekijänasioihin,esimiesluokeskustelullehyvätonnistuq misenedellytykset.lopuksitehdäänyhteenvetosovituistajaselvitettävistäasioista.(auq tioym.2011,39q41mjuholin2013,208q209.)yhteistensopimustenlöytäminenluopohq jaajatkoon.kunmolemmatosapuoletkokevataidostivoineensavaikuttaaasioihin,saaq daanaikaanmotivaatiotajasitoutumistatyöskentelyyn.hyvinhoidetunkehityskeskusq telunjälkeenmolemmatoppivattuntemaantoisensavieläkinparemminkuinaiemmin. (Autioym.2011,155,157.) Keskustelevaorganisaatiokulttuurionorganisaationvoimaa,jokaelääomaaelämäänsä organisaatiossatyöskentelevienihmistenvaihtuessa.hyvintoimivakehityskeskusteluq järjestelmäantaavoimavarojajokaiselleorganisaationjäsenellejaitseorganisaatiolle. (Autio ym. 2011, 153Q155.)Jokaisen organisaationtulee miettiä, mikä on sille sopiva tapahenkilökohtaiseenkehityskeskusteluun.tapojaonmonia,kutenyhdistettykehitysq jatavoitekeskustelu,jatkuvaprosessikolmenkuukaudenvälitavoitteidentarkistuksella, kuukausittaisetlyhyetkeskustelutajankohtaisistaasioista,pelkkätavoitekeskustelutai kerranvuodessakäytäväpitkäkeskustelu.uusinäkökulmakehityskeskusteluunvoisi ollafiiliskeskusteluonnistumisista.(rämö2013,132q134.)suorituksenarviointiapitää lähteäkehittämäänosanajohtamistajaomaanyrityskulttuuriinsopivaksi,jottakäytännöt ovatmielekkäitäesimiehillejatyöntekijöille.jokaisenorganisaationkannattaaetsiäitq selleensopivarytmitysjatoteutusvoivaihdellayksiköidenvälillä.(virtanen2016.)
28 3!SISÄISEN!VIESTINNÄN!KEHITTÄMINEN! TOIMEKSIANTAJAYRITYKSESSÄ! ToimeksiantajayrityksessäonviimeistenvuosienaikanatehtyaktiivisestikehittämistoiQ menpiteitäyrityksenliiketoimintaanliittyen.syy,miksinäitätoimenpiteitäonlähdettyteq kemääntoimeksiantajayrityksessä,ontoimialallatapahtunutmurros,halutaanvarautua tulevaisuuteenjayrityksenkasvuun.toimeksiantajayrityksessäonolluttavoitteenahoiq taatietytasiatkuntoon,jottaneeivättulevaikuttamaanyrityksenkasvumahdollisuuksiin. EnsimmäisenäkehittämisvuorossaovatolleetmyynninseurannanjaraportoinninkehitQ täminen.tämänjälkeenonpanostettujakehitettyprojektihallintaa.samaanaikaanon tehtyprojektiviestintäänohjeistus.näidenjälkeentoimeksiantajayrityksessäoliluonteq vaalähteäkehittämäänsisäistäviestintää. Toimeksiantajayrityksessätoimitusjohtajanmielestäsisäinenviestintäontoiminutsilloin, kuntyöntekijöitäolivähemmänjatyötilanaoliavokonttori.työtilamahdollistitiedonkulq kemisenhelpomminjaluontevamminkuintällähetkellä.aiemmintiedonkulkuuneitarq vinnuterikseenkiinnittäähuomiota,kunasioistajuteltiintöidenteonohellajaoltiinvuoq rovaikutuksessaläheskokoajan.tiedonkulkuontoimitusjohtajanmielestäheikentynyt, mihinonosaltaanvaikuttanuttyötilanmuutosavokonttoristatyöhuoneisiinsekäyrityksen henkilöstömääränkasvu. KutenHuuhka(2010,117)toteaa,onluovalleasiantuntijaorganisaatiolleelinehto,että siellävallitseeavoinjaylireviirirajojenvaikuttava,jatkuvadialogijakommunikaatio.sen avullavoidaantuodalisäarvoatoimintaanmahdollistamallavapaidenjaennakoimattoq mienideoidensyntymisen,jossesaadaanleviämäänjaymmärretäänkaikillatasoilla. Viestintäätuleekehittääjatkuvasti,jottasepystyytukemaanliiketoimintaa(Korhonen& Rajala2011,48).ToimeksiantajayrityksessäsisäisenviestinnäntavoitteenaauttaatöiQ densujumistajatiedonkulkuatyöyhteisössä. 3.1Viestinnänsuunnittelujaprosessointi Perusteellinenviestinnänsuunnittelutakaaonnistuneenlopputuloksen.Kunviestinnän suunnitteluotetaanosaksiyrityksenliiketoiminnankokonaissuunnittelua,tuleesiitäolenq nainenosajokapäiväistätoimintaajakokoyrityssitoutuuviestinnänsuunnitelmaansekä
29 viestinnänmerkittävätasiatovathyvissäajointiedossatulevanvuodenajalle.kunihmiq setovattietoisiaviestinnänsuunnitelmista,ovathetyytyväisempiäviestintään,sillähe tietävät,mitäontulossa.(korhonen&rajala2011,28q29,60.)viestinnästätoimeksianq tajayrityksessäeioledokumentoituasuunnitelmaa.markkinointiviestintäänontehtyselq vätsuunnitelmatjaniitäpäivitetäänyhdessäkokohenkilöstönkanssa. Vaikkapienissäyrityksissäeioletarvettavarsinaiselleviestintästrategialle,onsiltihyvä luoda viestinnälle linjauksia, yhteisiä pelisääntöjä ja tavoitteita. (Juholin 2013, 86Q87.) Sisäiselleviestinnällevoitehdäsuunnitelman,jossaonperusperiaatteetjaraamit.AlQ kuunkannattaaollavainparisuurpiirteistälinjausta,joidenavullavoilähteärakentamaan ihmistenluottamustasisäiseenviestintään.olennainenosamuutoksentoteuttamistaon ihmisten mukaan ottaminen ja heidän osallistaminen. (Farrant 2003, 13m Korhonen & Rajala 2011, 60.) Toimeksiantajayrityksessä on sisäisessä viestinnässä otettu uusia viestintäkanaviakäyttöön,kutenslackjatrello,joidentavoitteenaonollutsujuvoittaa viestintäätyöyhteisössä.kuitenkinyhteisetpelisäännötjalinjauksetovatolleetniiden osaltaalkuvaiheessaväljät,jottaonvoituyhdessäetsiätoimiviaviestintämuotoja. Onhyväottaahuomioon, että yrityksen koko, yli tai ali 30 henkilöä, vaikuttaa siihen, käsitelläänköyrityksensisäisentiedottamisenperiaatteetjakäytännötensinyhteistoiq mintamenettelyssä (Pesonen 2012, 77, 80, 145m Laki yhteistoiminnasta yrityksissä 334/2007).Tämäonhyväottaahuomioontoimeksiantajayrityksessä,kunkasvuontaQ voitteena,muttatähäntutkimukseensitäeisisällytetty. Tehokasviestiminenontärkeääyrityksenmenestykselle.ProsessiajatteluavoidaanhyöQ dyntääviestinnässätehostamallatoimintaajaparantamallaviestinnänlaatua.prosessi voiollaviestintätoimintokokonaisuudessaantaivainyksioperatiivinenaktiviteettiviesq tinnänsisällä.viestinnänprosessointiontoistuvienviestintätoimintojendokumentointia prosesseiksi.dokumentointikannattaatoteuttaayrityksellesopivallatavallajaniitätulee päivittäätarpeeksiusein.prosesseissamukanaolijatkannattaaottaaaktiivisestimukaan jo kehitysvaiheessa. (Korhonen & Rajala 2011, 53Q56, 60Q64.) ToimeksiantajayritykQ sessäonhyvämiettiätässävaiheessa,mitkäsisäisenviestinnänprosessitovatsellaisia, ettänevoidaanprosessoidajadokumentoida.kaikellatällävoidaanvarautuatulevaiq suuteenjakasvuun,kunonselvättoimintaprosessitvalmiina. ViestinnänkäytännönsuunnittelussaonsyytäkiinnittäähuomiotapäivittäisviestinnänlinQ jauksiin,toistuviin,velvoittaviintaitiedossaoleviintehtäviin,projekteihinsekäohjeisiinja
30 prosessikuvauksiin.osanäistävoikehittyärutiineiksi,jolloinvoitehdätarkempiaproq sessimäärityksiäjaqkuvauksia.(korhonen&rajala2011,66,75,84mjuholin2013,143.) Kuviossa 3 on Juholinin (2013) kuvaus viestinnän käytännön suunnittelun viitekehykq sestä: QPäivittäisviestintä Mitä?(asiat) OrganiQ saation strategia ViestinQ tästrateq gia QToistuvat,tiedossaolevat tehtävät QAinutkertaisettapahtumat QProjektit Keille,keidenkanssa (osapuolet,toimijat) Mitenusein?(rytmitys) Milloin? QKampanjat QOhjeetjapolitiikat Missäjamiten?(fooruQ mit,kanavat) Kukavastaajajärjestää? (organisointijavastuut) YhtäkkisetmuuQ toksetorganiq saatiossa,toiq mintaympärisq tössätaiviestinq täympäristössä Kuvio3.Käytännönsuunnittelunviitekehys(Juholin2013,143). 3.2Työyhteisönsisäisenviestinnänlinjaukset Päivittäisviestintäonolennainentekijätyöyhteisössä.SiinäonjokaisellatyöyhteisönjäQ senelläomavastuunsa.hyvänpäivittäisviestinnänansiostatyötsujuvatjatietokulkee. Se onnormaalia,jatkuvaajatosiaikaistatoimintaa. (Korhonen&Rajala2011,18Q19m Juholin2013,143Q146,162Q163.)Hyvinmääriteltykanavarakenneauttaajokapäiväistä operatiivistaviestintää,yksittäisissätoimenpiteissäjaantaasuuntaviivatsille,mitäkanaq viakäytetäänmissäkintilanteessa.jokainenvoivaikuttaajokapäiväiseentoimintaanteq hostamallaomaaviestintäänsäpienilläkehitysaskelilla,esimerkiksiparantamallasähköq postinsaotsikointianiin,ettävastaanottajaymmärtääasianhiemannopeammin.(korq honen&rajala2011,17q18,27mjuholin2013,144q146.)toimeksiantajayrityksessäon tarpeellistamiettiäviestintäkanavienkäyttöätarkemminjalinjataneselvästi,jottatyöyhq teisönviestintäävoidaansujuvoittaa.kunnäitäeiolevielätehtynä,voiviestintätuntua