Versio 6.11 Uudet ominaisuudet 16.9.2016 Sivu 1 / 16
Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 2 Hallintomoduulin uudet ominaisuudet... 4 2.1 Organisaatiopuun hallintanäkymässä mahdollisuus lähettää sähköpostia käyttäjille... 4 2.2 Rekrytointikohtaisesti määritettävät hakulomakkeen kysymykset pystytään tagittamaan tulostuspohjiin... 5 3 Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet... 6 3.1 CV-näkymän työkokemus-, tutkinnot- ja kurssiosioiden käyttöliittymämuutokset... 6 3.2 Hakija peruuttanut ajankohta näkyviin hakijan tietoihin... 6 3.3 Tulostuspohjatulostus monen rekrytoinnin tiedoista yhtäaikaisesti... 7 3.4 Hakemuksien lähettäminen kommentoitavaksi... 8 4 Uudistuksia rekrytointimoduulin ja sijaisrekisterin tilastoraportteihin... 11 4.1 Tilastoraporttien ohjeet... 11 4.2 Suhteelliset aikamääreet hakuehtona... 12 4.3 Rekrytointien tilastoraporttien näkymämuutokset... 12 4.4 Muutos hakijoita koskevien hakuehtojen antamisessa... 13 4.5 Sijaistarpeiden tilastoraporttien näkymämuutokset... 14 4.6 Sijaistarpeiden pituus ja sijaistarpeiden syyt raporteille mukaan vain täytetyt sijaistarpeet... 14 4.7 Muutos sijaistarpeen ajankohdan käsittelyyn sijaistarpeen hakemisessa ja näyttämisessä raportilla... 15 4.8 Tilastoraporttien kopiointi exceliin / taulukkolaskentaohjelmaan... 16 4.9 Rekrytoinnin ja sijaisrekisterin tilastoraporttien muutoksien vaikutus versiopäivityksen yhteydessä... 16 Sivu 2 / 16
1 Yleistä Tässä dokumentissa on kuvattu Kuntarekry version 6.11 uudet ominaisuudet verrattuna ohjelmistoversioon 6.10. Jokaisen ominaisuuden kohdalla on otettu kantaa siihen, liittyykö se jo olemassa oleviin toiminnallisuuksiin vai onko se kokonaan uusi ominaisuus. Mikäli ominaisuus liittyy olemassa oleviin toiminnallisuuksiin, on tässä dokumentissa annettu suositus, mitä päivityksen yhteydessä kannattaa tehdä, tarkistaa tms. Mikäli tällaisen ominaisuuden kohdalla on kommentoitu Ei erityisvaikutuksia olemassa oleviin toiminnallisuuksiin tai vastaavasti, tulee pääkäyttäjien kuitenkin koekäyttää ohjelmiston ne toiminnallisuudet, joihin uudistuksia on tehty sekä miettiä mahdolliset vaikutukset esimerkiksi organisaatioille jaettuihin ohjeistuksiin. Mikäli ominaisuus on kokonaan uusi toiminnallisuus ja se voidaan ottaa käyttöön erikseen, sillä ei ole vaikutusta olemassa oleviin toiminnallisuuksiin millään tavalla. Sivu 3 / 16
2 Hallintomoduulin uudet ominaisuudet 2.1 Organisaatiopuun hallintanäkymässä mahdollisuus lähettää sähköpostia käyttäjille 2.1.1 Ominaisuuden kuvaus Kuntarekryn uudessa versiossa on mahdollista lähettää käyttäjille sähköpostia organisaatiopuun hallintanäkymässä. Lähettäminen tapahtuu valitsemalla haluttu yksikkö tai henkilö organisaatiopuusta ja klikkaamalla organisaatiopuun alla olevaa Lähetä sähköpostia painiketta. Tästä kuva alla. Painikkeen painamisen jälkeen avautuu sähköpostin lähetys -dialogi, jossa näytetään keille kaikille viesti on lähtemässä. Mikäli viesti lähetetään jollekin yksikölle, lähtee viesti myös valitun yksikön alayksiköiden henkilöille. Viesti ei koskaan lähde historiassa oleville henkilöille. 2.1.2 Vaikutukset versiopäivityksessä Uusi ominaisuus tulee automaattisesti voimaan päivityksen jälkeen. Sillä ei kuitenkaan ole erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistuksista kannattaa kuitenkin informoida tai kouluttaa käyttäjiä. Sivu 4 / 16
2.2 Rekrytointikohtaisesti määritettävät hakulomakkeen kysymykset pystytään tagittamaan tulostuspohjiin 2.2.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa on mahdollista tulostaa tulostuspohjalle myös hakulomakkeelle käyttöönotettavia rekrytointikohtaisesti muokattavia kysymyksiä. Sekä kysymykselle että vastaukselle pystytään tulostuspohjien tagien hallinnassa tekemään omat tagit, joita voidaan sitten liittää tulostuspohjiin normaalisti, samalla tavalla kuin muitakin tageja. Rekrytointikohtaisesti muokattavien kysymysten tagit alla. Yllä olevassa esimerkiksi tagi #avoinkys_1# tarkoittaa rekrytointikohtaisesti muokattavan kysymyksen no1 itse kysymystä ja alempi tagi #avoinvast_1# ko kysymykseen hakijan syöttämää vastausta. 2.2.2 Vaikutukset versiopäivityksessä Uusi ominaisuus tulee automaattisesti voimaan päivityksen jälkeen. Sillä ei kuitenkaan ole erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistuksista kannattaa kuitenkin informoida tai kouluttaa käyttäjiä. Sivu 5 / 16
3 Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet 3.1 CV-näkymän työkokemus-, tutkinnot- ja kurssiosioiden käyttöliittymämuutokset 3.1.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa on muutettu tapaa, miten työnhakijan CV:n käyttöliittymässä näytetään työkokemus-, tutkinnot- ja koulutus-/kurssitietoja. Ne näytetään käyttöliittymässä jälleen taulukkomuodossa. CV-näkymän perustulostuksen tulosteessa ko tiedot ovat edelleen aseteltuna samalla tavalla, kuin edellisessä versiossa. Esimerkkinäkymä hakijan CV:ltä työkokemustiedoista alla. 3.1.2 Vaikutukset versiopäivityksessä Uusi ominaisuus tulee automaattisesti voimaan päivityksen jälkeen. Sillä ei kuitenkaan ole erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistuksista kannattaa kuitenkin informoida tai kouluttaa käyttäjiä. 3.2 Hakija peruuttanut ajankohta näkyviin hakijan tietoihin 3.2.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa nähdään hakijan CV-näkymässä peruutuspäivä, jolloin hakija on peruuttanut hakemuksensa. Hakija voi peruuttaa hakemuksen hakuaikana, kuten ennenkin. Peruutuspäivä näkyy yhdessä hakupäivän ja muokkauspäivän kanssa. Tätä päivämäärää ei näytetä, mikäli hakija on peruuttanut hakemuksen vanhemmassa Kuntarekry versiossa. 3.2.2 Vaikutukset versiopäivityksessä Uusi ominaisuus tulee automaattisesti voimaan päivityksen jälkeen. Sillä ei kuitenkaan ole erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistuksista kannattaa kuitenkin informoida tai kouluttaa käyttäjiä. Sivu 6 / 16
3.3 Tulostuspohjatulostus monen rekrytoinnin tiedoista yhtäaikaisesti 3.3.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa on mahdollista tulostaa tulostuspohjalle tietoja useasta rekrytoinnista yhtä aikaisesti. Tämä tapahtuu rekrytointilistausnäkymässä valitsemalla halutut rekrytoinnit ja klikkaamalla näkymän alatoimintopalkissa olevaa Asiakirjapohjat/tulostuspohjat painiketta. Huomioitavia asioita tämän toiminnon käyttämisessä: Vanhojen asiakirjapohjien, jotka on tehty Microsoft Wordilla, tulostuksessa saattaa ilmetä ongelmia - > tätä toiminnallisuutta varten kannattaa siis tehdä uudet asiakirjapohjat Yhdellä kertaa voi tulostaa vain yhden organisaation rekrytoinneista Tulostuksen voi tehdä vain rekrytoinneista, joiden tietoihin on lukuoikeus Huomioitavia asioita tähän toimintoon liittyvissä tulostuspohjissa: Tulostuspohjan alkuun tulee laittaa monistusmerkki <###> (eli pienempikuin, kolme risuaitaa ja suurempikuin merkit) Jokainen rekrytointi tulostuu omalle sivulleen Vaikka tulostuspohjassa olisi (vahingossa jäänyt) hakijoiden tietoihin liittyviä tageja, näihin ei haeta tietoja hakijoiden tiedoista. 3.3.2 Vaikutukset versiopäivityksessä Uusi ominaisuus tulee automaattisesti voimaan päivityksen jälkeen. Sillä ei kuitenkaan ole erityisvaikutuksia versiopäivityksessä. Uudistuksista kannattaa kuitenkin informoida tai kouluttaa käyttäjiä. Sivu 7 / 16
3.4 Hakemuksien lähettäminen kommentoitavaksi 3.4.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry versiossa on mahdollista lähettää hakemuksia kommentoitavaksi järjestelmän muille käyttäjille. Tämä antaa mahdollisuuden toimintatapaan, jossa hakemuksia käsittelevän esimiehen ei tarvitse kirjautua järjestelmän täysversioon ja etsiä sieltä oma rekrytointinsa päästäkseen käsittelemään hakemuksia. Esimies voi kirjautua järjestelmän kevytversioon jossa hän tulee suoraan näkymään, josta hakemukset voidaan lukea, luokitella ja kommentoida. Toiminto suoritetaan hakijalistanäkymässä valitsemalla hakijat, joista kommentit halutaan ja klikkaamalla alatoimintopalkin Kommentointipyyntö painiketta. Kommentointipyynnön voi tehdä kuka tahansa, joka pääsee kyseisen rekrytoinnin hakemuksia käsittelemään. Tästä kuva alla. Kommentointipyyntö painikkeesta avautuu alla oleva dialogi. Dialogin Vastaanottajat valitaan keille valitut hakemukset lähetetään kommentoitavaksi. Vastaanottajiksi voidaan valita vain järjestelmän käyttäjiä. Järjestelmän ulkopuolisille henkilöille kommentointipyyntöä ei voi lähettää. Lisäksi dialogissa kirjoitetaan sähköpostiviestin otsikko ja itse viesti, joka kommentointipyynnön vastaanottajille lähetetään sekä määritetään, mihin mennessä hakemuksia on kommentoitava. Sivu 8 / 16
Tämän jälkeen kommentointipyynnön vastaanottajat saavat viestin sähköpostiinsa, jossa olevasta linkistä klikkaamalla he pääsevät näkymään, jossa listataan hakijat, joista kommentteja halutaan. Tästä kuva alla. Ylläolevassa näkymässä näytetään ensin rekrytoinnin nimi, johon hakijat ovat hakeneet ja sen alla kommentointipyynnön lähettämisen yhteydessä kirjoitettu viesti sekä pyynnön lähettäjä ja kommentoinnin määräaika. Hakijan nimeä klikkaamalla avautuu hakijan CV-näkymä, jossa varsinainen kommentointikin suoritetaan. Tästä kuva alla. Sivu 9 / 16
Kommentoinnin lisäksi yllä olevassa hakijan CV-näkymässä voidaan muokata hakijan Kelpoisuutta, soveltuvuutta ja tilaa. Mikäli kommenttipyynnön vastaanottaja ei ole kommentoinut hakijoita, lähetetään hänelle muistutusviesti kommenttipyynnöstä 1 pv ennen viimeistä kommentointipäivää. Viimeisen kommentointipäivän jälkeen pyynnön lähettäjä saa koosteviestin, jossa kerrotaan, mikäli joku ei ole komentoinut hakijoita. Viimeisen kommenttipäivän jälkeen kommenttipyyntö poistetaan ja näin ollen pyynnön saajat eivät voi enää hakijoita kommentoida. Mikäli kommentteja vielä halutaan, tulee kommenttipyyntö lähettää uudelleen. Kommenttipyyntönäkymään pystytään sähköpostissa olevan linkin lisäksi kirjautumaan myös suoraan. Kirjautumisosoite on https://www.kuntarekrytointi.fi/rekrylite. Kommenttipyyntönäkymään kirjaudutaan normaalisti Kuntarekry tunnuksilla. Kirjautumisen jälkeen käyttäjälle näytetään rekrytoinnit, joihin liittyen hänellä on kommenttipyyntöjä. Tästä kuva alla. Klikkaamalla yllä olevassa näkymässä käyttäjälle näytetään hakijat, joista ko rekrytointiin liittyen kommentteja on pyydetty. Tämä näkymä on sama, johon käyttäjä pääsee sähköpostiinsa tulleesta linkistä. Yllä olevassa näkymässä kommenttipyynnön saaja pystyy merkitsemään ko rekrytoinnin kommentoiduksi vaikka ei olisikaan kommentoinut kaikkia hakijoita, joista kommenttia on pyydetty. Mikäli kommenttipyynnön saaja kommentoi kaikkia hakijoita, muuttuu ko rekrytointi kommentoiduksi automaattisesti. 3.4.2 Vaikutukset versiopäivityksessä Uusi ominaisuus tulee automaattisesti voimaan päivityksen jälkeen. Sillä ei kuitenkaan ole erityisvaikutuksia konfigurointeihin versiopäivityksen yhteydessä. Koska uusi ominaisuus kuitenkin tulee automaattisesti käyttöön, kannattaa siitä kuitenkin informoida tai kouluttaa käyttäjiä. Sivu 10 / 16
4 Uudistuksia rekrytointimoduulin ja sijaisrekisterin tilastoraportteihin Rekrytointimoduulin ja sijaisrekisterin tilastoraportteihin tehtiin uuteen Kuntarekry versioon useita muutoksia. Muutoksien tavoitteena on tilastoraportoinnin käytettävyyden parantaminen. Tässä kappaleessa on kuvattu nämä muutokset. 4.1 Tilastoraporttien ohjeet Tilastoraportoinnin ohjeet on tuotu käyttöliittymän kautta nähtäviksi. Ohjeet löytyvät toiminto/osiokohtaisesti sinivalkoisen i painikkeen takaa avautuvasta ikkunasta. Jokaisen i painikkeen takaa avautuu ko toimintoa/osiota koskeva ohje. Sivu 11 / 16
4.2 Suhteelliset aikamääreet hakuehtona Uudessa Kuntarekry versiossa tilastoraporttien hakukriteereissä voi valita suhteellisia aikamääreitä hakuehdoksi. Tästä kuva alla. Mikäli aikavälimääreeksi valitsee Anna aikaväli, pystyy aikavälin määrittämään manuaalisesti, kuten edellissäkin Kuntarekry versioissa. 4.3 Rekrytointien tilastoraporttien näkymämuutokset Rekrytointien tilastoraporteissa on uudessa Kuntarekry versiossa muutettu raporttinäkymien välilehdillä näkyviä tietoja. 4.3.1 Rekrytointien jakaumat yhdistetty yhdeksi näkymäksi Rekrytointien jakaumat palvelussuhteen lajin, palvelussuhteen tyypin sekä julkaisun mukaan on uudessa Kuntarekry versiossa yhdistetty yhteen näkymään. Aiemmissa versioissa nämä jakaumat esitettiin jokainen omassa näkymässään. Tästä kuva alla. Sivu 12 / 16
4.3.2 Rekrytointien hakijaraportit omaksi näkymäkseen Rekrytointien hakijaraportti on nostettu tilastoraporteissa omaksi ylänäkymäkseen. Aiemmissa versioissa tämä oli yksi rekrytointiraporttien alanäkymä. Tästä kuva alla. 4.4 Muutos hakijoita koskevien hakuehtojen antamisessa Aiemmissa Kuntarekry versioissa pystyttiin tilastoraporteissa rajaamaan hakijoita miltei millä tahansa hakulomakkeilla käytössä olevilla hakukriteereillä. Uudessa Kuntarekry versiossa pystytään hakijoita rajaamaan ainoastaan syntymäajan, sukupuolen ja koulutustason mukaan. Hakijoita koskevat hakuehdot hakuehtoja voi antaa sekä sijais- että rekrytointipuolella niissä raporttinäkymissä, joissa haetaan hakijoihin liittyvää tietoa. Hakijoita koskevien hakuehtojen antamisesta kuva alla. Sivu 13 / 16
4.5 Sijaistarpeiden tilastoraporttien näkymämuutokset Uudessa Kuntarekry versiossa on sijaistarpeiden tilastot raporteissa yhdistetty sijaistarpeiden täyttö ja sijaisten kelpoisuus alanäkymät yhdeksi raporttinäkymäksi. Tästä kuva alla. 4.6 Sijaistarpeiden pituus ja sijaistarpeiden syyt raporteille mukaan vain täytetyt sijaistarpeet Uudessa Kuntarekry versiossa sijaistarpeiden pituus ja sijaistarpeiden syyt raporteille lasketaan mukaan ainoastaan täytetyt sijaistarpeet. Aiemmissa versioissa näihin tilastoihin laskettiin mukaan kaikki sijaistarpeet, myös esim perutut sekä sellaiset, joita ei oltu täytetty sijaisilla. Näistä kuvat alla. Sijaistarpeiden pituus -raportti Sivu 14 / 16
Sijaistarpeiden syyt -raportti 4.7 Muutos sijaistarpeen ajankohdan käsittelyyn sijaistarpeen hakemisessa ja näyttämisessä raportilla Uudessa Kuntarekry versiossa on yksinkertaistettu ja johdonmukaistettu sijaistarpeen ajankohdan käsittelyä tilastoraporteissa. Aiemmissa versioissa sijaistarve löytyi raportille, mikäli jokin sijaistarpeen vuoroista osui hakuehdoksi annettuun aikaväliin. Esimerkki: Järjestelmässä on sijaistarve, joka alkaa 28.8. ja päättyy 2.9. sijaisten määrä ko sijaistarpeessa 3 henkilöä. Aiemmissa versioissa tämä sijaistarve löytyi elokuun raportille ja raportilla nähtiin, että sijaisten määrä oli kolme Aiemmissa versioissa sijaistarve nousi myös syyskuun raportille ja siinäkin sijaisten määrä oli luonnollisesti kolme Aiemmissa versioissa, kun raportin lopputulosta tarkasteltiin aikaväleittäin, sijaistarve näkyi vain elokuun raportilla -> Eli kun lokakuun raporttia tarkasteltiin Yksiköittäin, niin ko sijaistarve näkyi myös lokakuun raportilla, mutta kun lokakuun raporttia tarkasteltiin Aikaväleittäin, ko sijaistarvetta ei raportilla näkynyt. Yllä esitetyistä tilanteista saadun palautteen perusteella sijaistarpeen ajankohdan käsittelyä päätettiin yksinkertaistaa ja johdonmukaistaa. Uudessa Kuntarekry-versiossa sijaistarve katsotaan yksiselitteisesti kuuluvaksi sille ajanjaksolle, jolloin sijaistarpeen ensimmäinen vuoro alkaa. Yllä oleva esimerkki uudessa Kuntarekry versiossa: Järjestelmässä on sijaistarve, joka alkaa 28.8. ja päättyy 2.9. sijaisten määrä ko sijaistarpeessa 3 henkilöä. Uudessa versioissa tämä sijaistarve löytyy elokuun raportille ja raportilla nähtiin, että sijaisten määrä oli kolme Uudessa versioissa sijaistarve ei nouse syyskuun raportille Uudessa versiossa ko sijaistarve näkyy ainoastaan elokuun raportilla, vaikka lopputulosta tarkasteltaisiin yksiköittäin/aikaväleittäin Sivu 15 / 16
4.8 Tilastoraporttien kopiointi exceliin / taulukkolaskentaohjelmaan Uudessa Kuntarekry versiossa rekrytointien ja sijaisrekisterin tilastoraportteja ei enää kopioida exceliin leikepöydän kautta. Klikattaessa jonkin tilastoraportin alla olevaa Kopioi taulukkolaskentaohjelmaan painiketta, luodaan raportista.csv-tiedosto, jonka käyttäjä voi esim tallentaa omalle koneelleen tai avata taulukkolaskentaohjelmassa. Muutos toteutettiin sen vuoksi, että internet-selainten uudet versiot eivät enää salli kopiointia leikepöydän kautta. Tästä kuva alla. 4.9 Rekrytoinnin ja sijaisrekisterin tilastoraporttien muutoksien vaikutus versiopäivityksen yhteydessä Tilastoraportteihin tehdyt muutokset tulevat automaattisesti voimaan uudessa versiossa. Niillä ei ole suoranaisia vaikutuksia järjestelmän konfigurointeihin päivityksen yhteydessä. Niiden käyttäjien, jotka näitä tilastoja käyttävät, on hyvä tutustua / kouluttautua uusiin ominaisuuksiin ja miettiä niiden vaikutuksia raportointikäytäntöihin. Sivu 16 / 16