Google-työkalut: Dokumenttien jakaminen ja kommentointi

Transkriptio

1 Google-työkalut: Dokumenttien jakaminen ja kommentointi Dokumenttien jakaminen Google työkaluilla luodut dokumentit on jaettavissa muille käyttäjille Jaa painikkeella, joka sijaitsee työkalujen oikeassa ylänurkassa (Drivessa jako tapahtuu ikonista tiedostojen ollessa valittuina). Toiminto avaa ruudulle seuraavanlaisen ikkunan: Ikkunassa näkyvään kenttään voidaan syöttää henkilöitä, joille dokumentti halutaan jaettavan. Käyttäjien käyttöoikeuksia voidaan tarvittaessa rajata kentän oikealla puolella olevasta alasvetovalikosta. Mikäli tiedostosta halutaan luoda jaettava linkki, saadaan se luotua ikkunan ylälaidasta olevan Hanki jaettava linkki toiminnon kautta. Tämän jälkeen kaikki linkin saaneet henkilöt pääsevät dokumenttiin käsiksi. Ikkunan alalaidasta päästään lisäasetuksiin, josta voidaan määritellä dokumentin jakamisasetuksia tarkemmin. Ikkunasta on mm. nähtävillä kenelle kaikille dokumentti on jaettu ja minkälaiset oikeudet heillä on sen käsittelyyn. Tiedostot on jaettavissa lisäasetusikkunassa esillä olevien kuvakkeiden kautta myös muihin palveluihin kuten Twitteriin, Facebookiin tai Google+:aan.

2 Tällöin esille ponnahtaa uusi ikkuna, jonka kautta tiedostot päästään jakamaan. Facebookin ja Twitterin osalta vaaditaan erillinen kirjautuminen palveluihin. Alla olevassa kuvassa tiedosto jaetaan Teppo Testihenkilölle, jolle annetaan myös oikeudet tiedoston muokkaamiseen. Ikkunan alalaidasta on nähtävillä, että muokkaajalla on myös oikeus lisätä tiedostolle käyttäjiä sekä muuttaa sen käyttöoikeuksia. Tämä asetus kannattaa muuttaa, mikäli tiedostoa ei haluta jakaa muille kuin lisätyille käyttäjille. Jakamisasetukset Rastittamalla kohta Ilmoita käyttäjille sähköpostitse lähettää käyttäjille suoran linkin tiedostoon. Lisäksi heille voidaan samalla kirjoittaa viesti vaikkapa tiedoston sisältöä koskien. Ilmoituksesta voidaan lähettää myös kopio omaan sähköpostiin. Jakamisasetukset tulevat voimaan Lähetä painikkeesta. Linkin jakamista voidaan säädellä vielä tarkemmin lisäasetusikkunan ensimmäisellä käyttäjärivillä olevasta Muuta linkistä. Esille ilmestyvästä ikkunasta voidaan määritellä,

3 pääseekö tiedostoon käsiksi kuka tahansa, vain linkin saaneet henkilöt, oman organisaation henkilöt tai ainoastaan tiedoston käyttäjälistaan lisätyt henkilöt. Kaksi ensimmäistä vaihtoehtoa ei vaadi käyttäjiltä kirjautumista palveluun. Tiedoston jakamistapa on nähtävissä myös työkaluissa esillä olevista Jaa painikkeista (esim. = julkinen, = linkillä jaettu jne.). Linkin jakamisasetukset Lisätietoja dokumenttien jakamisesta löytyy Google Driven ohjeista (englanniksi), jossa on saatavilla aina ajantasaiset tiedot jakamiseen liittyvistä toiminnoista. Katso video: Dokumentin jakaminen Drivessa kesto: 1:55

4 Kommentointi Mikäli käyttäjille on dokumentin jakamisen yhteydessä asetettu muokkaus tai kommentointioikeudet asiakirjaan, he voivat tehdä siihen kommentteja. Kommentointi tapahtuu maalaamalla kommentoinnin kohteena oleva alue asiakirjasta ja valitsemalla Lisää valikosta toiminto Kommentti. Samainen toiminto löytyy myös oikeasta hiirenpainikkeesta ilmestyvästä valikosta tekstialueella oltaessa. Kommentit ilmestyvät asiakirjan oikealle puolelle kommentoidun tekstin kohdalle. Kommenttiin voidaan vastata, sitä voidaan muokata ja se voidaan myös poistaa tarvittaessa. Muokkaaminen ja poistaminen onnistuu ainoastaan kommentin asettajan toimesta. Merkitsemällä kommentti ratkaistuksi kommentti ikkuna häviää piiloon ruudusta. Teija Testihenkilö on kommentoinut tekstiä. Vaaleanpunainen kohdistin tekstin lopussa kertoo, että Teija on juuri tarkastelemassa kyseistä kohtaa. Asiakirjaan tehdyt kommentit saadaan listattua omaan ikkunaansa asiakirjanäkymän oikeasta ylänurkasta olevasta Kommentit painikkeesta. Tätä kautta myös ratkaistuiksi merkityt kommentit voidaan avata uudelleen. Valikosta voidaan myös muokata kommenttien ilmoitusasetuksia, joista voidaan määritellä, missä kaikissa tapauksissa asiakirjan omistaja saa aina sähköpostiinsa ilmoituksen lisättyihin kommentteihin liittyen.

5 Katso video: Kommentointi kesto: 1:28