KUNTAREKRYN REKRYTOINTIMODUULIN KOULUTUSMATERIAALI

Transkriptio

1 KUNTAREKRYN REKRYTOINTIMODUULIN KOULUTUSMATERIAALI Koulutusympäristö: Tuotantoympäristö: Tämä on luottamuksellinen ja salassapidettävä dokumentti. Tätä dokumenttia tai mitään osaa tästä dokumentista ei saa luovuttaa kolmansille osapuolille ilman KL-Kuntarekry Oy:n tai Elbit Oy:n kirjallista suostumusta.

2 YLÄPALKKI - Oman salasanan vaihtaminen - Asetukset - Kielivalinta - Aloitusnäkymä, eli moduuli joka on valmiina kun kirjaudutaan sisään - Ohjeet ja materiaalit - Käyttöoppaat pdf:nä (Ctrl + F on sanahakutoiminto) - Opastevideot - Muuta ohje- ja koulutusmateriaalia - Testiympäristössä Testiympäristön testijulkaisupaikka vastaa Kuntarekry.fi -sivustoa 2 I Kuntarekry.fi

3 KÄYTTÖOIKEUSTASO - Käyttäjätunnuksen ominaisuus - Pääkäyttäjä valitsee jokaiseen käyttäjätunnukseen - Määrittelee oikeudet: Mitä toimintoja voi käyttää Mitä moduuleja voi käyttää (Rekrytointi/ Sijaisrekisteri/ Hallinto) Missä organisaation yksiköissä voi käyttää Sijaisrekisteriä - Yksittäisiä oikeuksia on useita kymmeniä - Käyttöoikeustasoja voidaan tehdä toiveiden mukaisesti niin monta kuin tarvitaan niillä eri oikeuksien yhdistelmillä, joita tarvitaan sen nimisinä, kuin halutaan - Omien käyttöoikeustasojen tilaus asiakastuesta 3 I Kuntarekry.fi

4 ETUSIVU Etusivulla valitaan toiminto, jota halutaan käyttää. Omat rekrytointilistaukset kohtaan voidaan tallettaa linkkejä omaan käyttöön. Näkymässä näytetään toimintoja käyttäjätunnuksen oikeuksien mukaan. 4 I Kuntarekry.fi

5 REKRYTOINNIN LUOMINEN Anna rekrytoinnille nimi, josta se on myöhemmin helppo tunnistaa (ei näy julkisuuteen). 5 I Kuntarekry.fi

6 REKRYTOINTISUUNNITELMA Tärkein asia alhaalla oikealla: Lisää/poista rekrytoinnin käsittelijöitä. Tässä valitaan, ketkä rekrytointiin osallistuvat, ja saavat nähdä sen järjestelmässä Vasemmalla haetaan. 2. Keskellä valitaan. 3. Lisää. 4. Oikealla näkyvät valitut. 5.. OK

7 HENKILÖN REKRYTOINTIKOHTAINEN KÄYTTÖOIKEUS: MITÄ HENKILÖ SAA HAKEMUKSILLE TEHDÄ. 1. Valinnan voi tehdä jokaiselle erikseen 3. Jokaiselle voi valita kerralla saman roolin 2. Sähköposti aina, kun rekrytointiin tulee uusi hakemus 7

8 HENKILÖN REKRYTOINTIKOHTAINEN KÄYTTÖOIKEUS (LÖYTYY OHJEET JA MATERIAALIT > KÄYTTÖOPPAAT > REKRYTOINTIKOHTAISET PROFIILIT ) Rooli määrittelee, mitä henkilö saa hakemuksille tehdä. 8

9 HALLINNOLLISET TIEDOT - Tilastoraportointiin meneviä tietoja - Työpaikkailmoitukselle kopioituvia tietoja - Välilehtien lomakkeille kirjatut asiat tallentuvat välilehdeltä toiselle siirryttäessä. - Mikäli aiot poistua rekrytoinnin hallintanäkymästä menemättä muille välilehdille, talleta ensin Tallenna painikkeella. 9

10 TYÖPAIKKAILMOITUKSEN TEKEMINEN I Kuntarekry.fi

11 TYÖPAIKKAILMOITUS Antamasi versionimi. Valitse tarvittaessa tästä se, jota käsittelet, jos versioita on useita. Kynäpainike avaa tekstikentän isoksi. Ilmoitusversioita voi kopioida, poistaa, muokata, esikatsella ja tulostaa sekä lähettää sähköpostilla kommentoitavaksi. 11

12 TYÖPAIKKAILMOITUKSEN MERKKIMÄÄRÄRAJOITTIMET - Tehtävänimike (Kuntarekry.fi, te-palvelut.fi) rajoitin vain te-palvelut.fi:ssä 50 - Tehtävänkuvaus (Kuntarekry.fi, te-palvelut.fi) Lisätietojen antajat (nimet, yhteystiedot, ajankohta, muuta) Työ alkaa (Kuntarekry.fi, te-palvelut.fi) 40 - Palkka (Kuntarekry.fi, te-palvelut.fi) rajoitin vain te-palvelut.fi:ssä 40 - Tehtäväalue (Kuntarekry.fi) I Kuntarekry.fi

13 13

14 HAKULOMAKE 2. Anna nimi lomakeversiolle, esim. lomake I Kuntarekry.fi

15 KYSYMYKSISTÄ ERITYISHUOMIOITA Ruksi käytössä : kysymys näkyy hakijalle Ruksi Pakollinen kenttä : hakemusta ei voi lähettää jos ei vastaa Muutamia yleisohjeita - Sähköinen tiedoksianto: suostumus siihen, että virallinen päätös tiedotetaan sähköisesti/ kirjeitse - Vaaditut todistukset/ luvat/ osaamiset: valikosta valitaan ne, jotka hakijalle näytetään. EI KYSYTÄ PAKOLLISENA. - Työkokemuskysymysten päättymispäivä: EI KYSYTÄ PAKOLLISENA Opettajarekrytointi - Kysytään työkokemuskysymyksissä Opettajakokemus, mutta EI KYSYTÄ PAKOLLISENA - Kysytään tutkintojen opettajakysymyksiä, mutta EI KYSYTÄ PAKOLLISENA Kiinnostuskysymykset - Kohdistetussa rekrytoinnissa: EI KYSYTÄ KOSKAAN - Avoimessa- ja sijaisrekrytoinnissa: kysytään alue/ kunta ja tehtäväalueet/ tehtävät PAKOLLISENA 15

16 JULKAISU Valitse julkaistava ilmoitus- ja hakulomakeversio Aika, jolloin ilmoitus on näkyvillä netissä. HUOM hakuajan päättymisklo Kaikki julkiset haut Kuntarekry.fi te-palvelut.fi valinta vie ilmoituksen Ei tarvita, RSS tuo omille sivuille Sisäiset haut VAIN tänne Ruksi avaa lisäkentät, jotka täytetään. Suomi- ja ruotsiversiot menevät te-palvelut.fi - julkaisuun samalla kerralla valinnalla Toisen kielen työpaikkailmoitus Tallenna julkaisee. 16

17 ERITYISTIETOJA JULKAISUSTA - Kuntarekry.fi päivittyy 15 min. välein. - Muutokset päivittyvät pelkällä tallennuksella, ei tarvita uutta julkaisua. - Te-palvelut.fi päivittyy ½ h välein. - Muutokset eivät päivity. - Te-palvelut.fi -julkaisuun Muutokset tehdään te-palvelut.fi sivustolla, jonne voi kirjautua TA-tunnuksilla (työnantaja saa ne T&E toimistosta) - Ilmoituksen poistaminen: muokkaa hakuaika päättymään 20 min. kuluttua. Poista ei poista ilmoitusta netistä! Ilmoitus poistuu, kun muutetaan hakuaika päättymään 20 min. kuluttua. Muutosten jälkeen tallenna. Uusi julkaisu tehdään tällä 17

18 HAKUAJAN JATKAMINEN - Muokkaa hakuajan päättymisaikaa Kuntarekry.fi julkaisussa - Jos ilmoitus on jo poistunut te-palvelut.fi:stä edellisen hakuajan päätyttyä, poista te-palvelut.fi julkaisu, ja tee uusi julkaisu te-palvelut.fi:iin - Te-palvelut.fi:n hakuaika täytyy olla kuntarekry.fi julkaisun hakuajan sisällä: - Alkuaika sama tai myöhäisempi kuin kuntarekry.fi:ssä - Loppuaika sama tai aikaisempi kuin kuntarekry.fi:ssä 18 I Kuntarekry.fi

19 REKRYTOINTILISTAUSNÄKYMÄ Jakoavaimella valitaan, mitä rekrytointeja listalla näytetään, ja mitä tietoja rekrytoinneista Taulukko päivitetään, tulostetaan ja kopioidaan Exceliin Alarivin painikkeilla kohdistetaan toimenpiteitä listalta valittuun rekrytointiin 19

20 LISTAUKSEN SUODATTAMINEN 2. Valitse suodatukset, eli mitä rekrytointeja näytetään. 3. Valitse taulukon sarakkeet, eli mitä tietoja rekrytoinneista näytetään I Kuntarekry.fi

21 OMAN LISTAUKSEN TALLETTAMINEN ETUSIVULLE 2. Valitse suodatukset, eli mitä rekrytointeja näytetään. 3. Valitse taulukon sarakkeet, eli mitä tietoja rekrytoinneista näytetään. 5. Anna listaukselle nimi, joka näytetään etusivulla I Kuntarekry.fi

22 HAKEMUKSET - Hakijalista avautuu tuplaklikkaamalla rekrytoinnin riviä (tai Avaa painikkeella) - Hakemus avautuu tuplaklikkaamalla hakijan riviä (tai hakemuksen tiedot painikkeella) 22 I Kuntarekry.fi

23 TOIMENPITEET HAKEMUKSILLE Välilehdillä on tietoja rekrytoinnin ja hakemusten käsittelystä, kuten hakijoille lähetetyt viestit. Rekrytointisuunnitelmassa valittu Henkilön rekrytointikohtainen käyttöoikeus vaikuttaa siihen, mitä toimenpiteitä hakemuksille voi täällä tehdä. Yksittäisiin hakemuksiin kohdistetaan toimenpiteitä joko tässä näkymässä, tai hakemuksen lukunäkymässä. Samat toimintopainikkeet ovat molemmissa. Tässä näkymässä toimenpiteen voi tehdä usealle hakemukselle kerralla (esim. sähköpostin lähetys). 23

24 HAKEMUKSEN LUKEMINEN JA LUOKITTELU Jatkokäsittelylle tärkeät luokittelut: 1. Kelpoisuus 2. Soveltuvuus 3. Tila Hakemuksen sisältöä eri välilehdillä Edellinen/ seuraava hakemus Työkokemusten luokittelu oleellisiksi/ opettajakokemuksiksi Vapaan tekstin kommentit 24

25 HAKIJARAPORTTI ELI YHTEENVETO 3. Jos talletetuista ei löydy lähellekään sopivaa, tehdään uusi raportti 1. Talletetuista hakijaraporteista valitaan sopivin. 2. Tarvittaessa muokataan yhteenvetoa 25 I Kuntarekry.fi

26 HAKIJARAPORTIN SISÄLLÖN MÄÄRITTELY (UUSI RAPORTTI) Hakukriteerit= Millaisia hakemuksia haluan yhteenvetoon mukaan? 3. Kaikki hakulomakkeen kysymykset voivat olla hakukriteerejä ja/ tai raportille tulevia tietoja. Esimerkkejä: 4. Lopputulosnäkymän kentät= Mitä tietoja hakemuksilta haluan raportille näkyviin? 5. Kielitaito > Ruotsi tuo kaikki, jotka ovat vastanneet Ruotsi kysymykseen Kielitaito Hakupäivä > riittävän kaukana menneisyydessä oleva alkaen - päivämäärä tuo KAIKKI hakemukset Tila > Haastatellaan tuo kaikki jotka on luokiteltu tilaan Haastatellaan 26

27 HAKIJARAPORTIN TALLETTAMINEN NIMELLÄ Raportin nimi, joka näkyy tallennettujen raporttien valikossa Raportti näkyy valikossa VAIN tässä rekrytoinnissa Missä yksiköissä oleville käyttäjätunnuksille/ kenelle henkilöille raportti näkyy valikossa Lopuksi Tallenna 27 1.

28 HAKIJARAPORTIN SISÄLLÖN MÄÄRITTELY, KUN ON AVATTU ENSIN TALLENNETTU RAPORTTI Valitse raportti, joka on lähinnä sellaista jonka tarvitset 28 I Kuntarekry.fi

29 HAKIJARAPORTIN MUOKKAUS Lisää. Poista. Poista. 1. Muokkaa hakukriteerejä ja/ tai lopputulosnäkymän kenttiä Lisää. 2. Aja raportti uudelleen. 29 I Kuntarekry.fi

30 TAULUKON KÄSITTELY Exceliin vienti: 1. Kopioi 2. Avaa Excel 3. Liitä Excelissä Sarakkeen otsikkoa klikkaamalla lista järjestyy nousevaan/ laskevaan järjestykseen. Myös raporttinäkymässä voi käsitellä hakemuksia. Valitse kaikki > toiminto kohdistuu kerralla kaikkiin. 30 I Kuntarekry.fi

31 TULOSTAMINEN Taulukon yläpalkin painike kohdistaa toiminnon taulukkoon. Tämä siis tulostaa taulukon. Alarivin painike kohdistaa toiminnon ruksilla valittuun kohteeseen. Tämä siis tulostaa hakemuksen. 31

32 PAPERILLA TULLEEN HAKEMUKSEN LISÄÄMINEN Lisää uusi hakija avaa hakijaportaalin näkymän. Tietoja tallennetaan hakulomakkeelle, ja lopuksi klikataan Lähetä hakemus. Pakollisiin kysymyksiin on vastattava jotain. Tämä toiminto kysyy lopuksi hakemuksen saapumisajan: päivämäärä ja kelloaika. Siihen talletetaan aika, jolloin paperihakemus saapui. 32 I Kuntarekry.fi

33 VALINTAESITYS Valintaesitys painikkeen käyttäminen vaikuttaa tilastoraportteihin: - Valintaesitysten määrä - Rekrytointien läpimenoaika Tilastoraporteille riittää, että tallennetaan pelkkä Valintajärjestys. Jos lomake täytetään muiltakin osin, valintaesitys saadaan tulostettua/ tallennettua tekstitiedostona Asiakirjapohjien kautta. 33

34 ASIAKIRJAPOHJAN TULOSTAMINEN 3. Valitse, millaisen asiakirjan haluat tulostaa 1. Valitse, mitä haluat tulostaa 4. Valitse, haluatko esim. jokaisesta hakemuksesta oman erillisen tiedoston, vai kaikki valitut samaan tiedostoon. 5. Tee selaimen valinta, haluatko avata vai tallentaa. 2. Klikkaa Asiakirjapohjat painiketta alarivillä 34

35 HYLKÄÄ JA PALKKAA - Kaikki hakijat pitää olla käsitelty Hylkää tai Palkkaa toiminnoilla, että rekrytointi voitaisiin sulkea 1. Valitse hakija 3. Valitse Ei vaihtoehto, jos haluat vain tehdä Hylkäyksen/ Palkkauksen 4. Mene vaiheet läpi 2. Valitse toimenpide 35

36 REKRYTOINNIN SULKEMINEN - Sulkeminen on tehtävä henkilötietojen automaattisen poistamisen takia. Säilytysaika 2 v. sulkemisen jälkeen. - Sulkeminen edellyttää, että hakuaika on päättynyt, ja kaikki hakijat on käsitelty Palkkaa tai Hylkää painikkeilla. - Sulkemisoikeus on käyttöoikeustasoilla Organisaation pääkäyttäjä, Steppipääkäyttäjä ja Rekrytoinnin pääkäyttäjä. (käyttäjätunnuksen ominaisuus) - Sulkemisoikeus on henkilön rekrytointikohtaisella käyttöoikeudella Rekrytointivastaava. (rekrytoinnin Rekrytointisuunnitelma välilehdellä henkilölle valittu rooli) - Sulkemisen voi perua hakijalistausnäkymässä Tämän jälkeen tulee vielä varmistuskysymys, johon vastataan Kyllä I Kuntarekry.fi

37 TYÖPÖYDÄN TOIMINTOPAINIKKEET Poistaa koko rekrytoinnin järjestelmästä kokonaan. Uuden rekrytoinnin luominen kopioimalla listalta valitun rekrytoinnin tiedot uuteen rekrytointiin. Loppuun asti käsitellyn rekrytoinnin sulkeminen. Suljetut näkyvät suodatuksella Tila: Rekrytointi suljettu. Hakijalistauksen avaus. Rekrytointi muutetaan Avoimeksi, jolloin hakemukset menevät valtakunnalliseen hakijarekisteriin. Rekrytointipohjan teko. Minä hoidan tätä rekrytointia. Oma nimi näkyy Vastuuhenkilö sarakkeessa. Sisäinen tila on organisaation sisäiseen viestintään. Näkyy sisäinen tila sarakkeessa. Julkinen tila näkyy työnhakijoille hakijaportaalissa. Avaa asiakirjan tulostusvalikon. Avaa rekrytoinnin hallintanäkymän. 37