Toiminnanohjausjärjestelmä ja Toimintamallin uudistaminen

Toiminnanohjausjärjestelmä ja Toimintamallin uudistaminen 1.12.2005 hankejohtaja Jussi Laitinen Projektin laajuus, Pääprosessikartta päivittämättä 1. Konserniohjaus 1.8. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. Palveluiden Kaupunkistrategia Henkilöstöstrategia Päätösvalmistelu Taloussuunnittelu Laskenta (sis & ulk) Omaisuudenhallinta Omistajaohjaus kehittäminen T 2. Operatiivinen taloushallinto i Operatiivinen e 2.1 2.2. 2.3. 2.4. toiminto d Myynnistä tuloksi Ostolaskusta maksuun Kirjauksesta raportointiin Palkanlaskenta Strateginen o toiminto n 3. Operatiivinen henkilöstöhallinto ERP ulkopuolella 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. j Rekrytointi Suorituksen johtaminen Palkkaus ja palkitseminen Osaamisen kehittäminen Siirtyminen a 4. Hankinta- ja materiaalitoiminnot t 4.4. 4.6. i 4.1. 4.2. 4.3. 4.5. 4.7. 4.8. Sopimusten ja Toimitustenhallinta t e Logistiikkastrategia Hankintojen suunnittelu Kilpailuttaminen Tilaaminen Varastointi Kuljetus toimittajien hallinta ä 5. Hankkeiden hallinta m 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. y Hankkeen määrittely ja valmistelu Suunnittelu ja resursointi Toteutus Seuranta ja ohjaus k s e n Tilaaja- ja Hankkeiden hallinta Palveluorganisaatiot viranomaislautakunnat Peruspalvelu Yhdyskuntapalvelut h Tilaaja- Prosessi Prosessi Prosessi Prosessi Prosessi a prosessit prosessit Tuottaja A B C D E Tuotanto Tuotanto l mallin sopimus Liikelaitokset l palvelun sopimus Sisäiset liikelaitokset i ohjaus PALVELUIDEN JÄRJESTÄMINEN Ulkoiset liikelaitokset n JA VIRANOMAISTOIMINTA Muut palveluntuottajat t a PALVELUTUOTANTO 2.6.2005 Tampereen kaupunki 15 27.12.2005 Tampereen kaupunki 1

Sisällys Projektin tausta Projektin sisältö ja tavoitteet Liittyminen muihin hankkeisiin 27.12.2005 Tampereen kaupunki 2

Tampere-konserni hallinto uuteen tilaaja tuottaja-toimintamalliin 2007 mennessä konsernitaseen loppusumma 1 970,4 milj.euroa, kaupunki 1 478,8 milj. euroa 14 kunnallista liiketoimintaa harjoittavaa yhtiötä 23 kiinteistö- ja asuinyhtiötä, 2 säätiötä, 5 kuntayhtymää kaupungin henkilöstö noin 16 000 Hankinnat: palvelut 390 ME, materiaalit 162 ME Ostolaskuja: 230 000 kpl/a Asiakkaita 250 000 ( 400 000) Toimittajia 17 000 27.12.2005 Tampereen kaupunki 3

Toimintaympäristö muuttuu myös Tampereella Ulkoiset tekijät Palveluiden kysyntä kasvaa Tamperelaiset ikääntyvät Tampere kasvaa Kilpailu työvoimasta lisääntyy työvoimaa poistuu enemmän kuin tulee kaupungilla haasteellista saada ja pitää osaavaa henkilöstöä Sisäiset tekijät Strateginen tavoite: toimintamallien muuttaminen ja kehittäminen Kaupungin taloudellinen tilanne edellyttää tehostamisen kautta saatavia säätöjä noin kolmannes työntekijöistä jää eläkkeelle 10 v aikana 27.12.2005 Tampereen kaupunki 4

Toimintamallin uudistuksen tavoitteet 1. Poliittisen päätöksenteon vahvistaminen uudet lautakunnat tilaajan ja tuottajan tehtävien eriyttäminen kuntalaisten osallistumismahdollisuuksien parantaminen pormestarimalli 2. Palvelutuotannon tehostaminen markkinamekanismien käyttö tuottajayksiköiden uudelleenorganisointi palvelukeskusajattelun toteutus uudet tuotantotavat (e-palvelut, seutupalvelut) liikelaitostaminen 3. Strategisen johtamisen vahvistaminen konsernihallinnon tiivistäminen bsc-mallin laajentaminen ja kehittäminen kaupunginhallituksen suunnittelujaoston perustaminen Johtoryhmätyöskentelyn kehittäminen K.Hakari 27.12.2005 Tampereen kaupunki 5

Toiminnan tehostamisen välineet Keskitetään toimintaa ja ydinosaamista tehokkaisiin yksiköihin, palvelukeskuksiin henkilöstön määrän ja sijainnin optimointi ei kaksinkertaista resursointia yhdenmukaistetaan prosesseja ja parannetaan työn tuottavuutta ja laatua toiminnan tehostumisen myötä vapautetaan resursseja toimintayksikön ydinosaamiseen, omaan asiakaspalveluun ja palvelutuotantoon yleensä uuden toimintamallin ja tietojärjestelmäkehityksen välille luodaan kiinteä suhde toiminnanohjausjärjestelmä erp 27.12.2005 Tampereen kaupunki 6

Mitä ovat tukiprosessit? Tehostaminen aloitetaan tukiprosesseista. Mitä ovat tukiprosessit? Prosessit jotka eivät välittömästi liity palveluiden tuotantoon kuntalaisille Palvelu: Peruspalvelut ja yhdyskuntapalvelut Tukiprosessit, esimerkkejä: Taloushallinto kirjanpito, laskutus, jne Henkilöstöhallinto sopimukset, henkilöstön kehittäminen, jne. Hankintatoiminta kilpailuttaminen, tilaaminen, sopimustenhallinta, jne. 27.12.2005 Tampereen kaupunki 7

ERP päätökseen vaikuttaneet tekijät ERP vai erillisjärjestelmien uusinta vai ei mitään? 27.12.2005 Tampereen kaupunki 8

Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä? Toiminnanohjausjärjestelmä: (Enterprise Resourse Planning= ERP) ERP-järjestelmä on yhteenliitetyistä ohjelmistomoduuleista koostuva valmisohjelmisto, joka kattaa organisaation eri toiminnot ja koko arvoketjun raaka-aineiden hankinnasta myyntiin ja palveluun. Tieto syötetään vain kerran integroituun järjestelmään Tieto saadaan esim. raporttien muodossa reaaliajassa Tampereen kaupunki hankki SAP- toiminnanohjausjärjestelmän, jonka Siemens toimittaa. (SAP = Software, Applikationen und Produkte) 27.12.2005 Tampereen kaupunki 9

Tampereen toiminnanohjausjärjestelmä Ohjaus, suunnittelu, seuranta Toiminnan tiedot, raportointi Toimittajat ja muut kumppanit Johto käyttöönotto 2007 Tietovarasto ja raportointi Kuntalaiset Esimiesten ja johdon Portaali käyttöönotto 2006 Logistiikka Toimittajasuhteet LogistiikkaTaloushallinto Myynti vaiheistetusti 2006-2007: Henkilöstöhallinta Logistiikka Hankkeiden hallinta Hankkeiden hallinta Henkilöstöhallinta Henkilöstön Portaali Henkilöstö Lähde : SAP (mukaellen) 27.12.2005 Tampereen kaupunki 10

ERP vai erillisjärjestelmien uusinta vai ei mitään? Taloushallinnon ja hankintatoiminnan järjestelmät elinkaarensa päässä korvattava joka tapauksessa aluksi suunniteltiin integroitua talous- ja materiaalihallinnon järjestelmää laajuutta lisättiin henkilöstönhallinta ja tietovarastointi, BI-raportointi Taloushallinnon sähköistäminen hanke aloitti kehityksen 2002 talouden ja materiaalihallinnon integraatio (erp) ostolaskujen käsittelyn ja arkistoinnin sähköistäminen - lähtö verkkolasku palkkahallinnon sähköistäminen sähköinen arkistointi Erillisjärjestelmien uusiminen ei järkevää kustannus- ja ylläpitomielessä 0 - vaihtoehto lykkää hyötyjen saamista Muuttuva organisaatio tarvitsee muunneltavissa olevan järjestelmän! -> Hanke laajentunut koko kaupungin kattavaksi ERP hankkeeksi 2004 27.12.2005 Tampereen kaupunki 11

TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ TAVOITTEET Lähtökohta: Tuotanto-organisaatioiden tavoitteet - yleensä Liiketoiminnalliset tavoitteet Toiminnalliset tavoitteet Tekniset ja ylläpidon tavoitteet 27.12.2005 Tampereen kaupunki 12

Tampereen tuotanto-organisaatioiden organisaatioiden ja liikelaitosten tavoitteita asiakastyytyväisyys (tuotteen, palvelun hinta - kustannustehokkuus) tuottotavoitteet (SIPO, konserniavustus) kannattavuus, kilpailukyky, tuottavuuden kasvu sisäinen laskenta vaatimustenmukaista läpinäkyvä hinnoittelu tuotteistus uudistuminen edellytykset toiminnan kehittämiseen olemassa Paljon tavoitteita: yhteinen tekijä =Toiminnan tehostaminen 27.12.2005 Tampereen kaupunki 13

Toiminnanohjausjärjestelmä Taloudelliset ja liiketoiminnalliset tavoitteet Lisätään tehokkuutta tuomalla uusia toimintamalleja keskittäminen, harmonisointi, itsepalvelutoiminnot Palvelukeskusten täysimittainen hyödyntäminen Yritysmaailman parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen Luodaan yksiköille työkalut johtamisen kehittämiseksi tietoa päätöksenteon tueksi raportointi, laskennan kehittäminen, reaaliaikaisuus Haetaan kustannussäästöjä investoinnin tuotto, ROI järjestelmäkustannukset (tuki- ja käyttöpalvelut) prosesseihin kuluva työaika vähenee 27.12.2005 Tampereen kaupunki 14

Toiminnanohjausjärjestelmä Toiminnalliset tavoitteet järjestelmä rakennetaan muuttuvalle organisaatiolle muunneltavuuteen kiinnitettävä erityistä huomiota yhteiset rekisterit ja nimikkeet tuotanto-organisaatiolle asetetut tavoitteet mahdollista toteuttaa yhteyksien mahdollistaminen kuntalaisille ja toimittajille lisätään työtehtävien kiinnostavuutta ja houkuttelevuutta 27.12.2005 Tampereen kaupunki 15

Toiminnanohjausjärjestelmä Tekniset ja ylläpidon tavoitteet haetaan toimittajariippumaton ratkaisu sovellus-, ylläpito- ja käyttöpalvelut kilpailutettavissa kustannussäästö tuki- ja käyttöpalvelut tuotetaan tehokkaasti ei räätälöintiä yhteinen laitealusta ja yksi järjestelmä (ERP) ratkaisun ja sovelluksen asiantuntijoita runsaasti luotettavuus, tietoturva mahdollisuus hyödyntää ohjelmiston globaalin kehityksen tulokset ja kumppanien valmisratkaisu tarjonta käytetään hyväksi hankittua teknologiaa integrointityökalua ja tietovarastoratkaisua jos mahdollista ERPilla korvataan mahdollisimman monta järjestelmää 27.12.2005 Tampereen kaupunki 16

Organisaatiorakenne 1.1.2007-31.12.200 31.12.2008 Liite Kh 9.5.200 Tarkastuslautakunta Keskusvaalilautakunta Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus pormestari Kaupunginhallituksen jaostot Suunnittelujaosto Henkilöstöjaosto Tilaajalautakunnat Konsernihallinto Lasten ja nuorten palvelut Osaamis- ja elinkeinopalvelut Toimintakykyä ja terveyttä edistävät palvelut Ikäihmisten palvelut Elämänlaatuja sivistyspalvelut Yhdyskuntapalvelut Hallinto ja henkilöstö Talous ja strategia Liiketoiminta ja rahoitus apulaispormestarit johtaja johtaja johtaja Lautakuntia avustava tilaajaorganisaatio Ulkoiset liikelaitokset Sisäiset liikelaitokset Hyvinvointipalvelut Kehittämisyksikkö Yhdyskuntatuotanto Palvelukeskukset Sähkölaitos (johtokunta) Liikennelaitos (jk) Tampere Vesi (jk) Työterveyshuolto (jk) Aluepelastuslaitos Tilakeskus (johtokunta) Tietotekniikkakeskus (jk) Auto- ja konekeskus (jk) Tampereen Ateria (jk) Logistiikkakeskus (jk) Lähipalvelut Sosiaali- ja terveyspalvelut Palveluneuvont a jk Suun terveydenhuolto Laitoshoito jk Erikoissairaanhoito jk päivähoito ja perusopetus jk Sivistyspalvelut Toisen asteen koulutus TAMK Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut jk hall jk katu- ja vihertuotanto suunnittelupalvelut mittaus-, kartta- ja geotekniikkapalvelut muu tuotanto johtokunta Taloushallinto Hallintopalvelut 27.12.2005 Tampereen kaupunki 17

Nykyinen taloushallinnon tietojärjestelmäviidakko Verohallinnon ennakkoperintärekisteri Erillisjärjestelmä- Arkkitehtuuri Muunneltavuus? Joustavuus? Ylläpito? Kustannukset? RiskIT? Jatkokehitys? Avoimet rajapinnat? Hyvät toimintamallit? Liittymät OK? Automatisoitu? Dokumentaatio ajantasalla? Toimittajaintegraatio? Sähköiset palvelut? Raportointi? Toimittaja riippumaton? Jatkuva kehittäminen? Hyvät ja laajat ominaisuudet? Helppokäyttöinen? Hallittu kokonaisuus? Lisenssien hallinta? Korvattava järjestelmä Osittain korvattava järjestelmä Säilyvä järjestelmä Optio tai vielä selvitettävä Liittymä SOTE-kortti Passeli -laskutus Kiha vuokrankanto Puomi kassa ja kortti Listat suorituksis ta joilla ei reskontraa Ravalti Facta MARTTA maksun tarkkailu HELGA pysäk. valvonta Kiska Maavuokrat Venepaikat Effica yksilö-ja perheh. Effica päivähoito Effica elatusturva PB-laskutus Yleislaskutus Effica-kopio Effica hammashuolto PORE potilasreskontra TIKE PANKKI Palvelukassat Oikeusministeriö (ulosotto) ADEEKO+ Myyntireskontra Perintä- Karhu TIMMI Lito Tulkkikeskus Intrum Justitia ADEEKO+ ostoreskontra Nuohouslaskutus Sairaankuljetuslaskutus Comp Asuntorahoitus Tekla Forum AQUA ADE INV ADE IRTO Pirkanmaan jätehuolto IP Efekto SL kirjanpito Taloussuunnittelu Pegasos Työterveyslask. Terveyskeskuslask. Hoitolaitoslaskutus Analyste- MAKSU- LIIKENNE SVV Suoraveloitus Yleislaskutus Koiraverot Kunel eläkkeet PANKIT BIT Tilahallinta Kiinteistön ylläpito AY-järjestöt RAKPO tilierittelyt ja liittymät RAKPO työlaskutus ADEEKO+ kirjanpito Puhelinlaskut SOON Verkkolasku PallasPro -kirjastojärj. Oppimateriaalien myynti TRAVEL matkalaskut HANSA materiaalihallinto Tilierittelyt SAKA HEKA Henkilöstökassa Fortime Master painatuksenohjaus Pata Aterix myös Suoritex ja Varax Aromi Titania työvuoro KUKKO Kulj.- ja konekalusto EURO- INFO RAKPO kustannuslaskenta TIKE- INFO Clearing Laiterekisteri tietotekniikka HekaNet Peregrine Hete ProVita+ Sinfo Forum Timecon kulunvalvonta Tankomat Muilla ei ole samanlaista! vai onko? Manuaalinen tietojensyöttö Hajautettu organisaatio hajautettu järjestelmä 27.12.2005 Tampereen kaupunki 18

Tavoitetila 2007 ERP Korvataan 19 järjestelmää, liitetään 23 järjestelmää (liikaa) 27.12.2005 Tampereen kaupunki 19

Investoinnin laji? Kyseessä on kehitys-, korvaus- ja teknologia investointi Kehitysinvestointi Toiminnan kehittäminen Hankinta ja materiaalitoiminnot Tiedon ja tietämyksen hallinta Taloudenohjaus sisäinen laskenta Henkilöstöhallinto Hankkeiden hallinta Korvausinvestointi Taloudenohjaus ulkoinen laskenta Useat korvattavat järjestelmät Myynnin järjestelmät Teknologiainvestointi ERP alusta SSO Portaali DataWarehouse BI 27.12.2005 Tampereen kaupunki 20

Prosessikartta ja aikataulu 27.12.2005 Tampereen kaupunki 21

Pääprosessikartta Käyttöönotto 2006 v0.41 1.1. Kaupunkistrategia ERP toiminto ERP ulkopuolella 4.1. Logistiikkastrategia t 4.6. 4.7. i 4.8. Toimitustenhallinta terminaali t Varasto & e Kuljetukset ä m 5.3. y Tuotanto-, kunnossapito ja palvelutoiminta Tilaaja- Tuottaja mallin palvelu n ohjaus 1.2. Henkilöstöstrategia Perustiedot 3.1. Rekrytointi 4.2. Hankintojen suunnittelu 1.3. Päätösvalmistelu Tilaaja- ja viranomaislautakunnat Prosessi Prosessi Prosessi Prosessi Prosessi A B C D E PALVELUIDEN JÄRJESTÄMINEN JA VIRANOMAISTOIMINTA 2.1 Myynnistä tuloksi 3.2. Suorituksen johtaminen 4.3. Kilpailuttaminen 5.1. Investointi hankkeet 1. Konserniohjaus 1.4. Taloussuunnittelu 3. Operatiivinen henkilöstöhallinto 4. Logistiikka Tuotanto Tuotanto sopimus sopimus 1.5. Laskenta (sis & ulk) 3.3. Palkkaus ja palkitseminen 5. Hankkeiden hallinta 5.2. Käyttötalous- ja kehityshankkeet 1.6. Omaisuudenhallinta 2. Operatiivinen taloushallinto 2.2. Ostolaskusta maksuun 4.4. Sopimusten hallinta 5. Hankkeiden hallinta 4.5. Tilaaminen 2.3. Kirjauksesta raportointiin 1.7. Omistajaohjaus 3.4. Osaamisen kehittäminen Palveluorganisaatiot HyvinvointipalvelutYhdyskuntatuotanto prosessit prosessit Liikelaitokset Sisäiset liikelaitokset Ulkoiset liikelaitokset Muut palveluntuottajat PALVELUTUOTANTO 2.4. Palkanlaskenta 3.5. Siirtyminen 1.8. Palveluiden T kehittäminen i e d o n j a k s e n h a l l i n t a 27.12.2005 Tampereen kaupunki 22

TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ- HANKKEEN LIITTYMINEN MUIHIN HANKKEISIIN 27.12.2005 Tampereen kaupunki 23

Liittyminen muihin hankkeisiin, palvelukeskukset ja hankkeiden hallinta Taloushallinnon palvelukeskus Logistiikkakeskus Hallintopalvelukeskus Hankkeidenhallinta ERP Järjestelmä yhdistää palvelukeskukset Toiminnanohjausjärjestelmä ERP tuo perusprosessit palvelukeskusten käyttöön mahdollistaa palvelukeskusten tehokkaamman toimintatavan yhteistyö ja synkronointi muiden hankkeiden kanssa prosessien käyttöönotto ERP projektin aikataulun mukaan Keskitetty organisaatio keskitetty järjestelmä 27.12.2005 Tampereen kaupunki 24

Toteutusaikataulu 2005 2006 2007 Taloushallinnon palvelukeskus hallintopalvelukeskus Logistiikkakeskus käyttöönotto vaiheittain ERP päävaihe 1 ja 2 ERP päävaihe 3 ja 4 ERP jatkokehitys Sähköiset palvelut Strategiatyö Toteuttaminen osa norm. palveluntuotantoa Kaupungin uusi toimintamalli Muutoshallinta, raportointi ja ohjaus Kaupungin uusi toimintamalli 2007 hyödyntää täysipainoisesti palvelukeskuksia ja ERPjärjestelmää 27.12.2005 Tampereen kaupunki 25

Miten jatkossa? 2006 2007 2008 SOVELLUSTASO erp hyödyntäminen PERUS ERP LAAJENNETTU ERP ERP hyväksikäyttö egov JATKOKEHITYS egov Teknologiainvestointi Portaali BI Portaali BI DW Doku DWDoku PROSESSITASO KEHITYSNÄKÖKULMA Konsernitaso Johtamisen ja tiedon aktivointi jatkokehitys Kehitysinvestointi Yksiköt Itsepalvelutoiminnot jatkokehitys jatkokehitys 27.12.2005 Tampereen kaupunki 26