OHJE VUOSIEN 2018 2022 TALOUSSUUNNITELMAN SEKÄ VUODEN 2018 TALOUSARVION JA KÄYTTÖSUUNNITELMAN LAATIMISEKSI Suunnittelujärjestelmän kokonaisuus Strategia Kaupunkistrategia vuosille 2014-2025 hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 11.11.2013 81 ja strategiset ohjelmat 20.10.2014 226. Talousarviotavoitteiden tulee perustua hyväksyttyyn kaupunkistrategiaan. Taloussuunnitelma Taloussuunnitelma laaditaan valtuuston sitovuustasolla (nykyisellä organisaatiorakenteella) viidelle seuraavalle suunnitteluvuodelle eli vuosille 2018 2022. Investoinnit suunnitellaan niin ikään viisivuotiskaudelle 2018 2022. Taloussuunnitelman rinnalla päivitetään talouden tasapainottamisohjelmaa. Päivitystyön tarkempi aikataulu ilmoitetaan myöhemmin kesäkuussa. Taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi, talousarviovuosi Talousarvio laaditaan vuodelle 2018 eli suunnittelukauden ensimmäiselle vuodelle. Valtuuston päätettäväksi on esitettävä taloussuunnitelma. Käyttösuunnitelma Lautakunnat päättävät talousarviota operatiivisemman ohjaustason käyttösuunnitelmista vuodelle 2018 vuoden 2018 helmikuun loppuun mennessä. Lautakunnat päättävät käyttösuunnitelmista lopullisesti sen jälkeen, kun valtuusto on antanut talousarviossa niille strategiset tavoitteet sekä rahoitusresurssit. Taloussuunnitelman 2018 2022 ja talousarvion 2018 laatiminen Käyttötalousosa Kaupunkitasolla kehys perustuu vuonna 2018 vuoden 2017 talousarvion toimintakatteen 6,0 %:n kasvuun. Ilman käyttöomaisuuden myyntivoittoja toimintakatteen muutos on 3,2 %. Kehyslaskelmassa ulkoisia ja sisäisiä eriä käsitellään erikseen. Sisäiset erät esitetään alustavassa kehyksessä talousarvion 2017 mukaisina. Palvelualueiden ja muiden toiminnallisten kokonaisuuksien toimintakatteet on esitetty liitteessä. Palvelualuekohtaiset kehykset ovat ohjeellisia ja painoarvo on kaupunkitason toimintakatteen alijäämässä, koska vielä ei voida tarkalleen tietää, miten lopulliset tasapainottamis-
toimenpiteet yms. palvelualueittain kohdistuvat. Valtuusto päättää mm. kilpailukykysopimuksen vaikutuksiin liittyvistä talousarviomuutoksista elokuun kokouksessaan. Talousarviomuutoksia ei ole vielä huomioitu palvelualueiden kehyksissä, mutta tullaan ottamaan huomioon elokuun aikana. Palvelualueet ja muut toiminnalliset kokonaisuudet valmistelevat talousarvioesityksen annettuun kehykseen. Henkilöstömenot Vuoden 2018 talousarviossa varaudutaan 0,75 % palkankorotukseen vuoden 2017 tasosta. Palkoista laskettavat sivukuluprosentit ovat TA 2017 TA 2018 % % KuEL-maksu, palkkaperusteinen 17,05 17,05 Sairausvakuutusmaksu 2,14 2,14 Työttömyysvakuutusmaksu 3,15 3,15 Tapaturmavakuutusmaksu 0,64 0,64 Muut sosiaalivakuutusmaksut 0,66 0,66 Yhteensä 23,64 23,64 Muutos TA 2017 - TA 2018, % 0,0 % Uudet sivukuluprosentit viedään palkkapohjaan keskitetysti konsernipalveluiden toimesta. Sivukuluprosentit vuodelle 2018 arvioidaan uudestaan vielä syksyllä. Euromääräisenä budjetoitu eläkemenoperusteinen maksu ja varhemaksu budjetoidaan vuoden 2017 ennusteen tasoisina. Uudet ennusteet em. maksuista saadaan syksyllä 2018. Henkilöstösuunnittelu Määrällinen suunnittelu sisältää henkilötyövuosien määrän suunnittelun vuodelle 2018 sekä htv-lisäyksinä että -vähennyksinä. Palvelualueet vievät htv-lisäykset ja - vähennykset Laura-järjestelmään 15.9.2017 mennessä. Henkilöstösuunnitelmien määrällisen suunnittelun tekstiosiot palvelualueet päivittävät 15.9.2017 mennessä. Talousarvion yhteyteen tuodaan henkilöstölisäykset ja vähennykset sekä sisäiset siirrot. Henkilöstösuunnitelmaan tuodaan vakinaistamiset, virkojen/toimien perustamiset, vakanssimuutokset ym. vuoden 2018 osalta tiedossa olevat muutokset. Toimintatavalla pyritään varmistamaan, että rekrytointi uusiin virkoihin ja tehtäviin saadaan käynnistettyä mahdollisimman pian valtuuston talousarviopäätöksen jälkeen. Vakinaisen tehtävän perustaminen kesken vuoden edellyttää aina, että tehtävä sisältyy henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan ja myös talousarvion htv-lisäyksiin, mikäli tehtävän perustaminen aiheuttaa henkilöstölisäystä palvelualueella. Lähtökohtana määrällisessä henkilöstösuunnittelussa on, että henkilöstömäärän kasvu tapahtuu erityisen perustelluista syistä hallitusti sekä se, että henkilöstöresurssia siirretään palvelutarpeen mukaisesti.
Laadullisessa suunnittelussa henkilöstön ammatillista osaamista pyritään ylläpitämään ja kehittämään vastaamaan työtehtävien asettamia vaatimuksia ja ennakoitavissa olevia muuttuvia osaamistarpeita. Henkilöstön osaamisen kehittämisen painopisteet kuvataan palvelualueittain henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa. Laadullinen suunnittelu käynnistetään keväällä palvelualueiden johtoryhmien ja HR-palveluiden yhteisillä OJO-keskusteluilla, joiden tavoitteena on luoda yhteinen näkemys henkilöstön lähivuosien koulutustarpeista ja päivittää henkilöstösuunnitelmien laadullinen osuus. Vuonna 2018 henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan päivitetään vain oleellisemmat muutokset. Työyksiköiden on varattava käyttösuunnitelmiinsa tyhy-rahaa 20 euroa/työntekijä. Tyhy-varaus sisältyy annettuun kehykseen. Sisäiset erät Sisäiset erät sekä kiinteistöallianssiin liittyvät kustannukset on kehyksessä laskettu vuoden 2017 talousarvion suuruisena. Talousarviovalmistelun edetessä sisäisten erien muutokset huomioidaan laskelmissa ja päivitetään FPM:n syöttöpohjiin. Palvelualueiden ja muiden toiminnallisten kokonaisuuksien on itse huolehdittava siitä, että ulkopuolelta vuokrattujen tilojen kustannukset (mm. vuokra, atk, yms.) huomioidaan talousarvion laadinnassa. Investointiosa Investointikehys sisältää sekä kaupungin että Järvenpään Vesi -liikelaitoksen osuuden. Investointiosan esitykset tulee antaa nykyisen talousarviorakenteen mukaisesti. Investoinnit sovitetaan yhteen investointityöryhmässä, jossa on edustettuina palvelualueiden ja muiden toiminnallisten kokonaisuuksien johtajat, Järvenpään Veden toimitusjohtaja, talous- ja hallintojohtaja, taloussuunnittelupäällikkö ja kaupunginjohtaja sekä investointiryhmään kuuluvat asiantuntijat. Investointityöryhmä on aloittanut valmistelutyön toukokuun aikana. Leasinghankinnat ja investointiosan irtain omaisuus Palvelualueet ja muut toiminnalliset kokonaisuudet antavat irtaimisto- ja leasingesityksensä talousarvioesityksensä yhteydessä. Irtaimistolla tarkoitetaan atk-ohjelmia, koneita, laitteita ja muuta kalustoa, jonka hankintahinta ylittää hanketasolla 8.000 euroa arvonlisäverottomana (Poistosuunnitelma: KV 9.12.2013 101). Irtaimistohankintoihin on taloussuunnitelman mukaan käytettävissä 700.000 euroa. Hankinnat on esitettävä tärkeysjärjestyksessä. Taloussuunnitelman 2018-2022 kokoaminen
Taloussuunnitelma laaditaan koko suunnittelukaudelle valtuuston sitovuustasoisena. Merkittävät muutokset kerrotaan perusteluissa. Investointisuunnitelma esitetään hanketasolla viiden vuoden jaksolle 2018-2022. Kolmen ensimmäisen suunnitelmavuoden 2018-2020 hankkeista on oltava tarveselvitys ja hankesuunnitelma. Toimitilainvestointien on perustuttava palveluverkkosuunnitelmaan. Järjestelmä Talousarvion eurotiedot syötetään talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmä FPM:än. Sitovat toiminnalliset tavoitteet ja muut tekstit kirjoitetaan wordiin. Konsernipalvelut toimittaa talouspäälliköille pohjan tekstitietojen laatimiseksi. Talousarvio Palvelualueiden talousarvioesitysten on oltava viimeistään 26.9. taloussuunnittelun tiedossa. Talousarvioesityksen menojen ja tulojen on oltava järjestelmässä tiliryhmätasolla oikeina viimeistään silloin, kun esittelijän talousarvioesitys lähtee lautakunnan listalle. Talousarvion sisältö arvioidaan strategisesta, valtuuston näkökulmasta. Muu toiminnan ja talouden suunnittelu esitetään talousarvion käyttösuunnitelmassa. Palvelualueiden ja muiden toiminnallisten kokonaisuuksien talousarvio esitetään seuraavan otsikkorakenteen mukaisesti: vastuuhenkilö toiminta-ajatus ja/tai tehtävät sitovat toiminnalliset tavoitteet ja tavoitetasot (talousarviotavoitteiden tulee pohjautua kaupunkistrategiaan) sitovuustasoiset talousresurssit palvelualueen/toiminnallisen kokonaisuuden tasapainottamisohjelmien yhteenveto keskeiset muutokset toimintaympäristössä 2018 2022 keskeiset muutokset toiminnassa 2018 keskeiset muutokset taloudessa 2018 keskeiset muutokset henkilöstössä 2018 keskeiset muutokset taloudessa suunnitelmavuosina 2019-2022 arvio palvelualueen/muun toiminnallisen kokonaisuuden riskeistä: niiden suuruudesta, todennäköisyydestä sekä hallintatoimenpiteistä keskeiset suoritteet ja tunnusluvut Kaupunginvaltuusto hyväksyi talouden tasapainottamisohjelman vuosille 2017 2021 kokouksessaan 12.12.2016. Tasapainottamisohjelma päivitetään vuosille 2018 2022. Talousarvioon sisällytetään nyt ensimmäistä kertaa tasapainottamisohjelmien toimenpiteet, joten erillisenä asiakirjana sitä ei enää laadita. Palvelualueen talousarviossa esitetään yhteenveto tasapainottamistoimenpiteiden euro- ja htv-vaikutuksista. Talousarvion liitteenä esitetään yksittäiset toimenpiteet ja niiden euro- ja htv-vaikutukset.
Palvelualueet ja muut toiminnalliset kokonaisuudet etsivät uusia käyttötalousvaikutteisia toimenpiteitä, joilla saavutetaan kustannussäästöjä. Uusia toimenpiteitä etsitään koko kaudelle eli vuosille 2018 2022. Uusista toimenpiteistä on esitettävä talous-, htv- ja asiakasvaikutukset sekä mahdolliset riskit. Tasapainottamisohjelman päivittämisestä ohjeistetaan palvelualueita vielä erillisellä ohjeella. Talousarvion käyttösuunnitelma Käyttösuunnitelmat käsitellään lauta-/johtokunnassa helmikuun 2018 loppuun mennessä. Käyttösuunnitelmassa lauta-/johtokunta (Konsernipalveluita koskien kaupunginhallitus) asettaa avainalueille/vastuualueille muut kuin kuntalain tarkoittamat sitovat toimintatavoitteet sekä jakaa valtuuston antamat resurssit avain-/vastuualueille. Lautakunnalle esitettävän käyttösuunnitelman sisältönä on vastuuhenkilö käyttösuunnitelmatasoiset tavoitteet ja tavoitetasot talousresurssit, lautakuntasitovuus erikseen huomioituna tasapainottamistoimenpiteet suoritteet ja tunnusluvut perusteluteksti käyttösuunnitelman liitteinä o maksut ja taksat Lautakuntatasoa alemmalle tasolle menevien käyttösuunnitelmien sisällöstä ja sitovuudesta ei anneta yleisiä ohjeita. Aikataulu Strategisten tavoitteiden pohjalta valmisteltu taloussuunnitelma- ja talousarvioehdotus liitteineen toimitetaan taloussuunnitteluun 26.9.2017 mennessä. Kaupunginhallitus käsittelee kaupunginjohtajan talousarvioesitystä kokouksissaan 30.10.2017 ja 3.11.2017. Valtuusto päättää taloussuunnitelmasta ja talousarviosta 13.11.2017, minkä jälkeen lautakunnat ja kaupunginhallitus vahvistavat käyttösuunnitelmat vuodelle 2018, helmikuun 2018 loppuun mennessä. kaupunginjohtaja Erkki Kukkonen
LIITTEET 1. Kehys 2018-2022 (tuloslaskelma ja rahoituslaskelma)