Löydä nautittavat ratkaisut Elinar Oy Ltd Your IBM Seminaari 2009 25.02.2009
Elinar Oy Ltd Monipuolinen osaaminen: Asiakkaan tarpeen analysointi ja ongelmien tehokas ratkaisu mm. IBM Content Management tuoteperhe, IBM Websphere Portal, IBM Lotus Quickr, IBM Lotus Domino, IBM Filenet BPM Toimialueena Pohjoismaat, Baltia ja UK Perustettu 1994 Helsingissä Advanced IBM Business Partner Asiakkaistamme 4 Suomen 10 suurimman yrityksen joukossa, toimialoja mm: Julkishallinto (KTM, OM, KELA), Finanssi Teknologiateollisuus Elintarviketeollisuus Metalliteollisuus, Paperiteollisuus
Tiedätkö,, missä tietosi makaa? Jopa 70 % liiketoimintakriittisestä sisäll llöstä on sähköposteissa! Pystyykö organisaationne käyttk yttämään n tätä t sisält ltöä täysimääräisesti hyväksi? Onko tämän t n sisäll llön n hallitseminen jokaisen työntekij ntekijän tehtävä,, vai tarjoaako organisaationne tähän t n hyvät välineet? Onko mahdollista, että liiketoimintakriittistä tietoa joutuu hukkaan? Palveleeko sähks hköposti organisaationne toimintaprosesseja niin hyvin kuin on mahdollista?
Sähköpostien hköpostien arkistointi Sähköpostien arkistoinnin voi hoitaa monella tapaa... Arkistointi voidaan mieltää varmuuskopioinnin jatkeeksi Sähköpostit ladataan pois postipalvelimelta Tällöin muodostuu erillinen, hyvin staattinen siilo joka palvelee lähinnl hinnä sähköpostijärjestelmän n pääp ääkäyttäjääää (koska postijärjestelm rjestelmän n kuormitusaste pienenee) Sähköposteja voidaan myös s käsitellk sitellä liiketoimintakriittisenä tietona Joka yhdistyy liiketoimintaprosesseihin Joka luokitellaan automattisesti Organisaation kannalta tärket rkeät t asiakirjat viedää ään eams ratkaisuun automaattisesti
IBM Content Management Advanced CM -Document Manager -On Demand COLD Imaging Document Management Archiving IBM DB2 Commonstore - SAP - Exchange -Domino IBM Content Collector IBM DB2 Records Manager Records Management IBM DB2 Content Manager Business Process Management IBM Filenet BPM Information Integration& Search Information Integrator/ OmniFind Collaboration Lotus Quickr + Sametime Automated Classification IBM Classification Module
IBM Content Manager Gartner reports 10.5.2006 Who Will Own the Enterprise Content Management : IBM is the only powerhouse vendor that has a significant leadership position in ECM Gartner, Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2007,, 21st September 2007 IBM has a leading position in key vertical markets including its traditional markets for financial services, insurance, banking and government IBM's acquisition of FileNet makes it the largest ECM vendor based on overall software revenue Content Manager OnDemand ranked #1 in Gartner 2006 IDARS Magic Quadrant
IBM Content Management
IBM DB2 Commonstore ja IBM Content Collector (ICC) Arkistointipalvelut: Microsoft Exchange (CSX) Lotus Domino (CSLD) IBM Content Collector (Domino, Exchange, Tiedostot) SAP (CSSAP) Commonstore ja ICC käyttävät IBM DB2 Content Managerin sisäll llönhallintapalveluja täysipainoisesti hyväkseen Hyvin pitkälle tuotteistettuja ratkaisuja: Käyttöönotto helppoa, suoraviivaista ja edullista
IBM arkistointiratkaisujen yleisiä hyötyjä Työajan säästö Liiketoimintariskien hallinta Liiketoimintaprosessien tehostuminen Tallennustilan säästö Postipalvelimen kapasiteetin parempi hyödynt dyntäminen Ylläpitokustannusten pienentäminen
Työajan säästöääststö Kenen organisaatiossa pitäisi isi hoitaa postien arkistointia (tai pahimmassa tapauksessa vanhojen postien poistamista postilaatikoista)? Käyttäjän? Ei, Commonstore automatisoi arkistoinnin Saumaton integraatio sähköpostiohjelmistoihin (Microsoft Outlook, Lotus Domino) Käyttöliittymä samassa kontekstissa Postien löydettävyys Kattava, tehokas ja nopea sisält ltöhaku arkistoituihin posteihin, joka käynnistyy suoraan sähköpostiohjelmasta Vastaavat, kattavat tietoturvalliset hakuominaisuudet puuttuvat tyypillisesti ratkaisuista, jotka toimivat vain postilaatikon space managereina
Liiketoimintariskien hallinta Jos käyttäjien postilaatikoiden kokoa joudutaan rajoittamaan, miten käy vanhojen liiketoimintakriittisten sähköpostien Nykyää ään sähköpostilla syntyy sopimuksia Esim. vastaus sähköpostikyselyyn, kuuluuko tämä ja tämä toimitukseen täydentää tehtyä sopimusta ja on yhtä sitova kuin varsinainen sopimusasiakirja Jos vain vastapuolella on ko. posti tallessa, syntyy kiistatilanteissa hyvin ongelmallinen tilanne Commonstore ja ICC mahdollistavat ns. rajattoman postilaatikon käytäjille, jolloin vanhojen postien löydettävyys paranee olennaisesti Kaiken sisää ään tulevan ja uloslähtev htevän postin tallentaminen
Liiketoimintaprosessien tehostuminen Toimiva sähks hköpostien arkistointi-infrastruktuuri infrastruktuuri yhdistää sähköpostit ja liiketoimintaprosessit Sähköposti voi käynnistk ynnistää liiketoimintaprosessin Esimerkiksi tilauksen saapuessa voidaan automaattisesti käynnistk ynnistää prosessi, jossa tilaajan luottokelpoisuus tarkistetaan, tehdää ään tilausvahvistus ja tilauksen tiedot viedää ään n ERP järjestelmään Liiketoimintaprosessit voivat myös odottaa jotain sähköpostilla saatavaa signaalia, kuten asiakkaan hyväksynt ksyntää määrittelylle, jonka jälkeen prosessi jatkuu automaattisesti
Tallennustilan säästöääststö Yksi Commonstoren ja ICC:n erityisominaisuuksista on ns. Single-store Posti tallennetaan vain kerran arkistoitaessa (1. kerralla) Seuraavilla kerroilla,, kun posti arkistoidaan jonkun toisen käyttäjän postilaatikosta, muodostetaan ainoastaan viite Tyypillisesti kompressio on noin 70 % Jos posti lähetetään organisaation sisäll llä yhdelle vastaanottajalle, tilaa säästyy n. 50 %, jos 9:lle, niin tilan säästö on lähes 90 % Myös ulkoa tulevat postit tallennetaan single-store store ominaisuutta hyödynt dyntäen
Postipalvelimen kapasiteetin parempi hyödyntäminen Commonstore siirtää postin kokonaan tai suurilta osin (riippuen halutusta arkistointitavasta) pois postipalvelimelta Palvelimen kuormitusaste vähenee Käyttäjävaste nopeutuu Varmistukset ja toipumiset helpottuvat Sähköpostipalvelimia ei ole suunniteltu postin pitkäaikaisarkistointiin Commonstore siirtää suuren massan pois postipalvelimilta Esim. Exhange päivitykset yksinkertaistuvat kun Content Storet ovat huomattavasti pienemmät
Ylläpitokustannusten pienentäminen Sähköposti ei muutu postilaatikossa, joten se on hyvin staattinen Kun vanhojen postien tallennuksen ja hakujen hallinta siirretää ään pois postipalvelimelta,, on sen ylläpito huomattavasti yksinkertaisempaa Content Manager tarjoaa erittäin in kehittyneet ominaisuudet tallennuksen hallintaan Tallennuksen kustannus pienenee olennaisesti Sisält ltöä voidaan siirtää sen iän ja käyttötarkoituksentarkoituksen mukaan tallennushierarkiassa eteenpäin täysin automatisoidusti Vaikka fyysinen tallennusmedia on nykypäiv ivänä verrattain edullista,, on kokonaiskustannukseen laskettava mukaan myös varmuuskopiointi, tallennusvälineen lineen vaihto esim. suurempaan jne.. Tyypillisesti tallennuksen kokonaiskustannus moninkertainen tallennusmedian hintaan
Postien arkistointi IBM arkistointiteknologioilla postien arkistiointi on käytännössä hyvin suoraviivaista. TärkeitT rkeitä päätöksiä ovat: Arkistointitapa Arkistointiin liittyvät t ajat (koska arkistoidaan, kuinka pitkää ään n säilytets ilytetään)
Postien arkistointi Commonstore mahdollistaa kolme erilaista tapaa arkistoida posti Vain liitteet (tällöin postien liitteet siirretää ään arkistoon ja postiin laitetaan linkki) Koko posti, postilaatikkoon jää tiivistelmä postista Koko posti, postilaatikkoon ei jää mitää ään (arkistoidut postit löytyvät Commonstoren hakutoiminnolla, metatiedot + sisält ltöhaku) Postin palauttaminen alkuperäiseen muotoonsa postilaatikossa onnistuu kaikissa yllämainituissa tapauksissa
Postien valinta arkistoitavaksi Usein aikakriteeri, esim: 30 pv 90 pv 180 pv Myös koon perusteella, esim. Yli 40 Kb sähköpostit Notes puolella voidaan käyttää mitä tahansa @formulaa Myös käyttäjä voi merkitä postin arkistoitavaksi Tätä ei yleensä haluta antaa käyttäjän päätettäväksi, sillä silloin tähän kuluu arvokasta työaikaa
IBM DB2 Commonstore for Microsoft Exchange Saumaton liittymä Outlookiin Käyttöönotto nopeaa ja yksinkertaista Sähköpostien arkistointi automaattisesti sääntöjen perusteella (tai käyttäjän toimesta) Rajoittamaton postilaatikko käyttäjille Single Store liitteen vieminen arkistoon vain kerran Huomattava tallennustilansää äästö, tyypillisesti n. 70 % Exchange palvelimen varmistukset ja palautuminen ongelmatilanteissa yksinkertaistuu todella paljon
IBM DB2 Commonstore for Lotus Domino Kaikkien Notes tietokantojen arkistointi, ei pelkäst stään sähköpostien Notes versiotuki 6.0.x 8.0.x Notes palvelimen varmuuskopiointi helpottuu Notes clusterin resursseja säästyy,, kun Cluster replication yksinkertaistuu
IBM Content Collector (ICC) Seuraavan sukupolven arkistointiratkaisu Domino ja Exchange tuki Tiedostojen arkistointi IBM Classification Module (automaattinen luokittelu) tuki Ei vielä tässä vaiheessa korvaa Commonstorea täysin (Domino: ei muiden tietokantojen arkistointia, Exchange: Ei public folder arkistointia) Tulevaisuudessa päivityksenp ivityksenä Commonstore asiakkaille, kunhan ominaisuudet Commonstoren tasolla Sekä IBM DB2 Content Manager että Filenet P8 repository tuki
Sähköpostista asiakirjaksi Commonstore tukee IBM DB2 Records Manageria, jolla sähköposteista voidaan tehdä asiakirjoja Tällöin näiden elinkaaren hallinta arkistonmuodostussuunnitelman mukaan Esim. sopimukseen liittyvät postit säilytetään yhtä kauan kuin sopimuksen säilytysaika edellyttää IBM Content Collector tukee IBM Classification Modulea, jolla postit voidaan luokitella automaattisesti asiakirjoiksi
Arkistointihanke Elinar Oy toimittaa arkistointiratkaisun kokonaispalveluna sisält ltäen: Arkistointisuunnitelman tekemisen yhdessä asiakkaan kanssa Varsinaisen arkistointipalvelimen (tarvittaessa) Ohjelmistoasennukset Tarvittavan konfiguroinnin Vanhojen postien arkistoinnin Ylläpit pitäjien perehdyttämisen Ylläpito pito- ja tukipalvelut
Kiitos Elinar Oy Ltd Isolinnankatu 28 28100 PORI Puh (02) 634 2200 www.elinar.fi contact@elinar.fi