Potilastiedon arkiston käyttöönotto ja arkistonhoitaja. Kela, Kanta-palvelut,

Transkriptio

1 Potilastiedon arkiston käyttöönotto ja arkistonhoitaja Kela, Kanta-palvelut,

2 Valmistautuminen Potilastiedon arkiston käyttöönottoon Tutustu Potilastiedon arkiston verkkokoulun Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät - moduuliin ja sieltä löytyvään oheismateriaaliin Lisämateriaalia Arkistonhoitajan käyttöliittymästä löytyy kanta.fi-sivustolta kohdasta Kanta-palvelujen käsikirja > Liittyminen > Arkistonhoitajan rooli 2

3 Käyttöliittymä rekisterinpitäjän tietoihin Käyttöliittymä arkistoituun aineistoon, joka on nimetty Arkistonhoitajan käyttöliittymäksi Käyttöoikeus käyttöliittymään kytketään Kelassa varmennekortin numerolla Yksi varmennekortti voidaan kytkeä yhteen tai useampaan rekisterinpitäjään Kela ei ota kantaa varmennekortin haltijan toimenkuvaan tms. 3

4 Arkistonhoitajan käyttöliittymä lyhyesti Web-käyttöliittymä Potilastiedon arkistoon rekisterinpitäjän omiin tietoihin käyttöliittymässä tehdyt toiminnot lokitetaan henkilötasolla Käyttöliittymällä näkee asiakirjat juuri sellaisena kuin ne ovat arkistossa asiakirjojen kaikki kuvailutiedot myös arkiston lisäämiä SÄHKE2-tietoja asiakirjojen kaikki versiot myös ns. tausta-arkistoon siirretyt 4

5 Käyttöoikeuksien lisääminen, poistaminen ja muutokset tapahtuu Kanta Ekstranetissä Tietoja kysytään liittymishakemuksessa Asiakkaan perustiedot Potilastiedon arkisto palveluun 5

6 Asiakirjan metatiedot / kuvailutiedot Kuvailutiedot ovat pääosin peräisin potilastietojärjestelmästä Potilastiedon arkisto lisää SÄHKE2-kuvailutietoja Mikäli kuvailutietoja halutaan muuttaa, tulee tämä tehdä potilastietojärjestelmässä tuottamalla uusi versio ko. asiakirjasta Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla voidaan tarkistaa kuvailutietojen oikeellisuus Potilastiedon arkistosta 6

7 Yhteenveto arkistonhoitajan käyttöliittymästä Arkistonhoitajan käyttöliittymä on suora yhteys potilastiedon arkistoon Tunnistautuminen VRK:n varmennekortilla Käyttöoikeudet rajataan automaattisesti sen rekisterinpitäjän (tai rekisterinpitäjien) asiakirjaaineistoon, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii arkistonhoitajan tiedot ilmoitettava Kanta Ekstranetissä ennen käyttöönottokoetta Toimenpiteet (esimerkiksi haku, asiakirjan katselu tai metatietojen muutos) lokitetaan 7

8 Käyttöliittymän toiminnan testaus Testaa Arkistonhoitajan käyttöliittymää aikaisintaan 10 pv ennen käyttöönottokoetta sisäänkirjautuminen varmennekortilla onnistuu sovellus käynnistyy (internet-osoite ilmoitetaan käyttöönottokokeen lähestyessä) Kun yhteyttä testataan ennen käyttöönottokoetta, Arkistossa ei välttämättä ole yhtään asiakirjaa Ensimmäinen asiakirja arkistoituu organisaation rekisteriin Kanta-arkistoon vasta siinä vaiheessa käyttöönottokoetta, kun arkistoidaan palvelutapahtumaasiakirja 8

9 Arkistonhoitaja ja käyttöönottokoe Tutustuu käyttöönottokoesuunnitelmiin etukäteen Testaa Arkistonhoitajan käyttöliittymää Tarkistaa Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, että käynnin kaikki asiakirjat ovat arkistoituneet Potilastiedon arkistoon asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset asiakirjojen tiedot vastaavat potilastietojärjestelmän kertomusmerkintöjä Tarkistamisesta on tehtävä merkintä käyttöönottokoeraporttiin Arkistonhoitaja on rekisterinpitäjän edustaja käyttöönottokokeessa ja voi käyttää muita asiantuntijoita 9

10 Yhteystiedot Kela, Kanta-palvelut PL 78, Helsinki Tuotannonaikainen tukipalvelu: p Kanta-palveluihin liittyminen: Kanta-palveluja koskevat kysymykset THL: 10